7. OJM:n esitys Voikukka kisan siirtämisestä pidettäväksi

Transkriptio

1 Hallituksen kokous 4/ Etäkokous, Google Hangouts PÖYTÄKIRJAOTE Kutsutut: Petteri Alahuhta, Mika Savola, Ensio Lehto, Susanna Makkonen, Jukka Karvonen, Jani Savilampi, Henri Kokkila, Ulla-Maija Kiviniemi, Jaakko Setälä, Anne Lantee, Juhana Rüster. 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen klo Läsnäolijoiden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Läsnä kokouksessa olivat Petteri Alahuhta, Jani Savilampi, Ulla-Maija Kiviniemi, Susanna Makkonen, Henri Kokkila, Jukka Karvonen, Anne Lantee, Juhana Rüster. Mika Savola liittyi kokoukseen klo Poissa Jaakko Setälä, Ensio Lehto 3. Kokouksen työjärjestyksen vahvistaminen Vahvistettiin kokouksen työjärjestys. 4. Edellisen kokouksen pöytäkirjan vahvistaminen Vahvistettiin edellisen kokouksen pöytäkirja. 5. Sähköpostipäätösten vahvistaminen a) Hannu Kari ehdolle WAE:n maasto- ja 3D-toimikuntaan Päätettiin esittää Hannu Karia World Archery Europen maasto- ja 3D-komiteaan WAE:n kongressissa Nottinghamissa. 6. Ilmoitusasiat a) Henkilökunnan lomasuunnitelma Merkittiin hallitukselle tiedoksi. Toiminnanjohtaja ja valmennuspäällikkö suunnittelevat arvokisojen tiedottamisen 3D-EM ja maasto-mm osalta. b) Puijon Jousi hakenut sisäammunnan juniorien ja seniorien SM-kisoja 2017, Achilles yleisten luokkien sisä-sm:iä OJM:n esitys Voikukka kisan siirtämisestä pidettäväksi OJM esittää, että Voikukka-kisa 2016 siirretään pidettäväksi kisakalenterin mukaisen sijaan

2 Päätös: Hallitus hyväksyy OJM:n esityksen vaihtaa Voikukkakisa 2016 pidettäväksi sijaan , vaikka OJM:n kisa sitten meneekin maastoammunnan SMkisojen kanssa päällekkäin. Hallitus katsoi, etteivät kyseiset kilpailut kilpaile samoista ampujista. Pyydetään Ensiolta esitys seuraavaan kokoukseen siitä, miten kisoja jatkossa voidaan myöntää. Jukka ja Henri osallistuvat työstöön. 8. Achilleksen esitys juniori-sm-kisan parikilpailun joukkueiden muodostamisesta Achilles ehdottaa, että mixed-kisan joukkueet voi ilmoittautua etukäteen. Näin on toimittu viime vuoden yleisen luokkien parikisassa. Ennakkoilmoittautuminen helpottaisi kisajärjestäjän työtä huomattavasti. Juhana selvittää ja kyselee seuraavaan kokoukseen mennessä, minkälaisella mallilla voitaisiin jatkossa jatkaa ja tehdä sääntömuutokset sen mukaisesti. Esimerkkejä mahdollisista vaihtoehdoista: Nykyinen: seurat ilmoittaa joukkueista, kaavion vapaille paikoille valitaan lopuista x parasta poikaa ja tyttöä joista muodostetaan lisää pareja Arvokisat: otetaan ampujien määrä (max 16) osallistujaa ja paras tyttö, huonoin poika muodostaa yhden parin, toiseksi paras ja toiseksi huonoin seuraavan jne. Vapaa muodostus: Parit muodostetaan ennalta vapaasti ilman seurarajoja. 9. Toimintasuunnitelman tavoitteiden seuranta ja raportit a. Vastuualueiden raportti 1. Huippu-urheilu - Juhana 2. Harrasteliikunta - Juhana 3. Seuratoiminta - Anne 4. Järjestötoiminta - Anne 5. Kehitysprojektit Anne Käytiin läpi raportit. b. Liiton talouden raportointi Toiminnanjohtaja esitti talouden raportointimallin ja talousraportin 3/2016. Konkreettisia muutosehdotuksia malliin ei tullut.

