HAUKIPUTAAN KUNTA. Viestintäohjeet ja graafinen ilme 2010

Transkriptio

1 HAUKIPUTAAN KUNTA Viestintäohjeet ja graafinen ilme

2 SISÄLTÖ 1. VIESTINTÄOHJEITA 1.1 Ohjeiden tarkoitus 1.2 Tiedotus- ja viestintäsuunnitelman laatiminen 1.3 Viestintäsuunnitelmassa huomioitavaa 1.4 Tiedotustilaisuus 1.5 Tiedote 1.6 Ilmoitukset ja kuulutukset 1.7 Kunnan tiedotuslehti Tilitori 1.8 Esitteet 2. GRAAFINEN ILME 2.1. Vaakuna 2.2. Hyvän tuulen Haukipudas -tunnus 2.3 Viralliset leimat 3. TYPOGRAFIA 4. LOMAKKEISTOT 4.1 Kirjelomake 4.2 Kirjekuoret 4.3 Käyntikortit 4.4 Kalvosarjat ja -esitykset 4.5 Paperi- ja kartonkilaadut 4.6 Vakiokoot 5. YHTEISTYÖ TOTEUTTAJAN KANSSA 6. TILAAJAN VASTUU

3 HYVÄN TUULEN HAUKIPUDAS Haukiputaan kunta uusi perinpohjaisesti graafisen ilmeensä vuonna Silloin otettiin käyttöön perinteisen vaakunatunnuksen rinnalle epävirallisemmassa yhteydessä käytettävä Haukipudas-tunnus. Vaakuna säilytti edelleen asemansa keskeisten toimielinten virallisessa käytössä. Ilmeen uudistamisen yhteydessä kunta toteutti myös graafisen linjan uudistamisen ja yhtenäistämisen graafisten ohjeiden muodossa. Graafisen ja visuaalisen ilmeen uudistamisella tuettiin vireillä olevaa kunnan toimintaympäristön muutosprosessia. Strategiaprosessissa vuosille katsottiin tarpeelliseksi täydentää Haukipudas-tunnusta strategiatyössä syntyneellä sloganilla Hyvän tuulen Haukipudas. Graafinen ohjeisto on työkalu kunnan henkilöstölle, joka vastaa Haukiputaan kunnan ulospäin suuntautuvasta viestinnästä ja markkinoinnista. Tavoite on, että Haukiputaan tiedotus- ja markkinointimateriaali vahvistaa kunnan tunnettavuutta ja yhdenmukaistaa laadukasta kuntaviestintää.

4 1. VIESTINTÄOHJEITA 1.1 Ohjeiden tarkoitus Ohjeet on tarkoitettu Haukiputaan kunnan palveluksessa oleville henkilöille, jotka suunnittelevat kunnan tiedotusta ja tekevät tai teettävät julkaisumateriaalia. Ohjeita voivat käyttää myös graafikot, monistuskeskus, nettisivujen suunnittelijat ja ylläpitäjät jne. Tässä julkaisussa on luotu ohjeet Haukiputaan kunnan nimen, vaakunan ja logon käytölle sekä niiden graafisen ilmeen soveltamiselle erilaisissa Haukiputaan kuntaa koskevissa painotuotteissa. Lisäksi annetaan muutamia käytännön ohjeita, kuinka viestintää suunnitellaan ja toteutetaan. Ohjeet koskevat kunnan ilmoituslehteä, esitteitä, lomakkeita, kirjekuoria, kirjelomakkeita, käyntikortteja, saatteita, kutsuja, lehti-ilmoituksia, lehdistötiedotteita, kalvoja, monisteita jne. Tunnuksen käytön lisäksi materiaalista on käytävä ilmi, että kyseessä on Haukiputaan kunnan julkaisu. 1.2 Tiedotus- ja viestintäsuunnitelman laatiminen Viestintäsuunnitteluun kuuluvat olennaisina osina; - arvio nykytilanteesta - viestinnän tavoitteet - kohde- ja yhteistyöryhmät - asiasisältö, ydinviesti - viestinnän keinot ja välineet, kustannukset - seuranta ja tulosten mittaaminen Suppeimmillaan viestintäsuunnitelma voi olla yksinkertainen luettelo tiedotustoimenpiteistä aikatauluineen.

