Kirkonkirjoja koskevat säännökset ovat kirkkolain ja kirkkojärjestyksen 16. luvussa, laki väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista (661/2009). Kirkkohallituksen määräykset ja ohjeet (esimerkiksi virastonhoidon ohjeet, määräys todistuksista perittävistä maksuista) vastuu Kirkkohallitus. Uskonnollista vakaumusta koskeva henkilötieto on arkaluonteinen henkilötieto (Henkilötietolaki 11 ). 02 TALOUS 02 06 Hankintatoimi 02 06 02 Muu kilpailutus TAI 02 06 03 Suorahankinta Kirkonkirjojen/perhelehtien mikrofilmausta/digitointia koskevat sopimukset Mikrofilmien kopioimista koskevat sopimukset 04 01 00 Kirkolliset 04 01 00 00 Kaste 04 01 00 00 00 Vastasyntyneen kastaminen Yleishallinto/hankinta Yleishallinto/hankinta Lapsen tietojen ilmoittaminen /kasteilmoitus saapunut paperi ja ilmoitus 100 04 01 00 00 00 Lapsen tietojen ilmoittaminen -lomakkeet
Kummien lisääminen saapunut paperi ja liite JulkL 31 100 04 01 00 00 00 KJ 2:17, Kirkkohallituksen yleiskirje 22/2006. Myönteisestä päätöksestä ei tehdä erillistä viranhaltijapäätöstä. Pyyntö säilyy asiasta päättävässä seurakunnassa. Perustelut kummien lisäämisestä hävitetään myönteisen päätöksenteon jälkeen. Liitetään alkuperäisen kasteilmoituksen yhteyteen ja sama aika kuin kasteilmoitusta. Kirkkoherran kielteinen päätös kummien lisäämisestä Ulkomaalaisen kummin vakuutus kirkon jäsenyydestä paperi päätös 2 JulkL 31 100 04 01 00 00 00 Muutoksenhaku: Yleiskirje 27/2010: Päätös on mahdollista saattaa kirkkolain 24 luvun 3 :n 1 momentin 3 kohdan nojalla kirkkoneuvoston tai seurakuntaneuvoston käsiteltäväksi, mikäli kirkkoherra katsoisi, ettei ole riittävää perustetta suostua kummia koskevaan lapsen huoltajan tai kastettavan pyyntöön. Myös tämän jälkeen on mahdollista valittaa hallintooikeuteen. saapunut paperi liite 2 JulkL 31 100 04 01 00 00 00 Kasteen tai kummin lisäämisen yhteydessä ulkomaalainen todistaa tarvittaessa kummikelpoisuutensa täyttämällä vakuutuksen kristillisestä kasteestaan. Päätös yhden kummin riittävyydestä paperi ja päätös JulkL 31 100 04 01 00 00 00 Kirkkojärjestys 2:16,2. Kirkkohallituksen yleiskirje (27/2010). Lupa kirkollisiin ilmoituksiin paperi lupa 5 JulkL 31 100 04 01 00 00 00 Saattaa olla osa lomaketta, käytäntö vaihtelee seurakunnittain. Lupa tulee dokumentoida kirjallisesti. Nimitiedon lisäämisestä kastepuuhun tai vastaavaan on oltava erillinen kirjallinen lupa. Kirkolliset ilmoitukset paperi ilmoitus 5 JulkL 31 100 04 01 00 00 00 Säilytysajan peruste syyteoikeuden vanhentuminen. RL 38:1-2, 40:5 (RL 8:1). Tiedot eivät säily Kirjurissa.
