Ylä-Savon seurakuntayhtymä Esityslista/pöytäkirja 6/2015 Pielaveden seurakunnan seurakuntaneuvosto

Transkriptio

1 Ylä-Savon seurakuntayhtymä Esityslista/pöytäkirja 6/2015 Pielaveden seurakunnan seurakuntaneuvosto Seurakuntaneuvoston kokous Aika maanantaina klo Paikka Seurakuntatalo, Pappilantie 11, Pielavesi Osallistujat: Jäsenet: Penttinen Arto, puheenjohtaja Hyvärinen Inka, sihteerinä 69 Janatuinen Pekka Jääskeläinen Mirja Kukkonen Anja Lumijärvi Päivi Mikkonen Mirella Nousiainen Sanelma Pietikäinen Kyösti Pietikäinen Minna Yrjänä Sakari Varajäsenet Arto Kukkonen Muut Katariina Bergbacka 69 alussa Poissa Niskanen Tuomo Parviainen Mirka 12/13 Seurakuntaneuvoston saapuville määräämät viranhaltijat: Kaasinen Riitta toimistopäällikkö, Pielaveden seurakunta, kokouksen sihteeri Asiat pykälät Pöytäkirjan allekirjoitus ja varmennus Arto Penttinen Riitta Kaasinen Inka Hyvärinen puheenjohtaja sihteeri sihteeri 69 Pöytäkirjan tarkastus tarkastusaika keskiviikkona Allekirjoitukset Pöytäkirja on tarkastettu ja pöytäkirjan sivut varmennettu nimikirjaimillamme Mirja Jääskeläinen Anja Kukkonen Pöytäkirja on yleisesti nähtävänä: paikka ja ajankohta seurakuntatoimistossa Pappilantie 11, allekirjoitus ja pvm Pielavesi Riitta Kaasinen toimistopäällikkö

2 Ylä-Savon seurakuntayhtymä Kokouspäivämäärä sivu 1 Kokouksen avaaminen Skn 65 Kirkkoherra, seurakuntaneuvoston puheenjohtaja Arto Penttinen avasi kokouksen ja piti alkuhartauden. Laillisuus ja päätösvaltaisuus Skn 66 KL 7: 4 : Seurakunnan toimielin on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Esityslista on lähetetty Todetaan paikalla olevat jäsenet ja läsnäolo-oikeutetut. Kokous todetaan lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Kokoukseen on kutsuttu mukaan hallintojohtaja Katariina Bergbacka pykälän 69 ajaksi. Puheenjohtaja toivotti hänet tervetulleeksi kokoukseen. Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden valitseminen Skn 67 Valitaan pöytäkirjantarkastajiksi ja ääntenlaskijoiksi aakkosjärjestyksessä kaksi seuraavana olevaa jäsentä Mirja Jääskeläinen ja Anja Kukkonen. Pöytäkirjantarkastajiksi ja ääntenlaskijoiksi valittiin yksimielisesti Mirja Jääskeläinen ja Anja Kukkonen. Kokouksen työjärjestys Skn 68 Toimitettu esityslista hyväksytään kokouksen työjärjestykseksi.