5 1.3 Viestintäsuunnitelmassa huomioitavaa Määrittele kohderyhmät, joille tiedotus ja viestintä halutaan osoittaa. Muista erottaa toisistaan ulkoinen ja sisäinen tiedottaminen. Sisäinen tiedottaminen = tiedottamista, jossa kohderyhmänä ovat Haukiputaan kunnan palveluksessa olevat eri toimijat ja tekijät. Ulkoinen tiedottaminen = tiedottamista, jossa kohderyhmänä ovat suuri yleisö, ne, joita asia välittömästi koskee oikeuttaen tai velvoittaen. Viestintäsuunnitelmassa on oltava aikataulu sekä kustannukset. Viestinnän välineitä ovat; - tiedotteet, - tiedotus- ja muut keskustelutilaisuudet, - asiakaspalvelu, - verkkoviestintä, - esitteet, - muut julkaisut, - messu- ja näyttelyesittäytymiset jne.

6 1.4 Tiedotustilaisuus Tiedotustilaisuus kannattaa pitää silloin, kun on; - jotain tärkeää, uutta kerrottavaa eli uutinen, - halutaan varmistaa, että uutinen/asia kerrotaan kaikille samalla tavalla ja yhtä aikaa, - jos on jotain näytettävää, - jos on kyse henkilöistä, joita ei muuten saada yhtä aikaa paikalle. Tiedotuksen ajoitus on tärkeä. Parhaita ajankohtia ovat alkuviikko ja aamupäivä. Ota myös selville alueen tiedotusvälineiden uutispäivien vilkkaus. Lähetä kirjallinen kutsu enintään viikko etukäteen ja varmista puhelinsoitolla osallistuminen edellisenä päivänä. Muistettavia asioita tiedotustilaisuuden järjestämiseen: - valmistaudu, mieti oma viestisi etukäteen, sillä sen on oltava tilaisuuden pääasia ja sitä on toistettava - mieti mahdolliset kysymykset etukäteen - ota toimittajat vastaan - ota tiedotustilaisuus haltuun ja pidä se käsissäsi - muista, että aloitus on tärkein - kaikki esitykset on jaettava myös kirjallisina - tee yksinkertaiset ja havainnollistavat kalvot - sopiva tiedotustilaisuuden kesto on 0,5-1 tunti - kahvi, tee, vesi ja/tai virvoitusjuoma riittää tarjoiluksi - muista kutsua kaikki, joille tiedotus on tarkoitettu.

7 1.5 Tiedote Otsikko on tiedotteen tärkein osa, koska se on ensimmäinen tieto, jonka lukija havaitsee. Sen on tästä syystä oltava mahdollisimman tiedottava, dynaaminen ja lyhyt. Ingressi eli ensimmäinen kappale on otsikon ohella tiedotteen tärkein osa. Otsikko ja ingressi kertovat kaiken oleellisen. Niiden perusteella lukijan pitää päästä selville, mistä on kyse. Teksti Hyvä tiedote vastaa viiteen ämmään ja kahteen koohon eli; - mitä - missä - milloin - miksi - miten - kuka - kenelle. Tiedotteessa on käytettävä lyhyitä kappaleita, lyhyitä virkkeitä ja selkeää yleiskieltä. Ammattisanat on suomennettava. Mitä lyhyempi tiedote, sen parempi. Tiedotteen rakenteen tulee olla yksinkertainen. Tärkeimmät asiat sijoitetaan alkuun ja vähemmän tärkeät niiden jälkeen.

