1. Rekisterinpitäjä Nimi Lempäälän kunnan hyvinvointilautakunta Yhteystiedot (osoite, puhelin) Lempäälän kunta PL 34 37501 Lempäälä TIETOSUOJASELOSTE yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 Pvm: 22.5.2018 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö (03) 565 51 000 Nimi Vammaistyön johtaja Yhteystiedot (osoite, puhelin) Lempäälän kunta PL 34 37501 Lempäälä (03) 565 51 000 3. Rekisterin nimi Vammaispalvelujen rekisteri 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus Rekisterin käyttötarkoituksena on vammaispalvelulain mukaisten palvelujen ja tukitoimien järjestäminen sisällöltään ja laajuudeltaan sellaisina, kuin kunnassa esiintyvä tarve edellyttää (L vammaisuuden perusteella järjestettävistä palveluista ja tukitoimista 3 ). Vammaispalvelulain mukaisia palveluja ja tukitoimia järjestetään, jos vammainen henkilö ei saa riittäviä ja hänelle sopivia palveluja tai tukitoimia muun lain nojalla (4 ). Vammaiselle tarkoitettuja erityisen järjestämisvelvollisuuden piiriin kuuluvia vammaispalvelulain 8 ja 9 :ssä olevia palveluja ja tukitoimia (subjektiiviset oikeudet) ovat: kuljetuspalvelut palveluasuminen asunnon muutostyöt päivätoiminta henkilökohtainen apu Vammaiselle tarkoitettuja määrärahasidonnaisia vammaispalvelulain 8 ja 9 :ssä olevia palveluja ja tukitoimia ovat: kuntoutusohjaus sopeutumisvalmennus päivittäisistä toiminnoista suoriutumisessa tarvittavat välineet, koneet ja laitteet ylimääräiset vaatekustannukset ylimääräiset erityisravintokustannukset
2 Lisäksi rekisteriä käytetään palveluiden suunnitteluun sekä tutkimus- ja tilastotarkoituksiin. Rekisteri voidaan jakaa osarekistereihin tehtävien hoidon organisoinnin perusteella. Ostopalveluiden osalta Lempäälän sosiaali- ja terveyslautakunta toimii rekisterinpitäjänä. Palveluntuottajien ylläpitämät rekisterit ovat vammaispalvelun rekisterin osarekistereitä. Laki vammaisuuden perusteella järjestettävistä palveluista ja tukitoimista (380/1987) Asetus vammaisuuden perusteella järjestettävistä palveluista ja tukitoimista (759/1987) Henkilötietolaki 1-3 luku (523/1999) Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 2 luku (1030/1999) 5. Rekisterin tietosisältö Sähköisesti tallennetut tiedot Sähköistä Effica (YPH) järjestelmää käytetään lakisääteisten sosiaalihuoltolain, vammaispalvelulain ja kehitysvammalain mukaisia palveluja myönnettäessä ja toteuttaessa. Oma Palvelu -järjestelmä mahdollistaa asiakkaan sähköisen asioinnin ja tarvittaessa asiakkaan valtuuttaman henkilön toimesta tapahtuvan puolesta-asioinnin. Sosiaalitoimen asiakastietojärjestelmään (Effica) tallennetut tiedot: asiakkaan henkilö- ja yhteystiedot asiakasta koskevat muistiinpanot: sosiaalityön muistiinpanot (sosiaalityöntekijän ja sosiaaliohjaajan muistiinpanot) asiakasta koskevat palvelusuunnitelmat päätökset palveluista ja tukitoimista asiakasmaksupäätökset ja maksun määräytymiseen liittyvät tiedot vammaisavustusten maksatukseen liittyvät tiedot Oma Palvelu -järjestelmän (Lifecare) kautta tallennetut tiedot: asiakkaan hakemukset asiakasta koskevat palvelusuunnitelmat päätökset palveluista ja tukitoimista asiakasmaksupäätökset ja maksun määräytymiseen liittyvät tiedot vammaisavustusten maksatukseen liittyvät tiedot Manuaalisesti tallennetut tiedot Vammaispalvelun asiakaskohtaisissa kansioissa säilytetään mm. manuaalisesti allekirjoitetut palvelusuunnitelmatulosteet, asiakkaan suostumukset, hakemukset, hakemusten liitteet, työntekijän käsin tehdyt muistiinpanot ja muut vammaispalveluihin asiakkaan suostumuksella toimitetut asiakirjat. 6. Säännönmukaiset tietolähteet Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015) Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 1 luku (812/2000) Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 1 ja 2 luku (159/2007) Tiedot saadaan ja niitä ylläpidetään asiakkaan ja/tai hänen edustajansa ilmoittamien tietojen sekä toimintayksikössä syntyvien tietojen perusteella.
