JSA TOIMINTAKÄSIKIRJA Toimintakäsikirja. Jaguars Spirit Athletes ry

Transkriptio

1 Toimintakäsikirja 2016 Jaguars Spirit Athletes ry 1

2 Toimintakäsikirja ESITTELY Muokkaushistoria Liitteet SEURATOIMINNAN PERUSTEET Yhdistyksen perustiedot... 5 Toiminta-ajatus... 5 Visio Suomen paras seura Missio... 5 Arvot Yhdistystoiminnan perusteet Cheerleadingin lajikuvaus Jaguars Spirit Athletes ry nyt... 7 Jyväskyläläisen cheerleadingin historia TOIMINNAN SUUNNITTELU JA TOTEUTUS Organisaatiokaavio... 8 Päätöstenteko ja johtaminen... 8 Nimenkirjoitusoikeus Kokoukset... 9 Varsinaiset kokoukset... 9 Hallituksen kokoukset... 9 Pöytäkirjat... 9 Äänestys Viestintä Sisäinen viestintä Kriisiviestintä Ulkoinen viestintä ja markkinointi Talous Talousohjesääntö Tilit Kirjanpito ja tilintarkastus Talousarvio ja talouden seuranta Tilinpäätös Omaisuuden hoito TOIMIHENKILÖT Toimihenkilöiden valinta Yhteiset pelisäännöt ja toimintatavat Esimerkin näyttäminen Toimintaan sitoutuminen Toimihenkilöiden edut Kulukorvaukset Matkustusohjesääntö Hallitus Hallituksen tehtävät

3 Hallituksen jäsenten toimenkuvat Toiminnanjohtaja Valmennuspäällikkö Taloudenhoitaja Valmentajat Valmentajan polku Koulutukset Valmentajien toimenkuvaukset Joukkueenjohtajat Toimikunnat Seuratoiminnan ideointiryhmä Tapahtumatoimikunta URHEILU- JA VALMENNUSTOIMINTA Urheilutoiminnan tavoitteet Harjoittelu eri tasoisissa joukkueissa Joukkueena toimiminen Joukkueen valinta ja joukkuejaot Joukkueiden talousasiat Jäsen- ja harjoitusmaksut Kulumaksut Talkootyö Pienryhmätoiminta Urheilun eettiset periaatteet ja antidopingtoiminta Valmentajat KILPAILUTOIMINTA Kilpailutoiminnan tavoitteet Kilpailut ja niihin osallistuminen Kilpailumatkat Kilpailujoukkueen kokoonpano Kilpailuasut ja tarvikkeet

4 1. ESITTELY Tämä toimintakäsikirja on koottu ja julkaistu ensimmäisen kerran Jaguars Spirit Athletes ry:n ensimmäisenä toimintavuotena, syksyllä Toimintakäsikirjaa päivitetään jatkossa tarpeen mukaan, sisältö tarkastetaan vuosittain, aina seuraavan vuoden toimintasuunnitelman hyväksymisen jälkeen niin, että se vastaa hyväksytyn toimintasuunnitelman raameja. Toimintalinjassa kuvatut käytännöt ovat muotoutuneet seurassamme jo usean vuoden ajan, aiempina vuosina toimiessamme Jyväskylä Jaguars ry:n jaostona. Käytännöt tulevat myös muotoutumaan tarpeen mukaan seuran kehittyessä. Käsikirjan päätyöstäjinä ovat olleet seuramme hallituksen jäsenet ja toiminnanjohtaja. Heidän lisäkseen jäsenistön ja toimihenkilöiden mielipiteitä ja ajatuksia on kuunneltu ja huomioitu etenkin käytäntöjen luomisvaiheessa. Myös jatkossa tarkoituksenamme on kuunnella jäsenistömme toiveita ja tarpeita mahdollisimman hyvin ja muokata toimintaamme niiden mukaisesti. Tämän toimintakäsikirjan tarkoituksena on koota yhteen seuramme tärkeimmät toimintatavat ja toimintaohjeet. Tavoitteena on, että toimintakäsikirja lisää jäsenistölle tietoa seuratoimintamme rakenteista ja käytänteistä ja näin myös avoimuus seuramme sisällä lisääntyy. Toivomme käsikirjan toimivan myös perehdytysmateriaalina niin uusille jäsenillemme kuin seuratoimijoillemmekin. Toimintakäsikirjan luominen on myös yksi askel matkalla kohti visiotamme: Suomen paras seura Muokkaushistoria Versio Muokkauksen syy Laatija 2013 ( ) Ensimmäinen versio Hallitus 2013 ja toiminnanjohtaja 2014 ( ) Päivitetty sisältö vastaamaan vuotta 2014 Poistettu valmennusvastaavan rooli ja lisätty valmentajatutorin rooli Hallitus 2014 ja toiminnanjohtaja Lisätty kappaleet: vastuunjako talousasioissa tilinpäätös omaisuuden hoito 2015 ( ) Päivitetty sisältö vastaamaan vuotta 2015 Hallitus 2015 ja toiminnanjohtaja 2016 ( ) Päivitetty sisältö vastaamaan vuotta 2016 Sisältö uudelleen jäsennelty Lisätty osiot: muokkaushistoria, päätöksenteko ja johtaminen, kriisiviestintä, matkustusohjesääntö Hallitus 2015, hallitus 2016 ja toiminnanjohtaja 1.2. Liitteet Liite 1: seuran toimintasäännöt Liite 2: vanhempaininfo-ohje Liite 3: jojon kilpailumatkaopas Liite 4: pienryhmäohjeistus Liite 5: toiminnan vuosikello 4

5 2. SEURATOIMINNAN PERUSTEET 2.1. Yhdistyksen perustiedot Postiosoite: Jaguars Spirit Athletes ry, PL 255, Jyväskylä Toimitila: JSA Cheer Gym, Pääskyntie 4, Jyväskylä Puhelin: (toiminnanjohtaja), (valmennuspäällikkö) Internetsivut: Y-tunnus: Rekisterinumero: Tilikausi: Tilinumero: S-P Optia, FI Toiminta-ajatus Osallistumisen iloa: yhdessä tekemistä, liikunnallisten taitojen ja tietojen kehittämistä tasavertaisessa ja turvallisessa seurassa. Seuran tarkoituksena on edistää liikuntaa ja muuta siihen liittyvää kansalaistoimintaa cheerleadingiin ja cheertanssiin painottuen niin, että erilaisista lähtökohdista olevilla henkilöillä on mahdollisuus harrastaa kunto- ja terveysliikuntaa, kilpa- ja huippu-urheilua tai liikuntaan liittyvää yhdistystoimintaa edellytystensä ja tarpeidensa mukaisesti. Visio Suomen paras seura 2017 Seuramme visio ohjaa toimintamme kehittämistä pitkäjänteisesti 5-vuotissuunnitelman mukaisesti. Tavoitteena on saavuttaa sellainen toiminnan taso, että seuraamme voidaan pitää vuonna 2017 yhtenä Suomen parhaista seuroista. 5-vuotissuunnitelmasta on muotoutunut strategia jota on tarkennettu sen edetessä. Strategia on kiteytynyt kolmeen pääkohtaan: Jäseniä varten Seurassa on helppo viihtyä ja jäsentyytyväisyys on kiitettävällä tasolla. Seurassa on mahdollisuus harrastaa cheerleadingia kaikissa ikäluokissa myös ilman kilpaurheilullisia tavoitteita. Suomen huipulla Aikuisten ja junioreiden joukkueet ovat mitalisijoilla SM-kilpailuissa Aktiivinen ja toimiva Seuratoiminnassa on kirjattu selkeät vastuualueet ja toimintatavat joita noudatetaan koko seurassa. Vapaaehtoistoimijat viihtyvät seurassa. Seuratoimintaa kehitetään laatupainotteisesti, minkä uskotaan lisäävän ajallaan myös seuramme jäsenmäärää. Meille tärkeitä laatukriteereitä ovat esimerkiksi jäsentemme viihtyvyys, yhteishenki ja toiminnan ilo, valmentajien osaaminen ja taloudellinen vakaus. Missio 1. Kasvattaa liikunnan, joukkuetoiminnan ja vapaaehtoistoiminnan avulla lapsista ja nuorista liikunnallisia, vastuuntuntoisia ja terveellisiä elämäntapoja arvostavia aikuisia. 2. Nostaa cheerleadingin tasoa ja tunnettavuutta Keski-Suomessa urheilulajina ja kaikille sopivana liikuntamuotona. 5

