Kommentaari II jaksoon, joka koskee yleisiä huolellisuusvaatimuksia

Transkriptio

1 VEROHALLINNON OMAAN KÄYTTÖÖNSÄ LAATIMA EPÄVIRALLINEN SUOMENKIELINEN LUONNOS CRS:N KOMMENTAARISTA Kommentaari II jaksoon, joka koskee yleisiä huolellisuusvaatimuksia 1. Jakso sisältää yleiset huolellisuusvaatimukset. Se käsittelee myös palvelujentarjoajien käyttöä ja aiempia tilejä koskevia vaihtoehtoisia huolellisuusvaatimuksia. A C kohdat Yleiset huolellisuusvaatimukset 2. A kohdan mukaan tiliä käsitellään raportoitavana tilinä siitä päivästä lukien, jona se tunnistetaan raportoitavaksi tiliksi II VII jaksojen sisältämien huolellisuusmenettelyjen mukaisesti. Jos tili on raportoitava tili, sen status ei muutu ennen päivää, jona se lakkaa olemasta raportoitava tili (esim. koska tilinhaltija ei enää ole raportoitava henkilö tai tilistä tulee muu kuin finanssitili, se suljetaan tai se siirretään kokonaisuudessaan), vaikka tilin saldo tai arvo olisi nolla tai negatiivinen tai tilille (tai tiliin liittyen) ei ole maksettu tai hyvitetty mitään. Jos tili määritetään raportoitavaksi tiliksi sillä perusteella, mikä sen status on kalenterivuoden tai raportointijakson lopussa, tiliin liittyvät tiedot on raportoitava siten kuin se olisi raportoitava tili koko sen kalenterivuoden tai raportointijakson ajan, jona se määritettiin raportoitavaksi. Jos raportoitava tili suljetaan, tiliin liittyvät tiedot on raportoitava sulkemispäivään saakka. Ellei toisin ole määrätty, raportoitavaa tiliä koskevat tiedot on raportoitava vuosittain sitä vuotta seuraavana kalenterivuonna, johon tiedot liittyvät. 3. Seuraavissa esimerkeissä kuvataan yleisesti A kohdan soveltamista: Esimerkki 1 (tili, josta tulee raportoitava tili): Tili avataan 28 päivänä toukokuuta 2000 ja se tunnistetaan raportoitavaksi tiliksi 3 päivänä joulukuuta Koska tili tunnistettiin raportoitavaksi tiliksi kalenterivuonna 2001, sitä koskevat tiedot täydeltä kalenterivuodelta 2001 on raportoitava kalenterivuonna 2002 ja tämän jälkeen vuosittain.

2 KOMMENTAARI II JAKSOON 107 Esimerkki 2 (tili, joka lakkaa olemasta raportoitava tili): Sama tilanne kuin esimerkissä 1. Tilinhaltija kuitenkin lakkaa 24 päivänä maaliskuuta 2002 olemasta raportoitava henkilö, minkä seurauksena tili ei enää ole raportoitava tili. Koska tili lakkasi olemasta raportoitava tili 24 päivänä maaliskuuta 2002, tiliä koskevia tietoja ei tarvitse raportoida kalenterivuonna 2003 eikä sen jälkeen, ellei tilistä jälleen tule raportoitava tili vuonna 2003 tai myöhempänä kalenterivuotena. Esimerkki 3 (tili suljetaan): Tili avataan 9 päivänä syyskuuta 2004, ja siitä tulee raportoitava tili 8 päivänä helmikuuta Tilinhaltija kuitenkin sulkee tilin 27 päivänä syyskuuta Koska tili oli raportoitava tili helmikuun kahdeksannen päivän ja syyskuun viidennen päivän välillä vuonna 2005 ja se suljettiin kalenterivuonna 2005, tiliä koskevat tiedot (mukaan lukien tilin sulkeminen) kalenterivuoden 2005 osalta on raportoitava kalenterivuonna 2006 tammikuun ensimmäisen ja syyskuun 27:nnen päivän väliseltä ajalta. Esimerkki 4 (tili, joka lakkaa olemasta raportoitava tili ja joka suljetaan): Sama tilanne kuin esimerkissä 2, paitsi että tilinhaltija sulkee tilin 4 päivänä heinäkuuta Koska tili lakkasi olemasta raportoitava tili 24 päivänä maaliskuuta 2002, tiliä koskevia tietoja ei tarvitse raportoida kalenterivuonna Tilin saldo tai arvo on osa raportoitavia tietoja, mutta sillä on merkitystä muissakin suhteissa, kuten aiempia yksikkötilejä koskevien huolellisuusmenettelyjen (katso V jakson A ja B kohta sekä E alakohdan 1 ja 2 alakohta) ja tilisaldon yhdistämissääntöjen suhteen (katso VII jakson C kohdan alakohdat 1 ja 2). B kohdan mukaan tilin saldo tai arvo on määritettävä kalenterivuoden tai muun asianmukaisen raportointijakson viimeisen päivän mukaan. 5. Jos tilin saldo tai arvoraja on määritettävä kalenterivuoden viimeisen päivän mukaan (katso III jakson C kohdan 6 alakohta ja V jakson A ja B kohta), C kohdan mukaan asianomainen saldo tai arvo on määritettävä sen raportointijakson viimeisen päivän mukaan, joka loppuu kyseisen kalenterivuoden päättyessä tai sen kuluessa. Jos raportointijakso siis päättyy kalenterivuoden lopussa, asianomainen saldo tai arvo on määritettävä kalenterivuoden joulukuun 31 päivänä. Jos raportointijakso kuitenkin päättyy kalenterivuoden kuluessa, asianmukainen saldo tai arvo on määritettävä raportointijakson viimeisen päivän mukaan kalenterivuoden aikana.

3 KOMMENTAARI II JAKSOON 108 D kohta Palveluntarjoajien käyttö 6. D kohdan mukaan kukin lainkäyttöalue voi sallia raportoivien finanssilaitosten käyttää palveluntarjoajia täyttämään tällaisille raportoiville finanssilaitoksille asetetut kansallisessa lainsäädännössä tarkoitetut tietojenvaihto- ja huolellisuusvelvoitteet (esim. lainkäyttöalue voi sallia raportoivien finanssilaitosten käyttävän palveluntarjoajien täyttämiä huolellisuusmenettelyjä). Tällaisissa tapauksissa raportoivien finanssilaitosten on täytettävä kansallisen lainsäädännön vaatimukset, ja raportointi- ja huolellisuusvelvoitteiden on pysyttävä raportoivien finanssilaitosten vastuulla (eli palveluntarjoajan katsotaan toimivan raportoivan finanssilaitoksen vastuulla), mukaan lukien kansallisen lainsäädännön mukaiset luottamuksellisuus- ja tietosuojavelvoitteet. Tämä vaihtoehto sallii raportoivien finanssilaitosten käyttää palveluntarjoajaa, jonka asuinlainkäyttöalue on sama tai eri kuin raportoivan finanssilaitoksen. Se ei myöskään vaikuta raportoinnin ajankohtaan ja tapaan eikä huolellisuusvelvoitteisiin, jotka ovat samat kuin jos raportoiva finanssilaitos huolehtisi niistä edelleen. Palveluntarjoajan on esimerkiksi raportoitava tiedot samoin kuin raportoiva finanssilaitos olisi ne raportoinut (esim. samalle lainkäyttöalueelle) ja tunnistettava raportoiva finanssilaitos, jonka osalta se täyttää raportointi- ja huolellisuusvelvoitteet. 7. Seuraava esimerkki kuvaa D kohdan soveltamista: Rahastonhoitajan M hallinnoima investointiyksikkö P on sijoitusrahasto, jonka kotipaikka on osallistuvalla lainkäyttöalueella B ja joka ei täytä vapautetun yhteissijoitusvälineen kriteerejä. Osallistuva lainkäyttöalue B sallii raportoivien finanssilaitosten käyttävän palveluntarjoajia kaikkien yhteiseen raportointistandardiin liittyvien velvoitteidensa täyttämiseen. Koska investointiyksikkö P on raportoiva finanssilaitos lainkäyttöalueella B, investointiyksikkö P voi käyttää rahastonhoitaja M:ää täyttämään huolellisuusmenettelynsä ja raportointi- ja muut yhteiseen tietojenvaihtostandardiin liittyvät velvoitteensa. E kohta aiempia tilejä koskevat vaihtoehtoiset huolellisu usmenette lyt 8. E kohdan mukaan kukin lainkäyttöalue voi sallia raportoivan finanssilaitoksen soveltaa (i) uusia tilejä koskevia huolellisuusmenettelyjä aiempiin tileihin ja (ii) suuriarvoisia tilejä koskevia huolellisuusmenettelyjä vähäarvoisiin tileihin. Lainkäyttöalue voi myös sallia finanssilaitosten halutessaan soveltaa näitä menettelyjä kaikkiin aiempiin tileihin tai johonkin selvästi määritettyyn aiempien tilien ryhmään (joka on määritetty esimerkiksi toimialan mukaan tai sen paikan mukaan, jossa tiliä ylläpidetään). 9. Jos lainkäyttöalue sallii uusia tilejä koskevien huolellisuusmenettelyjen käytön aiempiin tileihin, aiempiin tileihin muutoin sovellettavia sääntöjä

