Hämeenlinnan kaupungin sosiaali- ja terveyslautakunta. Osoite: Raatihuoneenkatu 9, PL 84. Tietosuojavastaava Hämeenlinnan kaupungin

Transkriptio

1 REKISTERISELOSTE JA ASIAKKAAN INFORMOINTI Henkilötietolaki 10 ja 24 Päivitetty: Toiminnasta vastaava rekisterinpitäjä Hämeenlinnan kaupungin sosiaali- ja terveyslautakunta Osoite: Raatihuoneenkatu 9, PL 84 Postitoimipaikka: Hämeenlinna 2. Rekisteriasioita hoitavat henkilöt Nurmikari Markku hallintoylilääkäri Puhelin: Sanna Ristolainen Tietosuojavastaava Hämeenlinnan kaupunki Puhelin: Satu Aaltonen Tietosuojavastaava Hämeenlinnan kaupungin terveyspalvelut Puhelin: Rekisterin nimi Hämeenlinnan sosiaali- ja terveydenhuollon Effica potilas- ja asiakastietojärjestelmä 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus Järjestelmässä olevia tietoja käytetään potilaan/asiakkaan tutkimuksen ja hoidon toteuttamiseen ja seurantaan liittyvien hoitotietojen ylläpitämiseen. Järjestelmän tietoja käytetään palveluiden laskuttamisessa. Rekisterin tietoja käytetään myös rekisterinpitäjän oman toiminnan seurannassa, arvioinnissa ja suunnittelussa. Rekisterin tiedoista kootaan tarvittavat Hämeenlinnan kaupunki Raatihuoneenkatu 9 puhelin (03) 6211 PL Hämeenlinna etunimi.sukunimi(at)hameenlinna.fi

2 toimintatilastot. Rekisterin tietoja voidaan käyttää myös tutkimukseen, mutta niistä tehdään aina erillinen päätös. Henkilötietojen käsittelyn yleinen edellytys on potilas- tai asiakassuhde. 5. Rekisterin tietosisältö Vanhat tiedot: Rekisteri sisältää lakkautettujen Hämeenlinnan seudun kansanterveystyön kuntayhtymän ja Lammi-Tuuloksen kansanterveystyön kuntayhtymän potilasrekisterien tiedot sekä tietoja Hauhon, Hämeenlinnan, Kalvolan ja Rengon kuntien ikäihmisten palveluista ajalta ennen Siirretyt tiedot/hämeenlinnan seudun ktt:n ky: - toimipisteiden paperiset arkistot - WebStar-arkisto, joka sisältää aiemmin käytössä olleen Finstar-potilastietojärjestelmän tiedot, - Effica-potilastietojärjestelmän tiedot Siirretyt tiedot/lammi-tuuloksen kansanterveystyön kuntayhtymä - toimipisteiden paperiset arkistot - Pegasos- potilastietojärjestelmän tiedot - WinHit-potilastietojärjestelmän arkisto Rekisteriin kirjattavat toiminnassa syntyvät tiedot: Rekisteröidyn yksilöinti- ja yhteystiedot: -nimi, henkilötunnus, osoitetiedot, puhelinnumerot, sähköpostiosoite, lähiomaisen yhteystiedot, rekisteröidyn ilmoittama yhteyshenkilö, Rekisteröidyn hoitoon ja tutkimukseen liittyvät tiedot (tiedot terveydentilasta). Hoito- ja palvelusuunnitelmat, palvelupäätökset ja tiedonannot, asiakasmaksuihin ja laskutukseen liittyvät tarpeelliset käyntitiedot, muut käynti- ja yhteydenottotiedot sekä selvitys maksujen määräytymiseen liittyvistä tiedoista. Rekisterissä on tekstisisällön lisäksi digitaalisia röntgenkuvia, digitaalisia valokuvia, taulukoita ja kaavioita sekä äänitiedostoja. Kuvat voivat olla myös paperikopioita tai filmejä. eomahoito-osion kautta ammattihenkilön ja potilaan kirjaamat tiedot tallentuvat omalle lomakkeelleen. Potilas voi tallentaa eesitiedot liittymän kautta järjestelmään itse sähköisesti tekemänsä oirearviointi- ja terveystarkastustiedot. Potilastietojärjestelmää voi käyttää myös mobiililaitteilla tai Citrix-yhteyden kautta. 2/5