6 Arvot Tasavertaisuus - Jokainen seuramme jäsen on yhtä arvokas ja tärkeä. Kohtelemme kaikkia jäseniämme samalla tavoin. Avoimuus - Yhdistystoimintamme on läpinäkyvää ja avointa. Jaamme tietoa jäsenistöllemme monipuolisesti ja toivomme jäsenistön osallistuvan päätöksen tekoon yhdistyksemme asioissa. Turvallisuus - Seuratoimintaamme johdetaan maltillisesti. Koulutamme ja ohjaamme valmentajiamme turvalliseen harjoitusten ohjaamiseen ja myös psyykkisesti turvallisen ilmapiirin luomiseen. Vastuullisuus - Korostamme jokaisen vastuuta omassa roolissaan. Haluamme opettaa jokaisen seuramme jäsenen toimimaan muita arvostaen ja oman vastuunsa kantaen. Yksilöllisyys - Ymmärrämme, että jäsenemme ovat yksilöitä joilla on elämä myös seuratoimintamme ulkopuolella. Kohtaamme jäsenemme yksilöinä ja arvostamme erilaisuutta. Arvoja tiivistetään ja uudistetaan vuonna 2016 niin, että ne saadaan jalkautettua toiminaan entistä paremmin Yhdistystoiminnan perusteet Yhdistys on jotakin tarkoitusta varten perustettu organisaatio. Yhdistyksessä toimiminen on vapaaehtoista. Yhdistystoiminnassa tulee noudattaa yhdistyksiä koskevia lainsäädäntöjä, määräyksiä sekä yhdistyksen omia yhdistyssääntöjä. Yhdistyksemme, Jaguars Spirit Athletes on rekisteröity yhdistys. Rekisteröity yhdistys on oikeuskelpoinen, eli sillä on määriteltyjä oikeuksia ja velvollisuuksia. Päätösvalta yhdistyksessä kuuluu sen jäsenille, jotka käyttävät sitä yhdistyksen kokouksissa. Jokaisella yhdistyksen 15 vuotta täyttäneellä jäsenellä on kokouksissa yksi ääni. Henkilön, joka haluaa liittyä yhdistyksen jäseneksi, tulee ilmoittaa halustaan yhdistyksen hallitukselle, joka hyväksyy henkilöt yhdistyksen jäseniksi. Seurassamme jäsenmaksun maksaminen katsotaan ilmoitukseksi halusta liittyä yhdistykseen. Samalla yhdistyksen jäseneksi liittyvä sitoutuu noudattamaan yhdistyksen sääntöjä. Jäsen voi milloin tahansa erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä hallitukselle tai sen puheenjohtajalle. Seuramme säännöissä määritellään, että jäsen katsotaan eronneeksi yhdistyksestä jos hän ei ole maksanut seuran jäsenmaksua kahden kuukauden kuluessa jäsenmaksun eräpäivästä Cheerleadingin lajikuvaus Cheerleading on kahden alalajin: cheereladingin ja cheertanssin urheilulaji, jossa kilpaillaan eri tasoilla aina aloittelijakilpailuista arvokilpailuihin asti. Kilpailutoiminnan lisäksi lajia voi harrastaa kuntoliikuntana ilman menestyksellisiä tavoitteita. Kilpailullisesti laji on muiden voimistelutyyppisten lajien tavoin arvostelulaji, jossa paremmuuden ratkaisee ohjelman vaativuus, koreografia ja esittäminen. Kilpailuohjelmat koostuvat monesta osaalueesta. Cheerleading- kilpailuohjelmaan kuuluvat ihmispyramidit, stuntit, heitot, tanssi, kannustushuuto, maaakrobatia ja cheer-hypyt. Cheertanssi kilpailuohjelma taas koostuu erilaisista tanssillisista elementeistä, tanssinostoista sekä cheer- ja tanssihypyistä. Laji on teknillisesti vaativa ja joukkueena harjoittelemista korostava, jonka lisäksi lajissa tarvitaan monipuolista fyysistä osaamista. 6

7 2.4. Jaguars Spirit Athletes ry nyt Jaguars Spirit Athletes ry on syksyllä 2012 perustettu cheerleadingin ja cheertanssin erikoisseura. Joukkueissamme harrastaa liikuntaa viikoittain n. 400 lasta, nuorta ja nuorta aikuista. Harjoitustoimintaamme toteutetaan käytännössä seitsemäntoista cheerleading-joukkueen ja viiden, Muuramen Syke ry:n kanssa yhteistyössä toteutettavan cheertanssiryhmän voimin. Joukkueita on tarjolla 4-vuotiaista alkaen ja vanhimmat harrastajamme ovat n. 30 vuotiaita. Yksi cheerleadigjoukkueistamme on erityisliikunnan ryhmä. Toimintaamme toteutetaan perinteisen yhdistystoiminnan tyyliin, jossa vapaaehtoistoimijoilla on suuri ja tärkeä rooli. Seurassamme toimii aktiivisesti noin 35 valmentajaa, ja 15 joukkueenjohtajaa. Valmentajat toimivat joko osa-aikaisissa työsuhteessa tai vapaaehtoistoimijoina ja joukkueenjohtajat ovat täysin vapaaehtoistoimisia. Koko seuran toimintaa koordinoi ja ohjaa yhdessä hallituksen kanssa täysipäiväiseksi palkattu toiminnanjohtaja ja valmennusta koordinoi vuoden 2016 alusta osa-aikaiseksi palkattu valmennuspäällikkö. Seuraamme kehitetään aktiivisesti kohti Suomen paras seura visiotamme. Seuramme vahvuuksia ovat halu kehittyä ja seuratoimijoidemme innokkuus ja idearikkaus. Tavoitteenamme on rakentaa Jaguars Spirit Athletes ry:stä jäsentensä näköinen seura, jossa kaikilla on mukava olla ja jokaisella on mahdollisuus vaikuttaa. Seuratoimintaamme toteutetaan pääasiassa Jyväskylän Seppälässä, Pääskyntie 4:ssä sijaitsevalla JSA Cheer Gymilla. Cheertanssijoukkueet toteutetaan yhteistyössä Muuramen Syke Ry:n kanssa. Cheertanssiharjoitukset järjestetään pääasiassa koulujen liikuntasaleissa Jyväskylässä ja Muuramessa. Seuralla ei ole toimistoa, vaan toiminnanjohtaja hoitaa tehtäväänsä kotitoimistosta. Seuratoimintamme liikevaihto on n vuodessa. Jyväskyläläisen cheerleadingin historia Vaikka urheiluseuramme on varsin nuori, on cheerleadingilla lajina jo pitkä historia Jyväskylässä. Muiden suurten kaupunkien tavoin cheerleadingtoiminta alkoi Jyväskylässä 1980-luvun puolivälissä. Tuolloin toimintaa toteutettiin amerikkalaisen jalkapallonseuran Rangersien riveissä. Yhdistystoiminnan ensimmäinen muutos tapahtui vuonna 1995, kun Rangersien pohjalle perustettiin amerikkalaisen jalkapallon seura Jyväskylän Seudun Jaguaarit. Vuonna 2005 cheerleaderit ja naisten amerikkalaisen jalkapallon harrastajat perustivat oman, lähinnä tyttöjen ja naisten liikunnan ympärille rakentuvan seuran, Jyväskylä Jaguars ry:n. Vuonna 2012 cheerleadingtoiminnan kasvettua vajaassa kymmenessä vuodessa yli kaksinkertaiseksi päätti yhdistyksen cheerleadingjaosto perustaa oman, vain cheerleadingiin ja cheertanssiin keskittyvän seuran. Tämän uuden seuran, Jaguars Spirit Athletes ry:n perustamispäivä on Cheerleading on kehittynyt lajina viimeisen kymmenen vuoden aikana merkittävästi. Seuramme on pysynyt mukana kehityksessä ja onnistunut saavuttamaan vuosien varrella hyviä kilpailusijoituksia. Jäsenmäärämme on kasvanut tasaisesti, samoin kuin seuratoiminnan laatu ja harrastajiemme taitotaso. Cheerleadingilla on hyvä maine Jyväskylässä ja lajin tunnettuus on lisääntynyt kaupunkilaisten keskuudessa vuosi toisensa jälkeen. 7