04 01 00 Kirkolliset 04 01 00 00 Kaste 04 01 00 00 01 Väestötietojärjestelmään jo rekisteröityjen henkilöiden kastaminen Kasteilmoitus saapunut paperi ja ilmoitus JulkL 31 100 04 01 00 00 01 VTJ:ään rekisteröityjen sekä kotikuntaa vailla olevien henkilöiden kasteilmoitukset. Myös poissaolevaan väestöön kuuluvien kasteilmoitukset. Aikuiskasteella tarkoitetaan kastetta, jossa seurakunta ei ole henkilön tietojen ensirekisteröijä. Vakuutus rippikoulun käymisestä saapunut paperi liite 10 JulkL 31 100 04 01 00 00 00 Kummin vakuutus rippikoulun käymisestä. Kummien lisääminen saapunut paperi ja liite JulkL 31 100 04 01 00 00 00 KJ 2:17, Kirkkohallituksen yleiskirje 22/2006. Myönteisestä päätöksestä ei tehdä erillistä viranhaltijapäätöstä. Pyyntö säilyy asiasta päättävässä seurakunnassa. Perustelut kummien lisäämisestä hävitetään myönteisen päätöksenteon jälkeen. Liitetään alkuperäisen kasteilmoituksen yhteyteen ja sama aika kuin kasteilmoitusta. Kirkkoherran kielteinen päätös kummien lisäämisestä Ulkomaalaisen kummin vakuutus kirkon jäsenyydestä paperi päätös 2 JulkL 31 100 04 01 00 00 00 Muutoksenhaku: Yleiskirje 27/2010: Päätös on mahdollista saattaa kirkkolain 24 luvun 3 :n 1 momentin 3 kohdan nojalla kirkkoneuvoston tai seurakuntaneuvoston käsiteltäväksi, mikäli kirkkoherra katsoisi, ettei ole riittävää perustetta suostua kummia koskevaan lapsen huoltajan tai kastettavan pyyntöön. Myös tämän jälkeen on mahdollista valittaa hallintooikeuteen. saapunut paperi liite 2 JulkL 31 100 04 01 00 00 00 Kasteen tai kummin lisäämisen yhteydessä ulkomaalainen todistaa tarvittaessa kummikelpoisuutensa täyttämällä vakuutuksen kristillisestä kasteestaan.
Päätös yhden kummin riittävyydestä paperi ja päätös JulkL 31 100 04 01 00 00 00 Kirkkojärjestys 2:16,2. Kirkkohallituksen yleiskirje (27/2010). Lupa kirkollisiin ilmoituksiin paperi lupa 5 JulkL 31 100 04 01 00 00 00 Saattaa olla osa lomaketta, käytäntö vaihtelee seurakunnittain. Lupa tulee dokumentoida kirjallisesti. Nimitiedon lisäämisestä kastepuuhun tai vastaavaan on oltava erillinen kirjallinen lupa. 04 01 00 Kirkolliset 04 01 00 00 Kaste 04 01 00 00 02 Hätäkaste Kirkolliset ilmoitukset paperi ilmoitus 5 JulkL 31 100 04 01 00 00 00 Säilytysajan peruste syyteoikeuden vanhentuminen. RL 38:1-2, 40:5 (RL 8:1). Tiedot eivät säily Kirjurissa. Hätäkaste saapunut paperi ja ilmoitus JulkL 31 100 04 01 00 00 02 Jos mahdollista, talletetaan Lapsen tietojen ilmoittaminen - lomakkeen yhteyteen. Hätäkasteen vahvistaminen saapunut paperi ja ilmoitus 100 04 01 00 00 02 Hätäkasteen vahvistamisesta ei ole erillistä lomaketta. Kummitietojen täydentäminen saapunut paperi ja ilmoitus JulkL 31 100 04 01 00 00 02 Jos hätäkasteen yhteydessä ei ole ilmoitettu kummeja. Kummien lisääminen paperi ja liite JulkL 31 100 04 01 00 00 02 KJ 2:17, Kirkkohallituksen yleiskirje 22/2006. Myönteisestä päätöksestä ei tehdä erillistä viranhaltijapäätöstä. Pyyntö säilyy asiasta päättävässä seurakunnassa. Perustelut kummien lisäämisestä hävitetään myönteisen päätöksenteon jälkeen. Liitetään alkuperäisen kasteilmoituksen yhteyteen ja sama aika kuin kasteilmoitusta.
