Package) - sovelluksesta. Package) -sovelluksen asentaminen

Transkriptio

1 Käyttöopas 1 Tietoja SmartDeviceMonitor for Admin (Accounting Report Package) - sovelluksesta 2 SmartDeviceMonitor for Admin (Accounting Report Package) -sovelluksen asentaminen 3 Laitehallinta 4 Osoitetietojen hallinta 5 Käyttäjätietojen hallinta 6 Using Accounting Report Tool 7 Liite Lue tämä opas huolellisesti ennen tuotteen käyttöä ja pidä opas saatavilla myöhempää tarvetta varten.

2

3 SISÄLLYSLUETTELO Kuinka tätä käyttöohjetta luetaan...5 Symbolit...5 Termit...5 Näytöt...6 Oppaan lukeminen näytöltä...6 Tärkeää...7 Tavaramerkit Tietoja SmartDeviceMonitor for Admin (Accounting Report Package) - sovelluksesta SmartDeviceMonitor for Admin (Accounting Report Package) -ohjelman käyttäminen SmartDeviceMonitor for Admin (Accounting Report Package) -sovelluksen asentaminen Järjestelmävaatimukset ja tekniset tiedot...15 SmartDeviceMonitor for Admin (Accounting Report Package) -ohjelman asentaminen...18 Asentaminen päällekirjoittamalla...18 Accounting Report Tool -työkalun aktivointi...19 SmartDeviceMonitor for Admin (Accounting Report Package) -ohjelman poistaminen Laitehallinta Laitteiden tilan tarkastaminen...23 Haku- ja valvonta-asetusten määrittäminen etsittyjen laitteiden luettelossa...23 Laitteiden etsiminen/laitteen tilan tarkastaminen...26 Laitteen tilan tarkastaminen internet-selaimella...27 Laitteen tietojen tarkastaminen tietoikkunasta...28 Laitteiden hallinta ryhmissä...33 Uuden ryhmän luominen...33 Laitteen lisääminen ryhmään...33 Laitteen kopiointi/siirto ryhmästä toiseen...34 Ryhmän avaaminen...34 Ryhmän poistaminen...37 Laitteen poistaminen ryhmästä...37 Ryhmätietojen tallentaminen Hosts-tiedostona...37 Hosts-tiedoston avaaminen ryhmänä...38 Tulosteiden kokonaislaskuritietojen vienti...39 Virransäästötilan asetukset

4 Laitevalvonta-asetusten määritys...40 Laitteiden tilailmoitusten vastaanotto...40 Laitemääritysten muuttaminen...44 Laitteen käyttöpaneelin valikoiden lukitus...44 Paperityypin muuttaminen...44 Taustatulostustöiden tarkasteleminen ja poistaminen...45 Työkalut-valikon käyttäminen...45 Salasanan asettaminen...46 Nimien ja kommenttien muuttaminen...47 Faksilokin tarkasteleminen Osoitetietojen hallinta Osoitetietojen hallinta...49 Osoitteiden hallintatyökalun käynnistäminen...49 Osoitteiden hallintatyökalun luettelo...49 Valitse luettelon sarakkeet...51 Osoitekirjan asetusten määrittäminen...53 Uuden käyttäjän lisääminen...53 Käyttäjän poistaminen...57 Käyttäjätietojen muuttaminen...58 Uuden ryhmän lisääminen...58 Ryhmän poistaminen...61 Ryhmätietojen muuttaminen...61 Uuden käyttäjän tai ryhmän lisääminen ryhmään...62 Käyttäjän tai ryhmien hakeminen...62 Osoitekirjan tietojen tallentaminen CSV-tiedostona...63 Osoitekirjan varmuuskopiointi ja palauttaminen...66 Osoitekirjan varmuuskopiointi...66 Osoitekirjan palauttaminen...66 Laitteen toiminta...68 Osoitteiden hallintatyökalun asetusten käyttöön ottaminen laitteessa...68 Osoitekirjan tietojen lataaminen laitteelta Käyttäjätietojen hallinta Käyttäjien tulostamien sivujen määrän tarkasteleminen

5 Käytönhallintatyökalujen käynnistäminen...69 Käyttäjäkohtaisten tulostusmäärien näyttäminen...69 Tulostettujen sivujen määrän nollaaminen...70 Tulostusmäärien vienti...71 Laitteiden käyttäjäasetusten määrittäminen...73 Käyttöoikeuksien näyttäminen käyttäjäkohtaisesti...73 Käyttäjän lisääminen...74 Käyttäjän poistaminen...75 Käyttäjän haku...75 Käytettävissä olevien toimintojen määrittäminen/muuttaminen...75 Käyttäjätietojen vienti tiedostoon...77 Eri pääkäyttäjien käytettävissä olevat toiminnot...78 Laitteen toiminta...81 Käytönhallintatyökalujen asetusten käyttöönotto laitteella...81 Laitteen tietojen päivittäminen...81 Käyttäjäkoodien automaattinen tallennus Using Accounting Report Tool About Accounting Report Tool...83 Starting Accounting Report Tool...83 Data Collection...85 Accounting Report Tool Screen...85 Changing the Menu Display...86 Configuring the Data Collection Method...88 Performing Data Collection...93 Report Creation...95 Specifying the Conversion Rate...95 Setting User Information...96 Specifying Report Conditions Generating Reports Log Collection Displaying Operation Logs Liite Tietoja CSV-tiedostomuodosta

6 Käyttäjätilastojen CSV-tiedostomuodot Käyttäjätietojen CSV-tiedostomuoto Osoitekirjan CSV-tiedostomuoto CSV-tiedostomuoto Accounting Report Toolilla kerätyille tiedoille Tilakuvakeluettelo Laskurimallien tuonti Laskentaraportin osat FAQ (usein kysytyt kysymykset) SmartDeviceMonitor for Admin (Accounting Report Package) Osoitteiden hallintatyökalu HAKEMISTO

7 Kuinka tätä käyttöohjetta luetaan Lue opas kokonaisuudessaan tutustuaksesi SmartDeviceMonitor for Admin (Accounting Report Package) -ohjelman toimintoihin. Symbolit Tässä käyttöohjeessa käytetään seuraavia symboleja. Ohjeiden noudattamatta jättämisestä voi aiheutua laitevahinkoja tai toimintahäiriöitä. Lue ohjeet huolellisesti. Tietoja tai valmisteluja, jotka ovat tarpeen ennen käytön aloittamista. Lukuarvorajoja, toimintoja joita ei voida käyttää samanaikaisesti tai olosuhteita, joissa tiettyä toimintoa ei voida käyttää lainkaan. Lisätietoja, jotka voivat olla hyödyllisiä, mutta jotka eivät ole välttämättömiä tehtävän suorittamiseksi. Lisätietoja aiheesta. [ ] Toimintopainikkeiden ja välilehtien nimet. Termit Oppaassa käytettävää sanastoa. Laite "Laite" on verkossa oleva tulostin tai monitoimitulostin (MFP). Tässä oppaassa sanalla "laite" viitataan ainoastaan tulostimiin ja monitoimitulostimiin. Käyttäjä "Käyttäjä" on henkilö, joka käyttää laitteita tulostukseen, skannaukseen jne. 5

8 Pääkäyttäjä "Pääkäyttäjä" on henkilö, joka määrittää laiteasetuksia. Pääkäyttäjiä ovat laitteiden toimintoja määrittävät laitteiden pääkäyttäjät sekä laitteiden osoitekirjoja hallinnoivat käyttäjien pääkäyttäjät. Internet-selain "Selain" on Web Image Monitor -sovellus, joka toimii Internet Explorerissa. Lisätietoja, katso Web Image Monitorin ohje. Näytöt Oppaassa käytetyt kuvankaappaukset ovat Vista Business Service Pack 1:stä ja Internet Explorer 6.0 Service Pack 2:sta. Jos käytät eri Windows-versiota, näytölläsi oleva sisältö voi poiketa tässä oppaassa esitetystä. Menettelytavat ovat kuitenkin samat. Oppaan lukeminen näytöltä Huomioi seuraava, jos haluat lukea oppaan tietokoneen näytöltä. PDF-ohjeiden lukemiseen vaaditaan Acrobat Reader tai Adobe Reader. Html-ohjeet voidaan lukea internet-selaimella. Suosittelemme käyttämään Microsoft Internet Explorer 4.01 SP2:aa tai uudempaa. Html-ohjeesta on saatavana myös yksinkertaistettu versio, joka soveltuu käytettäväksi vanhempien tai muiden kuin tässä suositeltujen selainten kanssa. Jos JavaScript ei ole käytössä, html-ohjeiden hakutoiminto ja osa painikkeista eivät ole käytettävissä. Jos oppaan yksinkertaistettu versio ei aukea automaattisesti, kun käytössä on vanhempi tai muu kuin tässä suositeltu selain, korvaa \int\index.htm selaimen osoitepalkissa osoitteella \unv\index.htm. 6

9 Tärkeää NIIN SUURELTA OSIN KUIN SOVELLETTAVAN LAIN RAJOISSA ON MAHDOLLISTA: TAVARANTOIMITTAJA EI OLE VASTUUSSA TÄMÄN OHJELMAN TAI TÄMÄN ASIAKIRJAN KÄYTÖN SEURAUKSISTA. TAVARANTOIMITTAJA EI OLE VAHINGONKORVAUSVASTUUSSA EIKÄ VASTUUSSA MIN- KÄÄN TÄLLÄ OHJELMALLA LUODUN ASIAKIRJAN TAI TIETOJEN MENETYKSESTÄ. TAVARANTOIMITTAJA EI OLE VASTUUSSA MISTÄÄN VÄLILLISISTÄ, SATUNNAISISTA TAI EPÄSUORISTA VAHINGOISTA (MUKAAN LUKIEN, MUTTA NIIHIN RAJOITTUMATTA, LII- KEVOITTOJEN MENETYKSET, LIIKETOIMINNAN KESKEYTYMINEN TAI LIIKETOIMINTATIE- TOJEN JA VASTAAVAT MENETYKSET), JOTKA JOHTUVAT TÄMÄN OHJELMAN VIASTA TAI ASIAKIRJOJEN TAI TIETOJEN MENETYKSESTÄ, EIKÄ MYÖSKÄÄN MUISTA TÄMÄN OH- JELMAN KÄYTÖSTÄ JOHTUVISTA VAHINGOISTA, JOS TAVARANTOIMITTAJALLE ON IL- MOITETTU SELLAISTEN VAHINKOJEN MAHDOLLISUUDESTA. Oppaassa olevat kuvat tai selitykset voivat poiketa käytössäsi olevasta tuotteesta siihen tehdyistä parannuksista tai muutoksista johtuen. Tämän asiakirjan sisältöä voidaan muuttaa ilman erillistä ilmoitusta. Asiakirjan tai sen osan kopiointi, toisintaminen, muokkaaminen tai lainaaminen ilman toimittajalta etukäteen saatua suostumusta on kielletty. Tietokoneelle tallennetun asiakirjan tai tietojen häviäminen tai vaurioituminen on mahdollista johtuen käyttäjän tai ohjelmiston virheestä. Muista varmuuskopioida kaikki tärkeät tiedot etukäteen. Tärkeistä asiakirjoista ja tiedoista on aina oltava varmuuskopio. Asiakirjat tai tiedot voivat hävitä vikaantumisen tai inhimillisen virheen seurauksena. Lisäksi asiakas on vastuussa suojaustoimenpiteistä tietokoneviruksia, matoja ja muita haittaohjelmia vastaan. Älä poista tai aseta mitään levyjä tämän ohjelman käyttämisen aikana. 7

10 Tavaramerkit Adobe, Acrobat, Acrobat Reader ja Reader ovat Adobe Systems Incorporatedin rekisteröityjä tavaramerkkejä tai tavaramerkkejä Yhdysvalloissa ja/tai muissa maissa. Microsoft, Windows, Windows Server, Windows Vista, Excel, Internet Explorer ja SQL Server ovat Microsoft Corporationin Yhdysvalloissa ja/tai muissa maissa rekisteröimiä tai käyttämiä tavaramerkkejä. Pentium on Intel Corporationin tavaramerkki Yhdysvalloissa ja muissa maissa. Muita tuotenimiä käytetään ainoastaan tunnistustarkoituksiin, ja ne saattavat olla vastaavien yritysten tavaramerkkejä. Luovumme kaikista oikeuksista kyseisiin merkkeihin. Tuote sisältää ohjelmistoa, jonka on kehittänyt OpenSSL Project käytettäväksi OpenSSL Toolkit -sovelluksessa. ( Windows-käyttöjärjestelmien nimet ovat seuraavat: Windows XP:n tuotenimet ovat: Microsoft Windows XP Home Edition Microsoft Windows XP Professional Windows Vistan tuotenimet ovat: Microsoft Windows Vista Ultimate Microsoft Windows Vista Enterprise Microsoft Windows Vista Business Microsoft Windows Vista Home Premium Microsoft Windows Vista Home Basic Windows 7:n tuotenimet ovat: Microsoft Windows 7 Home Premium Microsoft Windows 7 Professional Microsoft Windows 7 Ultimate Windows Server 2003:n tuotenimet ovat: Microsoft Windows Server 2003 Standard Edition Microsoft Windows Server 2003 Enterprise Edition Windows Server 2003 R2:n tuotenimet ovat: Microsoft Windows Server 2003 R2 Standard Edition Microsoft Windows Server 2003 R2 Enterprise Edition Windows Server 2008:n tuotenimet ovat: Microsoft Windows Server 2008 Standard 8

11 Microsoft Windows Server 2008 Enterprise Microsoft Windows Server 2008 Datacenter Windows Server 2008 R2:n tuotenimet ovat: Microsoft Windows Server 2008 R2 Standard Microsoft Windows Server 2008 R2 Enterprise Microsoft Windows Server 2008 R2 Datacenter 9