8 3. TOIMINNAN SUUNNITTELU JA TOTEUTUS 3.1. Organisaatiokaavio Seuratoimintaa johdetaan oheisen organisaatiokaavion mukaisesti: JSA TOIMINTAKÄSIKIRJA 2016 Päätöstenteko ja johtaminen Ylin päätösvalta seuramme toiminnasta on sen jäsenillä. Jäsenet käyttävät päätösoikeuttaan seuran virallisissa kokouksissa, joita ovat vuosittaiset kevät- ja syyskokous. Seuralla voi olla myös ylimääräisiä virallisia kokouksia, joiden koollekutsumisesta määrätään seuran säännöissä. Seuran toimintakauden aikana päätäntävaltaa käyttää jäsenistön valitsema seuran hallitus. Hallitus päättää asioista kokouksissaan, joista pidetään pöytäkirjaa. Hallitus asettaa raamit eri toimijoiden ja toimiryhmien päätöksenteko-oikeudelle, eli hallitus määrittää mistä asioista esimerkiksi joukkueet saavat päättää itsenäisesti. Hallitus johtaa suoraan toiminnanjohtajaa, joukkueenjohtajia ja seurantoiminnan ideointiryhmää. Toiminnanjohtaja johtaa hallituksen tekemien linjausten mukaan tapahtumatoimikuntaa ja valmennuspäällikköä. Valmennuspäällikkö johtaa hallituksen ja toiminnanjohtajan linjaaman mukaan valmentajien toimintaa. Seuran jäsen pääsee vaikuttamaan seuran toimintaan: Seuran virallisissa kokouksissa (äänioikeus 15-vuotta täyttäneillä, puheoikeus kaikilla jäsenillä) Osallistumalla hallituksen järjestämiin avoimiin toiminnan suunnittelun tilaisuuksiin Antamalla palautetta ja ideoita palautekyselyissä tai suoraan hallitukselle Tekemällä aloitteita suoraan hallitukselle Hakemalla mukaan hallitukseen tai seuratoiminnan ideointiryhmään (hallituksen jäsenten on oltavat 15-vuotta täyttäneitä ja hallituksen puheenjohtajan 18-vuotta täyttänyt) Nimenkirjoitusoikeus Sääntöjen mukaan seuran nimen kirjoittavat puheenjohtaja yksin tai joku muu henkilö, jolla on siihen hallituksen erikseen antama oikeus kuten toiminnanjohtaja. Nimenkirjoittajien on oltava täysi-ikäisiä. Seurassamme nimenkirjoitusoikeus on yksin puheenjohtajalla ja toiminnanjohtajalla. 8

9 3.2. Kokoukset Varsinaiset kokoukset Varsinaisten kokousten järjestämisestä, koolle kutsumisesta ja kokousten sisällöistä määrätään yhdistyksen säännöissä (kts. liite). Yhdistyksen kokouksissa jäsenet pääsevät vaikuttamaan suoraan seuran toimintaan. Tärkeimmät kevätkokousasiat Esitetään hallituksen laatima toimintakertomus Esitellään tilinpäätös sekä tilintarkastajien antama lausunto Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille Tärkeimmät syyskokousasiat Päätetään mitkä urheilulajit ovat seuran ohjelmassa tulevana toimintakautena Päätetään jäsenyydestä muissa järjestöissä ja yhteisöissä Vahvistetaan liittymis-, jäsen- ja kannattajajäsenmaksujen suuruus Vahvistetaan toimintasuunnitelma ja talousarvio Valitaan jäsenten keskuudesta hallituksen puheenjohtaja joka toinen vuosi Valitaan hallituksen muut jäsenet ja varajäsenet erovuoroisten tilalle Valitaan yksi tilintarkastaja ja vastaava määrä varatilintarkastajia Päätetään seuran edustajista niihin järjestöihin ja yhteisöihin, joissa seura on jäsenenä Seuran ylimääräinen kokous Seuran ylimääräinen kokous pidetään silloin, kun hallitus katsoo sen tarpeelliseksi, seuran kokous niin päättää tai kun vähintään yksi kymmenesosa seuran ääni-oikeutetuista jäsenistä on jonkin määrätyn asian takia tehnyt siitä hallitukselle kirjallisen esityksen. Hallituksen kokoukset Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen ollessaan estynyt varapuheenjohtajan kutsusta, kerran kuussa tai kun he katsovat sen tarpeelliseksi tai kun puolet jäsenistä kirjallisesti sitä vaatii. Hallitus on päätösvaltainen, kun puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja ja hänen lisäkseen vähintään puolet sen jäsenistä on saapuvilla. Pöytäkirjat Seuran ja sen hallituksen kokouksissa pidetään pöytäkirjaa. Seuran sääntömääräisten kokousten pöytäkirjat ovat kokousten puheenjohtajan ja sihteerin allekirjoitettava sekä valittujen tarkastajien tarkastettava. Hallituksen pöytäkirjat tarkistetaan sähköpostitse ja niiden oikeellisuus vahvistetaan seuraavassa kokouksessa. Äänestys Kokouksen päätökseksi tulee se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Henkilöasiat ratkaistaan siten, että eniten ääniä saaneet valitaan. Henkilövaaleissa äänten mennessä tasan vaali ratkaistaan arvalla. Muissa asioissa se mielipide voittaa, johon kokouksen puheenjohtaja on yhtynyt. Kaikissa kokouksissa suoritetaan vaadittaessa äänestys suljettuja lippuja käyttämällä. Jokaisella kokoukseen mennessä jäsenmaksunsa maksaneella viisitoista vuotta täyttäneellä varsinaisella jäsenellä, kunniajäsenellä ja kunniapuheenjohtajalla sekä ainaisjäsenellä, kannattajajäseniä lukuun ottamatta, on yksi ääni. Valtakirjalla ei saa äänestää. 9

