Microsoftin kumppaneiden korruption vastaisen toiminnan koulutus

Transkriptio

1 Microsoftin kumppaneiden korruption vastaisen toiminnan koulutus 1

2 Suomenkielinen versio Tervetuloa Tervetuloa Microsoftin kumppaneiden korruption vastaisen toiminnan koulutus. Tämän kurssin avulla kumppanit oppivat noudattamaan Microsoftin edustajien korruption vastaisen toiminnan käytäntöä sekä liiketoimintaa eri puolilla maailmaa sääteleviä korruption vastaisia lakeja. Johdanto Microsoftin eettiset standardit Microsoft on sitoutunut noudattamaan eettisen liiketoiminnan standardeja. Odotamme työntekijöidemme sekä kumppaneidemme työntekijöiden toimivan korkeiden eettisten standardien ja lakien mukaisesti. Microsoft tekee yhteistyötä vain luotettavien ja eettisesti toimivien kumppaneiden kanssa. Tämän kurssin avulla kumppanit oppivat noudattamaan Microsoftin edustajien korruption vastaisen toiminnan käytäntöä sekä liiketoimintaa eri puolilla maailmaa sääteleviä korruption vastaisia lakeja. Kumppanit sitoutuvat Microsoftin kanssa solmimissaan sopimuksissa tarjoamaan työntekijöilleen korruption vastaisen toiminnan koulutusta. Kun suoritat tämän kurssin, täytät omalta osaltasi tämän vaatimuksen. Microsoft suhtautuu kumppaneidensa menestykseen yhteisenä menestyksenä. Arvostamme kumppaneitamme hyödymme kaikki, kun toimimme liiketoiminnassa eettisesti ja rehellisesti. Tämä on Microsoftin kehittämä kurssi sellaisille kumppaneille, joilla ei ole omaa korruption vastaisen toiminnan koulutusohjelmaa. Korruptio edistää köyhyyttä, sairauksia ja rikoksia. Korruptio vaikeuttaa taloudellista ja yhteiskunnallista kehitystä ja on huonoa bisnekselle. Se vääristää kilpailua ja estää kumppaneita kilpailemasta uudesta liiketoiminnasta tasapuolisesti. 2

3 Lahjuksia ei sallita Vaikka tällä kurssilla käsitelläänkin monia aiheita, sen perustan muodostaa Microsoftin korruption ja lahjukset kieltävä käytäntö. Microsoft kieltää julkishallinnon työntekijöiden ja virkamiesten lahjomisen sekä kaikenlaisten voitelumaksujen ja muiden vastaavien maksamisen niin virkamiesten kuin yksityisen sektorin edustajienkin kanssa toimittaessa. Microsoft kumppanit eivät koskaan missään olosuhteissa saa maksaa tai tarjota lahjuksia. Jokainen kumppani sitoutuu Microsoftin kanssa solmimassaan sopimuksessa olemaan maksamatta lahjuksia. Kumppanit noudattavat kaikkia soveltuvia lahjontaa, korruptiota, puutteellista kirjanpitoa ja arkistointia, sisäistä valvontaa ja rahanpesua koskevia lakeja, mukaan lukien Yhdysvaltain Foreign Corrupt Practices Act -lakia. (Yhdessä näitä kutsutaan tässä koulutuksessa korruption vastaisiksi laeiksi.) Kaikki kumppanit takaavat, että ne noudattavat Microsoftin edustajien korruption vastaisen toiminnan käytäntöä. Kumppani takaa, että se on käynyt läpi Microsoftin edustajien korruption vastaisen toiminnan käytännön ja noudattaa sitä. Korruption vastaisen toiminnan vaatimukset Microsoft tekee yhteistyötä vain luotettavien ja eettisesti toimivien kumppaneiden kanssa. Saat lisätietoja Microsoftin edustajien korruption vastaisen toiminnan vaatimuksista napsauttamalla alla olevia ruutuja. Korruption vastaisten lakien noudattaminen Microsoftin kumppaneiden edellytetään toimivan tiukkojen eettisten standardien ja kaikkien soveltuvien korruptiota koskevien lakien mukaisesti. Kukaan kumppani ei suoraan tai epäsuoraan lupaa, valtuuta, tarjoa tai maksa mitään arvokasta kenellekään julkishallinnon työntekijälle tai virkamiehelle tarkoituksenaan vaikuttaa häneen millään epäsoveliaalla tavalla tai edistääkseen Microsoftin liiketoiminnallisia etuja. 3

