Pöytäkirja. Aalto-yliopiston Sähköinsinöörikilta ry:n valtuuston ylimääräinen kokous SIKV04/2016

Transkriptio

1 Pöytäkirja Aalto-yliopiston Sähköinsinöörikilta ry:n valtuuston ylimääräinen kokous SIKV04/2016 Aika: Keskiviikko , kello Paikka: Otakaari 5 (sali S1), Espoo Paikalla: Valtuutetut: Valtuuston puhemies Samu Toimela Samu Ahvenainen (kohtaan 10) Turkka Helin (kohdasta 5) Mikael Kauppinen Joni Kurvinen Tuomo Leino Ville Luntinen (kohtaan 14) Alvar Martti (kohtaan 12) Aleksi Mäkinen (kohtaan 16) Juho Pekkinen Jaakko Peni (kohdasta 7) Aliisa Pietilä (kohdasta 6) Juha Piipponen Jussi Takanen Lauri Vapalahti Lauri Vähä-Savo Hallitus: Essi Jukkala Tomi Koskinen (kohtaan 14) Anni Parkkila Miika Koskela Erna Virtanen Juha Korpio (kohtaan 14) Tuomas Isola Jan Gustafsson (kohdasta 9) Tommi Askola Muut: Jette Sørensen (kohtaan 8) Anssi Nironen Karita Salo Tuukka Huikari (kohdasta 7) Oskari Lahti (kohdasta 3 kohtaan 14)

2 SIKV04/2016 Pöytäkirja sivu 2/9 Johanna Kauppila (kohdasta 7 kohtaan 14) 1. Kokouksen avaaminen Valtuuston puhemies Toimela avasi kokouksen kello Valtuuston kokoonpanon toteaminen Varsinaisia valtuutettuja oli paikalla 13/ Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Paikalla oli 13/25 valtuutettua. Kokouskutsu oli ajoissa sekä killan ilmoitustaululla että lähetettynä valtuustolle. Kokous todettiin laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Oskari Lahti saapui paikalle. 4. Kokouksen toimihenkilöiden valitseminen Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin valtuutetut Vähä-Savo ja Leino, ääntenlaskijoiksi valtuutetut Piipponen ja Luntinen. Pöytäkirjantarkastajat ja ääntenlaskijat toimivat toistensa varamiehinä. 5. Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen Esitettiin, että vaihdetaan kohdat 7 ja 8 toisin päin. Valtuutettu Helin saapui paikalle. Esityslista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi edellä mainituin muutoksin. 6. Ilmoitusasiat Cosmopolitan-lehdessä oli ruokavinkki täytetyistä punasipuleista. Valtuutettu Pietilä saapui paikalle. 7. Toimihenkilönimitykset Puhemies Toimela esitti seuraavia toimihenkilönimityksiä: Mahdollisesti järjestettävään Wappuun asti: Fuksikapteeni Anni Parkkila Fuksikapteeni Miika Koskela Hallitus oli päättänyt esittää valtuustolle seuraavia toimihenkilönimityksiä: Potentiaalin Tasaus 96 asti: Potentiaalin Tasaus 96 tirehtööri Jette Sørensen Potentiaalin Tasaus 96 tirehtööri Juho Pekkinen Valtuutettu Peni, Tuukka Huikari ja Johanna Kauppila saapuivat paikalle.

3 SIKV04/2016 Pöytäkirja sivu 3/9 Valtuutettu Ahvenainen pyysi perusteluja esitykselle. Hallitus antoi seuraavat perustelut: Jetellä ja Juholla oli enemmän konkreettisia ideoita juhlien kehittämiseen ja sopeuttamiseen pienempään budjettiin kuin vastaehdokkaana olleella Oskari Lahdella. Lisäksi heillä oli paremmin suunnittelu jo nyt hallussa sekä selkeämpi visio hallituksen/valtuuston informoinnista ja mukana pitämisestä projektin edetessä. Myös sponsoreille myytävää näkyvyyttä oli pohdittu hieman enemmän ja myös kiltalaisten/fuksien saamista mukaan hommiin oli mietitty monelta kannalta. Valtuutettu Kauppinen kannatti hallituksen esitystä. Valtuusto päätti puhemies Toimelan ja hallituksen esitysten mukaisesti. 8. Hallituksen selonteko toiminnastaan Hallitus on laatinut selonteon (KSK) alkuvuoden toiminnasta liitteen 8 mukaisesti. Jette Sørensen poistui paikalta. Valtuutettu Kurvinen kommentoi, että nykyinen formaatti toimii hyvin. Valtuutettu Kurvinen kysyi Bye bye saunan perumisesta ja ulkomestari kertoi, että pääsyy oli suunnitteluvirhe kevään alussa, kun varsinaista päivämäärää ei oltu varattu alusta asti. Valtuutettu Pietilä kysyi, miksi killan kesäpäivät ja kesäsitsit järjestetään yhdessä. Hovimestari sekä varapuheenjohtaja kertoivat, että syy kesäsitsien ja killan kesäpäivien yhdistämiseen on se, että saadaan mahdollisesti kaksi tappiollista tapahtumaa yhdistettyä yhdeksi tulokseltaan paremmaksi tapahtumaksi ja lisäksi mahdollisesti enemmän ihmisiä killan kesäpäiville. Nironen kysyi, mikä on haalareiden tilanne. Yrityssuhdemestari kertoi, että kaikki paitsi muut paitsi toinen pohje ja toisen hihan puolikas on myyty. PE: Valtuusto päätti merkitä tiedoksi liitteen 8 mukaisen selonteon. Päätettiin pohjaesityksen mukaisesti. 9. Killan sijoitusstrategia Työryhmä on valmistellut esityksen killan uudeksi sijoitusstrategiaksi. Tomi Koskinen esitteli sijoitusstrategian valtuustolle.

