Käytännön ohjeet. osapuolille koskien Euroopan kemikaaliviraston valituslautakunnalle tehtyjä valituksia

Transkriptio

1 Käytännön ohjeet osapuolille koskien Euroopan kemikaaliviraston valituslautakunnalle tehtyjä valituksia

2 Sujuvan, luotettavan ja kustannustehokkaan valitusmenettelyn varmistamiseksi Euroopan kemikaaliviraston valituslautakunta on laatinut osapuolille käytännön ohjeita. Toimivalta ohjeiden antamiseen perustuu Euroopan kemikaaliviraston valituslautakunnan organisaatiota ja menettelyä koskevista säännöistä 1. elokuuta 2008 annetun komission asetuksen (EY) N:o 771/ artiklaan. Vastuuvapauslauseke: Tämä on työkäännös englanniksi julkaistusta alkuperäisasiakirjasta, joka on saatavilla ECHAn verkkosivustolla.

3 SISÄLLYSLUETTELO A) Oikeudellinen asema... 3 B) Yhteydenotot valituslautakuntaan... 3 Osoite... 3 Muita tärkeitä yhteydenpitoa koskevia vaatimuksia... 4 Sähköpostin tai telekopiolaitteen välityksellä tapahtuvaa yhteydenpitoa valituslautakuntaan koskevia erityisvaatimuksia... 4 C) Valitusmaksu... 5 Valitusmaksun maksaminen...5 Valitusmaksun alentaminen... 6 Valitusmaksun palauttaminen... 6 D) Valituksen ja muiden kirjelmien toimittaminen... 7 Määräajat... 7 Tosite maksusta... 7 Selvitys oikeushenkilön olemassaolosta... 7 Oikeussubjektilomake (Legal Entities form) ja tilitietolomake (Financial Identification form)... 7 Tietoa oikeudesta alennettuun valitusmaksuun... 7 Kieli... 8 Valituksen ja muiden kirjelmien sisältö ja muoto... 8 Liitteet Asiamies Valituskirjelmän tiivistelmä ja julkaiseminen Valituksen ja muiden kirjelmien oikaiseminen E) Salassapitoa koskevat vaatimukset Ei-luottamukselliset ja luottamuksellisiksi merkityt asiakirjaversiot F) Väliintulomenettely G) Suullinen menettely Suullisen käsittelyn valmistelu Suullisessa menettelyssä käytettävä kieli Kutsut Suljettua käsittelyä koskeva pyyntö Suullisen käsittelyn paikka Suulliseen käsittelyyn osallistuminen H) Lopullisten päätösten julkaiseminen I) Näiden käytännön ohjeiden voimaantulo

4 A) OIKEUDELLINEN ASEMA 1. Seuraavat käytännön ohjeet kattavat Euroopan kemikaaliviraston valituslautakunnalle (jäljempänä ECHA ja valituslautakunta) tehtyjen valitusten keskeiset kohdat. Ohjeet sisältävät myös tietoa menettelyä koskevissa säännöissä (jäljempänä menettelysäännöt ) 1 määritellyistä vaatimuksista, jotka koskevat valituksen käsiteltäväksi ottamista. 2. Sujuvan, luotettavan ja kustannustehokkaan valitusmenettelyn varmistamiseksi osapuolten tulee noudattaa näitä ohjeita huolellisesti. Ohjeet täydentävät lautakunnan menettelysääntöjä. Ohjeita ei ole tarkoitettu korvaamaan menettelysääntöjä. Ohjeita noudattamalla voidaan kuitenkin vähentää oikaisupyyntöjen määrää ja vaaraa siitä, ettei valitusta voida ottaa käsiteltäväksi. Ohjeiden viimeisin versio on saatavana ECHA:n verkkosivuilla 2. B) YHTEYDENOTOT VALITUSLAUTAKUNTAAN Osoite 3. Kaikki valitusmenettelyä koskevat asiakirjat sekä kaikki muu valituslautakunnalle lähetettävä kirjeenvaihto on toimitettava valituslautakunnan kirjaamoon (jäljempänä kirjaamo). Asiakirjojen tiedoksianto-osoite on: European Chemicals Agency Registry of the Board of Appeal P.O. Box 400 FI Helsinki Finland 4. Asiakirjat voidaan myös jättää suoraan ECHA:n vastaanottoon sen aukioloaikoina. Aukioloajat voi tarkistaa ECHA:n verkkosivuilta 3. Käyntiosoite: Annankatu 18, Helsinki Komission asetus (EY) N:o 771/2008, annettu 1 päivänä elokuuta 2008, Euroopan kemikaaliviraston valituslautakunnan organisaatiota ja menettelyä koskevista säännöistä (jäljempänä menettelysäännöt) 3

