/2012/3738

Transkriptio

1 Poliisihallitus TIETOSUOJASELOSTE 1 (10) Yhdistetty rekisteri- ja tietojärjestelmäseloste sekä informointiasiakirja Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 Julkisuuslaki (621/1999) 18 Julkisuusasetus (1030/1999) /2012/ Tietojärjestelmän nimi (tietojärjestelmä ja sen tietoryhmät) HALLINTOASIAIN TIETOJÄRJESTELMÄ, joka muodostuu seuraavista tietoryhmistä: 1. Aselupatiedot 2. Henkilökortti- ja passitiedot 3. Kuvatiedot 4. Passin sormenjälkitiedot 5. Paikallispoliisin turvallisuusselvitystiedot 6. Turvallisuusalan valvontatiedot 7. Ulkomaalaisten tunnistamistiedot 8. Rahankeräysten valvontatiedot 2. Rekisterinpitäjä POLIISIHALLITUS Hallintoasiain tietojärjestelmän tietoja on talletettuna seuraavissa rekisterisovelluksissa: Asetietojärjestelmä - sisältää aselupa- ja valvontatietoja Aselupakortistot (manuaaliarkistot) Turvatietojärjestelmä - sisältää turvallisuusalan lupa- ja valvontatietoja - käyttöönotto vuonna 2013, jolloin korvaa Turvallisuusalan valvontarekisterin (VAHTI) ja Turva-alan valvontarekisterin (HALTI Turval PoliTRIP) Rahankeräystietojärjestelmä (käyttöönotto 2013) - sisältää rahankeräysten lupa- ja valvontatietoja Henkilökortti- ja passirekisteri (HALTI Heko-Passi) - sisältää henkilökortti- ja passitietoja, kuvatietoja sekä passin sormenjälkitietoja HALTI Ulkokuva - sisältää ulkomaalaisten tunnistamistietoihin kuuluvista ulkomaalaislain (301/2004) 131 :ssä mukaisista henkilötuntomerkkitiedoista valokuvan sekä muut henkilötuntomerkit HALTI UlkoAFIS - sisältää ulkomaalaisten tunnistamistietoihin kuuluvista ulkomaalaislain (301/2004) 131 :ssä mukaisista henkilötuntomerkkitiedoista sormenjälkitiedot Paikallispoliisin turvallisuusselvitysrekisteri (HALTI Tursel PoliTRIP) - sisältää paikallispoliisin turvallisuusselvitystietoja Postiosoite: PL 302, Helsinki Käyntiosoite: Vuorikatu 20, Helsinki Puhelin: (vaihde) Sähköposti: kirjaamo.poliisihallitus@poliisi.fi 3. Rekisterinpidon vastuuhenkilö Rekisterinpitopäällikkö Jari Råman Poliisihallitus, Tekniikan yksikkö, Rekisterinpidon vastuualue (Yhteystiedot yllä)

2 Poliisihallitus 2 (10) 4. Tietojärjestelmän sijainti (Ylläpito) 5. Tietojärjestelmän rekisteriasioita hoitava henkilö rekisteriä ylläpitävässä yksikössä 6. Tietojärjestelmän pitämisen peruste 7. Tietojärjestelmän käyttötarkoitus Hallinnon tietotekniikkakeskus HALTIK Postiosoite: PL 56, Rovaniemi Käyntiosoite: Kemijoen itäpuolentie 63, Rovaniemi Puhelin: (vaihde) Sähköposti: kirjaamo@haltik.fi Palvelupäällikkö Tomi Martti Hallinnon tietotekniikkakeskus HALTIK (Yhteystiedot yllä) Laki henkilötietojen käsittelystä poliisitoimessa (761/2003) 3. Lisäksi hallintoasiain tietojärjestelmän tietosisältöä ja käyttötarkoitusta määrittävät poliisilaki (493/1995), poliisiasetus (1112/1995), henkilötietolaki (523/1999), ampuma-aselaki (1/1998), henkilökorttilaki (829/1999), passilaki (671/2006), laki turvallisuusselvityksistä (177/2002), laki yksityisistä turvallisuuspalveluista (282/2002), laki järjestyksenvalvojista (533/1999), ulkomaalaislaki (301/2004), sopimus passintarkastusten poistamisesta pohjoismaiden välisillä rajoilla (SopS 10/1958), sekä rahankeräyslaki (255/2006), niihin myöhemmin tehtyine muutoksineen. Hallintoasiain tietojärjestelmä on poliisilain 1 :n 3 momentissa säädettyjen tehtävien suorittamiseksi perustettu, poliisin valtakunnalliseen käyttöön tarkoitettu, pysyvä automaattisen