HOTELLIVARAUKSET MAJOITUSALA TUTUKSI

Transkriptio

1 Mirja Rautiainen, Mika Siiskonen: HOTELLIVARAUKSET MAJOITUSALA TUTUKSI

2 HARJOITUSTEHTÄVIÄ: HOTELLIHUONEEN VARAAMINEN 1. Kuvaile, millainen on menestyvä myyjä. Millaisia ominaisuuksia hyvä myyjä tarvitsee? 2. Mainitse esimerkkejä myyjän tärkeimmistä osaamisalueista. 3. Kuvaile huonevarausten myyntitapahtuman vaiheita prosessina? 2

3 4. Mainitse tekijöitä, jotka vaikuttavat huoneen myyntituloihin ja parantavat huonevarausten vastaanottamista ja hoitamista. 5. Miten kiintiövarausten toimintaperiaate eroaa free sale -varausten hoitamisesta? 6. Mitä etuja ja haittoja on puhelimitse tehdyn varauksen vastaanottamisessa? 3

4 7. Mitä asioita kuuluu liikekirjeen ominaisiin piirteisiin, kun otetaan huomioon kohteliaisuus ja palveluhenkisyys? 8. Mainitse esimerkkejä kirjetyypeistä, joilla hoidetaan hotellin ja asiakkaan välisiä liikesuhteita. 9. Millainen on tarjouskirjeen perussisältö ja tärkeimmät asetteluohjeet? 4

5 10. Nimeä tärkeimpiä liikekirjeitä ja miten ne hoidetaan sähköpostilla? 11. Mainitse eri vaihtoehtoja, kuinka asiakas voi tehdä varaustiedusteluja ja varauksia majoitusliikkeisiin kotimaassa tai ulkomaille Internetin välityksellä. 12. Mainitse esimerkkejä Internetin maailmanlaajuisista varauskanavista ja niiden käytöstä, kun asiakas tekee huonevarauksia. 5

6 13. Mieti Internetin kautta tehtävän hotellivarauksen varaamiseen ja maksamiseen liittyviä haittoja ja hyötyjä. 14. Tee Hotellinxillä seuraavalla sivulla olevan vahvistuksen mukainen varaus ja vahvistus. Vahvistuskirje tulee tehdä suoraan ohjelmassa Raporttien alla kohdassa Vahvistuskirje. Vahvistus voidaan lähettää Hotellinxistä suoraan asiakkaan sähköpostiin. * Majoitus tulee ajalle XX noin 2 henkilölle. * Kopio seuraavalle viikolle samalle ajanjaksolle toinen varaus. * Asiakas on: Turun Ammatillinen Koulutus/Taloustoimisto / Kalle Tepponen, Lehmuskuja 5, Turku 6

7 MALLI SÄHKÖPOSTIVAHVISTUKSESTA HOTELLINX-OHJELMALLA Best Western Hotelli Savonia Sammakkolammentie KUOPIO Varausvahvistus Turun Ammatillinen Koulutus Taloustoimisto / Kalle Tepponen Lehmuskuja Turku Kiitämme varauksestanne. Vahvistamme majoituksen seuraavasti: Tulopäivä torstai Lähtöpäivä perjantai Aikuisia 2 Kokonaishinta: Standard Varausnumero: EUR Tulopäivä torstai Lähtöpäivä perjantai Aikuisia 2 Kokonaishinta: Standard Varausnumero: EUR Aamiainen tarjoillaan ravintolassamme klo välillä. Lounas noutopöydästä klo välillä. Muistutukset tehtävä 8 päivän kuluessa. Varauksessa noudatetaan alan yleisiä sopimusehtoja. Ystävällisin terveisin Mirja Rautiainen Myyntisihteeri mirja.rautiainen@sakky.fi Phone: Fax: hotelli.savonia@sakky.fi 7