5 Muita tärkeitä yhteydenpitoa koskevia vaatimuksia 5. Kun asiakirja toimitetaan valituslautakunnalle, siihen tulee aina liittää kolme paperikopiota sekä lisäksi yksi kopio kullekin valitusmenettelyn osapuolelle, ECHA ja mahdolliset valitusmenettelyyn osallistujiksi hyväksytyt väliintulijat mukaan luettuina. 6. Jotta voidaan tarkistaa, että valituslautakunnalle toimitetut asiakirjat (alkuperäiset asiakirjat, liitteet ja niiden kopiot) ovat tulleet perille kokonaisuudessaan, tulee toimitettujen sivujen kokonaismäärä merkitä kunkin valituskirjelmän ensimmäiselle sivulle. 7. Ensimmäisessä valituslautakunnalle osoittamassaan yhteydenotossa osapuolia pyydetään (a) (b) ilmoittamaan, suostuvatko he siihen, että tiedoksiannot toimitetaan heille tai tarvittaessa heidän asiamiehilleen telekopiolaitteen, sähköpostin tai muun teknisen tiedonsiirtovälineen välityksellä (menettelyä koskevien sääntöjen 6 artiklan 1 kohdan h alakohta, 7 artiklan 2 kohdan e alakohta ja 8 artiklan 4 kohdan h alakohta) ilmoittamaan telekopionumero ja/tai sähköpostiosoite, jota kirjaamo voi tähän tarkoitukseen käyttää. On huomattava, että sähköpostitse toimitettavia tiedoksiantoja varten vastaanottajan tietokoneessa on oltava Adobe Reader -ohjelmisto, koska kirjaamon viestit toimitetaan PDF-muodossa. Sähköpostin tai telekopiolaitteen välityksellä tapahtuvaa yhteydenpitoa valituslautakuntaan koskevia erityisvaatimuksia 8. Valitusmenettelyyn liittyvän asiakirjan allekirjoitetun alkuperäiskappaleen voi lähettää kirjaamoon myös (a) telekopiolaitteen välityksellä (telekopionumero: ) tai (b) sähköpostin välityksellä (sähköpostiosoite: appeal@echa.europa.eu). On lähettäjän vastuulla varmistaa, että asiakirjat saapuvat kirjaamoon kokonaisuudessaan asetettuun määräaikaan mennessä. Tämä edellyttää erityistä huomiota silloin, kun asiakirjat lähetetään sähköisen tiedonsiirtovälineen välityksellä. 9. Jos valitusmenettelyyn liittyvät asiakirjat lähetetään kirjaamoon telekopiolaitteen tai sähköpostin välityksellä, on otettava huomioon seuraavat lisävaatimukset: (a) Asiakirjan oikeellisuuden varmistamiseksi hyväksytään vain allekirjoitetusta alkuperäiskappaleesta tehty kopio. Sähköpostitse lähetettävät asiakirjat tulee lähettää skannattuina asiakirjoina PDFmuodossa (kuvaa ja tekstiä) Adobe Reader -ohjelmistoa käyttäen. 4

6 (b) Kolme paperikopiota sekä lisäksi yksi kopio kullekin menettelyn osapuolelle, ECHA ja mahdolliset käsittelyn osallistujiksi hyväksytyt väliintulijat mukaan luettuina, tulee lähettää perinteisen postin välityksellä tai toimittaa suoraan kirjaamoon. Kopiot on lähetettävä välittömästi sähköisen kopion lähettämisen jälkeen, eikä niihin saa tehdä pieniäkään korjauksia tai muutoksia. (c) Kunkin jo sähköisesti lähetetyn, kirjaamoon toimitettavan valitusmenettelyyn liittyvän asiakirjan ensimmäiselle sivulle on merkittävä Lähetetty faksitse/sähköpostitse (päivämäärä) niin, että vastaavat asiakirjat voidaan helposti tunnistaa. (d) Jotta viesti voidaan onnistuneesti lähettää sähköpostin tai telekopiolaitteen välityksellä, se saa liitteineen olla kooltaan enintään 10 MB. Tätä suuremmat viestit on lähetettävä osina, jotta voidaan varmistaa, että kirjaamo vastaanottaa ne asianmukaisesti. Tällaisten osiin jaettujen lähetysten yhteydessä tulee jokaisen lähetyksen saatteena olevassa sähköpostiviestissä ilmoittaa seuraavat tiedot: - valittajan nimi - päätös, josta valitetaan, tai valituksen numero - sähköpostiviestien kokonaismäärä, viestin juokseva numero ja lähetettyjen sivujen sivunumerot (esim. sähköpostiviesti nro 1/5, sisältää valituskirjelmän sivut 1 50 ja liitteen 1 sivut 1 10). C) VALITUSMAKSU Valitusmaksun maksaminen 10. Valitusmaksun maksamista koskevista säännöistä on säädetty maksuista annetussa asetuksessa 4. Valituslautakunnan ei katsota vastaanottaneen valitusta, ennen kuin ECHA on vastaanottanut sitä koskevan valitusmaksun (maksuista annetun asetuksen 10 artiklan 5 kohta). Valittajan on näin ollen maksettava valitusmaksu ennen valituskirjelmän lähettämistä ja joka tapauksessa REACH-asetuksen 92 artiklan 2 kohdassa valituksen jättämiselle säädetyn kolmen kuukauden määräajan kuluessa Komission asetus (EY) N:o 340/2008, annettu 16 päivänä huhtikuuta 2008, kemikaalien rekisteröinnistä, arvioinnista, lupamenettelyistä ja rajoituksista (REACH) annettuun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetukseen (EY) N:o 1907/2006 perustuvista Euroopan kemikaalivirastolle suoritettavista maksuista (maksuista annettu asetus). Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EY) N:o 1907/2006, annettu 18 päivänä joulukuuta 2006, kemikaalien rekisteröinnistä, arvioinnista, lupamenettelyistä ja rajoituksista (REACH), Euroopan kemikaaliviraston perustamisesta, direktiivin 1999/45/EY muuttamisesta sekä neuvoston asetuksen (ETY) N:o 793/93, komission asetuksen (EY) N:o 1488/94, neuvoston direktiivin 76/769/ETY ja komission direktiivien 91/155/ETY, 93/67/ETY, 93/105/EY ja 2000/21/EY kumoamisesta. 5

