Lieksan kaupunki LIEKSAN KAUPUNGIN VAROISTA AVUSTUKSIA YLEISHYÖDYLLISIIN TARKOITUKSIIN MYÖNNETTÄESSÄ NOUDATETTAVAT YLEISOHJEET 1 SOVELTAMISALA 2

Transkriptio

1 Lieksan kaupunki KUNNALLINEN ASETUSKOKOELMA nrotta/1981 ===================================================================== 1 (7) LIEKSAN KAUPUNGIN VAROISTA AVUSTUKSIA YLEISHYÖDYLLISIIN TARKOITUKSIIN MYÖNNETTÄESSÄ NOUDATETTAVAT YLEISOHJEET Kaupunginhallitus hyväksynyt SISÄLTÖ Sivu 1 SOVELTAMISALA 2 2 AVUSTUKSEN ANOMINEN 2 - lomakkeet/liitteet - avustuksista ilmoittaminen - ilmoituksen sisältö - hakemuksen vastaanotto 3 AVUSTUSHAKEMUKSEN ALUSTAVA KÄSITTELY 3 - hakemusten tarkastaminen - hakemusten täydentäminen - hakemuksen myöhästyminen 4 AVUSTUSTEN MYÖNTÄMINEN 4 - perusteet yms. - esitykseen sisällytettävät seikat - ilmoittaminen avustuksen myöntämisestä 5 AVUSTUKSEN MAKSAMINEN 6 - ajankohta - edellytykset 6 AVUSTUKSEN KÄYTÖN VALVONTA 7

2 2 1 SOVELTAMISALA Myönnettäessä harkinnanvaraisia avustuksia Lieksan kaupungin varoista on kaupungin viranomaisten avustushakemusten käsittelyssä, avustusten maksamisessa ja avustusten käytön valvonnassa noudatettava jäljempänä mainittuja ohjeita, ellei toisin ole säädetty tai määrätty. Sama, mikä näissä ohjeissa koskee avustusten myöntämistä, on soveltuvin osin voimassa myös kaupungin varoista myönnettävien stipendien osalta. Kun avustettavana kohteena on kansainvälinen toiminta tai sellainen toiminta, jolla on kaupungille erityistä suhdetoiminnallista arvoa, hakemusten käsittelyssä otetaan huomioon erityisluonteen asettamat vaatimukset riittävässä määrin. 2 AVUSTUSTEN ANOMINEN Avustuksia voidaan yleensä myöntää vain kirjallisen hakemuksen perusteella. Avustusanomukset on tehtävä tarkoitusta varten laadituille tai hyväksytyille lomakkeille. Myös muulla tavalla laadittu kirjallinen hakemus voidaan ottaa huomioon, mikäli hakija avustusten myöntämistä valmistelevan viranomaisen asettamassa määräajassa täydentää hakemustaan antamalla hakemuslomakkeella asian käsittelyä varten tarvittavat tiedot. Viranomaisten tulee huolehtia avustusten hakemisessa käytettävien yleislomakkeiden ja niihin mahdollisesti kuuluvien liitteiden hankinnasta. Kaikista niistä avustuksista, jotka myönnetään talousarviossa avustuksen saajia erityisesti nimeämättä osoitetuista määrärahoista, on kaupunginhallituksen kuulutettava kunnallisella ilmoituksella vuosittain helmikuun 10. päivään mennessä, ellei kaupunginhallitus tai asianomainen viranomainen erityisistä syistä katso aiheelliseksi muunlaista lisäkuuluttamista tai -tiedottamista. Niille jatkuvaa kaupungin avustusta saaville yhteisöille, jotka on erityisesti nimetty talousarviossa, tulee sen viranomaisen, joka tekee avustusmäärärahaa koskevan esityksen vuosittain, ilmoittaa, mihin mennessä avustushakemukset perusteluineen on jätettävä, jotta ne voidaan ottaa huomioon talousarvioehdotuksia käsiteltäessä. Kunkin talousarviossa avustuksen saajia nimeämättä osoitetun avustusmäärärahan osalta tulee asianomaisen viranomaisen (yleensä määrärahan esittäjän) toimittaa kaupunginkansliaan tammikuun 10. päivään mennessä avustuksista julkaistavaa ilmoitusta varten seuraavat tiedot:

