1. OSAPUOLET JA YHTEYSHENKILÖT Tilaaja: Perusturvakuntayhtymä Karviainen (jäljempänä tilaaja ) Y-tunnus:

Transkriptio

1 SOPIMUS TILINTARKASTUSPALVELUN HANKINNASTA 1. OSAPUOLET JA YHTEYSHENKILÖT Tilaaja: Perusturvakuntayhtymä Karviainen (jäljempänä tilaaja ) Y-tunnus: Palveluntuottaja: xxxx (jäljempänä palveluntuottaja ) Y-tunnus: xxxxx Molemmat jäljempänä myös osapuoli tai osapuolet 2. SOVELLETTAVAT YLEISET SOPIMUSEHDOT 3. MÄÄRITELMÄT Siltä osin kuin tässä sopimuksessa tai liitteissä ei nimenomaisesti ole toisin sovittu, sopimukseen sovelletaan Jyse 2014 Palvelut - ehtoja (jäljempänä JYSE ). JYSE kohdan 1 lisäksi sopimuksessa sovelletaan seuraavia määritelmiä: JYSE kohdan 1lisäksi sopimuksessa sovelletaan seuraavia määritelmiä: "Palvelukuvaus" tarkoittaa tässä sopimuksessa sekä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvattua palvelun sisältöä. "Sopimus" tarkoittaa tätä sopimusta. "Palvelu" tarkoittaa tässä sopimuksessa sekä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvattua palvelua. 4. SOPIMUKSEN KOHDE Sopimuksen kohteena on [päivämäärä] päivätyn tarjouspyynnön ja Palveluntuottajan [päivämäärä] päivätyn tarjouksen mukainen Kuntalakiin ja tilintarkastuslakiin (1141/2015) perustuvan tilintarkastuspalvelun hankinta Perusturvakuntayhtymä Karviaiselle. Kaikki palvelun tarpeen määrää ilmaisevat luvut ovat arvioita. Tilaaja ei sitoudu ostamaan Palveluntuottajalta mitään tiettyä palvelun määrää sopimuskauden aikana. Tilaaja ei ole

2 5. SOPIMUSKAUSI korvausvelvollinen ostomäärän muutoksista sopimuskaudella. Tilaaja ostaa palvelua tarpeensa mukaan. Perusturvakuntayhtymä Karviainen voi antaa myös muulle henkilölle tai yhteisölle kuin palveluntuottajalle toimeksiantoja tarpeellisina pitämiensä tarkastusten ja selvitysten suorittamisesta. Tarkastuslautakunnan sihteerin tehtävistä vastaa Palveluntuottaja. Palveluntuottajan tarkastajilla on maksutta käytettävissä tarkastustyön aikana Tilaajan tiloissa työhuone, liityntämahdollisuus kuntayhtymän tietoliikenneverkkoon ja kopiointipalvelut. Kuntalaissa asetettujen arviointitietojen lisäksi tilintarkastajan edellytetään antavan tarkastuslautakunnalle vuosittain vähintään kaksi kirjallista väliraporttia. Tarkastustyön yhteydessä tehdyt raportit tulee luovuttaa myös toimivalle johdolle. Vastuullisen tarkastajan tulee itse osallistua vähintään kolmeen tarkastuslautakunnan kokoukseen. Sopimus astuu voimaan sopimuksen allekirjoituspäivästä, kuitenkin aikaisintaan ja vasta kun hankintapäätös on lainvoimainen. Sopimus on voimassa neljä (4) tilikautta kuitenkin siihen saakka, kunnes tilikauden 2020 tilintarkastus on suoritettu ja Karkkilan kaupunginvaltuustossa ja Vihdin kunnanvaltuustossa hyväksytty. 6. VASTUU- JA YHTEYSHENKILÖT Sopijapuolet nimittävät omat yhteyshenkilönsä, jotka seuraavat ja valvovat sopimuksen toteutumista sekä tiedottavat siitä oman organisaationsa sisällä. Yhteyshenkilön vaihtumisesta on ilmoitettava viipymättä kirjallisesti toisen sopijapuolen yhteyshenkilölle. Tilaajan yhteyshenkilö: Hallinto- ja talouspäällikkö Lars Forsell Puhelinnumero: sähköpostisoite: Palveluntuottajan yhteyshenkilö: yhteyshenkilön nimi puhelinnumero:

