2. Hallituksen muodostajan vaali Edustajisto valitsee hallituksen muodostajan enemmistövaalilla. [HYYn säännöt 21 kohta 2, 25 kohta 2 ja 29 ]

Transkriptio

1 KOKOUSKUTSU HELSINGIN YLIOPISTON YLIOPPILASKUNNAN EDUSTAJISTO kokoontuu 4. päivänä joulukuuta 2017 klo Päärakennus, Auditorium XII (3032), Unioninkatu 34, 3. krs, Helsinki ESITYSLISTA Nro: 8/E Valmisteluvaliokunnan ja keskusvalintatoimikunnan täydentäminen (mahdollinen) 2. Hallituksen muodostajan vaali Edustajisto valitsee hallituksen muodostajan enemmistövaalilla. [HYYn säännöt 21 kohta 2, 25 kohta 2 ja 29 ] 3. Hallituksen jäsenten valinta (mahdollinen) Hallituksen muodostaja tekee viimeistään seuraavassa kokouksessa edustajistolle esityksen hallituksen jäseniksi (hallitukseen kuluu 7 13 jäsentä). Jos edustajisto hyväksyy esityksen, on hallituksen muodostaja valittu hallituksen puheenjohtajaksi ja esityksessä mainitut henkilöt hallituksen jäseniksi. Hallituksen toimikausi on [HYYn säännöt 21 kohta 2, 27, 28 ja 30 ] 4. Bio- ja ympäristötieteellisen tiedekunnan opiskelijaedustajien valinta yliopistokollegioon 5. Eläinlääketieteellisen tiedekunnan opiskelijaedustajien valinta yliopistokollegioon 6. Farmasian tiedekunnan opiskelijaedustajien valinta yliopistokollegioon 7. Humanistisen tiedekunnan opiskelijaedustajien valinta yliopistokollegioon

2 8. Kasvatustieteellisen tiedekunnan opiskelijaedustajien valinta yliopistokollegioon 9. Lääketieteellisen tiedekunnan opiskelijaedustajien valinta yliopistokollegioon 10. Maatalous-metsätieteellisen tiedekunnan opiskelijaedustajien valinta yliopistokollegioon 11. Matemaattis-luonnontieteellisen tiedekunnan opiskelijaedustajien valinta yliopistokollegioon 12. Oikeustieteellisen tiedekunnan opiskelijaedustajien valinta yliopistokollegioon 13. Svenska social- och kommunalhögskolanin opiskelijaedustajien valinta yliopistokollegioon 14. Teologisen tiedekunnan opiskelijaedustajien valinta yliopistokollegioon 15. Valtiotieteellisen tiedekunnan opiskelijaedustajien valinta yliopistokollegioon

3 16. Muutos HYYn sääntöihin: muutos 19 HYYn sääntöjen 19 linjaa varajäsenistä seuraavasti: Milloin edustajiston jäsen on hallituksen jäsenenä, on hänen sijaansa siksi ajaksi kutsuttava varajäsen niin kuin edustajiston toimintaa koskevassa ohjesäännössä määrätään. Varajäsen toimii edustajana edustajiston toimikauden loppuun, tai milloin hänet on kutsuttu tilapäisesti estyneen edustajan sijaan, niin kauan kuin este kestää. Hallitus on kokouksessaan 42/2017 (23.11.) päättänyt esittää edelleen edustajistolle, että HYYn sääntöjen 19 muutettaisiin liitteen mukaisesti ja lisättäisiin 20 liitteen mukaisesti. Liite: HYYn säännöt (hallituksen esitys) 17. Muutos HYYn sääntöihin: muutos 21, momentti 9, lisäys 59 HYYn sääntöjen 21, momentti 9 linjaa edustajiston tehtävistä kiinteistöjen osalta seuraavasti: 9) päättää kiinteistön ostamisesta, myymisestä ja vaihtamisesta sekä tilusvaihdon toimittamisesta ja kiinteistön tai sillä olevan rakennuksen tai laitoksen kiinnittämisestä ja uudisrakennuksen rakentamiseen ryhtymisestä. Hallitus on kokouksessaan 42/2017 (23.11.) päättänyt esittää edelleen edustajistolle, että HYYn sääntöjen 22 momenttia 9 muutettaisiin liitteen mukaisesti, lisättäisiin momentti 10 ja lisättäisiin 59 liitteen mukaisesti. Liite: HYYn säännöt (hallituksen esitys) 18. Muutos HYYn sääntöihin: muutos 54 HYYn sääntöjen 54 linjaa vuosipäivistä seuraavasti: Vuosipäivät. Ylioppilaskunta viettää vuosijuhlaansa vuosittain vuonna 1868 annetun ylioppilaiden yleisiä kokouksia koskevan asetuksen muistoksi. Vuosijuhlapäivä määräytyy Vanhan ylioppilastalon 26. marraskuuta vuonna 1870 toimitetun vihkimisen perusteella ja tämä päivä on sama kuin Isonvihan jälkeisen Turun Akatemian uudelleenvihkimispäivä vuonna Ylioppilaskunta viettää kevätjuhlaansa toukokuun 13 päivänä vuonna 1848 tapahtuneen Maamme-laulun kantaesityksen muistoksi. Hallitus on kokouksessaan 42/2017 (23.11.) päättänyt esittää edelleen edustajistolle, että HYYn sääntöjen 55 muutettaisiin liitteen mukaisesti. Liite: HYYn säännöt (hallituksen esitys)