4 SIKV04/2016 Pöytäkirja sivu 4/9 Gustafsson saapui paikalle. Valtuutettu Kurvinen kysyi, missä vaiheessa kevättä suunnittelu aloitettiin, ja kuinka paljon työtä sijoitusstrategian valmistelu vaati. Rahastonhoitaja kertoi, että suunnittelu aloitettiin maaliskuussa, ja keskustelu tapahtui pääasiassa Telegram-ryhmässä yhden tapaamisen lisäksi. Huikari kysyi, onko sijoituksen rahat miten helposti saatavissa killan käyttöön tarvittaessa. Rahastonhoitaja vastasi, että sijoittamattomat varat saa saman tien killan käyttöön ja muutkin rahat suhteellisen helposti. Valtuutettu Mäkinen kysyi siitä, millainen tuotto olisi pitänyt olla, jos aiempi oli huonoa. Rahastonhoitaja vastasi, että osakemarkkinoiden keskimääräinen vuosituotto on ollut viimeisen sadan vuoden aikana noin 8%. Valtuutettu Kurvinen kysyi, millä perusteella rahastot on valittu. Rahastonhoitaja vastasi, että pääasiassa katsottiin kuluja ja mahdollisuutta maantieteelliseen hajautukseen. Huikari kommentoi, että edelliset varat sijoitettiin juuri ennen edellistä pörssiromahdusta, mikä osaltaan vaikutti siihen, että edellinen sijoitus ei tuottanut juuri mitään moneen vuoteen. Keskusteltiin dokumenttien sisällöstä ja hallituksen valtuuksista sijoituksen suhteen. Puhemies Toimela esitti, että hallituksella on oikeus avata Nordnet-tili sijoitusta varten, johon on tilinkäyttöoikeudet hallituksen puheenjohtajalla ja rahastonhoitajalla sekä käyttöoikeus online-palveluun rahastonhoitajalla. Lisäksi hallituksella on oikeus siirtää sinne , ja sijoittaa rahat sijoituksen aloitussuunnitelman (liite 9) mukaisesti. Valtuutettu Leino kannatti esitystä. Valtuutettu Leino esitti, että hallituksella on oikeus hoitaa kyseistä sijoitusta sijoitustoiminnan yleisperiaatteiden (liite 9) mukaisesti. Valtuutettu Vähä-Savo kannatti esitystä. Päätettiin esitysten mukaisesti. Suljettiin kohta 9. Valtuutettu Ahvenainen poistui paikalta. Puhemies Toimela totesi, että on itse esteellinen käsittelemään kohtia Varapuhemiehen poissaollessa valtuutettu Kurvinen kutsuttiin johtamaan puhetta kohtien ajaksi. 10. Toimintakertomus vuodelta 2015 Hallitus 2015 on laatinut liitteen 10 mukaisen toimintakertomuksen vuodesta 2015.