3 sähköpostiosoite: 7. ALIHANKINTA JYSE kohdan 3.2 ensimmäisen virkkeen sijasta todetaan, että palveluntuottaja voi teettää sopimukseen kuuluvia tehtäviään alihankkijoilla, jotka tilaaja on hyväksynyt tarjouskilpailun yhteydessä alihankkijoiksi. Muilta osin palveluntuottajalla ei ole oikeutta teettää sopimukseen kuuluvia tehtäviä alihankkijalla ilman tilaajan etukäteen antamaa nimenomaista kirjallista lupaa. 8. PALVELUN LAATUTASO JA SEN SEURANTA JYSE 5 luvun lisäksi sovitaan seuraavaa: Palvelu tulee toteuttaa suomen kielellä. Palveludokumentaation tulee olla suomenkielistä. Palvelun on koko sopimuskauden ajan vastattava sitä mitä on sovittu. Palvelun on myös vastattava palvelun sisällöstä, suorituksesta tai muista palveluun laatuun liittyvistä seikoista Tilaajalle annettuja tietoja. Palvelun on sovelluttava siihen tarkoitukseen, johon sellaista palvelua yleensä käytetään. Palvelun on täytettävä Euroopan unionin suoraan velvoittavien säädösten, Suomen lakien ja asetusten sekä viranomaisten antamat määräykset. Palveluntuottaja tuottaa palvelut huolellisesti, harkiten ja sellaisella ammattitaidolla, mitä voidaan kohtuudella olettaa ammattitaitoiselta ja kokeneelta palveluntuottajalta. Jos palvelu poikkeaa edellä esitetystä, siinä on virhe. 9. PALVELUN LAADUN VALVONTA Palveluntuottajalla on toimiva laadunhallintajärjestelmä (ISO 9001 tai vastaava). Palveluntuottaja seuraa palvelun toteutumista ja valvoo palvelun laatua sekä raportoi Tilaajalle palvelun tuottamiseen liittyvistä seikoista sovitulla tavalla pyydettäessä. Tästä raportoinnista ei makseta Palveluntuottajalle erillistä korvausta.

4 10. LOPPUTULOSTEN HYVÄKSYNTÄ Palveluntuottaja pyytää Tilaajalta kommentteja luonnosversiona olevaan dokumentaatioon (tarkastuskertomus, - raportti,lausunto tai muu selvitys) ja tekee tarvittavat korjaukset sovitussa aikataulussa saatujen kommenttien perusteella ennen lopputuloksen luovuttamista Tilaajalle. Tilaajan katsotaan hyväksyneen työn lopputuloksen, jos Tilaaja ei ole tehnyt kirjallista ilmoitusta neljäntoista (14) kalenteripäivän kuluessa lopputuloksesta, jollei toisin sovita. 11. REKLAMAATIOT JA NIIDEN KÄSITTELY Palveluntuottajaa koskevat reklamaatiot toimitetaan Palveluntuottajan tietoon välittömästi kun virhe on havaittu. Tilaajan tekemät huomautukset palvelussa havaituista puutteista ja virheistä (reklamaatiot) osoitetaan kirjallisesti palveluntuottajan yhteyshenkilölle, joka ryhtyy välittömästi tarvittaviin toimenpiteisiin niiden korjaamiseksi. Kirjallinen reklamaatio katsotaan tehdyksi kun tilaaja on antanut reklamaation sisältävän asiakirjan postin kuljetettavaksi tai kun tilaaja on lähettänyt sähköpostin palveluntuottajan yhteyshenkilölle. Palveluntuottaja käsittelee reklamaatiot ja vastaa niihin viipymättä.viivästyksiä koskeviin reklamaatioihin on vastattava saman tai viimeistään seuraavan työpäivän aikana ja ryhdyttävä heti korjaaviin toimenpiteisiin. Muihin reklamaatioihin on vastattava viimeistään neljän työpäivän kuluessa. Asiakaspalaute hyödynnetään palvelun kehittämisessä. 12. PALVELUN TUOTTAMISEEN OSALLISTUVA HENKILÖSTÖ Palveluntuottajan tulee käyttää palvelun tuottamisessa tarjouksessaan nimeämiään avainhenkilöitä. Palveluntuottajalla ei ole oikeutta vaihtaa palvelujen tuottamiseen nimettyjä henkilöitä ennen sopimuksen tekemistä tai kesken sopimuskauden ilman tilaajan suostumusta. Edellä mainittu ei estä sairaudesta, perhevapaasta tai henkilön irtisanoutumisesta johtuvia Palveluntuottajasta riippumattomia henkilövaihdoksia, mutta Palveluntuottajan on todennettava

