Varhaiskasvatuksen asiakastietorekisteri (esiopetus)

Transkriptio

1 1 Varhaiskasvatuksen asiakastietorekisteri (esiopetus) Henkilötietolain (523/99) 10 :n mukainen rekisteriseloste ja 24 :n mukainen informointi tietojenkäsittelystä (tietosuojaseloste) 1

2 2 Rekisterin nimi Rekisterinpitäjä Rekisterin vastuuhenkilöt Varhaiskasvatuksen asiakastietorekisteri (esiopetus) Opetus- ja varhaiskasvatuslautakunta PL ESPOON KAUPUNKI Suomenkielinen varhaiskasvatus/espoonlahden palvelualue PL 3400, ESPOON KAUPUNKI Käyntiosoite: Mäntytie 27 Ulla Valtonen, puh. (09) Suomenkielinen varhaiskasvatus/espoon keskuksen palvelualue PL 77331, ESPOON KAUPUNKI Käyntiosoite: Kamreerintie 6 A Marjatta Korhonen, puh. (09) Anu Vesiluoma, puh. (09) Suomenkielinen varhaiskasvatus/leppävaaran palvelualue PL 3125, ESPOON KAUPUNKI Käyntiosoite: Vanha Maantie 1 A Päivi Rasmus, puh. (09) Salla Hovi, puh. (09) Suomenkielinen varhaiskasvatus/matinkylä-olarin palvelualue PL 3308, ESPOON KAUPUNKI Käyntiosoite: Maapallonkuja 2 Paula Rautiola, puh. (09) Suomenkielinen varhaiskasvatus/tapiolan palvelualue PL 3200, ESPOON KAUPUNKI Käyntiosoite: Ahertajantie 2 Raili Liukkonen, puh. (09)

3 3 Rekisteriasioita hoitavat henkilöt/yksiköt Vastuuhenkilöiden lisäksi rekisterin henkilötietoja käsittelevät Espoon kaupungilla seuraavat tahot: Päiväkodin johtajat, lastentarhan opettajat ja muut päiväkodissa työskentelevät henkilöt, joille esimies on antanut käyttöoikeudet, hoitavat omiin työtehtäviinsä liittyen oman päiväkodin esiopetuksessa olevien lasten tietojen käsittelyä Suomenkielisen varhaiskasvatuksen tulosyksikössä esiopetusasioita hoitavat henkilöt käsittelevät tietoja omiin työtehtäviinsä liittyen (mm. varhaiskasvatuksen palvelunohjaajat) Sivistystoimen esikunnassa on järjestelmän tekninen pääkäyttäjyys Logistiikkapalveluissa hoidetaan esiopetuskuljetuksiin liittyviä tehtäviä Lisäksi kaupungin toimeksiannosta tehtäviä voivat hoitaa ulkopuoliset palveluntuottajat (henkilötietolaki 8 1. mom. 7 kohta, perusopetuslaki 4 1 mom.). Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus Esiopetuksen järjestäminen (perusopetuslaki 4 ja 26 a, laki lasten päivähoidosta 1 a ). Esiopetuksen oppilassuhteeseen liittyvien tehtävien hoito (henkilötietolaki 8 1 mom. 5 kohta). Rekisterin perusteella luovutetaan lakisääteiset lapsimäärätiedot (Laki opetus- ja kulttuuritoimen rahoituksesta, laki kunnan peruspalvelujen valtionosuudesta) Rekisteristä tuotetaan tilastoja Espoon kaupungin käyttöön. Tilastoinnissa tietoja käsitellään ilman tunnisteita. (Henkilötietolaki 15 1 mom. 3 kohta) osalla esioppilaista Wilma-käyttöliittymän käyttäjätunnusten hallinta Wilma Wilma on Primus-kouluhallintojärjestelmän selainpohjainen käyttöliittymä. Sitä käytetään mm. kodin ja esikoulun väliseen yhteistyöhön. Suomenkielisen varhaiskasvatuksen järjestämässä esiopetuksessa on meneillään pilottihanki, jossa noin 400 esioppilaan huoltajalla on käytössään Wilma. Heidän asiakastietonsa tallentuvat Primus-kouluhallintojärjestelmään. Rekisterin tietosisältö Esioppilaan nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, äidinkieli, asiointikieli Huoltajien nimi- ja yhteystiedot Tieto esiopetukseen liittyvästä päivähoidosta ja hoitoaika Esiopetuksen oppimissuunnitelma (leops) 3

