Hallintoasiain tietojärjestelmän yhdistetty rekisteri- ja tietojärjestelmäseloste sekä informointiasiakirja

Transkriptio

1 Tietosuojaseloste ID (10) POL Hallintoasiain tietojärjestelmän yhdistetty rekisteri- ja tietojärjestelmäseloste sekä informointiasiakirja Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 Julkisuuslaki (621/1999) 18 Julkisuusasetus (1030/1999) 8 1. Tietojärjestelmän nimi Hallintoasiain tietojärjestelmä, joka muodostuu seuraavista tietoryhmistä: 1. Aselupatiedot 2. Henkilökortti- ja passitiedot 3. Kuvatiedot 4. Passin sormenjälkitiedot 5. Turvallisuusalan valvontatiedot 6. Ulkomaalaisten tunnistamistiedot 7. Rahankeräysten valvontatiedot 8. Arpajaislupatiedot 9. Lähtöainelupatiedot 2. Rekisterinpitäjä Poliisihallitus Postiosoite: PL 22, Helsinki Käyntiosoite: Asemapäällikönkatu 14 Helsinki Puhelin: (vaihde) Sähköposti: kirjaamo.poliisihallitus@poliisi.fi 3. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa 4. Tietojärjestelmän pitämisen peruste Poliisihallitus, Poliisin tietopalvelukeskus Suvi Pato-Oja, ylitarkastaja Yhteystiedot: Ks. kohta 2. Laki henkilötietojen käsittelystä poliisitoimessa (761/2003, jäljempänä poliisin henkilötietolaki) 3. Lisäksi hallintoasiain tietojärjestelmän tietosisältöä ja käyttötarkoitusta määrittävät poliisilaki (872/2011), poliisiasetus (1080/2013), henkilötietolaki (523/1999), ampuma-aselaki (1/1998), ampumaratalaki (763/2015), henkilökorttilaki (663/2016), passilaki (671/2006), laki yksityisistä turvallisuuspalveluista (1085/2015), ulkomaalaislaki (301/2004), sopimus passintarkastusten poistamisesta pohjoismaiden välisillä rajoilla (SopS 10/1958), rahankeräyslaki (255/2006), arpajaislaki (1047/2001) sekä laki räjähteiden lähtöaineiden markkinoille saattamisesta ja käytöstä (653/2014) niihin myöhemmin tehtyine muutoksineen. 5. Tietojärjestelmän käyttötarkoitus Poliisin henkilötietolaki 3, 15, 16 ja 16 a Hallintoasiain tietojärjestelmä on poliisin valtakunnalliseen käyttöön tarkoitettu pysyvä automaattisen tietojenkäsittelyn avulla ylläpidettävä henkilörekisteri. Hallintoasiain tietojärjestelmä voi sisältää henkilöistä tietoja, joita on tarpeen käsitellä poliisilain 1 luvun 1 :n 2 momentissa säädettyjen tehtävien suorittamiseksi. POLIISIHALLITUS Asemapäällikönkatu 14, PL 22, HELSINKI kirjaamo.poliisihallitus@poliisi.fi Puh , Faksi poliisi.fi

2 Tietosuojaseloste ID (10) Hallintoasiain tietojärjestelmän tietoryhmien käyttötarkoitus on seuraava: 1. aselupatietoja käsitellään ampuma-aselaissa poliisille säädettyjen tehtävien suorittamiseksi; 2. henkilökortti- ja passitietoja käsitellään henkilökorttilaissa poliisille ja Suomen edustustoille sekä passilaissa poliisille, ulkoasianministeriölle ja Suomen edustustoille säädettyjen tehtävien suorittamiseksi; 3. kuvatietoja käsitellään henkilön tunnistamiseksi ja henkilöllisyyttä osoittavan asiakirjan valmistamiseksi; kuvatietoja saadaan asianomaisen henkilön suostumuksella käyttää muunkin hänen hakemansa hallintoluvan tai päätöksen valmistamiseen kuin sen asiakirjan valmistamiseen, jota varten tiedot on luovutettu; 4. passin sormenjälkitietoja käytetään passilaissa poliisille, ulkoasiainministeriölle