10 JSA TOIMINTAKÄSIKIRJA Viestintä Hyvin toimiva viestintä tekee seuratoimimisesta mielenkiintoista, innostaa ihmisiä osallistumaan toimintaan monipuolisesti ja antaa toiminnastamme myös ulkopuolisille oikeanlaisen kuvan. Haluamme seuramme viestinnän olevan laadukasta. Hyvin toteutetulla viestinnällä tavoittelemme muun muassa seuraavia asioita: Tietoa kulkee kaikille riittävästi ja riittävän nopeasti. Jäsenillä on mukavaa olla joukkueessa, kun kaikki tietävät itseään koskevissa asioissa mitä tapahtuu, missä tapahtuu ja koska tapahtuu. Seuratoimijoiden on mukava toimia seurassamme. Kun viestintä toimii hyvin, on toiminnan toteuttaminen helpompaa. Jäsenillä tunne tärkeydestä. Kun jäseniä ja heidän vanhempia kuunnellaan, lisääntyy tunne siitä, että jokainen on tärkeä. Hyvällä viestinnällä lisätään yhteenkuuluvuuden tunnetta. Ilmapiiri on seurassamme avoin. Kun vuorovaikutus toimii ja asioista puhutaan jo ennen kuin ne toteutetaan, on kaikilla mahdollisuus vaikuttaa. Seuramme on tunnettu. Voimme olla ylpeitä siitä mitä edustamme ja meidän on helpompi tehdä yhteistyötä eri tahojen kanssa. Sisäinen viestintä Seuramme toimihenkilöt, eli valmentajat, jojot ja muut toimijat ovat avainasemassa seuramme viestinnässä. Toimihenkilömme ovat suorassa kontaktissa jäseniimme sekä hallitukseen joten he toimivat todella tärkeänä linkkinä tiedon kulussa kumpaankin suuntaan. Tiedotus muuttuu helposti henkilökohtaisemmaksi, kun sen tuo jäsenistölle tutut henkilöt, eli valmentajat ja jojot. Sisäisessä viestinnässä voidaankin ajatella olevan kaksi porrasta: 1: hallitus - toimihenkilöt 2: toimihenkilöt - jäsenet hallitus ja muut vastuuhenkilöt valmentajat ja jojot jäsenet ja vanhemmat Viestintä ohi portaiden: Porrastetun viestinnän tarkoituksena on selkeyttää kunkin seuratoimijan roolia sisäisessä viestinnässä. Porrastetun viestinnän ei ole tarkoitus katkaista suoraa viestintää hallituksen ja jäsenten välillä. Viestintää tapahtuu siis myös portaiden ohi ja kannustammekin kaikkia jäseniämme ottamaan kontaktia rohkeasti myös hieman vieraampiin seuramme jäseniin. Sisäisen viestinnän 1. porras: Viestinnän ensimmäisessä portaassa hallitus ja sen päättämät muut vastuuhenkilöt viestivät toimihenkilöiden kanssa. Tässä portaassa viestintään osallistuu kolme eri tahoa, joilla on eri viestinnän vastuualueet: valmennuspäällikko toiminnanjohtaja ja hallituksen sihteeri jojotoiminnan vastaava viesbntä valmentajien kanssa valmennukseen liicyvistä asioista viesbntä kaikkien toimihenkilöiden kanssa yhteisistä, kaikkia koskevista asioista viesbntä jojojen kanssa, jojoja koskevista asioista valmentajien tapaamisissa ja muita viesbntätapoja käycäen toimihenkilöpalavereissa ja muita viesbntätapoja käycäen jojopalavereissa ja muita viesbntätapoja käycäen 10

11 JSA TOIMINTAKÄSIKIRJA 2016 Sisäisen viestinnän 2. porras: Viestinnän toisessa portaassa seuramme toimihenkilöt, eli valmentajat ja jojot viestivät jäsenten ja heidän vanhempiensa kanssa. Valmentajat ja jojot yhteistyössä viesbntä jäsenten ja vanhempien kanssa joukkueca koskevissa asioissa sekä kaikkia seuran jäseniä koskevissa asioissa vanhempaininfoissa ja muita viesbntätapoja käycäen Sisäisen viestinnän kanavia Hyvään, kaikki jäsenemme tavoittavaan viestintään päästäksemme, on meidän käytettävä viestintään useita eri kanavia. Seuramme pääasialliset sisäisen viestinnän kanavat ovat: myclub -toiminnanohjausjärjestelmä Sähköposti Internetsivut Tapaamiset (kokoukset, palaverit, vanhempaininfot) Lisäksi viestinnässä voidaan käyttää hyväksi: Puhelut Tekstiviestit Sosiaalinen media Paperiset tiedotteet Kriisiviestintä Seuramme kriisiviestinnän suunnitelma on luettavissa seuran toimihenkilöille seuran myclubissa. Tiivistetty toimintaohje kriisitilanteeseen Huolehdi aina ensimmäisenä ihmisten turvallisuudesta. Ilmoita kriisistä mahdollisimman pian kriisiviestinnän vastaavalle (Tytti Sandström, varahenkilönä Maiju Nurminen) Vain kriisiviestinnän vastaava saa antaa virallisia lausuntoja. Ohjaa kaikki median ja viranomaisten yhteydenotot kriisiviestinnän vastaavalle. Pidä kriisiviestinnän vastaava ajan tasalla tapahtumista. Ohjeita kriisiviestinnän vastaavalle: o Ole tavoitettavissa o Selvitä mahdollisimman laajasti mitä, missä, milloin, kenelle ja miksi on tapahtunut. o Kommunikoi rauhallisesti, mieti mitä sanot ennen kuin puhut. o Kerro asioista totuuden mukaisesti, älä spekuloi. o Korjaa virheelliset tiedot heti. o Tiedota, vaikka tiedotettavaa olisi vain vähän. Näin luot avoimuutta, mikä vähentää huhujen muodostumista. o Muista yksityisyyden suoja, erityisesti alaikäisten kohdalla. 11

12 JSA TOIMINTAKÄSIKIRJA 2016 Ulkoinen viestintä ja markkinointi Seuramme ulkoisen viestinnän vastuu on hallituksen määrittelemällä henkilöllä. Lähtökohtaisesti ulkoisen viestinnän vastaava on hallituksen varapuheenjohtaja, mutta vastaavaksi voidaan valita myös joku muu henkilö hallituksesta tai sen ulkopuolelta. Käytännössä ulkoista viestintää hoitaa viestinnän vastaava yhdessä toiminnanjohtajan kanssa. Ulkoisen viestinnän kanavia Seuramme pääasialliset ulkoisen viestinnän kanavat ovat: Internetsivut Facebook- sivut Seurablogi Seurainstagram Lisäksi viestinnässä voidaan käyttää hyväksi: Youtube muut blogikirjoitukset muut sosiallisen median kanavat lehdistötiedotteet Seuramme markkinointiviestinnän tavoitteena on tehdä seuraamme ja lajiamme tunnetummaksi ja saada lisää jäseniä seuraamme. Seurallamme on muutamia vakiintuneita markkinointikäytänteitä, joiden lisäksi markkinointia suunnitellaan ja toteutetaan tilanteen kulloinkin vaatimalla tavalla. Markkinoinnissa hyödynnetään vuonna 2013 seurallemme opinnäytetyönä toteutettua markkinointiviestinnän suunnitelmaa. Seuralle on suunnitelmissa luoda päivitetty markkinointiviestinnän suunnitelma lähivuosina. Markkinointitoimenpiteiden toteutusvastuusta sovitaan aina tapauskohtaisesti. Vastuu markkinoinnin koordinoinnista on hallituksella. Markkinointitoimenpiteitä seurassamme Esittelypiste ja esiintymiset Toukofest -tapahtumassa vuosittain Alkeis- ja harrasteryhmämainokset koulujen ilmoitustauluille tarpeen mukaan Alkeis- ja harrasteryhmämainokset Facebook -sivuilla ja internetsivuilla tarpeen mukaan Osallistuminen erilaisiin seuran ja lajin näkyvyyttä lisääviin tapahtumiin Mainos Suur Jyväskylän Lehden kevään ja syksyn junioriurheiluliitteissä tarpeen mukaan Avoimien ovien tapahtumat, kuten Seppälän Liikuntasuunnistus Joukkueiden avoimet treenit ja kaveritreenit Muut tapauskohtaiset markkinointitoimenpiteet ja tempaukset 3.4. Talous Jaguars Spirit Athletes ry on yleishyödyllinen yhdistys ja sen toimintaa säätelevät yhdistyslaki ja seuran omat säännöt. Seura ei tavoittele taloudellista voittoa, mutta positiivinen taloustulos voi ajoittain olla perusteltua toiminnan jatkuvuuden takaamiseksi ja tulevien vuosien mahdollisia suurempia hankintoja varten. Seuran tilivuosi on kalenterivuosi. Talousohjesääntö Yhdistyksen kokous Vahvistaa toimintasuunnitelman ja talousarvion seuraavaksi toimintavuodeksi. Määrää jäseniltä kannettavat jäsenmaksut sekä valitsee tilintarkastajat ja heidän varamiehensä. Käsittelee toimintakertomuksen sekä tilintarkastuskertomuksen edelliseltä tilikaudelta. Vahvistaa tilinpäätöksen ja myöntää vastuuvapauden hallitukselle ja muille tilivelvollisille. 12