8 1.6 Ilmoitukset ja kuulutukset Kunnan virallisissa ilmoituksissa käytetään joko kahden palstan levyistä ilmoituspohjaa tai yhden palstan pohjaa. Ilmoitusaineisto toimitetaan kirjaamoon julkaistavaksi ilmoitustaululla ja netissä sekä monistuskeskukseen valmistettavaksi painokelpoiseen muotoon. Monistuskeskuksesta valmis ilmoitus toimitetaan sovittuun lehteen määräpäivänä sähköpostilla. Kuva malli-ilmoituksesta 1.7 Kunnan tiedotuslehti Tilitori Kunnan tiedotuslehdessä noudatetaan hyväksyttyä graafista ilmettä soveltuvin osin siten, että selkeys ja luettavuus säilyvät. 1.8 Esitteet Esitteissä noudatetaan hyväksyttyä graafista ilmettä ja suositaan materiaalin vakio standardikokoja.

9 2. GRAAFINEN ILME 2.1 Vaakuna Haukiputaan perustunnuksena on kunnan vaakuna. Vaakunoiden historia alkaa Euroopasta 1100-luvulta ja silloin mm. ritareiden tunnistamisen helpottamiseksi haarniskassa, kilvessä, hevosen loimissa, lipuissa ja viireissä alettiin käyttää tunnusmerkkejä. Myöhemmin henkilökohtaiset tunnukset muuttuivat sukujen tunnuskuviksi ja kaikilla säädyillä saattoi olla oma vaakuna. Vaakunoiden ulkonäköä säätelevät heraldiset säännöt. Vaakunoita käytetään myös kuntien ja kaupunkien tunnuksina. Vaakunoissa käytetyt kuvat ovat yksinkertaisia ja pelkistettyjä, jotta ne näkyisivät kaukaakin. Haukiputaan kunnan vaakunan selitys on seuraava: Suunnittelija Olof Eriksson. Sinisessä kentässä alakkain kolme uivaa hopeahaukea, joiden varukset punaiset, alapuolella sahakoroinen hopeatyviö. Aihe kuvaa paikkakunnan nimen syntyhistoriaa ja sahateollisuutta. Kuva vaakunasta Vaakuna löytyy intranetistä nimellä Värivaakuna.eps.

10 Haukiputaan vaakunaa käytetään virallisissa asiayhteyksissä kuten esimerkiksi: - valtuuston ja hallituksen päätökset - kuulutukset - arvonimi- ja kunniamerkkianomukset - kunniakirjat - adressit Vaakuna Kunnanhallitus MV.tif Haukiputaan kunnan nimi on kirjoitettu 11 pisteen normaalilla tekstityypillä vaakunan viereen oikealle puolelle siten, että sen tekstin ylälaita on samalla tasolla vaakunan ylälaidan kanssa. Haukiputaan kunnan eri yksikköjen nimi sijoitetaan Haukiputaan kunnan nimen alapuolelle 10 pisteen normaalilla tekstityypillä. Mittasuhteita ei saa muuttaa, vaikka koko muuttuisi. Kunnan vaakunan tunnusvärit ovat: Punainen Pantone 485 C C 0.0 M Y 91.0 K 0.0 Sininen Pantone 2728 C C M 69.0 Y 0.0 K 0.0 Hopea Pantone DC C C 28 M 14 Y 17 K 1

11 2.2 Hyvän tuulen Haukipudas -tunnus Tunnusta käytetään päivittäisissä painotuotteissa ja käyttögrafiikassa Määritelmä Haukipudas-tunnus muodostuu kunnalle ominaisista elementeistä; meri, joki ja virkistysalueet sekä kunnan elinkeinoelämä ja historia. Värit noudattelevat kunnan vaakunan värejä. Tummansininen aaltoviiva kuvaa merta, vaaleansininen aaltoviiva jokea ja vihreä ylöspäin suuntautuva, kasvava viiva dynaamisuutta, viljelysalueita, metsää ja Virpiniemen virkistysalueita. Haukipudas-sanan i-kirjaimen päällä oleva punainen pallo kuvaa aurinkoa ja positiivisuutta sekä elinkeinoelämän historiallisia perinteitä sahateollisuuden alkuvaiheilta asti. Hyvän tuulen Haukipudas -slogani kuvaa eteenpäin menemistä, energisyyttä, positiivisuutta ja merellisyyttä.