5 tilaajalle em. itsestään riippumattomat syyt. Tällöin Palveluntuottajan tulee esittää tilalle vastaavan pätevyyden ja kokemuksen omaavaa avainhenkilöä. Uuden avainhenkilön nimeäminen edellyttää Tilaajan hyväksyntää. Jos Palveluntuottajan esittämän uuden avainhenkilön pätevyys ja kokemus on merkittävästi alempi kuin alkuperäisellä avainhenkilöllä, Palveluntuottaja on velvollinen esittämään uutta avainhenkilöä. Palveluntuottaja voi käyttää täydentävien palveluiden tuottamisessa tarvittaessa myös muita kuin tarjouksessa nimettyjä asiantuntijoita. Palveluiden tuottamiseen käytettävän henkilöstön on Tilaajan tiloissa työskennellessään noudatettava Tilaajan turvallisuus-, tietosuoja- sekä muita Tilaajan ohjeita ja määräyksiä. Tilaajan on ilmoitettava etukäteen menettelytapavelvoitteet Palveluntuottajan henkilöstölle. 13. TILAAJAN VELVOLLISUUDET Tilaaja vastaa siitä, että sen vastuulla olevat tehtävät suoritetaan sopimuksen mukaisesti. Palveluntuottajalla on velvollisuus myötävaikuttaa siihen, että Tilaaja toimittaa riittävät tiedot, mm. esittämällä kysymyksiä ja toimittamalla Tilaajalle listan tarvittavista tiedoista. Tilaajan on annettava Palveluntuottajalle mahdollisuus perehtyä kaikkiin palvelun tuottamisessa tarvittaviin Tilaajan asiakirjoihin ja tietoihin. 14. PALVELUNTUOTTAJAN VELVOLLISUUDET Palveluntuottaja sitoutuu tuottamaan palveluita antamansa tarjouksen mukaisesti. Palveluntuottaja on velvollinen luovuttamaan Tilaajalle valvonnan kannalta olennaiset tiedot, mm. henkilökuntarakenne ja henkilökuntamäärä pyydettäessä sekä asiakaspalautteet erikseen sovittavalla tavalla. Palveluntuottajan on tiedotettava Tilaajaa toiminnassa tapahtuvista olennaisista muutoksista. Palvelun tuottamiseen vaikuttavien olosuhteiden muutoksista (esim. viivytys, este, keskeytys) sekä yhteyshenkilöiden tai yhteystietojen muuttumisesta on ilmoitettava sopimuksen toisen osapuolen yhteyshenkilölle kirjallisesti (myös sähköposti käy) viipymättä sen jälkeen, kun muutos on havaittu tai muutoin todennäköinen.

