TIETOSUOJA- JA REKISTERISELOSTE JÄSENTIETO- JA MAKSUREKISTERI Henkilötietolaki (523/1999) Käyntiosoite Asemamiehenkatu 4, Helsinki

Transkriptio

1 TIETOSUOJA- JA REKISTERISELOSTE JÄSENTIETO- JA MAKSUREKISTERI Henkilötietolaki (523/1999) Rekisterinpitäjä Nimi Erityisalojen Toimihenkilöiden Työttömyyskassa Postiosoite Postinumero Puhelin Asemamiehenkatu Helsinki Käyntiosoite 2. Yhteyshenkilöt Vastuu ja yhteyshenkilöt: rekisteriä Tietosuojavastaava Mika Valkonen koskevissa Harjulankatu 4 A 1, Lahti asioissa puhelin mika.valkonen@esimiesliitto.com Yhteyshenkilö Esa Kivistö esa.kivisto@erto.fi Yhteyshenkilö Toni Mamia toni.mamia@erto.fi 3. Rekisterin nimi JÄSEN- JA MAKSUREKISTERI 4. Henkilötietojen Työttömyyskassan tarkoituksena on työttömyysturvalaissa käsittelyn ja vuorotteluvapaalaissa tarkoitettujen etuuksien tuottaminen jäsenilleen. tarkoitus Tämän tehtävän hoitamiseksi Erityisalojen Toimihenkilöiden työttömyyskassan jäsentieto- ja maksurekisteriin kirjataan henkilötietoja kassasta. Tietoja käytetään lakisääteisessä etuusasioiden ja jäsenyysasioiden käsittelyssä. Lisäksi tietoja käytetään etuustietojen selvittämiseen eläketurvakeskukselle, verottajalle, työttömyysvakuutusrahastolle, sosiaali- ja terveysministeriölle, työ- ja elinkeinoministeriölle, finanssivalvonnalle sekä muille tahoille, joilla on lakiin perustuva tietojensaantioikeus. Rekisterin pitämistä ja sen sisältöä koskee esimerkiksi seuraava erityislainsäädäntö: - työttömyysturvalaki/soveltamisohjeet - laki julkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta - työttömyyskassalaki - asetus julkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta - asetus työttömyysturvalain täytäntöönpanosta

2 - asetus työttömyyskassalain täytäntöönpanosta - laki vuorotteluvapaasta 5. Rekisterin tietosisältö Rekisterissä ilmenee seuraavaa: 6. Säännönmukaiset tietolähteet - työttömyyskassan jäsenten lukumäärä - työttömyyskassan jäsenenä olevien henkilötiedot, henkilötunnus ja yhteystiedot - työttömyyskassan jäsenten liittymis- ja ero-/erottamispäivät - työttömyyskassan jäsenyyden päättymissyy - työttömyyskassan jäsenten edellinen työttömyyskassa - työttömyyskassan jäsenten maksama jäsenmaksumäärä ja mihin ajanjaksoon jäsenmaksu kohdistuu - mihin työttömyyskassan asiamiespiiriin kukin jäsen kuuluu - työpaikka- ja työnantajatiedot - työttömyysajanjaksot - etuuksien korvausten suorittamiseen liittyvät tiedot - mahdolliset valitusasioihin, takaisinperintään tai väärinkäytösten käsittelyyn liittyvät tiedot - työttömyysetuuksien lapsikorotuksen saamiseksi lain edellyttämät tiedot (kuten lasten lukumäärä) - lausunto työvoimapoliittisista edellytyksistä Henkilötietoja kerätään jäseneksi liityttäessä jäseniltä ja taustajärjestöiltä. Hakemuskäsittelyn yhteydessä tietoja kerätään työnantajilta, sekä sellaisilta viranomaisilta ja viranomaisrekistereiltä, joihin Erityisalojen Toimihenkilöiden työttömyyskassalla on laillinen käyttöoikeus. Henkilötietoja kerätään vain tehtävän suorittamista varten ja ainoastaan siinä laajuudessa kuin on tarpeen. Henkilö- ja yhteystiedot, jäsenyyteen liittyvät perustiedot ja työsuhteen ehdot saadaan jäsenen liitoille tai suoraan työttömyyskassalle toimittamasta liittymisilmoituksesta. Tämän lisäksi saadaan jäsenen päivärahahakemuksessa toimittamat tiedot työttömyyteen liittyen. Hakemuskäsittelyn yhteydessä kerätään seuraavia tietoja: - perhetietoja väestörekisterikeskukselta - verottajalta verotustietoja - työ- ja elinkeinotoimistosta lausuntoja - eläkelaitokselta myönnettäviä eläkkeitä koskevia päätöksiä - kansaneläkelaitokselta etuuksien saajien tietoja - eläketurvakeskukselta työeläkeotteita

