KAJAANIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/2009 1

Transkriptio

1 KAJAANIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/ tarkastusta varten AIKA klo 16:30-19:15 PAIKKA Kaupungintalo, kokoushuone Brahe KÄSITELLYT ASIAT Otsikko Sivu 37 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 4 38 Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen 5 39 Esityslistan hyväksyminen 6 40 Tilintarkastajien esittely 7 41 Talouskatsaus 8 42 Kirjanpitovirheen toteaminen 9 43 Kouluverkkoselvityksen esittely Sisäisen valvonnan yleisohje Tarkastuslautakuntien koulutuspäivä Kajaani -kaupunkikonsernin hallinnon ja talouden tarkastuksen yhteensovittaminen 14

2 KAJAANIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/ OSALLISTUJAT Nimi Tehtävä Lisätie dot Päätöksentekijät Enroth Paavo jäsen Mikkonen Ritva jäsen Ahlqvist Pertti jäsen Tolonen Markku jäsen Törrö Leena jäsen Muut osallistujat Kurkinen Osmo va. talousjohtaja Saari Mikko vs. sivistysjohtaja Hellen-Toivanen Paula vastuulinen tilintarkastaja Kääriäinen Antti tilintarkastaja Suutari Eero valtuuston puheenjohtaja Okkonen Arto hallituksen puheenjohtaja Huttunen Seija sihteeri ALLEKIRJOITUKSET Paavo Enroth Puheenjohtaja Seija Huttunen Pöytäkirjanpitäjä KÄSITELLYT ASIAT :t PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS Paavo Enroth Ritva Mikkonen Pertti Ahlqvist Markku Tolonen Leena Törrö PÖYTÄKIRJA YLEISESTI NÄHTÄVILLÄ Kaupungintalo, Neuvokki Seija Huttunen, pöytäkirjanpitäjä

3 KAJAANIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/2009 3

4 KAJAANIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/ Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus TARK12 37 Sihteerin ehdotus: Tarkastuslautakunta toteaa kokouksen laillisesti kokoonkutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Tarkastuslautakunta: Hyväksyi.

5 KAJAANIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/ Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen TARK12 38 Käydään läpi pidetyn kokouksen pöytäkirja. Sihteerin ehdotus: Hyväksytään pidetyn kokouksen pöy täkirja, jon ka jälkeen kaikki tarkastuslautakunnan jäsenet allekirjoit tavat pöytä kirjan. Tarkastuslautakunta: Hyväksyi.

6 KAJAANIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/ Esityslistan hyväksyminen TARK12 39 Sihteerin ehdotus: Hyväksytään esityslistan mukainen asiain käsittelyjärjestys. Tarkastuslautakunta: Hyväksyi muutoksella, että esityslistalla käsitellään kohtana 6 Kirjanpitovirheen toteaminen ja näin ollen esityslistan asiat numeroidaan tästä eteen päin 7-10.

7 KAJAANIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/ Tilintarkastajien esittely TARK12 40 (Valm. Seija Huttunen) Kaupunginhallitus on tarkastuslautakunnan esityksestä tehnyt täytäntöönpanopäätöksenä yhden vuoden sopimuksen KPMG Kunta Oy kanssa kaupungin ulkoisen tilintarkastuksen hoitamisesta vuodelta Sopimuksen mukaisesti vastuullisena tilintarkastajana toimii JHTT Paula Hellen-Toivanen ja avustavina tarkastajina JHTT, KHT Antti Kääriäinen, JHTT Aarne Pohjola ja JHTT, KHT Katri Hokkanen. Vastuullinen tarkastaja Paula Hellen-Toivanen ja avustava tarkastaja Antti Kääriäinen ovat ilmoittaneet tulevansa esittäytymään tarkatuslautakunnan kokoukseen. Samalla he esittävät tarkastussuunnitelman tilintarkastuksen painopistealueista, ajoituksesta ja toteuttamistavasta. Lisätietoja asiasta antaa sisäinen tarkastaja Seija Huttunen. puh tai Sähköposti muodossa etunimi.sukunimi@kajaani.fi. Puheenjohtajan ehdotus: Teen päätösehdotukseni kokouksessa. Tarkastuslautakunta: Puheenjohtaja esitti, että tilintarkastajien esittämät tilintarkastussuunnitelma ja työohjelma 2009 merkitään tiedoksi. Lautakunta hyväksyi puheenjohtajan tekemän esityksen.

8 KAJAANIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/ Talouskatsaus TARK12 41 (Valm. Seija Huttunen) Va. talousjohtaja Osmo Kurkinen on pyydetty kokoukseen kertomaan vuoden 2009 verotulojen ja talousarvion toteutumasta. Lisätietoja asiasta antaa sisäinen tarkastaja Seija Huttunen puh tai Sähköpostiosoite muodossa etunimi.sukunimi@kajaani.fi. Puheenjohtajan ehdotus: Tarkastuslautakunta merkitsee saadut talousarvion toteumatiedot tiedoksi. Tarkastuslautakunta: Hyväksyi.

