TOIMEKSIANTOSOPIMUS TILITOIMISTON PALVELUISTA KL2004

Transkriptio

1 TOIMEKSIANTOSOPIMUS TILITOIMISTON PALVELUISTA KL2004 TILITOIMISTO Toiminimi Y-tunnus Kotipaikka Yhteyshenkilö Varalla Osoite Puhelin Sähköposti Faksi ASIAKAS Toiminimi Y-tunnus Kotipaikka Yhteyshenkilö Varalla Osoite Puhelin Sähköposti Faksi SOPIMUKSEN KOHDE Tilitoimisto toimittaa asiakkaalle liitteenä olevaan Tilitoimiston palveluerittelyyn KL2004 toimitettavaksi merkityt palvelut. PALVELUMAKSUT ilmenevät yhdestä tai useammasta erillisestä hintaliitteestä nro SOPIMUKSEN VOIMASSAOLO Sopimus on voimassa toistaiseksi, irtisanomisaika on Sopimus on voimassa määräajan: kuukautta. SOPIMUSEHDOT Palvelut toimitetaan tämän sopimuksen, Tilitoimiston palveluerittelyn KL2004, yllä mainittujen muiden liitteiden ja liitteenä olevien Yleisten sopimusehtojen KL2004 mukaan. Sopimusehtojen pätemisjärjestys on 1) tämä toimeksiantosopimus 2) palveluerittely- ja muut sopimuksen liitteet numerojärjestyksessä ja 3) Yleiset sopimusehdot KL2004. Yleiset sopimusehdot KL2004 sisältää tilitoimiston vastuunrajoituksia. Vastuunrajoituksia sovelletaan kaikkiin tilitoimiston tuottamiin palveluihin, olivatpa ne kirjanpito- ja laskenta- ym. palveluja, verosuunnittelu-, vero- ja yhtiöoikeudellisia neuvonta- taikka muita tilitoimiston palveluja. Sopimusta on tehty samasanaisia kappaleita yksi kullekin allekirjoittajalle. ALLEKIRJOITUKSET Päiväys Tilitoimiston toiminimi Allekirjoitus Nimenselvennys Päiväys Asiakkaan toiminimi Allekirjoitus Nimenselvennys Sopimusehtoja KL2004 Yleiset sopimusehdot mukaan luettuna sovelletaan myös meihin nähden, sikäli kuin palvelut niiden luonteen mukaan koskevat minua(meitä) tai niillä on vaikutusta asemaani(mme). Päiväys Allekirjoitus Nimen selvennys Allekirjoitus Nimenselvennys Yhtiömies Osakas Yhtiömies Osakas Allekirjoitus Nimen selvennys Allekirjoitus Nimenselvennys Yhtiömies Osakas Yhtiömies Osakas Taloushallintoliitto

2 SOPIMUKSEN LIITTEET ü ü ü Tilitoimiston palveluerittely KL2004 Henkilötietojen käsittelyn erityisehdot Liite nro Hintaliite Tilitoimiston hinnasto Liite nro Muut sopimuksen liitteet: Yleiset sopimusehdot KL2004 Taloushallintoliitto

3 TILITOIMISTON PALVELUERITTELY KL2004 TILITOIMISTO ASIAKAS Toimeksianto sisältää palveluja seuraavilta rastilla merkityiltä palvelualueilta, joilta on sovittu toimitettavaksi jäljempänä olevan erittelyn mukaiset rastilla merkityt palvelut. Palvelut toimitetaan sopimuksen, tämän erittelyn, muiden sopimuksen liitteiden ja Yleiset sopimusehdot KL2004 mukaan. Palvelualue Kirjanpitolainsäädännön mukainen kirjanpito, arvonlisä- ja tuloveroilmoitukset sekä muu lakisääteinen raportointi Pankkivaltuutukseen liittyvät palvelut Kirjanpidon asiakaskohtainen lisäraportointi Tulosohjaus- ja controllerpalvelut Palkanlaskenta Laskutus ja Myyntireskontra Ostoreskontra Rakentamispalvelun ja kunnossapitotöiden raportointi Yhtiöoikeudelliset palvelut Veroneuvonta Pysyväisarkistointi Tilitoimiston käyttämän ohjelmiston rajoitettu etäkäyttö Palvelualueen käyttöönottopäivä Viimeisin muutospäiväys ALLEKIRJOITUKSET Päiväys Tilitoimiston toiminimi Allekirjoitus Nimenselvennys Päiväys Asiakkaan toiminimi Allekirjoitus Nimenselvennys Taloushallintoliitto