3 6. Rekisterin yhteydet muihin rekistereihin Terveydenhuoltolain (1326/2010) 9 :n perusteella Kanta-Hämeen sairaanhoitopiirin alueen kunnallisen terveydenhuollon toimintayksiköiden (Hämeenlinnan ja Riihimäen kaupunkien, Hattulan, Hausjärven, Janakkalan ja Lopen kuntien, Riihimäen seudun terveyskeskuksen kuntayhtymän sekä Forssan seudun hyvinvointikuntayhtymän) potilasasiakirjat muodostavat Kanta-Hämeen sairaanhoitopiirin kuntayhtymän kanssa yhteisen potilastietorekisterin (= yhteisrekisteri). Jokainen toimintayksikkö on oma rekisterinpitäjä ja huolehtii rekisterinpitoon liittyvistä velvoitteistaan omien tietojensa osalta. Yhteisrekisterissä olevia eri toimintayksiköiden potilastietoja saa luovuttaa ilman potilaan antamaa suostumusta sen jälkeen, kun hän on saanut yhteisrekisteriä koskevan informoinnin ja kun hänellä on hoitosuhde tietoja tarvitsevaan toimintayksikköön. Potilaalla on oikeus kieltää potilastietojensa käyttö yhteisrekisteriin kuuluvien eri rekisterinpitäjien välillä. Kielto on voimassa toistaiseksi, ja asiakas voi perua sen milloin tahansa. Potilastiedot ovat salassa pidettäviä ja niitä voidaan luovuttaa vain potilaan suostumuksella tai terveydenhuoltolain tai muun lain nojalla. Potilastietojen säännönmukainen luovuttaminen/muut mahdolliset luovutuksen saajat: terveydenhuollon valtakunnalliset rekisterit lakisääteisesti valvonta-, suunnittelu-, tutkimus- ja tilastointitehtäviä varten (esim. THL) syntymä- ja kuolintiedot Väestörekisterikeskukselle lainsäädännön perusteella tiedon saantiin oikeutetut viranomaiset (esim. Valvira, aluehallintovirasto) Kanta-Hämeen sairaanhoitopiirin alueen kunnalliset terveydenhuollon rekisterinpitäjät terveydenhuoltolain mukaisesti hoidon edellyttämässä laajuudessa muut julkiset ja yksityiset terveydenhuollon toimintayksiköt ja lääkärit potilaan suostumuksella lääketieteelliseen tutkimuskäyttöön rekisterinpitäjän tai STM:n luvalla Suomen Syöpärekisteri potilaan laskuihin liittyviä tietoja laskutus-/perintätoimistolle Rekisteristä on tekninen yhteys potilas/asiakaskohtaisiin muihin rekistereihin: Valtakunnallinen potilastiedon arkisto (KanTa) Sairaanhoitopiirin ylläpitämä RISPACS Fimlab - laboratoriotietokanta Effector AlueEcomed Hilkka toiminnanohjaus Rai XArchive Lokirekisteri 3/5