4 Voitelumaksut ovat kiellettyjä Microsoft kieltää kaikenlaiset lahjukset, mukaan lukien voitelumaksut ja vastaavat. Voitelumaksu on maksu, jonka tarkoitus on taata tai nopeuttaa julkishallinnon työntekijän tai virkamiehen rutiininomaisen päätöksen tekoa tai muuta toimenpidettä. Taustatarkistukset Microsoft edellyttää, että tiettyjen kumppaneiden taustat tarkistetaan, ennen kuin ne voivat aloittaa yhteistyön Microsoftin kanssa tai jatkaa yhteistyötä. Kumppaneiden on noudatettava Microsoftin antamia ohjeita ja tietopyyntöjä taustatarkistuksiin liittyen. Rahanpesu on kielletty Mikään Microsoftin kumppani ei käytä liikesuhdetta Microsoftiin laittomasti hankittujen rahojen alkuperän peittämiseen tai tämän yrittämiseen. Ei matka- ja kestityskulujen maksamista tai lahjoja Microsoftin kumppanit eivät saa maksaa julkishallinnon työntekijöiden tai virkamiehien matka-, majoitus- ja kestityskuluja tai lahjoja Microsoftin puolesta. Kumppanit eivät myöskään saa käyttää mitään Microsoftilta peräisin olevia varoja tai Microsoftin kanssa tehdyn liiketoiminnan mitään tuottoja julkishallinnon työntekijöiden tai virkamiesten matka-, majoitus- ja kestityskulujen maksamiseen. Tarkka kirjanpito ja arkistointi Kumppaneiden on kirjattava maksut ja muut korvaukset yrityksen kirjanpitoon ja arkistoihin riittävän tarkasti ja riittävän ajoissa. Kumppanit eivät saa perustaa tai käyttää mitään salaisia tilejä tai muita vastaavia mihinkään tarkoitukseen. Virheelliset, harhaanjohtavat, puutteelliset ja väärennetyt kirjanpidon ja arkistoinnin merkinnät ovat kiellettyjä. Kumppaneiden on kehitettävä sisäinen valvontajärjestelmä, joka estää lahjusten maksamisen ja joka takaa kohtuullisella tavalla tilinpäätösten ja kirjanpidon paikkansapitävyyden. Ei omia rahoja Älä käytä omia rahojasi saavuttaaksesi jotain sellaista, minkä Microsoft kieltää, tai kiertääksesi Microsoftin käytäntöjä ja menettelyohjeita. Ei kostotoimia Microsoft kieltää ja estää kaikenlaiset kostotoimet ketä tahansa sellaista kumppania kohtaan, joka on vilpittömästi ilmoittanut lakien tai Microsoftin korruption vastaisen käytännön rikkomuksista tai mahdollisista ongelmia aiheuttavista tilanteista. Kenellekään kumppanille ei koidu haittaa tai muita kielteisiä seuraamuksia lahjuksen maksamisesta tai vastaanottamisesta kieltäytymisestä, vaikka tämä johtaisi mahdollisiin liiketoiminnallisiin menetyksiin tai tappioihin Microsoftille. 4

