Tietosuojalain ja kuntalain tuomat muutokset kuntien (verkko)viestintään

Transkriptio

1 Tietosuojalain ja kuntalain tuomat muutokset kuntien (verkko)viestintään Kuntien verkkoviestijöiden tapaaminen Ida Sulin

2 Mikä on muuttumassa? Yhteiskunta ja digitalisaatio Digitalisaatio ja yksityisyyden suoja Kuntalain viestintävaatimukset Tiedon tarve arvioidaan myös oikeudellisesti uudella tavalla 2 [pvm]

3 Etunimi Sukunimi titteli Tapahtuma Miksi uudistus / tietosuoja? Tietosuojavaltuutettu : Tarvitaan vankka säännöstö, joka varmistaa, että ihmisten oikeus henkilötietojen suojaan - joka tunnistetaan EU:n perusoikeuskirjan 8 artiklassa - pysyy voimassa myös digitaaliaikana. Tämä hyödyttää samalla digitaalisen talouden kehittämistä. [pvm] 3

4 Kuntalain vaatimukset 4 [pvm]

5 Viestintä - KL 29 Kunnan toiminnasta on tiedotettava asukkaille, palvelujen käyttäjille, järjestöille ja muille yhteisöille. Kunnan tulee antaa riittävästi tietoja kunnan järjestämistä palveluista, taloudesta, kunnassa valmistelussa olevista asioista, niitä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä, tehdyistä päätöksistä ja päätösten vaikutuksista. Kunnan on tiedotettava, millä tavoin päätösten valmisteluun voi osallistua ja vaikuttaa. 5

6 Yleinen tietoverkko kunnan viestintäkanavana Viestintään liittyvät myös kunnan ilmoitusten julkaiseminen yleisessä tietoverkossa (108 ), tietojen saatavuus yleisessä tietoverkossa (109 ) ja päätösten yleistiedoksianto kunnan jäsenille yleisessä tietoverkossa (140 ). Laissa raamit viestinnälle, kunnalle jää edelleen harkintavaltaa toteuttamisessa (kuntalaki, julkisuuslaki, hallintolaki, kielilaki, erityislait) 6

7 Esimerkkejä tiedottamispakosta lentopaikan pitoa koskevan luvan myöntäminen (KHO 1989 A 85) moottoriradan sijoitusluvan myöntäminen (KHO T 6090) suurmyymälähanke (EOA /dnro 433/4/99) 7

8 Henkilötietojen käsittely verkkoviestinnässä Yksityishenkilöiden henkilötietoja ei lähtökohtaisesti saa laittaa avoimeen tietoverkkoon. Tietojen julkaisemiseen on oltava lain mukainen peruste» esim. asianosaisen suostumus, lakiin perustuva päätöksen julkaiseminen Kunnan luottamushenkilöitä yksityishenkilöinä koskevien tietojen julkaisemiseen tarvitaan luottamushenkilön lupa. (Sen sijaan esimerkiksi luottamushenkilölle annetun kunnan sähköpostiosoitteen saa laittaa verkkoon näkyviin tämä on suoraan julkisen luottamustehtävän hoitamiseen liittyvä tieto.) Kunnan palveluksessa olevien tehtävien hoitoa koskevien tietojen julkaiseminen avoimessa verkossa ei yleensä vaaranna perusteettomasti heidän yksityisyyttään.» esim. yhteystietoja voidaan julkaista netissä, jos tämä on tehtävien asianmukaisen hoidon kannalta tarpeellista ja perusteltua.» kun julkaistaan esim. tieto virkavapaasta, se on syytä ilmaista vapaan perustetta ilmoittamatta, koska vapaan peruste on pääsäännön mukaan salassapidettävä tieto 8

9 Viestintä ja esityslista 29 Huolehdittava, että toimielinasioiden valmistelusta annetaan esityslistan valmistuttua yleisen tiedonsaannin kannalta tarpeellisia tietoja yleisessä tietoverkossa (= netti) Huolehdittava myös, ettei salassa pidettäviä tietoja viedä nettiin ja että yksityisyyden suoja henkilötietojen käsittelyssä toteutuu onko henkilötietojen vieminen nettiin tarpeellista viestinnän näkökulmasta? henkilötiedot netissä vain tehokkaan tiedottamisen vaatiman ajan hallintosääntöön voidaan ottaa keskeiset periaatteet ja tarkemmat määräykset tietosuojasta kunnan verkkoviestinnässä Käytettävä selkeää ja ymmärrettävää kieltä ja otettava huomioon eri asukasryhmien tarpeet Onnistuva Suomi tehdään 9 lähellä

