ROVANIEMEN KAUPUNKI SIVISTYKSEN TOIMIALAN RISKIENHALLINTA- SUUNNITELMA 2016

Transkriptio

1 ROVANIEMEN KAUPUNKI SIVISTYKSEN TOIMIALAN RISKIENHALLINTA- SUUNNITELMA 2016 Antti Lassila

2 2 RISKIENHALLINTASUUNNITELMA Riskien arviointi toiminnan ja talouden suunnittelussa sekä päätöksenteossa Toimialan riskejä arvioidaan riskienhallintasuunnitelmassa. Suunnitelmaan liittyvässä riskienhallintalomakkeessa on arvioitu, luokiteltu ja priorisoitu merkittävimmät riskit sekä laadittu toimenpiteet riskien minimoimiseksi sekä määritelty riskien hallintaan liittyvät vastuutahot. Talousarviossa annetaan ohjeet koko kaupungin riskienarvioinnista sekä toimialojen riskienarvioinnista. Lisäksi talousarviossa on määritelty toimialaan kuuluvien palvelualueiden keskeisimmät riskit, joita arvioidaan sekä lautakuntien että kaupungin tilinpäätöksessä. Toimialan johto, johtoryhmä ja palvelualueet huomioivat talous- ja toimintasuunnitelmissaan toimialan strategisiin painopisteisiin liittyviä keskeisimpiä taloudellisia ja toiminnallisia riskejä, epävarmuustekijöitä sekä muita toimintaan vaikuttavia seikkoja. Toimialan ja palvelualueiden riskienhallinnan suunnittelussa huomioidaan sisäisen ja ulkoisen valvonnan riskienhallintaan liittyviä ohjeistukset sekä raportit. Talouden suunnittelun osalta riskienhallintaa määritellään myös talousarvion täytäntöönpano-ohjeessa samoin kuin hankinta-ohjeessa. Jatkuvalla esimieskoulutuksella sekä johtajien koulutuksella pyritään toiminnan suunnittelussa jo ennalta tunnistamaan ja ehkäisemään riskejä. Eri palvelualueiden talous- ja toimintasuunnitelmissa sekä johtamisessa huomioidaan strategisten riskien lisäksi erityisesti vahinkoriskit, taloudelliset riskit sekä toiminnalliset riskit. Palveluyksiköissä riskienarvioinnin ja riskienhallinnan painopiste on vahinkoriskien ja toiminnallisten riskien ehkäisyssä. Yksiköiden henkilöstö, asiakkaat ja omaisuus on laajasti vakuutettu työnantajan toimesta. Toiminnan ja talouden suunnittelussa noudatetaan omien ohjeiden lisäksi talousarviosekä hankintaohjeita ja muita talousprosesseihin liittyviä ohjeita ja määräyksiä, joita valvotaan johtamisjärjestelmään kuuluvan valvonnan avulla. Jokaisella palvelualueella ja palveluyksiköissä on varautumissuunnitelmat, jonka mukaisesti palvelukeskus sekä palveluyksiköt tekevät yhteystyötä eri viranomaisten kanssa. Eri lautakuntien päätösten valmistelussa huomioidaan eri vaihtoehtoihin liittyvät riskitekijät ja niiden vakavuus ja todennäköisyys. Päätöksien valmistelun yhteydessä pyritään tekemään vaikutusten arviointia, joissa myös huomioidaan eri riskejä.

