Pienosuuskunnan taloudenhallinnan ABC

Transkriptio

1 Pienosuuskunnan taloudenhallinnan ABC Pienosuuskuntaforum 2016 Helsinki Merja Hiltunen, KTM Idekoop Osuuskunta 1

2 Taloudenhoitoa ja kirjanpitoa koskevat säädökset Osuuskuntalaki Kirjanpitolaki Uusi kirjanpitolaki astunut voimaan Valtioneuvoston asetus pien- ja mikroyrityksen tilinpäätöksessä esitettävistä tiedoista Hyvä kirjanpitotapa (Kirjanpitolautakunta/TEM) Tilintarkastuslaki Osuuskunnan säännöt Osuuskunnan kokousten päätökset Arvonlisäverolaki Elinkeinoverolaki Tuloverolaki Työsopimus- ja muut työlait Ennakkoperintälaki kts. FI/Syventavat_veroohjeet/Elinkeinoverotus/Palkka_ja_tyokorvaus_verotuksessa 2

3 Puheenjohtajan tehtävät huolehtii siitä, että hallituksessa käsiteltävät asiat ovat osuuskunnan kannalta olennaisia ja että asiat on huolellisesti valmisteltuja talousarvion laatiminen tilinpäätöksen teon valvonta huolehtii että hallituksessa käsitellään säännöllisesti talouden seurantaraportit kirjanpitotositteiden hyväksyminen 3

4 Taloudenhoitajan tehtävät maksuliikenteen hoitaminen kirjanpidon esivalmistelutyöt; tositeaineiston kokoaminen, tiliöinti palkkatietojen antaminen palkanlaskijalle tilinpäätösehdotuksen laatiminen yhdessä kirjanpitäjän ja puheenjohtajan talousarvioehdotuksen tekeminen (yhdessä pj:n kanssa) osuuskunnan taloudellisen aseman seuraaminen ja seurantaraporttien työstäminen hallitukselle (budjettiseuranta) kalusto- ja koneluettelon ylläpitäminen muille vastuuhenkilöille annettujen taloustehtävien hoidon valvonta laskujen oikeellisuuden tarkistaminen (mm. palkkojen lakisääteisten maksujen ja ilmoitusten seuranta (mm. verotili) 4

5 Kirjanpitäjän tehtävät muokkaa osuuskunnalle sopivan tilikartan, sekä tuloslaskelma ja tasekaavat luo kustannuspaikkajärjestelmän tarvittaessa vie tositteet kirjanpitoon (myyntilaskut, ostolaskut, muut kulukuitit, palkkatiedot, käteiskuitit, tilitapahtuma) Vrt. sähköiset järjestelmät raportoi sovitun aikataulun mukaisesti taloudenhoitajalle/puheenjohtajalle (tuloslaskelma, tase, kustannuspaikkakohtainen tuloslaskelma, pääkirja, selvittämättömät asiat) 5

6 Kirjanpitäjät tehtävät suositeltavaa tehdä suoriteperusteinen välitilinpäätös ainakin puolivuosittain tekee tilinpäätöksen taloudenhoitajan antamien tietojen perusteella ostovelat muut velat (siirtovelat, lomapalkkavelka, palkkavelat, tyel jne) myyntisaamiset muut saamiset Poistot ja muut jaksotukset kokoaa tilinpäätöksen (tuloslaskelma, tase, liitetiedot, allekirjoitussivu) sekä allekirjoittaa liitteeksi tase-erittelyn Uusi KPL Tasekirja >> Luettelo tilinpäätösasiakirjoista 6

7 Palkanlaskijan perustehtävät * syöttää palkkaohjelmaan tiedot palkansaajista Nimi, osoite, henkilötunnus, työsuhteen alkamispäivä, työnimike, verokortin alkamis- ja päättymisaika, veroprosentti/t, tulorajat, pankkitilin nro, päätoimi/sivutoimi/työkorvaus, tyel- ja työttömyysvakuutustiedot * laskee palkat sovitussa aikataulussa * lähettää asiakkaalle Palkkaerittelyt, palkanmaksutiedot, yhteenvetolistat, aymaksuerittelyt, sotuepidmaksutiedot, tyelmaksutiedot * kuukausi-ilmoitukset verottaja ja (eläkevakuutusyhtiö) * vuosi-ilmoitukset Eläkevakuutukset, työttömyysvakuutus, tapaturma&ryhmähenkivakuutus, verottaja 7