5 Valvonta Mikäli kumppanit rikkovat korruptiota koskevia lakeja, heille seuraa siitä viranomaisten vaatimia rikos- ja siviilioikeudellisiin rangaistuksia. Lisäksi Microsoft voi ilmiantaa kenet tahansa korruption vastaisen toiminnan käytäntöä rikkovan kumppanin viranomaisille, jotta viranomaiset voivat asettaa kumppanin rikosoikeudelliseen vastuuseen tai muuhun oikeudelliseen vastuuseen. Microsoft voi myös vaatia oikeudessa vahingonkorvauksia tällaisilta kumppaneilta. Huolenaiheista ilmoittaminen Kumppaneiden tulee ilmoittaa huolenaiheet, mahdolliset ongelmatilanteet ja epäillyt lakien rikkomukset Microsoftille Raportointi-osiossa kuvattujen resurssien avulla. Alihankkijoita koskevat säännöt Microsoft edellyttää, että kumppanit vaativat alihankkijoitaan ja edustajiaan noudattamaan samoja sääntöjä ja standardeja, joita Microsoft soveltaa edustajiinsa. Kumppaneiden tulee omatoimisesti tutkia alihankkijoiden ja edustajien taustat ennen palkkaamista. Näin kumppanit voivat varmistua niiden olevan laillisia yrityksiä, joilla on edellytykset tarjota palveluita tai muita vastaavia, joita niiltä tilataan, ja jotka ovat luotettavia ja eettisiä yrityksiä. Kumppaneita saatetaan pitää vastuussa sellaisten ulkopuolisten tahojen toimista, jotka ne ovat palkanneet. Maailmanlaajuinen valvonta Korruptio on maailmanlaajuinen ongelma. Kaikki maat, joissa Microsoft toimii, kieltävät korruption. Yhdysvaltain Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) -laki koskee Microsoftin ja sen kumppaneiden toimia kaikkialla maailmassa. Korruption vastaisten lakien noudattamista valvotaan maailmanlaajuisesti yli rajojen. 5

6 Opintotehtävä: korruption seuraukset Mitä seurauksia korruption vastaisten lakien rikkomisella on? A. Saatat joutua vankilaan. B. Viranomaiset saattavat asettaa yrityksesi syytteeseen ja liiketoimintakieltoon. C. Yrityksesi sekä sinä itse saatatte joutua maksamaan suuret sakot ja vahingonkorvaukset. D. Microsoft voi irtisanoa yrityksesi sopimuksen. E. Yrityksesi asiakkaat kaikkoavat ja maineenne kärsii. F. Sinä itse ja yrityksesi saatatte joutua siviilioikeudelliseen vastuuseen. Kaikki yllä mainitut pitävät paikkansa. Korruption vastaisten lakien rikkomuksilla on rikosoikeudellisia seuraamuksia. Saatat siis joutua vankilaan lahjuksiin sekaantumisesta. Lisäksi siitä saattaa koitua monia muitakin haitallisia seurauksia. Seuraavassa osiossa opit välttämään mahdollisia korruptioon liittyviä toimia sekä noudattamaan Microsoftin korruption vastaisen toiminnan käytäntöä. Korruption välttäminen Johdanto Kun nyt olet selvillä Microsoftin edustajien korruption vastaisen toiminnan perusvaatimuksista, voit perehtyä tarkemmin lahjusten ja muiden vastaavien välttämiseen. 6

7 Mikä lahjus on? Lahjus tarkoittaa minkä tahansa arvokkaan antamista suoraan tai epäsuoraan (tai tämän lupaamista, valtuutusta tai tarjoamista) kenelle tahansa siten, että tarkoituksena on hankkia epäsoveliasta etua itselle, esimerkiksi saada sopimuksia Microsoftilta tai sen kumppaneilta tai uusia sopimuksia. Saat lisätietoja tästä tutustumalla lauseen eri osiin tarkemmin ja napsauttamalla oikealla olevia välilehtiä. Tarjoaminen, lupaaminen, valtuuttaminen tai antaminen Lahjusmaksun tai muun vastaavan tarjoaminen tai lupaaminen on kiellettyä, vaikka lupaus tai tarjous ei johtaisikaan varsinaiseen maksuun. Lahjukset ovat laittomia, vaikka ne epäonnistuisivat. Vaikka virkamies ei tekisikään mitään vastapalveluksena sille, että maksat tai lupaat hänelle jotain arvokasta, on kyseessä silti lahjus. Mitä tahansa arvokasta Lahjuksia voi olla monessa muodossa. Millä tahansa arvokkaalla tarkoitetaan käteistä, lahjoja, matkoja, kestitystä, lainoja, hyväntekeväisyyslahjoituksia, palveluita tai työllistymismahdollisuuksia. Lahjuksen arvolla tai summalla ei ole mitään alarajaa. Myös hyvin pienet maksut voivat olla lahjuksia. Kenelle tahansa Useimmat korruption vastaiset lait keskittyvät virkamiesten lahjontaan, mutta joissain maissa on myös yksityisen sektorin lahjukset kieltäviä lakeja. Microsoftin käytäntö kieltää kaikenlaiset lahjukset, riippumatta siitä, onko saaja julkisella tai yksityisellä sektorilla. Suoraan tai epäsuoraan Vaikka et suorittaisikaan epäsoveliasta maksua itse, saatat silti olla vastuussa siitä, jos valtuutat jonkun muun tekemään sen tai jätät jonkun muun tekemän maksun huomiotta. Sinua saatetaan pitää vastuussa työntekijöidesi ja alihankkijoidesi toimista. Hankkia epäsoveliasta etua Microsoftilta tai sen kumppaneilta Mikä tahansa yritys vaikuttaa yksittäisten henkilöiden päätöksentekoon epäsoveliaalla tavalla on kiellettyä. Tämä kattaa muun muassa yritykset vaikuttaa sopimuksen saamiseen, verojen tai tullimaksujen pienentämiseen, toimituksen aikaistamiseen, lupa- tai hyväksyntäprosessin nopeuttamiseen tai julkishallinnon päätöksen tulokseen. Eettinen ja lakien mukainen liiketoiminta on oikein. 7

