KAJAANIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2009 1

Transkriptio

1 KAJAANIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/ tarkastusta varten AIKA klo 16:00-19:05 PAIKKA Kaupungintalo, kokoushuone Karvonen KÄSITELLYT ASIAT Otsikko Sivu 11 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 3 12 Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen 4 13 Esityslistan hyväksyminen 5 14 Talouskatsaus 6 15 Tarkastuslautakunnan kokoukset kevätkaudella Tarkastustoiminnan vuoden 2009 painopisteet 8 17 Tarkastuslautakunnan koulutustapahtumia kevätkaudella Kajaanin kaupungin ulkoisesta tilintarkastuksesta vuosille pyydettyjen tarjousten käsittely 9 10

2 KAJAANIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/ OSALLISTUJAT Nimi Tehtävä Lisätie dot Päätöksentekijät Enroth Paavo jäsen Mikkonen Ritva jäsen Ahlqvist Pertti jäsen Tolonen Markku jäsen Törrö Leena jäsen Muut osallistujat Heikkinen Raili asiantuntija Huttunen Seija sihteeri ALLEKIRJOITUKSET Paavo Enroth Puheenjohtaja Seija Huttunen Pöytäkirjanpitäjä KÄSITELLYT ASIAT :t PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS Paavo Enroth Ritva Mikkonen Pertti Ahlqvist Markku Tolonen Leena Törrö PÖYTÄKIRJA YLEISESTI NÄHTÄVILLÄ Kaupungintalo, neuvokki Seija Huttunen, pöytäkirjanpitäjä

3 KAJAANIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/ Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus TARK12 11 Sihteerin ehdotus: Tarkastuslautakunta toteaa kokouksen laillisesti kokoonkutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Tarkastuslautakunta: Hyväksyi.

4 KAJAANIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/ Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen TARK12 12 Käydään läpi pidetyn kokouksen pöytäkirja. Sihteerin ehdotus: Hyväksytään pidetyn kokouksen pöytä kirja, jon ka jälkeen kaikki tarkastuslautakunnan jäsenet allekirjoitta vat pöytä kirjan. Tarkastuslautakunta: Hyväksyi.

5 KAJAANIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/ Esityslistan hyväksyminen TARK12 13 Sihteerin ehdotus: Hyväksytään esityslistan mukainen asiain käsittelyjärjestys. Tarkastuslautakunta: Hyväksyi.

6 KAJAANIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/ Talouskatsaus TARK12 14 (Valm. Seija Huttunen) Taloussihteeri Raili Heikkinen on pyydetty kokoukseen kerto maan vuo den 2008 tilinpäätöksestä ja vuoden 2009 tammi-helmikuun talous ar vion to teu tu mas ta. Lisätietoja asiasta antaa sisäinen tarkastaja Seija Huttunen, puh tai Sähköpostiosoite muodossa etunimi.sukunimi@kajaani.fi. Puheenjohtajan ehdotus: Tarkastuslautakunta merkitsee saadut talousarvion toteutumatiedot tiedoksi. Tarkastuslautakunta: Hyväksyi.

7 KAJAANIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/ Tarkastuslautakunnan kokoukset kevätkaudella 2009 TARK12 15 (valm. Seija Huttunen) Hallintosäännön 3 :n mukaan toimielin pitää kokouksensa päättäminään aikana ja paikassa. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen sen pitämisestä. Hallintosäännön 4 :n mukaan kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Esityslista, johon sisältyy selostus käsiteltävistä asioista sekä päätösehdotus lähetetään mahdollisuuksien mukaan kokouskutsun yhteydessä. Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus toimielimen kokouksessa, toimielimen päättämällä tavalla vähintään kolme päivää ennen kokousta. Tarkastuslautakunta päätti pitämässään kokouksessa, että kevään 2009 kokousten ajankohdasta päätetään pidettävässä kokouksessa. Lisätietoja asiasta antaa sisäinen tarkastaja Seija Huttunen, puh tai Sähköpostiosoite muodossa etunimi.sukunimi@kajaani.fi. Puheenjohtajan ehdotus: Tarkastuslautakunta päättää kevätkaudella 2009 pidettävien kokousten ajankohdista. Tarkastuslautakunta: Lautakunta päätti pitää seuraavat kokoukset klo ja klo