12 2.2.2 Värit Suoja-alueet Tunnusta ympäröivä suoja-alue on jätettävä tyhjäksi eikä sitä saa sijoittaa toisen kuvan päälle. Tunnuksen elementtejä ei saa hajottaa eikä sen keskinäisiä suhteita saa muuttaa.

13 2.2.5 Tunnus yksivärisenä Haukipudas_tunnus MV.tif Tunnusta käytetään pääsääntöisesti värillisenä tai mustavalkoisena ja positiivisena. Haukipudas_tunnus spottiväri.eps Spottiväristä tunnusta käytetään kirjekuorissa. Erityistapauksissa tunnus voi olla myös negatiivinen Haukipudas_tunnus negatiivinen.eps Hyvän tuulen Haukipudas -tunnus löytyy intranetistä.

14 2.2.4 Tunnus ja yhteystiedot Yhteystiedot sijoitetaan tunnuksen alle vasen reuna suorana. Tekstityyppi on Humanist 521 BT (Gill Sans) Käyttö Koko Tunnusta voidaan suurentaa tai pienentää, kunhan sen mittasuhteita ei muuteta. Tunnuksen minimikorkeus on 8 mm, maksimikokoa ei ole määritelty. Käyttö muiden logojen kanssa Tasapainoisesti sijoitellen painotuotteeseen. Haukiputaan kunnan vaakuna tai tunnus vaihtoehtoisesti, yleensä ensisijaisena. Mittasuhteet täytyy muistaa säilyttää. Epäselvissä asioissa neuvoa ja opastusta saat monistuskeskuksesta.

15 2.2.6 Kuvan käyttö Painotyön kuvamateriaalina tulee käyttää ensisijaisesti digitaalikuvia tai hyviä paperioriginaalivedoksia, joissa on riittävä erottelutarkkuus (resoluutio). Kuvan vähimmäisresoluutio määräytyy käyttötarkoituksen mukaan. Internet Sanomalehti Neliväriesite Taidepainatus 72 dpi 180 dpi/väri, 200 dpi mv 250 dpi 300 dpi Valokuvia, grafiikkaa, maalauksia ym. teoksia käytettäessä on huomioitava tekijänoikeudet. 2.3 Viralliset leimat Leiman koko Leiman halkaisija on 35 mm.

16 3. TYPOGRAFIA Haukiputaan tekstityyppi Humanist 521 BT ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZÅÄÖ abcdefghijklmnopqrstuvwxyzåäö ! # %&/()=? Humanist 521 Italic BT ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZÅÄÖ abcdefghijklmnopqrstuvwxyzåäö ! # %&/()=? Humanist 521 Bold BT ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZÅÄÖ abcdefghijklmnopqrstuvwxyzåäö ! # %&/()=? Humanist 521 BT Bold Italic ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZÅÄÖ abcdefghijklmnopqrstuvwxyzåäö ! # %&/()=? Leipätekstissä käytetään kokoa 11 Pt. Otsikoissa ja ingressissä voidaan käyttää lisäksi Bistream Iowan fontteja Iowan Old Style ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ ƒ abcdefghijklmnopqrstuvwxyzâ ˆ !î# %&/()=? Korvaava fontti on Arial.

17 4. LOMAKKEISTOT 4.1 Kirjelomake Kirjepohjat voi ladata sekä värillisenä että mustavalkoisena intranetistä. Ylä- ja alatunnisteet on muokattava kunkin asiakirjan tarpeiden mukaan. 4.2 Kirjekuoret Käytetään valmiiksi painettuja kirjekuoria, joissa on Hyvän tuulen Haukipudas -tunnus ja osoite. Käytössä on tarpeen mukaan valittavaksi ikkunattomia ja ikkunallisia kuoria sekä vastauslähetys- ja postikuoria. Vastauslähetys- ja postikuoria saa monistuskeskuksesta. 4.3 Käyntikortit Käyntikortit tilataan monistuskeskuksesta.

