On best-practices and the role of benchmarking. Haikon Kartano Fredrik Eklund (PhD Cand.) Manager, NHG

Transkriptio

1 On best-practices and the role of benchmarking Haikon Kartano Fredrik Eklund (PhD Cand.) Manager, NHG

2 Why look for best-practices? Literature comments on benchmarking rationale View of external conditions support setting of organizations business objectives (Spendolini 1992). Productivity measures are authenticated in the benchmarking process (Allan 1993). It promotes out-of-the-box thinking and internal paradigm change (Spendolini 1992). Enables competitive positioning and awareness of alternative industry practices (Camp 1989). May enable performance-leaps not possible through traditional management methods (Sedgwick 1995). Benchmarking supports the implementation of change (Fernandez et al 2001). Benchmarking can be used as a quality measure for process improvement (Allan 1993). Changes based on benchmarking results a positive effect on end-user or customer perception (Camp 1989, Shetty 1993).

3 Best practices in what? An operations management perspective OPERATIONS MANAGEMENT FOCUS MAINLY BEEN ON FINDING BEST- PRACTIVES IN TRADITIONAL EFFICIENCIES INCREASED FOCUS ON OUTCOME BASED EFFICIENCY MEASURES FOR IDENTIFICATION OF BEST-PRACTICES WOULD BE WELCOME! (population based aggregated measures, QUALY, PYLL, 15D, DRG / episode based costing and pricing, benchmarking, performance indexes, outcome based incentives) FINANCING RESOURCES OUTCOME-BASED EFFICIENCY Allocative efficiency Economic efficiency GOALS PRODUCTION OUTPUT OUTCOME VALUE Technical efficiency What happens to a patient? Source: Lillrank (2007) What is done to the patient? What happens to a patient?

4 Best practices in what? Another perspective: Production process vs. patient episode SERVICE PROVIDER / PRODUCTION PERSPECTIVE P R O C E S event Care event Chain of care Patient process Care process time E P I S O D E Health event Source: Lillrank (2007) Care episode Patient episode Episode of illness PATIENT PERSPECTIVE

5 OK, so mere production process perspective s too narrow. How go about identifying best-practices in patient episodes? Patient s biomedical / psychosocial state Patient information process anamnese referral statement negotiation lab res statement Service process Patient episode Money & resource process Resource consumption transaction transaction resource consumption resource consumption transaction Source: Lillrank (2007)

6 Examples

7 Elderly care international and regional differences in elderly care production systems United States United Kingdom Switzerland Sweden Spain Slovak Republic Norway Netherlands Luxembourg Korea Japan Italy Iceland Hungary Greece Germany France Finland Denmark Czech Republic Canada Belgium Austria Australia No. of long-term beds international comparison Long-term care beds - /1000 pop. 65+(hospitals) Long-term care beds - /1000 pop. 65+(nursing homes) Long-term care beds - /1000 pop. Number of municipalities Regional differences in Finland share of elderly care bed days produced in health vs. social care % % % % % % % % % % Source: OECD statistics 2006 Source: SOTKA 2006

8 Elderly care Further on local differences in elderly care production = Jämsä = Kuhmoinen = Jämsänkoski = Längelmäki = Vaasa = Raisio = Naantali = Merimasku = Rymättylä = Rusko Elderly care - institutional care / 75+ vuotias Source: Maisema-project (2007) Elderly care - cost of open care / +75 inhabitants

9 Benchmarking allocative efficiency and utilization rates in radiology and effects on production costs (X-ray examinations without contrast=natiivi) Personnel productivity Personnel productivity Personnel productivity Personnel years / no of equipment Avg utilization rates Avg cost per examination 70 Source: NHG