3 c. Liiton toiminnan KPI Työryhmän esitys toiminnan seurannasta kauden aikana. Anne valmistelee seuraavaan kokoukseen esimerkkiraportin, johon kootaan toiminnanaloittain muutama keskeinen luku. 10. Keskustelu ja kehittäminen a. Keskustelu hallituksen ja toimiston vastuualueista Hallitus seuraa vuoden 2016 aikana vastuunjaon toimivuutta, varautuu korjaamaan mahdollisia ongelmia myös vuoden varrella ja päättämään koeajan jälkeen vastuunjaosta ja työnjaosta toistaiseksi. Ei raportoitavaa tai muutostarpeita. b. Raportti ja keskustelu seuratoimintapäivistä Toiminnanjohtajan raportti tilaisuudesta, jatkokehitysideat ja toimenpiteet Osallistujapalaute Anne kertoi suullisen raportin tilaisuuden saamasta palautteesta, joka oli verraten positiivista. Päätettiin järjestää seuroille yksinkertainen kysely seuratoimintapäiville osallistumisesta tai siitä miksei osallistuttu. Kysely toteutetaan laajemman seurakyselyn yhteydessä. Kyselyn tuloksia käsitellään hallituksen kokouksessa kesäkuussa niiden valmistuttua. 11. SJAL 70-vuotisjuhlallisuudet & Hall of Fame Toiminnanjohtaja esitteli vaihtoehtoja 70-vuotisjuhlallisuuksien pitopaikaksi ja tapahtuman konseptiksi. 70-vuotisjuhlallisuuksia voidaan järjestää joko syksyn 2016 seuratoimintapäivien yhteyteen tai Urheilugaalan yhteyteen tammikuussa Seuratoimintapäivien osalta esitys päivämääräksi on joka tapauksessa Seuratoimintapäivien yhteydessä pari eri tyyppistä vaihtoehtoa: 1) Ahvenanmaa: - Seuratoimintapäivien ohjelmaa/syyskokous laivalla ja perillä hotellissa - Gaalaillallinen ja palkitsemiset illallisen yhteydessä - Seuratoimintapäivät jatkuvat seuraavana päivänä hotellissa/laivalla 2) Manner-Suomi, Helsinki tai Tampere: - Seuratoimintapäivien ohjelmaa lauantaiaamu- ja iltapäivä - Yksityisnäytös elokuvateatterissa, jota ennen palkitsemiset salissa - Juhlaillallinen