3 Ylä-Savon seurakuntayhtymä Kokouspäivämäärä sivu 2 Lausunnon antaminen hauta- ja rekisteripalvelujen keskittämisestä Iisalmeen Skn 69 Pielaveden seurakunnan seurakuntaneuvostolta on pyydetty lausuntoa Ylä- Savon seurakuntayhtymän jäsenseurakuntien hauta- ja rekisteripalvelujen keskittämisestä Iisalmeen. Ehdotuksen mukaan Iisalmeen perustettaisiin alkaen seurakuntien yhteinen keskusrekisteri ja hautatoimisto. Keskitettäviä palveluja olisivat mm. hautauksen, kasteen ja vihkimisen aika- ja henkilövaraukset, seurakuntien tilavaraukset, virkatodistuspyynnöt sekä virkaja sukuselvitykset. Tämä ehdotus on valmisteltu suunnitellusti Veto 2 -projektissa vuoden 2015 aikana ja ehdotus esitellään henkilöstölle ensimmäisenä. Seuraavaksi kuullaan seurakuntaneuvostojen kommentit ja mahdolliset muutosehdotukset. Ehdotus on valmis kokonaisuus, jotta se olisi helposti hahmotettavissa ja kommentoitavissa. Seurakuntaneuvostot käsittelevät asian marraskuun aikana ja yhteinen kirkkoneuvosto Luottamushenkilöille tieto lähetetään kirjeitse ja sähköpostitse. Lehdistölle käsittelyyn tulossa ehdotus lähetetään myös tiedotteena. Miksi palvelut ehdotetaan keskitettäväksi? Keskittämällä hauta- ja rekisteripalvelut asiakkaat saataisiin paremmin palvelluiksi, kun jatkossa asiat olisi mahdollista hoitaa yhdestä paikasta: henkilökohtaisesti tai puhelimitse yhdestä palvelunumerosta, paikkakunnasta riippumatta. Seurakuntien yhteinen puhelinvaihde palvelisi viitenä arkipäivänä viikossa klo Halutessaan asiat olisi mahdollista hoitaa suoraan puhelimitse kotoa käsin. Palvelujen keskittäminen olisi mahdollista, koska keskusrekisterin ja hautatoiminnon työtehtävät ovat samanlaisia usealla eri paikkakunnalla. Henkilökohtaista palvelua saisi jatkossa Iisalmessa kaikkina arkipäivinä. Lapinlahdella, Pielavedellä, Sonkajärvellä ja Varpaisjärvellä henkilökohtaista palvelua saisi varaamalla ajan palvelunumerosta seurakuntatalolle. Seurakuntatoimistoilla ei olisi enää kiinteitä aukioloaikoja. Tällä hetkellä, Iisalmea lukuun ottamatta, henkilökohtaistapalvelua tarjotaan yhtenä tai neljänä päivänä viikossa, noin 3 tuntia päivässä. Jatkossa kuka tahansa seurakunnan työntekijä voisi ottaa vastaan esimerkiksi surevan asiakkaan ja ohjata eteenpäin. Paikkakuntien seurakuntataloilla -ja keskuksilla olisi omat, seurakuntakohtaiset aukioloajat muiden työntekijöiden tavoittamiseksi. Seurakunnissa on ollut jo usean vuoden ajan mahdollista hoitaa esim. virkatodistusten pyynnöt puhelimitse tai verkon kautta. Samankaltainen malli hauta- ja rekisteritoimintojen keskittämisestä on ollut käytössä Kuopion seurakuntayhtymässä jo kymmenen vuotta. Uusi yksikkö nimeltä Keskusrekisteri ja hautatoimisto alkaen Uudessa, perustettavassa yksikössä työskentelisi yhteensä kahdeksan työntekijää ja yksikö vetäjä. Yksikön virallinen nimi olisi Ylä-Savon seurakuntayhtymän keskusrekisteri ja hautatoimisto. Palvelupäällikkö nimikkeellä yksikön esimieheksi ehdotetaan hautaustoimenpäällikkö Eine Parviaista. Uutta virkaa ei perustettaisi, vaan hautaustoimenpäällikön ja rekisteripäällikön tehtävät yhdistettäisiin. Aikaisemmin seurakuntatoimistojen ja keskusrekisteritoimintojen esimiehenä toiminut rekisteripäällikkö Helena Nykänen on valittu Sonkajärven seurakunnan kirkkoherraksi syyskuussa Nykänen irtisanoutuu virastaan