3 3 2. Ennakoiva riskienhallinta Ennakoivaa riskienhallintaa toteutetaan hallinto- ja johtosäännön sekä delegointimatriisin määräyksillä sekä johtamisjärjestelmän mukaisesti esimiesten sekä johtajien toimintaan, päätöksentekoon, sopimusten tekoon sekä johtamiseen liittyvällä prosessien valvonnalla. Esimiehiä sekä johtajia ohjeistetaan edellä lueteltuihin prosesseihin liittyen. Toimialan riskienhallinta ja ennakointi perustuu oman ennakoivan valvonnan lisäksi myös hyvään yhteistyöhön kaupungin turvallisuuspäällikön, sisäisen tarkastuksen ja ulkoisen tilintarkastuksen kanssa. Sopimusten tekemisen yhteydessä noudatetaan kaupungin lakiasiainyksikön ohjeistusta. Tarvittaessa sopimusten laatimisessa konsultoidaan hankintayksikköä, tietohallintoa ja lakiasiainyksikköä. Toimialalla ja palvelualueilla käytettävä laadunarviointivälineet ja laadunarviointimenetelmät ovat osaltaan ennakoivaa riskienhallintaa. Toiminnan laatua ja siihen liittyviä prosesseja arvioidaan vuosittain toiminnan edelleen kehittämiseksi. Tämän toiminnan kehittämisen yhteydessä riskejä pyritään osaltaan ennalta arvioimaan sekä minimoimaan. 3. Riskienhallinnan toteutus ja riskien seuranta talouden ja toiminnan raportoinnissa Toimialalla ja palvelualueilla on raportointijärjestelmä, jossa toimintaa ja taloutta seurataan kuukausittain. Raportoinnin osana seurataan myös eri riskejä ja mahdollisten riskien toteutumista palvelualueittain sekä palveluyksiköissä. Johtamiseen liittyvistä päätöksistä ja sopimuksista raportoidaan erikseen kuukausittain. Osavuosikatsauksien yhteydessä raportoidaan laajemmin toiminnasta ja siihen liittyvistä mahdollisista riskitekijöistä. 4. Lautakunnan tehtävät riskienhallinnassa määrittelee keskeisimmät palvelujen järjestämiseen liittyvät kokonaisriskit laatii suunnitelmat kokonaisriskien välttämiseksi ja raportoi vuosittain kaupunginhallitukselle toteutuneista riskeistä ja keskeisimmistä toimenpiteistä riskien välttämiseksi huolehtii tehtäväalueidensa riittävästä riskienhallinnan tietämyksestä ja ohjeiston laatimisesta sekä ylläpidosta

4 4 ohjeistaa tarvittaessa palveluorganisaatiota ja liikelaitoksia palvelutuotannon kokonaisriskien vaikutuksista laatii tarvittavat suunnitelmat ja toimenpiteet sekä vahinkojen varalle että suunnitelmat korjaavista toimenpiteistä mahdollisissa vahinkotapauksissa Liite 1. Riskienhallintalomake 5. Keskeisimmät riskit ja niiden yksityiskohtainen kuvaaminen 5.1 Koulutuspalvelut Koulurakennusten kunto Koulutuspalveluiden toiminnan turvallisuus, pitkäjänteinen kehittäminen ja johtaminen edellyttävät terveellisiä ja turvallisia koulutiloja. Koulurakennusten kunto ei ole kaikilta osin riittävällä tasolla ja vuosien mittaan on kertynyt huomattava korjaustarve. Kouluterveyskyselyn, laajennetun hyvinvointikertomuksen ym. selvitysten perusteella koulutilojen ongelmilla on selkeä yhteys oppilaiden ja henkilökunnan terveydentilaan. Koulutuspalveluiden tilaajan ja tuottajan sekä kiinteistön käyttäjän ja omistajan tulee jatkaa aktiivista yhteistyötä tiloihin liittyvien ongelmien vähentämiseksi Oppilaiden turvallisuus Oppilaiden turvallisuuden lisäämiseksi on kiinnitettävä erityistä huomiota laadittujen suunnitelmien ja ohjeistusten noudattamiseen. Turvallisuuteen liittyvät asiakirjat on käytävä läpi riittävän usein yhdessä henkilökunnan kanssa ja toimittava ohjeiden ja käytössä olevien ohjelmien mukaan (esim. KiVa koulu) Kulunvalvontaan liittyvät riskit Koulut ovat avoimia julkisia rakennuksia, joihin voi tulla vapaasti seuraamaan opetusta. Samalla koulurakennusten avoimuuteen liittyy merkittävä turvallisuusriski. Vain osassa kouluista on sähköinen kulunvalvontajärjestelmä. Lisäksi kouluissa ei ole mahdollisuutta lukita ovia sähköisesti äkillisessä uhkatilanteessa.