4 Kirjanpitolainsäädännön mukainen kirjanpito, arvonlisä- ja tuloveroilmoitukset sekä muu lakisääteinen raportointi Palvelut sopimuksen alkaessa Asiointioikeuksien järjestäminen sähköiselle viranomaisilmoittamiselle Avustaminen asiakkaan oman Katso-tunnisteen perustamisessa ja Katso-valtuuttamisessa Valtakirjan laatiminen sähköisen asioinnin valtakirja -menettelyllä asiakkaan hyväksyttäväksi Asiointioikeuksien järjestäminen muihin palveluihin Avustaminen valtuutustoimenpiteissä, jotta tilitoimisto voi noutaa konekieliset tiliotteet rahalaitoksista Muut palvelut Asiakkaan vertailulukujen vieminen kirjanpitoon kuukausitasolla vuositasolla seurantakohteittain Kesken olevan tilikauden lukujen vieminen tositetasolla kuukausisaldoina alkuvuoden kokonaissaldoina seurantakohteittain Palvelut sopimuksen aikana Myyntejä koskevan aineiston käsittely juoksevassa kirjanpidossa maksuperusteella laskuperusteella suoriteperusteella Ostoja koskevan aineiston käsittely juoksevassa kirjanpidossa maksuperusteella laskuperusteella suoriteperusteella Henkilöstökuluja koskevan aineiston käsittely juoksevassa kirjanpidossa maksuperusteella suoriteperusteella Muun aineiston käsittely juoksevassa kirjanpidossa maksuperusteella suoriteperusteella Asiakkaan hoitamien osajärjestelmien täsmäyttäminen pääkirjanpitoon Perusraportointi: tuloslaskelma ja tase -asetelman mukaiset kausiraportit, joita ei ole tarkoitettu toimitettavaksi sidosryhmille tai viranomaisille Tytäryhtiöraportointi emoyhtiölle, kenelle: Raportoinnin aikataulu: Kausiveroilmoitus kuukausimenettelyllä neljännesvuosimenettelyllä vuosimenettelyllä Lakisääteisten pää- ja päiväkirjojen toimittaminen Poistolaskenta suunnitelman mukaisin kuukausipoistoin kuukauden välein Tilinpäätöstä koskeva neuvottelu eli tilinpäätösneuvottelu ennen tilinpäätöksen valmistumista Asiakkaan tekemän toimintakertomuksen liittäminen tasekirjaan Tuloslaskelman ja taseen tai valmiin tasekirjan ja mahdollisen tilintarkastuskertomuksen lähettäminen julkaistavaksi sekä tilinpäätöksen vahvistamista ja voitonjakoa koskevien tietojen lähettäminen julkaistavaksi veroilmoituksen jättämisajankohdan mukaisesti Valmiin tasekirjan ja mahdollisen tilintarkastuskertomuksen sekä tilinpäätöksen vahvistamista ja voitonjakoa koskevien tietojen lähettäminen julkaistavaksi Osingonjakoilmoituksen lähettäminen verotoimistoon Tilinpäätöstietojen toimittaminen nimetyille kolmansille, joille tiedot säännöllisesti toimitetaan: Asiakkaan tositeaineiston ja kirjeenvaihdon toimittaminen asiakkaalle takaisin kirjanpitojaksolta kuukausittain vuosittain muu tapa, mikä: Arkistoitavan aineiston kokoaminen ja luovutus asiakkaalle pysyvään säilytykseen tilinpäätöksen valmistuttua Taloushallintoliitto

5 Asiakkaan määräystenmukaisen kirjanpitoaineiston pysyväissäilyttäminen ja tuhoaminen lakimääräisen arkistointiajan jälkeen Viranomaisen kehotuksesta johtuva, tilitoimistosta riippumaton eri maksullinen lisätyö, -selvitys tai -raportti Aikataulu tarvittavien tietojen ja aineiston toimittamiseksi Aineiston toimittamisesta on Yleisten sopimusehtojen KL2004 lisäksi sovittu seuraavaa: Asiakas vastaa siitä, että pystyy toimittamaan ja vastaanottamaan sähköisesti toimitettavaksi sovitun aineiston tilitoimiston ohjeiden, suositusten ja työmenetelmien mukaisina. Tilitoimisto voi muuttaa työmenetelmiään esimerkiksi tietojärjestelmiensä muutoksin. Tilitoimisto pyrkii tiedottamaan asiakkaalle muutoksista etukäteen mahdollisuuksien mukaan. Muutoksista voi seurata asiakkaan kustannettavia muutostarpeita asiakkaan omassa toiminnassa. Tarvittavat tiedot ja aineisto Tiedot myynneistä siirtotiedostona laskukopioina Muut tulotositteet tiliöintiluettelona ja tiliöintiyhteenvetona Myynneistä suorituspäiväkirja ja tiliöintiyhteenveto Ostolaskut ja muut menotositteet Ostolaskuista tiliöintiluettelo ja tiliöintiyhteenveto Ostoista maksupäiväkirja ja tiliöintiyhteenveto Tiliotteet ja niihin liittyvät tositteet Käteiskassatapahtumien kassatositteet Rahoitustapahtumien tositteet (lainat, saatavat, voitonjako) Itse laaditut muistio- ja korjaustositteet varmennettuina (päivättynä ja allekirjoitettuna) Muu itse laadittu kirjanpitoon kuuluva aineisto varmennettuna (päivättynä ja allekirjoitettuna) Hallinnon pöytäkirjakopiot Kopiot taloudellisesti merkittävistä sopimuksista ja sitoumuksista Raporttien laatimista varten tarvittavat tiedot Tilinpäätöksen toteuttamista ja veroilmoituksen tekemistä varten tarvittavat tiedot Aikataulu, jakso tai toimittamisaika arkipäivää ennen määräpäivää päivän kuluessa tilikauden päättymisestä Palvelut sopimuksen päättyessä Pääkirjanpidon tapahtumatietue-tiedosto tilitoimiston hinnaston mukaisena Palvelujen alasajo päivässä Pysyväissäilytyspalvelu (arkistointipalvelu) puretaan, asiakas vastaa pysyväissäilytyksestä (pvm) alkaen itse Palvelun päättymispäivä Taloushallintoliitto