3 3 - Avustuksen myöntävä viranomainen - Minkä vuoden toimintaa varten avustus myönnetään - Avustustarkoitus - Hakemuksessa käytettävät lomakkeet - Paikka, josta hakemuslomakkeet ovat saatavissa - Hakemusten jättöaika ja -paikka - Mahdollinen avustuksia koskeva tiedotustilaisuus - Puhelinnumero, josta saa avustuksia koskevia ohjeita - Muut tarpeelliset tiedot Hakemuksen vastaanotto Avustuksen myöntämistä ensimmäisessä vaiheessa käsittelevien viranomaisten tulee järjestää avustushakemusten vastaanotto. Mikäli avustushakemus on lähetetty tai jätetty muulle kuulutuksessa tai muussa tiedotuksessa mainitulle kaupungin viranomaiselle, on se viran puolesta välittömästi toimitettava sille viranomaiselle, jonka käsiteltäväksi hakemus kuuluu. Avustushakemuksia vastaanottavan viranomaisen on järjestettävä tarpeelliseksi katsottavaa opastusta hakemusmenettelyyn liittyvissä asioissa. Tarvittaessa voidaan järjestää myös yhteisiä tiedotustilaisuuksia avustuksen hakijoille avustusten hakemiseen ja käyttöön liittyvissä kysymyksissä. 3 AVUSTUSHAKEMUKSEN ALUSTAVA KÄSITTELY Hakemus tulee merkitä vastaanotetuksi. Anomuksen lopullisesti käsittelevän viranomaisen tulee tarkistaa, että anomus on asianmukaisesti tehty. Ellei hakemus täytä edellytyksiä, on hakijalle varattava tilaisuus anomuksensa täydentämiseen. Vastaanotettaessa avustushakemuksia on hakemuslomakkeeseen tehtävä asianmukaiset diaarimerkinnät. Hakemuslomakkeeseen on lisäksi merkittävä hakemusta seuraavien liitteiden lukumäärä. Hakemuksen vastaanottajan tai sen käsittelijän tulee ilmoittaa hakijalle ja merkitä asiakirjoihin tiedoksi se määräaika, johon mennessä liitteiden ja muiden seikkojen osalta puutteellinen hakemus tulee täydentää. Jos hakemuslomaketta ei ole allekirjoitettuna toimitettu tämän säännön mukaisesti, hakemus katsotaan myöhästyneeksi. Myös määräaikana jätetty hakemus, joka on ratkaisevilta osiltaan puutteellinen, eikä puuttuvia tietoja anneta viranomaisten määräämään täydentämispäivään mennessä, katsotaan myöhästyneeksi. Esitystä avustusten myöntämisestä tehtäessä tai annettaessa lausuntoa hakemusten johdosta, on myöhästyneet hakemukset esitettävä hylättäviksi, mikäli hakija ei ole hakemusten jättämiselle varattuun määräaikaan mennessä esittänyt hyväksyttävää syytä myöhästymiselle tai mikäli erityisen painavat syyt eivät anna aihetta toisenlaiseen menettelyyn.

4 Hylättäviksi on myös esitettävä muista asiaan vaikuttavista seikoista riippumatta hakemukset, joissa voidaan todeta hakijan esittäneen hakemuksensa tueksi totuuden vastaisia seikkoja tai kun hakijan todetaan jättäneen toimittamatta edellisenä vuonna saadun avustuksen käytölle asetettuja yleisiä tai erityisiä ehtoja. 4 AVUSTUKSEN MYÖNTÄMINEN Myöntämisperusteet Avustushakemusten käsittelyssä (avustuksen tarpeellisuutta ja tarkoituksenmukaisuutta harkittaessa, myöntämispäätöksiä tehtäessä ja lausuntoja annettaessa) tulee ottaa huomioon seuraavat näkökohdat ja periaatteet: 1 Missä määrin yhteisö tyydyttää yleishyödylliseksi katsottavalle toiminnalle esiintyvää tarvetta tai täydentää sellaista tarvetta, jonka tyydyttämiseksi kaupunki ilman yhteisön toimintaa joutuisi uhraamaan varoja. 2 Miten suureen Lieksan kaupungin asukkaiden ryhmään yhteisön toiminta välittömästi kohdistuu. 3 Mitkä ovat toiminnan tulokset tai aikaansaannokset. Toiminnan tuloksia tulee arvostella lähinnä avustuksen myöntämisvuotta edeltäneen yhden tai useamman vuoden toimintaa koskevien tietojen ja havaintojen perusteella. Kuitenkin voidaan edellisestä poiketen ottaa huomioon myös kuluvan vuoden toimintasuunnitelman ja talousarvion edellyttämän toiminnan laajentaminen, jos yhteisön toiminta välittömästi täydentää tai korvaa kaupungin omaa toimintaa ja jos on perusteltua syytä uskoa yhteisön pystyvän toteuttamaan toimintansa laajentamisen. 4 Tapahtuuko toiminta niin taloudellisesti ja tarkoituksenmukaisesti, että kaupungin kannalta on edullista antaa taloudellista tukea yhteisön hoitamaan toimintaan. 5 Jos yhteisö perusteettomasti käyttää toimintaa varten saamaansa kaupungin tukea rahoitus- tai sijoitusomaisuutensa lisäämiseen, on tämä seikka otettava huomioon avustusmäärän suuruutta harkittaessa vähentävänä tekijänä. 6. Miten yhteisön rahoituksessa on otettu huomioon avustettavassa toiminnassa saatavat tulot ja muut ulkopuoliset rahoitusmahdollisuudet. Jos yhteisön palveluksistaan perimät korvaukset ja jäsenmaksut ovat huomattavan alhaiset verrattuna muihin samanlaista toimintaa harjoittaviin yhteisöihin tai jos yhteisö jättää käyttämättä mahdollisuuden saada lakisääteistä tai muuta avustusta tai jos havaitaan, etteivät palveluksista vahvistetut korvaukset ja jäsenmaksut ole tulleet asianmukaisesti perityiksi, on näiden seikkojen katsottava vaikuttavan avustusmäärää vähentävästi. 4

