Lehti julkaistaan myös verkkolehtenä Espoon kaupungin verkkosivustoilla.

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 4 1 (9) Sopijaosapuolet Yritys jäljempänä Toimittaja Osoite Y-tunnus ja Espoon kaupunki jäljempänä Asiakas Osoite Y Sopimuksen yhteyshenkilöt Yhteyshenkilöiden tehtävänä on seurata ja valvoa sopimuksen toteutumista ja tiedottaa siitä oman organisaationsa sisällä ja toiselle sopijaosapuolelle. Yhteyshenkilön vaihtumisesta on heti ilmoitettava toisen sopijaosapuolen yhteyshenkilölle. yhteyshenkilöliite on sopimuksen liitteenä Sopimuksen kohde ja tavoitteet Tämän sopimuksen ehtojen mukaisesti Toimittaja tuottaa Asiakkaalle Liikkuva Espoo -lehden koko sopimusajan kaksi kertaa vuodessa avaimet käteen -periaatteella sisältäen artikkeleiden toimittamisen, valokuvauksen, lehden taiton, painatuksen ja jakelun. Lehti on pääosin suomenkielinen, noin 10 % aineistosta on ruotsinkielistä. Tämän lisäksi lehdessä voidaan julkaista englanninkielistä aineistoa. Lehdessä on noin kaksi sivua kaupungin itse tuottamaa infoaineistoa Lehti julkaistaan myös verkkolehtenä Espoon kaupungin verkkosivustoilla. Lehden aikataulusta ja sivumääristä päätetään yhdessä Toimittajan ja Asiakkaan kanssa. Painosmäärä voi vaihdella numerokohtaisesti. 3. Sopimuksen käyttö Sopimusta käyttää Espoon liikuntapalvelut. 4. Sopijaosapuolten vastuut Tiedotuslehden julkaisija on Espoon kaupungin liikuntapalvelut ja lehden vastaavana päätoimittajana toimii tiedotuspäällikkö. Kaupunki valitsee edustajistaan lehdelle myös toimitusneuvoston. Tuottaja on Toimittajan edustaja. Asiakkaan vastuut

2 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 4 2 (9) Asiakkaan edustaja hyväksyy lehden taiton ennen lehden painamista. Toimittajan vastuut Toimittaja huolehtii lehden toimitustyöstä, ulkoasusta ja taitosta sekä yhteyksistä alihankkijoihin, kuten mahdollisiin ulkopuolisiin kirjoittajiin, kuvaajiin, reproon ja painotaloon. Toimittaja editoi ulkopuolisilta kirjoittajilta ja Asiakkaalta tulevat tekstit. Toimittaja ideoi lehden kuvituksen yhdessä Asiakkaan kanssa ja hankkii tarvittavan kuva-aineiston, hoitaa kuvausjärjestelyt ja valvoo kuvaukset. Toimittaja huolehtii vedosliikenteestä ja vedosten tarkastuksesta. Toimittaja vastaa lehden valmistumisesta sovitussa aikataulussa. Toimittaja vastaa oman toimittamansa materiaalin osalta siitä, että tekijänoikeudellista suojaa koskevat säännökset eivät ole esteenä lehden sisältämän materiaalin jakamiselle. Toimittaja järjestää lehden jakelun ilmestymisviikon aikana suoraan painotalosta espoolaisiin talouksiin. Lisäksi 2000 kappaletta toimitetaan Espoon Liikuntapalveluihin. Mikäli Toimittajan henkilökunta vaihtuu, sitoutuu Toimittaja siihen, että henkilökunnan taso pysyy tarjouksen mukaisena. 5. Sopimuskausi Sopimuskausi on määräaikainen ja se alkaa sopimuksen allekirjoituksesta ja on voimassa siitä lukien neljä (4) vuotta. Sopimus on suunniteltu alkavan tammikuussa Tämän sopimuksen jatkuminen edellyttää, että Asiakkaalle osoitetaan tarkoitusta varten määrärahat kaupungin vuosittaisessa talousarviossa. Mikäli valtuusto ei osoita tarkoitusta varten määrärahoja vuosittaisessa talousarviossa, on Asiakkaalle oikeus irtisanoa sopimus joko kokonaan tai osittain (yksittäiset palvelut) päättymään talousarviovuotta edeltävän vuoden lopussa. Jotta yllä mainittu Asiakkaan oikeus on voimassa, tulee Asiakkaan ilmoittaa kirjallisesti sopimuksen irtisanomisesta kaksi (2) kuukautta ennen kalenterivuoden päättymistä. 6. Alihankkijoiden käyttö Mikäli Toimittaja käyttää alihankkijoita, vastaa Toimittaja alihankkijoidensa työn tekemisestä ja lopputuloksen laadusta kuin omasta työstään. Toimittajan on ilmoitettava Asiakkaalle käyttämänsä alihankkijat. Asiakas voi perustellusta syystä kieltää Toimittajaa käyttämästä tiettyä alihankkijaa.