13 Hallitus Valmistelee yhdistyksen kokouksessa käsiteltävät talousasiat sekä panee täytäntöön yhdistyksen kokouksen päätökset. Huolehtii, että yhdistyksen kirjanpito on lainmukainen ja varainhoito on luotettavalla tavalla järjestetty. Päättää suuremmista taloudellisista sopimuksista ja talousarviopoikkeamista. Ottaa ja erottaa toimihenkilöt. Vahvistaa ja päivittää talousohjesäännön Maksaa toiminnanjohtajan palkan Toiminnanjohtajan esimies Hyväksyy toiminnanjohtajan matkalaskut, päivärahat ja kuluselvitykset Toiminnanjohtaja Vastaa yhdistyksen toiminnasta ja taloudesta yhdessä hallituksen kanssa. Hyväksyy talousarvion mukaiset tilaukset, laskut ja maksumääräykset. Päättää pienemmistä taloudellisista sopimuksista ja talousarviopoikkeamista, joista informoidaan yhdistyksen hallitusta. Hyväksyy toimihenkilöiden ja valmennuspäällikön matkalaskut, päivärahat ja kuluselvitykset. Maksaa seuran työntekijöiden palkat (pl. oma palkka) Valmennuspäällikkö Huolehtii valmentajien työaikakirjanpidosta ja toimittaa työaikatiedot palkanlaskijalle Huolehtii vastuualueidensa talousarvion toteutumisesta Joukkueiden johtotiimit, eli valmentajat ja joukkueenjohtajat Luovat tarkat joukkuekohataiset budjetit syyskokouksessa hyväksytyn budjetin raamien mukaisesti Seuraavat joukkueen budjetin toteutumista Huolehtivat joukkueen varainhankinnasta noudataten yhdistyksen varainhankinna ohjeistusta (liitteenä) Vastaavat siitä, että omalla vastuualueella noudatetaan taloudellisuutta ja talousarviota. Tilit Seurallamme on yksi tili, jonka kautta kaikki rahaliikenne kulkee. Lisäksi seuralla on vuokravakuustili harjoitustilan vuokravakuuden säilyttämiseksi sekä 100,5 arvoinen käteiskassa. Tilinkäyttöoikeudet myönnetään yhdistyksen säännöissä ja yhdistyslaissa määrätysti ja vuonna 2016 ne ovat puheenjohtajalla, taloudenhoitajalla ja toiminnanjohtajalla. Tilin tiedot: Tilin omistaja: Jaguars Spirit Athletes ry Pankki: Säästöpankki Optia Tilinumero: FI Kirjanpito ja tilintarkastus Seuran päivittäistä kirjanpitoa ja talouden seurantaa hoitaa toiminnanjohtaja. Virallisen kirjanpidon laatii tehtävään erikseen valittu ammattilainen. Yhdistyksen tilintarkastuksesta huolehtii syyskokouksen valitsema tilintarkastaja. Seuran kirjanpito ja tositteet säilytetään lain mukaisesti. 13

14 Talousarvio ja talouden seuranta Seuran vuosittainen taloudenhoito perustuu syyskokouksen hyväksymään toimintasuunnitelmaan ja talousarvioon. Syyskokouksessa hyväksyttävän talousarvion laativat yhteistyössä hallitus, toiminannajohtaja ja valmennuspäällikkö. Toiminnanjohtaja seuraa yhdessä hallituksen kanssa talousarvion toteutumista toimintavuoden aikana. Vastuu taloudesta on hallituksella. Liikevaihto on vuosittain n Suurpiirteinen menojen ja tulojen jakautuminen (2016) selviää oheisista kuvioista: Tulot Menot Tilinpäätös Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi. Vuosittain tilinpäätöksen hyväksymisestä huolehtii hallitus. Tilinpäätös esitetään yhdistyksen kevätkokouksessa, jossa yhdistyksen kokous vahvistaa sen ja myöntää vastuuvapauden hallituksella ja muille tilivelvollisille. Omaisuuden hoito Kaikki toimihenkilöt ovat velvollisia huolehtimaan, että heidän käytössään oleva yhdistyksen omaisuus pidetään tarkoituksenmukaisessa kunnossa. Normaalien toiminta- ja rahoituskulujen ylitse jäävien varojen sijoituksista rahastoihin päättää hallitus. 14

15 4. TOIMIHENKILÖT Seuramme toimihenkilöitä ovat kaikki toiminnan suunnitteluun ja toteutukseen osallistuvat henkilöt. Uusien toimihenkilöiden perehdytykseen osallistuvat kussakin roolissa toimivat henkilöt Toimihenkilöiden valinta Luottamustoimisten toimihenkilöiden valinta: Hallituksen puheenjohtajan ja jäsenet valitsevat seuran jäsenet sääntömääräisessä syyskokouksessa Ideointiryhmän jäsenet valitsee joko seuran jäsenet syykokouksessa tai hallitus kokouksissaan Tapahtumatoimikunnan jäsenet valitsee toiminnanjohtaja Valmentajaharjoittelijat joukkueille valitsee valmennuspäällikkö Joukkueenjohtajat valitsee kullekin joukkueelle sen joukkueen valmentajat Työsuhteisten toimihenkilöiden valinta: Toiminnanjohtajan valitsee tarvittaessa hallitus hakemusten ja haastatteluiden perusteella Valmennuspäällikön valitsee tarvittaessa hallitus hakemusten ja haastatteluiden perusteella Valmentajat ja apuvalmentajat valitsee hallitus valmennuspäällikön tekemien ehdotusten perusteella Muut toimihenkilöt: Taloudenhoitajan palvelut hankitaan ostopalveluina. Kaikki ostopalveluiden toteuttajat valitsee hallitus Yhteiset pelisäännöt ja toimintatavat Esimerkin näyttäminen Seuramme toimihenkilöt ovat seuramme kasvot niin harrastajien, vanhempien, kuin ulkopuolistenkin silmissä. Mielikuva seurastamme muodostuu vahvasti toimihenkilöiden käytöksen pohjalta. Toimihenkilöiden tulee kiinnittää huomiota omassa toiminnassaan seuraaviin asioihin: Oma käytös muita kohtaan: kohteliaisuus, ystävällisyys, positiivisuus, kannustava asenne Pukeutuminen: valmennustilanteissa urheilullinen pukeutuminen ja harjoitusten yhteydessä esimerkin näyttäminen (esim. riittävän lämpimät vaatteet, heijastimet ym.) Sosiaalisessa mediassa toimiminen: vastuuntuntoisuus Esimerkin näyttäminen ja urheilijoiden kannustaminen terveellisiin elämänapoihin: uni, ravinto, päihteettömyys Toiminta harjoitustilanteissa ja tapahtumissa: omien jälkien siivoaminen, ajoissa oleminen Toimintaan sitoutuminen Haluamme kasvattaa jäsentemme sitoutuneisuutta ja opettaa siihen, että joukkueurheilussa kesken kauden lopettaminen haittaa joukkueen toimintaa, eikä sitä siksi katsota hyvällä. Toivomme myös toimihenkilöiltämme sitoutumista aina vähintään yhteen kokonaiseen kauteen tai muuten sovitusti. Jos toimijan elämäntilanne muuttuu merkittävästi, tai hän haluaa lopettaa tehtävässään muusa syystä, odotamme häneltä tilanteessa vastuuntuntoisuutta ja joustavuutta. Toimihenkilön tulee ilmoittaa muutoksesta sitoutumisessaan seuran muille toimijoille mahdollisimman varhaisessa vaiheessa ja auttaa parhaansa mukaan uuden toimijan etsimisessä. Toimihenkilöiden edut Koulutukset Valmentajille, joukkueenjohtajille, hallituksen jäsenille sekä muille seuratoimijoille tarjotaan joka vuosi erilaisia koulutuksia kunakin vuonna syyskokouksessa hyväksytyn koulutusbudjetin mukaisesti. Budjetin mukaiset koulutukset ovat toimijoille täysin ilmaisia ja myös matkakulut niihin korvataan. 15