12 10

13 1. Tietoja SmartDeviceMonitor for Admin (Accounting Report Package) - sovelluksesta SmartDeviceMonitor for Admin (Accounting Report Package) on sovellus, jolla voidaan hallita verkossa olevia laitteita yhdestä sijainnista. Sovelluksella voidaan muuttaa laitteen asetuksia, valvoa laitteita tietokoneelta, jakaa laitteita ryhmiin ja siirtää asetuksia moneen laitteeseen yhdellä kertaa. Accounting Report Tool -työkalulla voidaan luoda käyttäjäkohtaisia raportteja käyttäjätileistä ja tuoda osoitekirjatiedot kaikista laitteista määritettyyn aikaan. SmartDeviceMonitor for Admin -sovelluksella voidaan käyttää kaikkia muita toimintoja paitsi Accounting Report Tool -työkalua. 1 SmartDeviceMonitor for Admin (Accounting Report Package) -ohjelman käyttäminen Seuraavat toiminnot ovat käytettävissä SmartDeviceMonitor for Admin (Accounting Report Package) - ohjelmaa käytettäessä. SmartDeviceMonitor for Admin (Accounting Report Package) -ohjelman käytettävissä olevat toiminnot Laitteen tilan valvonta Tulostusta, paperilaatua ym. koskevien tietojen tarkastaminen. Laitteiden ryhmähallinta Useiden laitteiden hallinta samanaikaisesti. Kun käytössä on useita laitteita, niiden hallintaa voidaan helpottaa luomalla ryhmiä ja luokittelemalla laitteita. Laitteiden valvonta Laitteen tilan tarkastaminen ja ilmoitusten vastaanottaminen. Virransäästötila Virransäästötilaan ja siitä pois siirtyminen. Käytön rajoittaminen Käyttöpaneelista muutettavien asetusten rajoittaminen ja tiettyjen muutosten estäminen. Paperityypin asetukset Laitteen paperityypin valinnan käyttöönotto. Töiden tarkastaminen Tulostus-, faksi- ja taustatulostustyölokien tarkastaminen. Osoitteiden hallintatyökalun käytettävissä olevat toiminnot Osoitekirjan hallinta 11

14 1. Tietoja SmartDeviceMonitor for Admin (Accounting Report Package) - sovelluksesta 1 Laitteiden osoitekirjojen tallentaminen tai muokkaaminen etänä. Varmuuskopiointi ja palautus Laitteen osoitekirjan tiedoista voidaan tehdä varmuuskopio, jota voidaan käyttää tietojen palauttamiseen. CSV-tiedostojen vienti ja tuonti Laitteiden osoitekirjojen vienti CSV-muodossa. Uusien osoitetietojen tallentaminen käy helposti muokkaamalla CSV-tiedostoja ja tuomalla ne sovellukseen. Käytönhallintatyökalujen käytettävissä olevat toiminnot Käyttäjäkohtaiset laskurit Tulostettujen, faksattujen, skannattujen ja kopioitujen asiakirjojen työhistorioiden tarkasteleminen käyttäjänimien/käyttäjäkoodien perusteella. Käyttäjäkohtainen käytön rajoittaminen Toimintojen rajoittaminen käyttäjäkoodikohtaisesti. CSV-tiedostojen vienti ja tuonti Käyttäjäkohtaisten laskuriluetteloiden sekä käyttäjä- ja käyttörajoitustietojen vienti CSV-muodossa. Uusien käyttäjätietojen ja käytön rajoittamissääntöjen muokkaaminen CSV-tiedostoissa on helppoa. Accounting Report Tool -työkalun käytettävissä olevat toiminnot Tiedonkeruu Laskuritietojen (esimerkiksi tulostettujen tai skannattujen sivujen määrä) kerääminen usealta laitteelta samanaikaisesti. Laskentaraportti Asetusten mukaisen laskentaraportin luominen. Osoitekirjan tuonti kerralla Osoitekirjatietojen vienti laitteelta ja samojen tietojen tuonti muille laitteille raporttiasetusten mukaisesti. 12

15 SmartDeviceMonitor for Admin (Accounting Report Package) -ohjelman käyttäminen 1 Laskentaraportti FI BXA022S 1. Laitteiden valvonta 2. Laitteiden asetusten määrittäminen 3. Raporttien luominen (SmartDeviceMonitor for Admin Accounting Report Package -ohjelmaan sisältyvällä Accounting Report Tool -työkalulla) Lisätietoja SmartDeviceMonitor for Admin (Accounting Report Package) -ohjelmasta, katso s.23 "Laitehallinta". Lisätietoja Osoitteiden hallintatyökalusta, katso s.49 "Osoitetietojen hallinta". Lisätietoja Käytönhallintatyökaluista, katso s.69 "Käyttäjätietojen hallinta". Lisätietoja Accounting Report Tool -työkalusta, katso s.83 "Using Accounting Report Tool". 13

16 1. Tietoja SmartDeviceMonitor for Admin (Accounting Report Package) - sovelluksesta 1 14

17 2. SmartDeviceMonitor for Admin (Accounting Report Package) -sovelluksen asentaminen Järjestelmävaatimukset ja tekniset tiedot 2 SmartDeviceMonitor for Admin (Accounting Report Package) -ohjelman käyttämiseksi tietokoneen on täytettävä seuraavassa taulukossa ilmoitetut järjestelmävaatimukset. SmartDeviceMonitor for Admin (Accounting Report Package) ei tue IPv6-verkko-osoitteita. Järjestelmävaatimuksiin voi tulla muutoksia. Myyntiedustajallanne on aina ajan tasalla olevat tiedot. Tietokone - SmartDeviceMonitor for Admin Accounting Report Package Aihe Tekniset tiedot Tietokone Käyttöjärjestelmät Verkkoprotokolla Prosessori: Pentium 1 GHz/vastaava tai nopeampi RAM: 512 Mt tai enemmän Kiintolevy: vähintään 1 Gt vapaana Windows XP (X86/X64) Home Edition/Professional SP2 tai uudempi Windows Vista (X86/X64) Ultimate/Enterprise/Business/Home Premium/Home Basic Windows 7 (X86/X64) Ultimate/Professional/Home Premium Windows Server 2003 (X86/X64) Standard Edition/Enterprise Edition SP2 tai uudempi Windows Server 2003 R2 (X86/X64) Standard Edition/Enterprise Edition SP2 tai uudempi Windows Server 2008 (X86/X64) Standard/Enterprise/Datacenter Windows Server 2008 R2 (X64) Standard/Enterprise/Datacenter TCP/IP 15

18 2. SmartDeviceMonitor for Admin (Accounting Report Package) -sovelluksen asentaminen Aihe Tekniset tiedot Tietokanta SQL Server 2005 Express Edition SP2 tai uudempi 2 Jos tietokoneeseen ei ole asennettu SQL Server 2005 Express Edition SP2 tai uudempaa, se asennetaan SmartDeviceMonitor for Admin Accounting Report Packagen asennuksen yhteydessä. Ohjelmisto Microsoft Excel 2003 SP2 tai uudempi.net Framework.NET Framework 2.0 Tietokone - SmartDeviceMonitor for Admin Aihe Tekniset tiedot Tietokone Käyttöjärjestelmät Verkkoprotokolla Prosessori: Pentium 500 MHz/vastaava tai nopeampi RAM: 200 Mt tai enemmän Kiintolevy: vähintään 40 Mt vapaana Windows XP (X86/X64) Home Edition/Professional SP2 tai uudempi Windows Vista (X86/X64) Ultimate/Enterprise/Business/Home Premium/Home Basic Windows 7 (X86/X64) Ultimate/Professional/Home Premium Windows Server 2003 (X86/X64) Standard Edition/Enterprise Edition SP2 tai uudempi Windows Server 2003 R2 (X86/X64) Standard Edition/Enterprise Edition SP2 tai uudempi Windows Server 2008 (X86/X64) Standard/Enterprise/Datacenter Windows Server 2008 R2 (X64) Standard/Enterprise/Datacenter TCP/IP 16

19 Järjestelmävaatimukset ja tekniset tiedot Protokollat Aihe TCP/IP Laitteen tilatiedot Kokonaislaskurin tiedot Laitteen kokoonpano Osoitetiedot/asetukset Käyttäjäkohtaiset laskuritiedot/nollaus Käyttäjäkohtaiset käyttörajoitustiedot/asetukset Accounting Report Tool -tiedonkeruu SNMPv1/SNMPv3 HTTP 2 Laitteen liitäntä Käyttöliittymä Asetusten muuttaminen/laitteen käyttäminen Laitteiden valvonta Ethernet OK OK Langaton lähiverkko OK OK IP over 1394 N/A OK Kielituki Aihe Käytettävissä oleva kieli SmartDeviceMonitor for Admin Accounting Report Tool Englanti/ranska/saksa/italia/espanja/hollanti/portugali/norja/ tanska/ruotsi/puola/suomi/unkari/tsekki/yksinkertaistettu kiina/ perinteinen kiina Englanti/ranska/saksa/italia/espanja/hollanti Oppaassa olevat Accounting Report Toolin ohjeet ovat englanniksi niiden kielten osalta, joita työkalu ei tue. 17

20 2. SmartDeviceMonitor for Admin (Accounting Report Package) -sovelluksen asentaminen SmartDeviceMonitor for Admin (Accounting Report Package) -ohjelman asentaminen 2 SmartDeviceMonitor for Admin (Accounting Report Package) asennetaan seuraavasti. Asennuksen suorittamiseen tarvitaan järjestelmänvalvojan oikeudet. Sammuta kaikki käynnissä olevat sovellukset ja varmista, ettei tietokoneelta tulosteta. Talleta järjestelmänvalvojan salasana. Salasanaa tarvitaan, kun ohjelmaa päivitetään tai se halutaan poistaa. 1. Käynnistä asennusohjelma kaksoisnapsauttamalla "setup.exe". Jos käyttäjätilin ohjausnäyttö tulee näkyviin, jatka asennusta napsauttamalla [Salli]. 2. Jos näkyviin tulee [Valitse asennuksen kieli] -valintaikkuna, valitse haluttu kieli ja napsauta sitten [OK]. 3. Napsauta asennusnäytössä [Seuraava]. 4. Lue käyttöoikeussopimus ja napsauta sitten [Kyllä]. 5. Noudata näytölle ilmestyviä ohjeita. Jos asennat ohjelmaa SmartDeviceMonitor for Admin Accounting Report Package, siirry seuraavaan vaiheeseen. Jos asennat ohjelmaa SmartDeviceMonitor for Admin, siirry vaiheeseen Anna Accounting Report Toolin salasana ja napsauta sitten [Seuraava]. 7. Anna SQL Server -salasana ja napsauta sitten [Seuraava]. 8. Napsauta näkyviin ilmestyvässä vahvistusviestissä [OK]. Voit saada ilmoituksen, jossa pyydetään käynnistämään tietokone uudelleen. Käynnistä tällöin tietokone uudelleen asennuksen loppuun saattamiseksi. Jos jatkat oletusasennusta, ohjelma asennetaan osoitteeseen C:\Program Files\RMAdmin. Oletusarvoisesti "C" on Windowsin asennussijainti. Asentaminen päällekirjoittamalla Tässä kerrotaan, miten ohjelma asennetaan päällekirjoittamalla tietokoneelle, jolle on jo asennettu SmartDeviceMonitor for Admin Accounting Report Package tai SmartDeviceMonitor for Admin. Asennuksen suorittamiseen tarvitaan järjestelmänvalvojan oikeudet. 18

21 SmartDeviceMonitor for Admin (Accounting Report Package) -ohjelman asentaminen Ohjelma voidaan poistaa ainoastaan samoilla käyttäjätunnuksilla, joilla se on asennettu. Asennuksen poistaminen täydellisesti ei onnistu, jos poistaminen tehdään eri käyttäjätunnuksilla. Virheet päällekirjoittamalla tehdyissä asennuksissa johtuvat järjestelmään jääneistä aikaisemman version tiedoista. Sammuta kaikki käynnissä olevat sovellukset ja varmista, ettei tietokoneelta tulosteta. Talleta järjestelmänvalvojan salasana. Salasanaa tarvitaan, kun ohjelmaa päivitetään tai se halutaan poistaa. SmartDeviceMonitor for Admin -ohjelmaa ei voida asentaa päällekirjoittamalla, jos tietokoneelle on jo asennettu SmartDeviceMonitor for Admin Accounting Report Package. Jos tietokoneelle on jo asennettu SmartDeviceMonitor for Admin, päällekirjoittava asennus korvaa SmartDeviceMonitor for Admin -ohjelman Käynnistä asennusohjelma kaksoisnapsauttamalla "setup.exe". Jos käyttäjätilin ohjausnäyttö tulee näkyviin, jatka asennusta napsauttamalla [Salli]. 2. Napsauta asennusnäytössä [Seuraava]. 3. Lue käyttöoikeussopimus ja napsauta sitten [Kyllä]. 4. Noudata näytölle ilmestyviä ohjeita. Jos asennat ohjelmaa SmartDeviceMonitor for Admin Accounting Report Package, siirry seuraavaan vaiheeseen. Jos asennat ohjelmaa SmartDeviceMonitor for Admin, siirry vaiheeseen Anna järjestelmänvalvojan salasana ja napsauta [Seuraava]. Jos SQL Server on jo asennettu, näkyviin tulee näyttö järjestelmänvalvojan salasanan syöttämiseksi. Syötä SQL Serverin järjestelmänvalvojan salasana ja napsauta sitten [Seuraava]. 6. Napsauta näkyviin ilmestyvässä vahvistusviestissä [Sulje]. Voit saada ilmoituksen, jossa pyydetään käynnistämään tietokone uudelleen. Käynnistä tällöin tietokone uudelleen asennuksen loppuun saattamiseksi. Accounting Report Tool -työkalun aktivointi Jos Accounting Report Tool -työkalua ei aktivoida 45 päivän sisällä asennuksesta, se ei ole enää käytettävissä. 1. Valitse [Työkalut]-valikossa [Accounting Report Tool]. Näkyviin tulee aktivointivalintaikkuna. 19

22 2. SmartDeviceMonitor for Admin (Accounting Report Package) -sovelluksen asentaminen 2 2. Napsauta [Aktivointi]. Jos järjestelmässä käytetään käyttäjätilien valvontaa (UAC), aktivointiin tarvitaan järjestelmänvalvojan oikeudet. Napsauta hiiren kakkospainikkeella aktivointityökalua ja valitse [Run as Administrator]. Jos UAC on käytössä ja aktivointia ei tehdä järjestelmänvalvojan oikeuksilla, toiminnot kuten palvelimen käynnistäminen ja pysäyttäminen eivät toimi kunnolla. Käytä ohjelman kokeiluversiota napsauttamalla [Kokeilu]. 3. Noudata näytön ohjeita Accounting Report Toolin käyttöoikeusasetuksien määrittämiseksi. Jos sinulla on jo käyttöoikeuskoodi (lisenssi), valitse [Enter License Code] ja napsauta [Next>]. Syötä lisenssikoodi ja napsauta [Next>]. Aktivointi on valmis. Jos sinulla ei ole lisenssikoodia, jatka vaiheeseen 4. Aktivointi-ikkunan sisältö saattaa muuttua ilman erillistä ilmoitusta. 4. Valitse kohdassa [Activation Method] asetukseksi [Internet]. Ohjattu tuotteen rekisteröintitoiminto avaa internet-selaimen. 5. Valitse valintaruutu näytössä [Privacy Statement] ja napsauta sitten [Next]. 6. Valitse käytettävä kieli pudotusvalikosta. Jos olet jo rekisteröitynyt, jatka vaiheeseen 10. Jos rekisteröidyt ensimmäistä kertaa, jatka vaiheeseen Napsauta [Privacy Statement]-kohdassa [Click here]. 8. Anna kaikki tarvittavat tiedot ja napsauta sitten [Next]. Pakolliset kentät on merkitty tähdellä (*). Jos antamasi käyttäjätunnus on jo käytössä, näkyviin tulee varoitus, jossa pyydetään antamaan uusi tunnus. 9. Napsauta vahvistusvalintaikkunassa [OK]. 20

