LIITE 5 KESKEISET SOPIMUSEHDOT

Transkriptio

1 KAUNIAISTEN KAUPUNKI GRANKULLA STAD 1 Sairaalatekstiilien ja henkilökunnan suojavaatteiden pesula- ja vuokrauspalvelun hankinta (181/337/2010) LIITE 5 KESKEISET SOPIMUSEHDOT PALVELUHANKINTASOPIMUS / HENKILÖKUNNAN SUOJAVAATTEIDEN PESULA- JA VUOKRAUSPALVELU (181/337/2010) 1. SOPIJAPUOLET Tilaaja Toimittaja Kauniaisten kaupunki Kauniaistentie Kauniainen y-tunnus Yritys X osoite y-tunnus 2. YHTEYSHENKILÖT Tilaajan yhteyshenkilö: Toimittajan yhteyshenkilö: Sopijapuolet nimeävät yhteyshenkilöt hoitamaan ja kehittämään tämän sopimuksen piiriin kuuluvia asioita. Yhteyshenkilöiden tehtävänä on seurata ja valvoa tämän sopimuksen toteutumista. Sopijapuolet pitävät tiedot ajan tasalla ja ilmoittavat muutoksista toisen sopijapuolen vastaaville henkilöille viipymättä. Vastuu- ja yhteyshenkilöillä ei ole yhteyshenkilöaseman perusteella oikeutta muuttaa tätä sopimusta. 3. SOPIMUKSEN KOHDE Sopimuksen kohteena on suojavaatteiden pesula- ja vuokrauspalvelun tuottaminen Kauniaisten kaupungin sosiaali- ja terveystoimen eri toimipaikkoihin sovitun aikataulun mukaisesti. Vuokrauspalvelu pitää sisällään vaatteiden vuokrauksen, huollon, korjauksen, tahranpoiston, pesun, pakkauksen, suojauksen, kuljetuksen, ylläpidon ja hankinnan. Suojavaatteiden tulee olla materiaaliltaan sairaalakäyttöön sopivia. Niiden tulee olla hyvälaatuisia sekä täyttää sairaalakäytön hygienia- ja paloturvallisuusvaatimukset.

2 KAUNIAISTEN KAUPUNKI GRANKULLA STAD 2 Tilaaja ja toimittaja sopivat yhdessä tuotteiden tuotekehityksestä ja muutoksien tekemisestä olemassa olevaan tuotevalikoimaan. Toimittaja sitoutuu tuottamaan sellaisia palveluita, joiden sisältö ja laatu ovat Kauniaisten kaupungin tarjouspyynnön ja toimittajan päiväämän tarjouksen mukaisia. 4. SOPIMUSKAUSI JA OPTIOT Sopimus on voimassa Varsinaisen sopimuskauden jälkeen sopimusta voidaan jatkaa yhdellä optiovuodella ajalle Optiovuoden käyttöön ottamisesta päättää tilaaja. Sopimuskaudella voidaan neuvottelujen pohjalta laajentaa palvelua seuraavilla lisähankintaoptioilla: - sopimuskauden aikana uutuustuotteita voidaan liittää sopimukseen neuvottelujen perusteella. Uutuustuotteissa noudatetaan samoja hintaperusteita kuin muutoinkin sopimuksessa ja hintojen tulee olla sopimushintojen kanssa samalla tasolla Lisähankintaoption käyttämisestä sovitaan erikseen sopimuskaudella ja siitä tehdään liite tähän sopimukseen. Tilaaja ei sitoudu mihinkään määräostovelvoitteeseen. 