\ EUROOPAN UNIONIN NEUVOSTO. Bryssel, 30. huhtikuuta 2002 (17.05) (OR. en) 8402/02 LIMITE EUROPOL 29

Transkriptio

1 \ EUROOPAN UNIONIN NEUVOSTO Bryssel, 30. huhtikuuta 2002 (17.05) (OR. en) 8402/02 LIMITE EUROPOL 29 ILMOITUS Lähettäjä: Europol Vastaanottaja: 36 artiklan komitea / Coreper / Neuvosto Asia: Tilintarkastuskertomus ja vastuuvapauden myöntäminen kauden osalta 1. Europol-yleissopimuksen 36 artiklan 3 ja 5 kohdassa määrätään seuraavaa: "3. Yhteinen tilintarkastuskomitea esittää neuvostolle Euroopan unionista tehdyn sopimuksen VI osastossa määrätyn menettelyn mukaisesti tarkastuskertomuksen päättyneestä tilikaudesta; johtajalla ja varainhoidon valvojalla on mahdollisuus antaa etukäteen lausuntonsa tarkastuskertomuksesta, ja tästä lausunnosta keskustellaan hallintoneuvostossa. 5. Neuvosto antaa johtajalle vastuuvapauden kyseisen tilikauden talousarvion toteuttamisesta, sen jälkeen kun se on tutkinut tilikauden päättämisestä tehdyn kertomuksen." 2. Liitteessä toimitetaan yhteisen tilintarkastuskomitean laatima tilintarkastuskertomus ajalta , josta hallintoneuvosto on keskustellut. 3. Tilintarkastuskertomuksen perusteella hallintoneuvosto ilmoitti antavansa vastuuvapauden Europolin johtajalle. 8402/02 mvu,sip,msu,rir/jpo/tia 1

2 4. Edellä mainitun perusteella 36 artiklan komiteaa pyydetään ehdottamaan Coreperille/neuvostolle, että se tarkastelisi tilintarkastuskertomusta ja antaisi talousarvion toteuttamista koskevan vastuuvapauden Europolin johtajalle ajalta /02 mvu,sip,msu,rir/jpo/tia 2

3 Yhteisen tilintarkastuskomitean laatima tarkastuskertomus Euroopan yhteisöjen tilintarkastustuomioistuimen Europol-yleissopimuksen 36 artiklan nojalla antaman toimeksiannon mukaisesti yhteinen tilintarkastuskomitea tarkasti Europolin rahoitusta koskevat selvitykset sen ensimmäiseltä varainhoitovuodelta Tämä kertomus on osoitettu neuvostolle yleissopimuksen 36 artiklan 3 kohdan nojalla. Europol-yleissopimuksen 1 29 artiklan 3 kohdan mukaisesti talousarvio toteutettiin johtajan vastuulla. Hänen vastuualaansa kuuluu rahoitusta koskevien selvitysten laatiminen ja esittäminen Europol-yleissopimuksen 36 artiklan ja Europolin talousarvioon sovellettavan varainhoitoasetuksen 2 50 artiklan nojalla. Rahoitusta koskeviin selvityksiin sisältyy tulostili, tase, liitetiedot ja vuosittainen tilinpäätöskertomus. Tilintarkastuskomitean tehtävänä on lausunnon antaminen rahoitusta koskevista selvityksistä tarkastuksen perusteella. Tilintarkastus suoritettiin yleisesti tunnustetun kansainvälisen tilintarkastuskäytännön mukaisesti. Tarkastettavat asiakirjat tutkittiin soveltaen kyseisissä olosuhteissa tarpeellisiksi katsottuja tarkastusmenetelmiä. Tämän tuloksena saatiin riittävät perusteet jäljempänä esitetyn lausunnon tueksi. Yhteisen tilintarkastuskomitean suorittama tarkastus osoitti sille kohtuullisen varmasti, että Europolin rahoitusta koskevat selvitykset antavat tarkan kuvan tilanteesta ja että tulot ja menot ovat kokonaisuutena lailliset ja asianmukaiset. 1 2 EYVL C 316, EYVL C 312, /02 mvu,sip,msu,rir/jpo/tia 3