6 Palveluntuottajan on toimitettava kaikki selvitykset Tilaajalle pyydetyssä ajassa. 15. IMMATERIAALIOIKEUDET Tilaajalla on vapaa ja rajoitukseton käyttöoikeus kaikkeen Palveluntuottajan aikaansaamaan materiaaliin tämän sopimuksen käyttötarkoituksessa määrättämän ajan sisältäen oikeuden käyttää, kopioida ja tehdä tai teettää muutoksia sekä luovuttaa materiaalia kolmansille osapuolille. Tilaajalla on oikeus asettaa palveluntuottamisen yhteydessä syntyneitä tuloksia nähtäväksi julkisesti valitsemallaan tavalla, esimerkiksi Tilaajan internetsivuilla. Jyse-ehtojen kohdan 20.2.ja lisäksi todetaan, että mikäli osapuolet toteavat tai lainvoimaisella päätöksellä todetaan, että sopimuksen mukainen palvelun käyttö loukkaa kolmannen osapuolen immateriaalioikeuksia, Palveluntuottaja hankkii kustannuksellaan Tilaajalle oikeuden käyttää palvelua jatkossakin sopimuksen mukaisesti. Vaihtoehtoisesti Palveluntuottaja voi toimittaa veloituksetta korvaavan palvelun tai muuttaa palvelua niin, ettei sen käyttö enää loukkaa kolmannen oikeuksia. 16. PALVELUN HINTA JA SEN TARKISTUS Palvelun hinnat ovat hintaliitteen mukaiset. Hintaliite on tämän sopimuksen liitteenä Palvelun hinnat sisältävät kaikki palvelun tuottamisesta Palveluntuottajalle aiheutuvat kulut, kuten henkilötyö-, kopiointi-,tulostus- ja laitekulut sekä muut mahdolliset toimistokulut. Tilaaja ei korvaa mitään lisiä sovittujen hintojen lisäksi eikä matka- tai majoituskustannuksia. Kaikki hinnat on esitetty alv 0 %. Palvelun yksikköhintojen (tarkastuspäivien ja -tuntien hintojen) on oltava kiinteitä sopimuskauden kaksi (2) ensimmäistä vuotta sopimuksen allekirjoituksesta. Palveluntuottajalla on sen jälkeiselle ajalle oikeus esittää hinnan tarkistusta enintään kerran vuodessa neuvoteltuaan siitä Tilaajan kanssa. Hintoja voidaan tarkistaa enintään palvelun yleistä ja todellista kustannuskehitystä vastaavasti. Palveluntuottajan on osoitettava hintojen korotusperusteet ja niiden vaikutus kokonaishintaan. Mahdolliset hinnan tarkistukset tulevat voimaan Tilaajan hyväksymisellä.

7 Hinnantarkistusta koskeva esitys tulee toimittaa kirjallisesti tilaajalle viimeistään puolta vuotta ennen hinnantarkistuksen voimaan astumista. Jos hinnantarkistuksesta ei päästä yksimielisyyteen, Tilaajalla on oikeus irtisanoa sopimus siitä hetkestä lähtien, kun hinnanmuutos tulisi voimaan. Irtisanominen on tehtävä kirjallisesti ennen uusien hintojen voimaantuloa. Jos Tilaaja ei irtisano sopimusta, jatketaan sopimusta sopijapuolten hinnanmuutosneuvotteluissa yhdessä sopimilla uusilla hinnoilla. Mahdollisten optiovuosien osalta noudatetaan edellä mainittuja ehtoja. 17. MAKSUEHDOT JA LASKUTUS Lasku erääntyy maksettavaksi kahdenkymmenenyhden (21) päivän kuluttua hyväksyttävän laskun saapumisesta. Laskutus tapahtuu tehdyn työn perusteella. Laskutusperusteen erittelyineen tulee ilmetä laskusta. Lasku toimitetaan mieluiten verkkolaskuna. Tiedot verkkolaskutusta varten: Operaattori: Logica Logican OVT : Ptky Karviaisen OVT Ptky Karviaisen Y-tunnus Paperilaskut lähetetään osoitteeseen Ptky Karviainen/Laskut PL Nummela JYSE 2014 Palvelut kohtien 10.2.,10.3.ja 10.4.selvennykseksi todetaan, että maksuaika alkaa kulua laskua vastaan vasta, kun palvelu on suoritettu hyväksytysti ja sopimuksenmukaisesti. Viivästyskorko on kulloinkin voimassa olevan korkolain mukainen. Laskua koskevat huomautukset tehdään 14 vrk:n kuluessa siitä, kun sopijapuoli sai tietoonsa laskun perusteet.