5 7 Mikäli on kysymyksessä avustus, jonka lopullinen määrä katsotaan voitavan esim. suoritemäärän perusteella vahvistaa sen jälkeen, kun avustettava tarkoitus on toteutettu, avustus myönnettäköön vain sillä edellytyksellä, että kaupungin talousarvioon merkittyä määrärahaa pidetään avustuksen enimmäismääränä, jota ei tule ylittää. 8 Avustusten suuruutta määrättäessä ei toiminnasta aiheutuvina kustannuksina yleensä huomioida kiinteän käyttöomaisuuden poistoa, eikä kiinteän käyttöomaisuuden hankintaa yleensä tule tavanmukaisten toiminta-avustusten muodossa rahoittaa. 9 Yhteisön, joka hakee avustusta tai jonka avustaminen on suunniteltu tai sovittu toteutettavaksi siten, että kaupunki antaa avustusta toiminnassa syntyneen nettotappion määrän, tulee esittää toimintasuunnitelmansa ja talousarvionsa samoin kuin niihin talousarviovuoden aikana tehtävät muutokset kaupunginhallituksen tai sen muun kaupungin viranomaisen, jonka käyttöön avustusmääräraha on myönnetty hyväksyttäväksi, ellei avustettavaa toimintaa koskevista sopimuksista tai säännöksistä muuta johdu. 10 Avustusta ei saa ilman erityistä syytä myöntää yhteisölle, joka avustusta hakiessaan ei ole toiminut vähintään yhtä täyttä toimintavuotta. Esitykseen sisällytettävät seikat Avustuspäätöstä varten tulee päättävälle viranomaiselle annettavasta esittelijän esityksestä ilmetä seuraavat seikat: - Edellisenä vuonna kullekin hakijalle myönnetyn avustuksen määrä. - Yhteisön hakeman avustuksen määrä. - Ehdotetun avustuksen suuruus. - Selvitys mahdollisesti yhteisön toimintaan ja talouteen kohdistuneista tarkastuksista ja lopputuloksesta ja luettelo hylättäviksi esitettävistä hakemuksista hylkäämisperusteineen. Kunkin hakijan osalta on esityslistan asianomaiseen kohtaan asian esittelijän tai lausunnon antajan merkittävä ehdotettu avustusmäärä ja sen lyhyt perustelu, laskelma jne. 5