8 Mikä julkishallinnon työntekijä tai virkamies on? (1/2) Microsoftin edustajien korruption vastaisen toiminnan käytäntö kieltää lahjusten ja muiden vastaavien maksamisen julkishallinnon työntekijöille ja virkamiehille. Kumppanien tulee olla aina tietoisia siitä, milloin ne ovat tekemisissä julkishallinnon työntekijöiden ja virkamiesten kanssa, sekä varmistettava, että toiminta täyttää Microsoftin käytäntöjen ja lain vaatimukset. Julkishallinnon työntekijöiksi ja virkamiehiksi katsotaan seuraavat: julkishallinnon viraston tai muun tahon työntekijät vaaleilla valitut virkamiehet ja edustajat julkishallinnon puolesta toimivat yksityishenkilöt valtion omistamien tai hallitsemien yritysten työntekijät ja edustajat poliittisiin virkoihin pyrkivät ehdokkaat poliittisten puolueiden virkamiehet julkisten kansainvälisten organisaatioiden (esim. Maailmanpankki) työntekijät. Mikä julkishallinnon työntekijä tai virkamies on? (2/2) Julkishallinnon työntekijöitä tai virkamiehiä ovat seuraavat: Julkishallinnon virastossa tai valtion omistamassa yrityksessä työskentelevä lääkäri tai lakimies Poliittisen puolueen työntekijä Julkishallinnon virkamiehen konsultti Valtion omistaman tai hallitseman yrityksen työntekijä Kaupungin tai kunnan työllistämä opettaja Julkishallinnon viraston tai muun vastaavan työntekijä 8

9 Ei matkoja, lahjoja tai kestitystä (1/2) Epäsovelias etu virkamiehelle voi olla monessa muodossa. Virkamiehen matkakulujen maksaminen, lahjojen antaminen ja kestitys saattaa olla epäsoveliasta, jos kyseessä on ylenpalttinen etu tai etu, joka ei liity todelliseen liiketoiminnalliseen tarkoitukseen. Microsoft ymmärtää, että pienet lahjat sekä kunnioituksen ja kiitollisuuden osoitukset kuuluvat usein normaaliin liiketoimintaan ja että ne ovat tavanomaisia monissa sopimuksissa ja kaupoissa. Ylenpalttisia, kalliita tai ylellisiä lahjoja, matkoja tai kestityksiä saatetaan kuitenkin pitää lahjuksina, jos niiden antamisen taustalla on epäsovelias tarkoitus. Ei matkoja, lahjoja tai kestitystä (2/2) Microsoft kieltää kumppaneita maksamasta julkishallinnon työntekijöiden matka-, majoitus- ja ateriakustannuksia, lahjoja sekä viihde- ja kestityspalveluita osana liiketoimintaa Microsoftin kanssa. Jokaisen kumppanin kanssa solmitussa sopimuksessa todetaan, että Microsoft ei maksa mitään tällaisia kuluja. Microsoftin kumppanit eivät saa maksaa julkishallinnon työntekijöiden tai virkamiehien matka-, majoitus- ja kestityskuluja tai lahjoja Microsoftin puolesta. Kumppanit eivät myöskään saa käyttää mitään Microsoftilta peräisin olevia varoja tai Microsoftin kanssa tehdyn liiketoiminnan mitään tuottoja julkishallinnon työntekijöiden tai virkamiesten matka-, majoitus- ja kestityskulujen maksamiseen. 9

