TIETOSUOJAVALTUUTETUN TOIMISTON TOIMINTAKERTOMUS VUODELTA 2004

Transkriptio

1 TIETOSUOJAVALTUUTETUN TOIMISTON TOIMINTAKERTOMUS VUODELTA

2 2 SISÄLTÖ 1. JOHDON KATSAUS 3 2. TIETOSUOJAVALTUUTETUN TEHTÄVÄT, RESURSSIT JA NIIDEN KÄYTTÖ VUONNA TOIMINNALLINEN TEHOKKUUS JA TULOKSELLISUUS Toiminnan vaikuttavuus Tulostavoitteiden toteutuminen ja toiminnallinen tehokkuus Ennaltaehkäisevä toiminta Lainsäädännön ja hallinnon kehittäminen Ennakkovalvonta Tarkastustoiminta Ratkaisutoiminta Tietopalvelu Kansainvälinen toiminta HENKILÖSTÖN VOIMAVAROJEN HALLINTA JA KEHITTÄMINEN 17 LIITTEET 1. Vireilletulleet ja käsitellyt asiat v (taulukko) 2. Voimassaoleva tietosuojavaltuutetun toimistossa laadittu ohjausaineisto 3. Yhteenveto tilastokeskuksen kyselyn tietoturvaosuudesta 4. Eurobarometri-tutkimus (Luottamusindikaattori, kaavio)

3 3 1. JOHDON KATSAUS Tietosuojavaltuutetun toimiston toiminnalle leimaa antavana piirteenä ovat toimintaympäristön muutokset, teknologian nopea kehittyminen, toiminta-alueen laaja-alaisuus ja näistä johtuvat haasteet henkilötietojen käsittelyn ohjaukselle ja valvonnalle. Eri tehtäväalueiden yhteensovittaminen, koordinointi ja priorisointi edellyttää käytettävissä olevat voimavaramme huomioon ottaen jatkuvaa tasapainottelua. Toimintaympäristössä voitiin vuonna 2004 havaita ainakin seuraavia henkilötietojen käsittelyyn vaikuttavia tekijöitä: a) palvelujen tuotantoketjujen rakenteiden muuttuminen, b) teknologiaan liittyvät tuntemattomat merkitykset ( hidden functions ), c) terrorismi ja muut, lähinnä ulkoiset uhat d) EU:n laajentuminen sekä e) tietosuojatietoisuuden lisääntyminen sekä f) lainsäädännön muuttuminen. Myös kansainvälisyys ja Euroopan Unionin merkitys henkilötietojen käsittelyssä tuo omat erityispiirteensä tehtävien hoitoon. Perustuslain 10 :ssä olevan lainsäädäntötoimeksiannon mukaisesti eduskunnassa hyväksyttiin vuonna 2004 lukuisia lakeja tai niiden muutoksia, joihin sisältyi tietosuojaa ja turvallisuutta koskevia säädöksiä. Tietosuojavaltuutetun tehtävät lisääntyvät erityisesti kahden uuden tietosuojalain johdosta. Syyskuun alussa tuli voimaan uusi sähköisen viestinnän tietosuojalaki (516/2004). Lailla implementointiin mm. sähköisen viestinnän tietosuojadirektiivi (2002/58/EY) sekä eräitä muitakin direktiivejä. Lain valvontavastuu jaettiin siten, että tietosuojavaltuutetun toimiston tehtäväksi tuli valvoa paikkatietojen käsittelyä, suoramarkkinointia, luettelopalveluita sekä käyttäjän erityistä tiedonsaantioikeutta koskevia säännöksiä. Laki yksityisyyden suojasta työelämässä tuli voimaan lukien. Aikaisempaan vastaavaan lakiin lisättiin tarkkarajaiset säännökset työnantajan oikeudesta työntekijän sähköposteihin, samoin säännökset siitä, milloin työnantajalla on oikeus käsitellä huumausainetestin tulosta koskevaa asiakirjaa, miten kameravalvonta tulee työpaikoilla toteuttaa ja miten työntekijät YT-menettelyn mukaisin toimin voivat vaikuttaa henkilötietojen käsittelyyn. Mainittujen kahden lain ja niiden sovellusten, joita lait ja teknologia mahdollistavat esimerkiksi paikannus välillä on käynnissä linjakannanottojen muodostaminen. Tehtävien pääpaino oli ennaltaehkäisevässä toiminnassa. Toimiston yleisiksi tavoitteiksi oli määritelty tietosuojan integrointi osaksi tietoyhteiskunnan kehitystä ja toimintaa, rekisterinpitäjän ja rekisteröityjen tietosuojaosaamisen edistäminen sekä luottamuksen lisääminen tietoyhteiskunnan palveluihin. Luottamusta edistää erityisesti avoimuuden toteuttaminen henkilötietojen käsittelyssä. Lähtökohtana on, että tietosuojan tulisi kuulua itsestäänselvästi kansalaisten asiointitilanteisiin. Lainsäädännön toimivuuden kannalta on tärkeää, että rekisterinpitäjät tuntevat henkilötietolain ja sisällyttävät tietosuojaperiaatteet osaksi toimintojaan. Kansalaisten tietoisuuden lisäämisellä varmistetaan myös valvontajärjestelmän toimivuutta. Rekisteröityjen oma aktiivisuus tukee siten tietosuojavaltuutetun toimiston suorittamaa lainvalvontaa. Euroopan unionin komission toimintavuoden helmikuussa 1 julkaiseman Eurobarometritutkimuksen mukaan 28 % yrityksistä (Suomessa 26 % vastaajista) ei noudata tietosuojalainsäädäntöä, koska kansallisten valvontaviranomaisten kontrolli on rajallista ja siksi kiinnijäämisriski on alhainen. Kansalaisten luottamus eri rekisterinpitäjätahojen suorittaman henkilötietojen käsittelyn asianmukaisuuteen esitetään liitteessä 4 Eurobarometrin muodossa. 1 Tiedot kerätty syys-lokakuussa v aikana