6 Pankkivaltuutukseen liittyvät palvelut Palvelut sopimuksen alkaessa Pankkipalvelun käynnistämiseksi tarvittavien asiakirjojen toimittaminen rahalaitoksiin Palvelut sopimuksen aikana Asiakas vastaa siitä, että pankkitilillä on tarvittava saldo maksatusta varten Saldojen noutaminen Tiliotteiden noutaminen, jaksona päivä viikko viikonpäivä kuukausi Viitteiden noutaminen, jaksona päivä viikko viikonpäivä kuukausi Tapahtumakyselyiden tekeminen Kotimaisten laskujen maksatus. Tilitoimisto välittää maksatustiedot pankkiin laskujen hyväksymiskiertojärjestelmästä asiakkaan hyväksymisen jälkeen, ilman erillistä maksatuksen hyväksyntää laskujen eräpäivänä muulloin Palkkojen ja eläkkeiden maksatus tilitoimiston palkanlaskennan tietojen mukaan Työnantajasuoritusten maksatus palkanlaskennan tietojen mukaan Ay-maksujen maksatus palkanlaskennan tietojen mukaan Matkalaskujen maksatus saatujen tietojen mukaan Arvonlisäverotilitysten maksatus Pikamaksujen maksatus Laskujen maksatus SEPA-alueen ulkopuolelle Pikamaksujen maksatus SEPA-alueen ulkopuolelle Saldotodistusten pyytäminen Vakuuserittelyjen pyytäminen Ennakkoverojen maksatus Palvelut sopimuksen päättyessä Palvelujen alasajo Palvelun päättymispäivä päivässä Taloushallintoliitto

7 Kirjanpidon asiakaskohtainen lisäraportointi Raportti tai palvelu Suoriteperusteinen tuloslaskelma ja tase. Varaston arvon käsittely juoksevassa kirjanpidossa perustuu varastokirjanpitoon fyysiseen inventointiin laskennalliseen arvioon Räätälöity tuloslaskennan raportti Pääkirjanpidon laskureskontra ostolaskuista Pääkirjanpidon laskureskontra myyntilaskuista Välitilinpäätöksen laatiminen säännönmukaisesti Välitilinpäätöksen laatiminen erillisen toimeksiannon perusteella Pääomien riittävyyden seuranta Kassavirtalaskelmaan perustuva analyysi Tilinpäätösanalyysi tilitoimiston käyttämän menetelmän mukaan Rahoituslaskelma Projektiseurantaraportointi Kustannuspaikkaseuranta Budjettierolukujen laskenta Konserniraportointi Raportin jakso Aikataulu tarvittavien tietojen ja aineiston toimittamiseksi Tarvittavat tiedot ja aineisto Raporttien laatimista varten tarvittavat tiedot Erillisestä toimeksiannosta johtuvia lisätöitä, -raportteja ja selvityksiä varten tarvittavat tiedot Aikataulu, jakso tai toimittamisaika arkipäivää ennen määräpäivää Sopimuksen mukaan Taloushallintoliitto

8 Tulosohjaus- ja controllerpalvelut Laskelma tai palvelu Aikataulu tai jakso Budjetointi ja budjettierolaskenta Kustannuslaskenta Tuotekannattavuus Asiakaskannattavuus Hinnoittelu Kassavirtaennusteet Rahan riittävyys Rahoitusbudjetointi Avustaminen johtoryhmätyöskentelyssä Investointilaskelmat Avustaminen avustushakemuksessa tai julkisen hankinnan tarjouskilpailuun osallistumisessa Aikataulu tarvittavien tietojen ja aineiston toimittamiseksi Tarvittavat tiedot ja aineisto Laskelmien laatimista varten tarvittavat tiedot Aikataulu, jakso tai toimittamisaika arkipäivää ennen määräpäivää Taloushallintoliitto

9 Palkanlaskenta Palkanlaskennan yhteyshenkilöt Asiakas: Tilitoimisto: Palkanlaskennasta on Yleisten sopimusehtojen KL2004 lisäksi sovittu seuraavaa: Asiakas vastaa lakien ja sopimusten yrityskohtaisesta tulkinnasta. Asiakas vastaa työaikakirjanpidosta. Noudatettavat työehtosopimukset: Palkanmaksun jaksot ja palkanmaksupäivät: Tilitoimisto ottaa hoitaakseen asiakkaan palkkojen laskennan ja niistä johtuvat ilmoitukset (pp.kk.vvvv) alkaen. Henkilötietojen käsittely Palkanlaskentapalvelualue sisältää Henkilötietojen käsittelyn erityisehdot ü Käyttöoikeus asiakkaan Rekisteriin ja sen tietoihin on vain niillä Tilitoimiston henkilöillä, joiden työtehtävät sitä palvelun tuottamiseksi Tilitoimiston työmenetelmien mukaan edellyttävät. ü Tilitoimisto on ennen tietojen käsittelyn aloittamista antanut Asiakkaalle asianmukaiset selvitykset henkilötietojen suojaamiseksi. ü Asiakas ja Tilitoimisto arvioivat, tarkistavat ja päivittävät tietoturvajärjestelyjä henkilötietojen suojaamiseksi (aikataulu): Tilitoimisto saa käyttää alihankkijoita palvelun suorittamiseen. ü Henkilötietojen käsittelyvaiheet: on kuvattu Henkilötietojen käsittelyn erityisehdoissa kohdassa Henkilötietojen käsittelyvaiheet on kuvattu palvelualuekuvauksessa joka on toimitettu asiakkaalle Kuvaus käsittelyvaiheista tehtävissä, jotka kuuluvat toimeksiantosopimuksen piiriin: ü Ellei muuta ole sovittu, kumpikin osapuoli vastaa osaltaan siitä, että tiedot eivät yhdisty vääriin henkilöihin, katoa, muutu tai paljastu tahoille, joille ne eivät kuulu. Kumpikin osapuoli pitää tietojärjestelmänsä, henkilöstönsä koulutuksen, tietojen käsittelemisen ja tietoturvallisuuden sen tasoisena, että ongelmatilanteet torjutaan mahdollisimman hyvin. Se osapuoli, jonka vastattavalla alueella ongelmatilanteen syy on tapahtunut, huolehtii korjaavista toimenpiteistä kohtuudella käytettävissään olevin keinoin. Palvelut sopimuksen alkaessa Asiointioikeuksien järjestäminen sähköiselle viranomaisilmoittamiselle Valtakirjan laatiminen sähköisen asioinnin valtakirja -menettelyllä asiakkaan hyväksyttäväksi Avustaminen asiakkaan oman Katso-tunnisteen perustamisessa ja Katso-valtuuttamisessa Maksukausittainen palkanlaskenta Kuukausipalkanlaskenta Tuntipalkanlaskenta Palkkioiden laskenta Lakiin ja viranomaisraportointiin perustuvan aineiston tuottaminen Lakiin ja viranomaisraportointiin perustuvan aineiston lähettäminen vastaanottajille Palkkalaskelmien toimittaminen, tapa: Matkalaskujen käsittely Matkalaskujen maksuaineistojen muodostaminen Muodostetut maksuerät lähetetään pankkiin vain jos maksatuksesta on sovittu Pankkivaltuutukseen liittyvät palvelut -palveluerittelylomakkeella Taloushallintoliitto