tietojenkäsittelyn avulla ylläpidettävä henkilörekisteri. Hallintoasiain tietojärjestelmän tietoryhmien käyttötarkoitus on seuraava: 1. aselupatietoja käsitellään ampuma-aselaissa poliisille säädettyjen tehtävien suorittamiseksi; 2. henkilökortti- ja passitietoja käsitellään henkilökorttilaissa poliisille ja passilaissa poliisille, ulkoasianministeriölle ja Suomen edustustoille säädettyjen tehtävien suorittamiseksi; 3. kuvatietoja käsitellään henkilön tunnistamiseksi ja henkilöllisyyttä osoittavan asiakirjan valmistamiseksi; kuvatietoja saadaan asianomaisen henkilön suostumuksella käyttää muunkin hänen hakemansa hallintoluvan tai päätöksen valmistamiseen kuin sen asiakirjan valmistamiseen, jota varten tiedot on luovutettu; 4. passin sormenjälkitietoja käytetään passilaissa poliisille, ulkoasiainministeriölle ja Suomen edustustoille säädettyjen tehtävien suorittamiseksi; 5. paikallispoliisin turvallisuusselvitystietoja käytetään turvallisuusselvityksistä annetun lain 4 luvussa säädetyssä tarkoituksessa; 6. turvallisuusalan valvontatietoja käytetään yksityisistä turvallisuuspalveluista annetussa laissa ja järjestyksenvalvojista annetussa laissa poliisille säädettyjen tehtävien suorittamiseksi; 7. ulkomaalaisten tunnistamistietoja käytetään ulkomaalaislain 131 :ssä säädettyjen tehtävien suorittamiseksi; 8. rahankeräysten valvontatietoja käytetään rahankeräyslaissa säädettyjen tehtävien suorittamiseksi.

3 Poliisihallitus 3 (10) Poliisilla on oikeus käyttää hallintoasiain tietojärjestelmän tietoja myös muuhun kuin niiden keräämis- ja tallettamistarkoitusta vastaavaan tarkoitukseen, jos tiedot ovat tarpeen: 1. valtion turvallisuuden varmistamiseksi; 2. välittömän henkeä tai terveyttä uhkaavan vaaran taikka huomattavan omaisuusvahingon torjumiseksi; 3. sellaisen rikoksen ennalta estämiseksi tai selvittämiseksi, josta saattaa seurata vankeutta; 4. henkilöllisyyden selvittämiseksi suoritettaessa sellaista poliisin yksittäistä tehtävää, joka välttämättä edellyttää henkilöllisyyden varmistamista; 5. päätettäessä tai annettaessa lausuntoa luvan myöntämisestä tai voimassaolosta, jos luvan myöntämisen tai voimassaolon edellytykseksi on säädetty luvanhakijan tai luvanhaltijan luotettavuus, sopivuus tai muu sellainen ominaisuus, jonka arvioiminen edellyttää luvanhakijan tai luvanhaltijan terveydentilaan, päihteiden käyttöön, rikokseen syyllistymiseen tai väkivaltaiseen käyttäytymiseen liittyviä tietoja Poliisin henkilörekisterin tietoja saa käyttää myös poliisin tutkimus- ja suunnittelutoiminnassa. Samoin tietoja saa käyttää poliisin koulutustoiminnassa, jos tiedot ovat koulutuksen toteuttamiseksi välttämättömiä. Passin sormenjälkitietoja saa käyttää muuhun kuin niiden keräämis- ja tallettamistarkoitusta vastaavaan tarkoitukseen vain, jos se on välttämätöntä luonnononnettomuuden, suuronnettomuuden tai muun katastrofin taikka rikoksen uhriksi joutuneen tai muuten tunnistamattomaksi jääneen uhrin tunnistamiseksi. Rekisteröidyltä passin sormenjälkitietoihin vertaamista varten otettuja tietoja voidaan käyttää vain vertaamisen ajan, ja ne on hävitettävä välittömästi sen jälkeen. 