4 4 Lainvalvontatehtäväämme suorittaessamme saatoimme havaita, että kaikki rekisterinpitäjät eivät ole myöskään vielä ymmärtäneet tai tiedostaneet henkilötietolain merkitystä hyvän tietojenkäsittelytavan aikaansaamiseksi eikä niitä velvoitteita, joita henkilötietojen käsittelyä koskevat lait tässä tarkoituksessa asettavat. Muutosta on kuitenkin nähtävissä. Tietosuojavaltuutetun toimiston kuluneena, seitsemäntenätoista toimintavuonna muun muassa kuulemisasioiden määrä kasvoi hyvin voimakkaasti. Syinä tähän on kansalaisten ( rekisteröityjen ) lisääntynyt tietoisuus omista tiedollisista perusoikeuksistaan, tietosuojan merkityksen tiedostaminen ja henkilötietojen käsittelyjärjestelmien teknisen suojauksen tason nouseminen, mikä on mahdollistanut entistä useammin rikostutkinnan onnistumisen. Tietoisuuden kasvuun Suomessa on merkittävästi vaikuttanut myös se julkisuus, jonka yhteiskunnallisesti merkittävät, lähinnä viestinnän luottamuksellisuutta koskeneet rikosasiat osakseen saivat. Tietosuojavaltuutettu antoi myös Sonera-asiassa monine sivuhaaroineen lausuntonsa. Rekisterinpitäjien ja rekisteröityjen tietoisuuden lisääminen edellyttää uusia ja tehokkaampia keinoja ja resursseja. Tässä tarkoituksessa toimintamme keskeisenä toimintaperiaatteena on ollut erityisesti yhteistyön tehostaminen ja lisääminen eri sidosryhmien kanssa. Tärkeää on, että yksityisyyden suojan ja tietosuojan näkökulma on mukana kaikessa toiminnassa, toiminnan ja tietojärjestelmien suunnittelusta ja kehittämisestä käytännön toteutukseen asti ja että tämä lähtökohta huomioidaan myös valtakunnallisessa, alueellisessa ja paikallisessa ohjaustyössä, eri hallinnonaloilla sekä yksityisen sektorin toimialojen ja järjestöjen toiminnassa. Tietotekninen osaaminen ja siihen liittyvän lainsäädännön tuntemus on nykyisessä tietoyhteiskunnassa keskeinen kansalais- ja yhteiskuntataito. Siksi olemme toiminnassamme painottaneet asian huomioon ottamisen tärkeyttä myös kaikilla opetuksen ja koulutuksen tasoilla sekä kaikessa rekisterinpitäjien toteuttamassa henkilöstökoulutuksessa. Yhteistyö on ollut kaikkiaan tuloksellista ja onnistunutta, mutta edelleen tarvitaan merkittäviä ponnisteluja tietosuojaa koskevan tietoisuuden edistämiseksi tietoyhteiskunnan palveluja tuotettaessa. Yksittäisten asioiden käsittelymäärät ovat tasaisesti lisääntyneet. Asioiden suhteellinen jakautuminen eri sektoreille on pysynyt kuitenkin yllättävänkin muuttumattomana. Eniten asioita tulee vireille edelleen terveydenhuollon ja työelämän sektoreilta. Käsittelymääriä on pystytty lisäämään vireilletulleiden asioiden lisääntymisestä riippumatta. Myös keskimääräisten käsittelyaikojen lyhentämiseen on panostettu. Toimintavuosi oli kansainvälisten tietosuoja-asioidenkin osalta hyvin työntäyteinen. Uutena toimintamuotona otettiin käyttöön yhteispohjoismaisen tarkastuksen pilottikonsepti. EU:n tasolla keskeiseksi tietosuoja-asiaksi nousi III-pilariin kuuluvien kansallista turvallisuutta ja puolustusta koskevien toimintojen ja tietosuojan välinen suhde. Totesimme myös tarpeen parantaa tiedotustamme kansainvälisten asioiden osalta. Tähän liittyen toimistomme ryhtyi toimittamaan ennalta määritellylle vastaanottajajoukolle newsletter tyyppistä sähköistä tiedotetta, jonka saama vastaanotto oli hyvä. Toimintavuoden aikana tehtiin ensimmäiset havainnot yleisesti leviävistä matkapuhelimiin kohdistuvista haittaohjelmista (Cavir ym.). Toimiston vuodelle 2004 asetettujen tulostavoitteiden toteutuminen esitetään kohdassa 3.2. Helsingissä Tietosuojavaltuutettu Reijo Aarnio