4 KOMMENTAARI II JAKSOON 109 sovelletaan edelleen. Tällöin raportoiva finanssilaitos voi käyttää huolellisuusmenettelyjä uusiin tileihin luopumatta mahdollisuudesta soveltaa aiempia tilejä koskevia kevennettyjä määräyksiä, kuten I jakson C kohtaa, III jakson A kohtaa ja V jakson A kohtaa, jotka ovat edelleen voimassa näissä olosuhteissa. III jakson B kohdan 1 alakohdan mukaisesti yhden asuinpaikan raportoiminen aiemman henkilötilin osalta riittää täyttämään I jakson raportointivaatimukset.

5 KOMMENTAARI III JAKSOON 110 Kommentaari III jaksoon, joka käsittelee aiempia henkilötilejä koskevia huolellisuusmenettelyjä 1. Tämä jakso sisältää huolellisuusmenettelyt, joita sovelletaan raportoitavien tilien tunnistamiseksi aiempien henkilötilien joukosta. Sen avulla voidaan erotella vähäarvoiset tilit ja suuriarvoiset tilit toisistaan. A kohta Tilit, joita ei tarvitse tutkia, tunnistaa tai raportoida 2. A kohta vapauttaa tutkimisesta kaikki aiemmat henkilötilit, jotka ovat ryhmäkäteisarvovakuutussopimuksia ja elinkorkosopimuksia, jos laki tosiasiallisesti estää raportoivaa finanssilaitosta myymästä näitä sopimuksia raportoitavan lainkäyttöalueen asukkaille. 'Laki estää tosiasiallisesti' raportoivaa finanssilaitosta myymästä ryhmäkäteisarvovakuutussopimuksia ja elinkorkosopimuksia raportoitavan lainkäyttöalueen asukkaille, jos: a) raportoivan finanssilaitoksen lainkäyttöalueen lainsäädäntö kieltää tai muutoin tehokkaasti estää näiden sopimusten myymisen toisen lainkäyttöalueen asukkaille; tai b) raportoitavan lainkäyttöalueen lainsäädäntö kieltää tai muutoin tehokkaasti estää raportoivia finanssilaitoksia myymästä näitä sopimuksia kyseisen raportoitavan lainkäyttöalueen asukkaille. 3. Jos sovellettava laki ei suoranaisesti estä raportoivia finanssilaitoksia myymästä vakuutus- tai elinkorkosopimuksia mutta vaatii finanssilaitoksia täyttämään tietyt ehdot ennen kuin ne voivat myydä kyseisiä sopimuksia raportoitavan lainkäyttöalueen asukkaille (kuten luvan hankkiminen ja sopimusten rekisteröinti), tällöin katsotaan, että 'laki estää tosiasiallisesti' raportoivaa finanssilaitosta myymästä näitä sopimuksia kyseisen raportoitavan lainkäyttöalueen asukkaille.

6 KOMMENTAARI III JAKSOON 111 B kohta Vähäarvoisiin tileihin sovellettavat huolellisuusmenettelyt 4. B kohta sisältää menettelyt, joita sovelletaan vähäarvoisiin tileihin. Näitä menettelyjä ovat kotipaikkaosoitetesti ja sähköinen haku. 5. Yhteistä tietojenvaihtostandardia täytäntöönpannessaan lainkäyttöalueet voivat sallia raportoivien finanssilaitosten käyttävän joko (i) B kohdan 2 6 alakohdissa kuvattua kotipaikkaosoitetestiä tai sähköistä arkistohakua, tai (ii) vain sähköistä arkistohakua. Ensin mainitussa tapauksessa lainkäyttöalue voi sallia finanssilaitoksen halutessaan soveltaa kotipaikkaosoitetestiä joko kaikkiin vähäarvoisiin tileihin tai erikseen selvästi määritettyyn tilien ryhmään (joka on määritetty esimerkiksi toimialan mukaan tai sen paikan mukaan, jossa tiliä ylläpidetään). 6. Jos kansallinen lainsäädäntö sallii raportoivien finanssilaitosten käyttävän kotipaikkaosoitetestiä ja jokin raportoiva finanssilaitos päättää käyttää sitä, raportoivan finanssilaitoksen tulee käyttää kyseistä testiä joko kaikkiin vähäarvoisiin tileihin tai (kansallisen lainsäädännön mukaisesti) selvästi määritettyyn kyseisten tilien ryhmään. Jos raportoiva finanssilaitos päättää olla käyttämättä testiä tai yksi tai useampi testivaatimuksista jää täyttämättä, finanssilaitoksen on suoritettava vähäarvoisen tilin osalta sähköinen arkistohaku. B kohdan 1 alakohta Kotipaikkaosoitetesti 7. B kohdan 1 alakohta koskee 'kotipaikkaosoitetestiä'. Testiä käytettäessä raportoivalla finanssilaitoksella ei tarvitse olla toimintaperiaatteita ja menettelyjä kotipaikkaosoitteen tarkistamiseksi asiakirjanäytön perusteella. Raportoiva finanssilaitos voi käsitellä kyseistä henkilötilin haltijaa sillä lainkäyttöalueella, jossa osoite sijaitsee, verotuksellisesti asuvana sen määrittämiseksi, onko kyseinen henkilö raportoitava henkilö, jos: a) raportoivalla finanssilaitoksella on arkistotiedoissaan henkilötilin haltijan tämä kotipaikkaosoite; b) on voimassa; ja c) kotipaikkaosoite perustuu asiakirjanäyttöön. 8. Ensimmäinen vaatimus on, että raportoivalla finanssilaitoksella arkistotiedoissaan on henkilötilin haltijan kotipaikkaosoite (katso I jakson kommentaari, 26 kohta). Yleensä c/o-osoite tai postilokero ei ole kotipaikkaosoite. Postilokeroa voidaan kuitenkin pitää kotipaikkaosoitteena osana osoitetta, johon liittyy myös esim. katuosoite, asunnon tai huoneiston numero tai