8 15. Laadi tarjous hotelli ABC:n hinnoin alla olevan tarjouspyynnön perusteella. * Laadi kirjeeseen myös suositteluvaihtoehtoja Hotelli ABC:n osalta. Hinnastot ovat liitteenä sivulta 13 lähtien. Malmbergin Konditorio Myyntikeskus Jyväskylä Puh: (014) Fax: (014) TARJOUSPYYNTÖ xx Hotelli ABC Sammakkolammentie KUOPIO Pyydämme ystävällisesti edullisinta tarjoustanne hotellihuoneista 45 henkilön ryhmälle ajalle xx. Toivomme myös tarjouksen sisältävän päivällisvaihtoehdot. Tarjoukset osoitteella: Malmbergin Konditorio Torikatu Jyväskylä Ystävällisesti Malmbergin Konditorio Sirpa Saarela 8

9 16. Laadi tarjous hotelli ABC:lle oheisen tarjouspyynnön ja ohjelman mukaan. Hinnastot ovat liitteenä sivulta 13 lähtien. PALVELUALOJEN AMMATTILIITTO Ry Pohjois-Savon aluetoimisto Hotelli ABC/myyntipalvelu Torikatu Kuopio TARJOUSPYYNTÖ Olemme Palvelualojen Kuopion aluetoimisto, toimintaalueemme on pääsääntöisesti Itä-Suomen lääni ja jäseniä tällä alueella on noin Jäsenemme työskentelevät hotelli- ja ravintola-alan tehtävissä. Aluetoimistomme järjestää vuosittain n. 10 viikonloppukurssia, joille osallistuu n. 30 henkilöä/kurssi. Yhteen tai kahteen tilaisuuteen voi osallistujamäärä olla n. 80. Myös palvelualan yhteistyöjärjestö järjestää valtakunnallisiakin opintopäiviä 1-2 vuodessa sekä yhdistykset omia, yleensä päivän mittaisia kursseja. Tällä hetkellä alkaa hahmottua vuoden 20XX koulutustilaisuudet, mutta kurssipaikat ovat vielä varaamatta. Pyydämme Teiltä tarjousta ja esitettänne. Oheisena lähetämme peruskurssiohjelmamme, johon on merkitty tarvitsemamme palvelut. * Lounas-/päivällis-/illallis-vaihtoehtoja voisi olla useammassa hintaluokassa. * Joillakin kursseilla tarvitaan myös ryhmätyöhuoneita, ja toivomme tarjoukseen sisältyvän myös maininnan sisältyvätkö ne kurssiin ilman kustannuksia vai peritäänkö niistä erillismaksu. Toivomme tarjouksenne olevan käytettävissämme viimeistään Osoitteemme: Lehmuskuja 6, Kuopio Yhteistyöterveisin, PALVELUALOJEN AMMATTILIITTO RY/ POHJOIS-SAVON ALUETOIMISTO Liisa Mattila 9

10 PALVELUALOJEN AMMATTILIITTO RY/ POHJOIS-SAVON ALUETOIMISTO O H J E L M A Lauantai Tulokahvit ja jotain suolaista Avaus Lounas Kahvit ja makea kahvileipä Päivällinen kotiinlähtijöille Saunat (hinnat, mikäli eivät sisälly pakettiin) Illallinen ja illanvietto Majoitus 2 hengen huoneissa Sunnuntai Aamupala Lounas Päätös ja lähtökahvit ja makea kahvileipä Ilmoittautumiset viimeistään kaksi viikkoa ennen kyseistä kurssia: PALVELUALOJEN AMMATTILIITTO RY/ POHJOIS-SAVON ALUETOIMISTO LEHMUSKUJA KUOPIO Liisa.mattila@pp.fi Puh: (017)

