Kouvolan kaupunki Tietosuojaseloste 1

Transkriptio

1 Kouvolan kaupunki Tietosuojaseloste 1 Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja Rekisterinpitäjä Kouvolan kaupunki Lasten ja nuorten lautakunta, PL Kouvola 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö Palvelupäällikkö Sanna-Riitta Junnonen Hyvinvointipalvelut, Lapsiperheiden sosiaalipalvelut puh Rekisterin nimi Lapsiperheiden sosiaalipalveluiden asiakasrekisteri (Effica yksilö- ja perhehuolto tietojärjestelmä) 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus Asiakasrekisterin tietoja saa käyttää vain siihen käyttötarkoitukseen, joka sille on määritelty, ellei muussa laissa ole toisin säädetty. Tietoja voidaan käyttää kuitenkin rekisterinpitäjän oman toiminnan suunnittelu- ja tilastointitarpeisiin. Palveluja toteutetaan sosiaalihuoltolain (1301/2014) ja lastensuojelulain (417/2007) säännösten mukaisesti. Sosiaalihuoltolain tarkoituksena on edistää ja ylläpitää hyvinvointia sekä sosiaalista turvallisuutta, vähentää eriarvoisuutta ja edistää osallisuutta, turvata yhdenvertaisin perustein tarpeenmukaiset, riittävät ja laadukkaat sosiaalipalvelut sekä muut hyvinvointia edistävät toimenpiteet, edistää asiakaskeskeisyyttä sekä asiakkaan oikeutta hyvään palveluun ja kohteluun sosiaalihuollossa, parantaa yhteistyötä sosiaalihuollon ja kunnan eri toimialojen sekä muiden toimijoiden välillä. Lastensuojelun on edistettävä lapsen suotuisaa kehitystä ja hyvinvointia ja tuettava vanhempia, huoltajia ja muita lapsen hoidosta ja kasvatuksesta vastaavia henkilöitä lapsen kasvatuksessa sekä huolenpidossa. Lastensuojelun on pyrittävä ehkäisemään lapsen ja perheen ongelmia sekä puuttumaan riittävän varhain havaittuihin ongelmiin. Lastensuojelun tarvetta arvioitaessa ja lastensuojelua toteuttaessa on ensijaisesti otettava huomioon lapsen etu. Palvelua toteutetaan Sosiaali-ja terveysalan lupa-ja valvontaviraston Valviran ilmoitusvaraista toimintaa tai luvanvaraista toimintaa koskevien ohjeiden mukaisesti tai toimeksiantosopimussuhteisesti. Palvelua toteutetaan lapsen asiakassuunnitelman mukaisesti. Palvelua toteutettaessa on lisäksi selvitettävä lapsen toivomukset ja mielipide sekä

2 2 otettava ne huomioon lapsen iän ja kehitystason edellyttämällä tavalla. Palvelut ovat joko sosiaalihuoltolain mukaisia sosiaalipalveluja tai lastensuojelulain mukaisia palveluja. Palvelun ja palveluntuottajan toiminnan on täytettävä lainsäädännön sekä viranomaismääräysten ja -ohjeiden palvelulle asettamat vaatimukset, joihin palveluntuottaja on velvollinen perehtymään. Lastensuojelussa syntyvään lastensuojeluilmoitusten rekisteriin (Lastensuojelulaki (LsL) 25 ) tallennetaan kaikki lastensuojeluilmoitukset sisältöineen. Yksityisten sosiaalipalvelujen valvonta velvollisuus on kunnalla. Kunnan alueelle sijoitettujen lasten valvontarekisteriin tallennetaan tiedot osarekisterittäin toisten kuntien toimesta sijoitetut lapset (LSL 78 ) yksityisesti sijoitetut lapset (LSL 81 ) Asiakasrekisteriin sisältyvät myös kaikki ne tiedot, jotka syntyvät Kouvolan kaupungin tekemän sopimuksen perusteella lastensuojelun palvelujen tuottamisesta. Asiakasta informoidaan asiakaspalvelutilanteessa. Rekisteriseloste on nähtävissä toimintayksiköissä ja ostopalveluyksiköissä. 5. Rekisterin tietosisältö Effica Yksilö- ja perhehuolto tietojärjestelmä toimii apuvälineenä sosiaalihuollon asiakastyön eri osa-alueilla ja palvelee sosiaalihuollon asiakastyön eri vaiheita: Järjestelmään sisältyvä Omapalvelu on sosiaalipalveluiden sähköisen asioinnin vuorovaikutteinen viestintä- ja palvelukanava Asiakasrekisterien sisältö Rekisteri pitää sisällään lapsiperheiden sosiaalityön, kotiin vietävien palvelujen ja lastensuojelun rekisterit. - asian vireilletulo - selvitys - asiakkaan asiakirjojen laadinta, asiakaskertomukset, suunnitelmat, lausunnot jne. - päätöksen valmistelu ja päätöksen tekeminen - palvelun toteutus - arviointi ja seuranta - tilastointi Asiakasrekisteriin kirjataan