4 19. Muutos hallinto-ohjesääntöön: muutos 4 Hallinto-ohjesääntö linjaa varajäsenten kutsumisesta seuraavasti: 4 Varajäsenen kutsuminen tilapäisen esteen vuoksi Mikäli edustajiston jäsen ei esteen vuoksi kykene osallistumaan edustajiston kokoukseen, tulee hänen ilmoittaa tästä pääsihteerille tai tämän määräämälle viimeistään kokousta edeltävänä päivänä. Pääsihteeri tai tämän määräämä kutsuu esteen ilmoittaneen jäsenen tilalle tämän lähinnä seuraavan varajäsenen. Ylioppilaskunnan hallituksen jäsenenä oleva henkilö katsotaan estyneeksi osallistumaan edustajistotyöskentelyyn hallituksen jäsenenä olonsa ajan. Hallituksen jäsenenä olevan edustajiston jäsenen tai varajäsenen tilalle kutsutaan henkilön hallituksessa olon ajaksi vaaliliiton järjestyksessä seuraava varajäsen tai vaaleissa valitsematta jäänyt henkilö. Puheenjohtaja toteaa kokouksen alussa edustajiston kokouksessa läsnä olevan kokoonpanon pääsihteerille tehtyjen ilmoitusten perusteella. Mikäli kokoukseen osallistumassa oleva edustajiston jäsen tai varajäsen tulee estyneeksi kokoukseen osallistumiseen 1 momentissa olevan määrärajan jälkeen, voi järjestyksessä seuraava varajäsen osallistua kokoukseen puheenjohtajan harkinnan mukaan. Hallitus on kokouksessaan 42/2017 (23.11.) päättänyt esittää edelleen edustajistolle, että hallinto-ohjesäännön 4 muutettaisiin liitteen mukaisesti. Liite: Hallinto-ohjesääntö (hallituksen esitys) 20. Muutos hallinto-ohjesääntöön: muutos 30 Hallinto-ohjesäännön 30 linjaa ylioppilaskunnan hallituksen palkkioista seuraavasti: 30 Palkkiot Hallitus päättää toimikautensa ensimmäisessä kokouksessa edustajiston mahdollisten talousarvioperusteiden mukaisesti hallituksen jäsenten palkkioiden tarkemmista maksamisperusteista. Hallitus voi toimikautensa aikana päättää palkkion myöntämisestä asettamiensa valmisteluelinten puheenjohtajalle tai jäsenille talousarvion puitteissa. Hallitus on kokouksessaan 42/2017 (23.11.) päättänyt esittää edelleen edustajistolle, että hallinto-ohjesäännön 30 muutettaisiin liitteen mukaisesti. Liite: Hallinto-ohjesääntö (hallituksen esitys) 21. Tavoiteohjelma Liite: Hallituksen esitys HYYn tavoiteohjelmaksi vuodelle Hallitus esittää hyväksyttäväksi. [HYYn säännöt 21 ] 22. Ilmoitusasioita (tiedoksi): - edustajiston päätösluettelo 7/17 - hallituksen päätösluettelot 35/17-43/17 (päätösluettelot lähetetty sähköisesti hyy-edari- listalle)

