2. Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Todettiin kokous laillisesti koollekutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.

Transkriptio

1 TKO-Älyn hallituksen kokous 1/2015 PÖYTÄKIRJA AIKA Keskiviikko kello 18:00 PAIKKA Domus Gaudium, Leppäsuonkatu 11 PAIKALLA Hallitus Niilo Korkiakoski Timo Tuononen Joni Hauhia Hilla Fred Kalle Viiri Henri Malkki Essi Salmenkivi Eero Kuurne Ville-Veikko Saari Miko Mynttinen Varajäsenet Timo Jääskeläinen Juho Esselström Ilari Oras Muut jäsenent Olli Vanhoja Eetu Mattila Sami Åhl Tomi Simsiö Felix Lindholm Anni Järvenpää Thomas Tontchev Jonne Huotari Jere Toivonen Elias Nygren 1. Kokouksen avaus Avattiin kokous klo 18: Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Todettiin kokous laillisesti koollekutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen Hyväksyttiin kokouksen työjärjestys.

2 4. Ääntenlaskijoiden valinta Valittiin ääntenlaskijoiksi Timo Jääskeläinen ja Joni Hauhia. 5. Pöytäkirjan tarkistajien valinta Valitiin pöytäkirjantarkistajiksi Hilla Fred ja Ilari Oras. 6. Saapunut posti Elisa Appelsiinin ja TKO-älyn välinen yhteistyösopimus, vuosijuhlakutsu Matrix ry:n 20-vuotisjuhliin, vuosijuhlakutsu HYK ry:n vuosijuhlille. 7. Ilmoitusasiat ja virkailijoiden puheenvuorot Joni Hauhia ilmoittaa että HYY on järjestäytynyt ja ensimmäiset kokoukset on pidetty. HYY:n talousjohtokunnassa edustamassa Joni Hauhia ja Timo Jääskeläinen. Ilari Oras ilmoittaa, että Gurulassa on taas ruokaa ja lattiat on siivottu. Korkiakoski ilmoitti, että Futurice exculle olisi tilaa. Appelsiini excu tulossa. Selvitellään excursiota Smart.ly:lle. 8. Hallituksen järjestäytyminen 8.1. Varapuheenjohtajan valinta Niilo Korkiakoski ehdottaa Hilla Frediä. Valittiin yksimielisesti Hilla Fred Muiden virkailijoiden valinta Niilo Korkiakoski ehdottaa Readmen päätoimittajaksi Essi Salmenkiveä. Valittiin Essi Salmenkivi Readmen päätoimittajaksi vuodelle Readmen taittajan valinta siirrettiin seuraavaan kokoukseen. Valittiin Readmen toimittajiksi Eetu Mattila, Kalle Viiri ja Hilla Fred. Korkiakoski ehdotti jäsenvastaavaksi Eero Kuurnetta. Valittiin jäsenvastaavaksi Eero Kuurne Matlun yhdistyksen kokouksen edustus Valittiin Matlun yhdistyksen kokouksen edustajaksi Joni Hauhia Leppätalokomitean edustus Valittiin Jere Toivonen.

3 8.5. Avaimet Thomas Tontchev luovutti avaimet: AS-147 hallituskaappiin ja klusterikaapinavaimen ennen kokousta sihteerille. Sami Åhl luovutti klusterikaapin ja hallituskaapin AS-147 avaimet ennen kokousta sihteerille. Tommi Nikkanen on palauttanut Niilo Korkiakoskelle klusterikaapinavaimen, klusterin sisäavaimen 014/2, Kaksi hallituskaapin avainta sarjaltaan AS-147 ja kaksi kassalippaan avainta ja hallituskaapin riippulukon avaimen. Jere Toivonen ilmoittaa kadottaneensa klusterikaapin ja hallituskaapin avaimen. Päätettiin, että hankitaan klusterinkaappiin kolme kappaletta riippulukkoja ja 10 kappaletta avaimia ja selvitään hallituskaapin lukkojen vaihtamista Tietojärjestelmien tunnukset ja käyttöikeudet Siiryttiin hetkeksi kohtaan 8.5 Avaimet Muutetaan päätöstä, päätetiin tilata kolmeen riippulukkoon 15 avainta, 10 kappaletta hallitukselle ja 5 kappaletta virkailijoille. Siirryttiin takaisin kohtaan 8.6 Päätetiin poistaa virkailijaoikeudet edellisvuosien virkailijoilta. Päätettiin lisätä oikeudet members-sivuille hallitukselle ja myöntää oikeuksia tapauskohtaisesti virkailijoille. Päätetiin rakentaa logi järjestelmä tarkkailemaan tapahtumailmoittautumista. Tomi Simsiö hoitaa. Sami Åhl poistui. Päätettiin antaa oikeus käyttää Matlun klusterivarauskalenteria puheenjohtajalle, klusterivastaavalle ja kulttuuri- ja vapaa-ajan vastaavalle.