3 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 4 3 (9) 7. Lehden tekniset tiedot Lehti ilmestyy Tabloid kokoisena lehtenä, jonka suvut nidotaan yhteen. Laajuus Värisyys Paperi Painosmäärä Ilmestyminen Jakelu 20 sivua (sisältäen kannet) nelivärinen laadukas, vaalea sanomalehtipaperi, 52 g/m2 noin kpl kaksi numeroa vuodessa erikseen sovittavan aikataulun mukaan, mahdollisuus lisänumeroihin. Kotitalousjakelu n kpl Espoon alueella kaikkiin niihin asuntokuntiin, jotka eivät ole kieltäneet ilmaisjakelua. Espoolaisten talouksien (asuntokuntajakelu) lisäksi toimitetaan noin lehteä Espoon kaupungin nippujakelulistan mukaisiin toimipaikkoihin, joita on noin 200. Noin 2000 kpl toimitetaan yhteen osoitteeseen Asiakkaan omaa käyttöä varten. Toimittaja sitoutuu Asiakkaan pyynnöstä neuvottelemaan Asiakkaan kanssa mahdollisesta painopaperilaadun muutoksesta ja sen vaikutuksesta kokonaishintaan. 8. Hinnat ja hintojen tarkistaminen Lehtikohtainen kokonaishinta on xx euroa ja se sisältää toimitustyön kokonaisuudessaan, valokuvat, painamisen, jakelun ja verkkolehden. Sopimuksen kaikkien hintojen (alv 0 %) tulee olla kiinteät vähintään vuoden 2014 loppuun asti. Sopijaosapuolet voivat esittää tämän jälkeen hintoihin tarkistuksia. Mahdolliset hinnantarkistusesitykset on toimitettava toiselle sopijaosapuolelle kolme kuukautta ennen haluttua voimaantuloajankohtaa. Sovittujen hintojen tulee olla voimassa vuoden niiden sopimisesta lukien. Toimittaja tekee oman hinnantarkistusesityksensä hankintapalveluille, sopimuksen liitteessä 1 ilmoitettuun osoitteeseen ja yhteyshenkilölle. Hinnantarkistusesityksessä on yksilöitävä ne kustannustekijät, joihin vedotaan hinnanmuutoksessa. Vetoamista yleiseen kustannustason nousuun ei voida pitää hyväksyttävänä perusteena hintojen korottamiselle. Hintoja voidaan tarkistaa enintään kotimarkkinoiden perushintaindeksin muutosta vastaavasti. Vertailuajankohtana on sopimuksen allekirjoituskuukausi. Asiakkaalla on oikeus irtisanoa sopimus päättymään hinnankorotuksen voimaantulopäivänä. Uusista hinnoista sovitaan kirjallisesti.

4 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 4 4 (9) 9. Laskutus, maksuehto ja viivästyskorko Lasku maksetaan, kun lehden numero on hyväksytty ja se on ilmestynyt sopimusehtojen mukaisesti. Yhteistyökumppaneille on toimitettava erikseen lasku heidän osuudestaan. Laskuissa on mainittava myös arvonlisäverollinen hinta ja sen tulee täyttää arvonlisäverolain 209b :n määräykset. Maksuehto on 30 päivää netto laskun päiväyksestä laskettuna. Lasku voidaan päivätä ja lähettää kun lehden numero on hyväksytty painettavaksi. Viivästyskorko on kulloisenkin voimassa olevan korkolain mukainen. Espoon kaupungin tilikausi on kalenterivuosi ja laskutuskauden tulee päättyä vuodenvaihteeseen. Toimittajan tulee laskutuksessa käyttää seuraavia tilaajan viitetietoja: ERP - tilausjärjestelmässä toimituserän tilausnumero, sekä tilaajan viitteenä: tilaajan koko nimi ja puhelinnumero. Laskut lähetetään osoitteella: Espoon kaupunki Talouspalvelut -liikelaitos PL ESPOON KAUPUNKI Asiakas vastaanottaa ostolaskuja verkkolaskuna. Asiakkaan OVT-tunnus on Laskut muunnetaan Asiakkaalle Finvoice 1.2 -muotoon. Verkkolaskutukseen liittyen voi ottaa yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen Eostolaskut@espoo.fi. Laskutusmenettelyn yksityiskohdista sovitaan sopimuksenteon yhteydessä tarkemmin. 10. Vakuutukset Toimittaja huolehtii vastuuvakuutuksen ja muiden alalla tavanomaisten vakuutusten voimassapitämisestä. Toimittaja vastaa edustamiensa tuotteiden tuotevastuuvakuutuksista. Toimittaja huolehtii lisäksi oman henkilökuntansa ja omaisuutensa lakisääteisistä työnantajavelvollisuuksista. Toimittaja antaa pyydettäessä Asiakkaan tutustuttavaksi ko. vakuutuskirjat. 11. Immateriaalioikeudet Ellei toisin ole sovittu, immateriaalioikeudet palvelun lopputuloksiin tai dokumentaatioon eivät siirry asiakkaalla. Kaikki aineisto, jonka asiakas ja toimittaja