7 11. Valittajan on maksettava asianmukainen summa euroina (EUR) pankkisiirtona ECHA:n pankkitilille, joka on ilmoitettu ECHA:n verkkosivuilla valitusmaksujen maksamiseen käytettävänä tilinä 6. ECHA ei hyväksy käteismaksuja eikä šekkejä. Kaikissa valitusmaksusuorituksissa on viitekenttään merkittävä valittajan (valittajien) henkilöllisyys sekä, mikäli sellainen on tiedossa, sen päätöksen numero ja päivämäärä, josta valitetaan. Valittaja maksaa kaikki ECHA:lle suoritetun valitusmaksun maksamiseen liittyvät pankkikulut, mistä on mainittava valittajan pankille. Yhtenäisellä euromaksualueella (SEPA-alue) IBAN- ja BIC/SWIFT-koodien käyttö on pakollista. Valituskirjelmään on liitettävä tosite maksusta. Valitusmaksun alentaminen 12. Jos valittaja on oikeutettu alennettuun valitusmaksuun (ts. mikäli valittaja on maksuista annetun asetuksen 2 artiklassa tarkoitettu mikroyritys tai pieni tai keskisuuri yritys), sen on ilmoitettava asiasta valituslautakunnalle valituskirjelmän jättämisen ajankohtana (maksuista annetun asetuksen 13 artiklan 1 kohta). Valitusmaksun palauttaminen 13. Valitusmaksu palautetaan, jos kemikaaliviraston pääjohtaja oikaisee päätöksen, josta valitettiin, tai jos valitus ratkaistaan valittajan eduksi (maksuista annetun asetuksen 10 artiklan 4 kohta). Tästä syystä valittajan on täytettävä ja lähetettävä valituskirjelmän mukana myös oikeussubjektilomake (Legal Entities Form, LEF) ja tilitietolomake (Financial Identification Form). Lomakkeet löytyvät komission verkkosivuilta ja Ks. myös kemikaaliviraston pääjohtajan 19. joulukuuta 2008 tekemä päätös valitusmaksujen palauttamisesta komission asetuksen (EY) N:o 340/ artiklan 4 kohdan ja 20 artiklan 1 kohdan nojalla (asiakirja ED/61/2008). 6