ja Suomen edustustoille säädettyjen tehtävien suorittamiseksi; sormenjälkitietoihin talletettuja sormenjälkiä saadaan asianomaisen henkilön suostumuksella käyttää myös hänen myöhemmin hakemansa henkilöllisyyttä osoittavan asiakirjan valmistamiseen; 5. turvallisuusalan valvontatietoja käytetään yksityisistä turvallisuuspalveluista annetussa laissa poliisille säädettyjen tehtävien suorittamiseksi; 6. ulkomaalaisten tunnistamistietoja käytetään ulkomaalaislain 131 :ssä säädettyjen tehtävien suorittamiseksi; 7. rahankeräysten valvontatietoja käytetään rahankeräyslaissa säädettyjen tehtävien suorittamiseksi; 8. arpajaislupatietoja käytetään arpajaislaissa säädettyjen tehtävien suorittamiseksi; 9. lähtöainelupatietoja käytetään räjähteiden lähtöaineiden markkinoille saattamisesta ja käytöstä annetussa laissa säädettyjen poliisin tehtävien suorittamiseksi. Poliisilla on oikeus käyttää hallintoasiain tietojärjestelmän tietoja myös muuhun kuin niiden keräämis- ja tallettamistarkoitusta vastaavaan tarkoitukseen, jos tiedot ovat tarpeen: 1. valtion turvallisuuden varmistamiseksi; 2. välittömän ja vakavan yleistä turvallisuutta uhkaavan vaaran torjumiseksi; 3. sellaisen rikoksen ennalta estämiseksi tai selvittämiseksi, josta saattaa seurata vankeutta; 4. henkilöllisyyden selvittämiseksi suoritettaessa sellaista poliisin yksittäistä tehtävää, joka välttämättä edellyttää henkilöllisyyden varmistamista; 5. päätettäessä tai annettaessa lausuntoa luvan myöntämisestä tai voimassaolosta, jos luvan myöntämisen tai voimassaolon edellytykseksi on säädetty luvanhakijan tai luvanhaltijan luotettavuus, sopivuus tai muu sellainen ominaisuus, jonka arvioiminen edellyttää luvanhakijan tai luvanhaltijan terveydentilaan, päihteiden käyttöön, rikokseen syyllistymiseen tai väkivaltaiseen käyttäytymiseen liittyviä tietoja. Poliisin henkilörekisterin tietoja saa käyttää myös laillisuusvalvonta-, tutkimus-, suunnittelu- ja kehittämistoiminnassa. Lisäksi tietoja saa käyttää kou-

3 Tietosuojaseloste ID (10) lutustoiminnassa, jos tiedot ovat koulutuksen toteuttamiseksi välttämättömiä. Passin sormenjälkitietoja ja ulkomaalaisten tunnistamistietoihin kuuluvia sormenjälkitietoja saa käyttää muuhun kuin niiden keräämis- ja tallettamistarkoitusta vastaavaan tarkoitukseen vain, jos se on välttämätöntä luonnononnettomuuden, suuronnettomuuden tai muun katastrofin taikka rikoksen uhriksi joutuneen tai muuten tunnistamattomaksi jääneen uhrin tunnistamiseksi. Rekisteröidyltä passin sormenjälkitietoihin vertaamista varten otettuja tietoja voidaan käyttää vain vertaamisen ajan, ja ne on hävitettävä välittömästi sen jälkeen. Aselupatietoihin kuuluvan ampuma-aseilmoituksen tietoja saa käyttää vain aselupatiedon käsittelyyn. 