4 - Syyskokous sunnuntaiaamupäivänä - Seuratoimintapäivien ohjelmaa sunnuntai-iltapäivänä, jos kokous ei veny Urheilugaalassa konsepti voisi olla seuraava yhden päivän aikana: - palkitsemiset Hartwall Arenan Niemi-Centerissä - Kiitos-illan buffet-ruokailu - Urheilugaala katsomopaikoilta Hallituksen kanta oli, että lähdetään kehittämään Helsingissä tai Tampereella olevaa tilaisuutta. Ulla-Maija, Petteri ja Anne valmistelevat tarkempaa ohjelmaa 70- vuotisjuhlallisuuksiin.juhana kokoaa ryhmän kehittämään hall of fame -ajatusta ja - kriteereitä. Mika ja Petteri ovat mukana. 12. Toimintasuunnitelman laatiminen ja / tai strategiapäivitys Vuonna 2012 laaditun strategian päivitys. Keskustelu ja päättäminen aikataulusta ja prosessista. Vuoden 2017 toimintasuunnitelmaprosessista keskustelu ja toimintamallista päättäminen. Petteri valmistelee seuraavaan kokoukseen esityksen prosessista, jonka mukaan strategiaa valmistellaan. 13. Budjettimuutos Syyskokouksen hyväksymään budjettiin tuli muutostarpeita myönnettyjen avustusten määrän selvittyä. Valtionapua saatiin 2000 euroa vähemmän kuin anottiin ja OK:n avustusten määrä oli pienempi kuin budjetoitiin. Parajousiammunnan puolella avustusten määrä väheni euroa mutta myös toiminnan kulut vähenevät luonnostaan yhden ampujan jäätyä pois kilpailutoiminnasta. Huippu-urheilun puolella OK:n avustus valmentajan palkkakuluihin oli 2500 euroa pienempi kuin budjetoitiin. Päätös: Valtionavun budjettivaje pienennetään budjetissa puoliksi hallinnosta ja puoliksi parajousiammunnasta (1000 euroa kummastakin). Hallintoon lisätään mainostuloja 1000 eurolla. Parajousiammunnan kuluja pienennetään likimain 7000 euron verran vastaamaan avustusten toteutunutta määrää. Huippu-urheilun osalta budjetin annetaan mennä 2500 euroa yli. 14. Toiminnanjohtajan esitys henkilöstöresurssimuutoksista loppuvuodelle Budjetissa vuodelle 2016 on varattu hallinnon (ja seuratoiminnan) henkilöstökuluihin aiempaa enemmän varoja, millä on varauduttu kesätyöntekijän tai harjoittelijan palkkaamiseen ja toiminnanjohtajan työajan lisäämiseen. Päätösesityksenä on kaksi vaihtoehtoa, joista laskelmat on esitetty alla:

5 Vaihtoehto A: Palkataan kesätyöntekijä tai harjoittelija liiton toimistoon kahden kuukauden ajaksi. Palkka on liiton palkkausjärjestelmän mukainen ja riippuu hieman palkattavan henkilön taitotasosta, mutta on enintään noin 2000 euroa kuukaudessa. Lisätään toiminnanjohtajan työaikaa alkaen 37,5 viikkotyötunniksi eli kokoaikaiseksi. Samalla korjataan toiminnanjohtajan palkka liiton palkkausjärjestelmän mukaiseksi. Vaihtoehto B: Palkataan kesätyöntekijä tai harjoittelija liiton toimistoon kolmen kuukauden ajaksi. Palkka on liiton palkkausjärjestelmän mukainen ja riippuu hieman palkattavan henkilön taitotasosta, mutta on enintään noin 2000 euroa kuukaudessa. Lisätään toiminnanjohtajan työaikaa alkaen 32 viikkotyötunniksi. Samalla korjataan toiminnanjohtajan palkka liiton palkkausjärjestelmän mukaiseksi. Alla olevissa laskelmissa sivukulut on laskettu 24%:n mukaan: Vaihtoehto A Vaihtoehto B Kesätyöntekijä Kuukausia 2 3 Palkka/kk enintään Yht sivukuluineen n Toiminnanjohtaja Kuukausia 7 7 (1.6. alkaen) Työaika viikossa 37,5 32 Palkka/kk ,33 Sivukuluineen koko vuosi 42433, ,2 Työntekijät yhteensä 47393, ,2 Budjetti Erotus -193, ,8 Päätös: Hallitus ei hyväksynyt vaihtoehtoa A eikä B. Karvonen esitti eriävän mielipiteen tähän kohtaan. Päätettiin selvittää kevään aikana toimiston ydinprosessit ja laatia asiasta esitys hallituksen kokoukseen kesäkuussa Tehtävän vastuuhenkilö on Petteri. 15. Muut esille tulevat asiat Ei muita asioita. 16. Seuraavien kokouksen ajankohta etäkokous klo 18: etäkokous klo 18:00

6 17. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo Petteri Alahuhta Puheenjohtaja Mika Savola Varapuheenjohtaja