9 KAJAANIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/ Kirjanpitovirheen toteaminen TARK12 42 Valm. Seija Huttunen Kajaanin kaupungin tilintarkastajat ovat tarkastaessaan kaupungin tilinavausta todenneet, että avaavaan taseeseen tilille sisältyvät seuraavat erät, jotka laaditussa tase-erittelyssä on nimetty eläkemaksusaataviksi: Kaupungin tilinavaus havainnot Tilille sisältyvät saatavaerät KuEL eläkemenoperusteinen saldo tililtä Varhe -maksu saldo tililtä Kajaanin Mamselli KuEL ennakko Kajaanin AMK KuEL ennakko Kajaanin Mamselli KuEL-eläkep.ennakko KuEL-laskusta osa, merkinnällä "kirjaamatta", siirretty tililtä Kainuun maakunta 2006 lopullinen Kainuun Ammattiopisto 2006 lopullinen Työttömyysvakuutusmaksusaatavat Vuoden 2007 KuEL palautus (29 593) Yhteensä Tilikaudella 2009 maksettavaksi tulevat vuoden 2008 tasauslaskut Kuntien eläkevakuutusvakuutuksen eläkemenoperus teinen tasauslasku vuodelta Työttömyysvakuutus tasauslaskut Keva taloudellisen tuen maksuosuus Varhe tasauslasku Yhteensä Maakunta kuntayhtymältä ja Kainuun ammattiopistolta edelleen laskutettavat Maakunta eläkemenoperusteinen Maakunta Varhe-maksut Kainuun ammattiopiston osuus vuodelta Kainuun ammattiopiston osuus vuodelta Yhteensä Vuodelle 2009 kohdistuvat aikaisempien vuosien oi kaisut yhteensä nettomääräisesti Voimassa olevien kuntien eläkemaksujen kirjanpitosäännösten mukaan eläkemaksut kirjataan maksuperusteisesti. Tämä tarkoittaa, että kalenterivuoden kuluksi kirjataan ko. vuoden ennakkomaksut ja

10 KAJAANIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/ edellisen vuoden lopullinen maksu. Tilintarkastajat ovat suositelleet antamassaan raportissa, että aiheettomat saatavat oikaistaan jo kuluvan tilikauden aikana ennen tilinpäätöstä. Tältä osin tarkastuslautakunta tehnee esityksen kaupunginhallitukselle. Tarkastuslautakunnassa asian käsittelyn aikana läsnä olivat kaupunginvaltuuston puheenjohtaja Eero Suutari ja kaupunginhallituksenpuheenjohtaja Arto Okkonen. Kaupunginhallituksen puheenjohtaja Arto Okkonen antoi asiasta selvityksen ja ilmoitti, että asian selvitys on aloitettu ja asianosaisilta on mm. pyydetty lausunnot eläkemaksujen kirjauskäytännöistä. Tarkastuslautakunta: Laajan ja monipuolisen keskustelun jälkeen puheenjohtajan esityksesta lautakunta merkitsi asian tiedoksi kaupunginhallituksen ryhtyneen jo toimenpiteisiin asian johdosta.

11 KAJAANIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/ Kouluverkkoselvityksen esittely TARK12 43 (Valm. Seija Huttunen) Vs. sivistysjohtaja Mikko Saari on keväällä 2009 laatinut luonnoksen perusope tuksen ja varhaiskasvatuksen kehittämisohjelmaksi vuosik si kouluverkko-osuuden. Kehittämisohjelmaluonnos erillisenä liitteenä. Vs. sivistysjohtaja Mikko Saari on pyydetty kokoukseen kertomaan laatimastaan kehittämisohjelmasta. Lisätietoja antaa sisäinen tarkastaja Seija Huttunen, puh tai Sähköposti muodossa Puheenjohtajan ehdotus: Tarkastuslautakunta merkitsee vs. sivistysjohtaja Mikko Saaren antaman selvityksen tiedoksi. Tarkastuslautakunta: Päätti siirtää asian käsittelyn seuraavaan ko koukseen