10 Muut raportit ja ilmoitukset Tiliöintiyhteenveto kirjanpitoa varten Arkistoitavan palkkakirjanpidon aineiston kokoaminen ja luovutus asiakkaalle pysyvään säilytykseen kalenterivuoden jälkeen Palkanlaskennan lisäpalvelut Avustaminen Asiakasta rekisteriselosteen laatimisessa Kela-korvausten hakeminen Palkkatodistukset Lopputilien laskenta erillisenä laskentana Palkansaajakohtaisten tietojen antaminen suoraan palkansaajalle palkansaajan pyynnöstä Lomapalkkajaksotusten laskenta; jakso Henkilösivukulujaksotusten tekeminen; jakso Eläke- ja muiden lakisääteisten vakuutusmaksujen ennakkomaksujen riittävyyden seuranta; jakso Työntekijöiden matkapäivien ilmoittaminen vakuutusyhtiölle Ylityölistaukset ja ylityörajojen seuranta Lomien kertymisen ja pitämisen seuranta Palkkatukihakemus/-hakemukset Pekkaspäivien seuranta Tilastotietojen raportointi Tilastokeskukselle työnantajajärjestölle muualle, minne Lakisääteinen palkkakirjanpidon arkistointi. Arkisto luovutetaan asiakkaalle vuosittain miten: Palkanlaskennan laatu-/ kehityspalaveri vuosittain muu jakso, mikä: Palkanlaskennan ja kirjanpidon täsmäyttäminen Työnantajatasaussaldojen laskeminen Sairauspoissaololistaukset Muut poissaololistaukset Keskituntiansiolaskennat (KTA) Aikataulu tarvittavien tietojen ja aineiston toimittamiseksi Aineiston toimittamisesta on Yleisten sopimusehtojen KL2004 lisäksi sovittu seuraavaa: Asiakas vastaa siitä, että pystyy toimittamaan ja vastaanottamaan sähköisesti toimitettavaksi sovitun aineiston tilitoimiston ohjeiden, suositusten ja työmenetelmien mukaisina. Tilitoimisto voi muuttaa työmenetelmiään esimerkiksi tietojärjestelmiensä muutoksin. Tilitoimisto pyrkii tiedottamaan asiakkaalle muutoksista etukäteen mahdollisuuksien mukaan. Muutoksista voi seurata asiakkaan kustannettavia muutostarpeita asiakkaan omassa toiminnassa. Tarvittavat tiedot ja aineisto Tuntilistat laskettaviksi, sähköisesti, miten Matkalaskut laskettaviksi, sähköisesti, miten ilmoituslomakkeella ilmoituslomakkeella Taloushallintoliitto Aineiston toimittamisaika arkipäivää ennen palkanmaksupäivää arkipäivää ennen palkanmaksupäivää

