TEKNISEN TOIMIALAN RAPORTTI VUODEN 2015 SISÄISESTÄ VALVONNASTA JA RISKIENHALLINNASTA

Transkriptio

1 TEKNISEN TOIMIALAN RAPORTTI VUODEN 2015 SISÄISESTÄ VALVONNASTA JA RISKIENHALLINNASTA TOIMINNAN PERUSTEET TOIMINNAN TARKOITUS Talousarvion 2015 mukaan: Tekninen lautakunta on rakennuslautakunnan ja Keurusselän ympäristölautakunnan ohella teknisten palveluiden vastuualueen toimielimiä. Tekniset palvelut edistävät viihtyisän, terveellisen, turvallisen ja luonnontaloudeltaan kestävän elinympäristön toteuttamista ja luo fyysiset edellytykset yhdyskunnan tasapainoiseen kehittämiseen. Tekninen lautakunta jakautuu neljään tulosalueeseen, jotka ovat teknisen toimen johto, kunnallistekniikka, tilapalvelu ja tukipalvelut. Lisäksi lautakunnan alaisuuteen kuuluu hallinnollisesti pelastustoimi. Teknisen toimen johto vastaa rakennuttamisesta ja sisäilma-asioiden hoitamisesta osana lautakunnan toimintaa. KEURUUN KAUPUNGIN OHJEISTO Merkittävät toimintaa ohjanneet säännöt ja asiakirjat: Keuruun kaupungin hallintosääntö Keuruun kaupungin organisaatiosääntö Keuruun kaupungin johtaminen Keruun kaupungin ja kaupunkikonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet Keuruun kaupungin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohje Kaupungin talousarvio v ja taloussuunnitelma v Keuruun kaupungin pienhankintaohje Keuruu 2017 kunta- ja palvelustrategia (VALT ) HALLINNON JA TALOUDEN TARKASTELU RAPORTOINTI TEKNISELLE LAUTAKUNNALLE Tekninen johtaja on antanut tekniselle lautakunnalle käyttösuunnitelman toteutumasta yksiköittäin suullisen raportin tulo- ja menokertymän osalta kuukausitarkkuudella teknisen lautakunnan kokouksissa asiakohdassa teknisen johtajan ajankohtaiskatsaus. Käyttösuunnitelman toteutuman raportointi lautakunnalle on aloitettu teknisen lautakunnan kokouksessa 8 / 2015 syyskuussa ESIMIESTYÖSKENTELY Teknisen toimialan esimiehet: - tekninen johtaja vastaa koko teknisestä toimialasta ja tulosalueen esimiehenä hallinnosta, suunnittelun ohjaamisesta ja rakennuttamisesta - kunnallistekniikan päällikkö vastaa kunnallistekniikan tulosalueesta ja toimii teknisen johtajan sijaisena - kiinteistöpäällikkö vastaa tilapalveluiden tulosalueesta - palvelupäällikkö vastaa tukipalveluiden tulosalueesta - rakennuttajapäällikkö vastaa kaupungin uudisrakennuskohteiden rakennuttajatehtävistä yhdessä teknisen johtajan kanssa Teknisen toimialan johtoryhmä: -pj. tekninen johtaja, siht. toimistonhoitaja, kunnallistekniikan päällikkö, kiinteistöpäällikkö, palvelupäällikkö, rakennuttajapäällikkö, johtava rakennustarkastaja ja ympäristöterveyspäällikkö. Asiantuntijajäseninä osallistuvat Keuruun Vesi liikelaitoksen päällikkö ja Vuokra-asunnot liikelaitoksen päällikkö. Teknisen toimialan johtoryhmä on kokoontunut syyskuusta 2015 alkaen joka toinen viikko. Kokoontumisissa on