5. SOPIJAOSAPUOLTEN VASTUUT Tilaaja vastaa siitä että: - toimipisteiden henkilökunta ohjeistetaan pesulapalveluiden käyttöön liittyvissä asioissa ja toiminnoissa - se nimeää vastuuhenkilöt eri toimipisteissä - se käyttää suojavaatteita sovittuihin käyttötarkoituksiin toimittajan antamien ohjeitten mukaisesti - sitoutuu olemaan luovuttamatta suojavaatteita kolmannelle osapuolelle, pois lukien tilaajan tiloissa työskentelevä vuokratyövoima. - Suojavaatteet omistaa xxx ja suojavaatteita ei huolleta muualla kuin xxxxx - se sitoutuu ilmoittamaan suojavaatetarpeeseen vaikuttavista oleellisista muutoksista toiminnassaan toimittajalle hyvissä ajoin - pesuun ja huoltoon lähtevät suojavaatteet pakataan toimittajan toimittamiin kuljetuspakkauksiin, jotka ovat noudettavissa sovituista paikoista sovittuna aikana - tartuntavaarallinen pyykki on pakattu toimittaja ohjeiden mukaisesti. Tarvittaessa toimittaja ohjeistaa tartuntavaarallisen pyykin pakkaamisessa - se antaa toimittajalle tarvittaessa mahdollisuuden inventoida vuokralla olevat suojavaatteet tilaajan tiloissa

3 KAUNIAISTEN KAUPUNKI GRANKULLA STAD 3 - se valitsee käytettävät suojavaatteet ja päättää kuinka monta kappaletta se kulloinkin tilaa - tilaustapa on pääsääntöisesti xxxx:n kautta. Kts. sivu x tilaus - se ilmoittaa keskeytykset ja suuremmat lisätilaukset heti tiedon saatuaan toimittajalle - se kehittää mallistoa ja toimintaa yhdessä toimittajan kanssa - asiakaskyselyt ja palautteet käydään läpi yhteisissä seurantapalavereissa Toimittaja vastaa: - siitä että sillä on riittävä, palvelutehtävän edellyttämän koulutuksen saanut ammattitaitoinen henkilöstö - kaupungin valitsemien suojatekstiilien hankinnasta, niiden tarvittavasta määrästä, kulumisen aiheuttamasta uusimisesta ja varastoinnista - kuljetuksesta Kauniaisten eri kuljetuskohteisiin arkisin (ma-pe) klo välillä tai muuna sovittuna aikana, kuljetuksen aikaisesta pakkauksesta, suojauksesta ja tarvikkeista sekä niistä aiheutuvista kustannuksista - siitä että se pakkaa suojavaatteet tankoihin sekä vastaa niiden toimittamisesta tarkemmin sovittuihin jakelupisteisiin toimipaikoittain - siitä, että se tiedottaa tilaajalle hyvissä ajoin kaikista palvelussa tapahtuvista muutoksista ja poikkeamista esim. suojavaatteiden toimituspäivissä tapahtuvista muutoksista kuten juhla- ja arkipyhäpäivät - suojavaatteiden puhtaudesta (esim. standardin SFS-EN 1405 laadunhallintajärjestelmällä) ja suojavaatteiden säännöllisen pesun, viimeistelyn ja muun huollon järjestämisestä sekä vaatteiden tarkistamisesta ja tarvittavista korjauksista - malliston kehittämisestä yhdessä tilaajan kanssa - siitä, että se antaa tilaajalle pyydettäessä seurantaraportit kaksi (2) kertaa vuodessa. Sovitaan yhdessä raportoitavat asiat esim. vuokratut kiintiöt, määrät, hinnat, kustannukset, lisä ja jälkitilaukset - palvelutoiminnan suunnittelusta, organisoinnista, toteutuksesta, seurannasta ja kehittämisestä - siitä, että kaikki yhteydenpito on voitava suorittaa suomenkielellä - siitä, että reklamaatiot, asiakaskyselyt ja palautteet käydään läpi yhteistyöpalavereissa 6. YHTEISTYÖ, VALVONTA JA OHJAUS Sopijapuolet sitoutuvat tekemään yhteistyötä hallinnon, talouden ja toiminnan osalta siten, että tilaaja on riittävästi tietoinen toimittajan toiminnasta sekä muista sellaisista asioista, jotka yhteistyön toteuttamiseksi ovat tarpeen. Tilaajalla on oikeus valvoa sopimuksen mukaista toimintaa ja suorittaa sen edellyttämiä tarkistuksia. 