11 Asiakkaan laatimat laskelmat palkkakausittain ilmoituslomakkeella sähköisesti, miten Kiinteiden palkkojen / luontoisetujen muutokset Tiedot ja aineisto todistusten ja erikseen laadittavien laskelmien laatimista varten Asiakkaan toimittamat henkilötietojen korjaukset, poistot ja muutokset arkipäivää ennen palkanmaksupäivää arkipäivää ennen palkanmaksupäivää arkipäivää ennen määräpäivää arkipäivää ennen määräpäivää Palvelut sopimuksen päättyessä Maksettujen palkkojen tapahtuma- ja muiden erittelyiden siirtotiedostot päättyneeltä kalenterivuodelta tilitoimiston hinnaston mukaisena Sopimuksen päättyessä kesken kalenterivuoden tilitoimisto toimittaa sopimuskaudella maksettujen palkkojen tapahtuma- ja muiden erittelyiden siirtotiedostot tilitoimiston hinnaston mukaisena Sopimuksen päättyessä kesken kalenterivuoden tilitoimisto toimittaa sopimuskaudelta kaikki lakisääteiset työnantajan vuosi-ilmoitukset asiakkaalle suoraan vastaanottajatahoille Palvelujen alasajo Palvelujen päättymispäivä päivässä HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN ERITYISEHDOT Liite no 1 Aluksi Tilitoimisto ja Asiakas (yhdessä Osapuolet ) ovat tehneet Toimeksiantosopimuksen, jolla Asiakas antaa Tilitoimistolle oikeuden käyttää Asiakkaan henkilöstöhallinnon rekisteriä (jäljempänä Rekisteri ). Näissä KL2004 yleisiä ehtoja täydentävissä erityisehdoissa määritellään henkilötietojen käsittelyn, suojauksen ja henkilötietotoimenpiteiden ehdot. Mikäli tilitoimisto käsittelee palvelun tuottamiseksi kolmansien osapuolien henkilötietoja, noudatetaan soveltuvin osin Asiakkaan työntekijöiden tiedoista sanottua. 2 Yleiset oikeudet ja velvollisuudet Osapuolet saavat käsitellä vain välittömästi työntekijän työsuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja, työsuhteen osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseksi tai Asiakkaan työntekijöiden työsuhde-etuuksien käsittelemiseksi taikka jos henkilötietojen käsittely johtuu työn erityisluonteesta. Henkilötietojen keräämisestä vastaa Asiakas. Henkilötietoja tulee käsitellä laillisesti, huolellisesti ja hyvää tietojenkäsittelytapaa noudattaen sekä toimia muutoinkin niin, ettei työntekijöiden yksityiselämän suojaa ja muita yksityisyyden suojan turvaavia perusoikeuksia rajoiteta ilman laissa säädettyä perustetta. Työntekijän terveydentilatietoja Osapuolet saavat käsitellä vain, jos tiedot on kerätty työntekijältä itseltään tai hänen kirjallisella suostumuksellaan muualta ja tietojen käsittely on tarpeen sairausajan palkan tai siihen rinnastettavien terveydentilaan perustuvien etuuksien suorittamiseksi, ellei laista muuta johdu. Henkilötunnusta saa käyttää vain siinä laajuudessa, kuin työntekijän yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää työntekijän tai Asiakkaan oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi. Osapuolet vastaavat osaltaan henkilötietojen käytön seurannasta. Tilitoimisto toimittaa pyynnöstä sähköisesti Asiakkaalle kohtuullisessa ajassa ja kohtuullisessa määrin loki- ja muita tietoa, jotka ovat tarpeellisia henkilötietojen käytön valvomiseksi. Henkilötietojen siirrossa osapuolten välillä on varmistuttava siitä, että tiedot eivät niitä siirrettäessä sisällöltään muutu tai häviä. Kun Toimeksiantosopimus päättyy, näiden ehtojen mukaiset salassapito- ja tietojen suojaamisvelvoitteet pysyvät muuttumattomina voimassa. Taloushallintoliitto

12 3 Salassapito ja tietojen suojaaminen Osapuolten tulee osaltaan huolehtia siitä, että ne tuntevat tietosuoja- ja muiden vaitiolovelvollisuus- ja salassapitosäännösten ja viranomaisten määräysten sisällön ja että niitä sovelletaan käytännössä. Osapuolet huolehtivat siitä, että jos joku heidän henkilöstöönsä kuuluva on työtehtäviään suorittaessaan saanut tietää jotakin toisen henkilön ominaisuuksista, henkilökohtaisista oloista tai taloudellisesta asemasta, hän ei ilmaise näin saamiaan tietoja sivulliselle ilman lakiin perustuvaa syytä. Tilitoimiston henkilöstö on antanut asiakastiedoista ja henkilötiedoista salassapitositoumuksen tilitoimistolle. Osapuolet toteuttavat tarpeelliset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi asiattomalta pääsyltä tietoihin ja vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä taikka muulta laittomalta käsittelyltä. Toimenpiteiden toteuttamisessa on otettava huomioon käytettävissä olevat tekniset mahdollisuudet, toimenpiteiden kustannukset, käsiteltävien tietojen laatu, määrä ja ikä sekä käsittelyn merkitys yksityisyyden suojan kannalta. Tietoturvajärjestelyjä arvioidaan, tarkistetaan ja päivitetään säännöllisesti Osapuolten sopimalla aikataululla. 4 Asiakkaan oikeudet ja velvollisuudet Asiakas on henkilötietolain tarkoittama rekisterinpitäjä, jonka käyttöä varten Rekisteri on perustettu ja jolla on oikeus määrätä sen käytöstä. Asiakkaalla on mahdollisuus valvoa henkilötietojen käsittelyä ja antaa siitä määräyksiä ja ohjeita Tilitoimistolle. Toimeksiantosopimuksella Asiakas antaa Tilitoimistolle käyttöoikeuden Toimeksiantosopimuksen toteuttamisen kannalta tarpeellisiin henkilötietoihin. Asiakas vastaa siitä, että korjaukset, poistot ja muutokset henkilötietoihin toimitetaan viivytyksettä Tilitoimistolle. Asiakkaan tehtävänä on ennen henkilötietojen keräämistä tai muodostamista Rekisteriksi määritellä henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä se, mistä henkilötiedot säännönmukaisesti hankitaan ja mihin niitä säännönmukaisesti luovutetaan. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta tulee ilmetä, minkälaisissa tehtävissä (mm. palkanlaskenta) henkilötietoja käsitellään. Asiakkaan tehtävänä on pitää yksityisyyden suojasta työelämässä annettu laki ja henkilötietolain mukainen rekisteriseloste työpaikalla työntekijöiden saatavilla. Asiakkaan tehtävänä on huolehtia, että jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja Rekisteriin on talletettu tai, ettei Rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Asiakkaan tehtävänä on ilmoittaa työntekijälle Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet sekä, mihin Rekisterin tietoja käytetään ja säännönmukaisesti luovutetaan sekä huolehtia muista rekisterinpitäjän ilmoitusvelvollisuuksista. Jos Osapuolet ovat sopineet, että Tilitoimisto avustaa henkilöstöhallinnon rekisterin laatimisessa, Asiakkaan tulee antaa Tilitoimistolle tämän sitä varten tarvitsemat tiedot. Tilitoimisto toimittaa selosteen vain Asiakkaalle. Asiakas huolehtii muista rekisteriselosteeseen liittyvistä toimenpiteistä. 5 Tilitoimiston oikeudet ja velvollisuudet Tilitoimisto saa käyttää Rekisteriä vain Toimeksiantosopimuksen palveluerittelyn mukaisten palveluiden toteuttamiseksi Toimeksiantosopimuksen ja lakien mukaisesti. Tilitoimisto sitoutuu käsittelemään Asiakkaalta saamiaan henkilötietoja vain siinä laajuudessa, kuin käsittely on tarpeen Asiakkaan toimeksiannosta tapahtuvaa palvelua varten. Tilitoimisto on velvollinen noudattamaan Asiakasta koskevia Rekisterin ja sen tietojen suojaamisvelvoitteita. Tilitoimistossa henkilötietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joiden työtehtävien hoitaminen sitä edellyttää. Tilitoimisto sitoutuu varmistumaan siitä, että muut Tilitoimiston palveluita käyttävät asiakkaat eivät pääse käsiksi Asiakkaan antamiin henkilötietoihin. Tilitoimisto voi käyttää saamiaan henkilötietoja luottamuksellisesti ja vain Toimeksiantosopimuksessa määritellyillä tavoilla ja siinä määriteltyihin tarkoituksiin. Tilitoimistolla ei ole oikeutta käyttää toimeksiantosuhteessa saamiaan henkilötietoja omassa toiminnassaan, luovuttaa niitä, käsitellä niitä, eikä yhdistää tietoja muuhun hallussaan olevaan aineistoon muuten kuin Toimeksiantosopimuksen tarkoittamassa laajuudessa ja sen mukaista tehtävää hoitaessaan. Tämä ehto on voimassa myös sopimussuhteen päättymisen jälkeen. Tilitoimisto ei saa käyttää alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä ilman Asiakkaan suostumusta. Jos Toimeksiantosopimus on sovittu siirrettäväksi, näiden ehtojen mukaiset oikeudet ja velvollisuudet siirtyvät sellaisinaan siirronsaajalle. Tilitoimiston tulee ottaa Asiakkaan toimittamat tietojen korjaukset, poistot ja muutokset välittömästi huomioon henkilötietojen käsittelyssä. Tilitoimiston tulee hävittää tarpeettomat ja/tai vanhentuneet henkilötiedot Rekisteristä tuhoamalla ne kohtuullisessa ajassa siitä, kun tämä sai muutoksesta/vanhentumisesta tiedon, ellei laista tai viranomaisten määräyksestä muuta johdu. Tilitoimistolla on sama velvollisuus, kun Osapuolten välinen Toimeksiantosopimus päättyy, ellei Asiakas pyydä toimittamaan tietoja mahdolliselle uudelle toimeksisaajalle. Henkilötietojen käsittelyvaiheet Henkilötietojen käsittelyvaiheet on kuvattu Osapuolten palkkahallinnon prosessikuvauksessa/toimeksi- Taloushallintoliitto