4 Ylä-Savon seurakuntayhtymä Kokouspäivämäärä sivu 3 virallisen valitusajan päätyttyä, arviolta joulukuussa Päällikkötason virkojen yhdistämisestä syntyisi säästöjä yhden viran verran. Vt. rekisteripäällikkönä ehdotetaan toimivan alkaen Eine Parviainen. Rekisteripäällikön ja hautaustoimenpäällikön virat lakkautettaisiin muutoksen yhteydessä ja tilalle perustetaan palvelupäällikön virka. Miksi nyt? Seurakuntayhtymän perustamisvaiheessa vuonna 2011 organisaatiorakenne rakennettiin malliin, jossa oli viisi erillistä palvelualuepäällikköä hallintojohtajan lisäksi. Perustamisvaiheessa viiden erillisen seurakunnan toimintatapojen sekä seurakuntayhtymän uusien työskentelytapojen luomisessa nykyinen malli on ollut toimiva ja tarpeellinen. Kehittyvän ja uudistuvan organisaation tavoin seurakuntayhtymä on tarkastellut rakennetta ja nyt viisi vuotta myöhemmin on todettu, että tässä vaiheessa päällikkötason tehtäviä olisi perusteltua yhdistää. Uuden perustettavan yksikön myötä seurakuntayhtymämallin hyödyt nousisivat esille, kun samankaltaisia toimintoja olisi mahdollista keskittää, syntyisi kustannussäästöjä ja eläköitymisiä voitaisiin hyödyntää mahdollisimman hyvin. Seurakuntayhtymän perustamisesta lähtien eläköitymisiä on tapahtunut viisi kappaletta ja virkoja ei ole täytetty, vaan tehtävät on jaettu uudelleen. Vuosien aikana eläkkeelle jää vielä neljä henkilöä ja edelleen virat jätetään täyttämättä, kun tehtävät organisoidaan uudelleen. Seurakuntasihteeri palvelisi useaa seurakuntaa Seurakuntasihteerit olisivat osa uutta yksikköä, mutta tehtävät jaoteltaisiin uudelleen. Jatkossa yksi henkilö voisi hoitaa usean seurakunnan seurakuntasihteerin tehtäviä. Taustalla on selvitys, jonka mukaan kaikilla paikkakunnilla ei ole, hauta- ja rekisteripalveluiden siirryttyä Iisalmeen, tarvetta täysipäiväisen seurakuntasihteerin tehtäville. Tehtäviä olisi mahdollista yhdistää niiden samankaltaisuuden vuoksi. Henkilöstössä tapahtuvia eläköitymisiä hyödynnettäisiin tehtäviä yhdisteltäessä. Samassa yhteydessä tehtävänkuvia olisi mahdollisuus tarkentaa aikaisempaa selvemmäksi ja henkilöiden erikoistua tehtävissään. Iisalmessa jatkaisi täysipäiväinen seurakuntasihteeri, joka hoitaisi jatkossa myös Sonkajärven seurakuntasihteerin tehtävät, esim. yhtenä päivänä viikossa. Lapinlahden, Varpaisjärven ja Pielaveden seurakuntasihteerien tehtäviä hoitaisi alkaen toimistopäällikkö Riitta Kaasinen. Muutosta koskevia työntekijöitä on informoitu ehdotuksesta. Muutoksesta ei aiheutuisi irtisanomisia, vaan työntekijöiden eläköitymistä hyödynnettäisiin. Yhteistyötoimikunta on tietoinen asiasta. Kuopiossa samankaltainen malli Samankaltainen on käytössä esimerkiksi Kuopion seurakuntayhtymässä. Kuopion seurakunnissa ei ole ollut avoinna olevia, seurakuntakohtaisia seurakuntatoimistoja eli vanhalta nimeltään kirkkoherranvirastoja avoinna enää kymmeneen vuoteen, ja kokemukset mallista ovat hyvät. Uusien, viime vuosina liittyneiden seurakuntien kanssa on poikkeuksia, mutta pääosin toiminta on keskitettyä. Verkkosivujen päätoimittajuudet viestintään Samassa yhteydessä viestintäpalveluun siirtyisi kaikkien seurakuntien verkkosivujen päätoimittajuus. Siirtymä olisi luonnollinen, koska järjestelmän kehitystyötä ja yhteisiä päivityksiä tehdään jo nyt, mutta jatkossa työtä tehdään laajemmin. Iisalmea lukuun ottamatta päätoimittajia on seurakuntasihteeri tai kirkkoherra.