11 17. Laadi tarjous oheisen tarjouspyynnön ja ohjelman mukaisesti. Hinnastot ovat liitteenä sivulta 13 lähtien. Itä-Suomen Matkailu Oy TARJOUSPYYNTÖ Titta Seppänen Kuukkelinkuja Kuopio XX puh: (017) (iltaisin) fax: (017) Hotelli ABC Torikatu Kuopio TURVALLISUUSPÄIVÄT Tulemme järjestämään Itä-Suomen matkailupäivät Kuopiossa XX Pyydämme Teitä tarjoamaan oheisen liitteen mukaan hengelle tarvittavat ruokailut, majoitukset, saunomiset ja kokoustilat. Tarjoukset pyydämme kirjallisesti XX mennessä. Terveisin Titta Seppänen Itä-Suomen Matkailu Oy Titta.seppanen@matka.fi LIITE Alustava ohjelmaluonnos 11

12 ITÄ-SUOMEN MATKAILU OY MATKAILUPÄIVÄT KUOPIOSSA XX Paikka: Kuopio ALUSTAVA OHJELMA: Lauantai klo TULOKAHVIT Itä-Suomen Matkailu Oy toivottaa teidät tervetulleeksi Kuopioon matkailupäiille XX. Kuopion kaupungin tervehdys, musiikkiesitys klo klo klo klo klo ALUEELLISEN MATKAILUN ESITTELYT LOUNAS LUENTO KIERTOAJELU KUOPIOSSA PÄIVÄLLINEN Sunnuntai klo AAMIAINEN klo klo klo LUENTO OHJELMAA LOUNAS OSALLISTUMISMAKSU XX /hlö sisältää majoituksen, ruokailut, ohjelman ja kiertoajelun. Ilman majoitusta kokouspaketti XX /hlö. Ilmoittautumiset XX mennessä Titta Seppäselle ( titta.seppanen@matka.fi ). 12

13 HINNASTOT HOTELLI ABC:N KOKOUSPAKETIT Päivän kokous 1. 22,50 /hlö "1/2 Kokouspaketti vaihtoehtoisesti joko aamu- tai iltapäiväkahvi ja kahvileipä lounas buffet tarjoiluna kokoustila /hlö "1/1 - Kokouspaketti" vaihtoehtoisesti hotelliaamiainen noutopöydästä tai kahvi ja kahvileipä kokoustilassa lounas buffet tarjoiluna iltapäiväkahvi ja kahvileipä ravintolassa tai kokoustilassa kokoustila Majoitus arkisin 109 kahden hengen huone (viikonloppuisin 96 ) 90 yhden hengen huone (viikonloppuisin 79 ) - huonehintoihin sisältyy saunominen, uinti ja aamiainen Hotelli ABC:n* -kokouspaketti sisältää seuraavat tuotteet/palvelut: - Aamupäivä- ja/tai iltapäiväkahvin, lounas - Kokousisäntä/-emäntä käytettävissä kokouksen ajan - Kokoustilavuokra - Maksuton nettiyhteys kokoukseen osallistuville - Jäävesi tarjolla läpi kokouksen - Kokoustilassa videotykki veloituksetta - Muistiinpanovälineet kokoustilassa (pyydettäessä) * Kokouspaketti on 8 osallistujan kokouksille. Pienempiin kokouksiin teemme toiveidenne mukaan yksilöidyt tarjoukset/tilavaraukset. KOKOUSTILAT Kokoustila m2 Teatteri U muoto Luokka muoto Diplomaatti Ikkunat ulos 1 Auditorio/juhlasali kyllä 2 IsoValkeinen Sali kyllä 3 Turbo kyllä 4 Kaara kyllä 5 Kärry yläikkuna 6 Kabinetti kyllä 7 Luentosali kyllä 8 Luentosali kyllä 9 Rantasaunakabinetti kyllä Ryhmätyötilat 3 kpl