10 Opintotehtävä: matkat, lahjat ja kestitys Oletetaan, että olet seuraavassa tilanteessa: Microsoft-kauppaan liittyvä asiakas pyytää sinua maksamaan matkat Microsoftin toimipisteeseen Yhdysvalloissa tuote-esittelyä varten. Asiakas pyytää, että hän voisi samalla matkalla käydä myös Las Vegasissa. Miten sinun tulisi toimia? A. Maksan koko matkan, koska matkalla on sallittu tarkoitus. B. Pyydän matkatoimistoa maksamaan koko matkan ja korvaan sitten kulut matkatoimistolle. C. Maksan asiakkaan matkan Microsoftin toimipisteeseen, mutta en maksa Las Vegasissa käyntiä, sillä se ei liity liiketoimintaan asiakkaan kanssa. D. Kerron asiakkaalle, että en voi maksaa matkakuluja Microsoftin puolesta, mutta välitän pyynnön Microsoftille. Oikea vastaus on D. Microsoft voi maksaa virkamiesten matkakulut, kun matkalla on selkeä tarve ja sallittu tarkoitus, mutta Microsoft ei halua kumppaneiden ja muiden edustajien maksavan matkakuluja sen puolesta. Matkoja tai matkojen lisäosuuksia, joilla ei ole selkeää ja sallittua liiketoiminnallista syytä, ei koskaan sallita. rekrytointi Kumppanit eivät saa käyttää työllistysmahdollisuuksia julkishallinnon työntekijöiden päätöksentekoa ohjaavina vaikuttimina. Työn tarjoaminen julkishallinnon työntekijälle tai julkishallinnon työntekijän sukulaisen tai ystävän palkkaaminen saatetaan nähdä tilanteena, jossa tarjoat virkamiehelle edun, jota saatetaan pitää lahjuksena, mikäli tarkoitusperät ovat hämärät. 10

11 Opintotehtävä: rekrytointi Oletetaan, että olet seuraavassa tilanteessa: Microsoftin tekemän kaupan asiakas on viranomainen. Kun tapaat virkamiehen keskustellaksesi kaupasta, hän kertoo poikansa valmistuneen juuri yliopistosta ja etsivän töitä. Virkamies sanoo tekevänsä suuremman tilauksen, jos kumppaniyritys tai Microsoft palkkaa hänen poikansa. Miten sinun tulisi toimia? A. Vastaan virkamiehelle tutkivani asiaa pyydän häntä lähettämään poikansa ansioluettelon. B. Kerron virkamiehelle, että Microsoft tai kumppaniyritys ei voi palkata hänen poikaansa. C. Lupaan virkamiehelle palkkaavani hänen poikansa, mutta vasta kauppojen solmimisen jälkeen ja sillä edellytyksellä, että Microsoftilla tai kumppaniyrityksellä on paikkoja vapaana. Oikea vastaus on B. Virkamies yhdisti poikansa palkkaamisen Microsoftin tuotteiden ostamiseen. Virkamies siis käytännössä pyysi lahjusta. Sinun tulee kieltäytyä siitä ja ilmoittaa asiasta Microsoftille. Hyväntekeväisyyslahjoitukset Monet yritykset Microsoft mukaan lukien osallistuvat hyväntekeväisyyteen yhteisöissä, joissa ne toimivat. Kumppanit eivät kuitenkaan saa käyttää hyväntekeväisyyslahjoituksia keinona lahjoa viranomaisia. Kun kyseessä on liiketoiminta Microsoftin kanssa, kumppanit eivät saa tehdä hyväntekeväisyyslahjoituksia, joista saattaa olla henkilökohtaista etua tai hyötyä viranomaiselle tai julkishallinnon työntekijälle tai joista saadaan vastapalveluksia virkamieheltä tai julkishallinnon työntekijältä. Jos virkamies lupaa tai uhkaa jotain lahjoituspyyntöön liittyen, pyynnöstä on kieltäydyttävä ja se on ilmoitettava Microsoftille. Tiesitkö tämän? Yrityksiä on rangaistu siitä, että ne ovat tehneet lahjoituksia virkamiesten suosimille hyväntekeväisyyskohteille saadakseen virkamiehiä ohjaamaan liiketoimintaa yritykselle. Vaikka kyseessä olivat täysin lailliset hyväntekeväisyysjärjestöt, yritysten tekemien lahjoitusten katsottiin kuitenkin olevan yrityksiä vaikuttaa virkamiehiin epäsoveliaalla tavalla. Tämän vuoksi ne rikkoivat korruptiolakeja. 11