7 KOMMENTAARI III JAKSOON 112 maaseudun postiosoite ja siitä voi siis selvästi tunnistaa tilinhaltijan todellisen asuinpaikan. C/o-osoite voi samoin erityistapauksissa olla esimerkiksi armeijan henkilöstön kotipaikkaosoite. Yhteistä tietojenvaihtostandardia täytäntöönpanevat lainkäyttöalueet voivat määrittää muita erityisolosuhteita, joissa c/o-osoite tai postilokero on selvä kotipaikkaosoitteen tunniste, jos tämä määritelmä ei estä yhteisen tietojenvaihtostandardin tarkoituksia. 9. Toinen vaatimus on, että raportoivan finanssilaitoksen arkistotiedoissa oleva kotipaikkaosoite on voimassa. Kotipaikkaosoitteen katsotaan olevan 'voimassa', kun se on uusin kotipaikkaosoite, jonka raportoiva finanssilaitos on kirjannut yksittäiselle tilinhaltijalle. Kotipaikkaosoitteen ei kuitenkaan kats ota olevan 'voimassa', jos sitä on käytetty postitukseen ja lähetys on palautettu, koska sitä ei ole voitu toimittaa perille annettuun osoitteeseen (muutoin kuin virheellisesti). Edellä sanotusta huolimatta käyttämättömään tiliin liittyvää kotipaikkaosoitetta pidetään 'voimassa olevana' sinä aikana, jonka tili on käyttämättä. Tili (muu kuin elinkorkosopimus) on 'käyttämätön tili', jos (i) tilinhaltija ei ole käynnistänyt tapahtumia, jotka liittyvät tiliin tai muuhun tiliin, joka tilinpitäjällä on raportoivassa finanssilaitoksessa, viimeksi kuluneiden kolmen vuoden aikana; (ii) tilinhaltija ei ole ollut yhteydessä kyseistä tiliä ylläpitävän finanssilaitoksen kanssa koskien kyseistä tiliä tai muuta tiliä, joka tilinhaltijalla on raportoivassa finanssilaitoksessa, viimeksi kuluneiden kuuden vuoden aikana; ja (iii) käteisarvovakuutussopimuksen kyseessä ollessa raportoiva finanssilaitos ei ole ollut yhteydessä tilinhaltijaan koskien kyseistä tiliä tai muuta tiliä, joka tilinhaltijalla on raportoivassa finanssilaitoksessa, viimeksi kuluneiden kuuden vuoden aikana. Vaihtoehtoisesti tiliä (joka ei ole elinkorkosopimus) voidaan pitää 'käyttämättömänä tilinä' myös sovellettavien lakien tai asetusten nojalla tai raportoivan finanssilaitosten sellaisten tavallisten toimintamenettelyjen mukaisesti, joita sovelletaan yhdenmukaisesti kaikkiin laitoksen ylläpitämiin tileihin kyseisellä lainkäyttöalueella, jos nämä lait, asetukset tai menettelyt sisältävät olennaisesti samoja vaatimuksia kuin edellisessä lauseessa on esitetty. Tili lakkaa olemasta käyttämätön tili kun (i) tilinhaltija käynnistää tapahtuman, joka liittyy kyseiseen tiliin tai muuhun tiliin, joka tilinhaltijalla on raportoivassa finanssilaitoksessa; (ii) tilinhaltija on yhteydessä raportoivaan finanssilaitokseen, joka ylläpitää tiliä, koskien kyseistä tiliä tai muita tilejä, joita tilinhaltijalla on raportoivassa finanssilaitoksessa; tai (iii) tili lakkaa olemasta käyttämätön sovellettavien lakien tai asetusten nojalla tai raportoivan finanssilaitoksen tavallisten toimintamenettelyjen mukaan. 10. Kolmas vaatimus on, että raportoivan finanssilaitoksen arkistotietojen voimassa oleva kotipaikkaosoite perustuu asiakirjanäyttöön (katso VIII jakson kommentaarin kohdat).

8 KOMMENTAARI III JAKSOON 113 Tämävaatimus täyttyy, jos raportoivan finanssilaitoksen toimintaperiaatteilla ja menettelyillä varmistetaan, että sen arkistotietojen voimassa oleva kotipaikkaosoite on sama osoite tai samalla lainkäyttöalueella kuin asiakirjanäytön osoite (esim. henkilökortti, ajokortti, äänestyskortti tai asuinpaikkatodistus). Kolmas vaatimus täyttyy myös, jos raportoivan finanssilaitoksen toimintaperiaatteilla ja menettelyillä varmistetaan, että kun laitoksella on hallituksen antama asiakirjanäyttö mutta tämä asiakirjanäyttö ei sisällä viimeaikaista kotipaikkaosoitetta tai ei sisällä osoitetta lainkaan (esim. eräät passit), sen arkistotietojen voimassa oleva kotipaikkaosoite on sama osoite tai samalla lainkäyttöalueella kuin siihen oikeutetun valtion viraston tai yleishyödyllisen palvelun hiljattain antamassa asiakirjassa tai yksityistilin haltijan valaehtoisessa vakuutuksessa. Hyväksyttäviä siihen oikeutetun valtion viraston asiakirjoja ovat esimerkiksi viralliset ilmoitukset ja verohallinnon veronmääräysasiakirjat. Yleishyödyllisten palveluiden antamat hyväksyttävät asiakirjat liittyvät tiettyyn kiinteistöön tehtyihin toimituksiin, kuten vesi-, sähkö-, puhelin- (vain lankapuhelin), kaasu- tai öljylaskut. Yksittäisen tilinhaltijan valaehtoinen vakuutus hyväksytään vain jos (i) raportoivalla finanssilaitoksella on ollut kansalliseen lainsäädäntöön perustuva velvollisuus kerätä vakuutuksia useiden vuosien ajan; (ii) vakuutus sisältää tilinhaltijan kotipaikkaosoitteen; ja (iii) tilinhaltija on päivännyt ja allekirjoittanut vakuutuksen valaehtoisesti. Näissä olosuhteissa asiakirjanäyttöön sovellettavat tiedonsaantivaatimukset koskevat myös raportoivan finanssilaitoksen käyttämiä asiakirjoja (katso VII jakson kommentaarin 2 3 kohdat). Raportoiva finanssilaitos voi vaihtoehtoisesti täyttää kolmannen vaatimuksen, jos sen toimintaperiaatteilla ja menettelyillä varmistetaan, että kotipaikkaosoitteen lainkäyttöalue on sama kuin hallituksen antaman asiakirjanäytön lainkäyttöalue. 11. Osa tileistä on voitu avata aikana, jolloin rahanpesun estämistä ja asiakastunnistusta koskevat vaatimukset eivät olleet voimassa, eikä raportoiva finanssilaitos siksi tutkinut asiakirjanäyttöä tiliä avattaessa. FATFsuositukset, jotka määrittävät kansainväliset standardit rahanpesun estämiseksi ja joihin sisältyy vaatimus tarkastaa asiakkaiden henkilöllisyys luotettavista riippumattomista lähteistä, julkaistiin ensimmäistä kertaa vuonna 1990, ja niitä on myöhemmin päivitetty vuosina 1996, 2003 ja Vaatimus soveltaa asiakkaita koskevia huolellisuusmenettelyjä olemassa oleviin asiakkaisiin olennaisuuden ja riskin perusteella koskee myös tilejä, jotka avattiin ennen näiden vaatimusten voimaantuloa ja joita jatkettiin sääntöjen 8. FATF/OECD (2013), International Standards on Combating Money Laundering and the Financing of Terrorism and Proliferation, FATF-suositukset, helmikuu 2012, FATF/OECD, Pariisi, saatavilla osoitteessa documents/recommendations/pdfs/fatf_recommendations.pdf.