4 Päätetiin kohdan 8.6 käsittely. Siiryttiin takaisin kohtaan 8.5 Esitetään HYY:lle klusterin 24/h avainten myöntämistä seuraavien virkojen mukaan: Hallituksen jäsenet, hallituksen varajäsenet, keittiömesteri, bilevastaava, pöytäjuhlavastaava, ilotalovastaava, avustavat ilotalovastaavat ja LAN-vastaava. Thomas Tontchev poistui. Jere Toivonen ilotalovastaava seuraa siivousintoa, kaikki avaimelliset käyvät klusterinkäyttökoulutuksen ja kaikki, jotka eivät käy koulutusta menettävät oikeuden avaimeen. Lista avaimellisista liitteenä. Liite 1. Päätetiin kohdan 8.5 käsittely. Päätetiin pitää kello 19:11 kokoustauko. Kokous jatkui 19: Tuotemyynti Päätettiin, että Joni Hauhia järjestää hallitukselle tuotemyyntikoulutuksen Riippukansiot Hallituksen jäsenet, joilla ei vielä ole omaa riippukansiota tekevät itselleen sellaisen. Tarpeen mukaan vanhoja tyhjiä riippukansioita voi poistaa Tiedotus Ville-Veikko Saari pyysi, että hänelle ilmoitettaisiin kun tiedotettavaa on. Tiedottaja hallinoi TKO-älyn Twitter tiliä ja sähköpostilistoja Sähköpostilistat Tiedottajalla on oikeus päästää ja olla päästämättä sähköposteja läpi TKO-älyn sähköpostilistoille.

5 Päätetiin liittää uusi hallitus ja hallituksen varajäsenent hallituslistalle Sähköpostialiakset Päivitetään sähköpostialiakset vastaamaan nykyistä tilannetta Kokouskäytännöt Sovittiin, että päätetään seuraavan kokouksen ajankohta edellisessä kokouksessa puheenjohtajan ehdotuksesta. Kokouksia järjestetään tarpeen mukaan Hallopedi- ja opintovastaavakatsaus Hallopedit jatkavat toimintaansa. Opintovastaavat järjestäytyvät keskenään. Hallopedit ja opintovastaavat pitävät hallituksen tietoisena asioista Pöytäkirjojen hyväksymiskäytännöt Päätetiin, että käytetään pöytäkirjantarkistajia. Päätetiin, että pöytäkirjantarkastajat tarkastavat pöytäkirjan välittömästi kokouksen jälkeen. Tarkastettu pöytäkirja toimitaan arkistoon viimeistään kahden viikon kuluttua kokouksesta Kokoustarjoilut Päätetiin pitää 15 euron budjetti kokoustarjoiluissa. Kokoustarjoilut tuonut hallituksen jäsen merkkaa rastin kahvinakkilistaan Wikin käyttö Hallintowikiin jokainen hallituksen jäsen voi tarvittaessa tehdä päivityksiä Edustuskäytännöt Päätetiin jatkaa viime vuoden käytäntöä jossa tapahtumien osallistumismaksuissa voidaan myöntää tukea maksimissaan puolet osallistumismaksusta tai maksimissaan 40 euroa. Päätetiin, että lahjabudjetti on maksimissaan 30 euroa. 9. Tulevat tapahtumat 9.1. Casual Nightit Keskiviikkona klo 17:00 Lautapeli-Casual Myönnettiin budjettia 10 euroa.

