2 Lisätietoja ja yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa. 4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste

Transkriptio

1 Tietosuojaseloste 1 (4) Kelan etuusrekisterin tietosuojaseloste 1 Rekisterinpitäjä KANSANELÄKELAITOS (Kela) PL 450, HELSINKI tai Nordenskiöldinkatu 12, HELSINKI , 2 Lisätietoja ja yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa 3 Rekisterin nimi Puh Etuusrekisteri 4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste 5 Rekisterin tietosisältö 6 Säännönmukaiset tietolähteet Etuustietoja käytetään lakisääteisen sosiaalivakuutuksen toteuttamiseen eri etuuksien asiakaspalvelussa ja etuushakemusten käsittelyssä. Tietoja käytetään myös Kelan tilastollisten suunnittelu- ja tutkimustehtävien hoitamiseen sekä tiedonvaihtoon liittyvien tehtävien hoitamiseen. Käsittely perustuu Kelan lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen Säädösluettelo on liitteessä 2. Etuusrekisteri sisältää etuuden saajaa koskevia yleistietoja, etuustietoja, asiakaspalvelu- ja etuuden käsittelytietoja sekä tilastotietoja. Rekisterin tietotyypit on kuvattu liitteessä 1. Tietoja saadaan asiakkailta henkilökohtaisesti, viranomaisilta ja muilta toimijoilta, joita ovat esim. Väestörekisterikeskus, Verohallinto, työeläkelaitokset, vakuutuslaitokset, työpaikkakassat, sosiaali- ja terveysviranomaiset sekä työvoimaviranomaiset. Kela FPA PL 450, Kela PB 450, FPA Puhelin Telefon etunimi.sukunimi@kela.fi fornamn.efternamn@fpa.fi

2 Tietosuojaseloste 2 (4) Tietoja saadaan myös apteekeilta ja suorakorvaussopimusosapuolilta (terveydenhuollon palveluntuottajat ja sairausvakuutuslainmukaisia kuljetuspalveluja tarjoavat palveluntuottajat). Lisäksi tietoja saadaan Opetushallituksen Opintopolku.fi- ja KOSKI- tietovarannosta sekä korkeakouluopiskelijoiden opiskelutietoja opetus- ja kulttuuriministeriön hallinnoimasta VIRTA-tietovarannosta. 7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset Laissa määritellyissä tapauksissa Kela luovuttaa asiakkaiden tietoja esim. Verohallinnolle, työeläkelaitoksille, tapaturmavakuutuslaitoksille, sosiaalija terveydenhuollon viranomaisille ja apteekeille teknisen yhteyden avulla. 8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 9 Henkilötietojen säilytysaika 10 Rekisterin suojauksen periaatteet Yksittäistapauksissa tietoja siirretään EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle solmittujen sosiaaliturvasopimusten mukaisesti. Tietoja siirretään manuaalisesti lomakkeilla. Etuustietojen säilytysajat perustuvat sekä etuuslakeihin että kirjanpitolakiin. Yleinen säilytysaika on 10 vuotta etuuden päättymisestä, joka perustuu kirjanpitolain 6 vuoden säilytysaikaan sekä mahdollisen muutoksenhaun ja takaisinperinnän vaatimaan käsittelyaikaan. Osa tiedoista, esimerkiksi tiedot apteekkien myöntämien korvausten perusteena olleista lääkkeistä, poistetaan kolmen vuoden kuluttua sen tilivuoden päättymisestä, jolloin korvaukset on maksettu. Kelassa tietoturva ja henkilötietojen suojaus huomioidaan suunnitelmallisesti kaikessa tiedon käytössä ja käsittelyssä. Kela käsittelee kaikkia henkilötietoja tietoturvallisesti ja lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Kaikki Kelan henkilötietojen käsittelijät antavat vaitiolositoumuksen. Rekisterin tietoja käyttävät vain näitä tietoja työtehtävissään tarvitsevat henkilöt käyttöoikeuksiensa mukaisesti.

3 Tietosuojaseloste 3 (4) 11 Oikeus saada pääsy tietoihin 12 Korjausoikeus 13 Oikeus tietojen poistamiseen EU 2016/679:n 15. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin eli oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot. Pyynnön voi esittää puhelimitse, verkkoasioinnin viesti-toiminnolla, toimittamalla kirjallisen pyynnön Kelan kirjaamoon tai asioimalla henkilökohtaisesti Kelan toimistossa. Yhteystiedot ovat kohdassa 1. EU 2016/679:n 16. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen tiedon korjausta. Pyynnössä tulee yksilöidä, mikä tieto on virheellinen, millä perusteella se on virheellinen ja miten sitä tulisi muuttaa. Pyynnön voi esittää puhelimitse, verkkoasioinnin viesti-toiminnolla, toimittamalla kirjallisen pyynnön Kelan kirjaamoon tai asioimalla henkilökohtaisesti Kelan toimistossa. Yhteystiedot ovat kohdassa 1. EU 2016/679:n 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan henkilötiedon poistamista. Tämä oikeus ei koske niitä henkilötietoja, joita Kela tarvitsee lakisääteisen tehtävän hoitamista varten. 14 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle EU 2016/679:n 77. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.