5 23. Muut mahdolliset asiat Helsingissä, 27. päivänä marraskuuta 2017 merk. AnneSophie Hokkanen puheenjohtaja Jannica Aalto Jannica Aalto pääsihteeri Mahdollisesta esteestä ilmoitetaan sähköisesti e-lomakkeella, joka löytyy osoitteesta Voit tehdä ilmoituksen myös sähköpostitse osoitteeseen

6 Edustajistolle tiedoksi HALLITUKSEN KYSELYTUNTI Maanantaina klo Päärakennus, Auditorium XII (3032), Unioninkatu 34, 3. krs, Helsinki OHJEITA: - kysymykset mielellään n. 1 min, vastaukset n. 2 min - mahdollisuus lisäkysymyksiin - pyri toimittamaan kysymykset etukäteen hallituksen puheenjohtaja Laura Luodolle (laura.luoto@hyy.fi) viimeistään kyselytuntia edeltävänä arkipäivänä (1.12.) - muuten kysymykset pyydetään toimittamaan edustajiston puheenjohtajalle kyselytunnin alussa siten, että kysymykset voidaan jakaa aihealueisiin - kysykää rohkeasti mieltänne askarruttavista aiheista tai teemoista! Hallitus on paikalla juuri avointa keskustelua varten. Ystävällisin terveisin HYYn hallitus

7 MÖTESKALLELSE DELEGATIONEN FÖR STUDENTKÅREN VID HELSINGFORS UNIVERSITET sammanträder den 4 december 2017 kl Huvudbyggnaden, Auditorium XII (3032), Unionsgatan 34, 3 vån., Helsingfors FÖREDRAGNINGSLISTA Nr: 8/E Komplettering av beredningsutskottet och den centrala urvalskommittén (eventuellt) 2. Val av styrelsebildare Delegationen väljer styrelsebildare genom majoritetsval. [HUS stadgar 21 punkt 2, 25 punkt 2 och 29 ] 3. Val av styrelsemedlemmar (eventuellt) Styrelsebildaren ger delegationen ett förslag till styrelsemedlemmar senast på följande möte (styrelsen har 7 13 medlemmar). Om delegationen godkänner förslaget har styrelsebildaren blivit vald till styrelseordförande och de personer som nämns i förslaget har blivit valda till styrelsemedlemmar. Styrelsens mandatperiod är [HUS stadgar 21 2 punkten, 27, 28 och 30 ] 4. Val av bio- och miljövetenskapliga fakultetens studentrepresentanter i universitetskollegiet 5. Val av veterinärmedicinska fakultetens studentrepresentanter i universitetskollegiet 6. Val av farmaceutiska fakultetens studentrepresentanter i universitetskollegiet 7. Val av humanistiska fakultetens studentrepresentanter i universitetskollegiet

8 8. Val av pedagogiska fakultetens studentrepresentanter i universitetskollegiet 9. Val av medicinska fakultetens studentrepresentanter i universitetskollegiet 10. Val av agrikultur-forstvetenskapliga fakultetens studentrepresentanter i universitetskollegiet 11. Val av matematisk-naturvetenskapliga fakultetens studentrepresentanter i universitetskollegiet 12. Val av juridiska fakultetens studentrepresentanter i universitetskollegiet 13. Val av Svenska social- och kommunalhögskolans studentrepresentanter i universitetskollegiet 14. Val av teologiska fakultetens studentrepresentanter i universitetskollegiet 15. Val av statsvetenskapliga fakultetens studentrepresentanter i universitetskollegiet