14 KOKOUSTILAVUOKRAT Auditorio/Juhlasali 350 Päivä - 80 U-Muoto 180 Ilta Iso-Valkeinen sali 160 Päivä - 60 U-Muoto 80 Ilta Turbo 100 Päivä - 36 U-Muoto 50 Ilta Kaara 80 Päivä - 24 U-Muoto 40 Ilta Kärry 80 Päivä - 24 U-Muoto 40 Ilta Kabinetti 40 Päivä - 24 U-Muoto Luentosali 1 30 Kokouskahvitukset (9,50 suolaisella tai 8,50 makealla) Huonehinnasto Huonetyypit 1 hh 2 hh Listahinta (Bar 1) Best available rate Economy twin Double King Economy twin sofa Standard twin Double King Superior twin Superior Sgl Suite

15 18. Asiakas pyytää tarjouksen tulevaa tapahtumaa varten kokouspaketeista, joihin kuuluisi majoitus kahden hengen huoneessa ja ateriat (lounas ja päivällinen) molempina kokouspäivinä. Päätöspäivänä on yksi ateria (lounas). Yhden hengen osallistujan huone on lisämaksullinen. Tapahtuma järjestetään XX. Osallistujia odotetaan XXX henkilöä. Henkilömäärä tulee soveltaa hotellin kokoustilojen kapasiteettiin. Tapahtuman nimenä on esimerkiksi "Valtakunnalliset palopäällystön päivät". Mallit tarjouksesta ja vahvistuksesta ovat seuraavilla sivuilla. a) Laadi tarjouskirje edellä olevaan tarjouspyyntöön. Järjestäjänä toimii Suomen Palopäällystöyhdistys ry ja puheenjohtajana Matti Mainio, jolle tarjous myös lähetetään. b) Olet onnistunut tarjouskilpailussa. Laadi myös vahvistuskirje tulevaa tapahtumaa varten puheenjohtaja Matti Mainiolle palopäällystöliittoon. 15

16 MALLI TARJOUS Hotelli IsoValkeinen TARJOUS Kirsi Moisander yhteyshenkilö yritys osoite / osoite puh Kiitämme yhteydenotostanne. Olemme iloisia saadessamme tarjota hotellimme tiloja ja palveluja koulutuksiinne. Tarjoamme seuraavaa: Aika ja Henkilömäärä 16 osallistujaa sekä kouluttaja Kokoustila KAARA, tilassa toivomanne tilajärjestelyt kello kello kello Kokoustila m2 Teatteri U muoto Luokka muoto Diplomaatti Ikkunat ulos 1 Auditorio/juhlasali kyllä 2 IsoValkeinen Sali kyllä 3 Turbo kyllä 4 Kaara kyllä 5 Kärry yläikkuna 6 Kabinetti kyllä 7 Luentosali kyllä 8 Luentosali kyllä 9 Rantasaunakabinetti kyllä Ryhmätyötilat 3 kpl 8 12 Kaikissa päärakennuksen kokoustiloissa piirtoheitin, valkokangas, fläppitaulu langaton verkkoyhteys Auditoriossa ja Iso Valkeinen Salissa lisäksi: dataprojektori, langaton äänentoisto, dvd sekä cd soitin. Kokoustarjoilut , molempina päivinä tarjoilut: Lounas, noutopöytä ravintolassa; alkusalaatit, leivät ja levitteet, kaksi pääruokavaihtoehtoa, jälkiruoka sekä kahvi/tee Iltapäiväkahvi/tee ja makea kahvileipä kokoustilassa Hinta 48 / hlö 16