2 käsitelty esityslistan pohjalta ajankohtaisia ja tiedossa olevia toimialaan vaikuttavia tulevia asioita, toimialan yhteisiä asioita ja kokousasioita. Tilapalvelut pitävät kiinteistönhoitajapalaverit viikoittain kiinteistöpäällikön johdolla. Kunnallistekniikka pitää viikkopalaverinsa pääsääntöisesti kunnallistekniikan mestarin johdolla. Tukipalvelut pitävät työpaikka- ja yhteistoimintapalaverinsa pääsääntöisesti palvelupäällikön johdolla. Kunnallistekniikan päällikkö toimi virkaa tekevänä teknisenä johtajana 1 8/ Uusi tekninen johtaja aloitti työnsä syyskuussa Hallinnon näkökulmasta haasteita aiheutti teknisen johtajan vaihtumisen lisäksi toimistonhoitajan vaihtuminen vuoden 2015 aikana. Esimiehet ovat pistokokein tarkistaneet alaistensa päätöksiä ja toimintaa. Päätöksissä ei ole ollut huomautettavaa. Vuonna 2015 ei ole jätetty oikaisuvaatimuksia teknisen lautakunnan alaisiin viranhaltijapäätöksiin. TALOUS Tekninen lautakunta vahvisti vuoden 2015 teknisten palveluiden käyttösuunnitelman Tekninen johtaja valmisteli vt. kaupunginjohtajalle ja edelleen kaupunginhallitukselle ja valtuustolle talousarviomuutoksen talonrakennuskohteiden investointien osalta KH Talouden toteumasta on raportoitu tekniselle lautakunnalle syyskuusta 2015 alkaen kerran kuukaudessa. Neljännestai puolivuotisraportteja ei ole tehty. Talouden kokonaistoteuma raportoidaan tarkemmin tilinpäätöksen yhteydessä. Ennakkotietojen mukaan ( ) talousarvion tuotot alittuvat noin 0,6 % ja menot alittuvat noin 5,4 %. Tekninen lautakunta vahvisti laskujen hyväksyjät Tekninen lautakunta vahvisti: - aterian hinnat Keuruun kaupungin työntekijöille vuodelle Kehitysvammaisten asumisyksikkö Runokulman vuokran määrittämisen tukipalveluiden ulkoiset hinnat sopimusasiakkaille vuodelle konekeskuksen koneiden veloitustaksojen tarkistamisen vuodelle laituripaikkamaksujen tarkistamisen vuodelle kiinteistönhaltijan järjestämän jätteenkuljetuksen käsittely- ja astiatilitysmaksut vuodelle HANKINNAT Viranhaltijoiden ratkaisuvalta talousasioissa on määritelty organisaatiosäännössä hankintojen (3.4.1) ja vakuuksien, poistojen, saatavien ja maksujen (3.4.2) osalta. Keuruun kaupungin pienhankintaohje tuli voimaan Lisäksi teknisen toimialan hankintoja ja hankintamenettelyä ohjaa laki julkisista hankinnoista 348/2007. Tekninen lautakunta on osaltaan päättänyt seuraavista hankinta-asioista - Jukojärven koulun urakoitsijan valinta (TEK ) - Elintarvikkeiden hankinta / optiovuoden käyttö v (TEK ) - Sähkön hankintapalveluiden kilpailuttaminen (TEK ja TEK ) Teknisessä yksikössä on tukipalveluyksikköä lukuun ottamatta tarvetta koulutukselle ja lisäohjeistukselle hankintalaista ja pienhankintaohjeesta koskien palvelu- ja tavarahankintoja. SISÄINEN TARKASTUS Esimiehet ovat suorittaneet sisäistä tarkastusta talouden ja toiminnan osalta varmistamalla mm. laskujen oikeellisuuden tapauskohtaisesti asiatarkastuksen ja hyväksynnän yhteydessä.