16 Kilpailumatkat Kilpailumatkoille pääsee joukkueen mukaan rajallinen määrä valmentajia ja joukkueenjohtajia/ muita huoltajia. Kilpailumatkat ovat lähtökohtaisesti toimihenkilön roolissa matkalla oleville ilmaisia. Valmentajille ja jojoille, jotka eivät tarvitse omaan urheilutoimintaansa lisenssiä huolehdimme myös lisenssikustannuksista. Koulutus- ja virkistyspäivät Järjestämme toimihenkilöillemme vuosittain 2 koulutus-/virkistyspäivää. Päivät ovat toimihenkilöillemme ilmaisia. Palkkiot Hallituksen jäsenet saavat kokouspalkkiota 10 / kokous ja hallituksen puheenjohtajan vuosipalkkio on 1200 Kulukorvaukset Seuramme toimihenkilöt voivat saada kulukorvauksia heille aiheutuneista kuluista. Korvattavia kuluja voivat olla esimerkiksi: Matkakulut koulutuksiin tms. (matkakuluja harjoituksiin ei lähtökohtaisesti korvata) Ulkopaikkakunnilla järjestettävien tapahtumien ruoka- ja majoituskulut. (Kuitteja vastaan tai päivärahoina) Joukkueiden tai toimiryhmien toimintaan liittyvät kulut. (kuitteja vastaan) Kulukorvausten maksamisen ehtona on, että kulut on joko seuran tai joukkueen budjetin mukaisia tai kulut on hyväksytetty etukäteen toiminnanjohtajalla. Kuittia vastaan maksettavista kuluista tulee korvauksensaajan toimittaa alkuperäinen, kirjanpitokelpoinen kuitti toiminnanjohtajalle. Työntekijöiden kulukorvauksista ja matkakustannusten korvaamisesta päättää hallitus. Matkustusohjesääntö Tämä matkustusohjesääntö koskee kaikkia seuran toimihenkilöitä. Matkojen etukäteishyväksyntä Jokaiseen korvattavaan matkaan tulee saada etukäteishyväksyntä toiminnanjohtajalta. Hyväksyntä voi olla suullinen tai kirjallinen. Matka tulee suunnitella toteutettavaksi mahdollisimman edullisesti, kuitenkin huomioiden järkevät matkustusaikataulut. Päivärahat Päivärahan tarkoituksena on korvata toiselle paikkakunnalle matkustamisen vuoksi henkilölle syntyneet ylimääräiset elinkustannukset. Päiväraha voi olla koko- tai osapäiväraha. Päivärahan suuruus määräytyy verohallituksen verovapaista korvauksista antaman ohjeistuksen mukaisesti. Matkavuorokauden aikana saadut ilmaiset ateriat pienentävät päivärahan enimmäismäärää. Täyshoidon ajalta ei makseta päivärahaa. Majoituskulut Jos matka vaatii yöpymistä, pyritään yöpymiset järjestämään aina ensisijaisesti ilmaisissa majoitusvaihtoehdoissa, kuten ystävien luona. Jos matkalle joudutaan varaamaan hotellimajoitus, sovitaan siitä yhdessä toiminnanjohtajan kanssa. Oma auto Jos suunniteltu matka on kustannusten ja/tai aikataulujen kannalta järkevää tehdä omaa autoa käyttäen suoritetaan kilometrikorvauksena seuran toimihenkilöille 20c/ kilometri. Muilla omilla kulkuneuvoilla kuin henkilöautolla suoritettavien matkojen ja esimerkiksi peräkärryn vetämisen yhteydessä kilometrikorvausta voidaan maksaa tätä suurempana. Pysäköintimaksuja voidaan korvata tositetta vastaan. 16

17 4.3. Hallitus Seuran toimintaa ja taloutta hoitaa hallitus, johon kuuluu kahdeksi toimintavuodeksi valittava puheenjohtaja, ja kahdeksi toimintavuodeksi valittavat 4-8 jäsentä ja 0-4 varajäsentä. Hallituksen jäsenistä puolet on erovuorossa vuosittain sekä kaikki varajäsenet vuosittain. Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan. Hallitus valitsee lisäksi sihteerin, taloudenhoitajan, jojotoiminnan vastaavan, valmennuspäällikön ja muut tarvittavat toimihenkilöt, jotka voidaan valita myös hallituksen ulkopuolelta. Hallituksen tehtävät Hallituksen rooli seurassa painottuu strategisten linjojen suunnitteluun ja seuratoiminnan kehittämiseen. Hallitus ottaa huomioon seuratoiminnan vapaaehtoisuuden ja pystyy tarvittaessa joustamaan seuratyökuormassa ohjaamalla vastuualueita muille hallituksen jäsenille tai työryhmille. Hallitus valvoo ja kehittää vapaaehtoistoimijoiden ja seuran työntekijöiden toimintaa pääasiassa vastuuhenkilöiden ja työryhmien kautta. Hallitus pyrkii laajentamaan aktiivista vapaaehtoistoimintaa erilaisten työryhmien kautta ja madaltaa samalla kynnystä tulla mukaan seuran vuosikokouksiin ja hallitustoimintaan. Lisäksi hallitukselle on annettu seuraavat erityistehtävät: 1 Toteuttaa seuran kokouksen päätökset 2 Johtaa ja kehittää seuran toimintaa 3 Valita tarvittavat jaostot, valiokunnat ja työryhmät sekä niiden puheenjohtajat 4 Vastata seuran taloudesta sekä huolehtia yhdistyksen kirjanpidon lainmukaisuudesta ja varainhoidon järjestämisestä 5 Pitää jäsenluetteloa, josta on käytävä ilmi vähintään jäsenen täydellinen nimi ja hänen kotipaikkansa 6 Tehdä seuran toimintakertomus ja tilinpäätös 7 Tehdä toiminta- ja taloussuunnitelma seuraavaa toimintavuotta varten 8 Hoitaa seuran tiedotustoimintaa 9 Hyväksyä ja erottaa jäsenet sekä päättää jäseniä koskevista kurinpitotoimista 10 Valita ja erottaa seuran palkatut toimihenkilöt sekä sopia heidän eduistaan 11 Päättää seuran ansiomerkkien myöntämisestä ja muiden kunnia- ja ansiomerkkien esittämisestä 12 Ryhtyä muihin toimenpiteisiin, joita seuran etu vaatii 13 Luovuttaa tilit tilintarkastajalle tarkastettavaksi vähintään kuukautta ennen vuosikokousta. Hallituksen jäsenten toimenkuvat Hallitus sopii toimenkuvista ja tehtävänjaosta yksittäisissä asioissa tapauskohtaisesti. Lisäksi jokaiselle hallituksen jäsenelle jaetaan vastuualueita hallituksen järjestäytymiskokouksessa. Hallituksen kaikilta jäseniltä odotetaan: Aktiivista osallistumista hallituksen kokouksiin ja palavereihin sekä seuran sääntömääräisiin kokouksiin Aktiivista osallistumista hallituksen jokapäiväiseen keskusteluun hallituksen valitsemissa välineissä (esim. sähköposti, whatsapp, myclub, facebook) Vastuuntuntoisuutta ja kykyä sekä halua ajatella ratkaisua monipuolisesti kaikkien seuran jäsenten kannalta Halua ja kykyä kuunnella seuran jäsenten mielipiteitä, ideoita, toiveita ja ajatuksia Seuran toiminnan, arvojen ja sääntöjen sekä yhdistyslain tuntemista Asioiden luottamuksellista käsittelemistä Hallituksen jäsenten toimenkuvat: Hallitus jakaa järjestäytymiskokouksessaan jäsenille vastuualueita ja tehtäviä. Varapuheenjohtajan ja sihteerin vähimmäisvastuut ovat: 17