6 9.2. Saunaa & klusteripeliä TiKin ja TiTen kanssa Tilaisuus yhteistyössä Futuricen kanssa. Sauna yhdessä TiKin ja TiTen ja Futuricen kanssa Hakaniemessä Hallituksenvaihtajaiset Ilari Oras poistui. Hallituksenvaihtajaiset Espoon Nuuksiossa. Hyväksytiin tapahtuman budjetti. Liite Pikkulaskiainen Tapahtuma Turusssa. Kuljetus yhteistyössä Matrix Ry:n kanssa Akateemisen kyykän MM-kilpailut ja Herwanta-peli Tapahtuma ei toteudu tänä vuonna syynä, että tapahtumaan ei saatu lippuja Kevään bileet Alina varattu 16.3 kevään bileisiin Muut tulevat tapahtumat Ei muita tulevia tapahtumia. 10. Tekeillä olevat asiat ja hallinto Tapahtumien järjestäminen Päätetiin, että kaikkien budjetoitavien tapahtumien kohdalla ennen budjettia pitää kokoukseen toimittaa suunnitelma tapahtuman sisällöistä, aikataulusta, vastuuhenkilöistä ja tarvittavista resursseista. Wikissä on esimerkki suunnitelmasta. Ilari Oras palasi Hallituksen varsinaisten jäsenten vastuualueet Jokainen hallituksen jäsen raportoi hallitukselle virkailija tehtävistä joihin heidät on valittu. Tämän lisäksi biletoiminasta raportoi Ville-Veikko Saari, Essi Salmenkivi raportoi pöytäjuhla-asioista, Niilo Korkiakoski raportoi klusteriasioista ja LAN-asioita. Eetu Mattila poistui.

7 10.3. Yritysyhteistyö Yritysvastaavat järjestäytyvät ja jakavat yritykset keskenään. Yritysvastaavat esittävät kuluvan vuoden strategiansa seuraavassa kokouksessa. Eetu Mattila palasi. Päätettiin tilata puheenjohtajalle ja yritysvastaaville käyntikortit Haalarihankinnat + muut tuotteet Selvitetään tarvetta hankkia lisää haalareita ja muita tuotteita syksyä varten. Nönnönöö Ruokavälitys RV:n toimita jatkuu entisellään. Niilo Korkiakoski ilmoitti vastaanottaneensa Tommi Nikkaselta Heinon tukkukortin. Päätetiin kuolettaa Samir Puuskan tukkukortti Heinoon Talousohjesääntö Puheenjohtaja ja rahastonhoitaja hoitavat. 11. Jäsenasiat 11.1 Uusien jäsenten hyväksyminen Hyväksyttiin uudet jäsenet jäsenvastaavan esityksen mukaisesti. Uudet jäsenet liitteenä. Liite Jäsenmaksun maksamatta jättäneiden jäsenten erottaminen Jäsenvastaavan ehdotuksen mukaisesti jäsenet erotetaan ja asiaa koskevia henkilöitä muistutetaan asiasta sähköpostilla. Liite Talousasiat Juoksevat raha-asiat Ei ole Talouden seuranta Sovittiin, että rahastonhoitaja esittelee budjetoidun tapahtuman toteumat viimeistään kuukauden tapahtuman jälkeen.

8 12.3. Tilinkäyttöoikeudet ja maksukortit Päätetiin poistaa Tommi Nikkaselta ( XXXX) päätilin ja rv-tilin käyttöoikeudet. Lisäksi Tommi Nikkanen on toimittanut tuhotun päätiliin liitetyn maksukortin Niilo Korkiakoskelle. Päätetiin poistaa Elias Nygreniltä ( XXXX) päätilin ja rv-tilin käyttöoikeudet. Päätettiin myöntää Niilo Korkiakoskelle ( XXXX) päätilin ja rv-tilin käyttöoikeudet ja päätiliin kytketty maksukortti. Päätetiin myöntää Eero Kuurneelle ( XXXX) päätilin ja rv-tilin käyttöoikeudet. Päätettiin, että Timo Väisäsen ( XXXX) oikeudet jatkuvat entisellään Virkailijoiden käyttövaltuudet Päätettiin, että virkailijoiden käyttövaltuudet säilyvät ennallaan viime vuodelta. 13. Seuraava kokous Päätetiin pitää seuraava kokous ma klo 18:00 paikassa CK111, Gustaf Hällströmin katu 2B. 14. Muut esille tulevat asiat Päätettiin ottaa hallituskuvat heti kokouksen jälkeen. Hallituksen jäsenet ilmoittavat puhelinnumeronsa ja haluamansa esittelytekstin puheenjohtajalle. Päätetiin valita Olli Vanhoja Junior Application Evangelistiksi. Miko Mynttinen poistui. Päätetiin hankkia Jaakko Kurhilalle lahja. Oras ja Fred hoitavat. HYKin vuosijuhlille edustamaan Hauhia ja Jääskeläinen. Matrixin vuosijuhlille edustamaan Korkiakoski ja Toivonen. Päätetiin valita Essi Salmenkivi tasa-arvovastaavaksi. Päätetiin valita ympäristövastaavaksi Ilari Oras.

9 15. Kokouksen päätos Kokous päätettiin kello 21:13. Niilo Korkiakoski, puheenjohtaja Timo Tuononen, sihteeri Hilla Fred, pöytäkirjantarkastaja Ilari Oras, pöytäkirjantarkastaja