9 KOMMENTAARI III JAKSOON 114 mukaisesti. Raportoitavien tilien, jotka ovat aiempia tilejä, osalta raportoivia finanssilaitoksia vaaditaan jo käyttämään kohtuullisia keinoja ja ottamaan yhteyttä asiakkaisiin näiden verotunnisteen ja syntymäajan hankkimiseksi (I jakson C ja D kohdan mukaisesti). Laitosten odotetaan myös pyytävän asiakirjanäyttöä näiden yhteydenottojen yhteydessä. Näin ollen tapausten, joissa tileille ei ole asiakirjanäyttöä, tulisi olla poikkeuksellisia ja liittyä vähäisen riskin tileihin ja tileihin, jotka on avattu ennen vuotta Näissä tapauksissa B kohdan 1 alakohdan sisältämä kolmas vaatimus voi täyttyä myös jos raportoivan finanssilaitoksen toimintaperiaatteilla ja menettelyillä varmistetaan, että laitoksen arkistotietojen voimassa oleva osoite on samalla lainkäyttöalueella kuin (i) kyseisen raportoivan finanssilaitoksen viimeksi keräämästä asiakirjasta ilmenevä osoite (esim. sähkö-, vesi- tai kaasulasku, kiinteistön vuokrasopimus tai yksittäisen tilinhaltijan valaehtoinen vakuutus); ja (ii) raportoivan finanssilaitoksen henkilötilin haltijaan liittyen raportoima osoite muiden sovellettavien verotietojen raportointivaatimuksen mukaisesti (jos näitä on). Vaihtoehtoisesti käteisarvovakuutussopimuksen osalta raportoiva finanssilaitos voi täyttää kolmannen vaatimuksen käyttämällä arkistotietojensa voimassa olevaa osoitetta kunnes (i) olosuhteissa tapahtuu muutos, jonka johdosta raportoiva finanssilaitos tietää tai sillä on syy tietää, että kyseinen kotipaikkaosoite on virheellinen tai epäluotettava, tai (ii) kun käteisarvomaksusopimuksen maksuaika (kokonaan tai osittain) saavutetaan tai sopimus erääntyy. Tällaisesta sopimuksesta suoritettava maksu tai sopimuksen erääntyminen on olosuhteissa tapahtuva muutos, joka käynnistää asianmukaiset menettelyt (katso jäljempänä oleva 13 kohta). 12. Seuraavissa esimerkeissä kuvataan raportoivan finanssilaitoksen B kohdan 1 alakohtaan liittyvien toimintaperiaatteiden ja menettelyjen soveltamista: Esimerkki 1 (henkilökortti): Pankilla M, joka on raportoiva finanssilaitos, on käytössä toimintaperiaatteet ja menettelyt, joiden mukaisesti se on kerännyt kaikkiin aiempiin tileihinsä liittyen henkilökortin kopiot ja varmistaa, että näihin tileihin liittyvät voimassa olevat kotipaikkaosoitteet sen arkistotiedoissa ovat samalla lainkäyttöalueella kuin henkilökortin osoitteet. M voi käsitellä näitä tilinhaltijoita sillä lainkäyttöalueella, jossa kyseinen osoite sijaitsee, verotuksellisesti asuvina. Esimerkki 2 (passi ja kaasu-, sähkö- tai vesilasku): Pankilla M on tilin avaamiseen liittyvä menettely, jonka mukaisesti se vahvistaa tilinhaltijan henkilöllisyyden tilinhaltijan passista ja varmistaa järjestelmiinsä kirjatun osoitteen viimeaikaisen kaasu-, sähkö- tai vesilaskun avulla. M voi käsitellä aiemman henkilötilin haltijoitaan sillä lainkäyttöalueella, joka on kirjattu M:n järjestelmiin, verotuksellisesti asuvina.

10 KOMMENTAARI III JAKSOON 115 Esimerkki 3 (kaasu-, sähkö- tai vesilasku ja raportointivelvoitteet): Pankilla H, joka on raportoiva finanssilaitos, on useita ennen vuotta 1990 avattuja tilejä, joita on jatkettu rahanpesun estämistä ja asiakkaan tunnistamista koskevia menettelyjä noudattaen, ja asianosaiset olennaisuutta ja riskiä koskevat säännöt eivät ole edellyttäneet uuden dokumentaation hankkimista tileille. H:lla on arkistotiedoissaan näihin tileihin liittyvä voimassa oleva kotipaikkaosoite, jonka tukena ovat tiliä avattaessa kerätyt kaasu-, sähkö- tai vesilaskut. Tämä on myös osoite, jonka H raportoi säännöllisesti kyseisiin tileihin liittyen osana muita kuin yhteiseen tietojenvaihtostandardiin liittyviä verotietojen raportointivelvoitteitaan. Koska H:n tiedoissa ei ole näihin tileihin liittyvää asiakirjanäyttöä ja H:ta ei koske velvoite kerätä tätä näyttöä rahanpesun estämistä ja asiakastunnistusta koskevien menettelyjen osana, ja koska voimassa oleva kotipaikkaosoite H:n tiedoissa on sama kuin H:n viimeksi keräämissä asiakirjoissa ja osoite, jonka H raportoi osana muita kuin yhteiseen tietojenvaihtostandardiin liittyviä veroraportointivelvoitteitaan, H voi käsitellä tilinhaltijoitaan sillä lainkäyttöalueella, jossa kyseinen osoite sijaitsee, verotuksellisesti asuvina. 13. Jos raportoiva finanssilaitos on käyttänyt B kohdan 1 alakohdassa kuvattua kotipaikkaosoitetestiä ja jos olosuhteissa on tapahtunut muutos (katso jäljempänä oleva 17 kohta), jonka vuoksi raportoiva finanssilaitos tietää tai sillä on syy tietää, että alkuperäinen asiakirjanäyttö (tai muu vastaava edellä 10 kohdassa kuvattu dokumentaatio) on virheellinen tai epäluotettava, raportoivan finanssilaitoksen on hankittava kyseisen kalenterivuoden tai muun asianmukaisen raportointijakson viimeiseen päivään mennessä tai 90 kalenteripäivän kuluessa olosuhteiden muutosta koskevasta ilmoituksesta tai muutoksen havaitsemisesta, riippuen siitä, kumpi ajankohdista on myöhäisempi, itse annettu todistus tai uusi asiakirjanäyttö, joka selvittää tilinhaltijan verotuksellisen kotipaikan (verotukselliset kotipaikat). Jos raportoiva finanssilaitos ei pysty hankkimaan itse annettua todistusta tai uutta asiakirjanäyttöä kyseiseen ajankohtaan mennessä, raportoivan finanssilaitoksen on käytettävä B kohdan 2 6 alakohdassa kuvattua sähköistä arkistohakumenettelyä. Seuraavat esimerkit kuvaavat olosuhteiden muuttuessa noudatettavia menettelyjä: Esimerkki 1: Pankki I, joka on raportoiva finanssilaitos, on käyttänyt kotipaikkaosoitetestiä ja sen perusteella käsitellyt henkilötilinhaltijaa P lainkäyttöalueella X verotuksellisesti asuvana. Viisi vuotta myöhemmin P ilmoittaa I:lle muuttaneensa lainkäyttöalueelle Y, joka on myös raportoitava lainkäyttöalue, ja antaa uuden osoitteensa. I hankkii P:ltä itse annetun todistuksen ja uuden asiakirjanäytön, joka vahvistaa, että P:n verotuksellinen kotipaikka on lainkäyttöalueella Y. I:n tulee käsitellä P:tä raportoitavalla lainkäyttöalueella Y asuvana.

11 KOMMENTAARI III JAKSOON 116 Esimerkki 2: Tilanne on sama kuin esimerkissä 1, paitsi että I ei saa P:ltä itse annettua todistusta. I:n on käytettävä B kohdan 2 6 alakohdassa kuvattua sähköisen arkistohaun menettelyä, jonka tuloksena sen on käsiteltävä P:tä ainakin lainkäyttöalueella Y asuvana (tilinhaltijan ilmoittaman uuden osoitteen perusteella). B kohdan 2 6 alakohta Sähköinen arkistohaku 14. B kohdan 2 6 alakohta kuvaa 'sähköisen arkistohaun' menettelyä. Tässä menettelyssä raportoivan finanssilaitoksen on suuriarvoisten tilien osalta tutkittava sillä oleva sähköisesti hakukelpoinen tieto B kohdan 2 alakohdassa kuvattujen tunnusmerkkien osalta. 15. B kohdan 3 alakohta selventää, että jos sähköisessä haussa ei löydetä mitään B kohdan 2 alakohdassa lueteltuja tunnusmerkkejä, lisätoimia ei tarvita ennen kuin olosuhteissa tapahtuu muutos, jonka seurauksena tiliin liittyy yksi tai useampi tunnusmerkki tai tili muuttuu suuriarvoiseksi tiliksi. 16. Jos sähköisessä haussa löydetään B kohdan 2 alakohdan a e alakohdassa lueteltuja tunnusmerkkejä tai jos olosuhteissa tapahtuu muutos, jonka seurauksena tiliin liittyy yksi tai useampi tunnusmerkki, tällöin B kohdan 4 alakohdan mukaan raportoivan finanssilaitoksen on käsiteltävä tilinhaltijaa kullakin sellaisella lainkäyttöalueella, jonka osalta on tunnistettu tunnusmerkki, verotuksellisesti asuvana, paitsi jos se päättää soveltaa B kohdan 6 alakohdassa kuvattua virheiden korjausta koskevaa menettelyä, ja jokin mainitun alakohdan poikkeuksista soveltuu kyseisen tilin osalta. Olosuhteiden muuttuessa raportoiva finanssilaitos voi kuitenkin päättää kohdella henkilöä statuksen mukaan, joka hänellä oli ennen olosuhteiden muutosta, kyseisen kalenterivuoden tai muun asianmukaisen raportointijakson viimeiseen päivään asti tai kunnes 90 kalenteripäivää on kulunut tunnusmerkin löytymisestä, riippuen siitä kumpi ajankohta on myöhäisempi. 17. Olosuhteiden muutos on mikä tahansa muutos, jonka johdosta saadaan henkilön asemaan liittyviä lisätietoja tai joka on muulla tavoin ristiriidassa kyseisen henkilön aseman kanssa. Lisäksi olosuhteiden muutokseen kuuluvat tilinhaltijan tiliä koskevat muutokset tai lisätiedot (mukaan lukien tilinhaltijan lisääminen, korvaaminen tai tilinhaltijaa koskeva muu muutos) tai tiliin liittyvää tiliä koskevien tietojen muutokset tai lisätiedot (soveltaen liitteessä I olevan VII jakson C kohdan 1 3 alakohdassa kuvattuja sääntöjä tilien yhdistämisestä), jos kyseinen tietojen muutos tai lisäys vaikuttaa tilinhaltijan asemaan. 18. Vaikka B kohdan 2 alakohdassa kuvatut tunnusmerkit rajoittavat niiden tapausten määrää, joissa sähköisessä arkistohaussa löydetään eri raportoitavien lainkäyttöalueiden tunnusmerkkejä, niitä voi silti esiintyä käytännössä. Jotkut tapauksista saattavat olla 'virheellisiä' viitteitä asumiseen raportoitavalla lainkäyttöalueella. Toiset taas saattavat olla tapauksia, joissa tilinhaltijoilla aidosti on kotipaikka usealla lainkäyttöalueella. Raportoivat