4 Edellä mainittua mitenkään rajoittamatta komitea haluaisi kuitenkin kiinnittää neuvoston huomion seuraaviin seikkoihin: Heikkouksia on havaittu aineellisten hyödykkeiden hallinnoinnissa, joista määrätään Europolin varainhoitoasetuksen 45 artiklassa, sekä varainhoitoasetuksen täytäntöönpanomenettelyissä (84 ja 85 artikla). Komitea ei myöskään saanut omaisuusluetteloa kaikista laitteistoista, joiden omistaja Europolista on tullut, vaikka Europolin huumausaineyksikön koordinaattorin olisi pitänyt toimittaa tämä luettelo neuvostolle Europolin aloittaessa toimintansa (eli ), kuten Europolin varainhoitoasetuksen 58 artiklassa säädetään. Kaikkia tulo- ja menoeriä ei ole otettu talousarvioon Europolin varainhoitoasetuksen (1 ja 3 artiklan) mukaisesti, eikä niitä ole sisällytetty tulostiliin. Nämä tulot ja menot koskevat "rakentamista" (0,5 miljoonaa euroa, josta tehtiin 0,2 miljoonan euron maksusuoritus ) sekä "turvallisuutta" (talousarvio: 1 miljoonaa euroa, menot 1999: 1,1 miljoonaa euroa) ja ne ovat Alankomaiden suoraa rahoitusta. Edeltävien varainhoitovuosien tulos, joka siirrettiin tehtyyn taseeseen ( ,37 euroa), ei täsmännyt täysin edeltävien varainhoitovuosien rahoitusta koskeviin selvityksiin otettujen määrien kanssa. Heikkouksia havaittiin sisäisissä tarkastusjärjestelmissä sopimusten tekemisen sekä menojen ja tulojen hallinnoinnin osalta (maksusitoumusten valmistelu ja hyväksyminen, kulujen maksaminen, sopimusten ja tarjouspyyntöjen valmistelu ja hyväksyminen). Oheisen tilintarkastuslausunnon liitteenä toimitettujen päähuomioiden lisäksi alustavat huomiot osoitettiin etukäteen Europolin johtajalle. 8402/02 mvu,sip,msu,rir/jpo/tia 4

5 Aunus Salmi Armindo Souse Ribeiro Jean-François Bernicot 31. lokakuuta 2000 Europolin yhteinen tilintarkastuskomitea osoite: c/o Euroopan yhteisöjen tilintarkastustuomioistuin (Aunus Salmi) 12, Rue Alcide De Gasperi L-1615 Luxemburg 8402/02 mvu,sip,msu,rir/jpo/tia 5

6 Tärkeimmät tilintarkastuslausuntoon liittyvät huomautukset 1. Europolin tilien avaaminen Siirtyminen EDUsta Europoliin 1. Yhteinen tilintarkastuskomitea tarkasteli päivätyn tilinpäätöksen. Komitean tekemien huomautusten perusteella oikaistu versio toimitettiin Oikaisut koskivat erityisesti tasetta. Suositellaan, että tililuettelo mukautetaan tilinpäätöksen (erityisesti taseen) rakenteeseen ja että tililuettelossa olevista tileistä annetaan lyhyt kuvaus. 2. Europolin huumausaineyksikön (EDU) toiminta loppui , kun Europol aloitti toimintansa Europol-yleissopimuksen määräysten mukaisesti. Tarkastelimme järjestelyjä toimintojen ja laitteistojen siirtämisestä huumausaineyksiköstä Europoliin yleissopimuksen 45 artiklan mukaisesti. Emme kuitenkaan saaneet käyttöömme Europolin huumausaineyksikön koordinaattorin laatimaa tilinpäätöskertomusta, joka Europolin varainhoitoasetuksen (58 art.) mukaisesti olisi pitänyt esittää neuvostolle ja toimittaa myös yhteiselle tilintarkastuskomitealle. 3. Panimme merkille huumausaineyksikön tilintarkastajan laatiman kertomuksen ja hänen huomautuksensa, jotka oli osoitettu Europolin johdolle ja jotka koskivat välistä ajanjaksoa. 4. Europolin perustamisesta lähtien kirjanpitomenetelmät muuttuivat. EDUn kirjanpitojärjestelmä perustui kassaperusteiseen kirjanpitoon. Se tarkoittaa tulojen ja menojen merkitsemistä tilinpäätökseen ilman tasetta, josta käyvät ilmi järjestön varat ja vastuut. Europolin tilinpäätös on lähtien perustunut suoriteperusteiseen kirjanpitoon. 5. Hallintoneuvoston nimittämä varainhoidon valvoja astui virkaansa /02 mvu,sip,msu,rir/jpo/tia 6