8. Tietojärjestelmän sisältö ja tietoryhmät Hallintoasiain tietojärjestelmään saadaan tallettaa henkilön henkilöllisyyttä koskevista tiedoista täydellinen nimi, syntymäaika, henkilötunnus, sukupuoli, äidinkieli, kansalaisuus, siviilisääty, syntymävaltio, syntymäkotikunta, kotikunta, ammatti, osoite ja puhelinnumero tai muu yhteystieto, tieto henkilön kuolemasta sekä ulkomaalaisen henkilön matkustusasiakirjan tiedot. Tietojärjestelmään saadaan lisäksi tallettaa poliisilain 1 :n 3 momentissa säädettyjen tehtävien suorittamiseksi hankittuja muita tarpeellisia tietoja tietoryhmittäin seuraavasti: 1. aselupatietoihin tiedot ampuma-aselaissa tarkoitetusta hakemuksesta, luvasta, poliisin toimenpiteestä, päätöksestä, esteestä, huomautuksesta, ilmoituksesta ja tarkastuksesta; 2. henkilökortti- ja passitietoihin henkilökorttilaissa tarkoitetusta hakemuksesta, päätöksestä, luvasta, poliisin toimenpiteestä, esteestä, huomautuksesta ja ilmoituksesta sekä tiedot passihakemuksesta ja päätöksestä passiasiassa, tiedot passista tai muusta Suomen viranomaisen antamasta matkustusasiakirjasta, tiedot passin katoamisesta, anastamisesta tai haltuun ottamisesta sekä tiedot passin antamisen esteistä ja passiasiaan liittyvästä huomautuksesta; 3. kuvatietoihin henkilön valokuvan ja nimikirjoitusnäytteen, jotka henkilö on luovuttanut poliisille tai ulkoasiainhallinnon viranomaiselle

4 Poliisihallitus 4 (10) hakiessaan sellaista lupaa tai päätöstä, jonka valmistamiseen henkilön valokuva ja nimikirjoitusnäyte on tarpeen; 4. passin sormenjälkitietoihin passilain 6 a :ssä tarkoitetut passinhakijalta passin hakutilanteessa otetut sormenjäljet; 5. paikallispoliisin turvallisuusselvitystietoihin tieto siitä, että henkilöstä on tehty turvallisuusselvityksistä annetussa laissa tarkoitettu suppea turvallisuusselvitys sekä selvityksen antamisaika ja muut selvityksen yksilöimiseksi tarpeelliset tiedot; 6. turvallisuusalan valvontatietoihin tiedot yksityisistä turvallisuuspalveluista annetussa laissa ja sen nojalla annetuissa tarkemmissa säännöksissä tarkoitetusta hakemuksesta, päätöksestä, kortista, poliisin toimenpiteestä, esteestä, huomautuksesta, ilmoituksesta ja tarkastuksesta sekä järjestyksenvalvojista annetussa laissa ja sen nojalla annetuissa säännöksissä tarkoitetusta hakemuksesta, päätöksestä, luvasta, kortista, poliisin toimenpiteestä, esteestä, huomautuksesta ja ilmoituksesta; 7. ulkomaalaisten tunnistamistietoihin tiedot ulkomaalaislain 131 :ssä tarkoitetusta ulkomaalaisesta pykälässä tarkoitetut henkilötuntomerkkitiedot sekä matkustusasiakirjan tiedot; 8. rahankeräysten valvontatietoihin tiedot lupahakemuksista, luvista, lupien peruuttamisista, varoituksista ja tilityksistä sekä luvan hakijoista ja saajista, rahankeräyksen käytännön toimeenpanijoista ja näiden vastuuhenkilöistä sekä tarkastustoimenpiteistä. 9. Tietojärjestelmän säännönmukaiset tietolähteet Hallintoasiain tietojärjestelmän henkilön henkilöllisyyttä koskevia tietoja kerätään poliisilain 1 :n 3 momentissa säädettyjen tehtävien suorittamisen yhteydessä. Muita tarpeellisia tietoja hankitaan tietoryhmittäin seuraavasti: 1. aselupatietoja kertyy ampuma-aseita koskevien lupahallintotoimenpiteiden yhteydessä asiaa hoitavien viranomaisen toiminnassa sekä luvanhakijan itsensä ilmoittamina; 2. henkilökortti- ja passitietoja kertyy henkilökortteja ja passeja koskevien lupahallintotoimenpiteiden yhteydessä asiaa hoitavien viranomaisen toiminnassa sekä luvanhakijan itsensä ilmoittamina; 3. kuvatiedot saadaan hakijan lupa- tai päätösasian yhteydessä poliisille, ulkoasianministeriölle tai ulkoasianhallinnon viranomaiselle luovuttamista valokuvista ja nimikirjoitusnäytteestä; 