8 Palkanlaskijan muut tehtävät Erikseen sovittavat tehtävät Kela- yms korvausten hakeminen Muut palkkatilastot Verotilin seuranta Palkkatodistukset Työsuhteisiin liittyvä neuvonta ja opastus Työehtosopimukset, Työsopimuslaki, Vuosilomalaki, Työaikalaki jne 8

9 Hallituksen vastuu ja velvollisuudet Hallinto-, johto- ja valvontaelimien sekä toimihenkilöiden tulee hoitaa tehtävänsä huolellisesti: 1. osuuskunnan varoja hoidetaan luotettavalla ja tarkoituksenmukaisella tavalla 2. varainkäytön sisäinen valvonta on asianmukaisesti järjestetty. 9

10 Hallituksen tehtävät järjestää, johtaa ja valvoo osuuskunnan toimintaa hoitaa osuuskunnan taloutta ja omaisuutta huolellisesti huolehtii että kirjanpito on asianmukaisesti järjestetty hyväksyy talousarvion seuraa tilikauden aikana talousarvion toteutumista laatii, hyväksyy ja allekirjoittaa tilinpäätöksen 10

11 Hallituksen tehtävät jättää tilinpäätöksen tilintarkastajien tarkistettavaksi sääntöjen mukaisessa aikataulussa esittää tilinpäätöksen (ja tilintarkastuskertomuksen) osuuskunnan kokoukselle tilinpäätöksen vahvistamista ja vastuuvapauden päättämistä varten huolehtii sisäisen valvonnan järjestämisestä ja kehittämisestä päättää pankkitilien avaamisesta ja lopettamisesta sekä käyttövaltuuksista 11

12 Hallituksen tehtävät huolehtii, että omaisuus on tarkoituksenmukaisella tavalla vakuutettu vahinkojen varalta ottaa ja erottaa toimitusjohtajan, päättää tämän tehtävistä ja valvoo tämän toimintaa ottaa ja erottaa osuuskunnan työntekijät, jollei tehtävää ole delegoitu toimitusjohtajalle mikäli tilintarkastaja antaa huomautuksen kirjanpidossa tai kontrollijärjestelmissä havaituista merkittävistä puutteellisuuksista, tulee hallituksen ryhtyä välittömästi toimenpiteisiin 12

13 Maksuliikenteen hoito Pääsääntönä on että osuuskunnan maksuliikenne hoidetaan pankkitilejä käyttäen vähäisiä kassatapahtumia lukuun ottamatta Pankkitilien määrä kannattaa pitää mahdollisimman vähäisenä. Pankkitiliä käyttää pääsääntöisesti yksi henkilö (taloudenhoitaja), ja hänen varahenkilönsä. Ennen laskujen ja palkkojen maksamista toinen henkilö kuin taloudenhoitaja hyväksyy laskut (käytännössä tj tai hallituksen pj/hallituksen nimeämä hklö). Toimitusjohtajan kulut ja palkat hyväksyy puheenjohtaja. Puheenjohtajan korvaukset ja palkkiot hyväksyy hallituksen varapuheenjohtaja. 13

14 Tositteet Alkuperäiset osto- ja kululaskut (vrt. verkkolaskut) Kirjanpidossa tositteilla juokseva numerointi/merkintä kirjanpidon tositteena voi olla myös pankin antama tiliote matkakulut; matkustaja, matkustustapa, kuljettu matka sekä matkan tarkoitus, päivärahat, matkan alkamis- ja päättymisajankohta jos meno on vähäinen eikä ole mahdollista saada kuittia, voidaan maksusta laatia itse selvitys ennen laskun/kuittien maksamista ne on tarkastettava ja hyväksyttävä 14

15 Kirjanpitoaineiston säilyttäminen Tilinpäätös, tase-erittelyt ja kirjanpitokirjat on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä tilikauden tositteet, kirjeenvaihto (sis. Tiliotteet), on säilytettävä vähintään 6 vuotta tilikauden päättymisestä 15

16 Uusi kirjanpitolaki Valtioneuvoston asetus pien- ja mikroyrityksen tilinpäätöksessä esitettävistä tiedoista Mikro- ja pienyrityksiä ovat kirjanpitovelvolliset, joilla sekä päättyneellä että sitä välittömästi edeltäneellä tilikaudella ylittyy enintään yksi seuraavista raja-arvosta tilinpäätöspäivänä: Pienyrityksen rajat 1) taseen loppusumma euroa 2) liikevaihto euroa 3) tilikauden aikana palveluksessa keskimäärin 50 henkilöä Mikroyrityksen rajat 1) taseen loppusumma euroa 2) liikevaihto euroa 3) tilikauden aikana palveluksessa keskimäärin 10 henkilöä 16