Kirkkoherran kielteinen päätös kummien lisäämisestä Ulkomaalaisen kummin vakuutus kirkon jäsenyydestä paperi päätös 2 JulkL 31 100 04 01 00 00 00 Muutoksenhaku: Yleiskirje 27/2010: Päätös on mahdollista saattaa kirkkolain 24 luvun 3 :n 1 momentin 3 kohdan nojalla kirkkoneuvoston tai seurakuntaneuvoston käsiteltäväksi, mikäli kirkkoherra katsoisi, ettei ole riittävää perustetta suostua kummia koskevaan lapsen huoltajan tai kastettavan pyyntöön. Myös tämän jälkeen on mahdollista valittaa hallintooikeuteen. saapunut paperi liite 2 JulkL 31 100 04 01 00 00 00 Kasteen tai kummin lisäämisen yhteydessä ulkomaalainen todistaa tarvittaessa kummikelpoisuutensa täyttämällä vakuutuksen kristillisestä kasteestaan. Päätös yhden kummin riittävyydestä paperi ja päätös JulkL 31 100 04 01 00 00 00 Kirkkojärjestys 2:16,2. Kirkkohallituksen yleiskirje (27/2010). Lupa kirkollisiin ilmoituksiin paperi lupa 5 JulkL 31 100 04 01 00 00 00 Saattaa olla osa lomaketta, käytäntö vaihtelee seurakunnittain. Lupa tulee dokumentoida kirjallisesti. Nimitiedon lisäämisestä kastepuuhun tai vastaavaan on oltava erillinen kirjallinen lupa. 04 01 00 Kirkolliset 04 01 00 01 Konfirmaatio Kirkolliset ilmoitukset paperi ilmoitus 5 JulkL 31 100 04 01 00 00 00 Säilytysajan peruste syyteoikeuden vanhentuminen. RL 38:1-2, 40:5 (RL 8:1). Tiedot eivät säily Kirjurissa. Rippikoululaisten ja konfirmoitujen tiedot Ilmoitus rippikoulun käymisestä Lupa kirkollisiin ilmoituksiin Rippikoulu kuuluvat än 04 01 00 01 Konfirmaatio, vaikka rippikoulun on 04 04 Kristillinen kasvatus ja nuorisotyö, 04 04 02 Kristillinen kasvatus -n alla. Jäsenyyttä koskevat asiat kuuluvat 04 01 Jäsenyys ja kirkolliset -luokkaan. paperi ilmoitus JulkL 31 100 04 01 00 01 Arkistoidaan tieto rippikoulun käymisestä ja konfirmaatiosta. paperi ilmoitus JulkL 31 100 04 01 00 01 Rippikoulutiedon tallentamista varten. Ei talleteta Kirjuriin, koska ei ole väestötietoasiakirja paperi lupa 5 JulkL 31 100 04 01 00 00 00 Saattaa olla osa lomaketta, käytäntö vaihtelee seurakunnittain. Lupa tulee dokumentoida kirjallisesti. Kirkolliset ilmoitukset paperi ilmoitus 5 JulkL 31 100 04 01 00 00 00 Säilytysajan peruste syyteoikeuden vanhentuminen. RL 38:1-2, 40:5 (RL 8:1). Tiedot eivät säily Kirjurissa.
04 01 00 Kirkolliset 04 01 00 03 Avioliiton solmiminen Pyyntö esteiden tutkinnasta saapunut paperi hakemus 10 vakuutus siviilisäädystä saapunut paperi liite 10 Todistus esteiden tutkinnasta paperi ja ilmoitus /vihkimisilmoitus Vakuutus rippikoulun käymisestä saapunut paperi liite 10 Vakuutus kristillisestä kasteesta saapunut paperi liite 10 ja/tai uskontokuntaan kuulumisesta Todistus Suomen lain mukaisesta oikeudesta mennä avioliittoon ulkomaan viranomaisen edessä paperi liite ei säilytetä 100 04 01 00 03 Sarjaan kuuluvat myös poissaolevaan väestöön kuuluvien vihkiilmoitukset. Muutetaan takautuvasti. 100 04 01 00 03 Tarvittaessa ulkomaalaisilta todistukseksi, ettei ole avioliitossa. 100 04 01 00 03 100 04 01 00 03 Pyydetään tarvittaessa. 100 04 01 00 03 Pyydetään tarvittaessa. 100 04 01 00 03 Asiakirja annetaan kihlaparille. Siviilisäätytodistus saapunut paperi liite 10 100 04 01 00 03 Tarvitaan ulkomaalaisesta kihlakumppanista. Tarvitaan myös suomalaisesta, joka on PV-väestössä. Tiedot ulkomaalaisesta saapunut paperi liite 10 100 04 01 00 03 kihlakumppanista Todistus kirkon jäsenyydestä saapunut paperi liite 10 100 04 01 00 03 Tarvitaan kihlakumppanista, jonka uskontokuntatieto ei ole VTJ:ssä. Henkilöasiakirjan jäljennös saapunut paperi liite 10 100 04 01 00 03 Tarvitaan ulkomaalaisesta. Yleensä kopio passista. Lupa kirkollisiin ilmoituksiin paperi lupa 5 JulkL 31 100 04 01 00 00 00 Saattaa olla osa lomaketta, käytäntö vaihtelee seurakunnittain. Lupa tulee dokumentoida kirjallisesti. Kirkolliset ilmoitukset paperi ilmoitus 5 JulkL 31 100 04 01 00 00 00 Huom. aiemmalta nimeltään kuulutukset. Säilytysajan peruste syyteoikeuden vanhentuminen. RL 38:1-2, 40:5 (RL 8:1). Tiedot eivät säily Kirjurissa.