7. SOPIMUKSEN SEURANTA Sopijapuolet sitoutuvat järjestelmällisesti seuraamaan sopimuksen ja tavoitteiden toteutumista ja yhteistoiminnassa kehittämään sopimuksen piiriin kuuluvia asioita Sopijapuolet nimeävät seurantaa ja yhteistoiminnan kehittämistä varten seuranta- ja kehittämisryhmän, joka kokoontuu sovitun aikataulun

4 KAUNIAISTEN KAUPUNKI GRANKULLA STAD 4 mukaan. Ryhmän kokoonpano ja tehtävät liitetään tähän sopimukseen. Tarvittaessa ryhmiin voidaan ottaa molempien sopijapuolten muita asiantuntijoita. Sopimuksen toteutumista seurataan säännöllisesti. Ensimmäinen yhteistyöpalaveri järjestetään kolmen - kuuden kuukauden kuluttua sopimuksen alkamisesta. Tässä palaverissa sovitaan seuraava seurantapalaveriaika. Ensimmäisen yhteistyöpalaverin koolle kutsujana toimii Kauniaisten kaupungin sosiaali- ja terveystoimi 8. ALIHANKKIJOIDEN KÄYTTÖ Toimittajalla on oikeus käyttää alihankkijoita. Toimittajan tulee ilmoittaa tilaajalle ne alihankkijat, jotka välittömästi edustavat toimittajaa tilaajalle. Toimittaja on velvollinen tiedottamaan mahdollisesta alihankkijan vaihdoksista. Mikäli toimittaja käyttää alihankkijoita, vastaa toimittaja alihankkijoidensa työstä ja lopputuloksen laadusta kuin omasta työstään. 9. TILAAMINEN Tilaajan toimipaikoittain nimeämät yhteyshenkilöt vastaavat suojavaatteiden tilaamisesta ja tilausten muutoksista, kuten määrälliset muutokset ja muutoksista vakiotilauksiin. Tilaaja antaa tilauksen toimittajalle. Tilaus tehdään sähköpostilla, faksilla tai puhelimella. Tilausprosessi täydennetään sopimusneuvotteluissa. 10. TOIMITUSEHTO Suojavaatteiden toimitus tilaajalle on xxx tilauksen vastaanottamisesta Lisätilausten toimitus tilaajalle on xxx tilauksen vastaanottamisesta. Toimitusehto täydennetään sopimusneuvotteluissa. Suojavaatteet toimitetaan vapaasti vastaanottajalle perille sovittuna päivänä ja aikana. Toimituksesta aiheutuvien kulujen tulee sisältyä yksikköhintoihin. 11. HINNAT JA HINTOJEN TARKISTAMINEN Suojavaatteiden perusvuokrahinta on sopimuksen liitteen X mukainen. Toimittaja tarjouksessaan (xx.xx.xxxx) ilmoittamat hinnat tulee olla kiinteänä voimassa kahden vuoden ajan sopimuksen alkamisajankohdasta. Hinnantarkistusesityksessä on yksilöitävä ne tekijät, joihin vedotaan hinnanmuutoksessa. Vetoamista yleiseen kustannustason nousuun ei voida pitää hyväksyttävänä perusteena hintojen tarkistamiselle. Hintoja voidaan tarkistaa enintään relevantin palvelujen tuottajahintaindeksin muutosta vastaavasti. Vertailuajankohtana on sopimuksen allekirjoituskuukausi.