5 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 4 5 (9) ennen tai jälkeen sopimuksenteon luovuttavat toisilleen, jäävät aineiston luovuttajan omaisuudeksi. Asiakkaalla on kuitenkin peruuttamaton käyttöoikeus palvelun lopputuloksiin sekä muuhun palveluntuottajan sille luovuttamaan aineistoon sopimuksen mukaisen palvelun käyttöön liittyvässä tarkoituksessa. Käyttöoikeus sisältää oikeuden käyttää, kopioida ja tehdä tai teettää muutoksia. Tehdessään tai teettäessään muutoksia toimittaja luovuttamaan aineistoon, asiakkaan on huolehdittava siitä, ettei palveluntuottajien liike- tai ammattisalaisuuksia paljasteta. Tilaajalla on oikeus luovuttaa aineisto sille, jolle tilaajan tehtävät siirtyvät. Toimittaja vastaa siitä, etteivät sen tuottamat palvelut tai niihin liittyvä aineisto sopimuksen mukaisesti käytettyinä loukkaa Suomessa voimassa olevia kolmannen henkilön patentti-, tekijän- tai muita immateriaalioikeuksia. Jos asiakasta vastaan esitetään palvelun tai siihen liittyvän aineiston käyttöön perustuvia immateriaalioikeuteen perustuvia vaatimuksia, toimittaja on velvollinen vastamaan vaatimuksiin asiakkaan puolesta omalla kustannuksellaan. Toimittaja vastaa asiakkaalle siitä, ettei palveluun tai siihen liittyvään aineistoon kohdistuvista immateriaalioikeuksia koskevista vaatimuksista tai velvoitteista aiheudu asiakkaalle oikeudenkäyntikuluja eikä vahingonkorvaus- tai muita kolmannelle henkilölle maksettavia kustannuksia tai muita vastuita kolmatta henkilöä kohtaan Reklamaatiot Mahdollisissa reklamaatiotilanteissa Asiakkaan tulee olla mahdollisimman pian suoraan yhteydessä Toimittajan yhteyshenkilöön, jonka tulee vastata reklamaatioon viipymättä. Reklamaatiotilanteissa yhteyttä Toimittajaan ottaa tilaava yksikkö. 13. Sanktiot Mikäli lehti viivästyy sovitusta ilmestymisviikosta, on Tilaajalla oikeus viivästyssakkoon osoittamatta, että viivästyksestä on aiheutunut vahinkoa. Viivästyssakko on suuruudeltaan 1 prosenttia jokaiselta alkavalta 7 vuorokauden pituiselta ajanjaksolta, jolla Toimittaja ylittää sovitun toimitusajan. Viivästyssakko lasketaan tavaran tai sen osan hinnasta, joka viivästymisen vuoksi on jäänyt saamatta, ja sitä peritään enintään 15 viikolta. Mikäli tuotteen painoasussa ilmenee huomautettavaa, on uudesta painoksesta neuvoteltava välittömästi. Toimittaja vastaa näin aiheutuneista painotyön kustannuksista. 14. Sopimusseuranta Työryhmä analysoi kunkin ilmestyneen lehden ja pitää tarpeen mukaan seurantakokouksia, joissa käsitellään mm. sopimuksen toteuttamiseen liittyviä asioita.