5 Ylä-Savon seurakuntayhtymä Kokouspäivämäärä sivu 4 Organisaatiorakenne alkaen Palvelupäälliköksi ehdotettava Eine Parviainen jää alustavien suunnitelmien mukaan eläkkeelle toukokuussa 2017 ja hänen tilalleen palvelupäällikön tehtävään ehdotetaan toimistopäällikkö Riitta Kaasista. Tämän muutoksen yhteydessä emännille valittaisiin uusi esimies. Pielaveden, Lapinlahden ja Varpaisjärven seurakuntasihteerin tehtävän hoito tarkasteltaisiin myös tässä vaiheessa uudelleen. Hallintojohtaja Katariina Bergbacka on tulossa mukaan kokoukseen esittelemään suunnitelmaa. Kirkkoherran esitys Pielaveden seurakuntaneuvosto antaa lausuntonsa Ylä-Savon yhteiselle kirkkoneuvostolle ja valtuustolle hauta- ja rekisteripalvelujen keskittämisestä Iisalmeen. Pielaveden seurakunnan seurakuntaneuvosto lausuntonaan esittää: 1. että seurakuntien yhteisen toimipisteen nimeksi tulisi Ylä-Savon seurakuntayhtymän palvelutoimisto. 2. Hyvänä palvelujen keskittämisessä nähtiin se, että ketään ei irtisanota. Sijaisten järjestämiseen ja kouluttamiseen tulee kiinnittää huomiota. 3. Keskittämisellä tulevaisuudessa seurakunnan työntekijät kohtaavat seurakuntalaisia enemmän kuin tällä hetkellä. Toimistopäällikkö Riitta Kaasinen poistui esteellisenä tämän pykälän ajaksi ote yhteiselle kirkkoneuvostolle Toiminta- ja taloussuunnitelma vuosille Skn 70 Pielaveden seurakunnan seurakuntaneuvosto käsitteli seurakunnan talousarvion (pääluokka kaksi) kokouksessaan Ylä-Savon seurakuntayhtymän yhteinen kirkkoneuvosto käsitteli seurakuntayhtymän toiminta- ja taloussuunnitelman kokouksessaan Talousarviossa v ulkoinen toimintakate on euroa, joten se alittaa talousarvioraamin eurolla. Ylä-Savon seurakuntayhtymän toiminta- ja taloussuunnitelma, liite 1. Arkistoitu Pielaveden seurakunnan seurakuntaneuvosto esittäisi Ylä-Savon seurakuntayhtymän toiminta- ja taloussuunnitelman vuosille Ylä-Savon seurakuntayhtymän yhteisen kirkkoneuvoston hyväksyttäväksi ja lähetettäväksi edelleen yhteisen kirkkovaltuuston hyväksyttäväksi. - ote seurakuntayhtymän yhteinen kirkkoneuvosto/katariina Bergbacka

6 Ylä-Savon seurakuntayhtymä Kokouspäivämäärä sivu 5 Diakoni-lähetyssihteerin valinta Skn 71 Seurakuntaneuvosto päätti kokouksessaan valita hakupapereiden perusteella kuudesta hakijasta kolme asettamansa työryhmän haastaleltaviksi: Minna Sahlberg, Heidi Antikainen ja Seija Koikkalainen. He täyttivät muodolliset pätevyysvaatimukset ja hakemukset olivat heillä selkeimmät. Haastattelut päätettiin pitää torstaina klo Kaikki kutsutut saapuivat haastatteluun kutsun mukaan. Haastattelutyöryhmä, johon kuuluivat Sanelma Nousiainen, Pekka Janatuinen ja Arto Penttinen on laatinut haastatteluista seuraavan muistion: Seurakuntaneuvoston asettama haastattelutyöryhmä suoritti seurakuntaneuvoston päätöksen ( ) mukaisesti kolmen diakonilähetyssihteerin virkaa hakeneen haastattelut Seurakuntaneuvoston päätöksen mukaisesti