1. Rekisterinpitäjä Nimi Lempäälän kunnan hyvinvointilautakunta Yhteystiedot (osoite, puhelin) Lempäälän kunta PL 34 37501 Lempäälä TIETOSUOJASELOSTE yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 Pvm: päivitetty 6.3.2018 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö (03) 565 51 000 Nimi Vanhustyön johtaja Yhteystiedot (osoite, puhelin) Vanhustyön keskus Himminpolku 6 37500 Lempäälä 3. Rekisterin nimi 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus puh. 050 383 3901 Ympärivuorokautisen hoivan asiakasrekisteri ja palveluasumisen osarekisteri - rekisteri koskee vanhuspalveluiden järjestämässä asumispalvelussa olevia asiakkaita Ympärivuorokautiset hoivapalvelut sisältävät Lempäälän kunnan vanhuspalvelujen järjestämän (1) laitoshoidon (vanhainkotihoito) ja (2) tehostetun palveluluasumisen sekä (3) palveluasumisen omana osarekisterinään. Sosiaalihuoltolain (1301/2014) 21 :n mukaan asumispalveluja järjestetään henkilöille, jotka erityisestä syystä tarvitsevat apua tai tukea asumisessa tai asumisensa järjestämisessä. Kotiin annettavat palvelut ovat ensisijaisia suhteessa palveluihin, jotka edellyttävät muuttamista ja sisältävät sekä asumisen että palvelut. Tilapäistä asumista järjestetään henkilöille, jotka tarvitsevat lyhytaikaista, kiireellistä apua. Tuettua asumista järjestetään henkilöille, jotka tarvitsevat tukea itsenäiseen asumiseen tai itsenäiseen asumiseen siirtymisessä. Tuetulla asumisella tarkoitetaan asumisen tukemista sosiaaliohjauksella ja muilla sosiaalipalveluilla. Palveluasumista järjestetään henkilöille, jotka tarvitsevat soveltuvan asunnon sekä hoitoa ja huolenpitoa. Tehostettua palveluasumista järjestetään henkilöille, joilla hoidon ja huolenpidon tarve on ympärivuorokautista. Palveluasumisella tarkoitetaan palveluasunnossa järjestettävää asumista ja palveluja. Palveluihin sisältyvät asiakkaan tarpeen mukainen hoito ja huolenpito, toimintakykyä ylläpitävä ja edistävä toiminta, ateria-, vaatehuolto-, peseytymis- ja siivouspalvelut sekä osallisuutta ja sosiaalista kanssakäymistä edistävät palvelut. Tehostetussa palveluasumisessa palveluja järjestetään asiakkaan tarpeen mukaisesti ympärivuorokautisesti.
Asumispalveluja toteutettaessa on huolehdittava siitä, että henkilön yksityisyyttä ja oikeutta osallistumiseen kunnioitetaan ja hän saa tarpeenmukaiset kuntoutus- ja terveydenhuollon palvelut. 2 Rekisteriä käytetään palvelu- ja tukiasumisen järjestämiseksi, asiakkaan hoidon ja sosiaalityön suunnitteluun, toteutukseen ja arviointiin. Lisäksi rekisteriä käytetään palveluiden suunnitteluun sekä tutkimus- ja tilastotarkoituksiin. Laitospalveluilla 22 :n mukaan tarkoitetaan hoidon ja kuntouttavan toiminnan järjestämistä jatkuvaa hoitoa antavassa sosiaalihuollon toimintayksikössä. Laitospalveluja voidaan järjestää lyhytaikaisesti tai jatkuvasti, päivisin, öisin tai ympärivuorokautisesti. Pitkäaikainen hoito ja huolenpito voidaan toteuttaa laitoksessa vain, jos se on henkilön terveyden tai turvallisuuden kannalta perusteltua, taikka siihen on muu laissa erikseen säädetty peruste. Laitospalveluja toteutettaessa henkilölle on järjestettävä hänen yksilöllisten tarpeidensa mukainen kuntoutus, hoito ja huolenpito. Hänelle on lisäksi pyrittävä järjestämään turvallinen, kodinomainen ja virikkeitä antava elinympäristö, joka antaa mahdollisuuden yksityisyyteen ja edistää kuntoutumista, omatoimisuutta ja toimintakykyä. Rekisteriä käytetään laitoshoidon ja tehostetun palveluasumisen järjestämiseen, asiakkaan hoidon ja sosiaalityön suunnitteluun, toteutukseen ja arviointiin. Lisäksi rekisteriä käytetään palveluiden suunnitteluun sekä tutkimus- ja tilastotarkoituksiin. Ostopalveluiden osalta Lempäälän kunnan hyvinvointilautakunta toimii rekisterinpitäjänä. Palveluntuottajien ylläpitämät rekisterit ovat ympärivuorokautisen hoivan