18 4.4 Kalvosarjat ja -esitykset Omia kalvoja tehtäessä tulee muistaa seuraavat nyrkkisäännöt: - kalvopohjassa käytetään joko kunnan vaakunaa tai Hyvän tuulen Haukipudas -tunnusta - käytetään mieluummin pystykalvoja - kirjoitetaan vain yksi asia/kalvo - kirjoitetaan yhdelle kalvolle vain 7-10 riviä tekstiä - rivit kannattaa jättää lyhyiksi niin, että rivillä on keskimäärin 6-7 sanaa - älä käytä suuraakkosia, sillä ne ovat vaikeammin luettavia - fonttina hyväksytyt kunnan fontit - tekstin pistekoon on oltava vähintään 24, jotta se näkyy ja otsikon pistekoon kalvojen teksteissä ei käytetä kursivoitua eikä harvennettua tekstiä, teksti voi olla lihavoitu - yleensä kalvoilla esitetään vain esityksen ydinkohdat - samasta asiasta korkeintaan 2 kalvoa - kunnan yhteiset kalvopohjat löytyvät intranetistä 4.5 Paperi- ja kartonkilaadut Paperi on yksi suunnittelun peruselementeistä, jolla voidaan vaikuttaa julkaisun laatuun ja näkyvyyteen. Se on tärkeä viestijä. Paperi vaikuttaa aina painetun viestin sävyyn, ulkonäköön ja viestin perillemenoon. 4.6 Vakiokoot Tunnetuin papereita koskeva järjestelmä on saksalaiseen Din-normistoon perustuva A-sarja. A-sarja on pääsarja, jota suositellaan käytettäväksi aina, jollei ole jotain erityistä syytä käyttää muita kokoja. B-sarjaa käytetään yleisimmin lehti- ja kirjatuotteissa. C-sarjaa käytetään kirjekuorissa.

19 5. YHTEISTYÖ TOTEUTTAJAN KANSSA Painatustarjoukset pyydetään keskitetysti monistuskeskuksesta. Yhteistyössä painatussihteerin kanssa arvioidaan aikataulu ja työn kustannustaso. Materiaalin työstäminen painovalmiiseen muotoon jo kunnassa alentaa työn kokonaishintaa. Kirjapainosta on syytä pyytää vedos tarkastettavaksi, oikolukea se ja tehdä tarvittavat korjaukset. Hyväksymisen jälkeen vastuu työhön mahdollisesti jäävistä virheistä jää tilaajalle. Kun työ saapuu painosta vastaanottaja kuittaa lähetyksen saapuneeksi ja tarkistaa mahdollisuuksien mukaan, että koko lähetys on saapunut sekä hyväksyy painotyön ja jälkikäsittelyn laadun. Huomautukset tulee tehdä 8 päivän aikana. 6. TILAAJAN VASTUU Työn tulisi olla painovalmis kun se toimitetaan painoon. Kaikki muutokset, jotka tehdään sen jälkeen kun työ on toimitettu painolaitokseen, hinnoitellaan erikseen, mikäli niistä ei ole tarjousvaiheessa sovittu (esim. ylimääräiset tekstimuutokset). Tehty tilaus on molempia osapuolia sitova sopimus. Tilaajan on syytä huolehtia, että tilaus on riittävän tarkka, jotta työstä saadaan halutun ja sovitun hinnan mukainen. Tilaaja vastaa aineiston toimittamisesta painoon määräaikana. Aikataulun muutoksista on aina sovittava painon kanssa. Tilaaja vastaa työn hyväksymisestä painettavaksi yhden tai kahden vedoksen tarkistamisen jälkeen. Tilaaja vastaa valmiin työn tarkistamisesta ja hyväksymisestä. Tilaaja vastaa myös laskun tarkistamisesta ja maksamisesta.

20