18 Puheenjohtaja Johtaa hallitusta: o Valmistelee ja kutsuu koolle hallituksen kokoukset o Pitää huolen, että hallituksen jäsenet hoitavat omat tehtävänsä sovituissa aikatauluissa. Huolehtii seuran kokonaisuuden toiminnasta o Valvoo seuran tilien käyttöä väärinkäytösten ennaltaehkäisemiseksi. (tilinkäyttöoikeudet) o Seuraa seuran toiminnan kannalta tärkeiden aikataulujen noudattamista (avustukset, kokoukset ym.) o Valvoo seuran strategian ja toimintasuunnitelman toteutumista o Huolehtii yhdistysrekisterin tietojen oikeellisuudesta, nimenkirjoitusoikeuksista ja tilinkäyttöoikeuksista Järjestää seuran sääntömääräiset kokoukset o Huolehtii kokousten laillisuudesta ja päätösvaltaisuudesta sekä siitä että kokousmateriaalit toimitetaan jäsenistölle ajoissa. Varapuheenjohtaja: Toimii kokousten puheenjohtajana varsinaisen puheenjohtajan ollessa estynyt. Sihteeri: Laatii pöytäkirjat hallituksen kokouksista ja tarvittaessa pöytäkirjanotteet Kokoaa kokousten välillä keskustellut asiat päätösvalmiiksi kokouksiin. Lisäksi hallitus jakaa esimerkiksi seuraavat tehtävät jäsenten vastuualueiksi: Ulkoisesta viestinnästä vastaaminen o Seurablogi, lehdistötiedotteet, instagram Toiminnanjohtajan esimiestehtävät o Palkanmaksutietojen toimittaminen palkanlaskijalle (sairaslomat, palkankorotukset) o Työnantajalakien seuraaminen ja niiden toteutumisen valvonta (työsopimuslaki, työaikalaki, vuosilomalaki, sairausvakuutuslaki, työterveyshuoltolaki, henkilötieto- ja yhdenvertaisuuslait ) o Työehtosopimuksen toteutumisen seuraaminen o Toiminnanjohtajan kehityskeskustelujen/ palkkaneuvottelujen pitäminen o o Toiminnanjohtajan loma-asioista huolehtiminen: loma-aikojen sopiminen ja sijaisuuksista huolehtiminen Palkan, sekä lomarahojen maksun ohjaus taloudenhoitajalle, sekä työntekijän matkakorvausten ja päivärahojen hyväksyntä yhteistyössä taloudenhoitajan kanssa Joukkueenjohtajatoiminnasta vastaaminen o Joukkueenjohtajien perehdyttäminen ja ohjeistaminen o Joukkueenjohtajien koulutusten ja muiden tapaamisten järjestäminen Sinettiseuratoiminnasta vastaaminen o Sinettiseurakriteereiden toteutumisen varmistaminen ja korjauskohteiden esille tuominen o Auditointitilaisuudesta huolehtiminen o Sinetin näkyvyydestä huolehtiminen. Yhteistyökumppaneiden hankinnan suunnittelu Ideointiryhmän toiminnasta vastaaminen o Joko ideiointiryhmän puheenjohtajana tai toimittamalla ideointiryhmän tietoon hallituksen toiveet käsiteltävistä asioista o Ideointiryhmän suunnitelmien ja ideoiden tuominen hallitukselle keskusteltaviksi. Toimihenkilöiden rekrytoiminen eri tehtäviin Tapahtumien ideointi ja järjestäminen Varajäsen Osallistuu kutsuttaessa hallituksen kokoukseen On äänioikeutettu ollessaan kokouksessa paikkaamassa varsinaista jäsentä Nostetaan varsinaiseksi jäseneksi, jonkun varsinaisen jäsenen erottua kesken toimikauden 18

19 4.4. Toiminnanjohtaja Toiminnanjohtaja toimii seurassa kokoaikaisessa työsuhteessa Hänen työnkuvaansa kuuluvat mm: Organisaation johtamiseen ja hallintoon liittyvät asiat Seuraa ja toteuttaa yhdessä hallituksen kanssa seuran toimintasuunnitelmaa Tekee varaukset ja huolehtii varausten peruuttamisista kaikessa seuran toiminnassa Kutsuu koolle ja vetää toimihenkilöiden yhteispalaverit Johtaa yhdistyksen vapaaehtoisten toimintaa yhdessä hallituksen kanssa Huolehtii lakisäänteisestä arkistoinnista Valmennuspäällikön esimiestehtävät Jäsenasiat Pitää yllä jäsenluetteloa Toimii seuran lisenssivastaavana Organisoi jäsenrekrytointia yhdessä hallituksen kanssa. Tiedotus: Jäsentiedotteet ja muu jäsenistön tiedotus, toimihenkilöiden tiedotus, internetsivujen ylläpito Rahaliikenneasiat Laskujen, palkkojen, korvausten maksu, lähtevät laskut Talouden seuranta Solmii taloudellisia sopimuksia hallituksen määräämällä tavalla Kilpailuttaa ja tekee seuran taloudelliset hankinnat hallituksen ohjaamalla tavalla Huolehtii kirjanpidosta yhdessä taloudenhoitajan kanssa Tapahtumien järjestäminen Vapaaehtoisten koordinointi 4.5. Valmennuspäällikkö Valmennuspäällikkö toimii seurassa osa-aikaisessa työsuhteessa. Valmennuspäällikön työaika on 6h/viikko. valmennuspäällikän toimenkuvaan kuuluu: Valmentajien esimiestehtävät: Valmennuspolkujen seuranta ja päivittäminen, valmennustuntien seuranta/ tarkistaminen ja toimittaminen palkanlaskijalle, tuuraajien hankinta valmentajien sairauspoissaoloille. Valmentajien ja harjoittelijoiden kouluttaminen, perehdytys ja opastaminen: Kuukausitiedotteet valmennustiimeille, seuran sisäisten valmentajakoulutusten ja perehdytysten järjestäminen SCL- koulutusilmoittautumiset Valmentajien koulutusrekisterin ylläpito Valmennuksen laadun seuranta ja valmentajien ohjaus: Harjoitusten seurannat ja palautteet valmentajille Joukkueiden vuosisuunnitelmien laatimisen ohjaus ja suunnitelmien tarkistus/ palautteen anto niistä. Valmennuksen palautekyselyiden läpi käyminen valmentajien kanssa 2 x vuosi. Kummitreenitoiminnan ohjeistaminen ja toteuttamisen seuranta Muut tehtävät: Valmentajarekrytointi ja ehdotus hallitukselle valittavista valmentajista. Yhteisten kunto- ja taitotestaustapahtumien järjestäminen (kasva urheilijaksi -testit) Valmennuksen kokonaisvaltainen kehittäminen ja ohjeistuksien luominen 19

20 4.6. Taloudenhoitaja Taloudenhoitajan palvelut hankitaan ostopalveluna seuran ulkopuoliselta osaajalta. Taloudenhoitaja toimenkuvaan kuuluu: Kokoaa seuran kirjanpidon Toimittaa tiedot seuran taloustilanteesta toiminnanjohtajalle kuukausittain Laskee kaikkien seuran työtekijöiden palkat Tekee seuran tilinpäätöksen Huolehtii vuosi- ja kausi-ilmoituksista verottajalle ja vakuutusyhtiöihin ym. Auttaa tarpeen mukaan muissa talousasioiden hoidossa 4.7. Valmentajat Valmentajamme voivat olla lajin entisiä harrastajia tai muita valmennuksesta ja ohjauksesta kiinnostuneita henkilöitä. Valmentaminen ja apuvalmentaminen on yhdistelmä työsuhdetta ja vapaaehtoistoimintaa. Valmentajan työajaksi lasketaan joukkueen harjoitusaikataulun mukaiset harjoitukset ja toiminnanjohtajan tai valmennuspäällikön kanssa sovitut leiriharjoitukset. Työpaikka on kulloinkin käytössä oleva harjoituspaikka, eli yleensä JSA Cheer Gym. Työajan ulkopuoliseksi vapaaehtoistoiminnaksi lasketaan muu kuin yllä mainittu valmentamiseen kuluva aika, kuten harjoitusten suunnittelu, koulutukset, palaverit, tapahtumat, esiintymiset ja kisareissut. Valmentaja voi pitää joukkueen harjoituksista vapaapäiviä huolehtimalla itselleen tuuraajan. Valmentaja voi, vaikka toimiikin työsuhteessa, jäädä pois joukkueensa harjoituksista, kun on hankkinut itselleen tuuraajan. Valmentajaa voi tuurata kuka tahansa seuran muu valmentaja ja apuvalmentajaa voi tuurata kuka tahansa seuran apuvalmentaja. Muita kuin palkallisia valmentajia voi pyytää tuuraajiksi jos siitä on sovittu valmennuspäällikön kanssa. Ilman itse hankittua tuuraajaa valmennuskerran voi jättää väliin vain: 1. Valmennuspäällikön kanssa erikseen sovitusti tai 2. sairastapauksissa, jolloin sairastumisesta tulee ilmoittaa mahdollisimman ajoissa valmennuspäällikölle. Sairasajalta maksetaan palkkaa vain lääkärintodistusta vastaan. Valmentajaharjoittelijana toimiminen on vapaaehtoistoimintaa. Valmentajaharjoittelijaksi voi hakeutua ottamalla yhteyttä seuran valmennuspäällikköön, jonka kanssa sovitaan tarkemmin esimerkiksi harjoittelijalle sopivasta joukkueesta. Harjoittelijat eivät saa valmennustunneista palkkaa tai korvauksia. Myös kokeneemmat valmentajat voivat halutessaan hakea joukkueisiin vapaaehtoisvalmentajiksi, jolloin he eivät saa valmennustunnista palkkaa tai korvauksia. Hyvän valmentajan ominaisuuksia Vastuuntuntoinen (kantaa vastuun itsestään ja joukkueestaan) Omaa hyvät vuorovaikutustaidot Toimii esimerkillisesti seuran arvoja noudattaen Täsmällinen (hoitaa sovitut asiat aikataulujen mukaisesti, on ajoissa harjoituksissa) Haluaa olla hyvä valmentaja (osaa lajin perustaidot ja valmennuksen perusteet. Kehittää itseään omatoimisesti, on halukas kouluttautumaan ja kehittymään) Positiivinen, kannustava ja tasapuolinen 20