5 KAUNIAISTEN KAUPUNKI GRANKULLA STAD 5 Mahdolliset hinnantarkistusesitykset on toimitettava toiselle sopijaosapuolelle kolme kuukautta ennen haluttua voimaantuloajankohtaa. Hintojen tarkistuksista sovitaan kirjallisesti ja mahdolliset uudet hinnat liitetään osaksi tätä sopimusta. 12. LASKUTUS, MAKSUEHTO JA VIIVÄSTYSKORKO Toimittaja lähettää laskun yhden (1) kerran kuukaudessa jälkikäteen. Lasku voidaan maksaa, kun toimitus on vastaanotettu ja hyväksytty. Laskuissa on mainittava myös arvonlisäverollinen hinta ja sen tulee täyttää arvonlisäverolain 209b :n määräykset. Maksuehto on 30 päivää netto laskettuna laskun saapumisesta. Viivästyskorko määräytyy korkolain mukaan. Kauniaisten kaupunki ei maksa pientoimitus, laskutus-, toimitus- tai muita sen kaltaisia kuluja. Laskusta tulee kustannuspaikoittain ilmetä vuokratut tuotteet ja määrät. Kauniaisten kaupungin tilikausi on kalenterivuosi ja laskutuskauden tulee päättyä vuodenvaihteeseen. Kauniainen voi halutessaan käyttää sähköistä laskutusta. Jos toimittajalla on mahdollisuus sähköiseen laskutukseen, tullaan yksityiskohdat tarkentamaan sopimukseen sopimusneuvottelussa. 13. SANKTIO Toimituksen viivästyessä tilaajalla on oikeus viivästyssakkoon osoittamatta, että viivästyksestä on aiheutunut vahinkoa. Viivästyssakko on suuruudeltaan 15 % jokaiselta alkavalta 7 vuorokauden pituiselta ajanjaksolta, jolla toimittaja ylittää sovitun toimitusajan. Viivästyssakko lasketaan sen tavaran / palvelun osalta, jota ei viivästymisen takia voitu ottaa tarkoitettuun käyttöön ja sitä peritään enintään 15 viikolta. Tilaajalla on oikeus vähentää viivästyssakot toimittajalle tapahtuvista maksusuorituksista. Toimittaja on velvollinen korvaamaan tilaajalle ns. kateostosta aiheutuneet ylimääräiset kustannukset. Tilaajalla saattaa joutua turvautumaan kateostoon, mikäli palvelun sisältö ei reklamaatioista huolimatta ole sopimusehtojen mukaista ja tilaaja on joutunut sopimusrikkomusten vuoksi tuottamaan palvelun omana työnään tai ostamaan palvelun kolmannelta osapuolelta. Tilaaja on velvollinen ennen kateostoa informoimaan toimittajaa. Sanktio koskee kaikkia tilauksia ja toimituksia. 14. VAKUUTUKSET

6 KAUNIAISTEN KAUPUNKI GRANKULLA STAD 6 Toimittaja huolehtii vastuuvakuutuksen ja muiden alalla tavanomaisten vakuutusten voimassapitämisestä. Toimittaja vastaa edustamiensa tuotteiden tuotevastuuvakuutuksista. Toimittaja huolehtii lisäksi oman henkilökuntansa ja omaisuutensa lakisääteisistä työnantajavelvollisuuksista. Toimittaja antaa pyydettäessä asiakkaan tutustuttavaksi ko. vakuutuskirjat. 15. SOPIMUKSEN SIIRTÄMINEN Sopimusta ei saa siirtää kolmannelle osapuolelle ilman toiselta osapuolelta etukäteen saatua kirjallista lupaa. Sopijaosapuolen mahdollinen sulautuminen kolmannen osapuolen kanssa ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon tai ehtoihin. Sopijaosapuolia koskeva osakeyhtiölain mukainen jakautuminen ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon, vaan sopimus siirtyy sellaisenaan uuden yhtiön vastattavaksi. Tilaajalla on kuitenkin jakautumisen yhteydessä halutessaan oikeus irtisanoa sopimus 4 kk:n irtisanomisaikaa noudattaen. Sopijaosapuolet sitoutuvat tiedottamaan toiselle sopijaosapuolelle hyvissä ajoin mahdollisista sulautumis- ja jakautumissuunnitelmistaan. 