6 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 4 6 (9) 15. Sopimuksen siirtäminen Sopimusta ei saa siirtää kolmannelle osapuolelle ilman toiselta osapuolelta etukäteen saatua kirjallista lupaa. Sopijaosapuolen mahdollinen sulautuminen kolmannen osapuolen kanssa ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon tai ehtoihin. Sopijaosapuolia koskeva osakeyhtiölain mukainen jakautuminen ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon, vaan sopimus siirtyy sellaisenaan uuden yhtiön vastattavaksi. Asiakkaalla on kuitenkin jakautumisen yhteydessä halutessaan oikeus irtisanoa sopimus 4 kk:n irtisanomisaikaa noudattaen. Sopijaosapuolet sitoutuvat tiedottamaan toiselle sopijaosapuolelle hyvissä ajoin mahdollisista sulautumis- ja jakautumissuunnitelmistaan. 16. Soveltuva laki ja erimielisyyksien ratkaiseminen Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. Mahdolliset erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti keskinäisin neuvotteluin. Mikäli neuvotteluissa ei päästä sopimukseen, jätetään asia Espoon käräjäoikeuden ratkaistavaksi. 17. Ylivoimainen este Ylivoimaisen esteestä on ilmoitettava toiselle sopimusosapuolelle mahdollisimman pikaisesti sen ilmaannuttua. Ylivoimaisella esteellä tarkoitetaan sellaista sopimusosapuolista riippumatonta ja ennalta arvaamatonta seikkaa, joka on sopimusosapuolten vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella ja jonka vaikutuksia sopimusosapuoli ei voi välttää eikä voittaa. 18. Sopimuksen muutokset Sopimusosapuolet voivat muuttaa tätä sopimusta vain kirjallisesti, muut muutokset ovat mitättömiä. Muutokset tulevat voimaan, kun molemmat sopimusosapuolet ovat ne asianmukaisesti hyväksyneet ja allekirjoittaneet sopimusosapuolten toimivaltaisten edustajien toimesta. 19. Sopimuksen purkaminen Jos tätä sopimusta jommankumman sopijapuolen toimesta olennaisesti rikotaan ja sopimuksen jatkamista on sopimusrikkomuksen luonne huomioiden pidettävä toisen sopijapuolen kannalta kohtuuttomana, on sopimus mahdollista purkaa. Sopijapuolilla on oikeus purkaa sopimus, jos toinen sopijapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteitaan eikä kohtuullisessa ajassa (30 päivää) korjaa laiminlyöntejään kirjallisesta huomautuksesta huolimatta.

7 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 4 7 (9) Kummallakin sopijapuolella on oikeus purkaa sopimus, jos sopimuksen täyttyminen ylivoimaisen esteen vuoksi tulee mahdottomaksi tai viivästyy oleellisesti. Asiakkaalla on oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin, mikäli Toimittajan olosuhteissa on tapahtunut olennainen muutos ja Asiakas osoittaa, ettei olisi tehnyt sopimusta Toimittajan kanssa, mikäli kyseinen olosuhteiden muutos olisi olut Asiakkaan tiedossa sopimuksentekohetkellä. Tällöin Toimittajalla on oikeus saada täysimääräinen maksu sopimuksen päättymishetkeen mennessä toimitetuista palveluista, mutta ei oikeutta muuhun korvaukseen purkamisen johdosta. Jos Toimittaja joutuu konkurssiin, selvitystilaan tai muutoin sellaisiin taloudellisiin vaikeuksiin, että on syytä olettaa sopimusvelvoitteiden täyttämisen vaarantuvan, on Asiakkaalla oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin kokonaan tai määrätyiltä osin. Sopimuksen purkamisesta on ilmoitettava toiselle sopijapuolelle kirjallisesti ja purkamisilmoituksessa on ilmoitettava purkamisen perusteet. Sopimuksen purkautuessa Asiakkaalla on oikeus saada Toimittajalta viivästyssakon lisäksi korvaus sopimuksen täyttämättä jättämisestä johtuneista välittömistä kuluista ja vahingoista. Viivästyssakon ja korvauksen yhteissumma ei kuitenkaan saa ylittää viivästyssakon laskemisen perusteena olevaa tavaran hintaa (JYSE tavarat 2009, kohta 12.2). Vahingonkorvaus suoritetaan kuitenkin täysimääräisenä, mikäli viivästyminen tai virhe johtuu Toimittajan törkeästä tuottamuksesta. Jos Asiakas on maksanut ennakkoa, maksueriä tai antanut Toimittajan käytettäväksi raaka- tai tarveaineita, Toimittaja suorittaa sopimuksen purkautuessa Asiakkaalle takaisin saamansa ennakon ja maksuerät sekä niille vuotuista korkoa 16 prosentilla laskettuna ennakon ja maksuerän suorituspäivästä takaisinmaksupäivään, sekä palauttaa saamansa raaka- ja tarveaineet tai suorittaa niiden käyvän arvon mukaisen korvauksen ja korkoa kuten edellä on mainittu. 20. Sopimuksen päättyminen Asiakas tulee sopimuksen päättyessä kilpailuttamaan tämän sopimuksen piiriin kuuluvat tuotteet/palvelut julkisia hankintoja koskevien säännösten mukaisesti. Toimittaja sitoutuu, asiakkaan niin halutessa, jatkamaan tätä sopimusta voimassaolevin sopimusehdoin siihen saakka kunnes asiakas on solminut hankintapäätöksen perusteella uuden hankintasopimuksen. Mikäli Toimittaja valitaan Asiakkaan palveluntuottajaksi myös tulevassa kilpailutuksessa, tulevat tarjoajan tarjouksessaan ilmoittamat uudet sopimushinnat voimaan välittömästi hankintapäätöksen saatua lainvoiman. Tämän sopimuksen päättymisellä, purkamisella tai irtisanomisella ei ole sellaisenaan vaikutuksia ennen irtisanomista tehtyihin tilauksiin, toimituksiin, mahdollisiin toimitussopimuksiin tai palvelua koskeviin sopimuksiin.