Ilmoitus avioliiton siunaamisesta saapunut paperi ilmoitus 10 JulkL 31 100 04 01 00 03 Siviiliavioliiton siunaamisesta vastannut seurakunta lähettää asiakirjan kirkkoon kuuluvan puolison seurakuntaan, kun tilastointi on suoritettu. Jos molemmat puolisoista kuuluvat kirkkoon, lähetetään morsiamen seurakuntaan. 04 01 00 Kirkolliset 04 01 00 04 Hautaan siunaaminen ja hautausmessu Lupa hautaamiseen saapunut paperi ilmoitus ei säilytetä Ilmoitus rekisteriviranomaiselle saapunut paperi ilmoitus hautauksen tai tuhkauksen ajasta ja paikasta 50 kuolemasta 50 kuolemasta 04 01 00 03 Omaisten antama hautauslupa voidaan hävittää kun kuolintieto näkyy väestötietojärjestelmässä. Hautaustoimi säilyttää. Asiakirjaa ei skannata Kirjuriin. 04 01 00 04 Viimeisen rekisteriviranomaisen velvollisuus säilyttää (Asetus kuolemansyyn selvittämisestä 22 a ). 04 01 01 Muut jäsenyyteen liittyvät asiat 04 01 01 00 Kirkkoon liittyminen Hautaansiunaamisen lomake paperi sopimus 2 JulkL 31 50 kuolemasta Tieto henkilön kuolemasta saapunut ilmoitus 50 kuolemasta Lupa kirkollisiin ilmoituksiin saapunut paperi lupa 5 JulkL 31 50 kuolemasta Kirkolliset ilmoitukset paperi ilmoitus 5 JulkL 31 50 kuolemasta 04 01 00 04 Kuuluu hautaustoimeen. Seurakunnan ei ole pakko laatia hautaansiunaamisen lomaketta. Asiakirjaa ei viedä Kirjuriin 04 01 00 04 Kuolinpäivätieto. Tulee muutostietoliikenteenä väestötietojärjestelmästä 04 01 00 04 Saattaa olla osa lomaketta, käytäntö vaihtelee seurakunnittain. Lupa tulee dokumentoida kirjallisesti. 04 01 00 00 00 Säilytysajan peruste syyteoikeuden vanhentuminen. RL 38:1-2, 40:5 (RL 8:1). Tiedot eivät säily Kirjurissa.