4. passin sormenjälkitiedot otetaan passinhakijalta passien hakutilanteessa asiaa hoitavien viranomaisten toimesta; 5. paikallispoliisin turvallisuusselvitystiedot saadaan suppeaan turvallisuusselvitykseen liittyvistä tiedoista, jotka kertyvät toimenpiteen yhteydessä hakijan ilmoittamista tiedoista sekä selvityksen yksilöintitiedoista; 6. turvallisuusalan valvontatiedot kertyy yksityisiä turvallisuuspalveluita sekä järjestyksen valvojia koskevien lupahallinto- ja valvontatoimenpiteiden yhteydessä asiaa hoitavien viranomaisen toiminnassa sekä luvanhakijan itsensä ilmoittamina; 7. ulkomaalaisten tunnistamistiedot kertyvät poliisin ja passintarkastusviranomaisten toimesta turvapaikkaa tai oleskelulupaa hakeneisiin, käännytettäviin tai karkotettaviin ulkomaalaisiin kohdistuvien viranomaistoimenpiteiden yhteydessä saaduista tiedoista;

5 Poliisihallitus 5 (10) 8. rahankeräysten valvontatietoja kertyy rahankeräyksiin liittyvien lupahallinto- ja valvontatehtävien yhteydessä asiaa hoitavien viranomaisen toimesta sekä luvanhakijan itsensä ilmoittamina. Rajavartiolaitos luovuttaa rajavartiolaitoksen henkilörekistereistä ja järjestelmistä tietoja poliisille poliisilain 1 :n 3 momentin mukaisia tehtäviä varten. Laki henkilötietojen käsittelystä rajavartiolaitoksessa (579/2005) 28 ; Laki henkilötietojenkäsittelystä poliisitoimessa (761/2003) 14 Tullihallitus luovuttaa poliisille tullin henkilörekistereistä tietoja, jotka ovat tarpeen ulkomaalaisasian käsittelyä tai ulkomaalaisen maahantulon tai maastalähdön valvontaa varten. Tullilaki (1466/1994) 26 ; Laki henkilötietojen käsittelystä poliisitoimessa (761/2003) 14 1 momentin 2 kohta Väestörekisterikeskus luovuttaa poliisille teknisellä käyttöyhteydellä tietoja väestötietojärjestelmästä, jotka ovat tarpeellisia poliisin virkatehtävien suorittamiseksi tai poliisin valtakunnallisten henkilörekisterien ylläpitämistä varten. Laki väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista (661/2009) 29, 55 ja 58 ; Laki henkilötietojen käsittelystä poliisitoimessa (761/2003) 13 2 momentin 8 kohta Ajoneuvohallintokeskus luovuttaa ajoneuvoliikennerekisteriin talletettuja tietoja. Laki ajoneuvoliikennerekisteristä (541/2003) 15 ja 17 Poliisin oikeudesta saada tietoja eräistä rekistereistä säädetään henkilötietojen käsittelystä poliisitoimessa annetun lain 13 :ssä. Muiden viranomaisten tietojen luovuttamisesta poliisille suorakäyttöisesti tallettamalla tai konekielisessä muodossa tallettamista varten säädetään henkilötietojen käsittelystä poliisitoimessa annetun lain 14 :ssä. 10. Tietojärjestelmän tietojen säännönmukainen luovutus ja käyttö Poliisiyksiköllä ja poliisin henkilöstöön kuuluvalla on oikeus käyttää hallintoasiain tietojärjestelmän tietoja siten kuin henkilötietojen käsittelystä poliisitoimessa annetun lain 15-16a :ssä säädetään. Poliisilla on oikeus käyttää hallintoasiain tietojärjestelmän tietoja poliisilain 1 :n 3 momentissa säädettyjen tehtävien suorittamiseksi, jos tiedot ovat tarpeen sen tehtävän suorittamiseksi, jota varten tiedot on kerätty ja talletettu. Oikeus passin sormenjälkitietojen käyttöön on vain sillä, jonka työtehtävien hoitaminen tiedon käyttöä välttämättä edellyttää. Hallintoasiain tietojärjestelmän tietoja luovutetaan teknisen käyttöyhteyden avulla tai konekielisessä muodossa henkilötietojen käsittelystä poliisitoimessa annetun lain 19 :n perusteella: 1. puolustusvoimien