5 5 2. TIETOSUOJAVALTUUTETUN TEHTÄVÄT, RESURSSIT JA NIIDEN KÄYTTÖ VUONNA 2004 Tietosuojavaltuutettu ohjaa, neuvoo ja valvoo henkilötietojen käsittelyä. Hän käyttää päätösvaltaa tarkastusoikeuden toteuttamista ja tiedon korjaamista koskevissa asioissa. Valtuutettu seuraa myös henkilötietojen käsittelyn yleistä kehitystä ja tekee tarpeelliseksi katsomiaan aloitteita. Niin ikään hän huolehtii toimialaansa kuuluvasta tiedotustoiminnasta sekä henkilötietojen käsittelyyn liittyvästä kansainvälisestä yhteistyöstä. Henkilötietolaissa korostetaan rekisterinpitäjien itseohjauksen tarpeellisuutta. Rekisterinpitäjät tai näitä edustavat yhteisöt voivat laatia toimialakohtaisia käytännesääntöjä henkilötietolain soveltamiseksi ja hyvän tietojenkäsittelytavan edistämiseksi. Tietosuojavaltuutettu antaa tarvittaessa neuvontaa ja ohjausta käytännesääntöjen laadinnassa. Valtuutettu voi myös tarkastaa laaditut ehdotukset käytännesäännöiksi. Sähköisen viestinnän tietosuojalain mukaan tietosuojavaltuutettu valvoo paikkatietojen käsittelyä, automatisoitujen järjestelmien avulla tapahtuvaa suoramarkkinointia koskevien säännösten noudattamista ja puhelinluetteloita, numerotiedotuspalveluita sekä käyttäjän erityistä tiedonsaantioikeutta koskevien säännösten noudattamista. Työntekijän ja työnantajan välistä suhdetta koskevan työelämän tietosuojalain noudattamista tietosuojavaltuutettu valvoo työsuojeluviranomaisten ohella. Lain tarkoituksena on vastata yksityiselämän suojaa koskeviin kysymyksiin nimenomaan työelämän alueella. Tietosuojavaltuutettua tulee kuulla valmisteltaessa lainsäädännöllisiä tai hallinnollisia uudistuksia, jotka koskevat henkilöiden oikeuksien ja vapauksien suojaamista henkilötietojen käsittelyssä. Kuuleminen toteutuu käytännössä erityisesti lausuntoja antamalla ja esimerkiksi siten, että tietosuojavaltuutettu osallistuu lainsäädännön valmistelua ja tarkastamista varten asetettuihin työryhmiin. Virallisen syyttäjän on kuultava tietosuojavaltuutettua ennen kuin hän nostaa syytteen henkilötietolain vastaisesta menettelystä. Vastaavasti tuomioistuimen on tällaista asiaa käsitellessään varattava valtuutetulle tilaisuus tulla kuulluksi. Valtuutettu antaa molemmissa tapauksissa lausuntoja. Tietosuojavaltuutettu voi tietyissä tapauksissa saattaa lainvastaiseksi arvioimansa käsittelyn tietosuojalautakunnalle, ellei asia korjaannu ohjein ja neuvoin. Tietosuojavaltuutetun toimiston vakinaisen tai siihen verrattavissa olevan henkilöstön määrä vuonna 2004 oli 20 (19,5 htv). Lisäksi toimistolla oli määräaikaista henkilöstöä. Henkilötyövuosien määrä oli yhteensä 21, 34. Toimintamenoihin kului yhteensä euroa. Tietosuojavaltuutetun toimiston kustannukset ja henkilötyövuodet jakautuivat oikeusministeriön talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmien tietojen perusteella seuraavasti. Tietosuojavaltuutetun toimiston henkilöstön ns. TARMO-työajanseurantajärjestelmään antamat tiedot perustuvat toimiston henkilöiden omiin arvioihin.

6 6 TSV:n TOIMINNOT KUSTANNUKSET ( ) HENKILÖTYÖVUODET (htv.) Kustannukset %-osuus htv. / toiminto %-osuus OPERATIIVISET yht. / kust:sta htv:stä TOIMINNOT toiminto Ennaltaehkäisevä toiminta , ,76 Lainsäädännön ja hallinnon ,49 0,67 3,15 kehittäminen TSV:n ratkaisutoiminta ,91 5,39 25,25 Ennakkovalvonta ,97 0,52 2,42 Lausunnot syyttäjille ja ,10 0,44 2,06 tuomioistuimille Lausunnot tutk.lupa-asioissa ,54 0,12 0,58 Konsultointi (muut kuin ,86 0,16 0,73 rekisterinpitäjät) Tietopalvelu, ml ,95 1,20 5,63 puh. neuvonta Jälkikäteisvalvonta ,57 0,30 1,43 (tarkastustoiminta) Kv. toiminta ,00 0,89 4,18 TUKITOIMINNOT (yht.) ,63 4,28 20,09 POISSAOLOT (lomat, sair.) ,84 2,94 13,76 KAIKKI YHTEENSÄ ,00 21,34 100,00 3. TOIMINNALLINEN TEHOKKUUS JA TULOKSELLISUUS 3.1. TOIMINNAN VAIKUTTAVUUS Tietosuojavaltuutetun henkilötietolain soveltamiseen liittyvä ohjaus- ja valvontatehtävä on valtakunnallinen ja kattaa sekä viranomaisten että yksityisen sektorin toimijat (rekisterinpitäjät) ja rekisteröidyt. Toiminnan vaikuttavuutta lisää viranomaisten velvollisuus varata tietosuojavaltuutetulle tilaisuus tulla kuulluksi henkilötietojen käsittelyyn vaikuttavista lainsäädännöllisistä ja hallinnollisista uudistuksista. Tietosuojavaltuutetun ohjaus- ja valvontatoimivalta ulottuu myös tällaiseen erityislainsäädännön perusteella tapahtuvaan henkilötietojen käsittelyyn. Yleiselle syyttäjälle ja tuomioistuimille säädetty velvollisuus kuulla tietosuojavaltuutettua ohjaa osaltaan lainsäädännön soveltamista. Tietosuojavaltuutettu toimii lisäksi Euroopan unionin jäsenvaltioiden edustajista koostuvissa tietosuojan työryhmässä sekä poliisi- ja rajavalvonnan sekä tullitietojärjestelmän tietosuojan valvontaelimissä. Lisäksi tietosuojavaltuutettu seuraa tietosuojan kansainvälistä kehitystä.