12 KAJAANIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/ Sisäisen valvonnan yleisohje TARK12 44 (Valm. Seija Huttunen) Voimassa oleva sisäisen valvonnan yleisohje on vuodelta 2003 (khall ). Vuosien kuluessa on tapahtunut toimintakäytänteissä, -organisaatiossa ja -ympäristössä muutoksia, joi den johdosta on tar peellista uudistaa sisäisen valvonnan ohjetta. Muutoksista mainittakoon mm. selonteko sisäisestä ja konsernivalvonnasta, toi mintojen liikelaitostamiset, maakuntahallinto ja kuntaliitos. Sisäinen valvonta ja riskienhallinta ovat kaupunginhalli tuksen, tilivelvollisten toimielinten ja viran haltijoiden kes keinen vastuualue. Valvontatoimet kattavat koko organisaation, sen kaikki tasot ja toiminnot. Valvontatoi menpi teiden valinta riip puu mm. tavoitteis ta, toiminnon riskeistä, tuottei den ja palve luiden luonteesta. Sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa voidaan kuvata prosessiksi, jolla kaupunginhallitus ja kaupunginjohtaja sekä muut vastuuhenkilöt johtavat toimintaa ja pyrkivät hallitsemaan tavoitteiden saavuttamista uhkaavia riskejä, varmistavat päätöksenteon perusteiden oikeellisuutta ja muutosten onnistunutta toteuttamista. Sisäisen valvonnan yleisohjetta valmisteltaessa on kuultu toimialo jen ja liikelaitosten tilivelvollisia. Kajaanin kaupungin sisäisen valvonnan yleisohje, erillinen liite. Lisätietoja asiasta antaa sisäinen tarkastaja Seija Huttunen, puh tai Sähköposti muodossa Puheenjohtajan ehdotus: Teen päätösehdotukseni kokouksessa. Tarkastuslautakunta: Puheenjohtaja esitti, että ohjeluonnos merkitään tiedoksi ja ohjeen valmistelua jatketaan edelleen. Lautakunta hyväksyi puheenjohtajan tekemän esityksen.

13 KAJAANIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/ Tarkastuslautakuntien koulutuspäivä TARK12 45 (Valm. Seija Huttunen) FCG Efeko järjestää tarkastuslautakunnan koulutuspäivän seuraavilla paikkakunnilla: Helsinki Salo Mikkeli Seinäjoki ja Oulu Koulutuspäivässä käydään lävitse kuntatalouden tämänhetkinen tilanne, valtion budjetti vuodelle 2010 ja valtionosuusuudistus. Toisena teemana on arviointityön suunnittelu ja toteuttaminen sekä sosiaali- ja terveystoimen arviointi. Osallistumismaksu on 250 +alv 22%/henkilö sisältäen opetuksen, oppimateriaalin ja ohjelmassa mainitut ateriat. Koulutuspäivän ohjelma erillisenä liitteenä Lisätietoja asiasta antaa sisäinen tarkastaja Seija Huttunen, puh tai Sähköposti muodossa Puheenjohtajan ehdotus: Teen päätösehdotukseni kokouksessa. Tarkastuslautakunta: Puheenjohtaja esitti, ettei edellä esitettyihin tarkastuslautakuntien koulutuspäiviin osallistuta. Lautakunta hyväksyi puheenjohtajan esityksen.

14 KAJAANIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/ Kajaani -kaupunkikonsernin hallinnon ja talouden tarkastuksen yhteensovittaminen TARK12 46 (Valm. Seija Huttunen) Kajaanin kaupungin konserniohjeen mukaan tarkastuslautakunnan tehtäväksi on kuntalain 71 2 momentin mukaan annettu huolehtia kaupunkikonsernin hallinnon ja talouden tarkastuksen yhteensovittamisesta. Tämä tarkoittaa kaupunkikonsernin tilintarkastuspalvelujen kilpailuttamisen järjestämistä koskien muun muassa tarjouspyyntöä, tarjousvertailua ja tilintarkastajaehdokkaiden nimeämistä konserniyhteisöihin. Kajaanin kaupunginvaltuusto on valinnut Kajaanin kaupunki -konsernin tilintarkastusyhteisöksi vuosille KPMG Kunta Oy:n. Oy Audiator Ab on markkinaoikeudelle toimittamallaan hakemuksella hakenut muutosta kaupunginvaltuuston tekemään hankintapäätökseen. Kajaanin kaupunginhallitus on tehnyt täytäntöönpanopäätöksenä yhden vuoden sopimuksen KPMG Kunta Oy:n kanssa kaupungin ulkoisen tilintarkastuksen hoitamisesta vuodelta Koska tilintarkastusyhteisön valinta viivästyi tytäryhtiöiden keväällä pidetyille yhtiökokouksille annettiin ohje valita entiset tarkastusyhteisöt, jottei yhtiöille synny sellaista tilannetta, ettei niillä ole tilintarkastajia ja ne jostain syystä tarvitsisivat tilintarkastajien palveluja. Kaupungin tytäryhtiöt ovat valinneet kevään yhtiökokouksissa tilintarkastajat. Kajaanin tytäryhtiöistä Kajaanin Teknologiakeskus Oy:n, Vuolijoen Teollisuuskylä Oy:n, Kajaanin Elokuvakeskus Oy:n ja Measurepolis De velopment Oy:n edustajat ovat ilmoittaneet pitävänsä ylimääräisen yhtiökokouksen syksyn aikana ja valitsevansa tilintarkastusyhteisöksi KPMG Kunta Oy:n. Kajaanin tytäryhtiöistä Kiinteistö Oy Kajaanin Pietarin, Kiinteistö Oy Vuolijoen Vuokratalojen ja Kiinteistö Oy Lohtajan Palvelukeskuksen edustaja on ilmoittaneet, että Kajaanin kaupungin tulee pyytää yhtiön hallituksilta ylimääräisen yhtiökokouksen koolle kutsumista tilintar kastajien uudelleen valitsemiseksi. Lisäksi valinnan yhteydessä tu lee esittää syy, miksi muutos tehdään. Jos muutospäätös aiheuttaa yhtiöitä kohtaan tulevia korvausvaatimuksia, tulee omistajan vastata niistä. Perusteluina tytäryhtiöiden tilintarkastajavaihdoista voidaan esittää seuraavia asioita:

15 KAJAANIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/ Tilintarkastuslain (459/ ) 6 :n mukaan tytäryhtiön tilintarkastajaksi on valittava vähintään yksi emoyrityksen (tai emoyhteisönä olevan kunnan tai kuntayhtymän) tilintarkastaja. Edellä sanotusta voidaan poiketa vain perustellusta syystä. Kuntapuolelle tuli myös vuonna 2008 pakolliseksi täydellisen konsernitilinpäätöksen laadinta eli tilinpäätös sisältää sekä tulos-, rahoitusettä taselaskelmat. Kuntalain 73 :n nojalla tilintarkastajien on tar kastettava mm. - onko kunnan tilinpäätös ja sii hen kuuluva konserniti linpäätös laadittu tilin päätöksen laatimista koskevien säännösten ja määräysten mu kai sesti sekä - antavatko ne oikeat ja riittävät tiedot ti likauden toi min nas ta, taloudesta, taloudelli sesta kehi tyksestä ja ta loudellisista vas tuista ja - onko kunnan sisäinen valvonta ja konsernivalvonta järjestetty asianmukaisesti. Konserniin kuuluvan peruskunnan tilintarkastajan on siis varmistuttava siitä, että konserniin kuuluvien yritysten tilintarkastajat ovat suoritta neet konserniyritysten tilintarkastuksen asiamukaisesti.jos tarkastajat kuuluvat eri tilintarkastusyhteisöihin, tilanne voi aiheuttaa vastuukysymyksiä ja ylimääräistä työtä. Lisätietoja asiasta antaa sisäinen tarkastaja Seija Huttunen, puh tai Sähköposti muodossa etunimi.sukunimi@kajaani.fi. Puheenjohtajan ehdotus: Teen päätösehdotukseni kokouksessa. Tarkastuslautakunta: Puheenjohtaja esitti, että tarkastuslautakunta pyytää Kajaanin kaupungin tytäryhtiöitä Kiinteistö Oy Kajaanin Pietari, Kiinteistö Oy Vuolijoen vuokratalot ja Kiinteistö Oy Lohtajan Palvelukeskusta ryhtymään toimenpiteisiin ylimääräisen yhtiökokouksen koollekutsumiseksi tilintarkastusyhteisön vaihtamseksi konserniohjeen mukaiseksi. Lautakunta hyväksyi puheenjohtajan esityksen.

16 KAJAANIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/ OIKAISUVAATIMUS Kunnallisasiat Oikaisuvaatimusoikeus Oikaisuvaatimuksen saa tehdä se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen) sekä kunnan jäsen. Tarkastuslautakunnan päätöksiin, pykälä 45 tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Oikaisuvaatimusta ei saa tehdä päätöksestä, joka koskee valmistelua tai täytäntöönpanoa KuntaL 91, pykälät ja 46. Oikaisuvaatimusviranomainen Oikaisuvaatimus tehdään Kajaanin tarkastuslautakunnalle osoitteella PL 133, Pohjolankatu 13, Kajaani tai sähköpostiosoitteella Oikaisuvaatimusaika ja sen alkaminen Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon kun pöytäkirja on asetettu yleisesti nähtäväksi. Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä, saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana. Pöytäkirja on nähtävänä Oikaisuvaatimuksen sisältö ja toimittaminen Oikaisuvaatimuksesta on käytävä ilmi vaatimus perusteineen ja se on tekijän allekirjoitettava. Oikaisuvaatimus on toimitettava oikaisuvaatimusviranomaiselle ennen oikaisuvaatimusajan päättymistä.