12 KOMMENTAARI III JAKSOON 117 finanssilaitokset voivat usein ratkaista nämä tapaukset ottamalla yhteyttä asiakkaisiinsa (käyttämällä B kohdan 6 alakohdassa kuvattua virheiden korjausmenettelyä) ja selittämällä näille, että jos ristiriitaisia tunnusmerkkejä ei voida korjata, tietoja saatetaan vaihtaa kahden tai useamman lainkäyttöalueen kanssa. Finanssilaitokset toimisivat monissa tapauksissa näin pelkästään asiakassuhteen hoitamiseen liittyvistä syistä ja asiakkaan tietojen huolellisen käsittelyn nimissä. Tämä pätee myös sellaisiin aiempiin henkilötileihin liittyviin huolellisuusmenettelyihin, jotka ovat suuriarvoisia tilejä. Silloin kuin tilinhaltija joka tapauksessa raportoidaan useamman kuin yhden lainkäyttöalueen asukkaana, toimivaltaisten viranomaisten odotetaan raportoivan kaikki asuinlainkäyttöalueet kullekin asianosaiselle lainkäyttöalueelle. Tällöin toimivaltaiset viranomaiset voivat ratkaista mahdolliset kotipaikkaan liittyvät kysymykset. 19. B kohdan 5 alakohta käsittelee erityismenettelyjä tapauksissa, joissa sähköisessä haussa löydetään tilinhaltijalle postinsäilytysohje tai c/o-osoite mutta ei mitään B kohdan 2 alakohdan a e alakohdassa luetelluista tunnusmerkeistä eikä (näiden tunnusmerkkien sisällä) muuta osoitetta. B kohdan 2 alakohta Tunnusmerkit 20. B kohdan 2 alakohta käsittelee tosiasiallista 'sähköistä arkistohakua'. Tässä menettelyssä raportoivan finanssilaitoksen on tutkittava sillä oleva sähköisesti hakukelpoinen tieto seuraavien tunnusmerkkien osalta (katso I jakson kommentaarin 34 kohta) ja sovellettava B kohdan 3 6 alakohtaa: a) tilinhaltijan tunnistaminen raportoitavalla lainkäyttöalueella asuvaksi; b) voimassa oleva posti- tai kotipaikkaosoite (mukaan lukien postilokero-osoite) raportoitavalla lainkäyttöalueella; c) yksi tai useampi puhelinnumero raportoitavalla lainkäyttöalueella ja ei puhelinnumeroa raportoivan finanssilaitoksen lainkäyttöalueella; d) (muut kuin talletustiliä koskevat) voimassa olevat pysyväisohjeet varojen toistuvasta siirrosta raportoitavalla lainkäyttöalueella ylläpidetylle tilille; e) voimassa oleva asianajovaltakirja tai allekirjoitusvaltuus myönnettynä henkilölle, jolla on osoite raportoitavalla lainkäyttöalueella; tai f) postinsäilytysohje tai c/o-osoite raportoitavalla lainkäyttöalueella, jos raportoivan finanssilaitoksen arkistotiedoissa ei ole muuta osoitetta tilinhaltijalle.

13 KOMMENTAARI III JAKSOON B kohdan 2 alakohdan tunnusmerkki koskee tilinhaltijan tunnistamista raportoitavalla lainkäyttöalueella asuvaksi. Tämä tunnusmerkki täyttyy, jos raportoivan finanssilaitoksen sähköisesti hakukelpoisissa tiedoissa on tieto, jonka mukaan tilinhaltija on raportoitavalla lainkäyttöalueella verotuksellisesti asuva. 22. B kohdan 2 alakohdan b alakohdan tunnusmerkki on voimassa oleva posti- tai kotipaikkaosoite (mukaan lukien postilokero) raportoitavalla lainkäyttöalueella. Posti- tai kotipaikkaosoitteen katsotaan olevan 'voimassa', kun se on uusin posti- tai kotipaikkaosoite, jonka raportoiva finanssilaitos on kirjannut henkilötilin haltijalle. Käyttämättömään tiliin (katso 9 kohta edellä) liittyvää posti- tai kotipaikkaosoitetta pidetään 'voimassa olevana' aikana, jonka tili on käyttämätön. Jos raportoiva finanssilaitos on kirjannut tilinhaltijalle kaksi tai useampia posti- tai kotipaikkaosoitteita ja yksi näistä on tilinhaltijan palveluntarjoajan osoite (esim. ulkoinen varainhoitaja, sijoitusneuvoja tai asianajaja), raportoivaa finanssilaitosta ei vaadita käsittelemään palveluntarjoajan osoitetta tilinhaltijan kotipaikan tunnusmerkkinä. 23. B kohdan 2 alakohdan c alakohdan tunnusmerkki on yksi tai useampi voimassa oleva puhelinnumero raportoitavalla lainkäyttöalueella eikä puhelinnumeroa raportoivan finanssilaitoksen lainkäyttöalueella. Puhelinnumeroa tai puhelinnumeroita raportoitavalla lainkäyttöalueella on kohdeltava tilinhaltijan asuinpaikan tunnusmerkkinä ainoastaan kun kyseessä on 'voimassa oleva' puhelinnumero tai puhelinnumerot raportoitavalla lainkäyttöalueella. Tässä suhteessa puhelinnumeroa (numeroita) pidetään 'voimassa olevina', kun se on uusin puhelinnumero, jonka raportoiva finanssilaitos on kirjannut henkilötilin haltijalle. Jos raportoiva finanssilaitos on kirjannut tilinhaltijalle kaksi tai useampia puhelinnumeroita, ja yksi näistä numeroista on tilinhaltijan palveluntarjoajan numero (esim. ulkoinen varainhoitaja, sijoitusneuvoja tai asianajaja), raportoivaa finanssilaitosta ei vaadita käsittelemään palveluntarjoajan puhelinnumeroa tilinhaltijan kotipaikan tunnusmerkkinä. 24. B kohdan 2 alakohdan d alakohdan tunnusmerkki on (muut kuin talletustiliä koskevat) voimassa olevat pysyväisohjeet varojen toistuvasta siirrosta raportoitavalla lainkäyttöalueella ylläpidetylle tilille; Ilmaus 'pysyväisohjeet varojen toistuvasta siirrosta' merkitsee tilinhaltijan tai tilinhaltijan edustajan antamaa, voimassa olevaa maksumääräystä, joka suoritetaan toistuvasti ilman tilinhaltijan antamia lisäohjeita. Näin ollen esimerkiksi yksittäistä maksua koskeva ohje varojen siirrosta ei ole pysyväisohje varojen toistuvasta siirrosta, vaikka ohje annettaisiin vuotta etukäteen. Ohje, joka koskee maksujen jatkamista loputtomasti on kuitenkin