23 SmartDeviceMonitor for Admin (Accounting Report Package) -ohjelman asentaminen 10. Anna käyttäjätunnuksesi ja salasanasi kohdassa [Registered User], ja napsauta sitten [Add product]. 11. Täytä kaikki kentät. Aihe Model Name and Version Product Key (Serial number) Locking Code Muut Ohjeet Valitse [SmartDeviceMonitor for Admin Accounting Report Package]. Saat tuoteavaimen (numerosarja) huoltoedustajaltasi. Syötä lukituskoodi, joka näkyy aktivointityökalua käynnistettäessä. Kun internet-selain käynnistetään aktivointityökalusta, lukituskoodi syöttyy automaattisesti. Täytä loput kentät Valitse [Next]. 13. Napsauta vahvistusvalintaikkunassa [OK]. Käyttäjätietosi ja tuoteavain rekisteröidään ja lisenssikoodi näkyy lopetusnäytössä. 14. Kopioi käyttöoikeuskoodi aktivointityökalun tekstikenttään ja napsauta sitten [Next>]. Aktivointi on valmis. 21

24 2. SmartDeviceMonitor for Admin (Accounting Report Package) -sovelluksen asentaminen SmartDeviceMonitor for Admin (Accounting Report Package) -ohjelman poistaminen 2 Tässä kerrotaan, miten SmartDeviceMonitor for Admin (Accounting Report Package) -ohjelma poistetaan. Jos sovelluksen rekisteröintitiedot jätetään tietokoneelle, niitä voidaan käyttää uudelleen asennettaessa SmartDeviceMonitor for Admin (Accounting Report Package). Ohjelma voidaan poistaa ainoastaan samoilla käyttäjätunnuksilla, joilla se on asennettu. Asennuksen poistaminen täydellisesti ei onnistu, jos poistaminen tehdään eri käyttäjätunnuksilla. Virheet päällekirjoittamalla tehdyissä asennuksissa johtuvat järjestelmään jääneistä aikaisemman version tiedoista. 1. Avaa [Ohjauspaneeli] ja kaksoisnapsauta sitten [Poista ohjelma]. 2. Valitse luettelosta [SmartDeviceMonitor for Admin Accounting Report Package] tai [Smart- DeviceMonitor for Admin] ja napsauta sitten [Poista]. Jos käytönhallinta pyytää vahvistusta, jatka sovelluksen poistamista napsauttamalla [Jatka]. 3. Kun näytölle tulee vahvistusviesti, napsauta [Kyllä]. Jos olet poistamassa ohjelmaa SmartDeviceMonitor for Admin Accounting Report Package, siirry seuraavaan vaiheeseen. Jos olet poistamassa ohjelmaa SmartDeviceMonitor for Admin, siirry vaiheeseen Syötä asennettaessa asetettu SQL Server -salasana ja napsauta sitten [Seuraava]. Jos SmartDeviceMonitor for Admin (Accounting Report Package) -ohjelmaan on tallennettu laiteryhmiä, näkyviin tulee vahvistusviesti, jossa kysytään haluatko säilyttää tiedot. Jos haluat säilyttää tiedot, napsauta [Kyllä]. Jos haluat poistaa tiedot, napsauta [Ei]. 5. Kun näytölle tulee vahvistusviesti, napsauta [Kyllä]. 6. Valitse [Valmis]. 22

25 3. Laitehallinta Voit tarkastella verkossa olevien laitteiden tilaa ja hallita niitä ryhmittäin. Laitteiden tilan tarkastaminen Verkkoon liitettyjen laitteiden tietoja voidaan näyttää etsittyjen laitteiden luettelossa tai laiteryhmän ikkunassa. Haku- ja valvonta-asetusten määrittäminen etsittyjen laitteiden luettelossa 3 Etsittävät ja valvottavat laitteet voidaan määritellä verkko- tai IP-osoitteella. 1. Käynnistä SmartDeviceMonitor for Admin (Accounting Report Package). 2. Napsauta [Etsittyjen laitteiden luettelo]ssa [Avaa etsittyjen laitteiden luettelon]. 3. Napsauta [Etsittyjen laitteiden luettelo]ssa [Haku/valvonta-asetukset]. 4. Määritä tarvittavat asetukset ja napsauta sitten [OK]. FI BTB004S 23

26 3. Laitehallinta Aihe Ohjeet 1 Valvontaprotokolla Valitse laitteen valvontaprotokolla. Voit valita seuraavat protokollat: IPv4 SNMPv1 IPv4 SNMPv3 3 Kun valitaan IPv4 SNMPv1, yhteisönimi (community name) asetetaan SNMP Setup Toolilla. Lisätietoja SNMP Setup Toolista, katso laitteen ohjeet. 2 Lähetys Jos laitteita haetaan TCI/IP-lähetyksellä, merkitse tämä valintaruutu. Lähiverkko Jos laitteita haetaan lähiverkosta, merkitse tämä valintaruutu. Määritetty aliverkko Määritä mistä aliverkoista laitteita etsitään merkitsemällä tämä valintaruutu. Voit määritellä enintään 255 aliverkkoa. Lisää Lisää määritetty osoite luetteloon. Poista Poista valittu osoite luettelosta. 24

27 Laitteiden tilan tarkastaminen Aihe Ohjeet 3 Määritä osoite Määritä IP-osoitteiden alue, jolta laitteita etsitään, merkitsemällä tämä valintaruutu. Aloitus/lopetusosoite Määritä IP-osoitealue antamalla aloitus- ja lopetus-iposoite. Voit tallentaa enintään 255 osoitealuetta. Lisää Lisää määritetty osoitealue luetteloon. Poista Poista valitut osoitealueet luettelosta. 3 4 Näytä muut MIB-tulostimet Jos haetaan muiden valmistajien MIB-yhteensopivia laitteita, merkitse tämä valintaruutu. Toiminto ei ole käytettävissä, jos valvontaprotokollaksi on valittu IPv4 SNMPv3. 5 Ota automaattinen päivitys käyttöön Määritä valvonnan aikaväli luettelon automaattista päivitystä varten merkitsemällä tämä valintaruutu. Aikaväli voi olla sekuntia. 6 Aikakatkaisu Määritä aika, jonka kuluttua etsittyjen laitteiden luettelon näyttötietojen koostaminen aikakatkaistaan. Aika voi olla 1-30 sekuntia. 7 OK Ota asetukset käyttöön ja sulje ikkuna. 8 Peruuta Sulje ikkuna ottamatta asetuksia käyttöön. 9 Vie Vie asetustiedot tekstitiedostoon. Määritä tiedostolle nimi ja kansio, napsauta sitten [Tallenna]. 10 Tuo Tuo hakuasetukset tekstitiedostosta. 11 Palauta oletukset Palauttaa asetukset oletusarvoihinsa. 25

28 3. Laitehallinta Haku- ja valvonta-asetusten tallentaminen Tallenna laitehaun luettelon asetukset tiedostoon seuraavasti. Laitehaun asetukset tallennetaan tekstitiedostona (.txt) Käynnistä SmartDeviceMonitor for Admin (Accounting Report Package). 2. Napsauta [Etsittyjen laitteiden luettelo]ssa [Avaa etsittyjen laitteiden luettelon]. 3. Napsauta [Etsittyjen laitteiden luettelo]ssa [Haku/valvonta-asetukset]. 4. Napsauta [Haku/valvonta-asetukset]-näytössä [Vie]. 5. Määritä tallennuspaikka ja tiedostonimi, ja napsauta sitten [Tallenna]. Haku- ja valvonta-asetusten tuonti tiedostosta Tuo haku- ja valvonta-asetukset toisesta laitteesta seuraavasti. 1. Käynnistä SmartDeviceMonitor for Admin (Accounting Report Package). 2. Napsauta [Etsittyjen laitteiden luettelo]ssa [Avaa etsittyjen laitteiden luettelon]. 3. Napsauta [Etsittyjen laitteiden luettelo]ssa [Haku/valvonta-asetukset]. 4. Napsauta [Haku/valvonta-asetukset]-näytössä [Tuo]. 5. Valitse halutut asetukset sisältävä tiedosto ja napsauta sitten [Avaa]. Laitteiden etsiminen/laitteen tilan tarkastaminen Avaa etsittyjen laitteiden luettelo, aloita verkkoon liitettyjen laitteiden etsintä ja näytä etsittyjen laitteiden tiedot seuraavasti. Etsittyjen laitteiden luettelossa ja avoimessa ryhmänäytössä voidaan näyttää enintään 1000 etsittyä laitetta. 1. Käynnistä SmartDeviceMonitor for Admin (Accounting Report Package). 2. Napsauta [Etsittyjen laitteiden luettelo]ssa [Avaa etsittyjen laitteiden luettelon]. Haun tulos näytetään etsittyjen laitteiden luettelossa. Jos oletusvalvontaprotokolla on käytössä haku-valvontaehdoissa, laitteiden hakuun käytetään TCP/IP SNMPv1 -protokollaa. Jos haluat käyttää laitteiden etsintään TCP/IP SNMPv3 -protokollaa, muuta asetus näytössä [Haku/valvonta-asetukset]. Jos käytössä on TCP/IP SNMPv3, syötä tarvittavat todennustiedot. 26

29 Laitteiden tilan tarkastaminen 3. Tarkasta laitteiden tila. 3 Asennuksen jälkeen SmartDeviceMonitor for Admin (Accounting Report Package) näyttää vain ne laitteet, jotka ovat samassa verkkosegmentissä kuin tietokone, jolle SmartDeviceMonitor for Admin (Accounting Report Package) on asennettu. Muokkaa hakuehtoja, jos haluat tarkastella muissa verkoissa olevia laitteita. Katso s.23 "Haku- ja valvonta-asetusten määrittäminen etsittyjen laitteiden luettelossa". Laitteen tilan tarkastaminen internet-selaimella Voit tarkastaa laitteen tilan ja muuttaa sen asetuksia Web Image Monitorilla seuraavasti. Kaikki laitteet eivät tue tätä toimintoa. Tarkasta niiden tila tietonäytöstä. Toiminto vaatii internet-selaimen. Laitteella on oltava IPv4-osoite. 1. Avaa etsittyjen laitteiden luettelo ja valitse laite, jonka tilaa haluat tarkastella tai jonka asetuksia haluat muuttaa. 2. Siirry [Laite]-valikossa kohtaan [Laitetiedot selaimessa] ja napsauta [Kotisivu...]. Internet-selain avautuu ja näytölle tulee valitun laitteen pääsivu. Voit siirtyä suoraan sivulle napsauttamalla vastaavaa laitetta. Kun sisäänkirjautumisikkuna tulee näkyviin, syötä laitteen käyttäjänimi ja salasana. 3. Tarkasta laitteen tila ja muuta sitten tarvittaessa laitteen asetuksia. 27

30 3. Laitehallinta Lisätietoja internet-selaimen käytöstä, katso Web Image Monitorin Ohje. Internet-selaimessa näkyvät kohdat Aihe Ohjeet 3 Kotisivu... Laskurit... Työsivu... Konfigurointisivu... Järjestelmäsivu... Paperisivu... Faksiloki... Taustatulostuksen työluettelo... Näyttää pääsivun. Näyttää laskurisivun. Näyttää tulostustöiden historian. Sivulta voidaan tulostaa töitä ja tehdä muita asiaan liittyviä toimenpiteitä. Näyttää konfigurointisivun. Sivulla voidaan tarkastella ja muuttaa laitteen määrityksiä. Näyttää järjestelmäsivun. Näyttää paperiasetussivun. Näyttää faksilokisivun. Näyttää taustatulostustyöluettelon. Laitteen tietojen tarkastaminen tietoikkunasta Voit tarkastella laitteen tietoja tietoikkunasta seuraavasti. Jos laite ei tue Web Image Monitoria, sen tiedot näytetään tietoikkunassa. 1. Kaksoisnapsauta etsittyjen laitteiden luettelosta laitetta, jonka tietoja haluat tarkastella. 2. Napsauta Laiteominaisuudet-näytöllä välilehteä tai kohdetta tarkastellaksesi tilatietoja. Laitteen tila näytetään. Laitteen tila -välilehti Tällä välilehdellä voit tarkastaa laitteen tilan ja tehdä laitevalvontaa koskevat asetukset. 28

31 Laitteiden tilan tarkastaminen 3 FI BTB001S Aihe Ohjeet 1 Hakemistopuu Näyttää laitteen tukemat toiminnot (järjestelmä, tulostin) puukaaviona. Kun kohdetta napsautetaan, se näkyy korostettuna ja laitteen tiedot näkyvät näytön oikeassa reunassa. Piilossa olevat kohteet saa näkyviin napsauttamalla merkkiä [+] kuvakkeen vieressä tai kaksoisnapsauttamalla kuvaketta. 2 Tila- ja virhenäyttö Näyttää valitun toiminnon tilan tai virhetiedot hakemistopuun oikealla puolella. 3 Laitteen tila Näyttää laitteen tilan kuvana. 4 Valinnat... Aseta laitteen valvontajakso. Painike ei ole käytettävissä seuraavissa tilanteissa: Etsittyjen laitteiden luettelo Hosts-näyttö Määritetty IP-osoite 5 Päivitä Päivitä näytetyt tiedot vastaamaan uusinta tietoa. 29

32 3. Laitehallinta Konfigurointi-välilehti Näyttää laitteen tiedot. 3 FI BTB002S Aihe Ohjeet 1 Nimi Näyttää valitun laitteen nimen. 2 Kommentti Näyttää laitteen huomautukset. Näyttää nimen, joka on tallennettu verkkokortille, kun laite on havaittu verkossa. Näyttää nimen, jonka pääkäyttäjä on antanut laitteelle tallentaessaan sen ryhmään. Näyttää huomautukset, jotka on tallennettu verkkokortille, kun laite on havaittu verkossa. Näyttää huomautukset, jotka pääkäyttäjä on asettanut laitteelle tallentaessaan sen ryhmään. 30