pääesikunnalle poliisin tehtävien suorittamisesta puolustusvoimissa annetussa laissa (1251/1995) tarkoitettuja turvallisuus- ja valvontatehtäviä sekä rikostutkintaa varten ja turvallisuusselvityksistä annetussa laissa (177/2002) tarkoitettujen turvallisuusselvitysten tekemistä varten; 2. rajavartiolaitokselle tietoja, joita on tarpeen käsitellä poliisilain 1 :n 3 momentissa tarkoitettujen sellaisten tehtävien suorittamiseksi, jotka rajavartiolaissa tai muualla laissa säädetään rajavartiolaitokselle, sekä tietoja, jotka ovat tarpeen rajavalvontaa, rajatarkastuksien to-

6 Poliisihallitus 6 (10) teuttamista sekä henkilöiden maahantulon ja maastalähdön valvontaa varten; 3. tullilaitokselle ulkomaanliikenteen valvontaa, tullirikosten ennalta estämistä ja selvittämistä sekä henkilöiden maahantulon ja maastalähdön valvontaa varten; 4. tuomioistuimille ampuma-aseisiin, aseen osiin, patruunoihin tai erityisen vaarallisiin ammuksiin liittyvien asioiden käsittelyä varten; 5. ulkoasiainministeriölle ja Suomen edustustoille passin, viisumin taikka oleskelu- tai työlupaa koskevien asioiden käsittelyä varten; 6. Maahanmuuttovirastolle Suomen kansalaisuutta, ulkomaalaisten maahantuloa, maassa oleskelua ja työntekoa sekä pakolaisia ja turvapaikkaa koskevien asioiden käsittelyä varten; 7. virkamiehelle, jolla on poliisilain 8 :ssä säädetyt erityiset poliisivaltuudet, poliisilain 1 :ssä säädettyjen tehtävien suorittamiseksi; tietojen luovuttamisesta on voimassa, mitä 17 :n 1 3 momentissa ja 18 :n 1 ja 2 momentissa säädetään; 8. Metsähallituksen erätarkastajalle toimivaltaansa kuuluvassa erävalvonnassa. Passin sormenjälkitietoja luovutetaan ainoastaan rajavartiolaitokselle, tullilaitokselle, ulkoasiainministeriölle ja Suomen edustustoille sekä Maahanmuuttovirastolle henkilöllisyyden varmistamiseksi ja asiakirjan aitouden toteamiseksi silloin, kun se on tarpeen henkilön maahantuloa, maassa oleskelua tai maastalähtöä koskevien asioiden käsittelyä varten. Luovutuksen saaja voi käyttää rekisteröidyltä passin sormenjälkitietoihin vertaamista varten otettuja tietoja vain vertaamisen ajan, ja ne on hävitettävä välittömästi sen jälkeen. Hätäkeskuslaitokselle hätäkeskustoiminnasta annetun lain (692/2010) 19 :n perusteella laitokselle laissa säädettyjen tehtävien suorittamiseksi. Tietoja luovutetaan myös muille viranomaisille, yhteisöille ja yksityiselle siten kuin oikeudesta tietoon on laissa säädetty. Kansainväliseen poliisiyhteistyöhön liittyvästä henkilötietojen käsittelystä säädetään henkilötietojen käsittelystä poliisitoimessa annetun lain 6 luvussa. 11. Tietojärjestelmän laatu ja suojauksen periaatteet Hallintoasiain tietojärjestelmä on poliisin valtakunnalliseen käyttöön tarkoitettu pysyvä automaattisen tietojenkäsittelyn avulla ylläpidettävä henkilörekisteri, jonka ulkopuolinen käyttö on estetty. Käyttäjällä on tehtävässään rekisterinpitäjän ohjeiden mukaan myönnetty henkilökohtainen tekninen käyttöoikeus ja salasana. Käyttöoikeuksia myönnetään vain virka- ja työtehtävien edellyttämässä laajuudessa. Hallintoasiain tietojärjestelmän käyttöä valvotaan ennalta sovittujen periaatteiden mukaisesti. Järjestelmän ja sen tietojen käyttöä ja käyttäjämääriä seurataan mm. käytöstä muodostuvan lokiseurannan avulla käytön lainmukaisuuden seuraamiseksi. Tietojärjestelmien käytön lainmukaisuutta valvotaan myös laillisuusvalvontaan liittyvien tarkastusten yhteydessä.