Ilmoitus kirkkoon liittymisestä saapunut paperi ja ilmoitus 100 04 01 01 00 Ilmoitukset kirkkoon liittymisestä, jotka sisältävät tarvittavat suostumukset. Ilmoitus rippikoulun käymisestä - saapunut paperi liite 10 JulkL 31 100 04 01 01 00 lomake Kasteilmoitus (Kirkkoon saapunut paperi liite 10 JulkL 31 100 04 01 01 00 liittyminen kasteen kautta) - lomake Vakuutus kristillisestä kasteesta saapunut paperi liite 10 JulkL 31 100 04 01 01 00 Vakuutus rippikoulun käymisestä saapunut paperi liite 10 JulkL 31 100 04 01 01 00 Todistus osallistumisesta seurakunnan toimintaan Jäljennös oleskeluluvasta tai muusta vastaavasta asiakirjasta saapunut paperi liite 10 JulkL 31 100 04 01 01 00 Kotikuntaa vailla olevalta tarvitaan todistus osallistumisesta seurakunnan toimintaan 3 kk:n ajan. saapunut paperi liite 10 JulkL 31 100 04 01 01 00 Kotikuntaa vailla olevalta tarvitaan todistus laillisesta maassaolosta. 04 01 01 Muut jäsenyyteen liittyvät asiat 04 01 01 01 Kirkosta eroaminen Ilmoitus kirkosta erosta saapunut paperi, ilmoitus 100 04 01 01 01 Ilmoitukset kirkosta eroamisesta, jotka sisältävät tarvittavat suostumukset. 07 TIEDONHALLINTA JA TIETOHALLINTO 07 00 Tiedonhallinnan ja tietohallinnon suunnittelu, ohjaus ja seuranta 07 00 0x Tietosuoja Lokirekisteri rekisteri 5 JulkL 24.1 7 kohta / JulkL 31 100 07 00 0x Kirkkohallituksen ylläpitämä (KirkkoL 16 luku 8 ). Kirkkohallituksen on säilytettävä lokirekisteriin talletetut tiedot viisi vuotta niiden tallettamisajankohtaa seuraavan kalenterivuoden alusta lukien.
07 TIEDONHALLINTA JA TIETOHALLINTO 07 02 Tietohallinto 07 02 01 Tietoturva 07 02 01 0x Käyttövaltuushallinta Käyttöoikeusrekisteri rekisteri voa+5v JulkL 24.1 7 kohta / JulkL 31 100 07 02 01 0x Kirkkohallituksen ylläpitämä (KirkkoL 16 luku 8 ). Kirkkohallituksen on säilytettävä käyttöoikeusrekisteriin talletetut tiedot viisi vuotta käyttöoikeuden päättymisestä lukien. 07 TIEDONHALLINTA JA TIETOHALLINTO 07 01 Tiedonhallintapalvelut 07 01 00 Asiakirjahallinta Mikrofilmien talletussopimus Kansallisarkiston kanssa Kirkonkirjojen tallekappaleet (mikrofilmit tai digitoitu aineisto) paperi sopimus 100 Mikrofilmien tallekappaleet talletetaan Mikkelin maakuntaarkistoon säilytyssopimuksella (yleiskirje 23/2002). Digitoidun aineiston tallekappaleet seurakunta/keskusrekisteri säilyttää itse. 07 TIEDONHALLINTA JA TIETOHALLINTO 07 01 Tiedonhallintapalvelut 07 01 01 Tietopalvelu Virkatodistustilaukset saapunut rekisteri 5 07 01 01 Säilytysajan peruste syyteoikeuden vanhentuminen. RL 38:1-2, 40:5 (RL 8:1). Perustellusta pyynnöstä tieto annetaan henkilölle, jota virkatodistustilaus koskee. Muoto paperi tai. Ei viedä Kirjuriin.