3 HENKILÖSTÖ VAKANSSIT, KELPOISUUDET JA TÄYTTÖPROSESSIT Virkojen ja toimien täyttämiseen on pyydetty vakinaisten osalta täyttölupa kaupunginhallitukselta, samoin nimikkeiden muutoksiin. Alle vuoden pituisiin sijaisuuksiin on haettu täyttölupa kaupunginjohtajalta. Hakumenettelyissä on käytetty Kuntarekryä. Vakinaiseen virkaan ja toimeen valittaessa on haastateltu vähintään 4 hakijaa. Haastatteluun osallistuivat lähiesimies, tulosalueen esimies ja tekninen johtaja sekä joissain tapauksissa teknisen lautakunnan edustaja. Valinnat tehtiin organisaatiosäännön valtuuksin. Henkilöstön kelpoisuus ja tehtävänkuvat on määritelty Keuruun kaupungin organisaatiosäännössä (4.3.3). Lain tai asetuksen määräämien kelpoisuusehtojen lisäksi erityisistä pätevyysvaatimuksista ja tehtävistä päättää se, jonka tehtävänä on henkilön ottaminen. Organisaatiosäännön mukaan henkilöstöltä vaadittavasta kelpoisuudesta pidetään erillistä toimialakohtaista luetteloa. Teknisellä toimialalla ei ole lautakunnan vahvistamaa henkilöstön kelpoisuusluetteloa vuodelta OSAAMISEN KEHITTÄMINEN Talousarviossa 2015 Tukipalveluiden osalta on määritelty tavoitteeksi henkilöstön jatkuva kouluttaminen siten, että jokaisella henkilöllä on vuodessa 8 h koulutusta, jos ei työehtosopimus toisin määrää. Tavoite on toteutunut 3 päivää / henkilö. Muiden tulosyksiköiden osalta henkilöstön koulutusta on järjestetty tapauskohtaisen harkinnan mukaan. Esimiehet ovat osallistuneet kaupungin sisäisiin koulutuksiin siltä osin, kun koulutus on koskenut toimialaa. Henkilöstön koulutukset on määritelty tuki- ja tilapalveluiden osalta koulutussuunnitelmassa. Koulutussuunnitelmaa ei ole vahvistettu lautakunnassa. SAIRAUSLOMAT Toimialajohtaja ja esimiehet ovat seuranneet henkilöstön sairauspoissaolojen kehitystä ja poissaolojen hälytysrajoja. Käytössä on henkilöstöhallinnossa kehitetty työkyvyn tukemisen malli. Teknisen toimen johtoryhmälle on järjestetty koulutusta työkyvyn tukemisen mallista joulukuussa MUUTOKSET HENKILÖSTÖRAKENTEESSA Keskeisimmät muutokset henkilöstörakenteessa vuonna 2015 olivat hallinnon osalta teknisen johtajan ja toimistonhoitajan vaihtumiset. Teknisen toimialan väliaikaisena johtajana ajalla toimi kunnallistekniikan päällikkö Raimo Savela. Janne Teeriaho aloitti teknisenä johtajana Kaupunginpuutarhurin eläköitymisen johdosta vapautunutta tointa ei täytetty vuoden 2015 puolella, vaan rekrytointi siirtyi vuoden 2016 puolelle. Kunnallistekniikassa uusi työmaamestari aloitti toukokuussa 2015, aikaisemmalla toimenhaltijalla (eläköityminen 2014) tehtävänimike oli työmaarakennusmestari. KEHITYSKESKUSTELUT Teknisellä toimialalla pidettiin kehityskeskustelut vuonna 2015 Tukipalvelut tulosyksikössä. VARSINAINEN TOIMINTA TOIMINTAA OHJAAVAT SUUNNITELMAT Keuruun kaupungin toimitilaohjelma (KH ) Keuruun kaupungin omistamien merkittävimpien kiinteistöjen kuntotutkimukset. ( tehty) OHJEISTUKSET Rakennuttamisohje

4 STRATEGISET KEHITTÄMISTAVOITTEET 2015 Teknisen toimialan kannalta merkittävimmät kehittämistavoitteet liittyivät vuonna 2015 kiinteistöjen ja muiden toimialan vastuulla olevien alueiden terveellisyyteen, turvallisuuteen ja energiataloudellisuuteen. Uudisrakennusten osalta tavoitteena oli edelleen hankkeiden toteuttaminen terve talo periaatteella, jossa rakennuttamisen aikana suoritetuissa tarkastuksissa todettiin myös onnistutun. Tavoitteiden mukainen kehittämistoiminta jatkuu edelleen. LAADUN HALLINTA Tekninen lautakunta on hyväksynyt Leikkikenttien ja lähiliikuntapaikkojen kuluttajaturvallisuuslain 