8 D) VALITUKSEN JA MUIDEN KIRJELMIEN TOIMITTAMINEN Määräajat 14. Valitus on toimitettava valituslautakunnalle kirjallisesti valituskirjelmän muodossa. Valituskirjelmän tulee sisältää esitetyt vaatimukset, niiden perusteet ja keskeiset väitteet. Valituskirjelmä tulee toimittaa kolmen kuukauden kuluessa siitä, kun päätös on annettu tiedoksi kyseiselle henkilölle, tai jos tällaista tiedoksiantoa ei ole suoritettu, kolmen kuukauden kuluessa päivästä, jona tämä on saanut tiedon asiasta (ks. asetuksen (EY) N:o 1907/ artiklan 2 kohta). Valituskirjelmän toimittamisen määräaikaa ei voida pidentää. 15. Määräaikojen laskemista varten asiakirjaa ei pidetä toimitettuna ennen kuin se on saapunut kirjaamoon (menettelyä koskevien sääntöjen 10 artiklan 2 kohta). Määräaikojen laskemista koskevat säännöt on määritelty yksityiskohtaisesti menettelyä koskevien sääntöjen 23 artiklassa. Tosite maksusta 16. Valitus katsotaan vastaanotetuksi valituslautakuntaan vasta, kun kemikaalivirasto on vastaanottanut sitä koskevan maksun (maksuista annetun asetuksen 10 artiklan 5 kohta). Tästä syystä valituskirjelmään on liitettävä tosite maksamisesta (menettelyä koskevien sääntöjen 6 artiklan 2 kohta). Selvitys oikeushenkilön olemassaolosta 17. Jos valittaja on oikeushenkilö, valituskirjelmään on liitettävä selvitys siitä, että valittaja on oikeushenkilönä olemassa (menettelyä koskevien sääntöjen 6 artiklan 2 kohta). Tähän tarkoitukseen voidaan käyttää esim. kyseisen oikeushenkilön sääntöjä, yhtiösopimusta tai yhtiöjärjestystä tai äskettäin annettua otetta yhdistys-, säätiö- tai kaupparekisteristä. Oikeussubjektilomake (Legal Entities form) ja tilitietolomake (Financial Identification form) 18. Ks. kohta C, Valitusmaksu, Valitusmaksun palauttaminen. Tietoa oikeudesta alennettuun valitusmaksuun 19. Ks. kohta C, Valitusmaksu, Valitusmaksun alentaminen. 7

9 Kieli 20. Valituskirjelmässä käytetty kieli on asian oikeudenkäyntikieli. Oikeudenkäyntikieltä käytetään kirjallisessa ja suullisessa menettelyssä, ellei valituslautakunta ole osapuolen pyynnöstä antanut lupaa käyttää toista virallista kieltä. Tämä pätee myös muulla kielellä esitettyihin liiteasiakirjoihin, joihin on tarvittaessa liitettävä oikeudenkäyntikielelle tehty käännös (menettelyä koskevien sääntöjen 14 artikla). Osapuolia kehotetaan kirjelmiä laatiessaan ottamaan huomioon, että käytännössä kaikki toimitetut asiakirjat käännetään englanniksi, koska se on valituslautakunnan jäsenten ja sen henkilökunnan päivittäisessä sisäisessä viestinnässä ja yhteisesti tehdyssä työssä käytetty kieli. Jos valittaja on henkilö, jolle valituksen kohteena oleva päätös on osoitettu, eikä valitusta ole tehty kyseisen päätöksen kielellä, on valittajan esitettävä tietoja ja todisteita siitä, että valituskirjelmän kieltä on aiemmin käytetty toimitetuissa tiedoissa, joiden perusteella päätös tehtiin (menettelyä koskevien sääntöjen 14 artiklan 1 kohta). Valituksen ja muiden kirjelmien sisältö ja muoto 21. Kirjelmän alkuperäiskappaleen on oltava päivätty ja allekirjoitettu. Menettelyn tehokkuuden takaamiseksi tulee kaikkien valituslautakunnalle toimitettujen kirjelmien ensimmäisellä sivulla lisäksi olla seuraavat tiedot: (a) kirjelmän otsikko (valituskirjelmä, vastine, väliintulohakemus, väliintulokirjelmä, vastauksia kysymyksiin jne.) (b) (c) (d) (e) (f) valitusnumero (A ), mikäli kirjaamo on jo antanut sen tiedoksi, tai ellei numeroa ole vielä annettu tiedoksi, valituksen kohteena olevan ECHA:n päätöksen numero kirjelmän jättävän osapuolen nimi ja osoite kirjelmän päiväys tarvittaessa maininta mahdollisesta luottamuksellista käsittelyä koskevasta vaatimuksesta (ks. kohta E, Luottamuksellista käsittelyä koskevat vaatimukset) jos osapuoli on nimennyt asiamiehen, asiamiehen nimi ja toimipaikan osoite. On suositeltavaa, että yllä luetellut tiedot annetaan kirjelmän etusivulla, mieluiten ECHA:n verkkosivuilta löytyvällä kansilomakkeella