4 4 Esioppilaan tukeen liittyvät pedagogiset asiakirjat Esiopetuskuljetuksiin liittyvät tiedot Esioppilaan poissaoloja koskevat tiedot muita esiopetukseen ja sen järjestämiseen liittyviä tarpeellisia tietoja Säännönmukaiset tietolähteet Esioppilaan huoltajat Varhaiskasvatuksen työntekijät Muut moniammatillisen yhteistyöverkoston työntekijät Asiakastiedot päivitetään väestörekisteristä KAR-sovelluksen (Kunnan asukasrekisteri) kautta Päivähoidosta voidaan perusopetuslain 41 :n nojalla luovuttaa sellaisia lasta koskevia tietoja esiopetukseen, jotka ovat välttämättömiä esioppilaan opetuksen järjestämiseksi Esiopetuspaikan vaihtuminen Esioppilaan edellinen esiopetuspaikka voi luovuttaa uuteen esiopetuspaikkaan ne julkiset tiedot, jotka ovat uudessa esiopetuspaikassa tarpeellisia esiopetuksen järjestämiseksi (laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 16 3 mom.) Jos esioppilas on ollut aikaisemmin jossakin saman kunnan esiopetusyksikössä, edellinen esiopetusyksikkö voi siirtää tähän uuteen yksikköön esiopetuksen asianmukaisen järjestämisen edellyttämät välttämättömät tiedot, vaikka ne olisivat salassa pidettäviä (perusopetuslaki 40 2 mom.) Jos esioppilas siirtyy toisen opetuksen järjestäjän perusopetuslain mukaisesti järjestämään esiopetukseen, aikaisemmin esiopetuksen järjestäjän on salassapitosäännösten estämättä viipymättä toimitettava esioppilaan opetuksen järjestämisen kannalta välttämättömät tiedot uudelle opetuksen järjestäjälle. Vastaavat tiedot voidaan antaa myös uuden opetuksen järjestäjän pyynnöstä (perusopetuslaki 40 4 mom.) Opetuksen järjestäjällä on salassapitosäännösten estämättä oikeus saada maksutta esioppilaan opetuksen järjestämiseksi välttämättömät tiedot sosiaali- ja terveydenhuollon viranomaiselta, muulta sosiaalipalvelujen tai terveydenhuollon palvelujen tuottajalta sekä terveydenhuollon ammattihenkilöltä (perusopetuslaki 41 4 mom.) Oppilashuoltotyö Esioppilaan oppilashuoltotyöhön osallistuvilla on oikeus saada toisiltaan esioppilaan opetuksen asianmukaisen järjestämisen edellyttämät välttämättömät tiedot (perusopetuslaki 40 2 mom.) Esioppilaan yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestämiseen ja toteuttamiseen osallistuvilla on salassapitovelvollisuuden estämättä oikeus saada toisiltaan ja luovuttaa toisilleen sekä opiskeluhuollosta vastaavalle viranomaiselle sellaiset tiedot, 4