asiakasrekisteri osarekistereitä. Kunta voi järjestää palveluja myös palvelusetelillä. Sosiaali- ja terveydenhuollon palveluista annetun lain (569/2009) 4 :n mukaan kunnan tulee hyväksyä ne yksityiset palveluntuottajat, joiden palveluiden maksamiseen asiakas voi käyttää kunnan myöntämää palveluseteliä. Sosiaalihuoltolaki (1301/2014) Henkilötietolaki 1-3 luku (523/1999) Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 2 luku (1030/1999) Laki sosiaali- ja terveydenhuollon palvelusetelistä (569/2009) 5. Rekisterin tietosisältö Sähköisesti tallennetut tiedot 1) Pegasos -järjestelmä henkilötiedot (nimi, syntymäaika, henkilötunnus, kotikunta, yhteystiedot, yhteyshenkilön tiedot, asumistiedot) asiakasmaksupäätökset ja niihin liittyvät tulotiedot (laitoshoito) palvelun alkaminen, keskeytykset ja keskeytyksien syyt, palvelun päättyminen asiakaskertomus päivittäismerkintöineen toimintakyvyn arviointiin liittyvät tarvittavat tiedot sosiaalityön yhteydenotot ja asiakaskertomus palvelupäätökset pitkäaikaisesta laitoshoidosta palvelupäätökset tehostetusta palveluasumisesta 2) RAI-järjestelmä asiakkaan palvelutarpeen arviointiin liittyviä tietoja
3 Manuaalisesti tallennetut tiedot Paperiasiakirjoina säilytetään mm. asiakkaan suostumukset, hakemukset ja hakemusten liitteet, asiakkaan palvelupäätökset ja tuloselvitystiedot liitteineen. Tehostetun asumispalvelun ostopalveluissa hoitajien kirjaamat potilastiedot kuuluvat tehostetun asumispalvelun rekisteriin osarekisterinä. 6. Säännönmukaiset tietolähteet Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015) Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 1 luku (812/2000) Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 1 ja 2 luku (159/2007) Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 4 luku (785/1992) STM:n asetus potilasasiakirjoista (298/2009) Tiedot saadaan ja niitä ylläpidetään asiakkaan ja/tai hänen edustajansa ilmoittamien tietojen sekä palvelujen toteuttamisen yhteydessä syntyneiden tietojen perusteella. Henkilön tietoja voidaan saada viranomaisilta ja muilta tahoilta joko asiakkaan kirjallisella suostumuksella tai nimenomaisen lain säännöksen perusteella. Tietoja tulee aina ensisijaisesti pyytää asiakkaalta itseltään. Asiakkaalla tulee olla tieto, mikäli tiedot hankintaan nimenomaisen lain säännöksen perusteella. Lempäälän hyvinvoinnin palvelualueen omana toimintana toteutetussa ympärivuorokautisen hoivan yksiköiden palveluissa terveydenhuollon palvelut järjestetään terveyskeskuksen toimesta ja potilastiedot kuuluvat terveyskeskuksen potilasrekisteriin, samoin ostopalveluina toteutetuissa asumispalvelujen lääkäripalveluissa syntyvät kirjaukset. Terveyskeskuksen potilasrekisteristä tietoja saadaan asiakkaan antaman suostumuksen perusteella. Lisäksi henkilörekisterissä olevia salassa pidettäviä henkilötietoja saadaan teknisen käyttöyhteyden avulla Kansaneläkelaitokselta (Sosiaalihuollon asiakaslaki 21 ) sekä Väestötietojärjestelmästä (Väestötietolaki 29 ). Mikäli tietoja hankintaan teknisen käyttöyhteyden avulla muista henkilörekistereistä, tulee tähän saada asiakkaan lupa. 7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 3-4 luku (812/2000) Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 4 luku (785/1992) Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 3 luku (159/2007) Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 4-7 luku (621/1999) Asiakas- ja potilaslain mukaisesti yksittäisen henkilön tietoja voidaan luovuttaa muille tahoille asiakkaan suostumuksella tai nimenomaisen lain säännöksen perusteella. Jos henkilöllä ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa suostumuksella. Terveydenhuollon palvelut järjestetään terveyskeskuksen toimesta. Ympärivuorokautisen hoivan asiakasrekisteristä tietoja luovutetaan terveyskeskukseen asiakkaan suostumuksella.