10 22. Kirjaamo käsittelee kaikki kirjelmät elektronisesti. Siksi osapuolten on otettava huomioon seuraavat, asiakirjojen skannauksen ja tekstintunnistuksen kannalta välttämättömät vaatimukset: (a) (b) (c) (d) tekstin on oltava helppolukuista, ja sitä on oltava ainoastaan paperin toisella puolella tekstikappaleet on numeroitava juoksevasti asiakirjoja ei pidä sitoa tai liittää toisiinsa millään muilla tavoilla (esim. liimata tai nitoa) jotta skannattu kopio säilyy luettavana, teksti on kirjoitettava riittävällä rivivälillä ja riittävin marginaalein; suositeltava kirjasinkoko on 12 pt leipätekstissä ja 10 pt alaviitteissä. 23. Sen varmistamiseksi, että kaikki asiakirjan sivut (mahdolliset liitteet ja välilehdet mukaan luettuina) skannataan asianmukaisesti, kirjelmässä ja liitteissä on oltava juokseva sivunumerointi (esim. Sivu 1/11); numerot merkitään mieluiten kunkin sivun oikeaan yläkulmaan. 24. Tiedot, jotka valituskirjelmässä ja vaadituissa liiteasiakirjoissa on oltava, on lueteltu menettelyä koskevien sääntöjen 6 artiklan 1 ja 2 kohdassa sekä 9 artiklassa. ECHA:n verkkosivuilta 9 on saatavana valituksen jättämistä avustava muistilista. 25. Valituskirjelmässä on selkeästi yksilöitävä, mitkä valituksen kohteena olevan ECHA:n päätöksen tosiseikat ja päätelmät valittaja haluaa riitauttaa. Valittajan on erityisesti tarkennettava, riitauttaako se päätöksen kokonaan vai vain osittain. Jälkimmäisessä tapauksessa on tarkennettava, mikä osa päätöksestä riitautetaan. 26. Osapuolten on syytä ottaa huomioon, että ensimmäisten kirjelmien toimittamisen jälkeen ei saa vedota uuteen perusteeseen, ellei valituslautakunta päätä, että se perustuu menettelyn aikana esille tulleisiin tosiseikkoihin tai oikeudellisiin seikkoihin (menettelyä koskevien sääntöjen 12 artiklan 2 kohta). 27. Sekä valitus- että muiden kirjelmien tulee sisältää paitsi perusteet, joihin valittaja valituksensa tueksi vetoaa, myös ytimekäs selvitys kaikista kyseisiä perusteita tukevista väitteistä. Valituskirjelmään tulee siis sisältyä kirjallinen selonteko jokaisesta tosiseikasta, oikeudellisesta seikasta tai muusta perusteesta, johon valittaja vetoaa

11 28. Kaikki todisteet (asiakirjat tai muuntyyppiset todisteet), joihin vedotaan, on mainittava kirjelmissä, luetteloitava ja liitettävä kirjelmiin. Lisäksi osapuolten tulee (a) (b) (c) (d) luetteloida esitetyt todisteet yksilöidä ne tosiseikat tai väitteet, joiden tueksi kukin todiste on tarkoitettu, ja viitata vastaavaan kirjelmän kohtaan selventää, miten kyseinen todiste tukee esitettyjä tosiseikkoja tai väitteitä ilmoittaa tosiseikkojen tai väitteiden tueksi tarkoitetun todisteen osuuden (osuuksien) tarkka paikka. Tätä tarkoitusta varten osapuolet voivat korostaa tai merkitä esittämästään todistusaineistosta olennaiset osuudet. Osapuolia kehotetaan käyttämään tätä tarkoitusta varten ECHA:n verkkosivuilla 10 olevia erityislomakkeita (liiteluetteloa, Table of Annexes, ja todistelomaketta, Evidence sheet) Liitteet 29. Liitteinä saa toimittaa vain asiakirjoja, jotka on mainittu varsinaisessa kirjelmätekstissä ja jotka ovat tarpeellisia sen sisällön todistamiseen tai havainnollistamiseen. Otteet laajoista asiakirjoista voidaan hyväksyä edellyttäen, ettei otetta irroteta kontekstistaan. 30. Liitteet on laadittava oikeudenkäyntikielellä tai niihin on liitettävä oikeudenkäyntikielelle tehty käännös. Jos asiakirjat ovat laajoja, käännökset voidaan rajoittaa olennaisiin otteisiin niistä. Valituslautakunta voi kuitenkin aina vaatia laajempaa tai lyhentämätöntä käännöstä (menettelyä koskevien sääntöjen 14 artiklan 2 kohta). 31. Seuraavia muotovaatimuksia on noudatettava: (a) (b) Liitteiden on oltava helppolukuisia. Liitettä ei hyväksytä, jos painolaatu on puutteellinen. Liitteet on numeroitava, merkittävä liiteluetteloon (ks. edellä 28 kohta) ja täsmennettävä, mihin ne viittaavat kirjelmässä, johon ne on liitetty. Jos liite on laaja, osapuolen on merkittävä olennaisina pitämänsä osat. Asiamies 32. Jos osapuoli tai väliintulija on nimennyt asiamiehen, asiamiehen on toimitettava valtakirja (menettelyä koskevien sääntöjen 9 artikla). Edustamista koskevista muutoksista on viipymättä ilmoitettava kirjaamoon kirjallisesti