6 6 Ilmoittaminen avustuksen myöntämisestä Myönnetyistä avustuksista on avustukset myöntäneen viranomaisen lähetettävä avustuksen saajalle ilmoitus tai pöytäkirjanote, josta käy ilmi: - myönnetyn avustuksen määrä - käyttötarkoitus ja - maksamismenettely sekä - avustuksen käytölle mahdollisesti asetetut erityisehdot. Kaikista avustusten myöntämistä koskevista päätöksistä on lisäksi lähetettävä ilmoitus kaupungin rahatoimistolle ja tilintarkastustoimistolle. Talousar-vioon merkityille ja muille kaupunginvaltuuston päätöksissä jo nimetyille avustuksen saajille lähettää em. ilmoituksen kaupunginhallitus, ellei avustusmäärärahan käyttö ja avustettavan toiminnan valvonta kuulu jollekin muulle viranomaiselle, jolloin ilmoituksen lähettää ao. viranomainen. 5 AVUSTUSTEN MAKSAMINEN Avustukset tai niiden ensimmäiset erät pyritään maksamaan mahdollisimman pian viranomaisten myöntämispäätöksien lainvoimaisuuden jälkeen. Avustuksia ei kuitenkaan määrätä maksettaviksi aikaisemmin kuin avustusta harkitaan tarvittavan sen käytölle hyväksyttyyn tarkoitukseen. Mikäli myöntämispäätöksestä on meneillä valitusprosessi, voi myöntäjä harkita, mikä määrä voidaan suorittaa hakijalle ehdolla, että hakija kirjallisesti sitoutuu palauttamaan mahdollisesti liikaa maksetun määrän takaisin. Mikäli avustuksen suuruus on alle 1.700, se maksetaan yhtenä eränä. Jos avustuksen suuruus on yli 1.700, se maksetaan harkinnan mukaan 2-4 eränä. Erityisistä syistä kaupunginhallitus tai avustuksen myöntänyt viranomainen voi päättää, että avustus maksetaan edellä mainitusta poikkeavalla tavalla. Avustusta koskevaa maksumääräystä yli puolelle myönnetystä summasta ei saa allekirjoittaa, ennen kuin avustuksen myöntänyt viranomainen on saanut edellisen vuoden avustuksen käytöstä hyväksyttävän selvityksen. Mikäli kaupungilla on tiedossa saatavia avustettavalta, rahatoimisto päättää saatavien kuittaamisesta ja perinnästä. Avustus maksetaan pankin tai postisiirron välityksellä tai kaupungin rahatoimistosta.

7 Jos muu kuin avustuksen myöntänyt tai avustusmäärärahan käytöstä vastaava viranomainen huolehtii avustuksen maksamisesta, maksajalle on hyvissä ajoin ilmoitettava myöntämispäätöksestä, jossa on mainittava seuraavat seikat: - Avustuksen saajan pankki- tai postisiirtotilin numero. - Maksuerien suuruus ja maksamisajankohta. - Ilmoitus siitä, että avustuksen myöntänyt viranomainen on saanut edellisen vuoden avustuksen käytöstä hyväksyttävän selvityksen ja muut tarpeelliset tiedot. - Ilmoitus siitä, että päätös avustuksen myöntämisestä on annettu avustuksen saajalle. 6 AVUSTUKSEN KÄYTÖN VALVONTA Myönnettyjen avustusten käyttämistä mahdollisimman tehokkaalla ja tarkoituksenmukaisella tavalla sekä avustusten käyttämiselle asetettujen yleisten ja erityisten ehtojen noudattamista valvoo ensisijaisesti ao. viranomainen. Lisäksi valvontaa suorittaa yleisen tarkastustoimensa puitteissa kaupungin tilintarkastustoimisto ja vuositilintarkastajat. Tarkastuksia on suoritettava niin usein ja laajalti kuin avustuksia myöntävä viranomainen katsoo avustettavan toiminnan laatuun ja laajuuteen nähden aiheelliseksi. Suoritettavista valvontatarkastuksista on laadittava kertomus, jonka jäljennös toimitetaan asianomaiselle viranomaiselle. Milloin avustus myönnetään toiminnasta aiheutuvien kulujen perusteella tilitystä vastaan, on samalla määrättävä tilittämisestä ja mahdollisesta tositteiden esittämisestä sekä niille asetettavista vaatimuksista. Valvojaksi määrätyn viranomaisen tulee tarkistaa tilitys. Mikäli havaitaan, ettei avustuksen käytölle asetettuja ehtoja ole noudatettu, tulee avustuksen maksamisesta huolehtineen viranomaisen välittömästi keskeyttää maksatukset, tutkia, onko avustuksen saajan tarkistettua toimintaansa edellytyksiä maksatusten jatkamiseen vai onko ryhdyttävä toimenpiteisiin ao. vuonna jo suoritettujen avustuserien takaisinperimiseksi sekä saattaa asia tarvittaessa avustusmäärärahan käytöstä päättävän viranomaisen harkittavaksi. Avustuksen saajien toiminnan ja talouden jatkuvaa valvontaa varten pitää ao. viranomainen kortistoa tai vastaavaa kaikista avustuksista. 7