3 Jos työnantaja perii jäsenmaksun, työnantajaa koskevat yksilöinti- ja tilitystiedot ilmoittaa työnantaja. 7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset Jäsenrekisteritietoja luovutetaan vain jäsenelle itselleen, sekä asianosaisen tai hänen laillisen edustajansa suostumuksella tai hänen tietojensa luovuttamiseen oikeuttavan lainsäädännön perusteella. Säännönmukaisia henkilötietojen siirtoja: - kassan jäsenmaksuja sekä etuuksien maksatusta ja takaisinperintää koskevat tiedot verottajalle - lakisääteiset etuusmaksatukseen liittyvät tiedot finanssivalvonnalle, Eläketurvakeskukselle, Työttömyysvakuutusrahastolle, työ- ja elinkeinoministeriölle, Kelalle ja verottajalle - pyynnöstä tietoja luovutetaan toiselle työttömyyskassalle, työ- ja elinkeinotoimistolle, sosiaali- ja terveysministeriölle, vakuutus- ja eläkelaitoksille, ulosottoviranomaisille, oppilaitoksille, esitutkintaa suorittaville viranomaisille ja tuomioistuimille ja muille viranomaisille, joilla on lakisääteinen tietojensaantioikeus. Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille eikä käytetä suoramarkkinointiin. 8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. 9. Rekisterin A. Manuaalinen aineisto suojauksen periaatteet Manuaalisia rekistereitä säilytetään erillisessä tilassa, jonne ei ole vapaa pääsy. B. Sähköisesti käsiteltävät tiedot Rekisteritietoja säilytetään Erityisalojen Toimihenkilöiden Työttömyyskassan määräysvaltaan kuuluvassa tietokannassa. Tietokanta on suojattu ja tietokantaan pääsemiseksi käyttäjän täytyy antaa järjestelmän käyttäjätunnus ja henkilökohtainen salasana. Tietokannan ylläpitotiloissa on kulunvalvonta. Tietojen käsittelyä on rajoitettu siten, että tämän rekisteriselosteen mukaisia tietoja saavat käsitellä ainoastaan ne Erityisalojen Toimihenkilöiden Työttömyyskassan palveluksessa olevat henkilöt ja palvelusopimusten perusteella liittojen jäsenrekisteriasioita hoitavat henkilöt, joiden työtehtävien hoitamiseksi ne ovat oleellisia tietoja. Salassapitovelvollisuus jatkuu palvelussuhteen päätyttyä.

4 Henkilötietolain edellyttämän hyvän tietojenkäsittelytavan varmistamiseksi rekisterinpitäjä on ohjeistanut ja kouluttanut rekisteritietoja käsittelevät henkilöt. 10. Rekisteröidyn oikeudet Oikeus saada pääsy tietoihin Kassan jäsenillä on oikeus saada pyynnöstä tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaiset tiedot häntä koskevista henkilötiedoista, joita rekisterinpitäjä käsittelee. Tarkastuspyynnöt on toimitettava tietosuojavastaavalle tai kahdelle muulle kassan osoittamalle henkilölle (ks. kohta 2 yhteyshenkilöt) aina kirjallisesti. Tietoja voi myös tarkistaa ja päivittää easiointi- palvelussa, johon löytyy linkki kassan kotisivuilta: Oikeus tietojen oikaisemiseen Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukainen oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee rekisteröityä koskevat epätarkat tai virheelliset tiedot. Pyynnöt tietojen oikaisemiseksi tulee lähettää tietosuojavastaavalle tai kahdelle muulle kassan osoittamalle henkilölle (ks. kohta 2 yhteyshenkilöt). Oikeus tietojen poistamiseen Rekisterillä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä ( oikeus tulla unohdetuksi ). Pyynnöt rekisteristä poistamiseksi tulee lähettää kirjallisesti kassan tietosuojavastaavalle tai kahdelle muulle kassan osoittamalle henkilölle (ks. kohta 2 yhteyshenkilöt). Oikeus käsittelyn rajoittamiseen Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojen käsittelyä tietosuoja-asetuksen 18 artiklassa tarkemmin nimetyissä tapauksissa. Pyynnöt käsittelyn rajaamisesta tulee lähettää kirjallisesti kassan tietosuojavastaavalle tai kahdelle muulle kassan osoittamalle henkilölle (ks. kohta 2 yhteyshenkilöt) Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle Mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta, on rekisteröidyllä oikeus tehdä asiasta valitus valvontaviranomaiselle, joka tässä tapauksessa on ensisijaisesti tietosuojavaltuutettu.

5 11. Muutokset tietosuojaselosteeseen Pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla sitä kotisivullamme. Suosittelemme, että tutustut tietosuojaselosteen sisältöön.