KOKOUSKUTSU HELSINGIN YLIOPISTON YLIOPPILASKUNNAN EDUSTAJISTO kokoontuu 14. päivänä joulukuuta 2017 klo 17.00 Ravintola Metropol Hietaniemi, Vallila-Sali, Hietaniemenkatu 14, 00100 Helsinki ESITYSLISTA Nro: 9/E-2017 1. Valmisteluvaliokunnan ja keskusvalintatoimikunnan täydentäminen (mahdollinen) 2. Ylioppilaskunnan puheenjohtajan vaali vuodeksi 2018 [HYYn säännöt 13 ja 21 kohta 1] 3. Ylioppilaskunnan I varapuheenjohtajan vaali vuodeksi 2018 [HYYn säännöt 13 ja 21 kohta 1] 4. Ylioppilaskunnan II varapuheenjohtajan vaali vuodeksi 2018 [HYYn säännöt 13 ja 21 kohta 1] 5. Ylioppilaskunnan suoraan omistamien kiinteistöjen vuotuisesta tavoitebudjetista vuodelle 2018 päättäminen Hallitus esittää hyväksyttäväksi. Liitteet: Vuokraustoiminnan tavoitebudjetti 2018 ja HYY Yhtymän hallintoneuvoston lausunto [HYYn säännöt 21 kohta 9, HYYn Hallinto-ohjesääntö 8 luku, 61 ] 6. HYY Yhtymän Sijoitus- ja riskipuitteet vuodelle 2018 Hallitus esittää vahvistettavaksi. Liitteet: HYY Yhtymän sijoitus- ja riskipuitteet vuodelle 2018 ja Hallintoneuvoston selonteko [HYYn Hallinto-ohjesääntö 7 luku, 60 ] 7. Talousarvioesitys vuodelle 2018 ja jäsenmaksuesitys lukuvuodelle 2018 2019 Hallitus esittää hyväksyttäväksi. Liitteet: Hallituksen esitys talousarvioksi vuodelle 2018 ja jäsenmaksuesitys lukuvuodelle 2018 2019 8. Vanhan ylioppilastalon tukisäätiön hallituksen jäsenten valinta erovuoroisten tilalle kaudelle 2018 2019 Säätiön sääntöjen mukaan hallituksen jäsenet valitsee edustajisto kahden vuoden kaudeksi. Sama henkilö voi olla maksimissaan kolme kautta hallituksessa. Hallituksen jäsenten tulee olla nykyisiä tai entisiä ylioppilaskunnan jäseniä. Puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan tulee olla ylemmän korkeakoulututkinnon suorittaneita. Erovuorossa ovat: Jyrki Eriksson Tapio Leinonen Hallituksessa jatkavat: Heidi Enbacka Ahto Harmo
Micke Lindholm Anna-Maija Riekkinen Salla Viitanen Alexander Holst Toivo Laitinen Mari Lehtoruusu Elisa Tuomi [Tukisäätiön säännöt 7 ] 9. Vanhan ylioppilastalon tukisäätiön tilintarkastajien valinta vuodelle 2018 Tilintarkastajat vuonna 2017: KHT Lasse Holopainen ja KHT Heidi Vierros 10. Toimintatalouden tilintarkastusyhteisön valinta vuodeksi 2018 Toimintataloudelle tulee ylioppilaskunnan sääntöjen ja tilintarkastuslain mukaan valita erillinen KHT-tilintarkastusyhteisö, joka toimii myös kiinteistötalouden ja HYY Yhtymän tilintarkastajana. Vuonna 2017 tilintarkastusyhteisönä toimi KHT-yhteisö KPMG Oy Ab. [HYYn säännöt 21 kohta 4 sekä 46 kohta 1, HYYn Hallinto-ohjesääntö 18 luku, 109 ] 11. Ilmoitusasioita (tiedoksi): - edustajiston päätösluettelo 8/17 - hallituksen päätösluettelot 44/17-45/17 (päätösluettelot lähetetty sähköisesti hyy-edari -listalle) 12. Muut mahdolliset asiat Helsingissä, 7. päivänä joulukuuta 2017 merk. AnneSophie Hokkanen puheenjohtaja pääsihteeri Mahdollisesta esteestä ilmoitetaan sähköisesti e-lomakkeella, joka löytyy osoitteesta https://elomake.helsinki.fi/lomakkeet/36737/lomake.html Voit tehdä ilmoituksen myös sähköpostitse osoitteeseen hallinto@hyy.fi
Edustajistolle tiedoksi HALLITUKSEN KYSELYTUNTI Torstaina 14.12.2017 klo 16.30 Ravintola Metropol Hietaniemi, Vallila-Sali, Hietaniemenkatu 14, 00100 Helsinki OHJEITA: - kysymykset mielellään n. 1 min, vastaukset n. 2 min - mahdollisuus lisäkysymyksiin - pyri toimittamaan kysymykset etukäteen hallituksen puheenjohtaja Laura Luodolle (laura.luoto@hyy.fi) viimeistään kyselytuntia edeltävänä päivänä (13.12.) - muuten kysymykset pyydetään toimittamaan edustajiston puheenjohtajalle kyselytunnin alussa siten, että kysymykset voidaan jakaa aihealueisiin - kysykää rohkeasti mieltänne askarruttavista aiheista tai teemoista! Hallitus on paikalla juuri avointa keskustelua varten. Ystävällisin terveisin HYYn hallitus