8 18. VAKUUTUKSET 19. SOPIMUSSAKOT 20. VAHINGONKORVAUS Palveluntuottajan on hankittava toimintaansa varten toiminnan vastuuvakuutus,jonka tulee olla riittävä suhteessa palvelun tuottamiseen liittyviin riskeihin ja palvelusta maksettavaan korvaukseen. Vastuuvakuutuksen tulee olla voimassa koko sopimuskauden ajan. Tilaajalla on oikeus sopimussakkoon seuraavasti osoittamatta, että rikkomuksesta on aiheutunut vahinkoa. Tilaajalla on oikeus vähentää sopimussakot palveluntuottajalle maksettavista maksuista. Tilaajalla on oikeus sopimussakkoon, jos palvelussa on tämän sopimuksen kohdassa 8 mainittu virhe. Sopimussakko on 25 % palvelun vuosikustannuksesta. Mikäli palveluntuottaja vaihtaa tämän sopimuksen kohdassa 12 mainittuja avainhenkilöä ilman tilaajan suostumusta, on palveluntuottaja velvollinen maksamaan tilaajalle sopimussakkoa euroa. Sopimussakko ei koske palveluntuottajasta riippumattomia henkilövaihdoksia. Osapuolet toteavat JYSE 6 kohdan lisäksi, että palvelu ei saa aiheuttaa vahinkoa tilaajalle tai kolmansille ja mikäli vahinkoa aiheutuu, palvelussa on virhe. JYSE lukuun 16 lisätään seuraavaa: Välitön ja välillinen vahinko määritellään kauppalain 67 :ssä säädetyllä tavalla. 21. SOVELLETTAVA LAINSÄÄDÄNTÖ JA RIITAISUUKSIEN RATKAISU Tähän sopimukseen sovelletaan Suomen lainsäädäntöä. Sopimuksesta johtuvat erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti sopijapuolten välisissä neuvotteluissa. Mikäli erimielisyys ei ratkea neuvotteluin, jätetään se ratkaistavaksi Tilaajan kotipaikan käräjäoikeuteen.

9 22. SALASSAPITOVELVOLLISUUS JA TIETOSUOJA Palveluntuottaja huolehtii siitä, että sen henkilökunta noudattaa tämän sopimuksen piiriin kuuluvissa asioissa lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (22 23 ) ja voimassa olevia salassapidosta ja tietosuojasta annettuja säännöksiä ja määräyksiä. Osapuolet sitoutuvat pitämään luottamuksellisina toisiltaan saamansa aineistot ja tiedot, jotka on merkitty luottamuksellisiksi tai jotka on sellaisiksi ymmärrettävä, sekä olemaan käyttämättä niitä muihin kuin sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin. Mikäli on epäselvää, onko jokin sopijaosapuolten tietoonsa saama seikka luottamuksellinen, on tieto katsottava luottamukselliseksi. Salassapitovelvollisuuden rikkomisena ei pidetä viranomaisten velvoittavan määräyksen vuoksi tapahtuvaa tietojen luovuttamista viranomaisille tai muulle taholle. 23. SOPIMUKSEN IRTISANOMINEN JA PURKAMINEN JYSE 2014 Palvelut kohdassa 13 mainittujen tilanteiden lisäksi Tilaajalla on oikeus purkaa sopimus päättymään välittömästi, mikäli Palveluntuottaja rikkoo olennaisesti sopimusehtoja eikä tilaajan kirjallisesta kehotuksesta huolimatta korjaa menettelyään14päivän kuluessa kirjallisen kehotuksen saatuaan. Tilaajalla on oikeus purkaa sopimus myös, jos sopimuksen jatkamista on sopimusrikkomuksen luonne huomioon ottaen pidettävä kohtuuttomana. Olennaiseksi sopimusrikkomukseksi katsotaan toistuvat perustellut valitukset palveluntuottajan toiminnasta. Lisäksi olennaiseksi sopimusrikkomukseksi katsotaan salassapito-ohjeiden laiminlyönti. Kummallakin sopijapuolella on oikeus purkaa sopimus, jos sopimuksen täyttyminen ylivoimaisen esteen vuoksi tulee mahdottomaksi tai viivästyy oleellisesti. Jos Palveluntuottaja joutuu konkurssiin, selvitystilaan tai muutoin sellaisiin taloudellisiin vaikeuksiin, että on syytä olettaa sopimusvelvoitteiden täyttämisen vaarantuvan, on Tilaajalla oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin kokonaan tai määrätyiltä osin. Sopimuksen purkamisesta on ilmoitettava toiselle sopijapuolelle kirjallisesti ja purkamisilmoituksessa on ilmoitettava purkamisen perusteet.