10 Esityslistan tarkoitus Esityslistan päätarkoitus on toimia valmisteluvaiheen informaationa luottamushenkilöille. Heillä on oikeus saada kaikki esityslistan tiedot kokonaisuudessaan (julkiset ja salaiset tiedot sekä henkilötiedot). Esityslistalla annetaan tarpeelliset tiedot päätöksenteon pohjaksi sekä itse päätösehdotus. Esityslistan verkkojulkaisu puolestaan palvelee kunnan tiedottamisintressiä. Laissa ei edellytetä esityslistojen julkaisua. 10

11 Esityslista tarkoitus verkossa Kunnalla on velvollisuus tiedottaa kuntalaisia vireillä olevista yleistä mielenkiintoa herättävistä asioista. Esityslistan julkaisu verkossa palvelee tätä tiedottamisvelvoitetta. Laaja harkintavalta sen suhteen, mitä tietoja verkkoon laitetaan. Yksityishenkilöiden henkilötiedoissa on vain poikkeuksellisesti, esim. ylimmät virantäytöt, tiedottamisintressi kuntalaisille. Tavanomaiset henkilöstön palkka-, loma- ja työvapaatiedot eivät yleensä ole kunnan tiedottamisintressissä. Siten yksittäisiä henkilöitä koskevat asiat on syytä poistaa esityslistan verkkoversiosta. Sama koskee liitteitä. 11

12 Pöytäkirjan tehtävä Pöytäkirjan perustehtäviä ovat tiedon säilytys, tiedon siirto sekä oikeussuojan ja valvonnan tarpeet. Kuntalaissa ei säädetä pöytäkirjan sisällöstä. Hallintosäännössä annetaan tarpeelliset määräykset pöytäkirjan laatimisesta, allekirjoittamisesta ja tarkastamisesta. Se, mitä ja miten laajasti pöytäkirjaan merkitään asioita hallintosäännön mukaisten perustietojen lisäksi, on pitkälti kunnan hallintokulttuurin ja -tavan mukaan muotoutunut käytäntö. 12

13 Pöytäkirjan nähtäville laitto ja päätöksen tiedoksianto kunnan jäsenelle - KL 140 Valtuuston, kunnanhallituksen ja lautakunnan sekä kuntayhtymän yhtymävaltuuston ja yhtymäkokouksen pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä yleisessä tietoverkossa. Pöytäkirjassa julkaistaan ainoastaan tiedonsaannin kannalta välttämättömät henkilötiedot. Pöytäkirjan sisältämät henkilötiedot on poistettava tietoverkosta oikaisuvaatimus- tai valitusajan päättyessä. Salassapidettäviä tietoja ei saa viedä tietoverkkoon 13

14 Muiden viranomaisten pöytäkirjat Kunnan ja kuntayhtymän muun viranomaisen pöytäkirja pidetään vastaavasti yleisesti nähtävänä, jos asianomainen viranomainen katsoo sen tarpeelliseksi. Käytännössä ei suurta harkintaa, koska näidenkin viranomaisten päätökset tulee saada lainvoimaiseksi.» Jos ei tiedoksiantoa kunnan jäsenelle, ei valitusaika ala kulua 14

15 Päätösasiakirjat verkossa - käytännössä Tiedoksianto (KuntaL 140 ) alkaa Tiedoksisaannista 14 vrk kulunut Tiedoksisaannista 30 vrk kulunut Virallinen ptk 1a) Kunnallisasia A. Virtanen (mh kuntal oik) 1b) Kunnallisasia B. Virtanen (mh kuntal val) 2) MRL-asia Nieminen (mh hal val) Ptk I Julkaisuversio tietoverkossa 1a) Kunnallisasia A. Virtanen (mh KuntaL oik) 1b) Kunnallisasia B. Virtanen (mh KuntaL val) 2) MRL-asia XXXXXXXX (mh hal val) Ptk II Julkaisuversio tietoverkossa 1a) Kunnallisasia XXXXXXXX (mh kuntal oik) 1b) Kunnallisasia B. Virtanen (mh kuntal val) 2) MRL-asia XXXXXXXX (mh hal val) Ptk III Julkaisuversio tietoverkossa 1a) Kunnallisasia XXXXXXXX (mh kuntal oik) 1b) Kunnallisasia XXXXXXXX (mh kuntal val) 2) MRL-asia XXXXXXXX (mh hal val) 15

16 Päätösasiakirjat verkossa -Käytännössä Voiko heti jättää julkaisematta jotain asiakirjan osia/asiakirjaan kuuluvia tietoja? Asiat, joista muutoksenhaku kuntalain mukaan: Koska kyse on päätöksen tiedoksiantamisesta, ei voi poistaa (liikaa) henkilötietoja, koska jos poistettu liikaa tietoja, onko päätös annettu asianmukaisesti tiedoksi? Asiat, joista muutoksenhaku erityislain mukaan (esim. MRL): Koska kyse ei ole päätöksen tiedoksiantamisesta voi toimittaa pois hakijatiedot ym. Henkilötiedot saa olla verkossa vain muutoksenhakuajan ajan, minkä jälkeen tiedot on poistettava verkosta Luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden nimiä ei tarvitse poistaa, esim. kokouksessa läsnä olleet henkilöt, valmistelijatiedot yms. Kun kyse esim. viranhaltija omasta asiasta esim. henkilöstöasiat, jos tiedot julkaistu, tiedot tulee poistaa muutoksenhakuajan jälkeen 16