8 KAJAANIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/ Tarkastustoiminnan vuoden 2009 painopisteet TARK12 16 (Valm. Seija Huttunen) Tarkastuslautakunta perustehtävänsä mukaisesti valmistelee valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat sekä arvioi, ovatko kaupungin toimialoille. liikelaitoksille ja tytäryhtiöille valtuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet toteutuneet. Lisäksi lautakunnan on arvioitava talouden tasapainotuksen toteutumista tilikaudella sekä tasapainottavan taloussuunnitelman ja toimenpideohjelman riittävyyttä ja realistisuutta. Ulkoinen tilintarkastus hoidetaan kuntalain, hyvän tilintarkastustavan ja yhteisöissa käytettyjen standardien mukaan. Strategisina tavoitteina vuosille on asetettu seuraavaa: - Kajaani -konsernin talouden ja hallinnon keskeisten toimintojen arviointi - talouden tasapainotuksen toteutumisen arviointi - palvelustrategian arvioinnin parantaminen - arviointitoiminnan ammattitaidon kehittäminen - toiminnan seurannan kehittäminen ja - voimavarojen hyödyntäminen taloudellisesti ja tuottavasti. Vuosittaisten toimenpiteiden mukaan nimetään arviointikohteet ja arviointiaineistot sekä määritellään tarkemmat arviointimenetelmät. Lisätietoja asiasta antaa sisäinen tarkastaja Seija Huttunen, puh tai Sähköpostiosoite muodossa etunimi.sukunimi@kajaani.fi. Puheenjohtajan ehdotus: Teen päätösehdotukseni kokouksessa. Tarkastuslautakunta: Lautakunta päätti keskustelun jälkeen nimetä tarkastuskohteiksi seuraavat aiheet: - selvittää kaupungin rakennuskannan korjausvelan kohdentaminen, - kaupungin maksuvalmiuden lainoitus ja sen seuranta, - liikelaitosseuranta, erityisesti uusimmat liikelaitokset, - elinkeinopolitiikan arviointi ja - kaupungin rahoittamat projektit. Lautakunta tarvittaessa täydentää vuoden 2009 arvioinnin painopisteitä.

9 KAJAANIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/ Tarkastuslautakunnan koulutustapahtumia kevätkaudella 2009 TARK12 17 (Valm. Seija Huttunen) Aluekoulutus järjestää tarkastuslautakuntien koulutuspäivän eri paikkakunnilla seuraavasti: Joensuu Kuopio ja Oulu Seinäjoki Hämeenlinna ja Jyväskylä. FCG-koulutus ja konsultointi järjestää koulutuspäivän eri paikkakunnilla seuraavasti: Helsinki Oulu Tampere Lappeenranta ja Kuopio. Audiator -yhtiöt järjestää perinteisen Audiotio 2009 konferenssin Tampereella. Pohjolan tilintarkastus järjestää koulutuspäivän Oulussa. Lisätietoja asiasta antaa sisäinen tarkastaja Seija Huttunen, puh tai Sähköpostiosoite muodossa etunimi.sukunimi@kajaani.fi. Puheenjohtajan ehdotus: Teen ehdotukseni kokouksessa. Tarkastuslautakunta: Lautakunta merkitsi tiedoksi saadut koulutusesittelyt.