4 Tietosuojaseloste Liite 1 Liite 1: Rekisterin sisältämät tietotyypit YLEISTIEDOT Yleistietoja voidaan käyttää eri etuuslajien käsittelyn yhteydessä. Näitä ovat henkilötiedot osoite- ja asumistiedot maksuosoite- ja maksunsaajasuhdetiedot henkilösuhdetiedot oleskelulupatiedot verotustiedot työtulo- ja omaisuustiedot ennakonpidätystiedot etuuksien viitetiedot ETUUSTIEDOT Etuudet ja niissä käytettävät tiedot on lueteltu asiakkaiden elämäntilanteiden mukaisessa järjestyksessä. 1. RASKAUS, SYNNYTYS, LAPSENHOITO vanhempainpäivärahan hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot äitiysavustuksen valmistelu-, ratkaisu-, maksu-, toimitus- ja käsittelytiedot lapsilisän hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, päätös- ja maksutiedot lapsilisän liikamaksu- ja takaisinperintätiedot lapsilisän seurantatiedot lastenhoidon tuen hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot elatustuen hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot elatusapusaatavan maksaminen lapsikorotustiedot (työttömyysetuudet, työvoimapoliittinen koulutustuki, kansaneläke) vanhemmuudesta aiheutuvista perhevapaakustannuksista maksettavaan korvaukseen liittyvät hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot 2. LAPSEN/OMAISEN SAIRAUS, VAMMA, toimintakyvyn alenema alle 16 -vuotiaan vammaistuen hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot erityishoitorahan hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot puolisolisätiedot (kansaneläke)

5 Tietosuojaseloste Liite 1 3. OMA SAIRAUS, VAMMA, TYÖKYVYTTÖMYYS sairaanhoitokorvausten hakemus-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot kansainvälisten sairaanhoitoetuuksien ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot lääkkeiden korvausoikeuksia koskevat hakemus-, valmistelu-, ratkaisu- ja käsittelytiedot lääkekorvausten seuranta- ja kertymätiedot sairauspäivärahan hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot kuntoutuksen hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, päätös-, maksu- ja käsittelytiedot sekä toteutustiedot kuntoutuksen seurantatiedot kuntoutusrahan hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot työkyvyttömyyseläkkeen ja siihen kuuluvien eläkkeenosien ja maahanmuuttajan erityistuen hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot yksilöllisen varhaiseläkkeen ja siihen kuuluvien eläkkeenosien hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot 16 vuotta täyttäneen vammaistuen hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot eläkettä saavan hoitotuen tiedot (työkyvyttömyyseläke, yksilöllinen varhaiseläke, vanhuuseläke, varhennettu vanhuuseläke) perustoimeentulotuen maksusitoumuksella myönnettyjen lääkkeiden ostotiedot 4. OPISKELU opintotuen hakemus-, käsittely-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja päätöstiedot opintotuen takaisinperintä- ja seurantatiedot koulumatkatuen hakemus-, käsittely-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja päätöstiedot koulumatkatuen takaisinperintä- ja seurantatiedot opintolaina- ja korkoavustustiedot opintotuen opiskelijavalintatiedot opintotuen takaussaatavatiedot työvoimapoliittisen aikuiskoulutustuen hakemus-, valmistelu- ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot aikuiskoulutustuen lainatakaustiedot ammatillisen kuntoutuksen tiedot (kuntoutustiedot kohdassa 3) asumista koskevat tiedot (kohdassa 8) koululaiseläketiedot (perhe-eläketiedot kohdassa 9) 5. TYÖTTÖMYYS työttömyysturvan peruspäivärahan hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot työttömyysturvan peruspäivärahan seurantatiedot työmarkkinatuen hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot työmarkkinatuen seurantatiedot vuorottelukorvauksen maksutiedot vuorottelukorvauksen seurantatiedot työttömyyseläkkeen ja siihen kuuluvien eläkkeenosien hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot pitkäaikaistyöttömien eläketuen hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot kotoutumistuen hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot kotoutumistuen seurantatiedot