7 7 Henkilötietolaissa säädettyjen tavoitteiden toteuttaminen kansalaisten yksityisyyden suojaamiseksi kuuluu kaikille rekisterinpitäjille. Tietosuojavaltuutetun toimistolla on kuitenkin merkittävä rooli rekisterinpitäjien osaamisen edistämisessä ja rekisteröityjen tietoisuuden lisäämisessä. Toimiston keskeinen toimintamuoto on yhteistyö eri hallinnonalojen lakeja säätävien sekä alaistaan hallintoa ohjaavien viranomaisten samoin kuin on eri toimialojen kanssa. Henkilötietolaissa säädettyjen vaatimusten huomioon ottaminen on olennaisen tärkeää tietoyhteiskunnan toimivuuden varmistamisessa. Yleisiä johtopäätöksiä voidaan tehdä erilaisten kyselyjen ja selvitysten ja niiden tulosten perusteella sekä esimerkiksi toimistoon vireillesaatettujen asioiden määriä ja laatua sekä asioiden jakautumista seuraamalla. Seuraavassa kuvataan vuonna 2004 käytettyjä keinoja ja mittareita Toimisto osallistui tilastokeskuksen vuonna 2004 julkaisemaan selvitykseen Finnish people s communication capabilities in interacrtive society of the 2000 s. Selvityksen yhtenä osana oli tietosuojan tilan arviointia koskeva osuus. Raportin tietoturvaosuudessa selvitettiin mm. mielipiteitä yritysten ja viranomaisten toimesta tapahtuvasta henkilötietojen keräämisestä. Asiaa koskeva selvitys liitteenä 3. Toimisto on vuodesta 2003 erisuuruisin otannoin selvittänyt, miten rekisterinpitäjät toteuttavat henkilötietolain 24 :ssä säädettyä informointivelvoitetta verkkopalveluissa. Informointi lisääntyy, mutta hitaasti. Suhteellisesti parhaiten mainittujen selvitysten perusteella ovat pärjänneet yksityisen sektorit rekisterinpitäjät, lähinnä liikemaailma, huonoiten valtion ja kunnan viranomaiset. Niissä tapauksissa, joissa tietosuojavaltuutettu oli erityisesti kirjeellään kiinnittänyt asiaan huomiota, informoinnin taso on noussut. Uusimman vuonna 2004 tehdyn selvityksen kohteena oli verkkokauppoja, yksityisen terveydenhuollon verkkopalveluita sekä muutamien kuntien sivustoja. Näiden informoinnin taso oli heikko. Yhteiskunnallista vaikuttavuutta on pyritty arvioimaan myös käsiteltäväksi tulleiden ja otettujen asioiden avulla - oikeudenloukkauksiin liittyvien yhteydenottojen määrää arvioidaan suhteessa tiedustelu- ja ohjauspyyntöihin. Tavoitteena oli oikeudenloukkauksia koskevien yhteydenottojen määrän suhteellinen väheneminen. - toimiston oma-aloitteisten vireillepanojen määrää arvioidaan suhteessa ohjaus- ja toimenpidepyyntöjen määrään. Tavoitteena on oma-aloitteisten asioiden määrän lisääntyminen Oik.loukk. osuus neuvonta- ja ohjauspyyntöjen määrästä 33 % 33 % Oma-aloitteisten vireillepanojen osuus tiedustelu- ja toimenpidepyyntöjen määrästä 8 % 13 % Tietosuojan tilaa Euroopassa ja myös Suomessa kuvaa Euroopan Unionin komission vuoden 2004 alussa julkaisema Eurobarometri. Kansalaisten luottamus eri rekisterinpitäjätahojen suorittaman henkilötietojen käsittelyn asianmukaisuuteen ilmenee liitteenä 4 olevasta kaaviosta. Myös TSV:n verkkosivujen kävijämäärällä voitaneen katsoa olevan merkitystä, kun toiminnan tuloksellisuutta arvioidaan (Kts. taulukko sivulla 11).

8 TULOSTAVOITTEIDEN TOTEUTUMINEN JA TOIMINNALLINEN TEHOKKUUS Toiminnan konkreettiset tulostavoitteet on määritelty vuosittain laadittavassa toimintasuunnitelmassa. Toimintasuunnitelmassa on eritelty tulostavoitteet ennaltaehkäisevälle toiminnalle, oikeusturvapalveluille, viestintäpalveluille, kansainvälisen toiminnalle sekä henkilöstöpalveluille Kaikkiaan vuodelle 2004 asetetut tavoitteet on pääosin saavutettu ja osin ylitettykin ENNALTAEHKÄISEVÄ TOIMINTA Ennaltaehkäisevän toiminta voidaan jakaa seuraaviin päätoimintoihin 1) sidosryhmäyhteistyö; tavoitteita edistetään yhteistyössä eri sidosryhmien kanssa sekä 2) yleisohjaus- ja tiedoteaineiston tuottaminen 3) tiedottaminen ja viestintä 4) lausuntojen antaminen lainsäädännöllisistä ja hallinnollisista uudistuksista 5) lausuntojen antaminen käytännesäännöistä 6) rekisterinpitäjäkohtainen neuvonta ja ohjaus ja konsultointi henkilötietolain vaatimuksista hyvän tietojenkäsittelyn aikaansaamiseksi, sekä 7) ennakkovalvonta (tsv:lle toimitetut ilmoitukset) Ennaltaehkäisevälle toiminnalle vuodeksi 2004 asetetut tavoitteet on saavutettu suunnittelulla tavalla, ja joiltain osin jopa ylitettykin. Ennaltaehk.toimintaan käytettiin 4,52 htv:tta (4,00 vars. ennaltaehk.toiminta + 0,52 enn.valvonta) Kustannusosuus euroa ( enn.ehk.toiminta enn.valvonta) Sidosryhmäyhteistyö Sidosryhmätyötä on toteutettu Valtakunnallisella tasolla. Tietosuojavaltuutettu on kuulunut jäsenenä tai asiantuntijajäsenenä tietoyhteiskuntaneuvostoon, tietoturvallisuusasian neuvottelukuntaan sekä valtion tietoturvallisuusasian johtoryhmään. Toimiston edustajia on osallistunut valtion tietoturvallisuuden johtoryhmän alaisiin työryhmiin (johtoryhmä + 11 alaryhmää vuonna 2004) Toimisto oli myös mukana valtakunnallisen tietoturvapäivän ( ) toteutuksessa. Hallinnonala- ja toimialakohtaisesti. Toimiston edustajat ovat osallistuneen yli 20 eri hallinnonalojen asettamaan työ- ja ohjausryhmään. Yhteistyötä on toteutettu useilla eri toimialoilla muun muassa käytännesääntöjen tai muuan toimialakohtaisen ohjauksen aikaansaamiseksi. Epävirallisempia yhteistyöryhmiä on ollut lähes 10. Toimialakohtaisten organisoitujen työryhmien muodossa. Näistä voidaan mainita erityisesti tietosuojavaltuutetun johdolla toimivat terveydenhuollon, ja opetustoimen ohjausryhmät sekä muulla tavoin organisoidut telealan yhteistyöryhmä, sekä rekisteripoolin tietosuojajaosto. Yksittäisiä sidosryhmäneuvotteluja eri rekisterinpitäjätahojen tai isojen rekisterinpitäjien edustajien kanssa on pidetty viikoittain, usein enemmänkin. Lukuisia tietojärjestelmien ja erilaisten sovellusten suunnittelijoita ja kehittäjiä on konsultoitu ja ohjattu henkilötietolainsäädännön vaatimusten huomioon ottamisessa. Sidosryhmäyhteistyöhön kului 1,44 htv:tta. Kustannusosuus yhteensä euroa.