14 KOMMENTAARI III JAKSOON 119 pysyväisohje varojen toistuvasta siirrosta jaksolla, jonka kuluessa se on voimassa, vaikka ohjeita muutettaisiinkin yhden maksun jälkeen. 25. Seuraava esimerkki kuvaa B kohdan 2 alakohdan d alakohdan soveltamista: Henkilöllä K on säilytystili säilyttäjäpankissa E, jonka kotipaikka on raportoitavalla lainkäyttöalueella R. K:lla on myös talletustili liikepankissa F, jonka kotipaikka on raportoitavalla lainkäyttöalueella S. K on antanut E:lle pysyväisohjeen siirtää talletustilille kaikki tulot, jotka syntyvät säilytystilillä pidetyistä arvopapereista. Koska pysyväisohjeet koskevat säilytystiliä ja varat siirretään raportoitavalla lainkäyttöalueella ylläpidettävälle tilille, nämä pysyväisohjeet ovat tunnusmerkki siitä, että K:lla on kotipaikka raportoitavalla lainkäyttöalueella S. 26. B kohdan 2 alakohdan f alakohdan tunnusmerkit sisältävät postinsäilytysohjeen ja c/o-osoitteen raportoitavalla lainkäyttöalueella, jos raportoivan finanssilaitoksen arkistotiedoissa ei ole muuta osoitetta tilinhaltijalle. 'Postinsäilytysohje' on tilinhaltijan tai tilinhaltijan edustajan antama voimassa oleva ohje säilyttää tilinhaltijan postia, kunnes ohjetta muutetaan. Jos tällainen ohje on käytössä ja raportoivalla finanssilaitoksella ei ole arkistotiedoissaan tilinhaltijan osoitetta, tunnusmerkki täyttyy. Ohje lähettää kaikki kirjeenvaihto sähköisesti ei ole postinsäilyttämisohje. Tunnusmerkki täyttyy myös, jos raportoivalla finanssilaitoksella on tiedossaan raportoitavalla lainkäyttöalueella sijaitseva c/o-osoite eikä muuta tilinhaltijan osoitetta arkistotiedoissaan. B kohdan 5 alakohta Erityismenettely 27. B kohdan 5 alakohta käsittelee erityismenettelyjä tapauksissa, joissa sähköisessä haussa löydetään tilinhaltijalle postinsäilytysohje tai c/o-osoite mutta ei mitään B kohdan 2 alakohdan a e alakohdassa luetelluista tunnusmerkeistä eikä (näiden tunnusmerkkien sisällä) muuta osoitetta. 28. Jos erityismenettely soveltuu tapaukseen, raportoivan finanssilaitoksen on käytettävä C kohdan 2 alakohdassa kuvattua paperiarkistohakua tai yritettävä hankkia tilinhaltijalta itse annettu todistus tai asiakirjanäyttöä kyseisen tilinhaltijan verotuksellis(t)en kotipaikan (kotipaikkojen) määrittämiseksi, siinä järjestyksessä, mikä on tilanteeseen sopivinta. Jos paperiarkistohaussa ei pystytä määrittämään tunnusmerkkejä eikä itse annettua todistusta tai asiakirjanäyttöä saada, raportoivan finanssilaitoksen on raportoitava tili dokumentoimattomana tilinä. 29. Kun raportoiva finanssilaitos määrittää vähäarvoisen tilin dokumentoimattomaksi tiliksi, raportoivan finanssilaitoksen ei tarvitse

15 KOMMENTAARI III JAKSOON 120 soveltaa uudelleen B kohdan 5 alakohdassa esitettyä menettelyä samaan vähäarvoiseen tiliin myöhempinä vuosina ennen kuin olosuhteissa tapahtuu muutos, jonka seurauksena tiliin liittyy yksi tai useampi tunnusmerkki tai tili muuttuu suuriarvoiseksi tiliksi. Raportoivan finanssilaitoksen on kuitenkin raportoitava vähäarvoinen tili dokumentoimattomana tilinä, kunnes kyseinen tili lakkaa olemasta dokumentoimaton. B kohdan 6 alakohta Virheiden korjaamista koskeva menettely 30. B kohdan 6 alakohta sisältää B kohdan 2 alakohdassa kuvatussa tunnusmerkkien etsimisessä tapahtuneiden virheiden korjaamista koskevan menettelyn. Raportoivan finanssilaitoksen ei tarvitse käsitellä tilinhaltijaa raportoitavalla lainkäyttöalueella asuvana, jos: a) tilinhaltijatietoihin sisältyy voimassa oleva posti- tai kotipaikkaosoite kyseisellä lainkäyttöalueella tai yksi tai useampi puhelinnumero kyseisellä lainkäyttöalueella (eikä puhelinnumeroa raportoivan finanssilaitoksen lainkäyttöalueella) tai pysyväisohjeet (muun finanssitilin kuin talletustilin osalta) varojen siirrosta jollakin lainkäyttöalueella ylläpidetylle tilille, ja raportoiva finanssilaitos hankkii tai se on aiemmin tutkinut ja sillä on arkistotieto: i) itse annetusta todistuksesta tilinhaltijalta tämän asuinlainkäyttöalueesta (asuinlainkäyttöalueista) tai muusta (muista) asuinlainkäyttöalueesta (asuinlainkäyttöalueista), joihin kyseinen lainkäyttöalue ei kuulu; ja ii) asiakirjanäytöstä, josta käy ilmi tilinhaltijan ei-raportoitava status. b) tilinhaltijatietoihin sisältyy nykyisin voimassa oleva asianajovaltakirja tai allekirjoitusvaltuus myönnettynä henkilölle, jolla on osoite kyseisellä lainkäyttöalueella; ja raportoiva finanssilaitos hankkii tai se on aiemmin tutkinut ja sillä on arkistossa tieto: i) itse annetusta todistuksesta tilinhaltijalta tämän asuinlainkäyttöalueesta (asuinlainkäyttöalueista), joihin kyseinen lainkäyttöalue ei kuulu; tai ii) asiakirjanäytöstä, josta käy ilmi tilinhaltijan ei-raportoitava status. 31. Virheiden korjausmenettelyssä voidaan käyttää aiemmin tutkittua itse annettua todistusta tai asiakirjanäyttöä, paitsi jos raportoiva finanssilaitos tietää tai sillä on syy tietää, että itse annettu todistus tai asiakirjanäyttö on virheellinen tai epäluotettava (katso VII jakson kommentaarin 2 3 kohta).