12 Mitä mahdolliset ongelmatilanteet ovat? Kun toimit asiakkaiden, toimittajien ja edustajien kanssa, pidä silmällä varoitusmerkkejä epäsoveliaasta tai korruptoituneesta toiminnasta (eli pidä silmällä mahdollisia ongelmatilanteita). Mahdollinen ongelmatilanne on mikä tahansa tilanne, joka luo epäilyitä epäsoveliaasta tai korruptoituneesta toiminnasta. Alla on lueteltu esimerkkejä mahdollisista ongelmatilanteista ja ongelmia aiheuttavista seikoista: ylisuuret provisiot kohtuuttoman suuret alennukset sopimukset, jotka eivät vastaa kaupan todellista taloudellista arvoa normaalista poikkeavat ehdot ja poikkeuksellisen monimutkaiset ehdot sekä laskutuskäytännöt puutteellinen tai läpinäkyvyydeltään heikko dokumentaatio konsultointisopimukset, joissa palvelut kuvataan hyvin epämääräisesti. Seuraavalla sivulla saat lisää esimerkkejä mahdollisista ongelmatilanteista sekä esimerkkejä muutamista tilanteista, jotka eivät ole ongelmatilanteita. Opintotehtävä: Mahdollinen ongelmatilanne Mahdollinen ongelmatilanne A. Edustajan liiketoiminnallinen tavoite jossain tietyssä kaupassa tai sopimuksessa on epäselvä tai hämäräperäinen. B. Edustajalla on läheisiä sidoksia kauppaan liittyvään virkamieheen. C. Edustajan taustat on tarkistettu huolellisesti. D. Edustaja on otettu mukaan sopimukseen tai kauppaan viranomaisen vaatimuksesta tai pyynnöstä. E. Edustaja on toiseen maahan perustettu pöytälaatikkoyhtiö. F. Edustaja vaatii maksua ulkomaiselle pankkitilille. G. Edustajalla on kokemusta virkamiesten kanssa toimimisesta. Vastaus: A, B, D, E ja F ovat mahdollisia ongelmatilanteita. 12

13 Mahdollisten ongelmien ilmoittaminen Jos törmäät mahdolliseen ongelmatilanteeseen, sinun on ilmoitettava se Microsoftille. Voit tehdä ilmoituksia Microsoftille usein eri tavoin. Ne on kuvattu Raportointi-osiossa. Kumppaneille ei koskaan koidu haittoja tai haitallisia seuraamuksia siitä, että ne ilmoittavat vilpittömästi mahdollisista ongelmatilanteista. Opintotehtävä: Korruption välttäminen Oletetaan, että olet seuraavassa tilanteessa: Kilpailet toisen kumppanin kanssa julkishallintoasiakkaan sopimuksesta. Asiakas sanoo, että he haluavat tehdä sopimuksen sinun yrityksesi kanssa, mutta yrityksesi täytyisi maksaa pieni lisämaksu hallituksen ministerin uudelleenvalinnan tukemiseksi. Mitä sinun tulisi tehdä? A. Maksan maksun, jotta yritykseni ei häviä kauppaa kilpailijalle. B. Pyydän alihankkijaa maksamaan maksun, jotta sitä ei voida jäljittää suoraan yritykseeni. C. Pidän tätä lahjuksen pyytämisenä. Kieltäydyn maksamasta ja ilmoitan asiasta Microsoftille. D. En tee mitään, vaan toivon parasta. Oikea vastaus on C. Tämän on lahjuksen pyytämistä. Kumppanit eivät koskaan saa maksaa lahjuksia suoraan tai epäsuoraan, vaikka tämä tarkoittaisi mahdollisen kaupan menetystä. Kun ilmoitat asiasta Microsoftille, se voi tutkia sitä ja ryhtyä tarvittaviin toimiin. Microsoft ei tee yhteistyötä korruptoituneiden kumppaneiden tai asiakkaiden kanssa. Microsoft kieltää ja estää kaikenlaiset kostotoimet ketä tahansa sellaista henkilöä kohtaan, joka on vilpittömästi ilmoittanut Microsoftin korruption vastaisen käytännön mahdollisista rikkomuksista tai kieltäytynyt osallistumasta käytäntöä rikkoviin toimiin. Tarkkuus ja läpinäkyvyys Johdanto Korruption vastaisissa laeissa vaaditaan muutakin kuin kielletään lahjusten maksaminen. Lakien mukaan yritysten on ylläpidettävä tarkkaa kirjanpitoa ja tehokasta sisäistä valvontaa sekä toimittava avoimesti. 13