12 Valituskirjelmän tiivistelmä ja julkaiseminen 33. Kirjaamo julkaisee ilmoituksen jokaisesta jätetystä valituksesta ECHA:n verkkosivuilla 11 (menettelyä koskevien sääntöjen 6 artiklan 6 kohta). Tarkempia tietoja julkaisemisesta on ko. ilmoitusta koskevassa valituslautakunnan päätöksessä (Board s Decision on implementing the rules on publication of an announcement of the notice of appeal on the website of the Agency ) 12. Ilmoituksen laatimisen helpottamiseksi valittajan tulee liittää valituskirjelmään riitaa koskeva tiivistelmä. Tiivistelmän pituus on enintään yksi sivu, ja sen tulee sisältää (a) (b) (c) (d) valittajan nimi riidanalainen päätös valittajan esittämät vaatimukset ja tiivistelmä pääasiallisista perusteista, joihin valittaja vetoaa. 34. Valittaja ei saa sisällyttää tiivistelmään luottamuksellisia tietoja, koska ilmoitus valituksesta laaditaan valittajan tiivistelmän perusteella. Kirjaamon laatima ilmoitus julkaistaan viipymättä sen jälkeen, kun mahdollinen päätös ilmoituksen sisältöön liittyvästä luottamuksellisuutta koskevasta vaatimuksesta on tehty. Kahden viikon kuluessa ilmoituksen julkaisemisesta henkilöt, jotka katsovat, että asian ratkaisu koskee riittävällä tavoin heidän etuaan, voivat hakea oikeutta olla väliintulijoina menettelyssä (menettelyä koskevien sääntöjen 8 artikla). Valituksen ja muiden kirjelmien oikaiseminen 35. Ellei valituskirjelmä ole menettelyä koskevien sääntöjen 6 artiklan 1 kohdan a d alakohtien ja 2 kohdan vaatimusten mukainen, kirjaaja asettaa kohtuullisen määräajan valituskirjelmän korjaamiseksi. Kirjaaja voi asettaa tällaisen määräajan vain kerran (menettelyä koskevien sääntöjen 6 artiklan 3 kohta). 36. Ellei valittaja korjaa valituskirjelmää, kirjaajan on ilmoitettava asiasta valituslautakunnan puheenjohtajalle, joka päättää, voidaanko valitus ottaa käsiteltäväksi (menettelyä koskevien sääntöjen 6 artiklan 4 kohta). 37. Kirjaaja voi myös vaatia, että valitusta tai muuta kirjelmää korjataan, ellei se ole näiden käytännön ohjeiden mukainen

13 E) SALASSAPITOA KOSKEVAT VAATIMUKSET 38. Vaatimus, joka koskee asian käsittelyn yhteydessä lautakunnalle toimitettuun asiakirjaan sisältyvän tiedon luottamuksellisuutta, tulee tehdä kirjallisesti asiakirjan toimittamisen ajankohtana joko erillisen otsikon alla kyseisessä menettelyyn liittyvässä asiakirjassa tai erillisellä, yhdessä pääasiallisten asiakirjojen kanssa toimitettavalla hakemuksella (menettelyä koskevien sääntöjen 6 artiklan 1 kohdan g alakohta, 7 artiklan 2 kohdan d alakohta ja 8 artiklan 4 kohdan g alakohta). 39. Vaatimuksessa tulee ilmoittaa olennaiset sanat, luvut tai kohdat, joiden luottamuksellista käsittelyä vaaditaan, sekä vaatimuksen syyt. Kaikkiin luottamuksellisuutta koskeviin vaatimuksiin on liitettävä riittävän tarkasti yksilöidyt syyt. 40. Siitä, katsotaanko tietyt tiedot luottamuksellisiksi, päättää lautakunnan puheenjohtaja kaikki yksittäistapauksen olosuhteet huomioon ottaen. 41. Koska lautakunta ei voi vedota mihinkään, mitä menettelyn pääosapuolet eivät ole ilmaisseet toisilleen, luottamuksellista käsittelyä ei voida myöntää valittajalle suhteessa ECHA:an tai päinvastoin. Ei-luottamukselliset ja luottamuksellisiksi merkityt asiakirjaversiot 42. Kun luottamuksellisuutta koskeva pyyntö on hyväksytty kokonaisuudessaan tai osittain, tulee kirjaamoon toimittaa riittävä määrä ei-luottamuksellisia ja luottamuksellisiksi merkittyjä versioita asianomaisesta asiakirjasta jaettavaksi kaikille menettelyn osapuolille väliintulijat mukaan luettuina. Kirjaamo ilmoittaa osapuolille kirjaamoon toimitettavien kopioiden lukumäärän. 43. Osapuolen, joka on pyytänyt luottamuksellista käsittelyä, on valmistettava tarvittava määrä ei-luottamuksellisia versioita, joissa asiakirjaan on asianmukaisiin kohtiin merkitty, mistä poistoja on luottamuksellisuussyistä tehty. Sivun ulkoasu ei saa muuttua, jotta poistetun tekstin määrän arvioiminen on mahdollista ja sivujako sekä kappaleiden numerointi säilyvät muuttumattomana. Mikäli mahdollista, poistetun tiedon luonne olisi ilmoitettava. Ellei tämä ole mahdollista, voidaan käyttää yleisluontoista merkintää [luottamuksellista tietoa poistettu]. Tällaiset versiot on merkittävä selvästi ei-luottamuksellisiksi. 44. Osapuolen on valmistettava erillinen sarja asiakirjoja, joissa luottamuksellinen tieto on jätetty hakasulkeisiin (luottamuksellisiksi merkityt versiot). Nämä asiakirjat mahdollistavat lautakunnalle menettelyn tehokkaan sujumisen. Lisäksi vastakkaisen osapuolen täytyy tietää, mitä tietoja toinen osapuoli pitää luottamuksellisina, jotta se ei avoimesti ilmaise tällaista tietoa viitatessaan siihen kirjelmissään, joihin väliintulijoilla tai yleisöllä voi olla pääsy. Tällaiset kopiot on selkeästi merkittävä luottamuksellisiksi. 12