5 5 jotka ovat välttämättömiä yksilökohtaisen oppilashuollon järjestämiseksi ja toteuttamiseksi (oppilas- ja opiskelijahuoltolaki 23 2 mom.). Tietoja voidaan luovuttaa tietoon oikeutetuille teknisen käyttöyhteyden avulla (perusopetuslaki 40 3 mom., oppilas- ja opiskelijahuoltolaki 21 5 mom.) Säännönmukaiset tietojen luovutukset Julkisten tietojen luovutus viranomaisen henkilörekisteristä määräytyy viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 16 :n 3 momentin perusteella. Sen mukaan luovutuksensaajalla tulee olla oikeus tallettaa ja käyttää luovutettavia henkilötietoja. Henkilötietoja voidaan luovuttaa vain yksilöidyn tietopyynnön perusteella (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 13 2 mom.). Esiopetuksesta voidaan luovuttaa esioppilaan kouluun niitä julkisia tietoja, jotka ovat tarpeellisia oppilaan opetuksen järjestämiseksi. Salassa pidettäviä tietoja voidaan luovuttaa vain, jos ne ovat välttämättömiä opetuksen asianmukaiseksi järjestämiseksi (perusopetuslain 40 :n 2 momentti). Esiopetuspaikan vaihtuminen taikka siirtyminen perusopetukseen Jos esioppilas vaihtaa toiseen esiopetusyksikköön, edellinen esiopetusyksikkö voi siirtää esioppilaan uuteen esiopetusyksikköön opetuksen järjestämisen edellyttämiä tarpeellisia julkisia tietoja (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 16 3 mom.) Jos oppilas siirtyy saman kunnan esikoulusta toiseen esikouluun, salassa pidettäviä tietoja uuteen esikouluun voi siirtää, jos ne ovat välttämättömiä opetuksen asianmukaisen järjestämisen kannalta (perusopetuslain 40 2 momentti). Jos esioppilas siirtyy toisen opetuksen järjestäjän järjestämään esiopetukseen, aikaisemman opetuksen järjestäjän on salassapitosäännösten estämättä viipymättä toimitettava oppilaan opetuksen tai koulutuksen järjestämisen kannalta välttämättömät tiedot uudelle opetuksen järjestäjälle. Vastaavat tiedot voidaan antaa myös uuden opetuksen järjestäjän pyynnöstä. (perusopetuslaki 40 4 mom.) Oppilashuoltotyö Esioppilaan oppilashuoltotyöhön osallistuvilla on oikeus luovuttaa toisilleen sekä oppilaan opettajalle, rehtorille ja perusopetuslain mukaisesta opetuksesta ja toiminnasta vastaavalle viranomaiselle oppilaan opetuksen asianmukaisen järjestämisen edellyttämät välttämättömät 5

6 6 tiedot (perusopetuslaki 40 2 mom.) Esioppilaan yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestämiseen ja toteuttamiseen osallistuvilla on salassapitovelvollisuuden estämättä oikeus luovuttaa toisilleen sekä opiskeluhuollosta vastaavalle viranomaiselle sellaiset tiedot, jotka ovat välttämättömiä yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestämiseksi ja toteuttamiseksi (oppilas- ja opiskelijahuoltolaki 23.2 ). Tietoja voidaan luovuttaa tietoon oikeutetulle teknisen käyttöyhteyden avulla (perusopetuslaki 41 a, oppilas- ja opiskelijahuoltolaki 21 5 mom.). Esiopetuksessa aloittaneista ja lopettaneista lapsista toimitetaan viikoittain KELA:lle Effica varhaiskasvatusjärjestelmässä muodostettu tiedosto käyttäen HC&W:n viestinvälityspalvelua. Tilastointia varten voimassa olevista sijoituksista, kasvun ja oppimisen tuen tarpeista, tukitoimista, hakemuksista, henkilöistä, perheistä, päiväkirjamerkinnöistä, yksikkötiedoista ja henkilökunnan läsnäoloista siirretään joka kuun 15. päivä Effica varhaiskasvatusjärjestelmässä muodostettu aineisto tietovarastopalvelimelle. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Lisäksi voimassa olevista sijoituksista, erityisen tuen tarpeista, tukitoimista, henkilöistä, hakemuksista ja yksikkötiedoista siirretään Effica varhaiskasvatusjärjestelmässä muodostettu aineisto tietovarastopalvelimelle viikoittain maanantaisin. Asiakastietoja ei siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Rekisterin suojauksen periaatteet Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomalta käsittelyltä, esim. hävittäminen, muuttaminen tai luovuttaminen (henkilötietolaki 32 ). Jokainen työntekijä voi käsitellä vain niitä henkilötietoja, joita hän tarvitsee työtehtävissään. Tietojen salassapidosta on säännökset perusopetuslain 40 :ssä sekä viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 24 :ssä. Salassa pidettävien ja arkaluonteisten tietojen suojaamiseen kiinnitetään erityistä huomiota mm. työprosessien kuvaamisissa ja käyttöoikeuksien luovutuksissa. Rekisterin tiedot ovat käytettävissä varhaiskasvatuksen ja taloushallinnon henkilökunnalla, tehtävänmukaisin 6

