Pohjalaisten tanssikerho ry SÄÄNNÖT 1. Nimi, kotipaikka ja kielet Kerhon nimi on Pohjalaisten tanssikerho ry. Näissä säännöissä siitä käytetään nimitystä kerho. Kerhon kotipaikka on Helsinki. Kerho on Helsingin yliopiston pohjalaisten osakuntien (Etelä Pohjalainen osakunta (EPO), Pohjois Pohjalainen osakunta (PPO) ja Vasa Nation (VN)) muodostaman Pohjalaisen valtuuskunnan (PV) alainen kerho. Näistä osakunnista käytetään näissä säännöissä nimitystä pohjalaiset osakunnat. Kerhon viralliset kielet ovat suomi ja ruotsi. Pöytäkirja ja ilmoituskielenä on suomi. 2. Kerhon tarkoitus ja toiminnan laatu Kerhon tarkoituksena on paritanssiharrastuksen edistäminen opiskelijoiden keskuudessa ja erityisesti pohjalaisissa osakunnissa. Tarkoituksensa toteuttamiseksi kerho voi 1. järjestää tanssikursseja, tanssiharjoituksia, ekskursioita tanssipaikkoihin, kokouksia, juhlia, illanviettoja ja muita tilaisuuksia, 2. luoda ja ylläpitää suhteita muihin alan yhteisöihin ja henkilöihin sekä 3. harjoittaa muuta tanssiharrastusta edistävää toimintaa. Toimintansa tukemiseksi kerho voi 1. kerätä jäsenmaksua, 2. kerätä osallistumismaksuja järjestämistään tapahtumista, 3. järjestää asianmukaisin luvin arpajaisia, myyjäisiä ja rahankeräyksiä, 4. myydä julkaisujaan ja tunnustaan kantavia tuotteita sekä 5. ottaa vastaan avustuksia, lahjoituksia ja testamentteja, ellei tämä edellytä kerholta sen tarkoituksen vastaisia sitoutumuksia.
3. Jäsenet Kerhon jäseniä ovat varsinaiset, kannatus, kunnia ja ulkojäsenet sekä kunniapuheenjohtaja. Kerhon varsinaiseksi jäseneksi pääsee jokainen kerhon toiminnasta kiinnostunut pohjalaisen osakunnan jäsen maksamalla kerhon jäsenmaksun tai kurssimaksun. Hallitus voi hyväksyä ulkojäseneksi kerhon toiminnasta kiinnostuneita henkilöitä, jotka maksavat kerhon jäsenmaksun tai kurssimaksun. Hallitus voi hyväksyä kerhon kannatusjäseneksi kerhon toimintaa tukevan henkilön tai yhteisön. Kerhon kunniajäseneksi voi kerhon kokouksessa kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä kutsua henkilön, joka on erityisesti ansioitunut kerhon toiminnassa tai muuten merkittävästi edistänyt sen pyrkimyksiä. Esityksen kunniajäseneksi kutsumisesta tekee hallitus, mutta myös kuusi (6) kerhon jäsentä käsittävällä ryhmällä on siihen oikeus. Kerhon on pidettävä kaikista jäsenistään jäsenluetteloa. 4. Jäsenen eroaminen ja erottaminen Jäsen voi erota kerhosta ilmoittamalla siitä kirjallisesti kerhon hallitukselle tai sen puheenjohtajalle tai ilmoittamalla siitä kerhon kokouksessa pöytäkirjaan merkittäväksi.. Jäsen katsotaan eronneeksi myös, mikäli hän ei ole suorittanut jäsenmaksuaan kolme kuukautta erääntymisen jälkeen.. Hallitus voi erottaa jäsenen kerhosta, jos jäsen on jättänyt täyttämättä ne velvoitukset, joihin hän on kerhoon liittymällä sitoutunut tai on menettelyllään kerhossa tai sen ulkopuolella vahingoittanut kerhoa tai ei enää täytä laissa taikka kerhon säännöissä mainittuja jäsenyyden ehtoja. Kerhon hallitus voi perustellusta syystä kieltää jäsenen osanoton kerhon toimintaan määräajaksi. Ennen päätöksen tekemistä asianomaiselle jäsenelle on varattava tilaisuus selityksen antamiseen.