13 antosopimuksessa. Jos muuta ei ole sovittu, käsittely on seuraava: Palkansaaja ilmoittaa henkilötietonsa ja niiden muutokset Asiakkaalle, joka antaa tiedot Tilitoimistolle. Joko Asiakas itse tai Tilitoimiston palkanlaskentaa hoitava henkilö tai tämän varahenkilö vie ilmoitetut tiedot Rekisteriin, johon hän saa pääsyn käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla. Palkanlaskentaa hoitava henkilö käsittelee tietoja palkanlaskentajärjestelmällä palkanlaskentajaksoittain ja toimittaa palkkalaskelmat Asiakkaalle sähköisesti ja työntekijälle tavallisena postina sekä maksua varten tarvittavat tiedot sähköisesti Asiakkaan tilipankille. Tilitoimisto laatii lisäksi Asiakkaan kanssa sovitut muut kausi-ilmoitukset ja toimittaa ne sähköisesti sekä Asiakkaalle että Asiakkaan kanssa sovituille tahoille lain vaatimusten mukaisina. Mahdolliset paperilla olevat tiedot säilytetään vain tarpeellisessa määrin, tarpeellisen ajan ja tilassa, johon ei ole pääsyä muilla kuin tietojen käyttäjäksi asiakkaan palkanlaskentaa Tilitoimistossa hoitavalla henkilöllä tai tämän varahenkilöllä. 6 Ongelmatilanteet, menettelytavat ja vastuut Ellei muuta ole sovittu, kumpikin osapuoli vastaa osaltaan siitä, että tiedot eivät yhdisty vääriin henkilöihin, katoa, muutu tai paljastu tahoille, joille ne eivät kuulu. Kumpikin osapuoli pitää tietojärjestelmänsä, henkilöstönsä koulutuksen, tietojen käsittelemisen ja tietoturvallisuuden sen tasoisena, että ongelmatilanteet torjutaan mahdollisimman hyvin. Se osapuoli, jonka vastattavalla alueella ongelmatilanteen syy on tapahtunut, huolehtii korjaavista toimenpiteistä kohtuudella käytettävissään olevin keinoin.. Taloushallintoliitto