33 Laitteiden tilan tarkastaminen Aihe Ohjeet 3 Hakemistopuu Näyttää laitteen kokoonpanon puukaaviona. Piilossa olevat kohteet saa näkyviin napsauttamalla merkkiä [+] kuvakkeen vieressä tai kaksoisnapsauttamalla kuvaketta. Lisätietoja, katso "Konfigurointi-välilehdellä näkyvät laitteen tiedot". 4 Lisätiedot Näyttää puuvalikosta valittujen kohtien tietoja. 3 5 Päivitä Päivittää näytetyt tiedot vastaamaan uusimpia tietoja. Konfigurointi-välilehdellä näkyvät laitteen tiedot Kohde Ohjeet Paperikasetti Luovutustaso Väriaine/muste Toiminto Lisävarusteet Järjestelmä Asiakirjapalvelin Sivunkuvauskieli Näyttää paperikasettien tilan ja niiden paperikoot ja -suunnat. Laitteesta riippuen voidaan näyttää myös muita tietoja, kuten paperin tyyppi jne. Näyttää laitteen luovutustasojen tilan. Näyttää laitteessa jäljellä olevan väriaineen/musteen määrän. Jos jäljellä olevan väriaineen/musteen määrää ei voida tunnistaa, näytetään "Tunnistamaton". Näyttää laitteessa käytettävissä olevat toiminnot. Näyttää laitteeseen asennetut lisävarusteet. Näyttää seuraavat järjestelmätiedot: Mallinimi: laitteen nimi. Versio: laitteen järjestelmäversio. Kokonaismuisti: käytettävissä olevan muistin määrä. Kokonaislaskuri: tulostettujen sivujen määrä. Asiakirjapalvelimen kokonaismuisti ja vapaa tila. Näyttää emulointitietoja. Emulointinimi: kaikki laitteesta käytössä olevat nimet. Versio: emulaatioversio. 31

34 3. Laitehallinta 3 Verkko I/F Kohde Ohjeet Tietoja verkkokortista. Nimi (laite): laitteen verkkokortille rekisteröity nimi. Kommentti (laite): laitteen verkkokortille tallennetut huomautukset. IPv4-osoite: laitteen IP-osoite. Aliverkon peite: laitteen aliverkon peite. Laitetyyppi: laitteen laitteistotyyppi. Laiteohjelmaversio: laitteen ohjelmistoversio. Solmun osoite: MAC-osoite (Media Access Control). Laitteesta riippuen kaikkia tietoja ei välttämättä näytetä. 32

35 Laitteiden hallinta ryhmissä Laitteiden hallinta ryhmissä Verkossa olevia laitteita voidaan tallentaa ja hallita ryhminä. Kun laitteet ryhmitellään esimerkiksi sijainnin tai käyttäjien perusteella, kaikkien ryhmän laitteiden asetuksia voidaan valvoa ja muuttaa samalla kertaa. Ryhmittely on hyödyllistä tietojen keräämistä ja Accounting Report Tool -työkalulla luotavia raportteja varten. s.83 "Using Accounting Report Tool" Uuden ryhmän luominen 3 Voit luoda laiteryhmiä ja lisätä ryhmiin uusia laitteita seuraavasti. Laitteita voidaan ryhmitellä esimerkiksi sijainnin tai muiden ominaisuuksien mukaan. Ryhmiä voidaan luoda enintään 100. Yhteen ryhmään tallennettavien laitteiden enimmäismäärä on 200. Laitteita voidaan tallentaa yhteensä enintään Samanaikaisesti valvottavien laitteiden enimmäismäärä on Valitse [Ryhmä]-valikossa [Ryhmien hallinta...]. 2. Valitse [Ryhmien hallinta]-valintaikkunassa [Uusi...]. 3. Syötä [Luo uusi ryhmä] -valintaikkunaan ryhmän uusi nimi ja napsauta sitten [OK]. Uudelle ryhmälle avautuu ikkuna. Ryhmän nimi voi sisältää enintään 47 merkkiä. Ryhmän nimessä ei saa olla seuraavia merkkejä: " # *, / : ; < = >? [ \ ] Laitteen lisääminen ryhmään Laite lisätään ryhmään seuraavasti. Sama laite voidaan lisätä useaan ryhmään. Ryhmään voidaan myös lisätä laite, joka ei näy etsittyjen laitteiden luettelossa. Toimintoa ei voida käyttää laitteen lisäämiseksi etsittyjen laitteiden luetteloon tai Hosts-näyttöön. Lisätietoja Hosts-näytöstä, katso s.37 "Ryhmätietojen tallentaminen Hosts-tiedostona". 33

36 3. Laitehallinta 1. Napsauta [Ryhmä]-valikossa [Avaa ryhmä(t)...]. 2. Valitse kohderyhmä ryhmäluettelosta ja napsauta [OK]. 3. Napsauta [Ryhmä]-valikossa [Lisää laite osoitteen perusteella...]. 4. Syötä [Lisää laite osoitteen perusteella] -valintaikkunaan laitteen IP-osoite tai host-nimi, laitteen nimi, huomautukset ja protokolla. 3 Laite voidaan lisätä antamalla IP-osoitteen sijaan sen host-nimi. Laitteen nimi ja laitteelle tallennetut huomautukset saadaan selville syöttämällä laitteen IP-osoite ja napsauttamalla [Hae]. 5. Paina [OK]. Laitteen kopiointi/siirto ryhmästä toiseen Siirrä tai kopioi laite ryhmästä toiseen seuraavasti. Laitteita ei voi kopioida tai siirtää etsittyjen laitteiden luetteloon tai hosts-näytölle. Laitteita voidaan kopioida näistä ryhmistä, mutta laitteiden siirtäminen niihin ei ole mahdollista. Lisätietoja Hosts-näytöstä, katso s.37 "Ryhmätietojen tallentaminen Hosts-tiedostona". 1. Avaa kohderyhmä ja ryhmä johon kopioitava/siirrettävä laite on tallennettu. 2. Valitse kopioitava/siirrettävä ryhmä. Jos haluat valita useita laitteita samalla kertaa, pidä SHIFT- tai CTRL-näppäin alhaalla napsauttaessasi laitteita. 3. Voit kopioida laitteita vetämällä valitut laitteet haluttuun ryhmään hiirellä. Voit siirtää laitteita ryhmästä toiseen pitämällä SHIFT-näppäintä alhaalla ja vetämällä valitut laitteet hiirellä haluttuun ryhmään. Ryhmän avaaminen 1. Napsauta [Ryhmä]-valikossa [Avaa ryhmä(t)...]. 2. Valitse avattava ryhmä luettelosta ja napsauta sitten [OK]. Valitun ryhmän ikkuna avautuu. Jos haluat valita useita ryhmiä kerralla, pidä SHIFT- tai CTRL-näppäintä alhaalla napsauttaessasi ryhmiä. 34

37 Laitteiden hallinta ryhmissä Ryhmäikkuna Seuraavat kohteet voidaan näyttää etsittyjen laitteiden luettelossa ja ryhmäikkunassa. Jos kaikki laitteet eivät näy näytöllä, siirrä kohteen reunaviivaa. Vihreällä ympyrällä merkityistä laitteista on saatavilla lisätietoja. 3 FI BTB003S Vakiotoiminnot Aihe Ohjeet 1 Nimi Näyttää laitteille annetut nimet. Etsittyjen laitteiden luettelo: näyttää verkkokortille asetetut nimet. Hosts-näyttö: näyttää hosts-tiedostoon asetetut nimet. Lisätietoja Hosts-näytöstä, katso s.37 "Ryhmätietojen tallentaminen Hoststiedostona". Muut ryhmät: näyttää SmartDeviceMonitor for Admin (Accounting Report Package) -ohjelmalla annetut nimet. 2 Osoite Näyttää laitteiden IPv4-osoitteet tai host-nimet. 3 Järjestelmän tila Näyttää laitteen tilakuvakkeet ja selitykset. 4 Malli Näyttää laitteen mallinimen. Lisätietoja tilakuvakkeista, katso s.116 "Tilakuvakeluettelo". 35

38 3. Laitehallinta Aihe Ohjeet 5 Kommentti Näyttää laitteille asetetut huomautukset. 3 Etsittyjen laitteiden luettelo: näyttää laitteiden verkkokorteille tallennetut huomautukset. Hosts-näyttö: näyttää Hosts-tiedostoon tallennetut huomautukset. Lisätietoja Hosts-näytöstä, katso s.37 "Ryhmätietojen tallentaminen Hosts-tiedostona". Muut ryhmät: SmartDeviceMonitor for Admin (Accounting Report Package) -ohjelmalla tallennetut huomautukset. 6 Host-nimi Näyttää laitteilta saadut host-nimet. Lisätoiminnot Aihe SNMPv3 Tulostimen tila *1 Skannerin tila *1 Faksin tila *1 Kopiokoneen tila *1 Kokonaislaskuri Ohjeet Näyttää onko yhteys muodostettu käyttäen SNMPv3-protokollaa. Näyttää tulostimen nykyisen tilan. Näyttää skannerin nykyisen tilan. Näyttää faksin nykyisen tilan. Näyttää kopiokoneen nykyisen tilan. Näyttää tulostintoiminnolla tulostettujen sivujen kokonaismäärän. Tietoa ei näytetä kaikilla laitteilla. Jos laitteessa ei ole tulostintoimintoa, tämä kohta on tyhjä. Laskuritiedot saatu viimeksi Näyttää päivämäärän ja ajan, jolloin tiedot on viimeksi haettu laitteelta. *1 Jos laitteessa ei ole tulostintoimintoa, tämä kohta on tyhjä. Näytettävien kohteiden valinta ja niiden järjestyksen muuttaminen 1. Avaa etsittyjen laitteiden luettelo tai kohderyhmä. 2. Napsauta [Näytä]-valikosta [Valitse laitelistan sarakkeet]. 36

39 Laitteiden hallinta ryhmissä 3. Lisää näytettävä kohde valitsemalla se [Piilota]-ruudusta ja napsauta sitten [Lisää>>]. Valitut kohteet siirretään [Näytä]-ruutuun. Jos valitset kohteen [Näytä]-ruudussa ennen kuin napsautat [Lisää>>], uusi kohde lisätään valitun kohteen eteen. Vaihda näyttöjärjestystä valitsemalla kohde [Näytä]-ruudussa ja napsauttamalla [Ylös] tai [Alas]. Kohteet näytetään vasemmalta oikealle. 4. Kun olet saanut näyttöasetusten muutokset valmiiksi, napsauta [OK]. Laitteen tilakuvakkeet näkyvät ryhmäikkunassa. 3 Ryhmän poistaminen 1. Valitse [Ryhmä]-valikossa [Ryhmien hallinta...]. 2. Valitse luettelosta poistettava ryhmä ja napsauta sitten [Poista]. Ryhmän voi myös poistaa napsauttamalla sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla sitten [Poista]. 3. Napsauta vahvistusta pyydettäessä [Kyllä]. Laitteen poistaminen ryhmästä 1. Avaa kohderyhmä. 2. Valitse haluttu laite. 3. Napsauta [Laite]-valikossa [Poista]. 4. Napsauta vahvistusta pyydettäessä [Kyllä]. Ryhmätietojen tallentaminen Hosts-tiedostona Tallenna ryhmän laitteiden laite- tai host-nimet, IP-osoitteet ja huomautukset Hosts-tiedostona seuraavasti. Ryhmätietoja voidaan tuoda toiselle tietokoneelle Hosts-tiedostona, josta laitteita voidaan kopioida toisen tietokoneen ryhmiin. 1. Avaa etsittyjen laitteiden luettelo tai kohderyhmä. 2. Napsauta [Tiedosto]-valikossa [Tallenna Hosts-tiedostona...]. 3. Määritä Hosts-tiedoston nimi [Tallenna Hosts-tiedostona] -valintaikkunassa ja napsauta sitten [Tallenna]. 37

40 3. Laitehallinta Hosts-tiedostot eivät erottele SNMPv1- ja SNMPv3-protokollia. Syötteiden rajoittimina toimivat rivinsiirrot ja niissä on kolme osaa: osoite, laite- tai host-nimi ja huomautukset. Osat erotetaan toisistaan välilyönnillä tai sarkainmerkillä. Huomautukset aloitetaan merkillä "#". 3 Syöte-esimerkki printer1#5FNSide prn01.aaa.bbb.co.jpprinter2#18fsside Ohjeet Esimerkissä määritellään laitteita käyttämällä IPv4- osoitteita TCP/IP-protokollalla. Esimerkissä määritellään laitteita käyttämällä hostnimeä TCP/IP-protokollalla. Välilyönnit nimissä tulkitaan erottimiksi. Välilyöntiä seuraava teksti tulkitaan seuraavaksi tiedoksi. Laitenimi voi olla enintään 47 merkkiä pitkä. Huomautus voi olla enintään 31 merkkiä pitkä. Jos laitteen tai ryhmän nimessä on jokin seuraavista merkeistä, merkin tilalla on alaviiva (_): "#*,/:;<=>?[\] : Jos huomautuksissa on jokin seuraavista merkeistä, merkin tilalla on alaviiva(_):,;=[\] : Nimien tai kommenttien edessä tai jäljessä olevat välilyönnit poistetaan. Hosts-tiedoston nimessä ei voi olla välilyöntejä. Ne korvataan alaviivalla (_). Hosts-tiedoston avaaminen ryhmänä Tuo asetukset ryhmän Hosts-tiedostosta seuraavasti. Jos merkkejä ei tueta, ne korvataan alaviivoilla (_). Lisätietoja, katso s.37 "Ryhmätietojen tallentaminen Hosts-tiedostona". 1. Napsauta [Tiedosto]-valikossa [Avaa Hosts-tiedosto...]. 2. Valitse [Avaa Hosts-tiedosto] -valintaikkunasta Hosts-tiedosto ja napsauta [Avaa]. 38