920/ mukaisen turvallisuusasiakirjan 2014 (TEK ) Tekninen lautakunta hyväksyi osaltaan Uimarantojen kuluttajaturvallisuuslain mukainen turvallisuusasiakirja (TEK ) TILAT JA ALUEET Tekninen lautakunta käsitteli osaltaan seuraavat asiat: - Lehtiniemen palvelutalon ja koulukeskuksen suunnitelmat IV järjestelmään lisättävästä viilennyksestä (TEK ) - Teknisten palveluiden työohjelmat vuodelle 2015 (TEK ) - Koulutien perusparannus (TEK ja TEK ) - Lapinsalmentien hallinnollinen muutos kaduksi (TEK ) - Rautolahdenrinteen kaavakadun suunnitelma Varissaaren alueelle (TEK ja TEK ) - Tiusalan vanhan myllyn purkaminen (TEK ) - Kehitysvammaisten asumisyksikkö Runokulman vuokran määrittäminen (TEK ) - Kaupungintalon saneeraussuunnittelu (TEK ) - Hanhiniemen yksityistiekunnan (T 96) anomus sillan korjaamiseen (TEK ) - Suutarinniemen vesiosuuskunnan avustushakemus vesihuollon rakentamiseksi (TEK ) - Keskuskeittiön suunnittelu (TEK ) TURVALLISUUS Teknisen toimialan toiminnassa työturvallisuus on huomioitu perehdytyksin ja koulutuksin. Työntekijöillä on tehtäväkuvasta riippuen tehtävän vaatima korttikoulutus, kuten - Allasvesikortti, 3 henkilöllä - Ensiapu EA1, 20 henkilöllä - Hygieniapassi, kaikilla keittiöhenkilökuntaan kuuluvilla henkilöillä - Paloilmoitinkortti, 3 henkilöllä - Sähköturvallisuus, 5 henkilöllä - Tieturva 1, 10 henkilöllä - Tieturva 2, 1 henkilöllä - Tulityö, 17 henkilöllä - Työturvallisuus, noin 75 % henkilöstöstä TIETOTURVA Teknisellä toimialalla ei ole erillistä hyväksyttyä tietoturvasuunnitelmaa sähköisten asiakirjojen osalta. Arkistonmuodostussuunnitelman päivittäminen tehdään toimialoittain 2016 aikana. Teknisen yksikön arkisto vaatii asiakirjakokonaisuuden läpikäynnin sekä lajittelun tulevan arkistonmuodostussuunnitelman mukaiseksi.

5 RISKIEN HALLINTA Teknisen toimialan riskejä on tunnistettu ja käsitelty mm. teknisen toimen valmiussuunnitelmassa. Syksyllä 2015 toteutetun KESKI2015 valmiusharjoituksen yhteydessä on tunnistettu kaupungin toiminnan kannalta häiriötilanteessa kriittiset kiinteistöt ja järjestelmät sekä kiinnitetty huomiota kaupungin toimintojen jatkuvuuden hallintaan myös häiriötilanteessa. Sopimusneuvottelut kriittisten palveluntuottajien kanssa on aloitettu toiminnan varmistamiseksi myös häiriötilanteissa. Kiinteistöjen kuntoon liittyviä riskejä on tunnistettu kiinteistökohtaisissa kuntoarvioraporteissa ja akuutteja vauriokohteita on korjattu vuosittaisen investointiohjelman puitteissa. Valtuusto on hyväksynyt investointimäärärahat talousarvion 2015 hyväksymisen yhteydessä kohteittain ja tekninen lautakunta on hyväksynyt teknisten palveluiden työohjelmat vuodelle JOHTOPÄÄTÖKSET Teknisen toimialan toiminta on resurssit huomioiden ollut vuonna 2015 toiminnalle asetettujen tavoitteiden mukaista. Tekniselle lautakunnalle on raportoitu ajankohtaisista asioista ja tiedossa olevista tulevista hankkeista sekä syksystä alkaen myös taloudesta. Toiminnan ajantasaistamiseksi ja kehittämiseksi jatkossa on jossain määrin tarvetta johdon ja esimiesten perehdytykselle ja täydennyskoulutukselle päätöstenteossa, hankintaprosesseissa, arkistoinnissa ja sisäisen valvonnan, raportoinnin ja riskienhallinnan järjestämisessä. Keuruun kaupungin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeen toteuttamiseksi tarvitaan koulutusta ja yhteistoimintaa. Kaupungin toiminnan jatkuvuuden hallinnan varmistaminen häiriötilanteissa edellyttää teknisellä toimialalla sopimusten päivittämistä toiminnan kannalta kriittisten ulkopuolisten sopimuskumppaneiden kanssa.