14 Laskutus- ja myyntireskontrapalvelut Palvelut sopimuksen alkaessa Verkkolaskujen lähettämisen käynnistys pankin kautta tilitoimiston välittäjätunnuksella Verkkolaskujen lähettämisen käynnistys operaattorivälitteisesti Valtakirjan tai muiden asiakirjojen kokoaminen konekielisen tiliotteen ja viitesiirtoluettelojen noutamiseksi pankista Perintätoimiston verkkopalvelun käynnistys Asiakas- ja tuotetietojen perustaminen asiakaan toimittamasta siirtotiedostosta Asiakasyrityksen perustaminen yhteiskäyttöiseen sovellukseen Käyttäjätunnusten ja -oikeuksien perustaminen yhteiskäyttöiseen sovellukseen Muiden tarvittavien tietojen ja rekistereiden sekä tiliöintiehdotustietojen/mallien perustaminen yhteiskäyttöiseen sovellukseen. Laskutus- ja reskontrapalvelut Laskut asiakkaan toimittamasta laskutuspohjasta Laskut asiakkaan toimittamasta siirtotiedostosta Asiakkaan tekemien kirjapidon kirjausten tarkistaminen Laskujen lähettäminen vastaanottajille paperilla Laskujen lähettäminen vastaanottajille verkkolaskuina tai paperilla tulostuspalvelun kautta Yhteiskäyttöisen sovelluksen käyttäjätunnusten ja -oikeuksien ylläpito Yhteiskäyttöisen sovelluksen asiakastietojen ylläpito Yhteiskäyttöisen sovelluksen tuotetietojen ylläpito Yhteiskäyttöisen sovelluksen muiden tietojen/rekistereiden ylläpito Myyntireskontrapalvelut Palvelu Laskujen tallennus reskontraan asiakkaan toimittamista laskukopioista tai laskuluettelosta Laskujen tallennus reskontraan asiakkaan toimittamasta siirtotiedostosta Laskuaineiston täsmäyttäminen asiakkaan laskutusjärjestelmän kanssa Suoritusten kirjaaminen viiteluetteloilta Viitteettömien suoritusten kirjaaminen tiliotteilta Suoritusten kirjaaminen kassajärjestelmän raportista Suoritusten täsmäytys rahatilieihin Tietojen siirto pääkirjanpitoon tapahtumittain integroidusta järjestelmästä siirtotiedostona Tietojen siirto pääkirjanpitoon tiliöintiyhteenvetona siirtotiedostona muistiotositteelta Reskontran avointen laskujen ja pääkirjanpidon myyntisaatavatilin täsmäytys Aikataulu, jakso tai toimittamisaika arkipäivää ennen määräpäivää kuukausittain muu jakso, mikä kuukausittain muu jakso, mikä kuukausittain muu jakso, mikä Taloushallintoliitto

15 Asiakkaan tekemien kirjapidon kirjausten tarkastaminen ja korjaus pääkirjanpitoon Ensimmäinen maksumuistutus päivää eräpäivän jälkeen automaattisesti Ensimmäinen maksumuistutus asiakkaan valitsemille asiakkaille arkipäivää asiakkaan toimeksiannosta Saatavien siirto asiakkaan käyttämään perintätoimistoon asiakkaan valinnan mukaan Epävarmojen saatavien kirjaus luottotappioiksi asiakkaan ilmoituksen mukaan Laskutuksen ja myyntireskontran raportit Laskuluettelo Osakirjanpitojärjestelmän reskontrapääkirja ja -päiväkirja Asiakaskohtaiset myyntitilastot Saatavaluettelo, jakso Erääntyneiden saatavien luettelo, raportointijakso kuukauden välein Palvelut sopimuksen päättyessä Avointen laskujen siirtotiedosto, veloitus tilitoimiston hinnaston mukaisena Palvelujen alasajo Palvelujen päättymispäivä päivässä Taloushallintoliitto

16 Ostoreskontrapalvelut Palvelut sopimuksen alkaessa Asiakkaan verkkolaskujen vastaanoton käynnistys pankin kautta tilitoimiston välittäjätunnuksella Asiakkaan verkkolaskujen vastaanoton käynnistys operaattorivälitteisesti Asiakkaan paperilaskujen vastaanoton käynnistys skannauspalvelusta Valtuutus asiakkaalle lisätä ostolaskuja järjestelmään Toimittajatietojen perustaminen asiakkaan toimittamasta siirtotiedostosta Asiakasyrityksen perustaminen yhteiskäyttöiseen sovellukseen Käyttäjätunnusten ja -oikeuksien perustaminen yhteiskäyttöiseen sovellukseen Toimittajatietojen perustaminen yhteiskäyttöiseen sovellukseen Tiliöintimallien perustaminen yhteiskäyttöiseen sovellukseen Ostolaskukiertojen luominen yhteiskäyttöiseen sovellukseen Muiden tarvittavien tietojen ja rekistereiden luominen yhteiskäyttöiseen sovellukseen Ostoreskontrapalvelut Laskujen vastaanotto verkkolaskuina ja/tai sähköisessä muodossa skannauspalvelusta. Laskulla on myös asiakkaan osoite alv-vähennysoikeuden säilyttämiseksi. Toimiminen laskutusosoitteena paperilaskuille. Laskulla on myös asiakkaan osoite alv-vähennysoikeuden säilyttämiseksi. Asiakkaan paperilaskujen skannaaminen järjestelmään Tarkastajien ja hyväksyjien valitseminen asiakkaan määrittämistä laskujen tarkastajista ja hyväksyjistä laskukierrossa oleville laskuille Saapuneiden laskujen tiliöiminen Asiakkaan tekemien kirjapidon kirjausten tarkastaminen ja korjaus laskuaineistoon Hyväksyttyjen laskujen siirtäminen kirjanpitoon ja maksuerien muodostaminen Laskujen maksetuiksi kirjaaminen Yhteiskäyttöisen sovelluksen käyttäjätunnusten ja -oikeuksien ylläpito Yhteiskäyttöisen sovelluksen toimittajatietojen ylläpito Yhteiskäyttöisen sovelluksen tililuettelotietojen ylläpito Yhteiskäyttöisen sovelluksen tietojen ja rekistereiden ylläpito Muodostetut maksuerät voidaan lähettää pankkiin vain siinä tapauksessa, että maksatuksesta on sovittu Pankkivaltuutukseen liittyvät palvelut -erittelyssä Ostoreskontraraportit Maksuluettelot maksuerittäin Ostolaskuluettelo Osajärjestelmän reskontrapääkirja ja päiväkirja kuukauden välein Asiakaskohtaiset toimittajaraportit ostoista Ostovelkojen luettelo, jakso Taloushallintoliitto