41 Laitteiden hallinta ryhmissä Tulosteiden kokonaislaskuritietojen vienti Voit viedä valvottavien laitteiden tulostin- tai kopiotoiminnolla tehtyjen tulosteiden kokonaismäärän CSVtiedostomuodossa seuraavasti. Toiminto ei ole käytettävissä kaikissa laitteissa. 1. Avaa etsittyjen laitteiden luettelo tai kohderyhmä. 2. Napsauta [Tiedosto]-valikossa [Vie kokonaislaskurin tiedot...]. 3. Määritä CSV-tiedostolle nimi ja tallennuspaikka [Tallenna nimellä]-valintaikkunassa ja napsauta sitten [Tallenna]. 3 Oletustiedostonimi on "VVVVKKPPhhmmss_ryhmän nimi_t.csv" (VVVV: vuosi, KK: kuukausi, PP: päivä, hh: tunti, mm: minuutti, ss: sekunti). Virransäästötilan asetukset Laite tai laiteryhmä voidaan asettaa virransäästötilaan tai siitä pois seuraavasti. Kun asetuksia käytetään ryhmälle, voidaan määrittää aika jolloin laitteet siirtyvät automaattisesti virransäästötilaan tai siitä pois (ajastinasetukset). Toiminto ei ole käytettävissä kaikissa laitteissa. Virransäästötilan käyttöönotto ja peruuttaminen 1. Avaa etsittyjen laitteiden luettelo tai kohderyhmä. Muuta laitteen asetuksia napsauttamalla sitä luettelossa. 2. Ota virransäästötila käyttöön valitsemalla [Laite]-valikosta kohta [Siirry energiansäästötilaan] ja napsauttamalla sitten [Kaikki laitteet tässä ikkunassa] tai [Vain valitut laitteet]. Peruuta virransäästötila valitsemalla [Laite]-valikosta kohta [Palauta virransäästötilasta] ja napsauttamalla sitten [Kaikki laitteet tässä ikkunassa] tai [Vain valitut laitteet]. Ryhmäajastinasetuksen määrittäminen Jos laiteryhmäikkuna on suljettu, virransäästötilan asetuksia ei voi käyttää. 39

42 3. Laitehallinta Ryhmän ajastinasetusta voidaan käyttää vain, kun sovellus on käynnissä ja kohderyhmän ikkuna on avoinna Avaa etsittyjen laitteiden luettelo tai kohderyhmä. 2. Napsauta [Laite]-valikosta [Virransäästötilan ajastinasetukset]. 3. Valitse [Aika siirtyä virransäästötilaan automaattisesti] ja [Aika poistua virransäästötilasta automaattisesti] ja anna sitten alku- ja loppuajat. 4. Paina [OK]. Laitevalvonta-asetusten määritys. Määritä ryhmäkohtaiset haku- ja valvonta-asetukset seuraavasti. 1. Avaa kohderyhmä. 2. Napsauta [Ryhmä]-valikossa [Asetusten valvonta]. 3. Valitse valintaruutu [Automaattinen päivitys] ja määritä sitten laitteille haku- ja valvontaaikavälit. 4. Paina [OK]. Laitteiden tilailmoitusten vastaanotto Sovelluksella voidaan valvoa tallennettujen laitteiden tilaa ja vastaanottaa näytölle ilmoituksia tiettyjen ehtojen täyttyessä, esimerkiksi väriaineen/musteen tai paperin määrän ollessa vähissä. Ilmoituksia käyttäville ryhmille voidaan asettaa merkkiääniä ja seuraavia ilmoitussyitä. Soita huoltoon Väriaine/muste loppu Paperitukos Paperi loppu Kansi auki Virhe Offline Väriaine/muste lähes loppu Hälytys Laite ei vastaa 40

43 Laitteiden hallinta ryhmissä Ilmoitusesimerkki 3 Ilmoitukset eivät ole käytössä etsittyjen laitteiden luettelossa tai Hosts-näytössä. Toiminto ei ole käytettävissä kaikissa laitteissa. Ryhmään kuuluvien laitteiden tilailmoituksia voidaan ottaa vastaan vain, kun tämä sovellus on käynnissä ja valvottavan ryhmän ikkuna on auki. Kun tilatietoja päivitetään ryhmäikkunassa, näkyviin tulee ilmoitusviesti. Jos halutaan ottaa käyttöön automaattiset päivitykset ja ilmoitukset jokaisesta päivityksestä, ryhmälle määritetään automaattiset päivitykset haku/valvonta-asetuksissa. Ilmoitukset väriaineen/musteen tai paperin vähyydestä ja muista vastaavista seikoista voidaan määritellä vain ryhmäkohtaisesti, ei yksittäisille laitteille. Ryhmän määrittäminen laitteen tilailmoitusta varten 1. Avaa kohderyhmä. 41

44 3. Laitehallinta 2. Napsauta [Ryhmä]-valikossa [Ilmoitusasetukset...]. Ilmoitusasetuksia ei voi tehdä Hosts-näytöllä. 3. Valitse [Ilmoitusasetukset]-valintaikkunasta ryhmä, jonka laitteista haluat saada ilmoituksia. 3 Jos haluat valita useita ryhmiä kerralla, pidä SHIFT- tai CTRL-näppäintä alhaalla napsauttaessasi ryhmiä. 4. Napsauta [Valitse toiminnot]. 5. Valitse [Ilmoita]-valintaruutu. 6. Valitse aiheet, joista haluat saada ilmoituksia. Jos valitsit vaiheessa 3 useita ryhmiä, joista joillekin on jo määritetty ilmoitettavia aiheita, kyseiset valintaruudut näkyvät harmaina. Jos haluat, että samat ilmoitukset otetaan käyttöön kaikissa vaiheessa 3 valituissa ryhmissä, poista harmaana näkyvästä toiminnosta valintamerkki napsauttamalla sitä kerran ja napsauta sitten valintaruutua toistamiseen lisätäksesi valintamerkin uudelleen. 7. Paina [OK]. 8. Napsauta [Ilmoitusasetukset]-ikkunassa [Ilmoitusasetukset]. 9. Valitse näyttötapa ja napsauta [OK]. 10. Paina [OK]. s.33 "Uuden ryhmän luominen" s.23 "Haku- ja valvonta-asetusten määrittäminen etsittyjen laitteiden luettelossa" Merkkiäänen valinta Valitse laitteen tilailmoituksesta ilmoittava äänimerkki seuraavasti. Äänimerkki voidaan ottaa käyttöön vasta, kun laitteiden tilailmoitukset on määritetty. 1. Avaa kohderyhmä. 2. Napsauta [Ryhmä]-valikossa [Ilmoitusasetukset...]. 3. Napsauta [Ilmoitusasetukset]-valintaikkunassa [Valitse tilailmoituksen merkkiääni]. 42

45 Laitteiden hallinta ryhmissä 4. Valitse [Ääniasetukset]-valintaikkunassa tapahtumat (ehdot), joille halutaan äänimerkki. Enintään 3 ääntä voidaan valita. Äänitiedostot valitaan napsauttamalla [Selaa] ja valitsemalla sitten halutut WAV-tiedostot sisältävä kansio. SmartDeviceMonitor for Admin -ohjelman mukana ei toimiteta valmiita äänitiedostoja. Voit käyttää omia äänitiedostojasi. Toista WAV-tiedosto napsauttamalla [Soita]. Valitse jokaiselle tapahtumalle ääni 1, 2 tai 3. Jos et halua äänimerkkiä, valitse numeroksi "Tyhjä". Jos tapahtuu useampi kuin yksi virhe, kuuluu ensimmäiselle (pää)kohteelle valittu merkkiääni. Kun ensimmäisen kohteen merkkiääni on kuulunut ja virhe on korjattu, lisäilmoituksia muista virheistä ei tehdä. 5. Paina [OK]. 3 43

46 3. Laitehallinta Laitemääritysten muuttaminen Voit muuttaa verkossa olevien laitteiden asetuksia. Laitteen käyttöpaneelin valikoiden lukitus 3 Voit rajoittaa laitteen käyttöpaneelilta tehtäviä toimenpiteitä seuraavasti. Asettamaasi rajoitustasoa käytetään laitteessa oletusrajoitustasona. Toiminto ei ole käytettävissä kaikissa laitteissa. Toiminto vaatii internet-selaimen. Laitteella on oltava IPv4-osoite. 1. Avaa etsittyjen laitteiden luettelo tai sen ryhmän ikkuna, jossa laite, jonka käyttöpaneelin valikoita halutaan lukita, sijaitsee. 2. Valitse luettelosta laite, jonka käyttöpaneelin valikko halutaan lukita. 3. Siirry [Laite]-valikossa kohtaan [Laitetiedot selaimessa] ja napsauta sitten [Järjestelmäsivu...]. Selain avautuu ja näkyviin tulee valintaikkuna, jossa pyydetään Web Image Monitorin käyttäjänimi ja salasana. 4. Anna laitteen sisäänkirjautumisnimi ja salasana, ja napsauta sitten [Sisäänkirjautuminen]. Web Image Monitorin [Järjestelmä]-sivu tulee näkyviin. 5. Kohdassa [Suojaa tulostimen näyttö] valitse [Taso 1] tai [Taso 2]. 6. Paina [OK]. 7. Valitse [Uloskirjaus]. Lisätietoja, katso Web Image Monitorin Ohje. Paperityypin muuttaminen Laitteelle määritettyä paperityyppiä voidaan muuttaa seuraavasti. Toiminto ei ole käytettävissä kaikissa laitteissa. Toiminto vaatii internet-selaimen. Laitteella on oltava IPv4-osoite. 1. Avaa etsittyjen laitteiden luettelo tai sen ryhmän ikkuna, jossa laite, jonka paperityyppiasetusta halutaan muuttaa, sijaitsee. 44

47 Laitemääritysten muuttaminen 2. Valitse luettelosta laite, jonka paperityyppiasetusta halutaan muuttaa. 3. Siirry [Laite]-valikossa kohtaan [Laitetiedot selaimessa] ja napsauta sitten [Paperisivu...]. Selain avautuu ja näkyviin tulee valintaikkuna, jossa pyydetään Web Image Monitorin käyttäjänimi ja salasana. 4. Anna laitteen sisäänkirjautumisnimi ja salasana, ja napsauta sitten [Sisäänkirjautuminen]. Näkyviin tulee Web Image Monitorin [Paperi]-sivu. 5. Muuta tarvittavat paperityyppiasetukset. 6. Valitse [Uloskirjaus]. 3 Lisätietoja asetuksista, katso Web Image Monitorin Ohje. Taustatulostustöiden tarkasteleminen ja poistaminen Tarkastele, vahvista ja poista laitteen taustatulostustöitä seuraavasti. Toiminto ei ole käytettävissä kaikissa laitteissa. Toiminto vaatii internet-selaimen. Laitteella on oltava IPv4-osoite. 1. Avaa etsittyjen laitteiden luettelo tai sen ryhmän ikkuna, jossa laite, jonka taustatulostustöitä halutaan tarkastella tai poistaa, sijaitsee. 2. Valitse luettelosta laite, jonka taustatulostustöitä halutaan tarkastella tai poistaa. 3. Siirry [Laite]-valikossa kohtaan [Laitetiedot selaimessa] ja valitse sitten [Taustatulostuksen työluettelo...]. Selain avautuu ja näkyviin tulee valintaikkuna, jossa pyydetään Web Image Monitorin käyttäjänimi ja salasana. 4. Anna laitteen sisäänkirjautumisnimi ja salasana, ja napsauta sitten [Sisäänkirjautuminen]. Näkyviin tulee Web Image Monitorin taustatulostuksen työluettelosivu. 5. Tarkastele tai poista taustatulostustöitä. 6. Valitse [Uloskirjaus]. Lisätietoja, katso Web Image Monitorin Ohje. Työkalut-valikon käyttäminen Laitteen asetuksia ja tietoja voidaan muokata ja hallita [Työkalut]-valikossa seuraavasti. 45

48 3. Laitehallinta Seuraavat työkalut ovat käytettävissä [Työkalut]-valikossa: Käytönhallintatyökalut Osoitteiden hallintatyökalu Accounting Report Tool 3 Accounting Report Tool -työkalua ei voi käyttää SmartDeviceMonitor for Admin -ohjelman kanssa. Työkalujen käynnistämiseen saatetaan tarvita salasanaa. 1. Avaa etsittyjen laitteiden luettelo tai sen ryhmän ikkuna, jossa kohdelaite sijaitsee, ja valitse laite. 2. Valitse käytettävä työkalu [Työkalut]-valikosta. 3. Syötä tarvittaessa käyttäjänimi ja salasana. Jotkin laitemallit eivät vaadi sisäänkirjautuessa käyttäjänimeä. Anna työkalulle asetettu salasana ja napsauta sitten [OK]. Jos Työkalut-valikko ei aukea, katso lisätietoja kohdasta s.125 "FAQ (usein kysytyt kysymykset)". Salasanan asettaminen 1. Avaa etsittyjen laitteiden luettelo tai sen ryhmän ikkuna, jossa laite, jonka salasana halutaan asettaa, sijaitsee. 2. Valitse luettelosta laite, jonka salasanan haluat asettaa. 3. Siirry [Laite]-valikossa kohtaan [Laitetiedot selaimessa] ja napsauta sitten [Konfigurointisivu...]. Selain avautuu ja näkyviin tulee valintaikkuna, jossa pyydetään Web Image Monitorin käyttäjänimi ja salasana. 4. Anna laitteen sisäänkirjautumisnimi ja salasana, ja napsauta sitten [Sisäänkirjautuminen]. Asetussivu tulee näkyviin Web Image Monitorissa. 5. Napsauta [Tallenna/muuta pääkäyttäjä] kohdassa [Laiteasetukset] ja aseta sitten salasana. 6. Paina [OK]. 46

49 Laitemääritysten muuttaminen Nimien ja kommenttien muuttaminen Voit muuttaa laitteiden nimiä ja huomautuksia seuraavasti. 1. Avaa etsittyjen laitteiden luettelo tai sen ryhmän ikkuna, jossa laite, jonka nimeä ja/tai huomautuksia halutaan muuttaa, sijaitsee. 2. Valitse luettelosta laite, jonka nimeä ja/tai huomautuksia halutaan muuttaa. 3. Siirry [Laite]-valikossa kohtaan [Laitetiedot selaimessa] ja napsauta sitten [Konfigurointisivu...]. Selain avautuu ja näkyviin tulee valintaikkuna, jossa pyydetään Web Image Monitorin käyttäjänimi ja salasana. 4. Anna laitteen sisäänkirjautumisnimi ja salasana, ja napsauta sitten [Sisäänkirjautuminen]. Asetussivu tulee näkyviin Web Image Monitorissa. 5. Kohdassa [Laiteasetukset] napsauta [Järjestelmä] ja tee sitten tarvittavat muutokset. 6. Valitse [Uloskirjaus]. 3 Lisätietoja, katso Web Image Monitorin Ohje. Faksilokin tarkasteleminen Voit hakea, tarkastella internet-selaimella, tulostaa tai tallentaa laitteiden faksilähetystietoja seuraavasti. Toiminto ei ole käytettävissä kaikissa laitteissa. Tiedot voidaan tallentaa CSV-muotoon Web Image Monitorilla. 1. Avaa etsittyjen laitteiden luettelo tai sen ryhmän ikkuna, jossa haluttu laite sijaitsee. 2. Valitse luettelosta laite, jonka faksituloksia halutaan katsella, tulostaa tai tallentaa. 3. Siirry [Laite]-valikossa kohtaan [Laitetiedot selaimessa] ja napsauta sitten [Faksiloki...]. Selain avautuu ja näkyviin tulee valintaikkuna, jossa pyydetään Web Image Monitorin käyttäjänimi ja salasana. 4. Anna laitteen sisäänkirjautumisnimi ja salasana, ja napsauta sitten [Sisäänkirjautuminen]. Web Image Monitorin faksilokisivu avautuu. Tältä sivulta voidaan tarkastella faksilokia ja ladata faksin lähetystulosraportti. 5. Valitse [Uloskirjaus]. 47