9 9 Käytännesääntötyö on jatkunut suunnilleen entisellä tasolla. Vuoden aikana on valmistunut väestörekisterikeskuksen 2 käytännesääntöä, joista tietosuojavaltuutetulta pyydettiin ja annettiin lausunnot. Valmisteilla on ollut käytännesääntö- tai ohjaushankkeita muun muassa kiinteistö- ja asuntoalalla, Kennelliitto ry:n toiminnassa, luetteloalalla (teleala) ja yhdistystoiminnassa. Tietosuojavaltuutetun toimisto on osallistunut ko. hankkeiden ohjaukseen, osin on ollut myös käynnistämässä niitä. Tietosuojavaltuutetun toimiston antamat lausunnot käytännesäännöistä vuosina Käytännesääntölaus. yht Lukuihin sisältyvät sekä toimialakohtaiset että rekisterinpitäjäkohtaiset käytännesäännöt Käytännesääntötyöhön kului 0,17 htv. Kustannusosuus euroa. Yleisohjaus Yleisohjauksen aineistoa on tuotettu suunnitellussa laajuudessa. Ohjausaineiston keskeinen tavoite on rekisterinpitäjien ja rekisteröityjen tietoisuuden lisääminen. Liitteenä 2 on luettelo vuonna 2004 tuotetusta sekä myös aikaisemmin tuotetusta voimassaolevasta ohjausaineistosta. Vanhempaa ohjausaineistoa on vuoden 2004 aikana uusittu ja tarkistettu tarpeen mukaan. Valmistuneiden lisäksi on käynnistetty rekisteröidyille laaditut tarkastusoikeutta ja tiedon korjaamista koskevat tiedotteet, samoin yhdistystoiminnan ja sukututkimuksen ohjausaineistojen esitteet. Kielilain vaatimusten täyttäminen on edellyttänyt merkittävää panostamista ohjausaineiston käännättämiseen. Yleisohjausta varten vuosina laaditut uudet esitteet ja tiedotteet: Sarjan nimi: Asiaa tietosuojasta Hyvä tietää Tiedote rekisteröidyille Yleisohjaukseen kului 0,69 htv:tta. Kustannusosuus euroa.

10 10 Maksullinen koulutustoiminta Maksullinen koulutustoiminta alkoi vuonna Tulostavoite on ollut euroa vuodessa. Maksut on määritelty keskimääräisinä siten, että korvaukset ovat kattaneet vähintään todelliset kulut. Koulutusta on pyritty toteuttamaan kysynnän mukaan, mutta arvioiden myös koulutuksen merkitys vaikuttavuuden näkökulmasta. Asetetut markkamääräiset tulostavoitteet on jonkin verran ylitetty. Tulot ja koulutustilaisuuksien määrä sekä korvauksen määrä tunnilta vuosina : Yhteensä koulutustilais lukumäärä Tulot maksullisista ALV ALV. korvaus/tunti ,50 263,00 + ALV 143,00 270,00 + ALV Koulutustoimintaan kului kaikkiaan 0,37 % htv:tta. Kustannusosuus yhteensä koko koulutustoiminnan osalta oli euroa (maksullinen ja maksuton). Tiedotustoiminta Tiedotustoimintaa on toteutettu toimintasuunnitelman ja viestintäsuunnitelman mukaisesti. Tietosuojalehti on ilmestynyt suunnitelman mukaan 4 kertaa vuodessa. Lehden ajankohtaisuutta on tavoitteiden mukaisesti kyetty lisäämään. Lehden kohderyhmänä ovat erityisesti rekisterinpitäjät sekä atk- ja it-alan yritykset. Keskeinen kehittämiskohde oli kotisivujen uudistamistyö. Tavoitteena on ollut tietojen löydettävyyden, ajantasaisuuden ja vuorovaikutteisuuden sekä ratkaisujen ja kansainvälisten asioiden tiedottamisen lisääminen. Kehittämistyön osana toteutettiin keväällä 2004 kävijäkysely. Kokonaisvastaajamäärä oli 350. Vastauksissa toivottiin muun muassa hakutoimintoja, käytännönläheisiä ohjeita ja tiedon löydettävyyden parantamista. Uudistetut sivut otettiin käyttöön Verkkosivujen kävijämäärillä voidaan arvioida myös toiminnan vaikuttavuutta sekä tietosuojatietoisuuden nykytilaa Tiedotusvälineiden yhteydenotot ovat jatkuneet entisessä laajuudessa. Yhteydenotot ovat käytännössä lähes päivittäisiä. Erityisten tapahtumien sattuessa yhteydenottoja voi päivittäin tulla useita, luku voi nousta joskus jopa 10-20:een päivässä. Yhteydenotot on voitu hoitaa asianmukaisesti. Aktiivista tiedonhankintaa, tietosuojailmiöiden seurantaa ja raportointia sekä siitä tiedottamista tulisi voida toteuttaa nykyistä enemmän.