5 SIKV04/2016 Pöytäkirja sivu 5/9 Hallitus 2016 oli päättänyt esittää valtuustolle hyväksyttäväksi toimintakertomusta 2015 seuraavin muutoksin: rahastonhoitajan osuus halutaan päivitettävän realistiseksi rahastonhoitajan toiminnan osalta. Valtuutettu Pietilä pyysi, että rahastonhoitajan osuuteen saataisiin järkevämpi järjestys ja selkeämpiä sanamuotoja. Huikari kommentoi, että tekstiä olisi hyvä jakaa enemmän kappaleisiin viimeisen kappaleen osalta. Koskinen pyysi, että alun tekstiä korjattaisiin realistisemmaksi rahastonhoitajan jatkuvan toiminnan osalta, sillä iso määrä siirtoveloista ja saamisista johtuu siitä, että toiminta ei ole ollut kovinkaan jatkuvaa. Huikari kommentoi, että toivoisi rahastonhoitajan PoTa-osuutta muotoiltavaksi eri tavalla, sillä PoTan tulos ei vastannut budjettia ja se oli yllättävää. Huikari kommentoi, että rahastonhoitajan tekstin loppuosassa olisi tärkeämpää, että siinä kommentoitaisiin vuosikokouksen kohdalla ollutta tilannetta, jossa kirjanpito oli vielä alkutekijöissään. Valtuutettu Pietilä kannatti hallituksen esitystä. Valtuusto päätti hyväksyä vuoden 2015 toimintakertomuksen siihen tehtävin muutoksin. Muutokset toivotaan tehtäväksi mahdollisimman pian. 11. Tilikertomus ja tilinpäätös vuodelta 2015 Vuoden 2015 hallitus, Ville Luntinen ja Tomi Koskinen olivat laatineet liitteen 11 mukaisen tilikertomuksen ja tilinpäätöksen (tuloslaskelma ja tase) vuodelta Valtuutettu Luntinen esitteli tilinpäätöksen ja vertasi sitä talousarvioon. Valtuutettu Peni kommentoi, että killan toimintaa hieman korjaamalla kilta pystyy tekemään hyvää tulosta. Valtuutettu Kauppinen kysyi, miksi karkkimyynti tekee niin paljon tappiota. Kerrottiin, että syynä on kahvija karkkikassojen tulojen mahdollinen sekaantuminen. Valtuutettu Kauppinen kysyi, miksi Potentiaalin Tasauksesta puuttuu osa osallistumismaksuista talousarvioon verrattuna. Kerrottiin, että talousarviossa ei ole mahdollisesti ole huomioitu tarjottuja paikkoja. Kauppila kommentoi, että PoTan pääjuhlapaikka on ollut todella kallis.

6 SIKV04/2016 Pöytäkirja sivu 6/9 Huikari kommentoi, että hallintobudjetissa on tänä vuonna mukana kahdesti killan- ja hallitusvaihdot. Syy tähän oli se, että sillä saadaan parempaa budjettikuria näihin tapahtumiin. Luntinen kommentoi, että virkistystoiminnan alle on laitettu mm. HiQ Wappu projekti, mikä aiheuttaa tavallista suuremmat summat kyseisen kustannuspaikan alla. Nironen kommentoi, että Kotimaan Pitkän kohdalle on talousarviossa merkitty tuottoa, vaikka KP:n ei ole tarkoitus tehdä voittoa osallistumismaksuilla. Tämä näkyy tilinpäätöksessä. Todettiin, että tilinpäätöksestä puuttuvista sponsorituloista ollaan yhteydessä sponsoreihin ja annetaan niiden olla siirtosaamisissa. Valtuusto päätti merkitä tiedoksi liitteen 11 mukaisen tilikertomuksen ja tilinpäätöksen vuodelta Toiminnantarkastajien lausunto vuodesta 2015 Toiminnantarkastajat Tuukka Huikari ja Karita Salo olivat laatineet liitteen 12 mukaisen lausunnon vuoden 2015 hallituksen toiminnasta. Vuoden 2015 toiminnantarkastajat Tuukka Huikari ja Karita Salo esittelivät toiminnantarkastajien lausunnon valtuustolle. Valtuutettu Martti poistui paikalta. Valtuutettu Kauppinen kysyi, mistä kaikki siirtosaamiset koostuvat. Luntinen kertoi, että summassa on mm. sponsorituloja ja hallituksen vuosijuhlaedustuskuluja sekä edeltävien vuosien kuluja. Huikari kommentoi, että osa saamisista on myös saatu vuoden 2016 puolella. Valtuusto päätti merkitä tiedoksi toiminnantarkastajien lausunnon. Suljettiin kohta 12. Kokouksen puheenjohtaja Kurvinen totesi, että hallituksen jäsenet vuodelta 2015 ovat esteellisiä käsittelemään kahta seuraavaa kohtaa. Esteelliseksi todettiin valtuutetut Helin, Peni, Toimela ja Vähä-Savo sekä kokouksen sihteerinä toimiva Essi Jukkala. Valtuutettu Kauppinen kutsuttiin toimimaan kokouksen sihteerinä kahden seuraavan kohdan ajaksi. Vuoden 2015 hallituksen jäsenet poistuivat salista, minkä jälkeen keskusteltiin tilinpäätöksestä. 13. Tilinpäätöksen 2015 hyväksyminen Hallitus 2016 oli päättänyt esittää valtuustolle hyväksyttäväksi vuoden 2015 tilinpäätöstä (liite 13).