7 Eläkerahasto 6. Europolin henkilöstösääntöjen liitteessä 6 olevassa 37 artiklassa säädetty eläkerahasto perustettiin Eläkerahaston hallintoneuvosto, josta säädetään sitä koskevassa asetuksessa, nimitettiin vasta marraskuussa 1999 ja se piti ensimmäisen kokouksensa Henkilöstön ja Europolin maksuosuudet tähän rahastoon 1999 toisella vuosipuoliskolla näkyvät päivätystä taseesta (0,7 miljoonaa euroa). Tämä määrä siirrettiin rahaston nimissä avatulle käyttötilille. Europolin johto teki sopimuksen yksityisen yrityksen kanssa rahaston varainhoidosta ja vakuuttamisesta käynnistysvaiheen aikana esitettävien vaatimusten varalta. Sopimus tuli voimaan Omaisuusluettelo 7. Europolin aloittaessa toimintansa huumausaineyksikön koordinaattorin olisi pitänyt esittää neuvostolle luettelo kaikista laitteistoista, joiden omistaja Europolista tuli (varainhoitoasetuksen 58 artiklan 2 ja 3 kohta), mutta tällaista omaisuusluetteloa ei oltu tehty. Europolille siirrettyjä laitteistoja, jotka näkyvät aloitustaseesta , ei tutkittu konkreettisesti. Irtaimen omaisuuden hankintaa ei merkitty pysyvään omaisuusluetteloon ennen maksun suorittamista eikä laskussa tai liitteenä olevassa asiakirjassa ole mainintaa tällaisesta merkinnästä menon maksamiseksi. Inventaarioasiakirjoja ei tarkastettu sen toteamiseksi, täsmäsivätkö ne todellisen tilanteen kanssa, eikä omaisuuden sijainti käy ilmi omaisuusluetteloon omaisuuden hankinnasta tehdyistä merkinnöistä (varainhoitoasetuksen 45 artikla). Näiden puutteiden vuoksi taseeseen merkittyjen määrien luotettavuutta ei voida taata. Suositetaan, että Europol määrittelee, dokumentoi ja toteuttaa hallinnollisen käsikirjan pysyvän konkreettisen inventaarijärjestelmän perustamiseksi. Konkreettisen inventaarion ja kirjanpidon välillä olisi oltava systemaattinen yhteys. 8402/02 mvu,sip,msu,rir/jpo/tia 7

8 Tase 8. Aiempien vuosien tulosta, joka oli merkitty tilinpäätökseen, ei saatu täysin täsmäämään Europolin perustamisen jälkeen tehdyissä rahoitusselvityksissä esitetyn tulojen ja menojen saldon kanssa. Suositetaan, että vastaisuudessa tilinpäätökseen merkitty vuoden tase olisi perusteltava ja sen olisi vastattava varainhoitovuonna toteutuneita tulostilejä. 2. Tulot ja menot Talousarvion toteuttaminen 9. Vuoden lopullisista määrärahoista, joiden kokonaismäärä on 18,9 miljoonaa euroa, 13,4 miljoonaa euroa (71 prosenttia) oli sidottu. Siirrettyjen määrärahojen määrä on 2,5 miljoonaa euroa ja 3 miljoonaa euroa peruutettiin Talousarvion alhainen toteuttamistaso johtuu pääasiassa siitä, että Europol aloitti toimintansa 1.7. eikä 1.1., kuten oli alunperin suunniteltu vuoden 1999 talousarviota hyväksyttäessä. Turvallisuuspalveluja ja kiinteistöä koskeva budjetti 10. Turvallisuuspalveluja ja sitä kiinteistöä, jossa Europol sijaitsee, koskevat tulot ja menot rahoitetaan Alankomaista. Ne eivät sisälly Europolin talousarvioon ja ovat siksi talousarvion valvontamenettelyjen ulkopuolella (talousarvion hyväksyminen, talousarviotapahtumat, vastuuvapaus) eikä niiden osalta edellytetä Europolin talousarvioon sovellettavan varainhoitoasetuksen "virallista" soveltamista (todellisuudessa sovelletaan samoja sisäisen tarkastuksen menettelyjä). Europolin toimittamien tietojen mukaan huumausaineyksikön budjetti- ja rahoitusasiantuntijoiden kokouksessa ei hyväksytty ehdotusta tämän lähestymistavan muuttamiseksi. Tämä tilanne on johtanut epäselvyyteen kyseisten varojen hallinnointia ja tilintarkastusta koskevien vastuiden ja toimivaltuuksien osalta Europolin ja Alankomaiden välillä. 8402/02 mvu,sip,msu,rir/jpo/tia 8