11 11 Viestintää koskevia tilastotietoja vuosilta : Tietosuoja-lehti ilm.kerrat 4 krt / vuosi 4 krt / vuosi 4 krt / vuosi 4 krt / vuosi 4 krt / vuosi painosmäärä maksullinen levikki kokonaissivum./vuosi Kotisivut kokonaisuudistus kokonaisuudistus kävijämäärät > Eri muodoissa tapahtuvan tiedotuksen osuus htv:stä oli 1,34. Kustannusosuus euroa LAINSÄÄDÄNNÖN JA HALLINNON KEHITTÄMINEN Vuoden 2004 aikana annettiin lausuntoja useista tietosuojan kannalta merkittävästä lainsäädännön hankkeesta sekä myös hallinnollisen uudistamisen hankkeesta. Lainsäädännöstä, muun muassa hallituksen esityksistä pyydettyjen lausuntojen määrä on pysynyt suurin piirtein aikaisemmalla tasolla Pyydetyt lausunnot on pääosin kyetty antamaan asetetuissa määräajoissa. Tietosuojavaltuutettu tai toimiston muu edustaja on osallistunut yli kahteenkymmeneen eri hallinnonalojen asettamaan viralliseen työryhmään sekä lukuisiin epävirallisempiin työryhmiin. Lainsäädäntöhankkeista ja hallinnollisista uudistuksista annettujen lausuntojen määrä vuosina : lausunnot lainsäädäntöhankkeista Eduskunnassa kuultavana Lausunnot hallinnollisista uudistuksista lausunnot kv - normeista ja sopimuksista Yhteensä

12 12 Lainsäädännön ja hallinnon kehittämisen osuus henkilötyövuosista oli 0,67 htv (lainsäädännön kehittäminen 0,28, muut 0,39). Kustannusosuus oli yhteensä euroa (lainsäädäntö , muut ) ENNAKKOVALVONTA (henkilötietolain 36 ja 37 :ssä säädetyt ilmoitusasiat ) Ennakkovalvontaa toteutetaan henkilötietolaissa säädetyn ilmoitusmenettelyn mukaisesti. Ilmoitusmuotoja ovat rekisteri-ilmoitukset, toimintailmoitukset ja ilmoitukset ulkomaille luovutuksista. Ilmoitusten lukumäärä on vakiintunut vuonna 1999 voimaan tulleen henkilötietolain siirtymäkauden päätyttyä selvästi alle 200:aan vuodessa. Luku osoittaa, ettei lain velvoitetta vielä riittävästi tunneta Ilmoitusten määrät ilmenevät jäljempänä kohdasta ja liitteestä 1) Ennakkovalvonnan osuus kokonaistyöajasta oli 2,42 %. Kustannusosuus euroa TARKASTUSTOIMINTA Tarkastustoiminta painottui toimintavuonna ns. etätarkastuksiksi luettaviin erillisselvityksiin. Kokonaisuutena tarkastustoiminnan taso saavutettiin, mutta varsinaisia tarkastuskäyntejä voitiin tehdä asetetuista painotuksista johtuen jonkin verran edellisvuotta vähemmän. Uutena tarkastuksen muotona toteutettiin pohjoismainen tarkastus, jossa pohjoismaiden tietosuojaviranomaiset toteuttivat työelämän tarkastuksen kolmessa yrityksessä, kukin omassa maassaan. Lisäksi toteutettiin kansallinen Schengen tarkastus. Nettipoliisi-selvityksessä jatkettiin edellisenä vuonna aloitettua rekisterinpitäjän informointivelvoitteen toteuttamista koskevaa selvitysprojektia (101 kohdetta) Informoinnin merkitys kansalaisten tietoisuuden ja luottamuksen lisäämiseksi on merkittävä. Ulkomaille luovutuksia koskevalla selvityksellä kartoitettiin henkilötietolaissa säädetyn ilmoitusvelvollisuuden toteutumista. Oma-aloitteisia selvityspyyntöjä on lähetetty silloin, kun lehdistöstä tai muulla vastaavalla tavalla on tullut tietoon selvitystä edellyttävä tapaus. Tarkastusten ja selvityspyyntöjen määrä vuosina : Tarkastuskäynnit Etätarkastukset Ulkomaille 69 luovutukset 4. Ns. nettipoliisiselvitys, tarkist. kotisiv. määrä 5. Tee-se-itse tarkastukset Ed.olev. yhteensä Taulukko jatkuu seur.sivulla Oma-aloitteiset

13 13 selvityspyynnöt Schengenin tietojärjestelmä Yhteispohjoismainen tarkastus 1 3 Kaikki yhteensä Varsinaiseen tarkastustoimintaan kului 0,30 htv:tta. Kustannusosuus euroa RATKAISUTOIMINTA Kirjallisesti vireille tulleiden asioiden määrä on lisääntynyt ennakoitua enemmän eli +14,3 % (ilmoitusasiat mukaan lukien lisäys oli + 11 % ). Asiamäärien kasvusta huolimatta asioita on kyetty käsittelemään aikaisempaa enemmän eli + 12 % ilman ilmoitusasioita (Ilmoitusasiat mukaan lukien - 6 %). Ilmoitusasioiden vireilletulo- ja käsittelymäärät olivat henkilötietolain voimaantulosta johtuen poikkeuksellisen suuret vuosina 2001, 2002 ja Kaikkien asioiden keskimääräinen käsittelyaika oli 4,3 kk. Kansalaisilta vireille tulleiden asioiden keskimääräinen käsittelyaika oli keskimäärin 7,7 kk Käsittelyaikatavoitteet jäävät kokonaisuudessaan jonkin verran asetetuista tavoitteista. Toisaalta kansalaisilta vuoden 2003 jälkeen vireilletulleiden asioiden osalta käsittelyaikoja on kyetty vähitellen lyhentämään siten, että keskimääräinen käsittelyaika näiden asioiden osalta oli selvästi alle 6 kuukauden keskimääräistavoitteen. Vireilletulleet asiat jakautuvat pääosin samoille sektoreille kuin edellisenä vuonna. Selvin lisäys lukumäärissä on nähtävissä syyttäjiltä ja tuomioistuimilta tulleiden asioiden määrässä, joiden määrä on kasvanut kaksinkertaiseksi. Tämä osoittanee myös kansalaisten oikeuksiaan koskevan tietoisuuden lisääntymistä. Erittäin työllistäviä ovat olleet ns. Sonerajuttuun liittyneet laajat lausuntoasiat. Lausuntojen käsittelyajat ovat olleet keskimäärin 1, 2 kuukautta. Kirjallisesti vireille tulleisiin yksittäisasioihin kului 5,39 htv kokonaistyöajasta. Kustannusosuus euroa. Tietosuojalautakunnalle vietiin 1 asia vuonna Poliisille ei viety yhtään asiaa vuonna Rekisterinpitäjät ovat noudattaneet yleensä tietosuojavaltuutetun ohjausta.