5 Kelpoisten erityisopettajien saatavuuden heikkeneminen Tuen kolmiportaisen mallin käyttöönotolla on voitu tehostaa oppilaiden yksilöllisten tarpeiden huomioimista. Samaan aikaan kuitenkin pätevien erityisopettajien saaminen on vaikeutunut Kouluverkkoon liittyvät toiminnalliset ja taloudelliset riskit Koulupalvelujen palveluverkon tulee olla mitoitettu palvelutarpeen mukaisesti. Oikein mitoitetulla kouluverkolla voidaan turvata toiminnan laatua taloudellisen tilanteen kiristyessä Kaupungin taloudellisen tilanteen heikkeneminen Opetuksen laadun säilyttäminen edellyttää riittäviä resursseja opetukseen ja tukitoimenpiteisiin. Vaikeassa taloustilanteessa tukitoimenpiteiden tarve todennäköisesti kasvaa Epäonnistuminen muutoksissa Tieto- ja viestintätekniikan oppimiskäyttö on vähäistä. Uudet opetussuunnitelmat eivät jalkaudu, vaan toimintaa jatketaan entisellä tavalla. 6.2 Varhaiskasvatuspalvelut Päiväkotirakennusten kunto Varhaiskasvatuspalveluiden toiminnan turvallisuus, pitkäjänteinen kehittäminen ja johtaminen edellyttävät terveellisiä ja turvallisia tiloja. Päiväkotirakennusten kunto ei ole kaikilta osin riittävän hyvällä tasolla ja vuosien mittaan on kertynyt huomattavia korjaustarpeita. Osa yksiköistä toimii muuhun kuin päiväkotitoimintaan suunnitelluissa tiloissa. Tiloissa ilmenneet ongelmat vaikuttavat sekä työntekijöiden että lasten hyvinvointiin ja terveyteen. Ongelmatilanteisiin tulee puuttua heti niiden ilmettyä ja arvioida tilojen kuntoa ja sopivuutta palveluverkkoselvityksiä tehtäessä Kulunvalvontaan liittyvät riskit Päiväkodit ovat avoimia julkisia rakennuksia, joihin voi tulla vapaasti seuraamaan toimintaa. Samalla päiväkotirakennusten avoimuuteen liittyy merkittävä turvallisuusriski. Vain osassa päiväkodeista on sähköinen kulunvalvontajärjestelmä.

6 Lasten ja henkilöstön turvallisuus Lasten ja henkilöstön turvallisuuden lisäämiseksi on kiinnitettävä erityistä huomiota laadittujen suunnitelmien ja ohjeistusten noudattamiseen. Turvallisuuteen liittyvät asiakirjat on käytävä läpi riittävän usein yhdessä henkilökunnan kanssa ja toimittava ohjeiden ja käytössä olevien ohjelmien mukaan Kelpoisten lastentarhanopettajien ja erityislastentarhanopettajien saatavuus Viime vuosina lastentarhanopettajien rekrytoinnissa kelpoisten lastentarhanopettajien määrä ei ole vastannut tarpeita. Osa määräaikaisista toimista on jouduttu täyttämään soveltuvilla, mutta ei kelpoisilla henkilöillä. Pula kelpoisista lastentarhanopettajista on koko maan laajuinen. Rovaniemen tulee näyttäytyä houkuttelevana työnantajana ja yksiköissä on kiinnitettävä huomiota uusien aloittavien lastentarhanopettajien perehdyttämiseen. Tuen kolmiportaisen mallin käyttöönotolla on voitu tehostaa lasten yksilöllisten tarpeiden huomioimista. Samaan aikaan kuitenkin pätevien erityislastentarhanopettajien saaminen on vaikeutunut Palveluverkkoon liittyvät toiminnalliset ja taloudelliset riskit Palveluverkon tulee olla mitoitettu palvelutarpeen mukaisesti. Oikein mitoitetulla palveluverkolla voidaan vastata palvelutarpeisiin lähipalveluperiaatteen mukaisesti ja turvata toiminnan laatua taloudellisen tilanteen kiristyessä. Palveluseteliyritysten toimintaan liittyvänä suurimpana riskinä on yrityksen äkillinen lopettaminen, jolloin kaikille yksikössä oleville lapsille on nopeasti löydettävä uusi päivähoitopaikka lakisääteisen määräajan puitteissa. Riskinhallinta ja käytettävät keinot tilanteen järjestämiseksi riippuvat yrityksen koosta ja lopettamisen syistä Kaupungin taloudellisen tilanteen heikkeneminen Varhaiskasvatuspalveluiden laadun säilyttäminen edellyttää riittäviä resursseja kasvatuksen, opetuksen ja hoivan järjestämisessä. Vaikeassa taloustilanteessa tukitoimenpiteiden tarve todennäköisesti kasvaa Muutosten läpivieminen Uuden varhaiskasvatuslain myötä subjektiivista päivähoito-oikeutta on mahdollista rajata ja ryhmäkokoja kasvattaa. Muutokset edellyttävät huolellista suunnittelua ja uusien toimintamallien kehittämistä. Opetussuunnitelmauudistukseen liittyen riskinä on, ettei uusi esiopetuksen opetussuunnitelma jalkaudu, vaan toimintaa jatketaan entisellä tavalla. Esimerkiksi tieto- ja viestintäteknologian käyttöönotto on hidasta.