10 Jos Palveluntuottajan palvelut eivät täytä Tilaajan palveluille asettamia vaatimuksia, sopimus voidaan purkaa kesken sopimuskauden. Tämä tarkoittaa tilanteita, joissa Palveluntuottaja ei suoriudu kahden kirjallisen huomautusten jälkeenkään tuottamaan lupaamaansa palvelua. Tilaajalla on oikeus päättää sopimus JYSE 2014 Palvelut kohdan 18 mukaisesti, mikäli palvelun virheet ovat olennaisia tai toistuvia. Tilaajalla on oikeus päättää sopimus, mikäli palveluntuottaja syyllistyy/on syyllistynyt olennaisesti väärien tietojen antamiseen. JYSE kohdassa 18 mainittujen tilanteiden lisäksi tilaajalla on oikeus irtisanoa sopimus, mikäli 1) tilaajan toiminta nykyisessä kuntayhtymämuodossa päättyy, 2) palvelu käy tarpeettomaksi, 3) luottamus tilintarkastusyhteisöön menetetään. 24. SOPIMUKSEN SIIRTO Palveluntuottajalla ei ole oikeutta ilman Perusturvakuntayhtymä Karviaisen suostumusta osaksikaan siirtää sopimusta kolmannelle. Perusturvakuntayhtymä Karviaisella on oikeus siirtää sopimus sellaiselle kolmannelle osapuolelle, jolle kuntayhtymän tehtävät siirtyvät kokonaan tai osittain. Muunlainen sopimuksen siirtäminen on sallittua vain toisen sopijapuolen kirjallisella luvalla. 25. SOPIMUSMUUTOKSET Mahdollisista sopimusmuutoksista neuvotellaan sopijapuolten kesken ja niistä sovitaan kirjallisesti. Lisäys tai muutos sopimukseen on sitova vain, jos siitä on sovittu kirjallisesti. Selvyyden vuoksi todetaan, että sähköpostitse tehty sopimusmuutos ei ole pätevä. Huomautuksissa sähköpostitse tehty huomautus on pätevä. JYSE 2014 Palvelut -ehtojen kohdassa 22.3 tarkoitettuja kirjallisia sopimusmuutoksia voivat tehdä ainoastaan tämän sopimuksen allekirjoittajat tai vastaavan valtuuden omaavat henkilöt. 26. SOPIMUKSEN LIITTEET JA ASIAKIRJOJEN PÄTEVYYSJÄRJESTYS Sopimusasiakirjat täydentävät toisiaan. Jos sopimusasiakirjat ovat keskenään ristiriidassa, noudatetaan niitä seuraavassa järjestyksessä: Sopimus Hintaliite

11 Tarjouspyyntö Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot JYSE 2014 Palvelut Tarjous liitteineen Luettelo palveluntuottajan alihankkijoista (tarvittaessa) 27. ALLEKIRJOITUKSET JA SOPIMUSKAPPALEET Tätä sopimusta on tehty kaksi samansisältöistä kappaletta, yksi kummallekin osapuolelle. PERUSTURVAKUNTAYHTYMÄ KARVIAINEN Nummelassa xxxx OY Kaupungissa pp.kk.2017