9 16. Ändring i HUS stadgar: ändring 19 Om suppleanter föreskriver 19 i HUS stadgar följande: Om en medlem av delegationen är medlem av styrelsen bör det i hens ställe under denna tid inkallas en suppleant, enligt vad som bestäms i reglementet om delegationens arbete. Suppleanten är medlem av delegationen ända till mandatperiodens slut eller, om suppleanten inkallats för att ersätta en tillfälligt förhindrad delegationsmedlem, så länge som hindret varar. Styrelsen har på sitt möte 42/2017 (23.11) beslutat föreslå för delegationen att 19 i HUS stadgar ändras enligt bilagan och att en 20 infogas enligt bilagan. Bilaga: HUS stadgar (styrelsens förslag) 17. Ändring i HUS stadgar: ändring 21 9 punkten, tillägg 59 Om delegationens uppgifter i fråga om fastigheter föreskriver 21 9 punkten i HUS stadgar följande: 9) besluta om köp, försäljning och byte av fastighet samt om ägobyte och inteckning av fastighet eller en byggnad eller inrättning på en fastighet, samt att inleda nybyggen. Styrelsen har på sitt möte 42/2017 (23.11) beslutat föreslå för delegationen att 21 9 punkten i HUS stadgar ändras enligt bilagan, att en 10 punkt infogas och att en 59 infogas enligt bilagan. Bilaga: HUS stadgar (styrelsens förslag) 18. Ändring i HUS stadgar: ändring 54 Om årsdagar föreskrivs i 54 i HUS stadgar följande: Årsdagar. Studentkåren firar årligen sin årsfest till minne av förordningen om studenters allmänna möten från år Datumet för årsfesten hänför sig till invigningen av Gamla studenthuset den 26 november Detta är samma dag som återinvigningen av Åbo Akademi efter Stora ofreden år Studentkåren firar sin vårfest den 13 maj till minnet av uruppförandet av Vårt land år Styrelsen har på sitt möte 42/2017 (23.11) beslutat föreslå för delegationen att 54 i HUS stadgar ändras enligt bilagan. Bilaga: HUS stadgar (styrelsens förslag) 19. Ändring i förvaltningsreglementet: ändring 4 Om inkallande av suppleanter föreskriver förvaltningsreglementet följande: 4 Inkallande av suppleant på grund av tillfälligt förhinder Om en medlem av delegationen är förhindrad att delta i delegationens möte ska hen meddela detta till generalsekreteraren eller en av hen utsedd person senast dagen före mötet. Generalsekreteraren eller den av hen utsedda personen kallar in närmast följande suppleant istället för den medlem som meddelat om förhinder. En person som är medlem av studentkårens styrelse anses vara förhindrad att delta i delegationens arbete under den tid som hen sitter i styrelsen. Istället för en

10 delegationsmedlem eller suppleant som blivit styrelsemedlem inkallas för den tid som hen sitter i styrelsen den närmast följande suppleanten eller icke invalda kandidaten från valförbundet. I början av mötet konstaterar ordföranden vilka som är närvarande på delegationsmötet utifrån de anmälningar som gjorts till generalsekreteraren. Om en delegationsmedlem eller suppleant som tänker delta i mötet får förhinder efter den utsatta tid 8 som anges i 1 momentet kan följande suppleant i ordningen delta efter ordförandens prövning. Styrelsen har på sitt möte 42/2017 (23.11) beslutat föreslå för delegationen att 4 i förvaltningsreglementet ändras enligt bilagan. Bilaga: Förvaltningsreglemente (styrelsens förslag) 20. Ändring i förvaltningsreglementet: ändring 30 Om studentkårsstyrelsens arvoden föreskriver 30 i förvaltningsreglementet följande: 30 Arvoden På det första mötet för verksamhetsperioden beslutar styrelsen utifrån delegationens eventuella budgetprinciper om närmare grunder för utbetalning av arvoden åt styrelsemedlemmarna. Under sin verksamhetsperiod kan styrelsen inom ramen för budgeten bevilja arvoden åt ordföranden och medlemmar i de beredande organ som styrelsen tillsätter. Styrelsen har på sitt möte 42/2017 (23.11) beslutat föreslå för delegationen att 30 i förvaltningsreglementet ändras enligt bilagan. Bilaga: Förvaltningsreglemente (styrelsens förslag) 21. Målprogram Bilaga: Styrelsens förslag till målprogram för HUS år Styrelsen framlägger förslaget för godkännande. [HUS stadgar 21 ] 22. Anmälningsärenden (för kännedom): - delegationens beslutsförteckning 7/17 - styrelsens beslutsförteckningar 35/17 43/17 (beslutsförteckningarna har skickats elektroniskt till listan hyy-edari) 23. Eventuella övriga ärenden Helsingfors, den 27 november 2017 sign. AnneSophie Hokkanen ordförande Jannica Aalto Jannica Aalto generalsekreterare Meddela om eventuellt förhinder med den elektroniska blanketten som finns på adressen Du kan också meddela om förhinder per e-post på adressen hallinto@hyy.fi