14 45. Kyseessä olevien asiakirjojen ei-luottamuksellisten ja luottamuksellisiksi merkittyjen versioiden valmistamisesta huolehtii asianomainen osapuoli (tai sen asiamies, jos se on nimennyt sellaisen) omalla vastuullaan. Lautakunta tai kirjaamon henkilökunta eivät missään olosuhteissa vastaa osapuolen lautakunnalle toimittamien erilaisten luottamuksellisten ja ei-luottamuksellisten versioiden sisällön tarkistamisesta. 46. Kaikki lautakunnalle luottamuksellisuutta koskevan päätöksen jälkeen toimitetut kirjelmät on valmistettava yllä esitettyjen sääntöjen mukaisesti. F) VÄLIINTULOMENETTELY 47. Henkilöillä, jotka haluavat olla valitusmenettelyssä väliintulijoina ja joiden etua asian ratkaisu koskee, on valitusta koskevan ilmoituksen julkaisemisesta kaksi viikkoa aikaa jättää valituslautakunnalle väliintuloa koskeva hakemus (menettelyä koskevien sääntöjen 8 artikla). 48. Väliintulohakemuksen on sisällettävä menettelyä koskevien sääntöjen 8 artiklan 4 kohdassa säädetyt tiedot, ja siinä on erityisesti osoitettava, miten asian ratkaisu koskee hakijan etua. Vaikka hakemus on vapaamuotoinen, sen tulee sisältää ytimekäs selvitys niistä valitusmenettelyssä käsiteltävistä seikoista, jotka koskevat hakijaa. 49. Kirjaaja antaa väliintulohakemuksen tiedoksi muille osapuolille, joita kehotetaan esittämään kantansa. 50. Jos lautakunta hyväksyy väliintulohakemuksen (menettelyä koskevien sääntöjen 8 artiklan 5 kohta), kirjaaja antaa väliintulijalle tiedoksi eiluottamuksellisen version valitushakemuksesta ja vastineesta sekä tarkempia ohjeita väliintulijana toimimisesta. Väliintulijalta voidaan myös pyytää lausunto, jossa hän voi tarkemmin esittää kantansa. 51. Väliintulijoiden tulee ottaa huomioon edellä esitetyt yhteydenottoja ja kirjelmiä koskevat ohjeet (ks. kohta D). Väliintulijoiden on syytä ottaa huomioon, että menettelyn pääosapuolet ovat valittaja ja ECHA, ja että väliintulijan asema on siten aina toissijainen. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, etteivät väliintulijat voi esittää uusia oikeudellisia perusteita, jotka muuttaisivat valitusmenettelyn aihetta. Väliintulijoiden tulee myös välttää toistamasta väitteitä, jotka pääosapuolet ovat jo menettelyssä esittäneet. 13