6. Tietojärjestelmän sisältö ja tietoryhmät Poliisin henkilötietolaki 3 Hallintoasiain tietojärjestelmään saadaan tallettaa henkilön henkilöllisyyttä koskevista tiedoista henkilön nimet, syntymäaika, henkilötunnus, sukupuoli, äidinkieli, kansalaisuus, kansalaisuudettomuus, kansallisuus, kotivaltio, siviilisääty, syntymävaltio, syntymäkotikunta, kotikunta, ammatti, osoite ja puhelinnumero tai muu yhteystieto, tieto henkilön kuolemasta tai kuolleeksi julistamisesta, viranomaisen antama asiakasnumero, ulkomaalaisen henkilön vanhempien nimet ja kansallisuus, matkustusasiakirjan tiedot sekä muut maahantuloon ja rajanylittämiseen liittyvät tarpeelliset tiedot. Tietojärjestelmään saadaan lisäksi tallettaa poliisilain 1 luvun 1 :n 2 momentissa säädettyjen tehtävien suorittamiseksi hankittuja muita tarpeellisia tietoja tietoryhmittäin seuraavasti: 1. aselupatietoihin tiedot ampuma-aselaissa tarkoitetusta hakemuksesta, luvasta, poliisin toimenpiteestä, päätöksestä, esteestä, mainitun lain 114 :ssä tarkoitetusta ampuma-aseilmoituksesta, huomautuksesta, ilmoituksesta, tarkastuksesta ja soveltuvuustestin suorittamisajankohdasta; 2. henkilökortti- ja passitietoihin henkilökorttilaissa tarkoitetusta hakemuksesta, päätöksestä, luvasta, poliisin ja Suomen edustuston toimenpiteestä, esteestä, huomautuksesta ja ilmoituksesta sekä tiedot passihakemuksesta ja päätöksestä passiasiassa, tiedot passista tai muusta Suomen viranomaisen antamasta matkustusasiakirjasta, tiedot passin katoamisesta, anastamisesta tai haltuun ottamisesta sekä tiedot passin antamisen esteistä ja passiasiaan liittyvästä huomautuksesta; 3. kuvatietoihin henkilön valokuvan ja nimikirjoitusnäytteen, jotka henkilö on luovuttanut poliisille, ulkoasiainministeriölle tai ulkoasiainhallinnon viranomaiselle hakiessaan sellaista lupaa tai päätöstä, jonka valmistamiseen henkilön valokuva ja nimikirjoitusnäyte on tarpeen; 4. passin sormenjälkitietoihin passilain 6 a :ssä tarkoitetut passinhakijalta passin hakutilanteessa otetut sormenjäljet; 5. turvallisuusalan valvontatietoihin tiedot yksityisistä turvallisuuspalveluista annetussa laissa ja sen nojalla annetuissa tarkemmissa säännöksissä tarkoitetusta hakemuksesta, päätöksestä, kortista, poliisin

4 Tietosuojaseloste ID (10) toimenpiteestä, esteestä, huomautuksesta, ilmoituksesta ja tarkastuksesta; 6. ulkomaalaisten tunnistamistietoihin tiedot ulkomaalaislain 131 :ssä tarkoitetusta ulkomaalaisesta pykälässä tarkoitetut henkilötuntomerkkitiedot sekä matkustusasiakirjan tiedot; 7. rahankeräysten valvontatietoihin tiedot lupahakemuksista, luvista, lupien peruuttamisista, varoituksista ja tilityksistä sekä luvan hakijoista ja saajista, rahankeräyksen käytännön toimeenpanijoista ja näiden vastuuhenkilöistä sekä tarkastustoimenpiteistä; 8. arpajaislupatietoihin tiedot ilmoituksista, lupahakemuksista, luvista, lupien peruuttamisista, tilityksistä, ilmoitusten tekijöistä sekä luvan hakijoista ja saajista, arpajaisten käytännön toimeenpanijoista ja näiden vastuuhenkilöistä, tarkastustoimenpiteistä sekä kieltoihin ja uhkasakkomenettelyyn liittyvistä toimenpiteistä; 9. lähtöainelupatietoihin tiedot räjähteiden lähtöaineiden markkinoille saattamisesta ja käytöstä annetussa laissa tarkoitetusta lupahakemuksesta, luvasta, poliisin toimenpiteestä, päätöksestä ja tarkastuksesta. 