14 Tarkka kirjanpito ja arkistointi Sekä Microsoft että korruption vastaiset lait edellyttävät kumppaneilta tarkkaa kirjanpitoa ja arkistointia. Tarkka kirjanpito ja arkistointi auttavat korruption vastaisten lakien noudattamisen varmistamisessa. Virheelliset, harhaanjohtavat, puutteelliset ja väärennetyt kirjanpidon ja arkistoinnin merkinnät ovat kiellettyjä. Voit lukea lisätietoja seuraavalla sivulla. Tarkkuuden ja läpinäkyvyyden vaatimukset Saat lisätietoja kumppaneita koskevista vaatimuksista napsauttamalla välilehtiä. Tehokas sisäinen valvonta Kumppaneiden on kehitettävä tehokas sisäinen valvontajärjestelmä, joka estää lahjusten maksamisen ja joka takaa kohtuullisella tavalla tilinpäätösten ja kirjanpidon paikkansapitävyyden. Yksityiskohtaiset ja läpinäkyvät sopimukset ja hinnoitteluperusteet Sopimusehdot, sopimuslausekkeet ja hinnoitteluperusteet on määritettävä yksityiskohtaisesti. Lisäksi niiden täytyy olla läpinäkyviä ja solmitun kaupan tai sopimuksen todellista taloudellista arvoa vastaavia. Suoritustodistus Microsoft saattaa edellyttää kumppaneita toimittamaan suoritustodistuksen, jotta tietyt maksut voidaan maksaa. (Tämä voi koskea esimerkiksi kanavakannustimia tai liiketoimintainvestointien rahoja.) Noudata aina Microsoftin suoritustodistusvaatimuksia. Tarkka ja kattava suoritustodistus voi auttaa yritystäsi ja Microsoftia tehokkaassa sisäisessä valvonnassa. Ei salaisia tilejä Kumppaneilla ei saa olla salaisia tai piilotettuja tilejä. Kumppanit saavat käyttää maksujen maksamiseen ja vastaanottamiseen vain Microsoftin sopimusten sallimia pankkitilejä. Vältä pöytälaatikkoyrityksiä ja ulkomaisia tilejä Vältä muissa maissa perustettujen pöytälaatikkoyritysten käyttöä sekä ulkomaisten pankkitilien käyttöä maksuissa. 14