3 3 - tiedot asiakkuuden alkamisesta, jatkumisesta ja päättymisestä - hakemus- ja vireillepanoasiakirjat - palvelutarpeen arvioinnit ja yhteenvedot - asiakasasiakirjat (asiakaskertomukset, suunnitelmat jne.) - kuulemiskertomukset - päätökset ja tiedoksiannot - hakemusasiakirjat hallinto-oikeudelle - muut asiakkaita koskevat tiedot - Kouvolan kaupungin väestörekisteritiedot - asiakkaan henkilötiedot henkilötunnus, nimi, osoite, puhelinnumerot, kotikunta, äidinkieli, kommunikointikieli, siviilisääty, ammatti, osoitteen turvakielto - perhekokoonpano - resurssirekisteritiedot (laitokset, sijaisperheet ym.) - asiakasmaksuihin liittyvät tiedot - toimintayksikkötiedot - tietoja asiakastyötä tekevästä henkilöstöstä - muut asiakastyön vaatimat tiedot Rekisterin tiedot ovat käytettävissä tehtävänmukaisin käyttöoikeusrajoituksin. Effica yksilö ja perhehuolto tietojärjestelmään asiakasrekisteriin liittyvät myös ennen sen käyttöönottoa syntyneitä aikaisempien järjestelmien tuottamia asiakastietoja. Lisäksi tietojärjestelmään liittyy asiakkaan aktit, joissa säilytetään hakemukset, päätökset, kirjeenvaihto, ostopalveluyksiköissä syntyvät sopimuksen mukaiset asiakasasiakirjat yms. Lapsiperheiden sosiaalipalvelujen asiakasrekisteri sisältää myös Lastensuojelun vaikuttavuusmittari projektissa satunnaisotannalla kerätyt tiedot, jotka tallennetaan Suomen Kuntaliito Palvelut Oy:n tarjoamalle sähköiselle alustalle Lastensuojeluilmoitusten rekisterin sisältö - lastensuojeluilmoitukset sisältöineen (henkilötiedot) - toimenpiteet, joihin on ryhdytty ilmoitusten perusteella - tietoja selvityksistä, yhteydenotoista ja toimenpiteistä Jos lastensuojelun asiakkuus alkaa, tallennetaan lastensuojeluilmoitusten tiedot lastensuojelun asiakasrekisteriin. Kunnan alueelle sijoitettujen lasten rekisteri a) Sijaishuoltoon sijoitetut lapset - henkilötiedot, sijaishuoltopaikan yhteystiedot ja sijoittajakunnan yhteystiedot - sijoitetun lapsen tarvitsemien tukitoimien ja palvelujen järjestämistä koskevat tiedot - sijaishuoltopaikan valvontaa koskevat tiedot