7. Tietojärjestelmän säännönmukaiset tietolähteet Poliisin henkilötietolaki 3, 13 ja 14 Hallintoasiain tietojärjestelmän henkilön henkilöllisyyttä koskevia tietoja kerätään poliisilain 1 luvun 1 :n 2 momentissa säädettyjen tehtävien suorittamisen yhteydessä. Muita tarpeellisia tietoja hankitaan tietoryhmittäin seuraavasti: 1. aselupatietoja kertyy ampuma-aseita koskevien lupahallinto-, valvonta- ja tarkastustoimenpiteiden yhteydessä asiaa hoitavien viranomaisen toiminnassa sekä luvanhakijan itsensä ilmoittamina; 2. henkilökortti- ja passitietoja kertyy henkilökortteja ja passeja koskevien lupahallintotoimenpiteiden yhteydessä asiaa hoitavien viranomaisen toiminnassa sekä luvanhakijan itsensä ilmoittamina; 3. kuvatiedot saadaan hakijan lupa- tai päätösasian yhteydessä poliisille, ulkoasianministeriölle tai ulkoasianhallinnon viranomaiselle luovuttamista valokuvista ja nimikirjoitusnäytteestä; 4. passin sormenjälkitiedot otetaan passinhakijalta passien hakutilanteessa asiaa hoitavien viranomaisten toimesta; 5. turvallisuusalan valvontatiedot kertyvät yksityisiä turvallisuuspalveluita sekä järjestyksen valvojia koskevien lupahallinto-, valvonta- ja tarkastustoimenpiteiden yhteydessä asiaa hoitavien viranomaisen toiminnassa sekä luvanhakijan itsensä ilmoittamina; 6. ulkomaalaisten tunnistamistiedot kertyvät poliisin ja passintarkastusviranomaisten toimesta turvapaikkaa tai oleskelulupaa hakeneisiin, käännytettäviin tai karkotettaviin ulkomaalaisiin kohdistuvien viranomaistoimenpiteiden yhteydessä saaduista tiedoista; 7. rahankeräysten valvontatietoja kertyy rahankeräyksiin liittyvien lupahallinto- ja valvontatehtävien yhteydessä asiaa hoitavien viranomaisen toimesta sekä luvanhakijan itsensä ilmoittamina; 8. arpajaislupatietoja kertyy arpajaisia koskevien lupahallinto- ja valvontatoimenpiteiden yhteydessä asiaa hoitavien viranomaisen toiminnassa sekä luvanhakijan itsensä ilmoittamina;

5 Tietosuojaseloste ID (10) 9. lähtöainelupatietoja kertyy lähtöaineita koskevien lupahallinto- ja valvontatoimenpiteiden yhteydessä asiaa hoitavien viranomaisen toiminnassa sekä luvanhakijan itsensä ilmoittamina. Poliisin oikeudesta saada tietoja eräistä rekistereistä säädetään poliisin henkilötietolain 13 :ssä. Muiden viranomaisten tietojen luovuttamisesta poliisille suorakäyttöisesti tallettamalla tai tietojoukkona tallettamista varten säädetään poliisin henkilötietolain 14 :ssä. Väestörekisterikeskus luovuttaa poliisille teknisellä käyttöyhteydellä väestötietojärjestelmästä tietoja, jotka ovat tarpeellisia poliisin virkatehtävien suorittamiseksi tai poliisin valtakunnallisten henkilörekisterien ylläpitämistä varten. Laki väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista (661/2009) 29, 55 ja 58 ; Poliisin henkilötietolaki 13 1 momentin 13 kohta. 8. Tietojärjestelmän tietojen säännönmukainen luovutus ja käyttö Poliisin henkilötietolaki 15, 16, 16 a, 19 ja 19 a Poliisilla on oikeus käyttää hallintoasiain tietojärjestelmän tietoja poliisilain 1 luvun 1 :n 2 momentissa säädettyjen tehtävien suorittamiseksi, jos tiedot ovat tarpeen sen tehtävän suorittamiseksi, jota varten tiedot on kerätty ja talletettu. Oikeus passin sormenjälkitietojen käyttöön on vain sillä, jonka työtehtävien hoitaminen tiedon käyttöä välttämättä edellyttää. Poliisilla on oikeus käyttää hallintoasiain tietojärjestelmän tietoja muuhun kuin tietojen keräämis- ja tallettamistarkoitukseen siten kuin poliisin