16 KOMMENTAARI III JAKSOON Virheiden korjaamiseen liittyvän menettelyn osana itse annetun todistuksen ei tarvitse sisältää nimenomaista vahvistusta siitä, että tilinhaltija ei ole tietyllä lainkäyttöalueella asuva, jos tilinhaltija vahvistaa, että todistus sisältää kaikki sen asuinlainkäyttöalueet (eli tilinhaltijan asuinlainkäyttöaluetta (asuinlainkäyttöalueita) koskevat tiedot ovat oikeita ja täydellisiä). Asiakirjanäyttö riittää selvittämään tilinhaltijan ei-raportoitavan statuksen, jos asiakirjanäyttö (i) vahvistaa, että tilinhaltijalla on kotipaikka muulla kuin kyseisellä raportoitavalla lainkäyttöalueella; (ii) sisältää voimassa olevan kotipaikkaosoitteen kyseisen lainkäyttöalueen ulkopuolella; tai (iii) sen antaja on muun kuin kyseisen raportoitavan lainkäyttöalueen siihen oikeutettu hallituksen virasto (katso VIII jakson kommentaarin kohta). C kohta Suuriarvoisia tilejä koskevat huolellisuussäännöt 33. C kohta sisältää laajennetut tutkimismenettelyt, joita sovelletaan suuriarvoisiin tileihin. Ne ovat sähköinen arkistohaku, paperiarkistohaku ja kysely asiakasvastaavalle. C kohdan 1 alakohta Sähköinen arkistohaku 34. 'Sähköistä arkistohakua' edellytetään kaikkien suuriarvoisten tilien osalta. C kohdan 1 alakohdan mukaan raportoivan finanssilaitoksen on suuriarvoisten tilien osalta tutkittava sillä oleva sähköisesti hakukelpoinen tieto B kohdan 2 alakohdassa kuvattujen tunnusmerkkien osalta (katso I jakson kommentaarin 34 kohta). C kohdan 2 3 alakohdat Paperiarkistohaku 35. Jos raportoivan finanssilaitoksen sähköisesti hakukelpoisiin tietokantoihin sisältyy kentät kaikkia C kohdan 3 alakohdassa kuvattuja tietoja ja niiden poimintaa varten, paperiarkistohakua ei vaadita sen lisäksi. Tämä merkitsee, että raportoivan finanssilaitoksen sähköisesti hakukelpoisin tietokantoihin sisältyy C kohdan 3 alakohdassa kuvattuja tietoja varten kentät, ja sähköisen haun avulla voidaan selvittää, sisältävätkö nämä kentät tietoa. Paperiarkistohakua koskevaa poikkeusta ei siten voida soveltaa tapauksissa, joissa kenttä on yksinkertaisesti jätetty tyhjäksi, paitsi jos raportoivan finanssilaitoksen toimintaperiaatteiden ja menettelyjen mukaan näiden kenttien tyhjäksi jättäminen merkitsee, että C kohdan 3 alakohdassa kuvattuja tietoja ei ole raportoivan finanssilaitoksen arkistotiedoissa (esim. koska puhelinnumeroa ei ole annettu tai valtakirjaa ei ole myönnetty). 36. Raportoivan finanssilaitoksen ei tarvitse tehdä C kohdan 2 alakohdassa kuvattua paperiarkistohakua, jos sen

17 KOMMENTAARI III JAKSOON 122 sähköisesti hakukelpoisiin tietoihin sisältyvät C kohdan 3 alakohdassa kuvatut tiedot. Jos raportoivan finanssilaitoksen sähköisesti hakukelpoiset tiedot eivät siis sisällä kaikkea C kohdan 3 alakohdassa kuvattua tietoa, raportoivan finanssilaitoksen tarvitsee ainoastaan suorittaa paperiarkistohaku, joka koskee laitoksen sähköisesti hakukelpoisiin tietoihin sisältymättömiä, C kohdan 3 alakohdassa kuvattuja tietoja. Jos esimerkiksi raportoivan finanssilaitoksen sähköisesti hakukelpoinen tietokanta, joka sisältää kaikki C kohdan 3 alakohdassa kuvatut tiedot lukuun ottamatta C kohdan 3 alakohdan d alakohdassa kuvattuja tietoja (esim. pysyväisohjeet varojen siirtämiseksi), raportoivan finanssilaitoksen tarvitsee suorittaa paperiarkistohaku vain C kohdan 3 alakohdan d alakohdassa kuvattujen tietojen osalta. Samoin jos raportoivan finanssilaitoksen sähköisesti hakukelpoinen tietokanta, joka ei sisällä kaikkia C kohdan 3 alakohdassa kuvattuja tietoja selvästi määritetyn suuriarvoisten tilien ryhmän osalta, raportoivan finanssilaitoksen tarvitsee suorittaa paperiarkistohaku vain kyseisen tiliryhmän osalta ja rajoittuen C kohdan 3 alakohdassa kuvattuihin tietoihin, jotka eivät sisälly sen sähköisesti hakukelpoisiin tietoihin. 37. Jos raportoivan finanssilaitoksen on suuriarvoisen tilin osalta suoritettava 'paperiarkistohaku', sen on tutkittava myös asiakkaan nykyinen kantatiedosto ja, siltä osin kuin ne eivät sisälly asiakkaan nykyiseen kantatiedostoon, C kohdan 2 alakohdassa luetellut tiliin liittyvät ja raportoivan finanssilaitoksen viimeisten viiden vuoden aikana hankkimat asiakirjat B kohdan 2 alakohdassa kuvattujen tunnusmerkkien osalta. C kohdan 4 alakohta Kysely asiakasvastaavalle 38. Sähköisten ja paperiarkistohakujen lisäksi edellytetään 'kyselyä asiakasvastaavalle'. Kuten C kohdan 4 alakohdassa määrätään, raportoivan finanssilaitoksen on käsiteltävä raportoitavana tilinä suuriarvoista tiliä, joka on osoitettu asiakasvastaavalle (mukaan lukien finanssitili, joka on yhdistetty tällaisen suuriarvoisen tilin kanssa), jos asiakasvastaavalla on tosiasiallinen tieto siitä, että tilinhaltija on raportoitava henkilö. 39. 'Asiakasvastaava' on raportoivan finanssilaitoksen virkailija tai muu työntekijä, jolle on osoitettu jatkuva vastuu tietyistä tilinhaltijoista (mukaan lukien virkailija tai työntekijä, joka on raportoivan finanssilaitoksen yksityispankkipalveluosaston henkilöstön jäsen). Hän neuvoo tilinhaltijoita näiden pankkipalveluita, sijoituksia, trusteja, varainhoitoa, kiinteistösuunnittelua tai hyväntekeväisyyttä koskevissa tarpeissa ja suosittelee, panee vireille tai järjestää rahoitustuotteiden, palveluiden tai muun sisäisten tai ulkoisten palveluntarjoajien palveluiden tarjoamisen tilinhaltijan tarpeiden täyttämiseksi.

18 KOMMENTAARI III JAKSOON Jotta kyseistä henkilöä pidettäisiin asiakasvastaavana, asiakasvastaavan työn on oltava kyseiselle henkilölle enemmän kuin avustava tai satunnainen työtehtävä. Näin ollen henkilöä, jonka tehtäviin ei kuulu suora kontakti asiakkaisiin tai joka hoitaa taustatoimintoja tai hallinnollisia tai toimihenkilötehtäviä, ei pidetä asiakasvastaavana. Määräyksissä otetaan huomioon, että raportoivan finanssilaitoksen työntekijä ei välttämättä ole asiakasvastaava, vaikka tilinhaltija ja työntekijä ovat säännöllisesti yhteydessä keskenään. Esimerkiksi raportoivan finanssilaitoksen henkilöstön jäsen, joka vastaa enimmäkseen tapahtumien/toimeksiantojen tai satunnaisten pyyntöjen käsittelystä, voi tutustua hyvin tilinhaltijaan. Häntä ei kuitenkaan pidetä asiakasvastaavana, ellei hän ole viime kädessä vastuussa tilinhaltijan asioiden hoitamisesta raportoivassa finanssilaitoksessa. 41. Huolimatta edellä kohdassa sanotusta henkilö on C kohdan 4 alakohdassa tarkoitettu asiakasvastaava vain sellaisen tilin osalta, jonka kokonaissaldo tai arvo ylittää Yhdysvaltain dollaria ottaen huomioon VII jakson C kohdassa kuvatut tilien yhdistämistä ja valuutanmuunnosta koskevat säännöt. Määritettäessä, onko raportoivan finanssilaitoksen virkailija tai työntekijä asiakasvastaava, (i) työntekijän on täytettävä asiakasvastaavan määritelmä, ja (ii) tilinhaltijan tilien kokonaissaldon tai arvon on ylitettävä Yhdysvaltain dollaria. 42. Seuraavien esimerkkien avulla voidaan määrittää, onko raportoivan finanssilaitoksen työntekijä asiakasvastaava: Esimerkki 1: Henkilö P pitää säilytystiliä pankissa R, joka on raportoiva finanssilaitos. P:n tilin saldo on vuoden lopussa Yhdysvaltain dollaria. R:n yksityispankkipalveluiden osaston työntekijä O hoitaa jatkuvasti P:n tiliä. Koska O täyttää 'asiakasvastaavan' määritelmän ja P:n tilin arvo ylittää Yhdysvaltain dollaria, O on P:n tilin asiakasvastaava. Esimerkki 2: Tilanne on sama kuin esimerkissä 1, paitsi että P:n säilytystilin saldo on vuoden lopussa Yhdysvaltain dollaria. Lisäksi P:llä on pankissa R talletustili, jonka saldo vuoden lopussa on Yhdysvaltain dollaria. Molemmat tilit on liitetty P:hen ja toisiinsa pankin R sisäisen viitenumeron avulla. Koska O täyttää 'asiakasvastaavan' määritelmän ja P:n tilien kokonaissaldo tai arvo ylittää Yhdysvaltain dollaria tilien yhdistämistä koskevia sääntöjä sovellettaessa, O on P:n tilien asiakasvastaava. Esimerkki 3: Sama tilanne kuin tapauksessa 2, paitsi että O:n tehtäviin ei kuulu suora yhteydenpito P:n kanssa. Koska O ei täytä 'asiakasvastaavan' määritelmää, O ei ole P:n tilien asiakasvastaava.