14 14 Vireillesaatettuja asioita koskevia tilastotietoja Kaikkien käsiteltyjen asioiden keskimääräinen kustannus/käs. asia oli 167,84 euroa. (pl. hallinnolliset asiat) Vireilletulleet ja käsitellyt asiat yhteensä vuosina : Varsinaiseen toimintaan liitt. yht. joista ilmoitusasioita Hallinnolliset asiat vir. käsit. vir. käsit. vir. käsit. vir. käsit. vir. käsit S-postilla vireille Yksityiskohtaisempi kuvaus kaikista toimistoon vireilletulleista ja käsitellyistä asioista liitteenä 1. Vireilletulleiden asioiden jakautuminen sektoreittain sekä rekisterinpitäjien ja rekisteröityjen välillä vuosina : Yksityinen sektori Rekisterinpitäjät Rekisteröidyt Valtion viranomaiset ja laitokset, muu julkishallinto Rekisterinpitäjät Rekisteröidyt Kunnalliset viranomaiset ja laitokset Rekisterinpitäjät Rekisteröidyt

15 15 Vireille tulleiden asioiden määrä toimialoittain vuosina : (rek.r = rekisteröityjen/kansalaisten vireille saattamat asiat) yht. rek.r yht. rek.r yht. rek.r yht. rek.r yht. rek.r terveydenhuolto työelämä suoramarkkinointi opetusala yhdistystoiminta teletoiminta sosiaalihuolto kauppa poliisitoiminta luottotietotoiminta pankki- ja perimistoiminta liikenne henkilötunnus Tarkastusoikeusasioiden ja tiedon korjaamisasioiden määrä vuosina : tark. t. korj. tark. t. korj. tark. t. korj.. tark. t. korj. tark. t. korj. terveydenhuolto luottotietoasiat poliisi muut yhteensä Mol. yhteensä: Tietosuojavaltuutettu antoi tarkastusoikeusasioissa 2 määräystä sekä tiedon korjaamisasioissa 2 määräystä. Luvuista erottuu erityisesti luottotietoihin liittyvien tiedon korjaamisasioiden väheneminen, joka johtuu erityisesti takaajien tiedonsaantioikeutta koskevien säännösten säätämisestä. Tarkastus- ja tiedon korjaamisasioiden osuus muista vireille tulleista asioista (pl. hallinnolliset asiat) oli 5,45 %.

16 16 Vireilletulleet lausuntopyynnöt syyttäjiltä ja tuomioistuimilta sekä lausunnot tutkimuslupaasioissa vuosina : Syyttäjiltä ja tuomioistuimilta (HetiL 41 ) Tutkimuslupa-asiat (StakesL 4 ) Lausuntojen antamiseen syyttäjille ja tuomioistuimille kului 0,44 htv, tutkimuslupa-asioiden käsittelyyn 0,12 htv. Syyttäjille ja tuomioistuimille annettujen lausuntojen kustannusosuus oli euroa, tutkimuslupa-asioiden euroa TIETOPALVELU Tietopalvelun keskeinen toimintamuoto on puhelimitse tapahtuva neuvontatyö, jonka merkitys toimiston työn ja toiminnan suunnittelun kannalta on tärkeä. Puhelinneuvontaan osallistuvat vuorotellen kaksi puhelinneuvojaa, mutta puheluja tulee myös tietosuojavaltuutetulle ja muille henkilöille suoraan. Puhelinneuvonnan sisältöä kartoittamalla, dokumentoimalla ja tilastoimalla on voitu tehostaa tiedottamista eniten kysytyistä asioista sekä hyödyntämään tietoja myös suunnitteluja ohjaustyössä sekä sen kohdentamisessa. Puhelujen määrä oli arviolta 7500 kpl vuodessa. Tietopalvelun osuus htv:stä oli 1,20 htv. Kustannusosuus euroa KANSAINVÄLINEN TOIMINTA Kansainväliseen toimintaan on osallistuttu suunnitellulla tavalla. Tietosuojavaltuutetun rooli eri kansainvälisissä kokouksissa on ollut entistä aktiivisempi. Kahdenvälistä yhteistyötä on ollut erityisesti Espanjan kanssa. Tietosuojavaltuutettu on pitänyt myös useita luentoja kansainvälisissä kokouksissa. Kansainvälisten asioiden koordinointia on toteutettu kansallisella tasolla yhteistyössä keskeisten sidosryhmien kanssa. Myös kansainvälisten asioiden tiedottamista lisättiin aloittamalla ennalta määritellylle vastaanottajajoukolle newsletter tyyppisen sähköisen tiedotteen lähettäminen, sekä tehostamalla kansainvälisten asioiden tiedottamista kotisivuilla.