4 Viranomaiselle, joilla on lain nojalla oikeus rekisterin tietoihin, niitä luovutetaan pyynnöstä. Luovutuksen pyytäjän on osoitettava lain kohta, jonka perusteella tietoja pyytää. Tietoja luovutetaan valtakunnallisiin rekistereihin tutkimus-, suunnittelu- ja tilastotarkoituksia varten (esim. THL:n Hilmo -hoitoilmoitusrekisteriin). Laskutustiedot eivät ole ympärivuorokautisen hoivan asiakasrekisterin tietoja. Ympärivuorokautisen hoivan asiakasrekisterin tuottama asiakasmaksujen laskutusaineisto siirretään ProE-ohjelmaa käyttäen teknisen käyttöliittymän kautta CGI:lle laskutuksen toimittamista varten. Asiakasmaksujen laskutus suoritetaan ProE-ohjelmistolla kerättävien tietojen perusteella. 8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle 9. Rekisterin suojauksen periaatteet Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 3-4 luku (812/2008) Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 4 luku (785/1992) Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 3 luku (159/2007) Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 4-7 luku (621/1999) Henkilötietolaki 1 luku (523/1999) Henkilötietojen luovutukseen Euroopan Unionin ulkopuolisiin maihin tarvitaan pääsääntöisesti asiakkaan suostumus. Lisäksi tulee varmistaa tietosuojan riittävä taso sen maan osalta, johon tietoja siirretään. Henkilötietolaki 5 ja 8 luku (523/1999) Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsittelevät tai katselevat työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä. Ympärivuorokautisen hoivan asiakasrekisterin asiakirjoihin sisältyviä tietoja saavat ilman asiakkaan suostumusta käyttää tai muuten käsitellä vain asianomaisessa toimintayksiköissä tai niiden toimeksiannosta asiakkaan palveluun tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt. Manuaalinen aineisto Aineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja -asetuksen mukaisesti. Sähköisesti tallennettu aineisto Lempäälän kunnan sekä seudun yhteisesti ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu Tampereen seudun ja Lempäälän kunnan tietoturvasäännösten mukaisesti. Lempäälän kunnan ja seudun tietohallinto vastaavat tältä osin tietoturvan toteutumisesta. Kunkin sovelluksen tietoturvan toteutumisesta ja valvonnasta vastaa sovelluksen omistaja oman kuntansa osalta. Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä järjestelmäkohtaiset henkilökohtaiset käyttötunnukset. Järjestelmien salasanat on vaihdettava säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan. Työntekijät ovat allekirjoittaneet tietojärjestelmien käyttöä koskevan tietosuojasitoumuksen. Rekisteritietojen käsittelyä ja katselua seurataan ja valvotaan käyttötietolokitietojen avulla.
5 Sosiaalihuoltoon on nimettynä seuranta- ja valvontatehtävää varten tietosuojavastaava. Ostopalvelut ja palvelusetelillä tuotettavat palvelut Hankittaessa palveluja ulkopuolisilta palveluntuottajalta, huolehditaan tietoturvan- ja tietosuojan toteutumisesta palveluntuottajan kanssa tehtävässä sopimuksessa. Lempäälän kunta hyväksyy palvelusetelillä palveluja tuottavat yritykset. Palvelusetelin saatuaan asiakas voi valita hyväksyttyjen tuottajien joukosta palveluntuottajan, jonka kanssa hän tekee sopimuksen. 10. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen Henkilötietolaki 6 luku (523/1999) Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 5-6 luku (621/1999) Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 1-2 luku (1030/1999) Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 4 luku, 25 Henkilötietolain 26 :n perusteella jokaisella on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja ympärivuorokautisen hoivan asiakasrekisteriin on talletettu tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Edunvalvojan tarkastusoikeutta arvioidaan sen mukaan, minkälainen määräys hänelle on annettu. Henkilötietolain 27 :n mukaan tarkastusoikeutta ei ole, jos tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa rekisteröidyn terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille. Tietojen tarkastuspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla erillisellä lomakkeella vanhustyön johtajalle. Asiakkaalle annetaan tilaisuus tutustua tietoihin vanhuspalvelujen yksikössä tai tiedot annetaan kirjallisesti. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran kalenterivuodessa. Tarkastuspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen kieltäytymistodistuksen, jossa mainitaan syy, jonka vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. Henkilötietolaki 6 luku (523/1999)
11. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen 6 Henkilötietolain 29 :n mukaan rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä. Korjauspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä vanhustyön johtajalle. Pyynnössä tulee yksilöidä, mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain 13 :n edellyttämällä tavalla. Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheellinen tieto on saatu tai jolle tieto on luovutettu. Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syy, jonka vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. 12. Muut mahdolliset oikeudet Henkilötietolaki 6 luku (523/1999) Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015)