9 11. Alankomaiden rahoittamia turvallisuuspalveluja koskevia tuloja ja menoja ei ole merkitty Europolin talousarvioon ja ne kirjataan muiden kuin talousarvioon liittyvien tulojen ja menojen tileille (varainhoitoasetuksessa säädetään ainoastaan talousarvion tuottotileistä ja kulutileistä). Kyseisiä määriä ei ole kirjattu tulostilille Tulojen ja menojen saldo sekä siirretyt määrärahat on kuitenkin kirjattu taseeseen. 12. Alankomaiden rahoittamat kiinteistöistä aiheutuvat tulot ja menot eivät sisälly talousarvioon, eikä niitä ole kirjattu talousarvion tuotto- ja kulutileille. Näin ollen niitä ei ole sisällytetty myöskään tulostilille Lisäksi Europolin ja Alankomaiden välillä ei ole erityistä sopimusta näistä tuloista ja menoista, mistä syystä näiden varojen hoito ja investointien suunnittelu on vaikeaa. Asianomaisten tulojen ja menojen saldo on merkitty taseeseen. 13. Europolin varainhoitoasetuksen yleisperiaatteiden (1 ja 3 artikla) mukaisesti suositellaan, että kaikki tulot ja menot merkitään kokonaisuudessaan talousarvioon ja tilinpäätökseen. Sisäiset tarkastukset 14. Paikalla suoritettujen sattumanvaraisten asiakirjojen tarkastusten perusteella voitiin sisäisessä tarkastusjärjestelmässä havaita seuraavat heikkoudet: Tarjouspyynnöt: tarjouspyyntöjä koskevien sisäisten sääntöjen ja ohjeiden epäjohdonmukainen soveltaminen; tavaroiden hankintaa koskevien tarjousten vähimmäismäärää ei mainita. Sopimusten/tilausten laatimista ja hyväksymistä koskevat menettelyt: tilauslomakkeiden ja sitoumusten yhtenäisyyttä ei systemaattisesti tarkasteta (esim. ilman perusteluja tilattiin ja vastaanotettiin muita kuin sitoumuksessa mainittuja tavaroita); tilauslomakkeita ja sopimuksia ei valmistella eikä niitä seurata (esim. yhdessä esiin 8402/02 mvu,sip,msu,rir/jpo/tia 9

