Seuratietojärjestelmän pilottihanke

Transkriptio

1 Seuratietojärjestelmän pilottihanke Projektikoordinaattori Veera Pälvimäki

2 Esityksen sisältö 1. Hankkeen taustaa 2. Miten järjestelmä palvelee seuroja, kuntia, tutkimusta, aluejärjestöjä ja yksittäistä kuntalaista? 3. Missä mennään nyt? 4. Aikataulu 5. Mitä tietovarastoon kerätään? 6. Vastauksia esitettyihin kysymyksiin

3 1. Hankkeen taustaa Osa Rajattomasti Liikuntaa Turun Seudulla hanketta o Mukana 11 Turun alueen kuntaa Mynämäki Nousiainen Rusko Lieto Masku Raisio Turku Kaarina Naantali Paimio Sauvo

4 1. Hankkeen taustaa Lopullisena tavoitteena rakentaa maanlaajuinen urheiluseurojen tietojärjestelmä josta hyötyvät niin seurat, kunnat, aluejärjestöt, tutkijat ja muut sidosryhmät Tavoitteena koota yhteen paikkaan esim. seurojen yhteystiedot ja toimintatietoja. Suomessa ei ole vastaavaa järjestelmää Järjestelmän tavoitteena on tuottaa kuntien vaatimat toiminta-avustusanomuksen tiedot suoraan sähköiseen hakulomakkeeseen

5 1. Hankkeen taustaa Haastetta riittää, sillä vastaavanlaisen järjestelmän kehittämisestä on puhuttu jo 20 vuotta, mutta valmista ei ole tullut Rahoitus Opetus- ja kulttuuriministeriöltä (2014) Esikuvina: Idrott online ja vero.fi Pyritään rakentamaan rajapinnoiltaan avoin järjestelmä, joka kommunikoi muiden jo olemassa olevien järjestelmien kanssa o Ei rakenneta kilpailevaa järjestelmää seurojen toimintajärjestelmille/jäsenrekistereille o Ei rakenneta kilpailijaa Valon Sporttirekisterille

6 Seuratietojärjestelmä Seura Seura Seura Seura Seura Seura Seura Seura OKM Toiminta-, laatu-, taloustieto Seuratietovarasto (online) Tutkimus Järjestöt Kunta Kunta Kunta Kunta

7 2. Miten seuratietojärjestelmä palvelee seuroja Tietoarkisto o Edellisten vuosien tietoja voi hyödyntää o Monilla seuroilla vielä arkisto ruutupaperilla Seuroille lisää työkaluja jäsen-, talous- ja toimintatietojen hallintaan (Ei vielä pilotin ensimmäisessä vaiheessa) Pyritään helpottamaan kuntien avustushakuprosessia seurojen kannalta o Sähköinen hakeminen o Pyritään siihen, että tietoja tarvitsee jatkossa tuottaa vain seuratietojärjestelmään ja sähköisen avustushakemuksen saa täytettyä helposti joko järjestelmän sisällä tai tiedot voi hakea eri lomakkeille järjestelmästä

8 2. Miten seuratietojärjestelmä palvelee seuroja Huom. Ensimmäisessä vaiheessa syksyllä vasta testataan avustusanomuksen toimivuutta ja kerätään käyttökokemuksia Ei ole vielä oikea avustuksen anomistilanne

9 2.Miten järjestelmä palvelee Kuntia: o Sähköisen asioinnin tarjoaminen kuntalaisille o Kunta pystyy hyödyntämään järjestelmästä saatavia tietoja esim. toiminta-avustuksia jakaessaan Tutkimusta, lajiliittoja, aluejärjestöjä: o Seurojen määrä, seurojen yhteystiedot, harrastajien määrä jne. o Mitä ja miten paljon suomalaiset harrastavat urheiluseuroissa jne. Yksittäistä ihmistä: o Julkinen taso: seurojen yhteystiedot

10 3. Missä mennään nyt? Pilottiseurat rekrytoitu 39 seuraa Kartoitettu millaisia tietoja järjestelmään kerätään Järjestelmän rakentaminen aloitettu o M&V Software ja Markku Patrikainen Järjestelmälle pohdittu nimeä

11 4. Aikataulu Ensimmäinen vaihe 2014 Tavoitteena: o Tietovaraston rakentaminen (valmis elokuussa) o Testata tietovaraston toimivuutta Turun seudun seurojen ja kuntien kanssa (syyskuu-marraskuu) o Testata Turun alueen yhtenäisempää avustusanomusprosessia tietovaraston testaamisen yhteydessä o Koota käyttäjäkokemuksia ja kehittää tietovarastoa edelleen (marraskuu-joulukuu)

12 4. Aikataulu Infotilaisuus Syyskuu viikko 37, opastus tietovaraston käyttöön Marraskuun alku, palaute pilotoinnista Toukokuun aikana tiedote seuroille Syyskuu viikko 38/39, pilotointi käynnistyy Jatkosta sopiminen Pilotointi kestää 6 viikkoa