10 KAJAANIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/ Kaupunginvaltuusto Kajaanin kaupungin ulkoisesta tilintarkastuksesta vuosille pyydettyjen tarjousten käsittely TARK12 10 (valm. Seija Huttunen) Kuntalain 71 :n mukaan valtuusto asettaa tarkastuslautakunnan toimikauttaan vastaavien vuosien hallinnon ja tarkastuksen järjestämistä varten. Tarkastuslautakunnan on valmisteltava valtuuston päätettävät hallin non ja talouden tarkastusta koskevat asiat sekä arvioitava, ovatko valtuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet toteutu neet. Kuntalain 71 :n mukaan valtuusto valitsee toimikauttaan vastaavien vuosien hal linnon ja talouden tarkastamista varten yhden tai useamman tilintar kastajan, joka toimii tehtävässään virkavastuulla. Tilintarkastajan tu lee olla julkishallinnon ja -talouden tilintarkastuslautakunnan hyväk symä henkilö (JHTT-tilintarkastaja) tai yhteisö (JHTT-yhteisö). Yhtei sön on määrättävä vastuunalaiseksi tarkastajaksi JHTTtilintarkas taja. Kajaanin kaupungin tarkastussäännön 5 :n mukaisesti valtuusto valitsee tarkastuslautakunnan esityksestä toimikauttaan vastaavien vuosien hallinnon ja talouden tarkastamista varten JHTT-yhteisön. Kainuun hankintarenkaan toimesta on pyydetty tilintar kastuspalveluista vuosille tarjoukset. Hankintamuotona on käytetty avointa menettelyä ja hankinnassa on noudatettu lakia julkisista hankinnoista (348/20079). Tarjousaika on ollut Saadut tarjoukset on avattu Tarjouksen Kajaanin kaupungille ovat jättä neet seuraavat tilintarkastusyhteisöt: Oy Audiator Ab KPMG Kunta Oy ja PwC Julkistarkastus Oy. Lisätietoja asiasta antaa sisäinen tarkastaja Seija Huttunen, puh tai Sähköposti osoite muodossa etunimi.sukunimi@kajaani.fi. Puheenjohtajan ehdotus: Teen päätösehdo tukseni kokouksessa.

11 KAJAANIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/ KV TARK Tarkastuslautakunta: Keskustelussa todet tiin, että lautakunnan jäsenet ovat tutustuneet kaupungille jätettyihin tarjousasiakirjoihin. Tarjouspyynnön mukaisesti hankintapäätök sen perusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jota arvioi daan seuraavilla valintakriteereillä ja painoarvioilla: 1. kokonaishinta vuodessa 50 % 2. vastuullisen tarkastajan kokemus 20 % 3. tarkastusryhmän kokemus 15 % 4. tarjoajan laadunvarmistusjärjestelmä 10 % ja 5. tarjoajan erityisosaaminen 5 %. Vertailussa edullisimmasta hinnasta saa parhaan pistemäärän ja muut tarjotut hinnat suhteutetaan tähän periaatteella: edullisin hinta/tarjottu hinta * maksimipiste määrä. Tarjoajien esittämien kokonaishintojen osalta todetaan, että KPMG:n ilmoitta ma hinta on kiinteä koko nelivuotis kauden ajan. Audiator ja PwC Julkistarkastus ilmoittavat hintansa olevan kiinteä kahden vuo den ajan, jonka jälkeen mahdollisista hin nantarkistuk sista neuvotel laan tilaajan kanssa. Kainuun maakunta -kuntayhtymän ja kun tien edustajien kanssa on laadittu täsmennetty laatukri teeristö, jota käytetään tarjousten vertailussa. Tilintarkastuspalvelujen pisteytystaulukko ja saatujen tarjousten vertailu liitteenä 1. Käydyn keskustelun ja tarjousten pisteytys vertailun pohjalta puheenjohtaja ehdotti, että tarkastuslautakunta esittää kaupunginvaltuustolle, että se valitsee Kajaanin kaupungin tilin tarkastusyhteisöksi vuosille Oy Audiator Ab:n. Tarkastuslautakunta hyväksyi yksimielisesti puheenjohtajan tekemän päätösehdotuksen. Saadut tarjoukset sisältävät liikesalaisuuden piiriin kuuluvia tietoja, joten ne ovat kokonaisuudessaan nähtävissä vain kaupunginvaltuuston kokouksessa. Kaupunginvaltuusto: Tarkastuslautakunta veti esityksensä pois listalta. Tarkastuslautakunta valmistelee uudelleen tilintarkastuspalvelut vuosille