10 tulleessa tapauksessa oli palkattu konsultti laatimatta minkäänlaista asianmukaista tarjousta, tilauslomaketta tai sopimusta); tarjouspyyntöjä, sopimusten valmistelua ja tekemistä koskevia sääntöjä sovelletaan epäjohdonmukaisesti. Sitoumukset ja menojen maksaminen : tulojen ja menojen hyväksyjälle syntyi oikeudellinen velvoite kolmanteen osapuoleen nähden ennen kuin hän oli saanut varainhoidon valvojalta ennakkohyväksynnän (jolloin hänestä tuli velvollinen maksamaan korvausta varainhoitoasetuksen 49 artikla); määrärahoja siirrettiin ilman asianmukaisesti hyväksyttyä sitoumusta; menoihin sitoutumista koskevia ehdotuksia, joita tulojen ja menojen hyväksyjä ei ollut perustellut riittävästi eikä tarkistanut, ovatko ne moitteettoman varainhoidon periaatteen mukaisia (erityisesti taloudellisuuden ja kustannustehokkuuden osalta) (yksi esiin tullut tapaus: ulkopuoliseen yritykseen sopimussuhteessa oleva konsultti tarkoituksena välittää Europolille tietokoneisiin liittyvää asiantuntemusta Europol kustansi hänelle välittömästi tietokoneisiin liittyvän aikuiskoulutuskurssin ilman minkäänlaisia perusteluja); menoihin sitoutumista koskevissa ehdotuksissa ei aina ole voimassa olevien säännösten edellyttämiä tietoja; virkamatkakulut esitetään ja varainhoidon valvoja hyväksyy ne jälkikäteen ja maksetaan sitoumuksia suurempia summia ilman, että ensin hyväksyttäisiin asianmukaisella tavalla tarkistettu sitoumus pääasiassa siksi, että virkamatkakulut perustuvat yksittäisiin sitoumuksiin (vaikka samaan aikaan on voimassa väliaikaisten sitoumusten järjestelmä), mikä tekee niiden seuraamisen vaikeaksi; määrärahoja siirretään ilman eri toimenpiteitä, vaikka ne olisi pitänyt peruuttaa. 15. Vaikka otetaankin huomioon Europolin perustamiseen liittyvät ongelmat, sisäisten tarkastusjärjestelmien muuttaminen ja uusien hallintojärjestelmien käyttöönotto, on todettava, että edellä mainitut heikkoudet johtuvat sisäistä tarkastusta koskevien järjestelmien ja menettelytapojen puutteellisesta selittämisestä ja soveltamisesta. Moni puute on yhteydessä tulojen ja menojen hyväksyjien tehtäviin. Heidän olisi oltava perillä tehtävistään. Europolin on hyväksyttävä sisäisiä toimenpiteitä, joihin sisältyisi keskeiset säännöt tulojen ja menojen hyväksyjien ja talousarvion toteuttamista koskevien hallintoyksikköjen tehtävien jakamisesta varainhoitoasetuksen täytäntöönpanosääntöjen edellyttämällä tavalla. 8402/02 mvu,sip,msu,rir/jpo/tia 10

11 16. Europolin on jatkettava pyrkimyksiään parantaa ja täydentää eri sisäisten tarkastusjärjestelmien ja -menettelyjen selityksiä ja julkaista ohjeet (kirjanpito, henkilöstö, virkamatkakulut, tulojen ja menojen hoito, sopimusten teko, sopimusten ja tilauslomakkeiden laatiminen, henkilöstön tehtävien ja vastuualueiden kuvaukset jne.). On varmistettava, että järjestelmät ja menettelyt ovat voimassa olevien säännösten mukaisia. 17. On kuitenkin huomattava, että varainhoidon valvoja raportoi monista tässä kertomuksessa mainituista heikkouksista hallintoneuvostolle jo Kirjanpitojärjestelmä ja talousarviovaikutusten valvonta 18. Europol siirtyi käyttämään omaa kirjanpitojärjestelmää Alankomaiden oikeusministeriön palveluiden sijasta. Uuden kirjanpitojärjestelmän käyttöönotto aiheutti monia ongelmia, jotka saatiin ratkaistua vasta Varainhoitovuoden päättäminen Maksettavat siirrot (lyhytaikaiset velat) 19. Varainhoitovuoden 1999 menot olisi kirjattava kyseisen vuoden tileille sellaisten maksumääräysten perusteella, jotka tulojen ja menojen hyväksyjä on antanut ja varainhoidon valvoja on hyväksynyt viimeistään ja joita vastaavat maksut tilinpitäjä on suorittanut viimeistään (varainhoitoasetuksen 5 ja 29 artikla). Varainhoitovuoden 1999 tileille kirjattiin joitakin maksuja, jotka varainhoidon valvoja oli hyväksynyt vasta tammikuussa Niitä koskevia varainhoidon valvojan hyväksymiä maksumääräyksiä ei kirjattu kirjanpitojärjestelmään vuonna 1999, eli vuoden talousarvion tileille ( ,74 euroa) ja taseeseen päivättyjä taseita kuitenkin korjattiin siten, että niissä näkyy kyseinen summa. 8402/02 mvu,sip,msu,rir/jpo/tia 11