Kirkonkirjoja koskevat selvityspyynnöt ja muu tietopalveluun liittyvä kirjeenvaihto la adittu paperi 5 07 01 01 Selvitysten ja jäljennösten tilaukset, tilauksiin liittyvät tiedustelut ja kiirehtimiskirjeet, henkilötietojen selvittämiseen liittyvät erilaiset tiedustelut, ilmoitukset, esitykset ja niihin annetut vastaukset. Merkittävät henkilötietoja sisältävät pyynnöt ja vastaukset tulee säilyttää 5 vuotta. Säilytysaika perustuu rikos- ja vahingonkorvausvastuun vanhentumiseen. Sukuselvitysten ja - tutkimusten toisteet paperi tai 100 100 07 01 01 Selvitykset tulee säilyttää vähintään 5 vuotta. Asiakirjoja ei skannata Kirjuriin. Sukututkimuksiin liittyvät paperi 100 07 01 01 Sopimuksella tutkija sitoutetaan tietojen pysyvään salassapitoon sitoumukset ja tutkimusluvat Tutkijapäiväkirjat paperi voa 07 01 01 Jos seurakunnassa on mahdollista tehdä omatoimista sukututkimusta suositellaan tutkijapäiväkirjan käyttöä. Sukuselvityspalvelusopimukset paperi sopimus voa+10v ei-julkinen asiakirja 07 01 01 Henkilön ja seurakunnan välinen yksityisoikeudellinen sopimus Omien tietojen tarkastuspyynnöt saapunut paperi hakemus 2 07 01 01 Selvitys annetaan asiakkaalle. Rajapintaa ja muita poimintoja varten tehdyt tiedostot 2 07 01 01 Tiedosto on muotoa esim. pdf, xml tai csv
luokitus 1. taso 2. taso 3. taso 4. taso 5. taso 02 TALOUS 02 06 Hankintatoimi 02 06 02 Muu kilpailutus 04 01 00 Kirkolliset 04 01 00 00 Kaste 04 01 00 00 00 Vastasyntyneen kastaminen 04 01 00 00 01 Väestötietojärjestelmään jo rekisteröityjen henkilöiden kastaminen 04 01 00 00 02 Hätäkaste 04 01 00 01 Konfirmaatio 04 01 00 02 Kirkon yhteyteen ottaminen 04 01 00 03 Avioliiton solmiminen 04 01 00 03 00 Avioliittoon vihkiminen 04 01 00 03 01 Avioliiton siunaaminen 04 01 00 04 Hautaan siunaaminen ja hautausmessu 04 01 00 05 Kodin siunaaminen ja muut siunaamis 04 01 00 06 Kirkon virkaan vihkimiset ja asettamiset 04 01 00 07 Tehtävään siunaaminen 04 01 00 08 Kirkon, hautausmaan tai siunauskappelin vihkiminen 04 01 01 Muut jäsenyyteen liittyvät asiat 04 01 01 00 Kirkkoon liittyminen 04 01 01 01 Kirkosta eroaminen 04 01 01 02 Avioero 04 01 01 03 Nimenmuutokset 04 01 01 04 Adoptioasiat 04 01 01 05 Muuttaminen 07 TIEDONHALLINTA JA TIETOHALLINTO 07 00 Tiedonhallinnan ja tietohallinnon suunnittelu, ohjaus ja seurakunta 07 01 Tiedonhallinta 07 01 00 Asiakirjahallinta 07 01 01 Tietopalvelu 07 02 Tietohallinto 07 02 00 Tietojärjestelmien kehittäminen ja ylläpito 07 02 01 Tietoturva
historiatietoja Historiatietoja siitä, mitä asiakirjoja ei 6/2015 vahvistettuun AMS:aan synny. Näiden asiakirjojen osalta noudatetaan kyseisen aikakauden AMS:aa. huomautus Kirkonkirjat Kirkonkirjat olivat 1.10.1999 saakka osa virallista väestörekisteriä. Tämän ajankohdan jälkeen ne muodostavat vain seurakunnan oman jäsenrekisterin. Viimeistään 1.1.2005 alkaen jäsenrekisteritietoja ylläpidettiin sähköisen jäsentietojärjestelmän avulla seurakunta-/rekisterikohtaisesti. Seurakuntakohtaiset jäsenrekisteritiedot konvertointiin yhteiseen jäsentietojärjestelmään vuoden 2012 aikana. Paperisten perhelehtien ylläpidosta luovuttiin 1.1.2005, jonka jälkeen jäsenrekisteriä ylläpidetään ainoastaan sähköisessä muodossa. Jäsentietojärjestelmästä ei oteta tulosteita arkistoa varten 1.1.2005 alkaen. Seurakunta säilyttää ensirekisteröintitiedoista vain alkuperäiset ilmoitukset (kasteen, vihkimisen, kirkkoon liittymisen ja kirkosta eroamisen ). Jäsenrekisteri muodostaa henkilötietolain (523/1999) mukaisen henkilörekisterin. Henkilörekisteristä laaditaan lain vaatima henkilörekisteriseloste Muuttotietojen ylläpitäminen Arkistoa varten on otettu tulosteet vuosilta 2000-2004. 