henkilötietolain 16 :ssä ja 16a :ssä säädetään. Hallintoasiain tietojärjestelmän tietoja luovutetaan teknisen käyttöyhteyden avulla tai tietojoukkona poliisin henkilötietolain 19 :n perusteella: 1. Hätäkeskuslaitokselle hätäkeskustoiminnasta annetun lain (692/2010) 4 :ssä säädettyjen tehtävien suorittamiseksi tarpeellisia tietoja alkutoimenpiteiden tai työturvallisuuden varmistamiseksi; 2. rajavartiolaitokselle tietoja rajaturvallisuuden ylläpitämistä, rikosten estämistä, paljastamista, esitutkintaa ja muuta tutkintaa varten, muihin rajavartiolaitoksen tehtäviin, jotka vastaavat niitä tehtäviä, joita varten tiedot on kerätty ja talletettu sekä muuhun tarkoitukseen 16 :n 1 momentin mukaisissa tapauksissa; 3. puolustusvoimien pääesikunnalle sotilaskurinpidosta ja rikostorjunnasta puolustusvoimissa annetussa laissa (255/2014) tarkoitettuja turvallisuus- ja valvontatehtäviä ja rikostutkintaa varten sekä turvallisuusselvityslaissa (726/2014) tarkoitettujen turvallisuusselvitysten tekemistä varten; 4. Tullille tullivalvontaa, tullirikosten estämistä, paljastamista ja selvittämistä varten sekä muuhun kuin tietojen keräämis- ja tallettamistarkoitukseen 16 :n 1 momentin mukaisissa tapauksissa sekä haasteen ja muun tiedoksiannon suorittamista varten; 5. ulkoasiainministeriölle ja Suomen edustustolle näiden toimivaltaan kuuluvan passia tai muuta matkustusasiakirjaa, viisumia, työntekijän oleskelulupaa, elinkeinoharjoittajan oleskelulupaa tai muuta oleske-

6 Tietosuojaseloste ID (10) lulupaa koskevan asian käsittelyä varten; 6. Maahanmuuttovirastolle ulkomaalaisia ja Suomen kansalaisuutta koskevien sellaisten asioiden käsittelemistä ja ratkaisemista varten, jotka lailla tai asetuksella säädetään Maahanmuuttoviraston tehtäviksi; 7. poliisilain 1 luvun 1 :ssä säädettyjen tehtävien suorittamiseksi virkamiehelle, joka toimii ulkomailla Suomen sijoittamana poliisin yhdyshenkilön tehtävissä; tietojen luovuttamisesta on voimassa, mitä 17 :n 1 3 momentissa ja 18 :n 1 ja 2 momentissa säädetään; 8. Metsähallituksen erätarkastajalle tämän toimivaltaan kuuluvaa erävalvontaa varten. Passin sormenjälkitietoja luovutetaan ainoastaan rajavartiolaitokselle, Tullille, ulkoasiainministeriölle ja Suomen edustustoille sekä Maahanmuuttovirastolle henkilöllisyyden varmistamiseksi ja asiakirjan aitouden toteamiseksi silloin, kun se on tarpeen henkilön maahantuloa, maassa oleskelua tai maastalähtöä koskevien asioiden käsittelyä varten. Luovutuksen saaja voi käyttää rekisteröidyltä passin sormenjälkitietoihin vertaamista varten otettuja tietoja vain vertaamisen ajan, ja ne on hävitettävä välittömästi sen jälkeen. Tietoja luovutetaan myös muille viranomaisille, yhteisöille ja yksityiselle siten kuin oikeudesta tietoon on laissa säädetty. Kansainväliseen poliisiyhteistyöhön liittyvästä henkilötietojen käsittelystä säädetään poliisin henkilötietolain 6 luvussa. 