16. ERIMIELISYYKSIEN RATKAISEMINEN Mahdolliset erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti keskinäisin neuvotteluin. Mikäli neuvotteluissa ei päästä sopimukseen, jätetään asia Espoon käräjäoikeuden ratkaistavaksi. 17. YLIVOIMAINEN ESTE Ylivoimaisen esteestä on ilmoitettava toiselle sopimusosapuolelle mahdollisimman pikaisesti sen ilmaannuttua. Ylivoimaisella esteellä tarkoitetaan sellaista sopimusosapuolista riippumatonta ja ennalta arvaamatonta seikkaa, joka on sopimusosapuolten vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella ja jonka vaikutuksia sopimusosapuoli ei voi välttää eikä voittaa. 18. SOPIMUKSEN MUUTOKSET Sopimusosapuolet voivat muuttaa tätä sopimusta vain kirjallisesti, muut muutokset ovat mitättömiä. Muutokset tulevat voimaan, kun molemmat sopimusosapuolet ovat ne asianmukaisesti hyväksyneet ja allekirjoittaneet sopimusosapuolten toimivaltaisten edustajien toimesta. 19. REKLAMAATIO Tilaaja ja toimittaja reklamoivat, jos toiminta ei ole sitä mitä sopimuksessa on sovittu sen olevan. Yhteydenoton (puhelimitse) aikana sovitaan, miten asia hoidetaan kyseisessä tapauksessa ja missä ajassa. Reklamaation vastaanottanut kirjaa yksityiskohdat ja lähettää tiedon (sähköpostilla) reklamaation antaneelle sekä tiedoksi hankintakeskuksen yhteyshenkilölle (päivämäärät, mistä oli kyse, mitä sovittiin). Mikäli reklamaatioita tapahtuu toistuvasti, pidetään tilanteesta tilaajan ja toimittajan kanssa yhteistyöpalaveri.

7 KAUNIAISTEN KAUPUNKI GRANKULLA STAD 7 Kaikki reklamaatiot käsitellään tilaajan ja toimittajan yhteistyöpalavereissa. 20. SOPIMUKSEN PURKAMINEN Kumpikin sopijapuoli saa purkaa sopimuksen, mikäli sopimuksen täyttäminen todetun vapauttamisperusteen jatkumisen johdosta viivästyy yli 6 kuukautta. Kauniaisten kaupunki saa aina purkaa sopimuksen edellä mainitusta määräajasta riippumatta, mikäli viivästymisellä on kaupungille olennainen merkitys ja toimittajan käsitti tämän tai hänen olisi pitänyt se käsittää. Kauniaisten kaupunki saa purkaa sopimuksen siltä osin kuin se koskee palvelua, jota ei ole voitu ottaa tarkoitettuun käyttöön, jos a) toimittajan suoritus ei ole sopimuksen mukaista eikä virhettä Kauniaisten kaupungin huomautuksesta huolimatta viipymättä oikaista. b) toimittajan ei täytä sopimusta sovitussa määräajassa eikä näytä toteen, että sopimuksen täyttämättä jättäminen johtuu todetusta vapauttamisperusteesta tai Kauniaisten kaupungin syystä, ja viivästystä on kestänyt enemmän kuin 1/3 sovitusta toimitusajasta, kuitenkin vähintään 14 päivää tai, milloin toimitusaika on yli vuoden enemmän kuin 4 kuukautta. Kauniaisten kaupunki saa aina purkaa sopimuksen edellä mainituista määräajoista riippumatta, mikäli viivästymisellä on kaupungille olennainen merkitys ja toimittaja käsitti tämän tai kaupungin olisi pitänyt se käsittää. c) toimittajan havaitaan olevan sellaisessa taloudellisessa tilassa tai hankinnan suorittamisen sellaisessa vaiheessa, ettei voida odottaa toimittajan täyttävän sopimuksen mukaisia