17 Erääntyneiden velkojen luettelo, raportointijakso Palvelut sopimuksen päättyessä Siirtotiedosto toimittajista, veloitus tilitoimiston hinnaston mukaisena Siirtotiedosto toimittajista, + alv Palvelujen alasajo Palvelujen päättymispäivä päivässä Taloushallintoliitto

18 Rakentamispalvelun ja kunnossapitotöiden raportointi Palvelu käynnistetään kun henkilötietojen käsittelystä on sovittu Palkanlaskenta-palveluerittelyssä. Henkilötietojen käsittelyn erityisehdot liitetään osaksi sopimusta kun tämän palvelualueen palvelut käynnistetään. Palvelut sopimuksen alkaessa Avustaminen Katso-valtuutuksen päivittämisessä mikäli käytetään Vertailutietojen ilmoittaja -roolia Avustaminen käyttöoikeusmäärityksissä, jotta tilitoimisto voi käyttää asiakkaan hallinnoimaa tietojärjestelmää Palvelut sopimuksen aikana silloin kun asiakas toimii urakoitsijana Urakoitsijan ilmoittautuminen yhteiselle työmaalle/työmaille Työntekijätiedot Työntekijätietojen ilmoittaminen Verohallinnon veronumerorekisteriin Työntekijöiden ilmoittaminen työmaille päätoteuttajan edellyttämällä tavalla Avustaminen ulkomaisen työntekijän veronumeron hankinnassa Urakkalaskutus Urakkalaskutus verkkolaskutuksena sisältäen työmaatunnukset / työmaa-avaimet Urakkalaskutus paperilaskutuksena sisältäen työmaatunnukset / työmaa-avaimet Aikataulu tarvittavien tietojen ja aineiston toimittamiseksi Tarvittavat tiedot ja aineisto Työntekijöiden perustiedot Verohallinnon vaatimusten mukaisesti Laskutustietojen ilmoittaminen kuten Laskutus ja myyntireskontra palvelualue-erittelyllä on sovittu sisältäen työmaatunnukset / työmaa-avaimet Aikataulu, jakso tai toimittamisaika arkipäivää ennen määräpäivää Palvelut sopimuksen aikana silloin kun asiakas toimii tilaajana Tehtyjen urakkasopimusten raportointi Verohallinnolle työmaakohtaisesti Urakkalaskujen raportointi Verohallinnolle työmaakohtaisesti Ennakkomaksujen raportointi Verohallinnolle työmaakohtaisesti Ilmoittaminen urakan keskeytymisestä / ei toimintaa Ilmoittaminen työmaan keskeytymisestä / ei toimintaa Ilmoittaminen työmaan päättymisestä Arkistoitavan aineiston kokoaminen ja luovutus asiakkaalle pysyvään säilytykseen kalenterivuosittain valmistuneista työmaista Taloushallintoliitto

19 Aikataulu tarvittavien tietojen ja aineiston toimittamiseksi Tarvittavat tiedot ja aineisto Urakkasopimustietojen toimittaminen tilitoimistolle Urakkalaskutietojen toimittaminen tilitoimistolle Keskeytymis- ja päättymistietojen ilmoittaminen tilitoimistolle Aikataulu, jakso tai toimittamisaika arkipäivää ennen määräpäivää arkipäivää ennen määräpäivää arkipäivää ennen määräpäivää Palvelut sopimuksen aikana silloin kun asiakas toimii päätoteuttajana Työmaatietojen ylläpito Työmaan työntekijätietojen/ itsenäisten työnsuorittajien tietojen henkilötietojen ilmoittaminen Verohallinnolle Arkistoitavan aineiston kokoaminen ja luovutus asiakkaalle pysyvään säilytykseen kalenterivuosittain valmistuneista työmaista Aikataulu tarvittavien tietojen ja aineiston toimittamiseksi Tarvittavat tiedot ja aineisto Työmaata koskevat tiedot Työmaalla kuukauden aikana työskennelleiden työntekijöiden ja itsenäisten työnsuorittajien tiedot koko työmaan osalta tiedot Aikataulu, jakso tai toimittamisaika arkipäivää ennen määräpäivää arkipäivää ennen määräpäivää Palvelut sopimuksen päättyessä Palvelut sopimuksen päättyessä muiden sovittujen palvelualueiden erittelyjen mukaan. Taloushallintoliitto

20 Yhtiöoikeudelliset palvelut Palvelut sopimuksen alkaessa Palvelut sopimuksen aikana Yhtiöoikeudelliset, asiakkaan tilauksesta tehtävät neuvontapalvelut Yrityksen perustaminen Yhtiömuodon muutos Hallituksen kokouspöytäkirjojen laatiminen Yhtiökokouspöytäkirjojen laatiminen Osakeantiin liittyvät palvelut Palvelut sopimuksen päättyessä Palveluiden päättymispäivä Taloushallintoliitto