9. Tietojärjestelmän laatu ja suojauksen periaatteet Henkilötietolaki 32 Poliisin henkilötietolaki 10 a ja 19 b Hallintoasiain tietojärjestelmä on poliisin valtakunnalliseen käyttöön tarkoitettu pysyvä automaattisen tietojenkäsittelyn avulla ylläpidettävä henkilörekisteri, jonka ulkopuolinen käyttö on estetty. Poliisihallinnon tietojärjestelmien käyttäjät kirjautuvat työasemille virkamiehen asiointikortilla siihen liittyvää varmennetta käyttäen. Käyttäjällä on tehtävässään rekisterinpitäjän ohjeiden mukaan myönnetty henkilökohtainen tekninen käyttöoikeus ja salasana. Käyttöoikeuksia myönnetään vain virkaja työtehtävien edellyttämässä laajuudessa. Hallintoasiain tietojärjestelmän käyttöä valvotaan ennalta sovittujen periaatteiden mukaisesti. Järjestelmän ja sen tietojen käyttöä ja käyttäjämääriä seurataan mm. käytöstä muodostuvan lokiseurannan avulla käytön lainmukaisuuden seuraamiseksi. Tietojärjestelmien käytön lainmukaisuutta valvotaan myös poliisin laillisuusvalvontaan liittyvien tarkastusten ja muiden laillisuusvalvontaan liittyvien toimenpiteiden yhteydessä. Poliisihallinnon teknisen, hallinnollisen ja organisatorisen tietoturvallisuuden perustana on poliisin tietoturvapolitiikka (2020/2010/4157), jossa määritellään tietojen turvaamisen tavoitteet, vastuut ja toteutuskeinot poliisihallinnossa. Tietoturvapolitiikkaa tarkennetaan erillisissä määräyksissä ja ohjeis-

7 Tietosuojaseloste ID (10) sa. 10. Tietojärjestelmän tietojen päivitystiheys ja säilytysaika Poliisin henkilötietolaki 23 Hallintoasiain tietojärjestelmän tietoja täydennetään jatkuvasti poliisilain 1 luvun 1 :n 2 momentissa säädettyjen tehtävien suorittamisen yhteydessä. Tiedot poistetaan tietoryhmittäin seuraavasti: 1. aselupatiedoista päätöstä koskevat tiedot kahdenkymmenen vuoden kuluttua päätöksestä tai sen raukeamisesta taikka päätöksessä mainitun voimassaoloajan päättymisestä, lupatiedot kahdenkymmenen vuoden kuluttua luvan voimassaoloajan päättymisestä, este- tai huomautustiedot ja muut talletetut tiedot kahdenkymmenen vuoden kuluttua tiedon merkitsemisestä sekä asetiedot kahdenkymmenen vuoden kuluttua siitä, kun ase muutettiin pysyvästi toimintakyvyttömäksi, romutettiin tai vietiin pysyvästi maasta; 2. henkilökortti- ja passitiedoista, passin sormenjälkitiedoista, turvallisuusalan valvontatiedoista sekä rahankeräysten ja arpajaisten valvontatiedoista päätöstä koskevat tiedot kymmenen vuoden kuluttua päätöksestä tai sen raukeamisesta taikka päätöksessä mainitun voimassaoloajan päättymisestä; este-, huomautus- ja tarkastustiedot sekä muut talletetut tiedot kymmenen vuoden kuluttua tiedon merkitsemisestä; 3. kuvatiedot kolmen vuoden kuluttua sen poliisin, ulkoasiainministeriön tai Suomen edustuston myöntämän luvan tai antaman päätöksen voimassaoloajan päättymisestä, jonka valmistamiseen henkilön valokuvaa tai nimikirjoitusnäytettä on viimeksi käytetty; kuitenkin, jos jollakin aikaisemmalla luvalla tai päätöksellä on pidempi voimassaoloaika kuin viimeksi valmistetulla luvalla tai päätöksellä, poistetaan tiedot kolmen vuoden kuluessa tämän aikaisemman valmistetun, mutta pidempään voimassa olevan luvan tai päätöksen voimassaoloajan päättymisestä; 4. ulkomaalaisten tunnistamistiedot kymmenen vuoden kuluttua rekisteröinnistä; jos rekisteröity on saanut Suomen kansalaisuuden, tiedot poistetaan kuitenkin yhden vuoden kuluttua siitä, kun rekisterinpitäjä on saanut tiedon kyseisestä kansalaisuuden saamisesta. Kaikki