velvoitteita. Sopimuksen purkautuessa Kauniaisten kaupungilla on muissa kuin edellä mainituissa vapauttamisperusteesta johtuvissa purkamistilanteissa oikeus saada toimittajalta viivästyssakon lisäksi korvaus sopimuksen täyttämättä jättämisestä johtuneista välittömistä kuluista ja vahingoista. Viivästyssakon ja korvauksen yhteissumma ei kuitenkaan saa ylittää viivästyssakon laskemisen perusteena olevaa palvelun hintaa. Vahingonkorvaus suoritetaan kuitenkin täysimääräisenä, mikäli viivästyminen tai virhe johtuu toimittajan törkeästä tuottamuksesta. 21. SOPIMUKSEN IRTISANOMINEN Jos jompikumpi sopijaosapuolista haluaa irtisanoa sopimuksen kesken sopimuskauden, on irtisanominen tehtävä kirjallisesti viimeistään neljä (4) kuukautta ennen haluttua päättymisajankohtaa. Irtisanominen voidaan tehdä ilman eri perustetta ja se ei aiheuta osapuolille maksuseuraamuksia. 22. SOPIMUKSEN PÄÄTTYMINEN Kauniaisten kaupunki tulee sopimuksen päättyessä kilpailuttamaan tämän sopimuksen piiriin kuuluvat tuotteet/palvelut julkisia hankintoja koskevien säännösten mukaisesti. Toimittaja sitoutuu, Kauniaisten kau-

8 KAUNIAISTEN KAUPUNKI GRANKULLA STAD 8 pungin niin halutessa, jatkamaan tätä sopimusta voimassaolevin sopimusehdoin siihen saakka kunnes Kauniaisten kaupunki on solminut hankintapäätöksen perusteella uuden hankintasopimuksen. Mikäli toimittaja valitaan Kauniaisten kaupungin toimittajaksi myös tulevassa kilpailutuksessa, tulevat tarjoajan tarjouksessaan ilmoittamat uudet sopimushinnat voimaan välittömästi hankintapäätöksen saatua lainvoiman. Tämän sopimuksen päättymisellä, purkamisella tai irtisanomisella ei ole sellaisenaan vaikutuksia ennen irtisanomista tehtyihin tilauksiin, toimituksiin, mahdollisiin toimitussopimuksiin tai palvelua koskeviin sopimuksiin 23. SALASSAPITOVELVOLLISUUS JA TIETOSUOJA Kauniaisten kaupunki noudattaa toiminnassaan aina lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta. Toimittaja huolehtii siitä, että sen henkilökunta noudattaa tämän sopimuksen piiriin kuuluvissa asioissa lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (22-23 ) ja voimassa olevia salassapidosta ja tietosuojasta annettuja säännöksiä ja määräyksiä. Sopijapuolet sitoutuvat pitämään luottamuksellisina toisiltaan saamansa aineistot ja tiedot, jotka on merkitty luottamuksellisiksi tai jotka on sellaisiksi ymmärrettävä. Mikäli on epäselvää, onko jokin sopijaosapuolten tietoonsa saama seikka luottamuksellinen, on tieto katsottava luottamukselliseksi. Salassapitovelvollisuuden rikkomisena ei pidetä viranomaisten velvoittavan määräyksen vuoksi tapahtuvaa tietojen luovuttamista viranomaisille tai muulle taholle. 24. NOUDATETTAVAT SOPIMUSEHDOT Hankintaan sovelletaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 PALVELUT). 25. SOPIMUSKAPPALEET Tämä sopimus on tehty kahtena samanlaisena kappaleena. 26. SOPIMUSASIAKIRJOJEN PÄTEMISJÄRJESTYS 1. Tämä sopimus liitteineen 2. Tarjouspyyntö liitteineen 3. Tarjous pvm liitteineen (tarjouspyynnön mukaisessa laajuudessa) 4. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 PALVE- LUT). Kauniaisissa XX.XX.XXXX Kauniaisten kaupunki LIITTEET Toimittaja