4 4 b) Kuntaan yksityisesti sijoitetut lapset - lapsen henkilötiedot - huoltajien henkilötiedot ja yhteystiedot - yksityiskodin yhteystiedot - selvitykset yksityiskodin sopivuudesta lapsen hoitoon ja kasvatukseen - päätökset kodin hyväksymisestä lapsen sijoituspaikaksi - tiedot toimenpiteistä, mikäli yksityiskotia ei voida hyväksyä lapsen sijoituspaikaksi - tiedot lapsen hoidon ja kasvatuksen tukemiseksi järjestetyistä tukitoimista 6. Säännönmukaiset tietolähteet Henkilö- ja perhetiedot saadaan pääosin väestörekisteristä Effica Asukas-järjestelmän kautta ja tarvittaessa Väestörekisterikeskuksen VTJ-järjestelmästä. Tietoja täydennetään asiakkaan tai hänen edustajansa kertomilla tiedoilla. Tapahtumatiedot syntyvät asiakkuuden aikana pääosin työntekijän kirjaamana. Tietolähteenä voi asiakkaan luvalla olla Kansaneläkelaitoksen Kuntien sosiaali- ja terveystoimen tietojärjestelmä (SOKY), jonka käyttö perustuu asiakaslain 21 pykälään. Muualta tietoja voidaan hankkia vain asiakkaan tai hänen edustajansa nimenomaisella suostumuksella tai asiakaslain (812/2000/) :ien tai jonkun muun nimetyn lainsäännöksen nojalla. Valtion ja kunnan viranomainen sekä muu julkisoikeudellinen yhteisö, Kansaneläkelaitos, Eläketurvakeskus, eläkesäätiö ja muu eläkelaitos, vakuutuslaitos, koulutuksen järjestäjä, sosiaalipalvelujen tuottaja, terveyden- ja sairaudenhoitotoimintaa harjoittava yhteisö tai toimintayksikkö sekä terveydenhuollon ammattihenkilö ovat velvollisia antamaan sosiaalihuollon viranomaiselle sen pyynnöstä maksutta ja salassapitosäännösten estämättä hallussaan olevat sosiaalihuollon asiakassuhteeseen olennaisesti vaikuttavat tiedot ja selvitykset, jotka viranomaiselle laissa säädetyn tehtävän vuoksi ovat välttämättömiä asiakkaan sosiaalihuollon tarpeen selvittämiseksi, sosiaalihuollon järjestämiseksi ja siihen liittyvien toimenpiteiden toteuttamiseksi sekä viranomaiselle annettujen tietojen tarkistamista varten (asiakaslaki 20 1 mom.). Edellä tarkoitettu velvollisuus koskee myös rahalaitosta, jos sosiaalihuollon viranomainen ei saa riittäviä tietoja ja selvityksiä edellä mainituilta tahoilta ja jos on perusteltua syytä epäillä asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa antamien tietojen riittävyyttä tai luotettavuutta. Pyyntö tulee esittää kirjallisena rahalaitokselle ja pyynnön esittämistä koskevan päätöksen on oikeutettu tekemään sosiaalihuoltolain 6 :ssä tarkoitetun toimielimen määräämä sosiaalihuollon viranhaltija. Ennen kuin pyyntö tehdään rahalaitokselle, on asiakkaalle annettava siitä tieto

5 5 (asiakaslaki 20 2 mom.). Sosiaalihuollon viranomainen voi saada veroviranomaisilta ja Kansaneläkelaitokselta teknisen käyttöyhteyden avulla näiden henkilörekistereissä olevia edellä 20 :ssä tarkoitettuja salassa pidettäviä henkilötietoja asiakkaan suostumuksesta riippumatta maksun määräämistä ja tietojen tarkistamista varten (asiakaslaki 21 1 mom.). Tietojen hankkimisesta ulkopuolisilta tehdään asiakirjaan merkintä. 7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset Asiakasrekisteritietoja voidaan luovuttaa - asiakkaan nimenomaisella suostumuksella. Suostumuksen tulee olla vapaaehtoinen, informoitu ja yksilöity. Suositeltavaa on pyytää suostumus kirjallisena. Milloin asiakkaalla ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa suostumuksella. Asiakas tai hänen edustajansa voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen; - ilman asiakkaan suostumustakin asiakaslain :ien tai muun erityislainsäännöksen nojalla; - rekisterinpitäjänä toimiva viranomainen tai sosiaali- ja terveysministeriö voi myöntää luvan asiakastietojen saamiseen tieteellistä tutkimusta varten (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 62/ ) Asiakastietojen säännönmukainen luovuttaminen/luovutuksensaajat - Pyynnöstä sosiaali- ja terveysalan tutkimus- ja kehittämiskeskukselle tilastojen laatimisen kannalta välttämättömät tiedot. Tunnistetietona annetaan palvelua tai toimeentulotukea saaneen henkilön henkilötunnus silloin, kun se on tilastojen laatimisen kannalta välttämätöntä. (laki sosiaali- ja terveysalan tutkimus- ja kehittämiskeskuksen tilastotoimesta (409/ ). Alaikäisen asiakkaan tietojen antamista koskeva kielto-oikeus - Alaikäinen voi, ottaen huomioon hänen ikänsä ja kehitystasonsa sekä asian laatu, painavasta syystä kieltää antamasta itseään koskevia tietoja lailliselle edustajalleen, jollei se ole selvästi alaikäisen edun vastaista. Jos alaikäinen tai hänen laillinen edustajansa ovat asianosaisena sosiaalihuoltoa koskevassa asiassa, laillisella edustajalla on kuitenkin oikeus tiedonsaantiin siten kuin viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 11 :ssä säädetään (asiakaslaki 11 1 mom.).