7 7 6.3 Vapaa-ajanpalvelut Rakennusten ja liikuntapaikkojen kunto Kulttuuri-, liikunta- ja nuorisopalveluiden toiminnan turvallisuus, pitkäjänteinen kehittäminen ja johtaminen edellyttävät terveellisiä ja turvallisia tiloja ja liikuntapaikkoja. Kulttuurirakennusten (esim. Lapin maakuntamuseo ja Lapin maakuntakirjasto), liikuntapaikkojen (esim. uimahalli) ja nuorisotilojen kunto ei ole kaikilta osin riittävän hyvällä tasolla ja vuosien mittaan on kertynyt huomattavia korjaustarpeita. Tiloissa ilmenneet ongelmat vaikuttavat sekä työntekijöiden että asiakkaiden hyvinvointiin ja terveyteen. Ongelmatilanteisiin tulee puuttua heti niiden ilmettyä ja arvioida tilojen kuntoa ja sopivuutta palveluverkkoselvityksiä tehtäessä. Vapaa-ajanpalveluiden tuottajien sekä kiinteistöjen käyttäjien ja omistajien tulee jatkaa aktiivista yhteistyötä tiloihin liittyvien ongelmien vähentämiseksi. Palveluissa käytettävät monitoimi- ja yhteiskäyttötilat edellyttävät toimijoilta saumatonta yhteistyötä Kulunvalvontaan liittyvät riskit Vapaa-ajanpalveluiden tilat ja alueet ovat avoimia julkisia rakennuksia ja alueita. Useimpiin niistä voi tulla vapaasti seuraamaan tai osallistumaan toimintaan. Samalla rakennusten ja alueiden avoimuuteen liittyy merkittävä turvallisuusriski. Vain osassa tiloista on sähköinen kulunvalvontajärjestelmä ja turvakamerat. Tiloja ei ole mahdollista lukita sähköisesti äkillisessä uhkatilanteessa Asiakkaiden ja henkilöstön turvallisuus Asiakkaiden ja henkilöstön turvallisuuden lisäämiseksi on kiinnitettävä erityistä huomiota laadittujen suunnitelmien ja ohjeistusten noudattamiseen. Turvallisuuteen liittyvät asiakirjat on käytävä läpi riittävän usein yhdessä henkilökunnan kanssa ja toimittava ohjeiden ja käytössä olevien ohjelmien mukaan Kelpoisten ammattiosaajien saatavuus Tavoitteena on, että Rovaniemen vapaa-ajanpalvelut näyttäytyvät houkuttelevana työnantajana. Paikkakunnalla on vapaa-ajan palvelualueen ammatillista koulutusta liikuntaalaa lukuun ottamatta vain vähän. Liikunta-alan koulutusta tarjoavat Lapin ammattikorkeakoulu, Lapin yliopisto ja Lapin urheiluopisto. Nuoriso alan koulutuksena on tarjolla perustason tutkinto. Riskinä on liikunta-alan ja nuoriso-alan opiskelijapaikkojen vähentyminen paikkakunnalla. Ongelmana on lisäksi kokeneiden nuoriso-ohjaajien saatavuus. Lisäksi nykyistä pitempiaikaisten työsuhteiden kestolle on nuorisopalveluissa tarvetta.

8 Palveluverkkoon liittyvät toiminnalliset ja taloudelliset riskit Palveluverkon tulee olla mitoitettu palvelutarpeen mukaisesti. Oikein mitoitetulla palveluverkolla voidaan vastata palvelutarpeisiin lähipalveluperiaatteen mukaisesti ja turvata toiminnan laatua taloudellisen tilanteen kiristyessä. Äkillisiin palveluverkkomuutoksiin tulee varautua esimerkiksi kiinteistöön tai alueeseen kohdistuneen vahingon vuoksi Kaupungin taloudellisen tilanteen heikkeneminen Vapaa-ajanpalveluiden laadun ja turvallisten toimintaedellytysten säilyttäminen edellyttävät riittäviä resursseja ja osaamista. Vaikeassa taloustilanteessa tukitoimenpiteiden tarve sekä riski turvallisuuteen liittyvien toimenpiteiden järjestämisestä todennäköisesti kasvaa Muutosten läpivieminen Muutokset edellyttävät huolellista suunnittelua ja uusien toimintamallien kehittämistä. Riskinä on, etteivät strategiat ja suunnitelmat jalkaudu, vaan toimintaa jatketaan entisellä tavalla.