11 Delegationen för kännedom STYRELSENS FRÅGESTUND Måndag kl Huvudbyggnaden, Auditorium XII (3032), Unionsgatan 34, 3 vån., Helsingfors ANVISNINGAR: - frågorna helst på ca 1 min, svaren ca 2 min - möjlighet att ställa följdfrågor - försök lämna in frågorna på förhand till styrelsens ordförande Laura Luoto (laura.luoto@hyy.fi) senast dagen före frågestunden (1.12) - i annat fall ber vi er lämna in frågorna till delegationens ordförande i början av frågestunden, så att de kan delas in i olika ämnesområden - var inte rädda för att fråga om ämnen eller teman som ni funderar över! Styrelsen är på plats för att föra en öppen diskussion. Med vänliga hälsningar, HUS styrelse

12 MEETING NOTICE THE STUDENT UNION OF THE UNIVERSITY OF HELSINKI S REPRESENTATIVE COUNCIL will meet at 5.00 pm on 4 December 2017 in the Main Building, Auditorium XII (3032), at Unioninkatu 34, 3 rd floor, Helsinki AGENDA No: 8/E Supplementing the Preparatory Committee and the Central Selection Committee (possible) 2. Election of the former of the Board The Representative Council elects the former of the Board by majority vote. [HYY s Constitution, Section 21, Item 2; Section 25, Item 2; and Section 29] 3. Selection of the members of the Board (possible) The former of the Board makes a proposal of the members of the Board (the Board includes 7 13 members) to the Representative Council in the next meeting at the latest. If the Representative Council approves the proposal, the former of the Board is selected as the Chair of the Board and the persons mentioned in the proposal as members of the Board. The term of the Board is 1 January 31 December [HYY s Constitution, Section 21, Item 2; Section 27; Section 28; and Section 30] 4. Selection of student representatives of the Faculty of Biological and Environmental Sciences to The decision on student representatives selected to is made 5. Selection of student representatives of the Faculty of Veterinary Medicine to the University Collegium The decision on student representatives selected to is made 6. Selection of student representatives of the Faculty of Pharmacy to the University Collegium The decision on student representatives selected to is made

13 7. Selection of student representatives of the Faculty of Arts to The decision on student representatives selected to is made 8. Selection of student representatives of the Faculty of Educational Sciences to the University Collegium The decision on student representatives selected to is made 9. Selection of student representatives of the Faculty of Medicine to the University Collegium The decision on student representatives selected to is made 10. Selection of student representatives of the Faculty of Agriculture and Forestry to the University Collegium The decision on student representatives selected to is made 11. Selection of student representatives of the Faculty of Science to the University Collegium The decision on student representatives selected to is made 12. Selection of student representatives of the Faculty of Law to The decision on student representatives selected to is made

14 13. Selection of student representatives of the Swedish School of Social Science to the University Collegium The decision on student representatives selected to is made 14. Selection of student representatives of the Faculty of Theology to the University Collegium The decision on student representatives selected to is made 15. Selection of student representatives of the Faculty of Social Sciences to the University Collegium The decision on student representatives selected to is made 16. Amendment to HYY s Constitution: amendment to Section 19 HYY s Constitution, Section 19, states the following on vice members: When a member of the representative council is a board member, a vice member shall be invited to replace the member during the term, as provided in the regulations concerning the operations of the representative council. A vice member shall act as a representative until the end of the representative council term. When a person is invited to replace a temporarily prevented representative, one shall act as a representative as long as the actual representative is unable to attend. In its 42/2017 meeting (on 23 November), the Board has decided to propose to the Representative Council that HYY s Constitution, Section 19, be amended as per the appendix and Section 20 be added as per the appendix. Appendix: HYY s Constitution (Board s proposal) 17. Amendment to HYY s Constitution: amendment to Section 21, Item 9; addition of Section 59 HYY s Constitution, Section 21, Item 9, states the following on the Representative Council s duties concerning properties: 9) to decide on property purchase, selling, exchange, or conducting an exchange of land, mortgaging property or a building or facility on the property, and initiating the construction of new buildings. In its 42/2017 meeting (on 23 November), the Board has decided to propose to the Representative Council that HYY s Constitution, Section 22 Item 9, be amended as per