17 Tietosuoja-asetus ja tietosuojalaki 17 [pvm]

18 Uusi henkilötietolaki, EU:n tietosuojaasetus Erityislainsää däntö Tietosuojalaki 18 [pvm]

19 Tietosuoja-asetuksen vaikutukset Prosessit» Suunnitteluvelvollisuus korostuu» Rekisterinpitäjän vastuu korostuu» Yhteydenpito ja informointi rekisteröityihin Järjestelmät» Tietoteknisiä vaatimuksia, ml. tietoturva» Toiminallisia vaatimuksia Hankinnat» Sopimusvaatimukset» Vastuunjako» Rekisterinpitäjän kokonaisvastuu Henkilöstö 19 [pvm]

20 Ida Sulin, lakimies Henkilötietojen käsittelyn perusperiaatteet (Asetus, 5 art) niitä on käsiteltävä lainmukaisesti, asianmukaisesti ja rekisteröidyn kannalta läpinäkyvästi ("lainmukaisuus, kohtuullisuus ja läpinäkyvyys"); Ne on kerättävä tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten, eikä niitä saa käsitellä myöhemmin näiden tarkoitusten kanssa yhteensopimattomalla tavalla("käyttötarkoitussidonnaisuus"); henkilötietojen on oltava asianmukaisia ja olennaisia ja rajoitettuja siihen, mikä on tarpeellista suhteessa niihin tarkoituksiin, joita varten niitä käsitellään ("tietojen minimointi"); henkilötietojen on oltava täsmällisiä ja tarvittaessa päivitettyjä; on toteutettava kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat ja virheelliset henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä ("täsmällisyys"); ne on säilytettävä muodossa, josta rekisteröity on tunnistettavissa ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen tietojenkäsittelyn tarkoitusten toteuttamista varten ("säilytyksen rajoittaminen"); niitä on käsiteltävä tavalla, jolla varmistetaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta ja lainvastaiselta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta käyttäen asianmukaisia teknisiä tai organisatorisia toimia ("eheys ja luottamuksellisuus") Tietosuoja-asetuksen lisäys: Rekisterinpitäjä vastaa siitä, ja sen on pystyttävä osoittamaan se, että periaatteita on noudatettu ("osoitusvelvollisuus").» Dokumentaatio, suunnittelu, vastuu ja osaaminen 20

21 Tietojen käyttö toimituksellisia tarkoituksia varten Edelleen mahdollista käyttää henkilötietoja laajemmin toimituksellisia tarkoituksia varten Perusperiaatteita täytyy noudattaa, mutta rekisteröidyn oikeuksia ei tarvitse turvata samalla tavalla Toimituksissa: Tietojen saanti, tietojen luovutus, rekisteröidyn oikeus tietää käsittelystä 21 [pvm]

22 Mitä tehdä? 22 [pvm]

23 Ida Sulin, lakimies Rekisterinpitäjän to do lista 1. Määrää tietosuojan isäntä (tietosuojavastaava) 2. Analysoi henkilötietovarastosi, ota tietosuoja osaksi suunnittelua ja mallinnusta. 3. Tee riskiarvio, ml. sopimukset ja sanktiot. 4. Laadi toimintaohjeet ja ohjeet eri tilanteita varten. 5. Huolehti tietoturvasta, koko elinkaari huomioon. 6. Huolehdi henkilöstön osaamisesta. 7. Valvo henkilötietojen käyttöä (lokitiedot ja tehtävät). 8. Toimi ennakoivasti. 9. Rakenna luottamus huolehtimalla läpinäkyvyydestä ja avoimuudesta. 10.Seuraa tiedottamista: OM ja TSV (+ Kuntaliitto): 23

24 Mitä pitää tietää omista rekistereista? Yksikkö / Toimiala Kuka vastuussa Rekisteri Mistä tiedot tulevat Millaista tietoa rekisterissä on Tietojen käsittelyperuste Riskitaso Rekisteriseloste Tietoturvaseloste Kuka käsittelee, ulkopuolisia? Arvio:» Liikaa tietoa, liian vähän?» Kuka rekisterinpitäjä» Tekniset puitteet» Elinkaari 24 [pvm]

25 Tuki Avoin tietosuojakoulutus asiantuntijoille etosuoja» Tietojärjestelmän hankinta ja tietosuoja-asetus Arjen tietosuoja, esim. henkilöstökoulutusta varten 25 [pvm]