21 Valmentajan polku Valmentaja ei ole koskaan valmis ja jokainen valmentaja oppii jatkuvasti uutta, niin koulutuksen, valmentamisen kuin elämänkokemuksenkin myötä. Tämän ohjeellisen valmentajan polun tarkoituksena on auttaa hahmottamaan valmentajan roolia ja kouluttautumista seurassamme polun eri vaiheissa. Valmentajan polkua on tarkoitus lukea ohjeellisesti, joten esimerkiksi pitkään seurassamme valmentaneet henkilöt voivat olla vastuuvalmentajia myös vaikkei heillä olisi kolmivaiheista SCL ohjaajakoulutusta suoritettuna. Valmentaja-harjoicelija (6-12kk) Apuvalmentaja (24kk) Vastuuvalmentaja Valmentajien roolit Seurassamme toimivat valmentajat toimivat kokemuksensa ja koulutuksensa mukaisesti kolmessa eri valmentajaroolissa: Valmentajaharjoittelija: Ei välttämättä aiempaa kokemusta tai koulutusta. Valmentajaharjoittelijat ovat joukkueen "ylimääräisiä" valmentajia. He tutustuvat valmentamiseen ja opettelevat valmentamisen perusteita ilman sitoutumispakkoa. Apuvalmentaja: Vain vähän aiempaa kokemusta (0-2 vuotta), ei välttämättä aiempia koulutuksia. Apuvalmentajat ovat joukkueen varsinaisia valmentajia, joilla on vasta vähän valmennuskokemusta ja koulutusta. He osallistuvat valmentamiseen aktiivisesti ja kantavat vastuuta joukkueen toiminnasta yhdessä muun valmennustiimin kanssa. Vastuuvalmentaja: Vähintään 2 vuotta valmennuskokemusta, vähintään SCL Ohjaaja koulutukset suoritettuna. Vastuuvalmentajat ovat joukkueen varsinaisia valmentajia joilla on enemmän kokemusta ja koulutusta valmentamiseen. Vastuuvalmentajat kantavat päävastuun joukkueen toiminnasta ja huolehtivat valmennuksen suunnitelmallisuudesta. Vastuuvalmentajan rooli voi olla päävalmentaja tai vastuuvalmentaja Valmentajana kehittyminen polun eri vaiheissa Oheisessa kuviossa jokainen kolmion osa kuvaa yhtä valmentajan roolia ja valmentajana kehittymisen pääkohtia eri rooleissa. Alimpana kolmiossa on valmentajaharjoittelija ja ylimpänä vastuuvalmentaja. Koulutukset polun eri vaiheissa Valmentajien koulutukseen sisältyy eri tahojen järjestämiä koulutuksia sekä seuran sisäistä tiedon jakamista. Tärkeimpiä koulutuskanavia ovat Suomen Cheerleadingliiton (SCL) koulutukset ja seuramme järjestämät koulutukset, perehdytyspäivät ja valmentajien keskustelutilaisuudet. Lisäksi erilaisia koulutuksia tarjoavat mm. Keski-Suomen liikunta (KesLi) ja Suomen Valmentajat. Harrastejoukkueiden valmentajat koulutetaan SCL:n Active Cheer -koulutuksen avulla. 21

22 valmentajaharjoicelija ei SCL koulutuksia, osallistuu kiinnostuksensa mukaan seuran järjestämiin koulutuksiin apuvalmentaja SCL Ohjaaja-koulutuksen kolme vaiheca: 1. SCL ohjauksen perusteet 2. SCL stuncekniikat 1 3. SCL akrobabatekniikat 1 Lisäksi seuran järjestämät ja mahdolliset muut kiinnostuksen mukaiset koulutukset. vastuuvalmentaja SCL koulutukset omien kiinnotuksenkohdeiden ja valmennecavan joukkueen mukaan. Esim: VK1, akrobabatekniikat 2, stuncekniikat 2, workshopit ja ideapäivät. Lisäksi seuran järjestämät ja mahdolliset muut kiinnostuksen mukaiset koulutukset. Koulutukset Valmentajien kouluttaminen tukee seuran toimintaa ja joukkueiden kehittymistä. Koulutamme valmentajiamme seuraten Suomen Cheerleadingliiton koulutuspolkua. Valmentajia koulutetaan vuosittain tarpeen ja valmentajien omien toiveiden mukaisesti. Osa koulutuksesta on seuramme sisäistä perehdyttämistä ja valmentajien palavereita, joissa keskustellaan valmennuksellisista aiheista. Seuramme järjestää myös tarpeen ja toiveiden mukaan valmentajakoulutuksia juuri seurallemme mukautetusti. Koulutusbudjetin kullekin vuodelle laatii hallitus, jonka jälkeen jäsenistöllä on oikeus muokata sitä seuran syyskokouksessa. Vuosittain koulutuksiin käytettävän rahamäärän päättävät siis jäsenemme syyskokouksessa. Hallitus päättää toimintasuunnitelman ja budjetin pohjalta kuhunkin koulutukseen kustannettavat valmentajat. Hallituksen päättämien koulutusten osallistumis- ja matkakuluista vastaa seura. Valmentajat voivat halutessaan kouluttautua myös omakustanteisesti. Valmentajien toimenkuvaukset Vastuuvalmentaja Vastuut Joukkueen kokonaisvaltainen ylläpito ja kehittäminen (valmennus, sekä muut joukkueasiat kuten tiedotus ja varainhankinta) Valmennuksen suunnittelu ja toteutus (Vuosi-, kausi-, jakso-, ja treenisuunnitelmat. Treenien toteutus suunnitelmien pohjalta.) Kilpailuohjelmat ja muut esiintymiset (koreografia, musiikki, harjoittelu) Harjoitusten turvallisuus (EA-valmius, aikuisten määrä harjoituksissa, treenisuunnittelu: vaativuus, vireystila, spotterit) Omien valmennustaitojen kehittäminen (opettaa vain tekniikoita jotka osaa opettaa huolellisesti) Tehtävät Harjoitusten suunnittelu ja ohjaus parhaan osaamisen mukaisesti Jäsenten paikallaolon seuranta Joukkueen tavoitteiden luominen yhdessä joukkueen kanssa Joukkueen pelisääntöjen luominen, alle 15-vuotiaiden joukkueissa yhdessä vanhempien kanssa Palautekyselyn järjestäminen joukkueen jäsenille kahdesti vuodessa (valmiit pohjat sport.fi) Treeniturvallisuuden ylläpito (treenien ohjaus, paikalla aina vähintään kaksi valmentajaa/ jojoa) Joukkueen tiedotuksesta ja varainhankinnasta huolehtiminen yhdessä jojojen kanssa Muiden sovittujen vastuiden tunnollinen hoitaminen 22