6 Tietosuojaseloste Liite 1 vuorottelukorvauksen hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot matka-avustuksen hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot matka-avustuksen seurantatiedot liikkuvuusavustuksen hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu-ja käsittelytiedot liikkuvuusavustuksen seurantatiedot eläketuen hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot 6. VETERAANIT, ASEVELVOLLISET rintamalisätiedot ja miinanraivaajille maksettavan rintamalisän tiedot (kansaneläke) ulkomaille maksettavan rintamalisän hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot sotilasavustuksen hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot 7. VANHUUS eläkkeen ja siihen kuuluvien eläkkeenosien hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot maahanmuuttajan erityistuen hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot takuueläkkeen hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot 8. ASUMINEN JA MUU TOIMEENTULO yleisen asumistuen hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, päätös-, maksu- ja käsittelytiedot yleisen asumistuen taulukko-, kunta- ja suojaustiedot opintotuen asumislisätiedot sotilasavustuksen asumisavustustiedot eläkkeensaajan asumistuen hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, päätös-, maksu- ja käsittelytiedot perustoimeentulotuen hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, päätös-, maksu- ja käsittelytiedot perustoimeentulotuen maksusitoumustiedot 9. PERHEENJÄSENEN KUOLEMA perhe-eläkkeen ja siihen kuuluvien eläkkeenosien hakemus-, valmistelu-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot 10. MUUT ASIAKKAISIIN LIITTYVÄT TIEDOT verotustiedot työtulo- ja omaisuustiedot eläkehakemistotiedot eläkevakuutuksen historiatiedot työeläke-, tapaturma-, sotilasvamma- ja liikennevahinkotiedot, vapaaehtoisten eläkkeiden tiedot ja ansioturvan tiedot takaisinperintätiedot (sairauspäiväraha, sairaanhoitokorvaukset, vanhempainpäiväraha, lastenhoidon tuki, lasten kotihoidon tuki, työttömyysturvan peruspäiväraha, työvoimapoliittinen aikuiskoulutus, työmarkkinatuki, kuntoutusetuudet, eläke-etuudet, maahanmuuttajan erityistuki, opintotuki, korkoavustus, koulumatkatuki, sotilasavustus ja yleinen asumistuki) elatusapusaatavan määrä ja perintä ja maksuvapautuksen hakemus-, valmistelu-, ratkaisu- ja käsittelytiedot

7 Tietosuojaseloste Liite 1 Eurooppalaisen sairaanhoitokortin tilaustiedot kuvattoman Kela-kortin/sv-kortin tilaustiedot vuosi-ilmoitustiedot lisäselvityspyyntötiedot yrittäjien työterveyshuollon hakemus-, ratkaisu-, maksu- ja käsittelytiedot vakuuttamiseen ja ulkomailla oleskeluun liittyvät tiedot oleskelulupatiedot lisätietotiedot henkilöaktitiedot sähköisen asiakirjahallinnan asiakirjatiedot teknisiä rekisteritietojen korjaustietoja perustoimeentulotuki kotoutumistuki matka-avustus vuorottelukorvaus liikkuvuusavustus 11. TILASTOTIEDOT eläkevakuutuksen ja maahanmuuttajan erityistuen tilastotiedot sairausvakuutusetuuksien tilastotiedot työttömyysturvaetuuksien tilastotiedot opintoetuuksien tilastotiedot perhe-etuuksien tilastotiedot kuntoutusetuuksien tilastotiedot muun sosiaaliturvan tilastotiedot vakuuttamistiedot perustoimeentulotuen tilastotiedot Näiden tilastotiedostojen tietosisältö on sama kuin edellä kunkin etuuslajin yhteydessä on eritelty. 12. MANUAALINEN AINEISTO Henkilöaktit (toimistoittain aakkosjärjestyksessä) Etuushakemukset liitteineen Eräitä muita etuusasioiden hoitoon liittyviä suppeita asiakirjasarjoja.

8 Tietosuojaseloste Liite 2 Liite 2: etuusrekisterin säädösluettelo Laki Kansaneläkelaitoksesta 2 Kansaneläkelaki 3 Laki takuueläkkeestä 6 Laki eläkkeensaajan asumistuesta 3 Laki maahanmuuttajan erityistuesta 3 Laki eräiden pitkäaikaisesti työttöminä olleiden henkilöiden eläketuesta 21 Rintamasotilaseläkelaki 14 Laki ulkomaille maksettavasta rintamalisästä 8 Laki vammaisetuuksista 3 Sairausvakuutuslaki 1 luku 3 Työttömyysturvalaki 1 luku 4 Laki julkisesta työvoimapalvelusta 12 luku 3 Vuorotteluvapaalaki 16, 21 Laki maahanmuuttajien kotouttamisesta ja turvapaikanhakijoiden vastaanotosta 7, 17 Laki kuntouttavasta työtoiminnasta 4, 5 Laki lasten kotihoidon ja yksityisen hoidon tuesta 8 Lapsilisälaki 3 Laki Kansaneläkelaitoksen kuntoutusetuuksista ja kuntoutusrahaetuuksista 1 Asumistukilaki 11 Äitiysavustuslaki 4 Sotilasavustuslaki 5 Opintotukilaki 8 Elatustukilaki 3 Laki lukiokoulutuksen ja ammatillisen koulutuksen opiskelijoiden koulumatkatuesta 7, 14 Laki asumiseen perustuvan sosiaaliturvalainsäädännön soveltamisesta 2 Laki aikuiskoulutustuesta 4 Asetus Kansaneläkelaitoksen tehtävistä toimeenpantaessa asetuksen (ETY) N:o 1408/71 eräitä säännöksiä 2 Sosiaaliturvasopimukset Laki toimeentulotuesta 4 Eläketukilaki 24 Laki perustulokokeilusta 2