12 KAJAANIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/ Puheenjohtajan ehdotus: Teen päätösehdotukseni kokouksessa. Tarkastuslautakunta: Käydyissä keskusteluissa ja saatujen lisäselvitys ten pohjalta on laadittu kaupungille jätetyistä tilintarkastuspalvelujen tarjousehdotuksista pisteytystaulukko ja vertailu, joka noudattaa sa mo ja laatu pistei tä kuin Kainuun maakunta -kuntayhtymän hyväksy mäs sä tar jouk sessa. Tilintarkastuspalvelujen pisteytystaulukko ja saatujen tarjousten vertailu liite 1 (Liite 1 korvaa tarkastuslautakunnan esityksen ja kaupunginvaltuustossa olleen liitteen.) Käydyn keskustelun ja uuden tarjousten pisteytysvertailun poh jal ta pu heenjohtaja eh dotti, että pisteytys muutetaan Kainuun maa kun takuntayhtymän käyttämän pisteytyksen mukaiseksi ja tämän perusteella tar kas tus lau ta kun ta esit tää kaupunginvaltuustolle, että se valit see Ka jaa nin kau pungin ti lintarkastusyhteisöksi vuosille KPMG Kunta Oy:n. Jäsen Ritva Mikkonen esitti, että tarkastuslautakunta uudistaa tekemänsä ehdotuksen sellaisenaan ja esittää kaupunginvaltuustolle valittavaksi Kajaanin kaupungin tilintarkastusyhteisöksi vuosille Oy Audiator Ab:n. Puheenjohtaja totesi, ettei jäsen Ritva Mikkosen esitystä ole kannatettu, joten se raukeaa. Tarkastuslautakunta hyväksyi puheenjohtajan tekemän päätösehdotuksen, että pisteytys muutetaan Kainuun maakunta -kuntayhtymän käyttämän pisteytyksen mukaiseksi ja tämän perusteella tarkastuslautakunta esittää kaupunginvaltuustolle, että se valitsee Kajaanin kaupungin tilintarkastusyhteisöksi vuosille KPMG Kun ta Oy:n. Merkitään pöytäkirjaan, että jäsen Ritva Mikkonen jätti kirjallisena eriä vän mie li pi teensä päätökseen. Liite 2.

13 KAJAANIN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/ OIKAISUVAATIMUS Kunnallisasiat Oikaisuvaatimusoikeus Oikaisuvaatimuksen saa tehdä se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen) sekä kunnan jäsen. Tarkastuslautakunnan päätöksiin, pykälät - tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Oikaisuvaatimusta ei saa tehdä päätöksestä, joka koskee valmistelua tai täytäntöönpanoa (KuntaL 91, pykälät Oikaisuvaatimusviranomainen Oikaisuvaatimus tehdään Kajaanin tarkastuslautakunnalle osoitteella PL 133, Pohjolankatu 13, Kajaani tai sähköpostiosoitteella kajaani@kajaani.fi. Oikaisuvaatimusaika ja sen alkaminen Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon kun pöytäkirja on asetettu yleisesti nähtäväksi. Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä, saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana. Pöytäkirja on nähtävänä Oikaisuvaatimuksen sisältö ja toimittaminen Oikaisuvaatimuksesta on käytävä ilmi vaatimus perusteineen ja se on tekijän allekirjoitettava. Oikaisuvaatimus on toimitettava oikaisuvaatimusviranomaiselle ennen oikaisuvaatimusajan päättymistä.