Erotetulla jäsenellä on oikeus kirjallisesti valittaa päätöksestä kerhon kokoukselle, jonka täytyy tällöin vahvistaa päätös kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Valitus on toimitettava hallitukselle kolmenkymmenen (30) vuorokauden kuluessa siitä, kun erottamispäätöksestä on tiedotettu erotetulle jäsenelle, ja se on käsiteltävä lähinnä seuraavassa kerhon kokouksessa, kuitenkin viimeistään kuudenkymmenen (60) vuorokauden sisällä valituksen jättöpäivästä. 5. Jäsenmaksu Varsinaisilta jäseniltä, ulkojäseniltä ja kannattavilta jäseniltä kalenterivuosittain perittävän jäsenmaksun suuruudesta erikseen kullekin jäsenryhmälle päättää kevätkokous. Kunniapuheenjohtaja ja kunniajäsenet eivät suorita jäsenmaksuja. 6. Hallitus Hallitukseen kuuluu puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri ja taloudenhoitaja sekä korkeintaan neljä muuta jäsentä. Uusi hallitus sekä muut tarvittavat toimihenkilöt seuraavalle toimikaudella valitaan syyskouksessa. Hallituksen toimikausi on kalenterivuosi. Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii. Hallituksen tehtäviin kuuluu: 1. johtaa kerhon toimintaa; 2. valmistella kerhon kokouksissa esille tulevat asiat ja toimeenpanna niissä tehdyt päätökset; 3. hoitaa kerhon taloutta ja omaisuutta; 4. päättää ulkojäseneksi hyväksymisestä; 5. pitää kirjaa kerhon jäsenistä; 6. laatia ehdotus kerhon toimintasuunnitelmaksi, talousarvioksi, toimintakertomukseksi ja tilinpäätökseksi; 7. valvoa mahdollisten toimikuntien ja toimihenkilöiden toimintaa; 8. kutsua kerhon kokoukset koolle tarpeen vaatiessa sekä 9. edustaa kerhoa
Sihteerin tehtävänä on laatia pöytäkirjat kerhon ja kerhon hallituksen kokouksista sekä huolehtia arkistosta. Taloudenhoitajan tehtävänä on hoitaa kerhon taloutta ja omaisuutta sekä valmistella ehdotukset tilinpäätökseksi ja talousarvioksi. Hallituksen jäsenet saavat toimikautensa aikana osallistua ilmaiseksi viikottaisille tanssikursseille, ellei hallitus toisin päätä. Hallituksen kokous on päätösvaltainen, mikäli kokouksesta on tiedotettu hallituksen keskuudessaan sopimalla tavalla ja läsnä on vähintään puolet hallituksen jäsenistä siten, että puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja on läsnä. Äänestykset ratkaistaan ehdottomalla ääntenenemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa. Hallitus voi erityisiä tehtäviä varten asettaa hallituksen alaisia toimikuntia ja toimihenkilöitä. Tällöin on määrättävä toimikausien pituudet, kuitenkin enintään kalenterivuosi. 7. Kerhon nimenkirjoittajat Kerhon nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja, taloudenhoitaja tai henkilö, jolle hallitus on myöntänyt siihen oikeuden. 8. Tilikausi ja toiminnantarkastus Kerhon tilikausi on kalenterivuosi. Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomus on toimitettava toiminnantarkastajille/tilintarkastajille viimeistään neljätoista (14) vuorokautta ennen kevätkokousta. Tilit ja kerhon muut asiakirjat on annettava tarkistettavaksi muutenkin pyydettäessä. Toiminnantarkastajien tulee antaa kirjallinen lausuntonsa viimeistään kolme (3) vuorokautta ennen kevätkokousta hallitukselle. 9. Kerhon kokoukset Kerhon kokouksia ovat kevätkokous, syyskokous ja ylimääräiset kokoukset.