17 Tulokahvi/tee ja suolainen kahvileipä kokoustilassa Lounas, noutopöytä ravintolassa; alkusalaatit, leivät ja levitteet, kaksi pääruokavaihtoehtoa, jälkiruoka sekä kahvi/tee Iltapäiväkahvi/tee ja makea kahvileipä kokoustilassa Hinta 31 / hlö Majoitus 98 / vrk kahden hengen huoneet 80 / vrk yhden hengen huoneet sis. runsas aamiaisbuffet, sisäänpääsy tiistain Tähtitansseihin, alv. Huoneet Huonekiintiö : 8 x kahden hengen huoneet, 1 x yhden hengen huone 100 huonetta jotka sijaitsevat neljässä rivitalossa ravintoloiden ja kokoustilojen välittömässä läheisyydessä. Jokaisen huoneen edessä on oma pysäköintipaikka ja lämpöpistoke. Kaikissa huoneissa on väri-tv, satelliittikanava, puhelin, wc ja suihku, laminaatti/parkettilattia. Osassa huoneita on minibaari, housuprässi, hiustenkuivaaja, vedenkeitin. Kaikissa huoneissa toimii langaton intenetyhteys. 23 huoneessa on oma parveke. Kaikki huoneet ovat savuttomia. Hotellista löytyy 1 invahuone Rantasauna Huomioitavaa illalla yksityiskäytössännetakkakabinetti kello sekä saunat 1 ja 2 kello Saunavuokra 200, sis. pyyhkeet käyttöönne. Takkakabinettiin on myös mahdollista tilata iltapalaa seurueellenne, liitteessä ehdotelmia. Kokoustila ja kokousvälineet ovat veloituksetta käytössänne. Tarjouksen hintoihin sisältyy arvonlisävero. Toivon tarjouksemme miellyttävän ja pääsemme jatkoneuvotteluihin. Lisätietoja annan mielelläni. Olen alustavasti varannut kokoustilan ja huoneet tarjouksen mukaisesti käyttöönne ja toivon saavani varausvahvistuksenne mennessä. Osallistujamäärävahvistuksen (=veloitusperuste) toivoisimme saavamme noin viikkoa ennen tilaisuuttanne. Ystävällisin terveisin Kirsi Moisander myyntipäällikkö Hotelli IsoValkeinen Kuopio Majaniementie 2, Kuopio puh , sales@isovalkeinen.com

18 MALLI VAHVISTUS Hotelli IsoValkeinen VARAUSVAHVISTUS Kirsi Moisander yhteyshenkilö yritys osoite / osoite puh. Kiitämme varauksestanne. Olemme iloisia saadessamme seurueenne vieraaksemme hotelliimme. Vahvistamme varauksenne seuraavasti: Aika ja Henkilömäärä 16 osallistujaa sekä kouluttaja Kokoustila KAARA, tilassa toivomanne tilajärjestelyt kello kello kello Kokoustila m2 Teatteri U muoto Luokka muoto Diplomaatti Ikkunat ulos 1 Auditorio/juhlasali kyllä 2 IsoValkeinen Sali kyllä 3 Turbo kyllä 4 Kaara kyllä 5 Kärry yläikkuna 6 Kabinetti kyllä 7 Luentosali kyllä 8 Luentosali kyllä 9 Rantasaunakabinetti kyllä Ryhmätyötilat 3 kpl 8 12 Kaikissa päärakennuksen kokoustiloissa piirtoheitin, valkokangas, fläppitaulu langaton verkkoyhteys Auditoriossa ja Iso Valkeinen Salissa lisäksi: dataprojektori, langaton äänentoisto, dvd sekä cd soitin. Kokoustarjoilut , molempina päivinä tarjoilut: Lounas, noutopöytä ravintolassa; alkusalaatit, leivät ja levitteet, kaksi pääruokavaihtoehtoa, jälkiruoka sekä kahvi/tee Iltapäiväkahvi/tee ja makea kahvileipä kokoustilassa Hinta 48 / hlö 18