7 7 käyttöoikeuksin. Esimiehet päättävät käyttöoikeuksien myöntämisestä ja poistamisesta. Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa ja hävitetään silppuamalla. Sähköiset asiakirjat säilytetään Effica varhaiskasvatus asiakastietojärjestelmässä. Niiden esioppilaiden, jotka ovat mukana Wilma pilottihankkeessa, sähköiset tiedot säilytetään Primus-kouluhallintojärjestelmässä. Nämä tiedot on suojattu työntekijän tehtävien perusteella määritellyin käyttöoikeuksin. Varhaiskasvatuksen asiakastietojärjestelmä Efficaa voidaan käyttää vain sosiaaliverkosta (s-verkko). S- verkko on ainoastaan osalla Espoon kaupungin työntekijöistä käytössä oleva sisäinen verkkoalue. Kaikki verkon käyttäjät hyväksyvät käyttöoikeussitoumuksen, joka sisältää mm. vaitiolositoumuksen. Palvelinlaitteisto on suojatussa ja valvotussa tilassa (palveluntuottajan konesalissa). Palvelimen ja työasemien välinen tietoliikenne on salattu ja suojattu palomuureilla ja käyttäjätunnuksilla. Rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan suomenkielisen varhaiskasvatuksen tulosyksikön arkistonmuodostussuunnitelmaa/tiedonohjaussuunnitelmaa sekä arkistolaitoksen kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä. Rekisteröidyn informointi Tietosuojaseloste on nähtävissä varhaiskasvatuksen toimintayksiköissä sekä Espoon kaupungin internet-sivuilla: Wilman kirjautumissivulla on linkki tietosuojaselosteeseen. Rekisteröidyn tarkastusoikeus Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot (henkilötietolaki 26 ). Alaikäisen osalta tarkastusoikeutta käyttää hänen huoltajansa tai muu laillinen edustaja. Rekisteröidyllä/ alaikäisen huoltajalla on oikeus tutustua ja nähdä rekisteröityä koskevat tiedot ja pyynnöstä saada niistä kopiot. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden 7

8 8 aikana toteutettuna. Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Rekisteröidyn/alaikäisen huoltajan henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarvittaessa se tarkastetaan ennen tietojen antamista. Tarkastuspyyntö toimitetaan päiväkodin johtajalle. Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä. Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksessa (henkilötietolaki 27, laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 11 2 mom.). Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Todistuksesta ilmenevät syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröidyllä/alaikäisen huoltajalla on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. Tiedon korjaaminen Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto (henkilötietolaki 29 ). Rekisteröidyllä/alaikäisen huoltajalla on oikeus vaatia tiedon korjaamista. Tieto korjataan ilman aiheetonta viivytystä. Korjauspyyntö tehdään kirjallisesti. Rekisteröidyn/alaikäisen huoltajan henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarvittaessa se tarkastetaan ennen tietojen antamista. Korjauspyyntö toimitetaan päiväkodin johtajalle. Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Todistuksesta ilmenevät syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröidyllä/alaikäisen huoltajalla on oikeus kieltäytymisen jälkeen saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. 8

9 9 9