17 Osuuskunnan tuloslaskelma LIIKEVAIHTO Liiketoiminnan muut tuotot Materiaalit ja palvelut Aineet, tarvikkeet ja tavarat Ostot tilikauden aikana Ulkopuoliset palvelut Materiaalit ja palvelut yhteensä BRUTTOTULOS Henkilöstökulut Palkat ja palkkiot Henkilösivukulut Eläkekulut Muut henkilösivukulut Henkilöstökulut yhteensä Poistot ja arvonalentumiset Suunnitelman mukaiset poistot Poistot ja arvonalentumiset yhteensä Liiketoiminnan muut kulut LIIKEVOITTO (-TAPPIO) Rahoitustuotot ja -kulut VOITTO (TAPPIO) ENNEN TILINPÄÄTÖS- SIIRTOJA JA VEROJA TILIKAUDEN VOITTO (TAPPIO) 17

18 Osuuskunnan tase V A S T A A V A A PYSYVÄT VASTAAVAT Aineelliset hyödykkeet Sijoitukset Pysyvät vastaavat yhteensä VAIHTUVAT VASTAAVAT Saamiset Rahat ja pankkisaamiset Vaihtuvat vastaavat yhteensä VASTAAVAA YHTEENSÄ V A S T A T T A V A A OMA PÄÄOMA Osuuspääoma Muut rahastot Edellisten tilikausien voitto (tappio) Tilikauden voitto (tappio) Oma pääoma yhteensä VIERAS PÄÄOMA Pitkäaikainen Lyhytaikainen Vieras pääoma yhteensä VASTATTAVAA YHTEENSÄ 18

19 Henkilöstökulut Palkat ja palkkiot Lomakorvaukset ja lomarahat Lomapalkkavelan muutos Työkorvaukset Palkkojen sivukulut: työeläkevakuutukset muut lakisääteiset henkilösivukulut sosiaaliturvamaksu pakolliset vakuutusmaksut: tapaturma-, ryhmähenki- ja työttömyysvakuutusmaksut 19

20 Muut kulut Vuokrat Tietoliikennekulut Kalusto ja laitehankinnat Matkakulut Kokouskulut Markkinointikulut Edustuskulut Taloushallinto Tilintarkastus Muut hallinnolliset ja liiketoiminnan kulut Vakuutukset 20

21 Sijoitus- ja rahoitustoiminta osinko, vuokra, korkotuotot, sijoitusomaisuuden myyntivoitot, omaisuuden hoitokulut, leimaverot, yhtiövastikkeet, sijoitusomaisuudesta tehdyt poistot, sijoitusomaisuuden myyntitappiot sekä korkokulut 21

22 Julkinen tilinpäätös Tase, joka kuvaa tilinpäätöspäivän taloudellista asemaa Tuloslaskelma, joka kuvaa tuloksen muodostumista tilikaudella Tilinpäätöksen liitetiedot Toimintakertomus (ei pakollinen pienillä kirjanpitovelvollisilla) Osa tilinpäätöstä, mutta ei julkinen: tase-erittelyt, joissa eritellään omaisuus- ja velkaerät liitetietojen erittelyt, joissa eritellään liitetiedot 22

23 Tilinpäätös laaditaan tilikausittain (12 kk) sisältää tuloslaskelman (kuvaa tuloksen muodostumista), taseen (tilinpäätöspäivän taloudellinen asema) sekä liitetiedot ja taseerittelyt, joissa luetellaan omaisuus- ja velkaerät tuloslaskelman ja taseen eristä on esitettävä vastaava tieto edelliseltä tilikaudelta tilinpäätös on laadittava sen ajan kuluessa tilikauden päättymisestä kuin ulkopuoliset tahot (esim. verottaja) tai sisäiset säännöt määrittelevät jos hallituksen kokoonpanossa on tapahtunut muutoksia tilikauden päättymisen jälkeen, aikaisempi hallitus on vastuussa oman tilikautensa toiminnasta ja hallinnosta, mutta tilinpäätöksen allekirjoittaa kuitenkin uusi, allekirjoitushetkellä toimiva hallitus 23