3 Henkilön tietoja voidaan saada viranomaisilta ja muilta tahoilta joko asiakkaan kirjallisella suostumuksella tai nimenomaisen lain säännöksen perusteella. Tietoja tulee aina ensisijaisesti pyytää asiakkaalta itseltään. Asiakkaalla tulee olla tieto, mikäli tiedot hankitaan nimenomaisen lain säännöksen perusteella. Lisäksi henkilörekisterissä olevia salassa pidettäviä henkilötietoja saadaan teknisen käyttöyhteyden avulla Kansaneläkelaitokselta (Sosiaalihuollon asiakaslaki 21 ) sekä Väestötietojärjestelmästä (Väestötietolaki 29 ). Mikäli tietoja hankitaan teknisen käyttöyhteyden avulla muista henkilörekistereistä, tulee tähän saada asiakkaan lupa. 7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 3-4 luku (812/2000) Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 3 luku (159/2007) Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 4-7 luku (621/1999) Sosiaalihuollon asiakaslain mukaisesti yksittäisen henkilön tietoja voidaan luovuttaa muille tahoille asiakkaan suostumuksella tai nimenomaisen lain säännöksen perusteella. Jos henkilöllä ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa suostumuksella. Viranomaisille, joilla on lain nojalla oikeus rekisterin tietoihin, niitä luovutetaan pyynnöstä. Luovutuksen pyytäjän on osoitettava lain kohta, jonka perusteella tietoja pyydetään. Tietojen luovutuksesta tulee tehdä merkintä rekisteriin. Tietoja luovutetaan valtakunnallisiin rekistereihin tutkimus-, suunnittelu- ja tilastotarkoituksia varten. Laskutustiedot eivät ole vammaispalvelun rekisterin tietoja. Vammaispalvelun rekisterin tuottama asiakasmaksujen laskutusaineisto siirretään ProE-ohjelmaa käyttäen teknisen käyttöliittymän kautta CGI:lle laskutuksen toimittamista varten. Asiakasmaksujen laskutus suoritetaan ProE-ohjelmistolla kerättävien tietojen perusteella. Vammaispalveluista luovutetaan kuljetuspalvelun järjestämistä varten palveluntuottajalle (Tampereen Aluetaksi) välttämättömät tiedot, kuten henkilön nimi, osoitetiedot sekä tarvittavat tiedot päätöksestä. 8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle 9. Rekisterin suojauksen periaatteet Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 3-4 luku (812/2008) Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 3 luku (159/2007) Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 4-7 luku (621/1999) Henkilötietolaki 1 luku (523/19999) Henkilötietojen luovutukseen Euroopan Unionin ulkopuolisiin maihin tarvitaan pääsääntöisesti asiakkaan suostumus. Lisäksi tulee varmistaa tietosuojan riittävä taso sen maan osalta, johon tietoja siirretään. Henkilötietolaki (523/1999) Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsittelevät tai katselevat työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä.
4 Vammaispalvelujen rekisterin asiakirjoihin sisältyviä tietoja saavat ilman asiakkaan suostumusta käyttää tai muuten käsitellä vain asianomaisessa toimintayksikössä tai sen toimeksiannosta asiakkaan asian käsittelyyn tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt. Manuaalinen aineisto Aineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja -asetuksen mukaisesti asiakohtaisiin kansioihin. Sähköisesti tallennettu aineisto Lempäälän kunnan sekä seudun yhteisesti ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu Tampereen seudun ja Lempäälän kunnan tietoturvasäännösten mukaisesti. Lempäälän kunnan ja seudun tietohallinto vastaavat tältä osin tietoturvan toteutumisesta. Kunkin sovelluksen tietoturvan toteutumisesta ja valvonnasta vastaa sovelluksen omistaja oman kuntansa osalta. Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä järjestelmäkohtaiset henkilökohtaiset käyttötunnukset. Järjestelmien salasanat on vaihdettava säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan. Työntekijät ovat allekirjoittaneet tietojärjestelmien käyttöä koskevan tietosuojasitoumuksen. Rekisteritietojen käsittelyä ja katselua seurataan ja valvotaan käyttötietolokitietojen avulla. Sosiaalihuoltoon on nimettynä seuranta- ja valvontatehtävää varten tietosuojavastaava. Ostopalvelut Hankittaessa palveluja ulkopuoliselta palveluntuottajalta, huolehditaan tietoturvan- ja tietosuojan toteutumisesta palveluntuottajan kanssa tehtävässä sopimuksessa. Jokaisella sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen antajalla tulee olla nimettynä tietosuojavastaava. 10. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen Henkilötietolaki 6 luku (523/1999) Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 5-6 luku (621/1999) Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 1-2 luku (1030/1999) Henkilötietolain 26 :n perusteella jokaisella on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Alaikäisellä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot, jos hän ikäänsä, kehitystasoonsa ja asian laatuun nähden ymmärtää asian merkityksen. Huoltajalla on oikeus tarkastaa hänen lapsiaan koskevat tiedot, jos lapsen ei voida katsoa iän ja kehitystason perusteella ymmärtävän asian merkitystä. Edunvalvojan tarkastusoikeutta arvioidaan sen mukaan minkälainen määräys hänelle on annettu. Henkilötietolain 27 :n mukaan tarkastusoikeutta ei ole, jos tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa rekisteröidyn terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille.
Tietojen tarkastuspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla erillisellä lomakkeella vammaistyön johtajalle. 5 Asiakkaalle annetaan tilaisuus tutustua tietoihin vammaispalvelun tiloissa tai tiedot annetaan kirjallisesti. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran kalenterivuodessa. Tarkastuspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen kieltäytymistodistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. 11. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen Henkilötietolaki 6 luku (523/1999) Henkilötietolain 29 :n mukaan rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä. Korjauspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä vammaistyön johtajalle. Pyynnössä tulee yksilöidä, mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu. Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. 12. Muut mahdolliset oikeudet Henkilötietolaki 6 luku (523/1999)