12 Kassavirtojen hoito ja tilien täsmäytys 20. Ottaen huomioon organisaation kassavirran arvon ja organisaation koon, moitteettoman varainhoidon periaatteet edellyttävät, että käytettävissä olevat varat olisi säännöllisesti talletettava korkoa tuottaville tileille. Yhtä vuoden lopussa tehtyä talletusta lukuunottamatta tätä ei tehty vuoden 1999 heinä- ja joulukuun välisenä aikana. 21. Tämän kertomuksen kattamana aikana pankki- ja postitileillä olevia käteisvaroja ei säännöllisesti täsmäytetty rahoituslaitosten toimittamien tiliotteiden kanssa. Täsmäytykset suositellaan tehtäväksi ja tarkastettavaksi kuukausittain voimassa olevien säännösten mukaisesti. Aunus Salmi Armindo Sousa Ribeiro Jean-François Bernicot 31. lokakuuta 2000 Europolin yhteinen tilintarkastuskomitea Osoite: c/o Euroopan yhteisöjen tilintarkastustuomioistuin (Aunus Salmi) 12, rue Alcide de Gasperi L-1615 Luxemburg 8402/02 mvu,sip,msu,rir/jpo/tia 12

13 Taulukko 1 Europol: Taseet ja euroa Käyttöomaisuus Tietojenkäsittelylaitteet Huonekalut Ajoneuvot Muu käyttöomaisuus Vastaavaa Vastattavaa Kiinteä pääoma Oma pääoma Edellisen vuoden saldo Saamiset (NL) siirto EDU-Europol Yhteensä Yhteensä Lyhytaikaiset saamiset Saamiset jäsenvaltioilta Saamiset Alankomailta siirto EDU-Europol Saamiset Alankomailta turvallisuuspalveluja koskeva budjetti Jäsenvaltioiden rahoitusosuudet Maksettu ja jäsenvaltioilta takaisinperittävä ALV Saamiset yhteisön elimiltä, toimistoilta ja virastoilta Muut saamiset Saamiset henkilöstöltä Lyhytaikaiset velat Jäsenvaltiot Alankomaat: turvallisuuspalveluja koskeva budjetti Jäsenvaltiot Alankomaat: rakennuksia koskeva budjetti Jäsenvaltiot rahoitusosuudet EDU:n palkat Sosiaalimaksut Muut velat Käteisvarat Pankki Ennakkotili Yhteensä Siirrettävät määrärahat Yhteensä Yhteensä Yhteensä Siirtyvät erät Kirjattavat menot Muut siirtyvät erät Siirtyvät erät Jäsenvaltioiden rahoitusosuudet Muut kirjattavat tulot Yhteensä Yhteensä Vastaavaa yhteensä Vastattavaa yhteensä /02 mvu,sip,msu,rir/jpo/tia 13

14 Taulukko 2 Europol: Tulostili kaudelta 1. heinäkuuta joulukuuta 1999 Tulot Tulot (jäsenvaltioiden rahoitusosuudet) Talousarvion A osa Talousarvion B osa Sekalaiset tulot Talousarvion A osa Talousarvion B osa Menot Talousarvion A osa Henkilöstömenot Maksut Varainhoitovuodelta toiselle siirretyt määrärahat Kiinteistöt, laitteet ja sekalaiset toimintamenot Maksut Varainhoitovuodelta toiselle siirretyt määrärahat Elimet, laitokset ja virastot Maksut Varainhoitovuodelta toiselle siirretyt määrärahat Euroina Tulot yhteensä Yhteensä Talousarvion B osa Maksut Varainhoitovuodelta toiselle siirretyt määrärahat Yhteensä Menot yhteensä Toteutus Edellisen varainhoitovuoden tulos Edelliseltä varainhoitovuodelta siirretyt määrärahat, jotka ovat peruuntuneet toteutuneeseen tilanteeseen jo sisältynyt palkkojen mukautus Aloitustaseen mukautus Kaikki yhteensä Lähde: Yhteisen tilintarkastuskomitean Europolin toimittamien tietojen perusteella laatima taulukko. 8402/02 mvu,sip,msu,rir/jpo/tia 14