6 6 8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Henkilötietodirektiivin (uusi tietosuoja-asetus ja direktiivi voimaan 2018) eräänä tarkoituksena ja tavoitteena on henkilötietojen vapaa liikkuvuus EU:n sisällä. Luovutus samoin perustein kuin Suomessa. Henkilötietolain 22 :ssä ilmaistun pääsäännön mukaan henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ainoastaan, jos kyseissä maassa taataan riittävä tietosuojan taso. Siirto on mahdollinen myös rekisteröidyn antaessa yksiselitteisen suostumuksensa. 9. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet Sosiaalihuollon asiakastiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla on vaitiolovelvollisuus. Asiakastietoja ei saa luovuttaa sivullisille. Asiakastietoja voivat käyttää ainoastaan asiakkaan asian käsittelyyn tai palvelun toteutukseen osallistuvat. Rekisterinpitäjän ylin johto päättää organisatorisista ratkaisuista. Käyttöoikeudet annetaan työntekijöille asiakasrekisteritietoihin siinä laajuudessa kuin kunkin työtehtävät sitä edellyttävät. Järjestelmän käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Järjestelmä vaatii salasanan vaihdettavaksi määräajoin. Esimiehet päättävät työntekijöiden käyttöoikeuksien myöntämisestä ja palvelussuhteen edellyttämästä tarpeesta. Effica Yksilö- ja perhehuollon nimetyt pääkäyttäjät tekevät tarvittavat tietojärjestelmän käyttäjien lisäykset ja poistot esimiesten pyynnöstä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Käyttöoikeus on tehtävien mukainen ja perustuu käyttäjärooleihin, joille on määritelty oikeus tehtävän mukaisiin näyttöihin ja toimintoihin. Käyttöoikeudelle on määritelty erikseen tietojen luku-, kirjoitus- ja poisto-oikeudet. Asiakastietojen käyttöä valvotaan lokiseurannalla (satunnaisotannat). Seuraamukset väärinkäytöstä on määritelty. Ostopalveluina järjestettävissä palveluissa syntyneet asiakirjat säilytetään palvelua tuottavassa yksikössä, kunnes asiakas siirtyy pois ko. palvelusta. Sen jälkeen asiakirjat toimitetaan kaupungin arkistoon sen vuoden loppuun mennessä, jonka aikana pois siirtyminen on tapahtunut. Manuaalisia asiakirjoja säilytetään työntekijöiden työpisteissä lukituissa kaapeissa. Arkistoitavat asiakirjat säilytetään kaupungin arkistossa. 10. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen Tarkastusoikeuden sisältö Asiakkaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat

7 7 asiakasrekisteritiedot (Henkilötietolaki 26 ) ja tutustua sekä nähdä itseään koskevat asiakastiedot ja pyynnöstä saada niistä kopiot kirjallisena. - Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä. - Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana. - Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksessa. Epäämisperusteena voi olla esimerkiksi, että tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa asiakkaan terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille. Jos tarkastusoikeus evätään, asiakkaalle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus ja asiakkaalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 315, Helsinki. Asia voidaan saattaa vireille kirjeitse. Mahdollista on käyttää myös tietosuojavaltuutetun toimistosta saatavaa vireillepanolomaketta. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen asiakkaan tarkastusoikeuden toteuttamisesta. Tarkastusoikeuden toteuttaminen ja organisointi - Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä taikka omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Pyyntö osoitetaan rekisterin vastuuhenkilölle. Asiakkaan henkilöllisyys tarkastetaan ennen tietojen antamista. 11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä omaaloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto (Henkilötietolaki 29 ). Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaiselle. Asiakkaalla on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista. Tieto korjataan ilman aiheetonta viivytystä. Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, asiakkaalle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus ja asiakkaalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 315, Helsinki. Asia voidaan saattaa vireille kirjeitse. Mahdollista on käyttää myös tietosuojavaltuutetun toimistosta saatavaa vireillepanolomaketta. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen tiedon korjaamisesta. Tiedon korjaamisen toteuttaminen ja organisointi Oikaisupyyntö tehdään kirjallisesti. Asiakkaan henkilöllisyys tarkastetaan. Pyynnössä yksilöidään tarkasti, mitä tietoa ja millä perusteella tietoa vaaditaan korjattavaksi, mikä on

8 8 asiakkaan mielestä oikea tieto ja millä tavoin korjaus pyydetään tekemään. Oikaisupyyntö osoitetaan rekisterin vastuuhenkilölle, joka myös päättää tiedon korjaamisesta. Jos asiakkaan vaatima korjaus päätetään tehdä, korjauksen tekee henkilö, jolla on asiakasrekisteritietojen korjaamiseen erityinen oikeus. Mahdolliset virheelliset merkinnät yliviivataan tai siirretään taustatiedostoon siten, että sekä virheellinen että korjattu merkintä on myöhemmin luettavissa. Vastaavasti tehdään poistettaessa tarpeeton tieto. Asiakastietoja voidaan korjata myös täydentämällä niitä asiakkaan näkemyksellä asiasta. Korjauksen tekijän nimi, virka-asema, korjauksentekopäivä ja korjauksen peruste merkitään asiakirjoihin. 12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet Lokitietojen tarkastuspyyntö - Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18 :n mukaan asiakkaalla on oikeus saada tietää, kuka on käyttänyt häntä koskevia rekisteritietoja ja mikä on ollut käytön peruste. Asiakas ei saa käyttää tai luovuttaa saamiaan lokitietoja edelleen muuhun tarkoitukseen. Lokitiedot ajetaan pääsääntöisesti enintään 2 vuoden ajalta, ellei erityistä syytä muuhun. Asianosaisen oikeus tiedonsaantiin - Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 11 : Hakijalla, valittajalla tai muulla jonka oikeutta, etua tai velvollisuutta asia koskee (asianosainen), on oikeus saada asiaa käsittelevältä tai käsitelleeltä viranomaiselta tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn. - Jos pyyntö evätään erittäin tärkeän yleisen tai yksityisen edun vuoksi tai lapsen edun vuoksi, voi toimivaltaisen viranomaisen päätöksestä hakea muutosta hallintolainkäyttölain mukaisesti valittamalla toimivaltaiseen hallinto-oikeuteen 30 päivän kuluessa päätöksen tiedonsaannista lukuun ottamatta tiedoksisaantipäivää. Effica Yksilö- ja perhehuoltojärjestelmässä olevat tiedot ovat salassa pidettäviä. Niitä ei luovuteta, ellei tietoa pyytävällä ole lakiin perustuvaa oikeutta tiedon saamiseen. Rekisteröidyn ei tarvitse esittää nimenomaista tietojen luovutuskieltoa.

9 13. Keskeinen lainsäädäntö - Suomen perustuslain yksityisyyden suojaa koskeva säännös (731/1999) - Henkilötietolaki 10 ja 24 (523/1999) - Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) - Sosiaalihuoltolaki (.2014/1301) - Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000) - Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015) - Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007) - Arkistolaki (831/1994) 9