8 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 4 8 (9) 21. Salassapitovelvollisuus ja tietosuoja Espoon kaupunki noudattaa toiminnassaan aina lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta. Toimittaja huolehtii siitä, että sen henkilökunta noudattaa tämän sopimuksen piiriin kuuluvissa asioissa lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (22-23 ) ja voimassa olevia salassapidosta ja tietosuojasta annettuja säännöksiä ja määräyksiä. Sopijaosapuolet sitoutuvat pitämään luottamuksellisina toisiltaan saamansa aineistot ja tiedot, jotka on merkitty luottamuksellisiksi tai jotka on sellaisiksi ymmärrettävä, sekä olemaan käyttämättä niitä muihin kuin sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin. Salassapitovelvollisuus ei kuitenkaan koske aineistoa ja tietoa, (a) joka on yleisesti saatavilla taikka muuten julkista tai (b) jonka sopijaosapuoli on saanut kolmannelta osapuolelta ilman salassapitovelvollisuutta tai (c) joka oli vastaanottavan sopijaosapuolen hallussa ilman niitä koskevaa salassapitovelvollisuutta ennen niiden saamista toiselta sopijaosapuolelta tai (d) jonka sopijaosapuoli on itsenäisesti kehittänyt hyödyntämättä toiselta sopijaosapuolelta saamaansa aineistoa tai tietoa. Sopijaosapuolen on välittömästi lopetettava toiselta sopijaosapuolelta saamansa luottamuksellisen aineiston ja tietojen käyttäminen sekä, ellei erikseen sovita aineiston hävittämisestä, palautettava kyseinen aineisto kaikkine kopioineen kun sopimus päättyy tai kun sopijaosapuoli ei enää tarvitse kyseistä aineistoa tai kyseisiä tietoja sopimuksen mukaiseen tarkoitukseen. Kummallakin sopijaosapuolella on kuitenkin oikeus säilyttää lain tai viranomaisten määräysten edellyttämät kopiot. Mikäli on epäselvää, onko jokin sopijaosapuolten tietoonsa saama seikka luottamuksellinen, on tieto katsottava luottamukselliseksi. Salassapitovelvollisuuden rikkomisena ei pidetä viranomaisten velvoittavan määräyksen vuoksi tapahtuvaa tietojen luovuttamista viranomaisille tai muulle taholle. 22. Noudatettavat sopimusehdot Hankintaan sovelletaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2009 PALVELUT ja JYSE 2009 TAVARAT. 23. Sopimuskappaleet Tämä sopimus on tehty kahtena samanlaisena kappaleena. 24. Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys 1. Tämä sopimus liitteineen 2. Tarjouspyyntö pvm 3. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 PALVELUT ja JYSE 2009 TAVARAT). 4. Tarjous pvm (tarjouspyynnön mukaisessa laajuudessaan)

9 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 4 9 (9) Espoossa xx.xx.2013 ESPOON KAUPUNKI TOIMITTAJA LIITTEET: Liite 1, yhteyshenkilöt