7 Poliisihallitus 7 (10) Poliisihallinnon teknisen, hallinnollisen ja organisatorisen tietoturvallisuuden perustana on poliisin tietoturvapolitiikka (2020/2010/4157), jossa määritellään tietojen turvaamisen tavoitteet, vastuut ja toteutuskeinot poliisihallinnossa. Tietoturvapolitiikkaa tarkennetaan erillisissä määräyksissä ja ohjeissa. 12. Hakuperusteet 1. Aselupatiedot - henkilötunnus, etunimet, sukunimi, yhteisön nimi, osoitetiedot, lupa-asiakirjan numero ja aseen sarjanumero 2. Henkilökortti- ja passitiedot - henkilötunnus, etunimet, sukunimi ja lupa-asiakirjan numero 3. Kuvatiedot - henkilötunnus, etunimet, sukunimi ja lupa-asiakirjan numero 4. Passin sormenjälkitiedot - lupa-asiakirjan numero 5. Paikallispoliisin turvallisuusselvitystiedot - henkilötunnus, etunimet, sukunimi ja vapaa tekstihaku 6. Turvallisuusalan valvontatiedot - vapaa tekstihaku 7. Ulkomaalaisten tunnistamistiedot - henkilötunnus, etunimet, sukunimi ja vapaa tekstihaku 8. Rahankeräysten valvontatiedot - yhteisön nimi ja vapaa tekstihaku 13. Tietojärjestelmän koko 14. Tietojärjestelmän tietojen päivitystiheys ja säilytysaika Valtakunnallinen tietojärjestelmä. Täydennetään jatkuvasti poliisilain 1 :n 3 momentissa säädettyjen tehtävien suorittamisen yhteydessä. Hallintoasiain tietojärjestelmästä tiedot poistetaan tietoryhmittäin seuraavasti: 1. aselupatiedoista päätöstä koskevat tiedot kymmenen vuoden kuluttua päätöksestä tai sen raukeamisesta taikka päätöksessä mainitun voimassaoloajan päättymisestä, lupatiedot kymmenen vuoden kuluttua luvan voimassaoloajan päättymisestä, este- tai huomautustiedot ja muut talletetut tiedot kymmenen vuoden kuluttua tiedon merkitsemisestä; 2. henkilökortti- ja passitiedoista, passin sormenjälkitiedoista, turvallisuusalan valvontatiedoista sekä rahankeräysten valvontatiedoista päätöstä koskevat tiedot kymmenen vuoden kuluttua päätöksestä tai sen raukeamisesta taikka päätöksessä mainitun voimassaoloajan päättymisestä; este-, huomautus- ja tarkastustiedot sekä muut talletetut tiedot kymmenen vuoden kuluttua tiedon merkitsemisestä; 3. kuvatiedot kolmen vuoden kuluttua sen poliisin tai ulkoasiainhallinnon viranomaisen myöntämän luvan tai antaman päätöksen voimassaoloajan päättymisestä, jonka valmistamiseen henkilön valokuvaa tai nimikirjoitusnäytettä on viimeksi käytetty; kuitenkin, jos jollakin aikaisemmalla luvalla tai päätöksellä on pidempi voimassaoloaika kuin viimeksi valmistetulla luvalla tai päätöksellä, poistetaan tiedot kolmen vuoden kuluessa tämän aikaisemman valmistetun, mutta pidempään voimassa olevan luvan tai päätöksen voimassa-

8 Poliisihallitus 8 (10) oloajan päättymisestä; 4. paikallispoliisin turvallisuusselvitystiedot vuoden kuluttua uuden suppean turvallisuusselvityksen antamisesta, viimeistään kuitenkin kymmenen vuoden kuluttua selvityksen antamisesta; 5. ulkomaalaisten tunnistamistiedot kymmenen vuoden kuluttua rekisteröinnistä; jos rekisteröity on saanut Suomen kansalaisuuden, tiedot poistetaan kuitenkin yhden vuoden kuluttua siitä, kun rekisterinpitäjä on saanut tiedon kyseisestä kansalaisuuden saamisesta. Kaikki henkilöä koskevat tiedot poistetaan tietojärjestelmästä kuitenkin viimeistään yhden vuoden kuluttua rekisteröidyn kuolemasta, jollei ole erityistä syytä tietojen edelleen säilyttämiseen. Tietojen edelleen säilyttämisen tarpeellisuus tutkitaan viimeistään kuitenkin viiden vuoden kuluttua edellisestä tietojen tarpeellisuuden tarkastamisesta, ja tietojen uudelleen tarkastamisesta tehdään merkintä. Rekisteröidyltä passin sormenjälkitietoihin vertaamista varten henkilötietojen käsittelystä poliisitoimessa annetun lain 16 a :n 1 momentissa tarkoitetussa tilanteessa otettuja tietoja voidaan käyttää vain vertaamisen ajan, ja ne on hävitettävä välittömästi sen jälkeen. 