7 SIKV04/2016 Pöytäkirja sivu 7/9 Valtuutettu Pietilä kommentoi, että tilinpäätös on melko hyvä pienistä epäselvyyksistä huolimatta, ja että suunnitelma ongelmien korjaamiseksi on olemassa. Lisäksi Pietilä teki huomion, että jos toimintakertomus on yhä epärealistinen, ei ole viisasta myöntää vastuuvapautta tässä vaiheessa. Valtuutettu Luntinen kommentoi, että enempien korjausten pyytäminen ei ole enää mielekästä, koska ne eivät enää todennäköisesti toteudu. Huikari huomautti, että tärkeintä on saada tilinpäätös nyt hyväksyttyä, jotta päästään tekemään kuluvan vuoden kirjanpitoa. Valtuutettu Pekkinen kommentoi, että tilinpäätös näyttää hyväksyttävältä, ja että vastuuvapauksia on myönnetty aiemminkin ehdollisina, mutta huonoin tuloksin. Huikari kommentoi, että yhden kohdan epäselvyyksistä niuhottaminen ei ole rakentava toimintatapa tässä vaiheessa. Valtuutettu Pietilä huomautti, että rahastonhoitajan kohdassa toimintakertomuksessa on ollut eniten ongelmia, ja että jos toimintakertomus jää tuollaiseksi, viiden vuoden päästä tilanne on täysin unohtunut. Valtuutettu Pietilä kannatti hallituksen esitystä tilinpäätöksen hyväksymisestä. Valtuusto päätti hyväksyä tilinpäätöksen Vastuuvapauden myöntäminen vuoden 2015 tilivelvollisille Keskusteltiin ehdollisen vastuuvapauden myöntämisestä. Valtuutettu Pekkinen totesi, että kokousteknisesti ei ole olemassa ehdollista vastuuvapauden myöntämistä. Vastuuvapaus joko myönnetään tai ei myönnetä. Keskusteltiin vielä lisää toimintakertomukseen pyydetyistä korjauksista. Kauppila poistui paikalta. Valtuutettu Kauppinen esitti vastuuvapauden myöntämistä vuoden 2015 tilivelvollisille. Valtuutettu Pietilä esitti, ettei vastuuvapautta myönnetä, sillä korjaukset toimintakertomukseen halutaan varmasti kirjattavan. Valtuutettu Pekkinen kannatti Pietilän esitystä. Kannatuksen puutteen vuoksi Kauppisen esitys mitätöityi. Valtuusto päätti olla myöntämättä vastuuvapautta vuoden 2015 tilivelvollisille. Vuoden 2015 hallituksen jäsenet saapuivat takaisin saliin. Suljettiin kohta 14.

8 SIKV04/2016 Pöytäkirja sivu 8/9 Puhemies Toimela aloitti 10 minuutin kokoustauon kello Puhemies Toimela päätti kokoustauon kello Isola, Korpio, Koskinen ja Lahti poistuivat paikalta tauon aikana. 15. Valtuuston työryhmät Jatkuvuus- ja kehitystyöryhmä on saanut killan palautekyselyn auki. Vastauksia on tullut tähän mennessä 22. Sääntötyöryhmä aikoo pohtia excursiosääntöihin tehtäviä muutoksia kesän aikana. Suuntavektorit Talous- ja hallintovektori ei ole voinut tehdä mitään, sillä edelleen on odotettu vuoden 2015 hallinnon dokumenttien valmistumista. SIK100-vektori on pitänyt tapaamisen, jossa tutustuttiin muiden isojen juhlien budjetteihin sekä sovittiin, miten projektia edistetään kesän aikana. Tapahtuma-vektori ei ole kokoustanut. Viestintä-vektorista ei ole kuulunut mitään. 16. Muut esille tulevat asiat Hyvinvointimestari esitteli muuton tilannetta valtuustolle (liite 16). Valtuutettu Mäkinen poistui paikalta. 17. Kokouksen päättäminen Valtuuston puhemies Toimela päätti kokouksen kello

9 SIKV04/2016 Pöytäkirja sivu 9/9 Pöytäkirjan vakuudeksi, Samu Toimela Joni Kurvinen Valtuuston puhemies (kohdat 1-9 ja 15-17) Kokouksen puheenjohtaja (kohdat 10-14) Essi Jukkala Mikael Kauppinen Sihteeri (kohdat 1-12 ja 15-17) Sihteeri (kohdat 13-14) Lauri Vähä-Savo Pöytäkirjantarkastaja (kohdat 1-12 ja 15-17) Tuomo Leino Pöytäkirjantarkastaja Juha Piipponen Pöytäkirjantarkastaja (kohdat 13-14)