1.1.2005 alkaen muuttotiedot - seurakuntaan muuttaneet - seurakunnasta muuttaneet - seurakuntayhtymän sisäiset muutot - läsnäolevaan väestöön siirretyt - poissaolevaan väestöön siirretyt - poissaolevasta väestöstä ja kokonaisväestöstä poistetut ylläpidetään vain jäsentietojärjestelmässä eikä arkistotulosteita oteta. (Maistraatista tulleet muutostietoluettelot 1999-2004 voidaan hävittää) VäestötietoL 100
historiatietoja Historiatietoja siitä, mitä asiakirjoja ei 6/2015 vahvistettuun AMS:aan synny. Näiden asiakirjojen osalta noudatetaan kyseisen aikakauden AMS:aa. huomautus Perhelehdet Kirkkohallitus on 26.10.2004 tehnyt päätöksen perhelehtien ylläpidosta luopumisesta (Kirkkohallituksen yleiskirje 36/2004). Manuaalisia perhelehtiä ylläpidettiin 1.1.2005 saakka. VäestötietoL 100 Mikrofilmien varmuuskopiot lähetetään Mikkelin maakunta-arkistoon. Digitoitu aineisto palvelimella tai cd-rom - levyillä. Cd-rom-levyjen tietojen säilyvyyttä on tarkkailtava vähintään viiden vuoden välein. Tarvittaessa sisältö tallennetaan uudelle tietovälineelle (cd-romlevylle tai jollekin muulle tietovälineelle). Henkilöhakemistot- ja kortistot Perhelehtien hakemistot ja kortistot. Hakemistojen ja kortistojen ylläpitäminen päättyi viimeistään 31.12.2004, kun paperisten perhelehtien ylläpitämisestä luovuttiin. VäestötietoL 100 Muuttokirjat Kirkkohallitus on 26.10.2004 tehnyt päätöksen muuttotietojen lähettämisestä luopumisesta (Kirkkohallituksen yleiskirje 36/2004). Asiakirjoja ei kerry 1.1.2005 jälkeen. VäestötietoL 100 Alaikäisiä koskevat sopimukset ja suostumukset Uskonnonvapauslain (453/2003) muutoksen vuoksi vuoden 1922 lain mukaisia sopimuksia ei kerry 1.8.2003 jälkeen. Tätä ennen syntyneitä sopimuksia 20 v. 20 VäestötietoL 100
arkistointijärjestys määrittämättä määrittämättä määrittämättä määrittämättä määrittämättä määrittämättä määrittämättä saapunut paperi aakkostus/vuosi 25 liite aakkostus ei säilytetä 50 kuolemasta JulkL 24.1 1 kohta ilmoitus paperi, JulkL 24.1 2 kohta maantiede voimassaoloaika 100 päätös ks. huom. paperi, digitoitu saapuminen 1 ks. huom. JulkL 24.1 3 kohta todistus rekisteri syntymäaika 2 JulkL 24.1 4 kohta sopimus ks. huom. aika 5 JulkL 24.1 5 kohta lupa paperi tai sähköine ks. huom. 8 JulkL 24.1 6 kohta hakemus paperi ja 10 JulkL 24.1 7 kohta 20 JulkL 24.1 8 kohta 40 JulkL 24.1 9 kohta 50 JulkL 24.1 10 kohta 75 JulkL 24.1 11 kohta 100 JulkL 24.1 12 kohta ks. huom. JulkL 24.1 13 kohta JulkL 24.1 14 kohta JulkL 24.1 15 kohta JulkL 24.1 16 kohta JulkL 24.1 17 kohta JulkL 24.1 18 kohta JulkL 24.1 19 kohta JulkL 24.1 20 kohta JulkL 24.1 21 kohta JulkL 24.1 22 kohta JulkL 24.1 23 kohta JulkL 24.1 24 kohta JulkL 24.1 25 kohta JulkL 24.1 26 kohta JulkL 24.1 27 kohta JulkL 24.1 28 kohta JulkL 24.1 29 kohta JulkL 24.1 30 kohta JulkL 24.1 31 kohta JulkL 24.1 32 kohta HenkilötietoL 13 ks. huom.