henkilöä koskevat tiedot poistetaan tietojärjestelmästä kuitenkin viimeistään yhden vuoden kuluttua rekisteröidyn kuolemasta, jollei ole erityistä syytä tietojen edelleen säilyttämiseen. Tietojen edelleen säilyttämisen tarpeellisuus tutkitaan viimeistään kuitenkin viiden vuoden kuluttua edellisestä tietojen tarpeellisuuden tarkastamisesta, ja tietojen uudelleen tarkastamisesta tehdään merkintä. Rekisteröidyltä passin sormenjälkitietoihin tai ulkomaalaisten tunnistamistietoihin kuuluviin sormenjälkitietoihin vertaamista varten poliisin henkilötietolain 16 a :n 1 momentissa tarkoitetussa tilanteessa otettuja tietoja voidaan käyttää vain vertaamisen ajan, ja ne on hävitettävä välittömästi sen jälkeen. 11. Tietojen julkisuus Julkisuuslaki 24 Ampuma-aselaki 113

8 Tietosuojaseloste ID (10) Henkilötietolaki 7 Julkinen, sisältää salassa pidettäviä tietoja. 12. Tarkastusoikeus Henkilötietolaki 26 ja 27 Poliisin henkilötietolaki 44 ja 45 Henkilötietolain 26 :n mukaan jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Jokaisella on oikeus tarkastaa myös huollossaan olevaa lasta koskevat rekisteritiedot. Myös alaikäisellä eli alle 18 -vuotiaalla lapsella on itsenäinen tarkastusoikeus. Alle 15 -vuotiaalla lapsella on kuitenkin tarkastusoikeus vain, mikäli hän ikäänsä, kehitystasoonsa ja asian laatuun nähden ymmärtää asian merkityksen. Alaikäisen itsemääräämisoikeuden arviointi ja edellä mainittujen kriteerien täyttyminen on ensikädessä rekisterinpitäjän arvioon perustuva asia. Viime kädessä asian ratkaisee tuomioistuin. Myös edunvalvojalla on oikeus tarkastaa päämiehensä tiedot, mikäli tarkastusoikeuden käyttö sisältyy edunvalvojalle annettuun määräykseen (lähde: tietosuojavaltuutetun toimiston julkaisu Henkilörekisteriin talletettujen tietojen tarkastaminen, päivitetty ). Tarkastusoikeutta ei ole henkilötietolain 27 :n kuitenkaan ole, jos: 1. tiedon antaminen saattaisi vahingoittaa valtion turvallisuutta, puolustusta tai yleistä järjestystä ja turvallisuutta taikka haitata rikosten ehkäisemistä tai selvittämistä; 2. tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa rekisteröidyn terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille; 3. rekisterissä olevia henkilötietoja käytetään yksinomaan historiallista tai tieteellistä tutkimusta taikka tilastointia varten; tai 4. rekisterissä olevia henkilötietoja käytetään valvonta- ja tarkastustehtävissä ja tiedon antamatta jättäminen on välttämätöntä Suomen tai Euroopan unionin tärkeän taloudellisen tai rahoituksellisen edun turvaamiseksi. Poliisin henkilötietolain 45 :n 1 momentin 5 kohdan mukaan tarkastusoikeutta ei ole lainkaan: muihin poliisin henkilörekistereihin sisältyviin henkilöä tai tekoa koskeviin luokitus-, tarkkailu-, tekotapa- tai tietolähdetietoihin Tietosuojavaltuutettu voi rekisteröidyn pyynnöstä tarkastaa rekisteröityä koskevien tietojen lainmukaisuuden. 13. Tarkastusoikeuden käyttöä koskevan pyynnön esittäminen ja toteuttaminen Henkilötietolaki 26 ja 28 Poliisin henkilötietolaki 44 Rekisteröidyn on tarkastusoikeutta käyttäessään esitettävä tätä tarkoittava pyyntö henkilökohtaisesti poliisin luona ja todistettava henkilöllisyytensä.