15 Esimerkki valvonnasta Tarkan kirjanpidon ja arkistoinnin sekä tehokkaan sisäisen valvonnan tärkeys käy ilmi esimerkkitapauksesta vuodelta Tapauksen keskiössä on suuri tekniikan alan yritys ja sen tytäryhtiö. Syyte Yhdysvaltain arvopaperi- ja pörssikomitea (Securities and Exchange Commission, SEC) syytti tekniikan alan yritystä Yhdysvaltain Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) -lain rikkomisesta, sillä se ei estänyt tytäryhtiötään kierrättämästä rahaa salaa ohi konsernin kirjanpidon. Rahat käytettiin lopulta luvattomiin ostoksiin huijaritoimittajilta Yhdysvaltain ulkopuolella. Mitä tapahtui? Yhdysvaltain arvopaperi- ja pörssikomitean mukaan tytäryhtiö ja sen jakelijayritys laittoivat sivuun osuuden myynnistä julkishallinnolle kirjanpidon ulkopuoliselle tilille, jolle oli käyttöoikeus myös jakelijayrityksellä. Tytäryhtiö pyysi jakelijayritystä suorittamaan maksuja monille erilaisille tahoille tältä kirjanpidon ulkopuoliselta tililtä. Arvopaperi- ja pörssikomitean mukaan tämä järjestely loi riskin sille, että rahoja voidaan käyttää luvattomiin tarkoituksiin, kuten lahjuksiin ja kavalluksiin. Yrityksen rikkeet Arvopaperi- ja pörssikomitean mukaan yritys rikkoi FCPA-lain kirjanpitoa ja sisäistä valvontaa koskevia säädöksiä, sillä tytäryhtiön jakelijayrityksensä kanssa käyttämiä varoja ei kirjattu kirjanpitoon oikein. Lisäksi yritys ei ollut luonut tehokasta sisäistä valvontajärjestelmää, joka olisi voinut estää tämän yrityksen varojen väärinkäytön. Sopimusratkaisu Yritys sopi syytteen syyttäjän kanssa maksamalla 2 miljoonan dollarin siviilioikeudelliset vahingonkorvaukset sekä hyväksymällä kieltomääräyksen tulevia kirjanpitorikkomuksia koskien. Mitä tämä merkitsee sinulle? Kumppaneiden ei tule luoda sivutilejä, joita voidaan käyttää liiketoiminnassa Microsoftin kanssa. Kumppaneiden Microsoftin kaupoista, sopimuksista ja kannustimista saamia rahoja ei saa koskaan käyttää mihinkään epäsoveliaaseen tarkoitukseen. 15

16 Raportointi ja resurssit Huolenaiheista ilmoittaminen Jos sinulla on huolenaiheita tai tarvitset tarkempia ohjeita tämän kurssin aiheisiin liittyen, ota yhteyttä Microsoftin lakien noudattamisesta vastaavaan toimistoon. Saat tarkemmat yhteystiedot seuraavassa näytössä. Jos olet tietoinen mistään lakien tai Microsoftin käytäntöjen rikkomuksista tai mahdollisista ongelmia aiheuttavista tilanteista, sinun täytyy ilmoittaa niistä Microsoftille. Microsoft kieltää ja estää kaikenlaiset kostotoimet ketä tahansa sellaista kumppania kohtaan, joka on vilpittömästi ilmoittanut lakien tai Microsoftin korruption vastaisen käytännön rikkomuksista tai mahdollisista ongelmia aiheuttavista tilanteista. Kenellekään kumppanille ei koidu haittaa tai muita kielteisiä seuraamuksia lahjuksen maksamisesta tai vastaanottamisesta kieltäytymisestä, vaikka tämä johtaisi mahdollisiin liiketoiminnallisiin menetyksiin tai tappioihin Microsoftille. Yhteydenotot lakien noudattamista valvovaan toimistoon Jos sinulla on huolenaiheita tai kysyttävää, voit ottaa yhteyttä Microsoftin lakien noudattamista valvovaan toimistoon seuraavin tavoin: Puhelin: Microsoftin liiketoimintasäännöt Yhdysvallat: MSFT (6738) Yhdysvaltain ulkopuolella (vastapuhelu): Sähköposti: Business Conduct and Compliance -sähköpostiosoite Internet: Microsoft Integrity -sivusto ( Posti: Lakien noudattamista valvova päällikkö Yhteydenotot lakien noudattamista valvovaan toimistoon One Microsoft Way Redmond, WA USA 16

17 Faksi: Microsoft käsittelee kaikki yhteydenotot hienovaraisesti. Microsoft pyrkii lakien sallimissa rajoissa säilyttämään mahdollisia rikkomuksia ilmoittavien tai tutkimukseen tietoja antavien henkilöiden henkilöllisyyden luottamuksellisena. Rohkaisemme käyttäjiä esiintymään omalla nimellään, mutta voit tehdä ilmoituksia myös nimettömästi, jos oman maasi lait sen sallivat. Resurssit Seuraavista resursseita saat lisätietoja ja ohjeita tämän kurssin aiheisiin liittyen. Microsoftin liiketoimintasäännöt Microsoftin edustajien korruption vastaisen toiminnan käytäntö Microsoftin sitoumus korruption kitkemiseen Onneksi olkoon Olet suorittanut tämän kurssin. Kiitos, että uhrasit aikaa näihin tärkeisiin velvollisuuksiin tutustumiseen. 17