17 17 Tietoja kansainvälisestä toiminnasta: Tietosuojadirektiivin 29 art. tietosuojaryhmä - kokouksia - kirjallisia lausuntoja * EU:n 29-ryhmän alainen valitusasioiden ryhmä Europolin yhteinen valvontaelin - kokouksia kirjallisia lausuntoja Schengenin tietojärj. yhteinen valvontaelin kokouksia 5 4 kirjallisia lausuntoja Tullitietojärjestelmä - kokouksia 2 2 Muut kv.kokoukset - ts.viranomaisten maailmankokous - pohjoismaiset ts.viranomaisten kokoukset * pohjoismainen vars.ts.viranomaisten kokous * pohjoismainen esittelijöiden kokous * pohjoismainen teknisten kokous Kansainväliseen toimintaan kului 0,89 htv :tta. Kustannusosuus euroa. 4. HENKILÖSTÖN VOIMAVAROJEN HALLINTA JA KEHITTÄMINEN Henkilöstömäärä ja virkarakenne Toimiston vakinaisen henkilöstön määrä oli 19 (18,5 htv). Henkilötyövuosien kokonaismäärä oli 21,34 htv. Määräaikaisena voitiin palkata valtioneuvoston tietoyhteiskuntaohjelman toteutukseen liittyen 1 it-erityisasiantuntija. Muuta määräaikaista henkilöstöä toimistoon palkattiin projektiluonteisesti ja ruuhkien purkamiseksi. Lisäksi toimistoon saatiin kaksi yliopistoharjoittelijaa (0.5 htv), joiden palkasta osan maksoi ao. yliopisto. Toimiston virkarakenne (20 henkilöä, 19,5 htv) voidaan kuvata seuraavasti: - johto: 2 henkilöä - esittelijätaso 14 hlöä - avustava henkilöstö 4 hlöä

18 18 Henkilöstön sukupuolijakauma, ikärakenne ja koulutustaso Henkilöstöstä oli naisia 11, miehiä 9 Vakinaisen ja vastaavan henkilöstön ikärakenne vuoden 2004 lopussa oli seuraava: v yli 60 v 1 Henkilöstön keski-ikä oli 47,3 v. Koulutustaso - ylempi korkeakoulututkinto 16 hlöllä - opistotasoinen tai vastaava tutkinto 2 - alempi tutkinto 2 Kokonaistyövoimakustannukset v olivat yht euroa. Työhyvinvointi - henkilöstön vaihtuvuus vuonna 2004: Toimiston vakinaisesta henkilöstöstä yksi henkilö siirtyi vuonna 2004 eläkkeelle. Tilalle palkattiin uusi henkilö. Kokonaan uutena palkattiin edellä mainittu 1 määräaikainen IT- erityisasaintuntija. - sairauspoissolojen määrä vuonna 2004 oli yhteensä 225 päivää - työterveyshuollon kustannukset v yhteensä euroa. Vuoden 2003 menoista saatiin palautusta Kelalta 5011 euroa. Arvokeskusteluja on käyty ja henkilöstön hyvinvointia pyritty lisäämään työsuojelun ja työterveyshuollon toimintasuunnitelmissa määritellyin tavoin. Toimiston sisäisiä toimintoja on kehitetty asetettujen tavoitteiden mukaisesti sekä vuoden alussa valmistuneiden sisäisten kehittämisryhmien raporttien pohjalta. Erityisesti on kehitetty sisäistä tiedottamista, ratkaisupankin toimivuutta sekä sisältöä, puhelinpalvelua ja siinä ilmenneiden kysymysten käsittelyn tehostamista sekä hyödyntämistä tiedotus- ja ratkaisu- sekä ohjaustoiminnassa. Palkkausjärjestelmään liittyen on arvioitu myös tehtäväjakoa sekä henkilöstön koulutus- ja osaamistasoa tehtäviinsä nähden.

19 19 Koulutus ja kehittäminen Henkilöstöllä on pääosin tehtäviinsä soveltuva koulutus ja osaaminen. Henkilöstön koulutukseen ja kehittämiseen varattiin yhteensä euroa/vuosi.,1250 euroa /ht, määrärahoja käytettiin 8672 euroa/vuosi, 433,60 euroa/hlö. Työpäiviä koulutukseen käytettiin yht. 65 pv, eli 3,25 pv/hlö. Panostus vuonna 2004 on ollut erityisesti tietojärjestelmien suunnittelun ja teknologia-osaamisen kouluttamisessa. Lisäksi henkilöstöllä on ollut oikeus ja velvollisuus kouluttautua määritellyn euromäärän ja työajan käytön rajoissa ammattitaitonsa kehittämisen kannalta tärkeillä alueilla. (enintään 550 euroa + ALV / hlö, enintään 5 pv / hlö). Arvioitua pienemmät menot johtuivat osaksi siitä, että henkilöstölle kyettiin järjestämään suhteellisen edullista yhteistä koulutusta. Mm. teknologiakoulutusta on voitu järjestää henkilöstölle toimistoon palkatun uuden IT-erityisasiantuntijan toimesta. Kustannuksia säästyi, kun ko. tarkoitusta varten ei jouduttu palkkaamaan kallista ulkopuolista kouluttajaa. Myös toimiston tietovälineiden sisäistä koulutusta on kyetty järjestämään osin omin voimin.

20 Tietosuojavaltuutetun toimiston toimintakertomus v Liite Kirjallisesti vireilletulleet ja käsitellyt asiat Vuosina saapuneet ja käsitellyt asiat: Yleiset asiat - lausunnot - eduskuntakuulemiset - kansainvälinen säännöstö - lausunnot hallinnollisista uudistuksista - muut asiat Saap. Käsit. Saap. Käsit. Saap. Käsit. Saap. Käsit. Saap. Käsit Kansainväliset asiat - EU-asiat - poliisialan yhteistyöhön liittyvät asiat - muut kv asiat Ennakkovalvonta ja ohjaus - lausunnot tutkimuspyynnöistä - rekisterinpitäjien neuvonta - ilmoitusasiat - TSV:n vireille panemat asiat Kansalaisten toimenpidepyynnöt Muut TSL:n päätökset Yhteensä