15. Tietojen julkisuus Säädösperusta: Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) 24 Ampuma-aselaki (1/1998) 113 Henkilötietolaki (523/1999) 7 Julkinen, sisältää salassa pidettäviä tietoja. Tietojärjestelmän tiedot ovat lisäksi käyttöoikeusrajoitettuja. 16. Tarkastusoikeus Säädösperusta: Henkilötietolaki (523/1999) 26 ja 27 Laki henkilötietojen käsittelystä poliisitoimessa (761/2003) 44 ja 45 Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) luku 3 Henkilötietolain 26 :n mukaan jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Jokaisella on oikeus tarkastaa myös huollossaan olevaa lasta koskevat rekisteritiedot. Myös alaikäisellä eli alle 18 -vuotiaalla lapsella on itsenäinen tarkastusoikeus. Alle 15 -vuotiaalla lapsella on kuitenkin tarkastusoikeus vain, mikäli hän ikäänsä, kehitystasoonsa ja asian laatuun nähden ymmärtää asian merkityksen. Alaikäisen itsemääräämisoikeuden arviointi ja edellä mainittujen kriteerien täyttyminen on ensikädessä rekisterinpitäjän arvioon perustuva asia. Viime kädessä asian ratkaisee tuomioistuin. Myös edunvalvojalla on oikeus tarkastaa päämiehensä tiedot, mikäli tarkastusoikeuden käyttö sisältyy edunvalvojalle annettuun määräykseen (lähde: tietosuojavaltuutetun toimiston julkaisu Henkilörekisteriin talletettujen tietojen tarkastaminen, päivitetty ).

9 Poliisihallitus 9 (10) Tarkastusoikeutta ei ole henkilötietolain 27 :n kuitenkaan ole, jos: 1. tiedon antaminen saattaisi vahingoittaa valtion turvallisuutta, puolustusta tai yleistä järjestystä ja turvallisuutta taikka haitata rikosten ehkäisemistä tai selvittämistä; 2. tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa rekisteröidyn terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille; 3. rekisterissä olevia henkilötietoja käytetään yksinomaan historiallista tai tieteellistä tutkimusta taikka tilastointia varten; tai 4. rekisterissä olevia henkilötietoja käytetään valvonta- ja tarkastustehtävissä ja tiedon antamatta jättäminen on välttämätöntä Suomen tai Euroopan unionin tärkeän taloudellisen tai rahoituksellisen edun turvaamiseksi. Henkilötietojen käsittelystä poliisitoimessa annetun lain 45 :n 1 momentin 5 kohdan mukaan tarkastusoikeutta ei ole lainkaan: muihin poliisin henkilörekistereihin sisältyviin henkilöä tai tekoa koskeviin luokitus-, tarkkailu-, tekotapa- tai tietolähdetietoihin Tietosuojavaltuutettu voi rekisteröidyn pyynnöstä tarkastaa rekisteröityä koskevien tietojen lainmukaisuuden. 17. Tarkastusoikeuden toteuttaminen Säädösperusta: Henkilötietolaki (523/1999) 26 ja 28 Laki henkilötietojen käsittelystä poliisitoimessa (761/2003) 44 Rekisteröidyn on tarkastusoikeutta käyttäessään esitettävä tätä tarkoittava pyyntö henkilökohtaisesti poliisin luona ja todistettava henkilöllisyytensä. Henkilöllä voi olla avustaja. Tarkastusoikeuden toteuttamista helpottamaan on suunniteltu erilliset lomakkeet. Lomakkeiden käyttäminen ei ole kuitenkaan ehdoton edellytys tarkastusoikeuden toteuttamiselle, vaan pyyntö voidaan esittää myös muulla asiakirjalla. Poliisiyksikössä lomakkeen tai vastaavan asiakirjan vastaanottavan henkilön on varmistettava pyynnön esittäjän henkilöllisyys ja tehtävä tästä merkintä