Kerhon kokoukseen voidaan osallistua hallituksen tai kerhon kokouksen niin päättäessä myös postitse taikka tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla kokouksen aikana tai ennen kokousta. 9.1 Kevätkokous Kerhon kevätkokous pidetään viimeistään maaliskuun aikana hallituksen määrämänä päivänä. Kevätkokouksessa on käsiteltävä ainakin: 1. toimintakertomus edelliseltä vuodelta; 2. tuloslaskelma ja tase liitetietoineen; 3. toiminnantarkastajien lausunto; 4. tilinpäätöksen hyväksyminen; 5. vastuuvapauden myöntäminen tilivelvollisille; 6. hallituksen valmistelema toimintasuunnitelma kuluvalle toimikaudelle; 7. hallituksen valmistelema talousarvio kuluvalle toimikaudelle; 8. kerhon jäsenmaksujen suuruus kuluvalle toimikaudelle; 9. jäsenmaksujen maksamisen eräpäivä. 9.2 Syyskokous Syyskokous pidetään viimeistään marraskuun aikana hallituksen määräämänä päivänä. Syyskokouksessa on käsiteltävä ainakin: 1. hallituksen puheenjohtajan, varapuheenjohtajan, sihteerin, taloudenhoitajan sekä muiden hallituksen jäsenten valinta seuraavaksi toimikaudeksi; 2. kerhon toimihenkilöiden valinta seuraavaksi toimikaudeksi; 3. kahden toiminnantarkastajan ja heidän henkilökohtaisten varamiestensä valinta seuraavaksi toimikaudeksi. 9.3 Ylimääräinen kokous Ylimääräinen kokous pidetään, kun kerhon kokous niin päättää tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään kymmenesosa (1/10) kerhon äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii. Kokous on pidettävä kolmenkymmenen (30) vuorokauden kuluessa siitä, kun vaatimus sen pitämisestä on esitetty jollekin hallituksen jäsenelle.
9.4 Oikeudet kerhon kokouksissa Kerhon kokouksissa on jokaisella varsinaisella jäsenellä, ulkojäsenellä, kunniapuheenjohtajalla ja kunniajäsenellä yksi ääni. Kannattavalla jäsenellä on kokouksessa läsnäolo ja puheoikeus. Kokouksen päätöksellä voidaan myös kerhoon kuulumattomalle myöntää läsnäolo oikeus sekä puheoikeus. Kerhon kokouksen päätökseksi tulee, ellei säännöissä ole toisin määrätty, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa. 10. Kerhon kokousten koollekutsuminen Kokouskutsussa on mainittava kokouksen aika, paikka ja kokouksessa käsiteltävät asiat. Kutsu on julkaistava kerhon virallisella sähköpostilistalla vähintään seitsemän (7) vuorokautta ennen kokousta; kesä, heinä ja elokuussa ja Helsingin yliopiston joulu ja pääsiäisloman aikana kuitenkin vähintään neljätoista (14) vuorokautta ennen kokousta. 10.1 Päätösvaltaisuus Kokous on päätösvaltainen, jos se on kutsuttu koolle sääntöjen määräämällä tavalla. 10.2 Käsiteltävät asiat Kokouksessa käsitellään kokouskutsussa mainitut asiat. Kokous voi myös ottaa käsiteltäväkseen asian, jonka kokous viiden kuudesosan (5/6) enemmistöllä annetuista äänistä julistaa kiireelliseksi. Käsiteltäessä kerhon sääntöjen muuttamista, hallituksen tai sen jäsenen taikka toiminnantarkastajan valitsemista tai erottamista, tilinpäätöksen vahvistamista ja vastuuvapauden myöntämistä tai kerhon purkamista on asiasta kuitenkin mainittava kokouskutsussa. 10.3 Luottamus tai toimihenkilön erottaminen Kokous voi perustellusta syystä vapauttaa luottamus tai toimihenkilön kesken toimikauttaan, jolloin kokouskutsussa on siitä mainittava.
11. Sääntöjen muuttaminen ja kerhon purkaminen Päätös sääntöjen muuttamisesta ja kerhon purkamisesta on tehtävä kerhon kokouksessa vähintään viiden kuudesosan (5/6) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai kerhon purkamisesta. Kerho purkautuu, jos kerho tekee siitä päätöksen kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä kahdessa (2) peräkkäisessä kokouksessa, joiden väli on vähintään kolmekymmentä (30) vuorokautta. Purkautumisesitys on mainittava kokouskutsussa. Kerhon purkauduttua on sen varat käytettävä näiden sääntöjen 2 :n mukaiseen tarkoitukseen, tai sen ollessa mahdotonta luovutettava pohjalaisille osakunnille. Kerhon purkautuessa käytetään kerhon varat kerhon tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla. Kerhon tullessa lakkautetuksi käytetään sen varat samaan tarkoitukseen.