4 7. Säännönmukaiset tietolähteet Väestörekisterikeskuksen väestötietojärjestelmästä saatavat tiedot. Valtakunnallisesta potilastiedon arkistosta (KanTa) Potilaalta/asiakkaalta itseltään tai hänen edustajaltaan saatavat tiedot Kotihoidon tuloihin perustuvan asiakasmaksun määräämisessä tarvittavat vero- ja eläketiedot Hoidon ja tutkimuksen tai palvelujen yhteydessä syntyvät tiedot Muista hoitolaitoksista rekisteröidyn suostumuksella saatavat tiedot 8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset tai tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Säännönmukaisesti tietoja luovutetaan kansaneläkelaitokselle (KELA), laitoshoidossa olevista potilaista ja eräissä tapauksissa Valtiokonttorille. Tietoja luovutetaan säännöllisesti myös erityislakeihin perustuen eräisiin valtakunnallisiin rekistereihin tutkimus-, suunnittelu- ja tilastointitarkoituksiin. Tällaisia ovat esimerkiksi valtakunnalliset hoitoilmoitusrekisterit, syöpärekisteri, lääkkeiden sivuvaikutusrekisteri, tartuntatautirekisteri ja vastaavat Salassa pidettäviä henkilötietoja (kaikki terveystiedot) luovutetaan ainoastaan tietojen kohteen suostumuksella, viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa säädetyin edellytyksin tai jos tietojensaantioikeudesta on erikseen säädetty. Tietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle. 9. Rekisterin suojauksen periaatteet Rekisteriin merkitään vain rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja. Rekisterissä olevat tiedot ovat salassa pidettäviä ja tietoja käsitellään huolellisesti siten, että henkilön yksityisyyden suoja turvataan kaikissa tilanteissa. Tietoja käsitteleviä sitoo salassapito- ja vaitiolovelvollisuus. Rekisterin tietoja saavat käyttää vain ne henkilöt jotka ovat hoitosuhteessa rekisteröityyn ja jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään mukaan lukien kaupungin lukuun ostopalvelusopimuksella palveluita tuottavat henkilöt, joiden käyttöoikeuksista sovitaan aina erikseen. Käyttöoikeudet on rajattu työtehtävien laajuuden mukaan käyttäjäryhmittäin toimintokohtaisesti ja poikkeustapauksissa henkilökohtaisella käyttövaltuudella 4/5

5 Tietojen käyttöön vaaditaan henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Ennen järjestelmään pääsyä vaaditaan tulevan käyttäjän allekirjoittama salassapitosopimus. Järjestelmän pääkäyttäjät sekä potilasasiamies seuraavat säännöllisesti rekisterin käyttöä lokirekisterin avulla. Lokitiedoista muodostuu oma rekisteri. 10. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen Rekisteröity voi tarkastaa rekisterissä olevat tietonsa. Henkilökohtainen tarkastusoikeus: - Jokaisella on oikeus tarkastaa rekisteriin sisältyvät itseään koskevat henkilötiedot siten kuin Henkilötietolaissa on säädetty. - Tarkastusta koskeva pyyntö on tehtävä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetulla lomakkeella ja osoitettava hoitavalle lääkärille tai palvelualueen tai -osaston esimiehelle. - Tarkastusoikeuden toteuttamiseksi ei riitä puhelimitse tai sähköpostitse tehdyn pyynnön esittäminen Salassa pidettävien tietojen tarkastuksen yhteydessä varmistetaan tarkastusoikeutta käyttävän henkilöllisyys. - Tarkastus tapahtuu ensisijaisesti ao. toimintayksikössä hoidon aikana tai asiakkaan kanssa erikseen sovitun henkilökohtaisen käynnin yhteydessä. - Tarkastuksen kohteena olevat tiedot annetaan pyynnöstä kirjallisesti. - Mahdollisesta tarkastusoikeuden epäämisestä annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. - Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuodessa. 11. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen Rekisteröity voi vaatia tiedoissa esiintyvän virheen korjaamista. Henkilötietolain mukainen virheen oikaisu: - Rekisterissä oleva virheellinen tieto korjataan rekisteröidyn pyynnöstä siten kuin Henkilötietolaissa on säädetty. - Tiedon korjaamista pyytävän henkilöllisyys varmistetaan tarvittaessa. - Virheellisen tiedon korjaamista vaadittaessa vaatimus on yksilöitävä. - Virheellisen tiedon korjaamista koskeva pyyntö on osoitettava hoitavalle lääkärille tai palvelualueen tai -osaston esimiehelle tai hallintoylilääkärille - Mahdollisten virheiden korjaamisesta vastaa ensisijaisesti hoitava lääkäri tai palvelualueen esimies ja toissijaisesti palveluosaston ylilääkäri. - Mahdollisesta tietojen korjaamisesta kieltäytymisestä annetaan kirjallinen todistus. 5/5