15 G) SUULLINEN MENETTELY Suullisen käsittelyn valmistelu 52. Jos osapuoli katsoo, että suullinen käsittely on tarpeellinen, sen tulee jättää perusteltu pyyntö viimeistään kahden viikon kuluessa siitä, kun osapuolelle on ilmoitettu menettelyn kirjallisen vaiheen päättymisestä (menettelyä koskevien sääntöjen 13 artiklan 1 kohta). Mikäli yllä mainittu kahden viikon määräaika on kulunut umpeen ilman, että suullista käsittelyä koskevia pyyntöjä on esitetty, valituslautakunta voi kuitenkin katsoa, että suullinen käsittely on tarpeen. Siinä tapauksessa osapuolille ilmoitetaan asiasta. Suullisessa menettelyssä käytettävä kieli 53. Pyyntö käyttää muuta Euroopan unionin virallista kieltä kuin oikeudenkäyntikieltä tulee jättää yhdessä suullista käsittelyä koskevan pyynnön kanssa. Pyyntö on perusteltava. Valituslautakunta päättää asiasta neuvoteltuaan menettelyn osapuolten kanssa. Kun valituslautakunta on järjestänyt suullisen käsittelyn omasta aloitteestaan, osapuolten ja muiden suulliseen käsittelyyn kutsuttujen henkilöiden on jätettävä edellä tarkoitetut pyyntönsä seitsemän päivän kuluessa suullisen käsittelyn ajankohdan tiedoksiantopäivästä lukien. Kutsut 54. Kirjaaja ilmoittaa osapuolille ja kaikille muille suulliseen käsittelyyn kutsutuille henkilöille kutsusta kirjallisesti. Suullista käsittelyä koskeva kutsu sisältää suullisen käsittelyn kellonajan, päivämäärän ja paikan. Suullista käsittelyä koskeva ilmoitus julkaistaan myös ECHA:n verkkosivuilla 13. Suljettua käsittelyä koskeva pyyntö 55. Osapuolen, joka vaatii, ettei suullista käsittelyä pidetä julkisesti, on jätettävä tätä koskeva perusteltu pyyntö seitsemän päivän kuluessa siitä päivästä lukien, jona hän sai tiedon suullisesta käsittelystä (menettelyä koskevien sääntöjen 13 artiklan 4 kohta)

16 Suullisen käsittelyn paikka 56. Suulliset käsittelyt pidetään ECHA:n toimipisteessä Helsingissä. valituslautakunta voi osapuolia kuultuaan päättää, että suullinen käsittely järjestetään videokonferenssina tai muun viestintäteknologian avulla, jos tarvittavat tekniset välineet ovat kaikkien menettelyn osapuolten käytettävissä (menettelyä koskevien sääntöjen 13 artiklan 7 kohta). Suulliseen käsittelyyn osallistuminen 57. On syytä huomata, että suullisen käsittelyn päivämäärää voidaan muuttaa vain poikkeustapauksissa. Tällaiset pyynnöt on perusteltava asianmukaisesti ja pyyntöön on liitettävä sitä tukevat asiakirjat. Pyyntö on jätettävä valituslautakunnalle seitsemän päivän kuluessa suullisen käsittelyn päivämäärän tiedoksiantopäivästä lukien. 58. Kun suullinen käsittely edellyttää tulkkauspalveluiden käyttöä, kirjaamo ilmoittaa osapuolille suulliseen käsittelyyn osallistumisesta viimeistään kaksi kuukautta ennen käsittelyä. Tulkkauspalveluiden järjestämiseen liittyvien rajoitusten vuoksi suullisen käsittelyn ajankohdan siirtämistä koskevat pyynnöt hyväksytään vain erittäin poikkeuksellisissa tapauksissa. 59. Jos osapuoli ei aio olla läsnä tai edustettuna suullisessa käsittelyssä, sitä pyydetään ilmoittamaan asiasta valituslautakunnalle kymmenen päivän kuluessa suullisen käsittelyn ajankohdan tiedoksiantopäivästä. Tällöin suullinen käsittely pidetään osapuolen poissa ollessa. Poissaolo ei merkitse suullisessa käsittelyssä esitettyjen väitteiden hiljaista hyväksymistä. Tämä koskee myös tilanteita, joissa valituslautakunta toteaa, että osapuoli on poissa suullisesta käsittelystä ilman, että se olisi asianmukaisesti ilmoittanut poissaolostaan saatuaan asianmukaisen kutsun suulliseen käsittelyyn. 60. Suullinen käsittely pidetään julkisesti valituslautakunnan puheenjohtajan johdolla lukuun ottamatta sellaisia menettelyn osia, joissa valituslautakunta käsittelee luottamuksellisia tietoja tai joissa valituslautakunta on hyväksynyt suljettua käsittelyä koskevan pyynnön. 61. Ohjeet henkilöille, jotka haluavat olla läsnä suullisessa käsittelyssä, on julkaistu ECHA:n verkkosivuilla

17 H) LOPULLISTEN PÄÄTÖSTEN JULKAISEMINEN 62. Valituslautakunnan lopulliset päätökset julkaistaan ECHA:n verkkosivuilla heti, kun ne on annettu tiedoksi menettelyn pääosapuolille (menettelyä koskevien sääntöjen 21 artiklan 5 kohta). Julkaisua saattavat viivästyttää odottamattomat tekniset ongelmat tai ratkaisemattomat luottamuksellisuutta koskevat kysymykset. ECHA:n verkkosivuilla 15 on osio, jossa on kaikkien valituslautakunnan lopullisten päätösten teksti kokonaisuudessaan lukuun ottamatta asianmukaisia, luottamuksellisuussyistä tehtyjä poistoja. I) NÄIDEN KÄYTÄNNÖN OHJEIDEN VOIMAANTULO 63. Nämä käytännön ohjeet julkaistaan ECHA:n verkkosivuilla. Ne tulevat voimaan niiden hyväksymistä seuraavana päivänä

18