50 3. Laitehallinta Lisätietoja, katso Web Image Monitorin Ohje. 3 48

51 4. Osoitetietojen hallinta Osoitteiden hallintatyökalulla voidaan tarkastella ja hallita laitteen osoitetietoja (faksinumeroita, sähköpostiosoitteita jne). Osoitetietojen hallinta Osoitteiden hallintatyökalun käynnistäminen 1. Avaa etsittyjen laitteiden luettelo tai sen ryhmän ikkuna, jossa laite, jonka osoitetietoja halutaan tarkastella tai muuttaa Osoitteiden hallintatyökalulla sijaitsee. 2. Valitse luettelosta laite, jonka osoitetietoja haluat tarkastella. 3. Napsauta [Työkalut]-valikossa [Osoitteiden hallintatyökalu]. Näkyviin tulee [Anna todennustiedot] -näyttö. 4. Anna laitteen sisäänkirjautumisen käyttäjänimi ja salasana ja napsauta sitten [OK]. Osoitteiden hallintatyökalu käynnistyy. 4 Työkalu ei ole käytettävissä kaikilla laitteilla. Todennustapa saattaa olla erilainen eri laitteissa. Osoitteiden hallintatyökalun luettelo Luettelo näyttää laitteen osoitekirjan sisällön. Laitteesta ja/tai todennusmenetelmästä riippuen osoitekirjan näkymä voi vaihdella tai sitä ei näy lainkaan. Luettelon eri kohdat on selitetty seuraavassa taulukossa. 49

52 4. Osoitetietojen hallinta 4 Aihe Kohdenumero Ohjeet Käyttäjälle tai ryhmälle osoitekirjaan tallennuksen yhteydessä annettu yksilöllinen tunnusnumero. Kuvake ( ) näkyy laitteella tallennettujen siirtoasemaryhmien kohdalla. Näiden ryhmien asetuksia voidaan tarkastella, mutta ei muuttaa. Kohdenumeroiden muuttaminen Osoitteiden hallintatyökalulla (ei laitteella) voi aiheuttaa yhdenmukaisuusongelmia. Ongelmien välttämiseksi valitse laiteilmoituksessa [Kyllä]. Nimi Näppäinnäyttö Usein Otsikko 1 Otsikko 2 Otsikko 3 Käyttäjäkoodi Käyttäjän tai ryhmän nimi. Näyttää laitteen käyttöpaneelissa näkyvän nimen. Näyttää onko kohde tallennettu Usein-kohteeksi (usein käytetyt nimet) vai ei. Näyttää, mikä otsikko näytetään, kun otsikko 1 on valittuna. Näyttää, mikä otsikko näytetään, kun otsikko 2 on valittuna. Näyttää, mikä otsikko näytetään, kun otsikko 3 on valittuna. Käyttäjälle asetettu koodi. Ei näy ryhmille tai jos käyttäjäkoodia ei ole asetettu. Laitteesta ja/tai todennusmenetelmästä riippuen osoitekirjan näkymä voi vaihdella tai sitä ei näy lainkaan. Faksinumero Käyttäjän faksinumero tai ip-faksin osoite. Ei näytetä ryhmille. 50

53 Osoitetietojen hallinta Aihe S-postiosoite Kansio Tila Ohjeet Käyttäjän sähköpostiosoite. Ei näytetä ryhmille. Kansioon skannaus -toiminnolla saatujen kuvatiedostojen tallennuskansio. Näyttää laitteen tiedoille Osoitteiden hallintatyökalulla tehdyt asetukset. Asetukset astuvat voimaan, kun Osoitteiden hallintatyökalun asetukset otetaan käyttöön laitteessa. s.68 "Osoitteiden hallintatyökalun asetusten käyttöön ottaminen laitteessa" s.62 "Käyttäjän tai ryhmien hakeminen" 4 Valitse luettelon sarakkeet Valitse Osoitteiden hallintatyökalun pääikkunassa näytettävät kohteet ja niiden esitysjärjestys seuraavasti. 1. Käynnistä Osoitteiden hallintatyökalu. 2. Napsauta [Näytä]-valikossa [Valitse luettelon sarakkeet]. 3. Valitse [Valitse luettelon sarakkeet] -näytön Piilota-kohdassa ne kohteet, joiden haluat näkyvän, ja napsauta [Lisää>>]. Valitse Näytä-kohdassa ne kohteet, joiden et halua näkyvän, ja napsauta [<<Poista]. Kohteet näkyvät tai eivät näy tehtyjen valintojen mukaisesti. 4. Kun kohteet on siirretty, napsauta [OK]. Näytä-kentän kohteet näkyvät luettelossa. [Valitse luettelon sarakkeet] -näytössä näkyvät kohteet: 51

54 4. Osoitetietojen hallinta 4 [Kohdenumero], [Nimi] ja [Tila] eivät ole siirrettävissä. Aihe Ohjeet Piilota Lisää >> << Poista Luettelon tiedot eivät näy Osoitteiden hallintatyökalun pääikkunassa. Voit lisätä [Piilota]-luettelosta valitut kohteet [Näytä]-luetteloon napsauttamalla tätä. Poista valitut kohteet [Näytä]-luettelosta ja palauta ne [Piilota]-luetteloon napsauttamalla tätä. [Kohdenumero]-, [Nimi]- ja [Tila]-tietoja ei voi poistaa [Näytä]-luettelosta. Näytä Palauta oletukset Ylös Alas Tämän luettelon tiedot näkyvät Osoitteiden hallintatyökalun pääikkunassa. Palauttaa valintaikkunan asetukset oletusarvoihinsa. Siirrä valittua kohdetta yksi sija ylöspäin [Näytä]-luettelossa. [Näytä]-luettelossa ylhäältä alas juoksevassa järjestyksessä olevat kohteet näytetään Osoitteiden hallintatyökalun pääikkunassa vastaavassa järjestyksessä vasemmalta oikealle. Siirrä valittua kohdetta yksi sija alaspäin [Näytä]-luettelossa. [Näytä]-luettelossa ylhäältä alas juoksevassa järjestyksessä olevat kohteet näytetään Osoitteiden hallintatyökalun pääikkunassa vastaavassa järjestyksessä vasemmalta oikealle. 52

55 Osoitekirjan asetusten määrittäminen Osoitekirjan asetusten määrittäminen Voit luoda uusia käyttäjiä ja ryhmiä, tallentaa niitä laitteiden osoitekirjoihin ja muuttaa tai poistaa tietoja tarvittaessa. Accounting Report Tool -työkalulla voidaan helposti määrittää asetuksia ja poistaa useita osoitekirjan merkintöjä. Lisätietoja, katso s.93 "Importing an address book from a CSV file to the devices". Uuden käyttäjän lisääminen Luo ja tallenna uusi käyttäjä laitteen osoitekirjaan seuraavasti. 1. Käynnistä Osoitteiden hallintatyökalu. 2. Napsauta [Muokkaa]-valikossa [Lisää uusi käyttäjä...]. 3. Anna tarvittavat tiedot kohdassa [Käyttäjän ominaisuudet]. 4 s.53 "Käyttäjän ominaisuudet" 4. Valitse [OK]. Uusi käyttäjä lisätään ja kuvake tulee näkyviin. 5. Ota tiedot käyttöön laitteessa napsauttamalla [Muokkaa]-valikossa [Ota asetukset käyttöön]. Käyttäjän ominaisuudet Käyttäjän ominaisuudet -näytössä näkyvät seuraavat tiedot: Laitteesta ja/tai todennusmenetelmästä riippuen osoitekirjan näkymä voi vaihdella tai sitä ei näy lainkaan. 53

56 4. Osoitetietojen hallinta 4 FI BTB009S Aihe Ohjeet 1 Kohdenumero Aina kun luot uuden käyttäjän, laite antaa käyttäjälle automaattisesti kohdenumeron. 2 Nimi Anna käyttäjänimi. Käyttäjä valitaan laitteen käyttöpaneelista kohdenumeron perusteella. 3 Näppäinnäyttö Anna nimi, joka näytetään käyttäjän kohdalla laitteen käyttöpaneelissa. Seuraavat kohteet ovat käytettävissä kaikilla välilehdillä: Otsikko Otsikko 1 Otsikko 2 Aihe Ohjeet Määritä otsikko 1 valitsemalla kirjain (A-Z). Määritä otsikko 2 valitsemalla kirjain. 54

57 Osoitekirjan asetusten määrittäminen Aihe Ohjeet Otsikko 3 Määritä otsikko 3 valitsemalla numero (1-5). Lisää ryhmään Usein Tallenna otsikko usein käytetyksi merkitsemällä tämä valintaruutu. Tallenna vähintään yksi otsikko. Käyttäjäkoodi Aihe Käyttäjäkoodi Tilille annettu käyttäjäkoodi. Ohjeet 4 Faksi Aihe Ohjeet Faksinumero Linjatyyppi Ulkomaan yhteydet Protokolla IP-faksikohde Valinnat... Käyttäjän faksinumero tai ip-faksin osoite. Vaihteen kautta meneviä numeroita voidaan syöttää, jos ne tallennetaan yhtenä numerona. Määritä laitteeseen kytketyn linjan tyyppi. Määritä kansainvälinen lähetystila valitsemalla tämä valintaruutu. Määritä IP-faksin protokolla. Määritä IP-faksikohteet. Näyttää faksivalintojen asetusnäytön. Valitse [Otsikkorivi] ja [Leiman lisäys]. Ota sitten tällä näytöllä muutetut asetukset käyttöön napsauttamalla [OK]. Sähköposti S-postiosoite Aihe Lähetä SMTP-palvelimen kautta: Lisäasetukset... Määritä sähköpostiosoitteet. Ohjeet Määritä lähetetäänkö IP-faksitiedot SMTP-palvelimen kautta vai ei. Näyttää faksivalintojen asetusnäytön. Valitse [Otsikkorivi] ja [Leiman lisäys]. Ota sitten tällä näytöllä muutetut asetukset käyttöön napsauttamalla [OK]. 55

58 4. Osoitetietojen hallinta Ryhmä Aihe Ohjeet Kohdenumero Nimi Näppäinnäyttö Lisää Näyttää ryhmälle tallennetun numeron. Näyttää ryhmälle tallennetun nimen. Näyttää ryhmälle tallennetun avaimen nimen. Tuo esiin näytön, jolla lisätään ryhmiä. Valitse lisättävä ryhmä ja napsauta sitten [OK]. Ryhmä lisätään. 4 Poista Kansio Protokolla Aihe Valitse poistettava ryhmä ja napsauta sitten [OK]. Ryhmä poistetaan. Valitse käytettävä protokolla. Ohjeet Portin numero Palvelimen nimi Polku Yhteystyyppi Valitse FTP-palvelimen tietoliikenneportti. Valitse FTP-palvelimen tietoliikennepalvelin. Määritä polku kansioon. Kansion polkua ei voida hakea selaamalla, kun yhteys FTP-palvelimeen on luotu. Jos käytössä on NCP (Network Control Protocol), määritä yhteystyyppi. Suojaus Aihe Ohjeet Nimen käyttötapa Suojausobjekti [Kohde] Käytetään kohteena. [Lähettäjä] Käytetään lähettäjänä. [Suojaa lähettäjä] Suojaa sähköpostin lähettäjän. [Suojaa kansio] Suojaa kohdekansion. 56

59 Osoitekirjan asetusten määrittäminen Aihe Kohteen suojauskoodi Suojaa kohde: Käyttäjien/ ryhmien käyttöoikeudet... Suojaa tiedosto: Käyttäjien/ryhmien käyttöoikeudet... Todennustiedot Aihe Todennustiedot sisäänkirjauduttaessa SMTP-todentaminen: Kansiotodennus LDAP-todennus Ohjeet Napsautettaessa [Vaihda] näkyviin tulee Kohteen suojauskoodi -näyttö. Syötä yhteystiedon suojauskoodi ja napsauta sitten [OK]. Näyttää Käyttäjän/ryhmän käyttöoikeudet -näytön. Tällä näytöllä voidaan määrittää käyttöoikeusluettelossa näytettyjen käyttäjien ja ryhmien käyttöoikeudet. Näyttää Käyttäjän/ryhmän käyttöoikeudet -näytön. Tällä näytöllä voidaan määrittää käyttöoikeusluettelossa näytettyjen käyttäjien ja ryhmien käyttöoikeudet. Ohjeet Määritä [Sisäänkirjautumisnimi] ja [Sisäänkirjautumissalasana]. Määritä todennustiedot, [Sisäänkirjautumisnimi] ja [Sisäänkirjautumissalasana]. Määritä todennustiedot, [Sisäänkirjautumisnimi] ja [Sisäänkirjautumissalasana]. Määritä todennustiedot, [Sisäänkirjautumisnimi] ja [Sisäänkirjautumissalasana]. 4 Käyttäjän poistaminen Poista käyttäjä laitteen osoitekirjasta seuraavasti. 1. Käynnistä Osoitteiden hallintatyökalu. 2. Valitse poistettava käyttäjä. Jos haluat poistaa useita käyttäjiä, valitse käyttäjät SHIFT- tai CTRL-näppäin alaspainettuna. 3. Napsauta [Muokkaa]-valikossa [Poista]. Kuvakkeeksi vaihtuu, joka ilmaisee, että valittu käyttäjä poistetaan. Poista käyttäjä kohteesta valitsemalla uudelleen [Muokkaa]-valikossa [Poista]. 57