asiakirjaan. Tiedot annetaan pyynnöstä kirjallisena. Jos rekisterinpitäjä kieltäytyy antamasta tietoja, rekisteröidylle annetaan asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa mainitaan ne syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Tarkastusoikeuden epäämisen veroisena pidetään sitä, että rekisterinpitäjä ei ole kolmen kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä antanut kirjallista vastausta rekisteröidylle. Rekisteröity voi tämän jälkeen saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Rekisterinpitäjä voi periä tarkastusoikeuden käyttämisen välittömistä kustannuksista kohtuullisen korvauksen, mikäli edellisestä tarkastusoikeuden käyttämisestä kyseiseen rekisteriin on vähemmän aikaa kuin yksi vuosi. 18. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen Säädösperusta: Henkilötietolaki (523/1999) 29 ja 40 Henkilötietojen käsittelystä poliisitoimessa annettu laki (761/2003) 27 Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan, poistamaan tai täydentämään rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta vir-

10 Poliisihallitus 10 (10) heellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Tiedon korjaamista koskeva yksilöity vaatimus tulee esittää rekisterinpitäjälle (osoite yllä) tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Poliisin valtakunnallisia henkilörekistereitä koskeva rekisteröidyn esittämä tiedon korjaamista koskeva vaatimus otetaan vastaan myös muissa poliisiyksiköissä. Tällöin vaatimuksen vastaanottaneen poliisiyksikön tulee toimittaa vaatimus, vaatimuksen esittäjää koskevat tiedot sekä asian ratkaisemisessa mahdollisesti tarvittava, käsillä oleva aineisto viipymättä rekisterinpitäjälle (Poliisihallitus, tekniikan yksikkö), joka vastaa vaatimuksen tekijälle suoraan. Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, rekisteröidylle annetaan asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa mainitaan ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi tämän jälkeen saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Virheelliseksi todettu tieto on merkittävä virheelliseksi ja tiedon saa säilyttää, jos se on tarpeen rekisteröidyn, muun asianosaisen tai poliisin henkilöstöön kuuluvan oikeuksien turvaamiseksi. Tällaista tietoa saa käyttää ainoastaan mainitussa oikeuksien turvaamisen tarkoituksessa. Virheelliseksi todettu tieto on poistettava heti kun tiedon säilyttäminen oikeuksien turvaamiseksi ei enää ole tarpeen, viimeistään kuitenkin viiden vuoden kuluttua tiedon poistamiselle säädetyn määräajan päättymisestä. 19. Tietosuojaselosteiden saatavilla pito Hallintoasiain tietojärjestelmän tietosuojaseloste pidetään jokaisen saatavilla rekisterinpitäjän toimipaikassa ja jokaisessa poliisilaitoksessa. Tietosuojaseloste on nähtävissä myös poliisin valtakunnallisessa tietoverkossa ( 20. Ilmoitus tietosuojavaltuutetulle Säädösperusta: Laki henkilötietojen käsittelystä poliisitoimessa (761/2003) 8 Henkilötietolaki (523/1999) 36 Ilmoitusvelvollisuutta ei ole. 21. Tietojärjestelmän käyttöönottoa ja tietosisältöä koskevat säännökset sekä rekisterinpitäjän määräykset, ohjeet ja päätökset. Rekisterinpitäjä on antanut määräyksen rekisterinpidosta poliisissa (2020/2011/1423, voimaan ) Rekisterinpitäjä on antanut ohjeen rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista poliisissa (2020/2012/66, voimaan ). Rekisterinpitäjä on antanut määräyksen käyttövaltuuksien hallinnasta poliisissa (2020/2012/946, voimaan ).