15 the appendix, Item 10 be added to the Section and Section 59 be added as per the appendix. Appendix: HYY s Constitution (Board s proposal) 18. Amendment to HYY s Constitution: amendment to Section 54 HYY s Constitution, Section 54, states the following on anniversaries: Anniversaries. The student union shall annually celebrate its anniversary to commemorate the decree on the general meetings of university students provided in The anniversary date shall be determined by the inauguration of the Old Student House carried out on 26 November This date is the same as the reinauguration date of the Academy of Turku after the Great Wrath in The student union shall celebrate its spring festival on 13 May to commemorate the first performance of Maamme anthem in In its 42/2017 meeting (on 23 November), the Board has decided to propose to the Representative Council that HYY s Constitution, Section 55, be amended as per the appendix. Appendix: HYY s Constitution (Board s proposal) 19. Amendment to the Administrative Regulation: amendment to Section 4 The Administrative Regulation states the following on inviting vice members: Section 4 Inviting of vice members due to temporary inability to attend If a member of the Representative Council is unable to attend the Representative Council meeting, one shall inform the Secretary General or a person appointed by the Secretary General no later than the day preceding the meeting. The Secretary General or the appointed person shall invite the next vice member to replace the member who is unable to attend the meeting. A member of the Student Union Board shall be considered incompetent to participate in the work of the Representative Council while being a member of the Board. The next vice member in the order of the electoral coalition or a person who was not elected in the elections shall be invited to replace a member or a vice member of the Representative Council who is a member of the Board during the term when the member acts in the Board. At the beginning of the Representative Council meeting, the chairperson shall state the composition of the meeting based on notifications submitted to the Secretary General. If a member or vice member of the Representative Council who plans to attend the meeting is prevented from participating after the time limit provided in Item 1, the next vice member may participate in the meeting at the discretion of the chairperson. In its 42/2017 meeting (on 23 November), the Board has decided to propose to the Representative Council that HYY s Administrative Regulation, Section 4, be amended according to the appendix. Appendix: HYY s Administrative Regulation (Board s proposal)

16 20. Amendment to the Administrative Regulation: amendment to Section 30 The Administrative Regulation, Section 30, states the following on fees paid to members of the Student Union s Board: Section 30 Fees At the first meeting of the year, the Board shall decide on more specific payment grounds for the board member fees, in accordance with the possible budget criteria of the Representative Council. During its term, the Board may decide to grant fees within the budget framework to the chairperson or members of the preparatory committees which it has established. In its 42/2017 meeting (on 23 November), the Board has decided to propose to the Representative Council that HYY s Administrative Regulation, Section 30, be amended as per the appendix. Appendix: HYY s Administrative Regulation (Board s proposal) 21. Programme of Objectives Appendix: Board s proposal for HYY s Programme of Objectives for The Board proposes for approval. [HYY s Constitution, Section 21] 22. Announcements (for informative purposes) - List of decisions by the Representative Council 7/17 - Lists of decisions by the Board 35/17 43/17 (lists of decisions sent electronically to the hyy-edari list) 23. Other possible issues Helsinki, 27 November 2017 AnneSophie Hokkanen Chairperson Jannica Aalto Jannica Aalto Secretary General If you are unable to attend the meeting, please notify us via electronic form, found at You can also send us the notification by to hallinto@hyy.fi.

17 Information for the Representative Council QUESTION HOUR OF THE BOARD Monday, 4 December 2017, 4.30pm Main Building, Auditorium XII (3032), Unioninkatu 34, 3rd floor, Helsinki INSTRUCTIONS: - questions preferably about 1 min, answers about 2 min - possibility of additional questions - please try to submit questions in advance to the Chair of the Board Laura Luoto (laura.luoto@hyy.fi) no later than the day before the question hour (1 December) - otherwise please submit questions to the Chair of the Representative Council at the beginning of the question hour, so that issues can be divided into subject areas - please, feel free to ask about any topics or themes that trouble you! The Board is there for open discussion. Kind regards, HYY Board