haastatteluun kutsuttiin hakupapereiden perusteella Minna Sahlberg, Heidi Antikainen ja Seija Koikkalainen. Haastattelutyöryhmään kuuluivat Sanelma Nousiainen (lähetystyön johtokunnan pj.), Pekka Janatuinen (diakoniatyönjohtokunnan pj.) ja Arto Penttinen (kirkkoherra). Haastattelutyöryhmä toteaa haastattelujen perusteella, että kaikki kutsutut saapuivat täsmällisesti haastatteluun. Ensin klo 12 haastateltiin Minna Sahlberg. Klo haastateltiin Heidi Antikainen. Klo 13 haastateltiin Seija Koikkalainen. Hakijoista Minna Sahlberg ja Heidi Antikainen antoivat selkeimmät vastaukset työryhmän kysymyksiin. Seija Koikkalaisen vastauksissa kuului vähäinen työkokemus sekä diakonia- että lähetystyössä. Muuta seurakuntakokemusta Koikkalaisella tosin oli runsaasti. Heidi Antikaisen vastaukset kertoivat työkokemuksesta ja seurakuntaelämän tuntemisesta. Samoin oli Minna Sahlbergin laita, mutta hänen vastauksissaan ilmeni samaa innovatiivisuutta, josta hänet työnkin kautta jo tunnetaan. Tämän kyvyn kautta hänen vastauksensa kysymyksistä seurakunnan haasteisiin nousivat omalle tasolleen. Heidi Antikaisen vastauksissa koskien haasteisiin vastaamista esille nousivat varsin tavanomaiset tekemiset, joista toki on Pielavedelläkin puhuttu jo pitkään. Työryhmä ehdottaa edelleen yksimielisesti Minna Sahlbergin valitsemista diakoni-lähetyssihteerin virkaan. Seurakuntaneuvostolle esitetään, että diakoni-lähetyssihteerin virkaan valittaisiin Minna Sahlberg sekä hakemuksensa että ennen kaikkea haastattelun vahvistaman erityisen soveltuvuutensa perusteella. Minna Sahlberg tunnetaan työntekijänä joka ei vain puhu vaan myös tekee. Hän on myös rohkea uusien mahdollisuuksien edessä. Minna Sahlberg aloittaisi vakinaisessa diakonian virassa Kieltäytymisen varalle ei valittaisi ketään. Seurakuntaneuvosto valitsi diakoni-lähetyssihteerin virkaan yksimielisesti Minna Sahlbergin. Hänen kieltäytymisen varalle valittiin Heidi Antikainen. - ote hakijoille/katariina Bergbacka

7 Ylä-Savon seurakuntayhtymä Kokouspäivämäärä sivu 6 Kolehtisuunnitelma Skn 72 Kolehtisuunnitelma, liite 2. Seurakuntaneuvosto hyväksyy kolehtisuunnitelman ajalle ote seurakuntayhtymän taloustoimisto Tiedoksiannot Skn 73 Annetaan seurakuntaneuvostolle tiedoksi seuraavat seurakuntaneuvoston puheenjohtajan viranhaltijapäätökset: viranhaltijapäätös virkavapaudesta viranhaltijapäätös papiston vuosilomista viranhaltijapäätös muun seurakuntatyön vuosilomista viranhaltijapäätös virkavapaudesta Pielaveden seurakunnan talousarviototeuma 1-9/2015, liite 3. Kirkkoherran kirje, jossa hän tiedottaa kirkolliskokousedustajien ja hiippakuntavaltuuston jäsenten vaalista, liite 4. Seurakuntaneuvosto merkitsee asiat tietoonsa saatetuksi. Muut mahdolliset asiat Skn 74 Muita asioita ei ollut. Kokouksen päättäminen Skn 75 Puheenjohtaja päätti kokouksen klo Valitusosoitus Skn 76 Puheenjohtaja antaa valitusosoituksen. Liite 4.