60 4. Osoitetietojen hallinta 4. Poista käyttäjä(t) laitteelta napsauttamalla [Muokkaa]-valikossa [Ota asetukset käyttöön]. Käyttäjätietojen muuttaminen Voit muuttaa laitteeseen tallennettuja käyttäjätietoja seuraavasti Käynnistä Osoitteiden hallintatyökalu. 2. Valitse käyttäjä, jonka tietoja halutaan muuttaa. Napsauta sitten [Muokkaa]-valikossa [Ominaisuudet...]. Vaihtoehtoisesti voit myös kaksoisnapsauttaa käyttäjän nimeä. 3. Muuta käyttäjän tietoja. s.53 "Käyttäjän ominaisuudet" 4. Paina [OK]. Kuvakkeeksi vaihtuu, joka ilmaisee, että käyttäjän tietoja on muutettu. 5. Tallenna muutetut käyttäjätiedot laitteeseen napsauttamalla [Muokkaa]-valikosta [Ota asetukset käyttöön]. Uuden ryhmän lisääminen Luo uusi ryhmä ja lisää (tallenna) se laitteen osoitekirjaan seuraavasti. 1. Käynnistä Osoitteiden hallintatyökalu. 2. Napsauta [Muokkaa]-valikossa [Lisää uusi ryhmä]. 3. Anna tarvittavat tiedot kohdassa [Ryhmän ominaisuudet]. s.58 "Ryhmän ominaisuudet" 4. Paina [OK]. Uusi ryhmä lisätään (tallennetaan) ja näkyviin tulee kuvake. 5. Tallenna uuden ryhmän asetukset laitteelle napsauttamalla [Muokkaa]-valikosta [Ota asetukset käyttöön]. Ryhmän ominaisuudet Ryhmän ominaisuudet -näytössä näytetään seuraavat tiedot: Kohde ei välttämättä näy kaikilla laitteilla tai se voi näkyä harmaana. 58

61 Osoitekirjan asetusten määrittäminen 4 FI BTB010S Aihe Ohjeet 1 Kohdenumero Laite antaa automaattisesti kohdenumeron uudelle ryhmälle. Valitse ryhmä käyttöpaneelista syöttämällä sen kohdenumero. 2 Nimi Anna ryhmän nimi. 3 Näppäinnäyttö Anna ryhmälle nimi, joka näkyy laitteen käyttöpaneelissa. Kenttien [Nimi vastaanottajaryhmänä] ja [Nimi käyttäjäryhmänä] arvot eivät sisälly CSV-tiedostoon vietäviin osoitekirjan tietoihin. Seuraavat tiedot näkyvät kaikilla välilehdillä. Otsikko Otsikko 1 Otsikko 2 Aihe Ohjeet Määritä otsikko 1 valitsemalla kirjain (A-Z). Määritä otsikko 2 valitsemalla kirjain. 59

62 4. Osoitetietojen hallinta Aihe Ohjeet Otsikko 3 Määritä otsikko 3 valitsemalla numero (1-5). Lisää ryhmään Usein Tallenna usein käytetyksi otsikoksi merkitsemällä tämä valintaruutu. Tallenna vähintään yksi otsikko. 4 Käyttäjä Aihe Kohdenumero Nimi Näppäinnäyttö Ohjeet Näyttää käyttäjälle tässä ryhmässä tallennetun numeron. Näyttää käyttäjälle tässä ryhmässä tallennetun nimen. Näyttää käyttäjälle tässä ryhmässä tallennetun näppäinnäyttönimen. Suojaus Aihe Ohjeet Suojausobjekti Kohteen suojauskoodi Kohteen suojaus: Käyttäjien/ryhmien käyttöoikeudet Suojaa kansio Suojaa kohdekansion. Kansiokohteita suojaava salasana (kohdesuojakoodi) saadaan näkyviin napsauttamalla [Vaihda]. Syötä kohdekoodi ja ota sitten asetus käyttöön napsauttamalla [OK]. Näyttää Käyttäjän/ryhmän käyttöoikeudet -näytön. Tältä näytöltä voidaan määrittää käyttäjien ja ryhmien käyttöoikeusluettelossa näkyvät käyttöoikeudet. Tallennettu ryhmä Aihe Kohdenumero Nimi Näppäinnäyttö Ohjeet Näyttää ryhmälle kohderyhmässä tallennetun numeron. Näyttää ryhmälle kohderyhmässä tallennetun nimen. Näyttää ryhmälle kohderyhmässä tallennetun näppäinnäyttönimen. 60

63 Osoitekirjan asetusten määrittäminen Vastaanottajaryhmä Aihe Kohdenumero Nimi Näppäinnäyttö Lisää Poista Ohjeet Näyttää sen ryhmän kohdenumeron, johon kohderyhmä kuuluu. Näyttää sen ryhmän tallennetun nimen, johon kohderyhmä kuuluu. Näyttää sen ryhmän tallennetun näppäinnäyttönimen, johon kohderyhmä kuuluu. Näyttää sen ryhmän tallennusnäytön, johon kohderyhmä kuuluu. Valitse haluttu ryhmä ja ota asetus käyttöön napsauttamalla [OK]. Sulje kohderyhmä napsauttamalla tätä painiketta ryhmän valinnan jälkeen. 4 Ryhmän poistaminen Poistaa laitteelle tallennetun ryhmän. Vaikka ryhmä poistetaan, ryhmään kuuluneiden käyttäjien tietoja ei kuitenkaan poisteta. 1. Käynnistä Osoitteiden hallintatyökalu. 2. Valitse poistettava ryhmä. Jos haluat poistaa useita ryhmiä, valitse ne SHIFT- tai CTRL-näppäin alaspainettuna. 3. Napsauta [Muokkaa]-valikossa [Poista]. Kuvakkeeksi vaihtuu ja ryhmä on valittu poistettavaksi. Poista valittu ryhmä kohdelaitteelta napsauttamalla uudestaan [Poista]. 4. Poista ryhmän asetukset laitteesta napsauttamalla [Muokkaa]-valikossa [Ota asetukset käyttöön]. Ryhmätietojen muuttaminen Voit muuttaa laitteelle tallennetun ryhmän tietoja seuraavasti. 1. Käynnistä Osoitteiden hallintatyökalu. 61

64 4. Osoitetietojen hallinta 2. Valitse ryhmä, jonka tietoja haluat muuttaa. Napsauta sitten [Muokkaa]-valikossa [Ominaisuudet...]. Vaihtoehtoisesti voit myös valita ryhmän. 3. Muuta tarvittavat ryhmän tiedot [Ryhmän ominaisuudet] -näytössä. 4 s.58 "Ryhmän ominaisuudet" 4. Paina [OK]. Kuvakkeeksi vaihtuu, joka ilmaisee, että ryhmän tietoja on muutettu. 5. Tallenna muutetut ryhmän tiedot laitteelle napsauttamalla [Muokkaa]-valikossa [Ota asetukset käyttöön]. Uuden käyttäjän tai ryhmän lisääminen ryhmään Voit lisätä (tallentaa) uuden käyttäjän ryhmään seuraavasti. Jos [Ryhmän ominaisuudet] -valintaikkunan [Lisää ryhmään] -välilehti on käytettävissä, myös ryhmiä voidaan lisätä. 1. Käynnistä Osoitteiden hallintatyökalu. 2. Valitse käyttäjä tai ryhmä, jonka haluat lisätä (tallentaa) ryhmään. Jos haluat lisätä (tallentaa) useita käyttäjiä tai ryhmiä, valitse ne SHIFT- tai CTRL-näppäin alaspainettuna. 3. Napsauta [Muokkaa]-valikossa [Lisää ryhmään]. 4. Valitse ryhmä, johon käyttäjä tai ryhmä lisätään (tallennetaan), ja valitse sitten [OK]. Kuvakkeeksi vaihtuu tai, joka ilmaisee, että käyttäjien tai ryhmien tietoja on muutettu. 5. Tallenna uusi käyttäjä tai ryhmä laitteelle napsauttamalla [Muokkaa]-valikossa [Ota asetukset käyttöön]. s.58 "Käyttäjätietojen muuttaminen" s.61 "Ryhmätietojen muuttaminen" Käyttäjän tai ryhmien hakeminen Voit etsiä valittujen kohteiden avulla käyttäjiä tai ryhmiä, joiden nimi sisältää tietyn merkkijonon. 1. Käynnistä Osoitteiden hallintatyökalu. 2. Napsauta [Muokkaa]-valikossa [Hae]. 62

65 Osoitekirjan asetusten määrittäminen 3. Valitse hakuehdot [Hae osoitekirjasta]-näytön [Hakuavain]-alasvetovalikosta. 4. Anna hakuehtona käytettävä, käyttäjien ja ryhmien nimiin sisältyvä merkkijono kohtaan [Hakujono] ja napsauta sitten [Seuraava]. Jos asetus [Käytä sumeaa hakua] on valittuna, haku ei rajoitu tarkkoihin osumiin. Sumea haku ei tee eroa kaksi- ja yksitavuisten merkkien eikä isojen ja pienten kirjainten välillä. Osoitekirjan tietojen tallentaminen CSV-tiedostona Tallenna laitteen osoitekirja CSV-tiedostona seuraavasti. Laitteen sisäänkirjautumissalasanaa ei viedä Käynnistä Osoitteiden hallintatyökalu. 2. Napsauta [Tiedosto]-valikossa [Vie tiedot]. 3. Määritä CSV-tiedoston sijainti ja nimi, ja napsauta sitten [Tallenna]. Kolme tiedostoa tallennetaan: merkintöjen tiedot, laitteen tunnistetiedot ja laitteen faksitiedot. s.109 "Osoitekirjan CSV-tiedostomuoto" Osoitekirjan tietojen tuonti CSV-tiedostona Voit tallentaa laitteen osoitekirjatietoja tuomalla ne CSV-tiedostona. Osoitteiden hallintatyökalun CSV-tiedostojen lisäksi voidaan käyttää myös muiden postisovellusten CSVtiedostoja. Lisätietoja Osoitteiden hallintatyökalun CSV-tiedostojen tallennusmuodosta, katso s.109 "Osoitekirjan CSV-tiedostomuoto". 1. Käynnistä Osoitteiden hallintatyökalu. 2. Napsauta [Tiedosto]-valikossa [Tuo tiedot]. 3. Valitse tuotavat tiedot sisältävä CSV-tiedosto ja napsauta sitten [Avaa]. Näkyviin tulee [Tuo tiedot] -valintaikkuna. 63

66 4. Osoitetietojen hallinta 4. Syötä vasemman alanurkan tekstikenttään tuotavan CSV-tiedoston ensimmäisen rivin numero Valitse [Valittu toiminto] -luettelosta CSV-tiedostosta tuotavat tiedot. Valitse sitten [Osoitekirjan toiminto] -luettelosta vastaava osoitekirjan tieto. Osoitteiden hallintatyökalulla luotujen CSV-tiedostojen osoitekirjatiedot tuodaan automaattisesti, eikä vaiheita 5-7 tarvita. 6. Napsauta [Liitä>]. Määritetty kohde näkyy [Osoitekirjan toiminto] -luettelon kohdassa [Liitetty toiminto]. 7. Määritä loput toiminnot toistamalla vaiheet 5 ja Paina [OK]. Tuodut tiedot lisätään näytettyihin tietoihin. Jos tiedoilla on samoja kohdenumeroita, uudet tiedot kirjoitetaan edellisten päälle. 64

67 Osoitekirjan asetusten määrittäminen Jos tiedoissa on virhe, näkyviin virheilmoitus. Virheen sijainti saadaan näkyviin valitsemalla [Lisäasetukset...]. Tiedot saadaan näkyviin muokattavassa muodossa ja niihin voidaan tehdä tarvittavat korjaukset valitsemalla [Virheraportti]-valintaikkunasta vaihtoehto [Muokkaa tiedostoa]. Jos laitteessa ei ole suoraa SMTP-toimintoa, vaihtoehto internet-faksin lähettämiseksi SMTPpalvelimen kautta ei ole käytettävissä. 9. Tallenna muuttuneet osoitekirjan tiedot laitteelle napsauttamalla [Muokkaa]-valikossa [Ota asetukset käyttöön]. Joitakin laitteita ei voida käyttää CSV-tiedostojen asetuksia lähetettäessä. 4 65

68 4. Osoitetietojen hallinta Osoitekirjan varmuuskopiointi ja palauttaminen Laitteen osoitekirjan tiedoista voidaan tehdä varmuuskopio, joka voidaan tallentaa toisaalle. Varmuuskopiota voidaan käyttää tarvittaessa laitteen osoitekirjan tietojen palauttamiseen. Osoitekirjan varmuuskopiointi Laitteen osoitekirja voidaan varmuuskopioida seuraavasti. 4 Osoitekirjan varmuuskopio voidaan tallentaa uudelleen vain samalle laitteelle. Tietoturvasyistä jotkin laitteet vaativat salasanan varmuuskopion salaamiseen. Salakirjoitettuja varmuuskopioita voidaan käyttää osoitekirjan palauttamiseen myös muihin samaa mallia oleviin laitteisiin. 1. Käynnistä Osoitteiden hallintatyökalu. 2. Napsauta [Tiedosto]-valikossa [Varmuuskopioi tiedot]. Laitteesta riippuen näkyviin voi tulla valintaikkuna, jossa pyydetään salasana salausta varten. 3. Määritä varmuuskopiotiedostolle paikka ja nimi, ja napsauta sitten [Tallenna]. s.66 "Osoitekirjan palauttaminen" Osoitekirjan palauttaminen Laitteen osoitekirja voidaan palauttaa varmuuskopiosta seuraavasti. Huomaa, että varmuuskopio korvaa kaikki laitteeseen tallennetut tiedot. Jos osoitekirja palautetaan, käyttäjäkohtaiset laskurit nollautuvat. 1. Käynnistä Osoitteiden hallintatyökalu. 2. Napsauta [Tiedosto]-valikosta [Palauta tiedot]. 3. Määritä osoitekirjan varmuuskopiotiedosto ja napsauta sitten [Avaa]. Jos osoitekirjan varmuuskopiotiedot on salattu, anna varmistuksen yhteydessä määritetty salasana. 66

69 Osoitekirjan varmuuskopiointi ja palauttaminen 4. Ota varmuuskopiotiedot käyttöön osoitekirjassa napsauttamalla [Muokkaa]-valikossa [Ota asetukset käyttöön]. Joitakin laitteita ei voi käyttää samalla, kun osoitekirjaa palautetaan. s.66 "Osoitekirjan varmuuskopiointi" 4 67