MÖTESKALLELSE DELEGATIONEN FÖR STUDENTKÅREN VID HELSINGFORS UNIVERSITET sammanträder den 14 december 2017 kl. 17.00 Restaurang Metropol Hietaniemi Vallilasalen, Sanduddsgatan 14, 00100 Helsingfors FÖREDRAGNINGSLISTA Nr: 9/E-2017 1. Komplettering av beredningsutskottet och den centrala urvalskommittén (eventuellt) 2. Val av ordförande för studentkåren för 2018 [HUS stadgar 13 och 21 punkt 1] 3. Val av studentkårens I vice ordförande för 2018 [HUS stadgar 13 och 21 punkt 1] 4. Val av studentkårens II vice ordförande för 2018 [HUS stadgar 13 och 21 punkt 1] 5. Beslut om målbudget för 2018 för de fastigheter som studentkåren äger direkt Styrelsen framlägger för godkännande. Bilagor: Målbudget för hyresverksamheten 2018 och utlåtande av HUS Gruppens förvaltningsråd [HUS stadgar 21 punkt 9, HUS förvaltningsreglemente kapitel 8, 61 ] 6. HUS Gruppens Ramar för investeringar och risker för 2018 Styrelsen framlägger för fastställande. Bilagor: HUS Gruppens ramar för investeringar och risker för 2018 och Förvaltningsrådets redogörelse [HUS förvaltningsreglemente kapitel 7, 60 ] 7. Budgetförslag för 2018 och förslag om studentkårsavgift för läsåret 2018 2019 Styrelsen framlägger för godkännande. Bilagor: Styrelsens förslag till budget för 2018 och förslag till studentkårsavgift för läsåret 2018 2019 8. Val av styrelsemedlemmar till styrelsen för Gamla studenthusets stödstiftelse för perioden 2018 2019 i stället för dem som är i tur att avgå Enligt stiftelsens stadgar utses styrelsemedlemmarna av delegationen för en tvåårsperiod. En och samma person kan sitta i styrelsen i maximalt tre perioder. Styrelsemedlemmarna måste vara nuvarande eller före detta studentkårsmedlemmar. Ordförande och vice ordförande måste ha högre högskoleexamen. I tur att avgå är: Jyrki Eriksson Tapio Leinonen I styrelsen fortsätter: Heidi Enbacka Ahto Harmo
Micke Lindholm Anna-Maija Riekkinen Salla Viitanen Alexander Holst Toivo Laitinen Mari Lehtoruusu Elisa Tuomi [Stödstiftelsens stadgar 7 ] 9. Val av revisorer för Gamla studenthusets stödstiftelse för 2018 Revisorer 2017: CGR Heidi Vierros och CGR Lasse Holopainen 10. Val av revisionssamfund för verksamhetsekonomin för 2018 Enligt studentkårens stadgar och revisionslagen ska man för verksamhetsekonomin välja en enskild CGR-revisionssammanslutning som även fungerar som revisor för fastighetsekonomin och för HUS Gruppen. År 2017 fungerade CGR-sammanslutningen KPMG Oy Ab som revisionssammanslutning. [HUS stadgar 21 punkt 4 och 46 punkt 1, HUS förvaltningsreglemente 109 ] 11. Anmälningsärenden (för kännedom): - delegationens beslutsförteckning 8/17 - styrelsens beslutsförteckningar 44/17 45/17 (beslutsförteckningarna har skickats elektroniskt till listan hyy-edari) 12. Eventuella övriga ärenden Helsingfors den 7 december 2017 sign. AnneSophie Hokkanen ordförande generalsekreterare Meddela om eventuellt förhinder med den elektroniska blanketten som finns på adressen https://elomake.helsinki.fi/lomakkeet/36737/lomake.html Anmälan kan också göras per e-post till adressen hallinto@hyy.fi
Delegationen för kännedom STYRELSENS FRÅGESTUND Torsdag 14.12.2017 kl 16.30 Restaurang Metropol Hietaniemi Vallilasalen, Sanduddsgatan 14, 00100 Helsingfors ANVISNINGAR: - frågorna helst på ca 1 min, svaren ca 2 min - möjlighet att ställa följdfrågor - försök lämna in frågorna på förhand till styrelsens ordförande Laura Luoto (laura.luoto@hyy.fi) senast dagen före frågestunden (13.12.) - i annat fall ber vi er lämna in frågorna till delegationens ordförande i början av frågestunden, så att de kan delas in i olika ämnesområden - var inte rädda för att fråga om ämnen eller teman som ni funderar över! Styrelsen är på plats för att föra en öppen diskussion. Med vänliga hälsningar, HUS styrelse