24 Budjetti eli talousarvio talousarvion tulee olla yhdenmukainen tuloslaskelman rakenteen (eli käytetään täsmälleen samoja tilejä) kanssa; näin voidaan tuloslaskelman avulla arvioida miten talousarvio on toteutunut. aikaisempien vuosien tuloslaskelmia käyttää apuna seuraavan vuoden talousarvion laatimisessa budjetin rakentaa ja laskee taloudenhoitaja yhdessä toim.joht/puheenjohtajan kanssa (esim. excelillä) seuranta hallituksen kokouksissa 24

25 Tilintarkastus Lakisääteisestä tilintarkastusvelvollisuudesta on vapautettu pienet osakeyhtiöt, osuuskunnat, henkilöyhtiöt ja asuntoosakeyhtiöt, joissa ei sekä päättyneellä että sitä välittömästi edeltäneellä tilikaudella täyty kaksi seuraavista kolmesta ehdosta: 1) taseen loppusumma yli euroa 2) liikevaihto tai sitä vastaava tuotto yli euroa 3) palveluksessa keskimäärin yli 3 henkilöä. Jos tilintarkastaja valitaan joko vapaaehtoisesti tai sitten esimerkiksi rahoittajan vaatimuksesta, niin tilintarkastajan on oltava hyväksytty tilintarkastaja (HT-tilintarkastaja) Tilintarkastaja voi olla luonnollinen henkilö tai hyväksytty tilintarkastusyhteisö. 25

26 Tilintarkastus Tilintarkastaja On riippumaton (ei hallituksen jäsen, tai kirjanpidon/taloudenhoidon kanssa tekemisissä, ei lähisukulainen, ei palvelusuhteessa oleva) Valvoo osuuskunnan ja sen jäsenten etua Velvollisuus esittää muistutus mikäli hallituksen jäsen, puheenjohtaja tai muu vastuuvelvollinen on syyllistynyt tekoon tai laiminlyöntiin, josta saattaa seurata vahingonkorvausvelvollisuus tai muuhun osuuskuntaa koskevan lain tai sen sääntöjen vastaiseen toimintaan. Tilinpäätös annettava tilintarkastajalle hyvissä ajoin ennen osuuskunnan kokousta (vrt. säännöt) 26

27 Tilintarkastajan tehtävät tilinpäätöksen oikeellisuuden tarkastus (kirjanpito ja tilinpäätös) tilintarkastajalla on oikeus tehdä tarkastusta milloin hyvänsä tilintarkastajalle on annettava käyttöön kaikki se aineisto, mitä hän työssään tarvitsee tarkistaa osuuskunnan hallinnon (mm. kokousten pöytäkirjat, työyhdistelmät, sopimukset jne) Raportoi hallitukselle välittömästi havaitsemistaan väärinkäytöksistä tai parannuksia vaativista toimintatavoista (tilintarkastuspöytäkirja, joka on hallituksen käsiteltävä viipymättä ja säilytettävä luotettavalla tavalla) tilintarkastaja antaa tilintarkastuskertomuksen sekä tekee merkinnän tilinpäätösasiakirjoihin (tilinpäätösmerkintä) 27

28 Tilintarkastajan tehtävät tutustuttava kirjeenvaihtoon, sopimuksiin ja muihin asiakirjoihin raportoitava hallitukselle välittömästi havaitsemistaan väärinkäytöksistä tai parannuksia vaativista toimintatavoista (tilintarkastuspöytäkirja, joka on hallituksen käsiteltävä viipymättä ja säilytettävä luotettavalla tavalla) tilintarkastaja antaa tilintarkastuskertomuksen sekä tekee merkinnän tasekirjaan (tilinpäätösmerkintä) 28

29 Toimiva raportointijärjestelmä hallituksen kokouksia pidetään säännöllisesti kokousten esityslistalla on aina erikseen kohta talouskatsaus/taloudellinen tilanne/talousseuranta taloudenhoitaja tekee laskelman, jossa tuloslaskelmakaavalla tehtyä budjettia seurataan kuukausikohtaisesti. Tiedot seurantalukuja varten otetaan kirjanpidosta, ja jollei kirjanpitoa tehdä säännöllisesti, lasketaan toteutuneet luvut tileittäin tiliotteista ja tositteista taulukkolaskentaohjelman avulla esim. neljännesvuosittain olisi hyvä tehdä myös toteutuman pohjalta ennuste tilikauden tuotoista ja kuluista yhteensä hallitus analysoi yhdessä taloudenhoitajan kanssa poikkeamat budjettiin nähden, ja tekee tarvittavat päätökset 29