10 OR rooms and investments Käyttöaste - % 70 % 60 % 50 % 40 % Sali 1 Sali 2 Sali 3 Sali 4 Sali 5 ma ti ke to pe Käyttöaste = potilaiden salissaoloaika / 7,5 tunnin työpäiviä Suomen parhaat elektiiviset yksiköt ~ % käyttöaste Sairaanhoitopiiri, jossa panostettu sekä tuotantotaloudelliseen tutkimukseen että kehityshankkeisiin Lääkäreiden mielestä salikapasiteetti riittämätön Sairaanhoitopiiri tilasi selvityksen Salien käyttöasteet ratkaisevassa roolissa (n. 60%) Vaihtelu suuri, jossain 80% toisessa 30%, sairaanhoitopiirissä yli 100 eri jonoa leikkaukseen aikataulutus koordinoimatonta Kysynnän ja tarjonnan yhtenäistäminen ja hallinta Tulokset: 10 MEUR Leikkaussalien laajennushanke peruttiin vuonna 2005 Hoitojaksoissa 40% kehityspotentiaali verrattaessa Suomen parhaisiin yksiköihin (suoraan vertailukelpoisia yksiköitä) Sairaaloiden erikoistuminen tietyissä toimenpideryhmissä Toiminnallisen mittariston käyttöönotto (käyttöaste, vaihtoaika, odotusaika ) Source: NHG

11 Benchmarking cataract operations production process perspective - resource time per surgery 7:00 6:00 Unit 1 Unit 2 7:00 6:00 5:00 4:00 +2,5hours (11 personnel years per annum) 5:00 4:00 3:00 3:00 2:00 2:00 1:00 1:00 0:00 Lähteen käsittely Esikäynti Poli sihteeri Poli lääkäri Vastaanottava hoitaja Osaston sihteeri Ane hoitaja Instrumentti hoitaja Leikkauskäynti Jälkitarkastus Koko prosessi Jonohoitaja Pre-op ja jälkitarkastus hoitaja Koituttava hoitaja Ane lääkäri Leikkaava lääkäri Passari hoitaja 0:00 Lähteen Esikäynti Leikkauskäynti Jälkitarkastus Yhteensä käsittely Poli sihteeri Jonohoitaja Sairaalalääkäri Pre-op ja jälkitarkastus hoitaja Vastaanottava hoitaja Koituttava hoitaja Osaston sihteeri Ane lääkäri Ane hoitaja Leikkaava lääkäri Instrumentti hoitaja Passari hoitaja Source: NHG

12 What about the patient perspective? Patient in Process- analysis (PIP ) - ANALYSIS OF PATIENT EPISODE - Cataract kk 1. Lähetteen käsittely 2. Poliklinikkakäyntien odottaminen Poliklinikkakäynti 4. Hoidonvaraus Poliklinikkakäynti 6. Leikkauksen odottaminen 7. Leikkausajan ilmoittaminen 8. Leikkauksen odottaminen 9. Esikäynti 10. Leikkauskäynti 11. Kontrollikäynnin odottaminen 12. Kontrollikäynti 13. Leikkauksen odottaminen 14. Esikäynti 15. Leikkauskäynti 16. Kontrollikäynnin odottaminen 17. Kontrollikäynti Active care time Passive care time Superfluous care time Administrative time - Positiive waiting time Passive waiting time Negative waiting time Source: NHG

13 THROUGHPUT AT ORTHOPEDICAL SURGERY WARD WITH ONLINE AND OFFLINE INDUCTION - maximizing utilisation of bottleneck resources Online (n= 58) (Preparation in OR) 0:22 0:20 0:22 0:07 1:11 0:06 0:12 0:12 No significant difference Offline (n=77) (Separate preparation room) 0:03 0:02 0:22 0:03 1:04 0:06 0:07 0:08 0:00 0:30 1:00 1:30 2:00 2:30 3:00 Delay after cleaning Anesthetic preparation Surgical preparation Delay before operation Surgical operation Plastering Wake-up / delay Cleaning Source: Alho, Peltokorpi & Torkki, Helsinki University of Technology