13 4. Aikataulu Seuratietojärjestelmän jatkokehittely o Lisätään pilotointiin seurojen tiedonkeruuta ja jäsentietojen hallintaa helpottavia elementtejä. Tietovarastosta tietojärjestelmäksi o Pilottiryhmän laajentaminen o Seuratietojärjestelmän kehittäminen koko maan laajuiseksi (2016-)

14 5. Mitä tietovarastoon kerätään? Perustiedot Toimintatiedot Taloustiedot Laatutiedot Yhteystiedot Jäsenmäärä Toimihenkilöt Toiminnassa käytettävät tilat Yhdistyksen toiminnan päätarkoitus Lajit ja lajiliitot Jaostot Ohjaajien määrä ja koulutustaso Osallistujatiedot Tapahtumatiedot Kokonaiskulut Kokonaistuotot Talousarvio Toimintasuunni telma Toimintakertom us Tilinpäätös Yhdistyksen säännöt Sinettitiedot Hanketiedot Koulutustiedot Urheilullinen menestys Seuratoiminnan ansiomerkit

15 6. Vastauksia kysymyksiin Miten suuren työmäärän pilottihankkeessa mukana oleminen vaatii seuralta? o Pyritään vähäiseen työmäärään o Kevät-kesä: Yksi yhteinen kokoontuminen (tämä) o Syksy: Kokoontuminen syyskuussa sekä tietojen syöttäminen järjestelmään syys-lokakuun aikana. Palautteen antaminen o Seuratietojärjestelmän kehittäminen jatkuu myös tulevina vuosina ja toivomme, että seurat jatkaisivat järjestelmän testiryhmänä myös tämän vuoden jälkeen

16 6. Vastauksia kysymyksiin Miksi seuramme kannattaa olla mukana tässä hankkeessa? o Pääsee vaikuttamaan ja olemaan mukana alusta saakka o Pieni vaiva o Projekti tähtää toiminta-avustusanomusprosessin helpottamiseen vähentää seurojen työtaakkaa o Pilotin toisessa vaiheessa seurojen käyttöön testattavaksi työkaluja jäsen-, talous- ja toimintatietojen hallintaan, eli käytännössä jokin toimintajärjestelmä vähentää työtaakkaa o Jatkossa järjestelmästä tietoa seuratutkimuksen ja OKM:n päätösten tueksi tieto auttaa tekemään urheiluseurojen kannalta edullisia päätöksiä

17 6. Vastauksia kysymyksiin Miten järjestelmässä otetaan huomioon seurat, joissa liikunnan harrastaminen ei ole sidottu tiettyihin ryhmiin tai joukkueisiin? o On pyritty ottamaan huomioon o Osallistujatiedoissa on mahdollisuus listata erikseen joukkueet/kiinteät harjoitusryhmät sekä toisaalta niiden harrastajien liikkumiskerrat, jotka eivät kuulu mihinkään tiettyyn ryhmään (esim. ryhmäliikunnassa kävijät)

18 6. Vastauksia kysymyksiin Onko tarkoitus tehdä järjestelmä, johon voi viedä tai josta voi hakea seuraa koskevat tiedot automaattisesti toiseen tietojärjestelmään? o Tarkoitus tehdä avoimen rajapinnan järjestelmä, joten on mahdollista liikuttaa tietoja järjestelmästä toiseen o Esim. tarkoituksena on, että mikäli seuralla on käytössä jokin toimintajärjestelmä jolla hallinnoidaan jäsentietoja, niin sieltä voisi siirtää tietoja suoraan Seuratietojärjestelmään o Kun rajapinta on valmis, niin muiden järjestelmien hallinnoijat voivat halutessaan rakentaa käyttöliittymiä järjestelmästä Seuratietojärjestelmään jne.

19 Seuratietojärjestelmän yleiskuvaus Seuran toimintajärjestelmä A Seuran toimintajärjestelmä B Seuran toimintajärjestelmä C Tiedon hakuliittymä Oikeudet Tiedon hakuliittymä Oikeudet Tiedon hakuliittymä Julkinen Suora käyttöliittymä Läpinäkyvyys toiseen sovellukseen Julkinen R a j a p i n t a Seuratietojärjestelmä

20 Ankkuri A&M Urheilu Flo Members Membis Multibase My Club Nepton jäsentieto Netti-Jäseri Seuramappi Seuranet Yhdistysavain rekisteri ja paljon muita Esimerkkejä seurojen toimintajärjestelmistä

21 6. Vastauksia kysymyksiin Miten seuran tulee valmistautua syksyn pilottivaiheeseen? o Ei vaadi suuria toimenpiteitä, tärkeintä on positiivinen asenne ja halu olla mukana kehittämässä järjestelmää o Lähetämme seurojen yhteyshenkilöille tarkemman listauksen syksyllä järjestelmään kerättävistä tiedoista, jotta seurat voivat valmistautua etsimällä oikeat tiedot helpommin saataville