MEETING NOTICE STUDENT UNION OF THE UNIVERSITY OF HELSINKI S REPRESENTATIVE COUNCIL will meet at 5.00 pm on 14 December 2017 Restaurant Metropol Hietaniemi, Vallila hall, Hietaniemenkatu 14, 00100 Helsinki AGENDA No: 9/E-2017 1. Completion of the Preparatory Committee and the Central Selection Committee (possible) 2. Election of the Student Union's Chairperson for the year 2018 [HYY's Constitution, Section 13 and Section 21, Item 1] 3. Election of the Student Union's I Vice Chairperson for the year 2018 [HYY's Constitution, Section 13 and Section 21, Item 1] 4. Election of the Student Union's II Vice Chairperson for the year 2018 [HYY's Constitution, Section 13 and Section 21, Item 1] 5. Deciding on the annual target budget of the Student Union's directly owned properties for the year 2018 The Board proposes approving. Appendices: Target budget for rental operations in 2018 and the statement of the Administrative Council of HYY Group [HYY's Constitution, Section 21, Item 9, HYY's Administrative Regulation, Section 8, Item 61] 6. HYY Group's investment and risk framework for the year 2018 The Board proposes approving. Appendices: HYY Group's investment and risk framework for the year 2018 and the report of the Administrative Council of HYY Group [HYY's Administrative Regulation, Section 7, Item 60] 7. Budget for the year 2018 and membership fee proposal for the year 2018 2019 The Board proposes approving. Appendices: The Board's proposal for the budget for the year 2018 and membership fee proposal for the academic year 2018 2019 8. Election of board members to the Old Student House Foundation to replace the resigning members for the period 2018 2019 In accordance with the foundation regulations, the board members are elected by the Representative Council for a two-year term. The same person can have a maximum of three terms in the board. The board members must be current or former members of the student union. The chairperson or the vice chairperson must have completed a higher academic degree.
To resign from the Board: Jyrki Eriksson Tapio Leinonen Micke Lindholm Anna-Maija Riekkinen Salla Viitanen To continue in the Board: Heidi Enbacka Ahto Harmo Alexander Holst Toivo Laitinen Mari Lehtoruusu Elisa Tuomi [Regulations of the Foundation, Section 7 ] 9. Election of auditors to the Old Student House Foundation for the year 2018 Auditors in the year 2017: APA Heidi Vierros and APA Lasse Holopainen 10. Election of the audit company for operating finances for the year 2018 In accordance with the Student Union's Constitution and the Accounting Act, a separate authorised audit company must be elected for operating finances, which also acts as the auditor for property finances and HYY Group. In 2016, the audit company was APA company KPMG. [HYY's Constitution, Section 21, Item 4, Section 46, Item 1, HYY's Administrative Regulation, Section 18, Item 109] 11. Announcements (for informative purposes) - List of decisions by the Representative Council 8/17 - Lists of decisions by the Board 44/17 45/17 (lists of decisions sent electronically to the hyy-edari list) 12. Other possible issues Helsinki, 7 December 2017 AnneSophie Hokkanen Chairperson Secretary General If you are unable to attend the meeting, please notify us via electronic form, found at https://elomake.helsinki.fi/lomakkeet/36737/lomake.html You can also send us the notification by email to hallinto@hyy.fi.
Information for the Representative Council QUESTION HOUR OF THE BOARD Thursday, 14 December 2017, 4.30pm Restaurant Metropol Hietaniemi, Vallila hall, Hietaniemenkatu 14, 00100 Helsinki INSTRUCTIONS: - questions preferably about 1 min, answers about 2 min - possibility of additional questions - please try to submit questions in advance to the Chair of the Board Laura Luoto (laura.luoto@hyy.fi) no later than the day before the question hour (13 Dec) - otherwise please submit questions to the Chair of the Representative Council at the beginning of the question hour, so that issues can be divided into subject areas - please, feel free to ask about any topics or themes that trouble you! The Board is there for open discussion. Kind regards, HYY Board