9 Tietosuojaseloste ID (10) Henkilöllä voi olla avustaja. Tarkastusoikeuden toteuttamista helpottamaan on suunniteltu erilliset lomakkeet. Lomakkeiden käyttäminen ei ole kuitenkaan ehdoton edellytys tarkastusoikeuden toteuttamiselle, vaan pyyntö voidaan esittää myös muulla asiakirjalla. Pyyntöasiakirjasta on kuitenkin käytävä aina ilmi riittävällä tarkkuudella, mihin poliisin tietojärjestelmään tai muuhun poliisin henkilörekisteriin henkilö haluaa käyttää tarkastusoikeuttaan. Poliisiyksikössä lomakkeen tai vastaavan asiakirjan vastaanottavan henkilön on varmistettava pyynnön esittäjän henkilöllisyys ja tehtävä tästä merkintä asiakirjaan. Tiedot annetaan pyynnöstä kirjallisena. Jos rekisterinpitäjä kieltäytyy antamasta tietoja, rekisteröidylle annetaan asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa mainitaan ne syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Tarkastusoikeuden epäämisen veroisena pidetään sitä, että rekisterinpitäjä ei ole kolmen kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä antanut kirjallista vastausta rekisteröidylle. Rekisteröity voi tämän jälkeen saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Henkilötietolain 26 :n mukaan rekisterinpitäjä voi periä tarkastusoikeuden käyttämisen välittömistä kustannuksista kohtuullisen korvauksen, mikäli edellisestä tarkastusoikeuden käyttämisestä kyseiseen rekisteriin on vähemmän aikaa kuin yksi vuosi. Sisäministeriön asetuksen poliisin suoritteiden maksullisuudesta vuonna 2017 (1426/2016) mukaan maksun suuruus on 62 euroa. Poliisihallitus on antanut ohjeen 2020/2012/66 rekisteröityjen oikeuksien toteuttamisesta poliisissa. Ohjeessa on kuvattu yksityiskohtaisemmin tarkastusoikeuden käyttöön liittyviä menettelytapoja ja muita rekisteröityjen oikeuksiin liittyviä asioita. Ohje on poliisin valtakunnallisessa tietoverkossa ( kaikkien saatavilla. 14. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen Henkilötietolaki 29 ja 40 Poliisin henkilötietolaki 27 Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan, poistamaan tai täydentämään rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Tiedon korjaamista koskeva yksilöity vaatimus tulee esittää rekisterinpitäjälle (yhteystiedot kohdassa 2) tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Poliisin valtakunnallisia henkilörekistereitä koskeva rekisteröidyn esittämä tiedon korjaamista koskeva vaatimus otetaan vastaan myös muissa poliisiyksiköissä. Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, rekisteröidylle annetaan asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa mainitaan ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi tämän jälkeen saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Virheelliseksi todettu tieto on merkittävä virheelliseksi ja tiedon saa säilyttää korjatun tiedon yhteydessä, jos se on tarpeen rekisteröidyn, muun asian-

10 Tietosuojaseloste ID (10) osaisen tai poliisin henkilöstöön kuuluvan oikeuksien turvaamiseksi. Tällaista tietoa saa käyttää ainoastaan mainitussa oikeuksien turvaamisen tarkoituksessa. Virheelliseksi todettu tieto on poistettava heti kun tiedon säilyttäminen oikeuksien turvaamiseksi ei enää ole tarpeen, viimeistään kuitenkin viiden vuoden kuluttua tiedon poistamiselle säädetyn määräajan päättymisestä. 15. Tietosuojaselosteiden saatavilla pito Henkilötietolaki 10 Hallintoasiain tietojärjestelmän tietosuojaseloste pidetään jokaisen saatavilla rekisterinpitäjän toimipaikassa, poliisilaitoksien asiakaspalvelupisteissä sekä sähköisessä muodossa poliisin valtakunnallisessa tietoverkossa (