19 KOMMENTAARI III JAKSOON 124 C kohdan 5 alakohta Tunnusmerkkien löytämisen vaikutus 43. Jos suuriarvoisten tilien laajennetussa tutkimisessa ei löydetä mitään B kohdan 2 alakohdassa lueteltuja tunnusmerkkejä eikä tiliä tunnisteta C kohdan 4 alakohdassa tarkoitetun raportoitavan henkilön pitämäksi, C kohdan 5 alakohdan a alakohdan mukaan mitään lisätoimia ei vaadita ennen kuin olosuhteissa tapahtuu muutos, jonka seurauksena tiliin liittyy yksi tai useampi tunnusmerkki. 44. Jos suuriarvoisten tilien laajennetussa tutkimisessa löydetään B kohdan 2 alakohdan a e alakohdassa lueteltuja tunnusmerkkejä tai jos olosuhteissa tapahtuu muutos, jonka seurauksena tiliin liittyy yksi tai useampi tunnusmerkki, C kohdan 5 alakohdan b alakohdan mukaan raportoivan finanssilaitoksen on tällöin käsiteltävä tiliä raportoitavana tilinä kunkin sellaisen raportoitavan lainkäyttöalueen osalta, josta on tunnistettu tunnusmerkki, paitsi jos se päättää soveltaa B kohdan 6 alakohdan virheiden korjaamiseen liittyvää menettelyä ja jotain mainitun kohdan poikkeuksista voidaan soveltaa kyseisen tilin osalta. Tunnusmerkkiä, joka on löydetty yhdessä tutkimismenettelyssä, kuten paperiarkistohaussa tai kyselyssä asiakasvastaavalle, ei voida käyttää korjaamaan toisessa tutkimismenettelyssä, kuten sähköisessä arkistohaussa, löydettyä tunnusmerkkiä. Esimerkiksi asiakasvastaavan tiedossa olevaa, voimassa olevaa osoitetta lainkäyttöalueella ei voida käyttää korjaamaan eriävää paperiarkistohaussa löydettyä kotipaikkaosoitetta, joka on sillä hetkellä raportoivan finanssilaitoksen arkistotiedoissa. 45. Jos edellä kuvatussa suuriarvoisten tilien laajennetussa tutkimisessa paljastuu postinsäilytysohje tai c/o-osoite eikä tilinhaltijalle tunnisteta muuta osoitetta eikä mitään B kohdan 2 alakohdan a e alakohdassa lueteltua tunnusmerkkiä, C kohdan 5 alakohdan c alakohdan mukaan raportoivan finanssilaitoksen on tällöin hankittava tilinhaltijalta itse annettu todistus tai asiakirjanäyttöä kyseisen tilinhaltijan verotuksellis(t)en kotipaikan (kotipaikkojen) määrittämiseksi. Jos raportoiva finanssilaitos ei pysty hankkimaan itse annettua todistusta tai asiakirjanäyttöä, raportoivan finanssilaitoksen on raportoitava tili dokumentoimattomana tilinä, kunnes tili lakkaa olemasta dokumentoimaton. C kohdan 6 9 alakohdat Lisämenettelyt 46. C kohdan 6 alakohdan mukaan jos aiempi henkilötili ei ole suuriarvoinen tili 31 päivänä joulukuuta [xxxx] (eli se on vähäarvoinen tili), mutta muuttuu suuriarvoiseksi tiliksi jonkin myöhemmän kalenterivuoden viimeisenä päivänä, raportoivan finanssilaitoksen on saatettava kyseistä tiliä koskevat suuriarvoisen tilin laajennetut tutkimismenettelyt loppuun sitä vuotta seuraavan kalenterivuoden aikana, jona tili muuttuu suuriarvoiseksi

20 KOMMENTAARI III JAKSOON 125 tiliksi. Jos tili tämän tutkimisen perusteella tunnistetaan raportoitavaksi tiliksi, raportoivan finanssilaitoksen on raportoitava vaaditut tiedot tilistä siltä vuodelta, jona tili tunnistetaan raportoitavaksi tiliksi, ja myöhemmiltä vuosilta vuosittain, paitsi jos tilinhaltija lakkaa olemasta raportoitava henkilö. 47. Vaikka C kohdan 6 alakohdan b alakohdassa mainittu vuoden valinta on yhteistä tietojenvaihtostandardia täytäntöönpanevan lainkäyttöalueen päätettävissä, tarkoitukseen valitun vuoden odotetaan vastaavan uuden tilin määritelmälle valittua vuotta. 48. C kohdan 7 alakohdan mukaan raportoivan finanssilaitoksen sovellettua laajennettuja tutkimismenettelyjä suuriarvoisiin tileihin se ei ole velvollinen soveltamaan näitä menettelyjä, lukuun ottamatta kyselyä asiakasvastaavalle, uudelleen samaan suuriarvoiseen tiliin myöhempinä vuosina, ellei tili ole dokumentoimaton. Tällöin raportoivan finanssilaitoksen on sovellettava niitä vuosittain, kunnes tili ei enää ole dokumentoimaton. Samoin kyselyn asiakasvastaavalle osalta vuosittaiset tarkistukset riittävät, eikä asiakasvastaavaa vaadita vahvistamaan kunkin yksittäisen tilin osalta, ettei sillä ole tosiasiallista tietoa siitä, että kukin asiakasvastaavalle osoitettu tilinhaltija on raportoitava henkilö. 49. C kohdan 8 alakohdan mukaan jos suuriarvoisen tilin osalta tapahtuu olosuhteiden muutos, jonka seurauksena tiliin liittyy yksi tai useampi B kohdan 2 alakohdassa kuvattu tunnusmerkki, raportoivan finanssilaitoksen on käsiteltävä tiliä raportoitavana tilinä kunkin sellaisen raportoitavan lainkäyttöalueen osalta, josta on tunnistettu tunnusmerkki, paitsi jos se päättää soveltaa B kohdan 6 alakohtaa ja jokin mainitun alakohdan poikkeuksista soveltuu kyseisen tilin osalta. Raportoiva finanssilaitos voi kuitenkin halutessaan kohdella henkilöä saman statuksen mukaan, joka henkilöllä oli ennen olosuhteiden muutosta, korkeintaan 90 kalenteripäivän ajan sen jälkeen, kun tunnusmerkki on tunnistettu olosuhteiden muuttumisen seurauksena (katso myös 17 kohta edellä). 50. Raportoivalla finanssilaitoksella on C kohdan 9 alakohdan mukaisesti oltava asianmukaiset viestintäkanavat ja menettelyt sen varmistamiseksi, että asiakasvastaava tunnistaa kaikki tilin olosuhteissa tapahtuvat muutokset. Jos asiakasvastaavalle esimerkiksi ilmoitetaan, että tilinhaltijalla on uusi postiosoite jollakin raportoitavalla lainkäyttöalueella, raportoivan finanssilaitoksen on käsiteltävä uutta osoitetta olosuhteiden muutoksena, ja jos se päättää soveltaa B kohdan 6 alakohtaa, sen on hankittava tilinhaltijalta asianmukainen dokumentaatio.