19 Majoitus Tulokahvi/tee ja suolainen kahvileipä kokoustilassa Lounas, noutopöytä ravintolassa; alkusalaatit, leivät ja levitteet, kaksi pääruokavaihtoehtoa, jälkiruoka sekä kahvi/tee Iltapäiväkahvi/tee ja makea kahvileipä kokoustilassa Hinta 31 / hlö 98 / vrk kahden hengen huoneet 80 / vrk yhden hengen huoneet sis. runsas aamiaisbuffet, sisäänpääsy tiistain Tähtitansseihin, alv. Huoneet Huonekiintiö : 8 x kahden hengen huoneet, 1 x yhden hengen huone 100 huonetta jotka sijaitsevat neljässä rivitalossa ravintoloiden ja kokoustilojen välittömässä läheisyydessä. Jokaisen huoneen edessä on oma pysäköintipaikka ja lämpöpistoke. Kaikissa huoneissa on väri-tv, satelliittikanava, puhelin, wc ja suihku, laminaatti/parkettilattia. Osassa huoneita on minibaari, housuprässi, hiustenkuivaaja, vedenkeitin. Kaikissa huoneissa toimii langaton intenetyhteys. 23 huoneessa on oma parveke. Kaikki huoneet ovat savuttomia. Hotellista löytyy 1 invahuone Rantasauna Huomioitavaa Varausvahvistukset illalla yksityiskäytössännetakkakabinetti kello sekä saunat 1 ja 2 kello Saunavuokra 200, sis. pyyhkeet käyttöönne. Takkakabinettiin on myös mahdollista tilata iltapalaa seurueellenne, liitteessä ehdotelmia. Kokoustila ja kokousvälineet ovat veloituksetta käytössänne. Tarjouksen hintoihin sisältyy arvonlisävero. Huonemäärän ja majoittujien nimilistan toivomme saavamme viimeistään (Tilaisuus ) Tämän tilaisuuden osallistujamäärän ja tarjoiluaikataulun mennessä. Tilaisuuden osallistujamäärän ja tarjoiluaikataulun viimeistään Tervetuloa Hotelli IsoValkeiseen! Ystävällisin terveisin Kirsi Moisander Hotelli IsoValkeinen Kuopio Majaniementie 2, Kuopio puh , sales@isovalkeinen.com 19

20 Kysymykset ovat liitteestä 2: Hotellien ja matkatoimistoyhdistyksen välinen sopimus Suomessa. 19. Miten varausten vahvistukset tulee tehdä? a) Matkatoimistoissa b) Hotelleissa 20. Mihin kellonaikaan mennessä hotellin on luovutettava huone saapuvalle asiakkaalle ja mihin kellonaikaan mennessä asiakkaan on vapautettava huone lähtöpäivänään (hotellien ja matkatoimistoyhdistyksen välisen sopimuksen mukaan)? 21. Mitä tarkoittaa käytännössä, että asiakkaan tulee ottaa hotellihuone käyttöönsä saapumispäivänään klo 18:aan mennessä? 20

21 22. Mikä on yksittäisinä pidettävien asiakkaiden enimmäismäärä? 23. Mihin mennessä yksittäisten asiakkaiden peruutukset tulee saattaa hotellin tietoon? 24 Mitkä ovat korvausvaatimukset myöhästyneissä peruutuksissa yksittäisten asiakkaiden ollessa kyseessä? 21

22 25. Määrittele yksittäinen ryhmä. 26. Millaiset tilaisuudet edellyttävät erillissopimusta? 27. Milloin matkatoimiston tulee lähettää hotelliin nimilista ja mitä tietoja tulee antaa hotellille nimilistan yhteydessä? 22

23 28. Mitkä ovat peruutusehdot ryhmävarauksissa ja korvaukset myöhästyneissä peruutuksissa? 29. Mitä sarjavarauksella tarkoitetaan? 30. Mitkä ovat peruutusajankohdat kokouspalvelujen osalta, a) jos tilaisuuden henkilömäärä on alle 50? b) jos henkilömäärä on yli 50? 23

24 31. Miten ravintolatilausten toimitusehdot suosittelevat varausten peruutukset hoidettavaksi? 32. Miten varausehdot ilmoitetaan asiakkaalle ja sovitaan asiakkaan kanssa suuremmissa varauksissa? 33. Milloin ravintolalla on oikeus periä ateriakorvauksista välittömät kustannukset? 34. Milloin ravintolalla on oikeus periä tilaajalta ateriapalvelujen osalta tilatut palvelut kokonaan tarjoilupalkkioineen? 24