70 4. Osoitetietojen hallinta Laitteen toiminta Tässä osassa kerrotaan, miten Osoitteiden hallintatyökalulla tehdyt asetukset voidaan ottaa käyttöön laitteella, ja miten Osoitteiden hallintatyökaluun voidaan ladata tietoja laitteelta. Osoitteiden hallintatyökalun asetusten käyttöön ottaminen laitteessa Voit lähettää Osoitteiden hallintatyökalulla muokattuja asetuksia laitteeseen ja päivittää laitteen asetuksia seuraavasti Käynnistä Osoitteiden hallintatyökalu. 2. Muuta tarvittaessa laitteen asetuksia. 3. Napsauta [Muokkaa]-valikossa [Ota asetukset käyttöön]. Kaikkia laitteita ei voi käyttää Osoitteiden hallintatyökalun asetuksia lähetettäessä. Jos asetuksia määritettäessä tapahtuu virhe, katso s.125 "FAQ (usein kysytyt kysymykset)". Osoitekirjan tietojen lataaminen laitteelta Päivitä Osoitteiden hallintatyökalun luettelo lataamalla Osoitteiden hallintatyökaluun tietoja laitteelta. 1. Käynnistä Osoitteiden hallintatyökalu. 2. Napsauta [Näytä]-valikossa [Päivitysluettelo]. Huomaa, että järjestelmä pyytää vahvistusta, jos tietoja on aiemmin muutettu käyttämällä Osoitteiden hallintatyökalua. Noudata viestin ohjeita. 68

71 5. Käyttäjätietojen hallinta Tässä luvussa kerrotaan, miten käyttäjätietoja voidaan hallita SmartDeviceMonitor for Admin (Accounting Report Package) -ohjelmalla. Käytönhallintatyökaluilla voidaan varmistaa yksittäisten käyttäjien tulostamien sivujen määrä ja rajoittaa käyttöoikeuksia. Käyttäjien tulostamien sivujen määrän tarkasteleminen Voit tarkastaa käyttäjäkohtaiset tulostusmäärät sekä tarvittaessa viedä ja tallentaa tietoja seuraavasti. Käytönhallintatyökalujen käynnistäminen 1. Avaa etsittyjen laitteiden luettelo tai sen ryhmän ikkuna, jossa sijaitsevan laitteen käyttäjäkohtaisia tulostusmääriä haluat tarkastella. 2. Valitse luettelosta laite, jonka käyttäjäkohtaisia tulostusmääriä haluat tarkastella. 3. Napsauta [Työkalut]-valikossa [User Management Tool]. Näkyviin tulee [Anna todennustiedot] -näyttö. 4. Anna laitteen käyttäjänimi ja salasana ja napsauta sitten [OK]. User Management Tool käynnistyy. 5 Todennustapa saattaa olla erilainen eri laitteissa. Käyttäjäkohtaisten tulostusmäärien näyttäminen Näytä käyttäjäkohtaiset tulostusmäärät (kuinka monta sivua käyttäjä on tulostanut) seuraavasti. 1. Käynnistä Käytönhallintatyökalut. 2. Napsauta [Käyttäjälaskurin tiedot] -välilehteä. 3. Valitse alasvetovalikosta kohde tarkastellaksesi sen käyttäjäkohtaisia tulostusmääriä. Valitut kohteet esitetään käyttäjäkohtaisesti. 69

72 5. Käyttäjätietojen hallinta 5 Aihe FI BXA006S Ohjeet 1 Näytetty kohde Näyttää, minkä toiminnon laskurista on kyse. 2 Käyttäjä Näyttää laitteelle tallennetut käyttäjäkoodit ja käyttäjänimet. Todennustapa saattaa olla erilainen eri laitteissa. 3 Nimi Laitteelle tallennettu käyttäjänimi. Nimet on tallennettu myös laitteen osoitekirjaan. 4 Eri toimintojen laskurit Näyttää tulostettujen sivujen tai lähetettyjen faksien lukumäärän. Näytetyt kohteet voivat vaihdella eri laitteissa. 5 Tila Näyttää laitteen tietoihin Käytönhallintatyökalulla tehdyt muutokset. Asetukset otetaan käyttöön lähettämällä ne kohdelaitteeseen. s.81 "Käytönhallintatyökalujen asetusten käyttöönotto laitteella" Tulostettujen sivujen määrän nollaaminen Voit nollata tulostettujen sivujen käyttäjäkohtaiset määrät seuraavasti. 70

73 Käyttäjien tulostamien sivujen määrän tarkasteleminen Seuraavat laskurit voidaan nollata: Tulostuslaskurit (kopiointi/tulostus, faksi/tulostin) Lähetettyjen faksien laskurit Skannerilaskurit Kaikki laitteet eivät tue tätä toimintoa. Laitteesta riippuen suojattuja käyttäjätietoja määritettäessä voidaan vaatia todennus. Lisätietoja eri pääkäyttäjien käytettävissä olevista valikkokohteista, katso s.78 "Eri pääkäyttäjien käytettävissä olevat toiminnot". 1. Käynnistä Käytönhallintatyökalut. 2. Napsauta [Käyttäjälaskurin tiedot] -välilehteä. 3. Valitse käyttäjä, jonka laskuri(t) halutaan nollata. 5 Jos haluat valita useita käyttäjä kerralla, napsauta käyttäjien nimiä pitäen SHIFT- tai CTRL-näppäintä alaspainettuna. 4. Valitse [Muokkaa]-valikosta menu [Nollaa käyttäjälaskurit]. 5. Valitse nollattavat ja napsauta [OK]. 6. Napsauta näkyviin ilmestyvässä vahvistusviestissä [OK]. Valitun paperityypin määräksi tulee 0 ja [Tila]-asetuksena näkyy [Muutettu]. 7. Napsauta [Muokkaa]-valikossa [Ota asetukset käyttöön]. Muutokset näkyvät välilehdellä [Käyttäjälaskurin tiedot]. Tulostusmäärien vienti Vie laitteen käyttäjäkohtaiset tulostusmäärät CSV-tiedostona seuraavasti. Välilehdellä [Käyttäjälaskurin tiedot] näkyvien tulostusmäärien lisäksi tallennetaan kahden paperikoon (pitkä ja lyhyt) tulostusmäärät. Oletusmuotoisen CSV-tiedoston vienti 1. Käynnistä Käytönhallintatyökalut. 2. Napsauta [Käyttäjälaskurin tiedot] -välilehteä. 71

74 5. Käyttäjätietojen hallinta 3. Valitse [Tiedosto]-valikosta [Vie käyttäjätilasto]. 4. Määritä CSV-tiedoston sijainti ja nimi, ja napsauta sitten [Tallenna]. Muokatun CSV-tiedostomuodon vienti 5 1. Käynnistä Käytönhallintatyökalut. 2. Napsauta [Käyttäjälaskurin tiedot] -välilehteä. 3. Napsauta [Tiedosto]-valikosta [Muokkaa käyttäjätilastojen CSV-tiedoston esitystapaa]. 4. Napsauta luettelosta laskuria, jonka haluat viedä. 5. Paina [OK]. 6. Napsauta [Tiedosto]-valikossa [Vie käyttäjän tietojen luettelo]. 7. Määritä tallennuskansio, tiedoston nimi ja napsauta [Tallenna]. s.107 "Käyttäjätilastojen CSV-tiedostomuodot" 72

75 Laitteiden käyttäjäasetusten määrittäminen Laitteiden käyttäjäasetusten määrittäminen Käyttäjäasetuksia voidaan määrittää laitekohtaisesti. Käyttäjäasetusten määrityksillä voidaan rajoittaa laitteiden käyttöä. Käyttäjäasetukset voidaan myös tallentaa tiedostoon. Laitteesta riippuen suojattuja käyttäjätietoja määritettäessä voidaan vaatia todennus. Lisätietoja eri pääkäyttäjien käytettävissä olevista valikkokohteista, katso s.78 "Eri pääkäyttäjien käytettävissä olevat toiminnot". Todennustapa saattaa olla erilainen eri laitteissa. Käyttöoikeuksien näyttäminen käyttäjäkohtaisesti Voit tarkastella jokaisen laitteelle tallennetun käyttäjän sallittuja toimintoja seuraavasti. 1. Käynnistä Käytönhallintatyökalut. 2. Napsauta [Pääsyn hallintalista] -välilehteä. Jokaisen käyttäjän käyttöoikeustiedot näytetään. 5 FI BXA007S Aihe Ohjeet 1 Käyttäjä Näyttää laitteelle tallennetut käyttäjäkoodit ja käyttäjänimet. Laitteessa käytettävästä todennustavasta riippuen näytetään joko käyttäjäkoodit tai sisäänkirjautumisnimet. 73

76 5. Käyttäjätietojen hallinta Aihe Ohjeet 2 Nimi Näyttää laitteelle tallennetut käyttäjänimet. Nimet on tallennettu myös laitteen osoitekirjaan. 3 Tuetut toiminnot Näyttää käyttäjän käytettävissä olevat toiminnot. Vain laitteesta löytyvät toiminnot näytetään. 4 Tila Näyttää laitteelta Käytönhallintatyökaluilla saatuihin tietoihin tehdyt muutokset. Muutokset astuvat voimaan, kun Käytönhallintatyökalujen asetukset otetaan käyttöön laitteessa. 5 s.75 "Käyttäjän haku" Lisätietoja, katso s.81 "Käytönhallintatyökalujen asetusten käyttöönotto laitteella". Käyttäjän lisääminen Voit tallentaa uusia käyttäjiä laitteelle ja rajoittaa käyttäjien oikeuksia seuraavasti. Laitteesta riippuen suojattuja käyttäjätietoja määritettäessä voidaan vaatia todennus. 1. Käynnistä Käytönhallintatyökalut. 2. Napsauta [Pääsyn hallintalista] -välilehteä. 3. Valitse [Muokkaa]-valikosta [Lisää uusi käyttäjä]. 4. Kirjoita [Luo käyttäjä] -kohtaan [Käyttäjäkoodi]/[Käyttäjänimi] ja [Nimi]. Jos laitteessa on käyttäjätodennus, näkyviin tulee [Vaihda]-painike. Voit vaihtaa salasanan tarvittaessa napsauttamalla painiketta. Lisätietoja hyväksyttävien merkkien tyypistä ja enimmäismäärästä, katso laitteen käyttöohje. 5. Paina [OK]. Käyttäjä lisätään ja näkyviin tulee kuvake. 6. Ota asetukset käyttöön laitteessa napsauttamalla [Muokkaa]-valikossa [Ota asetukset käyttöön]. 74

77 Laitteiden käyttäjäasetusten määrittäminen s.76 "Laitteen käyttörajoitukset" Käyttäjän poistaminen Voit poistaa laitteelle tallennetun käyttäjän seuraavasti. Laitteesta riippuen suojattuja käyttäjätietoja määritettäessä voidaan vaatia todennus. 1. Käynnistä Käytönhallintatyökalut. 2. Napsauta [Pääsyn hallintalista] -välilehteä. 3. Valitse poistettava(t) käyttäjä(t). Jos haluat poistaa useita käyttäjiä, valitse käyttäjät SHIFT- tai CTRL-näppäin alaspainettuna. 4. Napsauta [Muokkaa]-valikossa [Poista käyttäjä]. Kuvakkeeksi vaihtuu ja käyttäjä on valmis poistettavaksi. 5 Peruuta poistaminen napsauttamalla [Muokkaa]-valikossa uudestaan [Poista käyttäjä]. 5. Ota asetukset käyttöön laitteessa napsauttamalla [Muokkaa]-valikossa [Ota asetukset käyttöön]. Käyttäjän haku Voit hakea käyttäjiä seuraavasti. 1. Käynnistä Käytönhallintatyökalut. 2. Napsauta haettavaa välilehteä. 3. Napsauta [Muokkaa]-valikosta [Hae käyttäjä]. 4. Anna merkkijono (esimerkiksi käyttäjän nimikirjaimet) ja napsauta sitten [Etsi seuraava]. Valittuja merkkejä etsitään kentistä [Käyttäjä] ja [Nimi]. Käytettävissä olevien toimintojen määrittäminen/muuttaminen Jos laitteelle on asetettu käyttörajoituksia, käyttäjät on todennettava. Käyttäjien on kirjauduttava laitteelle käyttäjäkoodilla tai käyttäjänimellä, jolle on annettu tarvittavat oikeudet laitteen toimintojen käyttämiseen. 75

78 5. Käyttäjätietojen hallinta Laitteen käyttörajoitukset Voit määrittää laitteen eri toiminnoille käyttörajoituksia seuraavasti. Laitteesta riippuen suojattuja käyttäjätietoja määritettäessä voidaan vaatia todennus. 1. Käynnistä Käytönhallintatyökalut. 2. Napsauta [Muokkaa]-valikossa [Rajaa laitteen käyttöä]. 3. Rajoita käyttöä valitsemalla toiminto [Rajaa laitteen käyttöä] -näytössä. Salli käyttö poistamalla valinta. 5 Kun valintaruutu [Lisää automaattisesti käyttäjäkoodit] on valittuna, tallentamattomat käyttäjäkoodit lisätään automaattisesti, kun niillä lähetetään tulostustöitä. Toimintoa ei näytetä kaikilla laitteilla. Kun tulostimelle on asetettu käyttörajoituksia, käyttäjäkoodeja ei lisätä automaattisesti. 4. Paina [OK]. 5. Napsauta vahvistusta pyydettäessä [Kyllä]. Laiteasetukset otetaan käyttöön. s.81 "Käyttäjäkoodien automaattinen tallennus" Käyttäjätietojen ja käytettävissä olevien toimintojen muuttaminen Voit muuttaa käyttäjätietoja ja näyttää tai muuttaa käyttäjien käytettävissä olevia toimintoja seuraavasti. Käyttäjäkoodi Käyttäjänimi ja salasana todennusta varten Laitteen osoitekirjaan tallennettu käyttäjänimi Laitteesta riippuen suojattuja käyttäjätietoja määritettäessä voidaan vaatia todennus. Jotta toimintoja voidaan rajoittaa käyttäjäkohtaisesti, on ensin valittava rajoitettava toiminto. Rajoitettavan toiminnon valinta, katso s.76 "Laitteen käyttörajoitukset". 1. Käynnistä Käytönhallintatyökalut. 2. Napsauta [Pääsyn hallintalista] -välilehteä. 76

79 Laitteiden käyttäjäasetusten määrittäminen 3. Valitse käyttäjä, jonka tietoja muutetaan. Napsauta [Muokkaa]-valikossa [Käyttäjän ominaisuudet] tai kaksoisnapsauta käyttäjää. 4. Muuta asetuksia. Salli toiminnon käyttö merkitsemällä sen valintaruutu [Määritä käyttöoikeudet] -ryhmässä. Estä käyttö poistamalla valinta. Harmaina näkyville toiminnoille ei voi asettaa käyttörajoituksia. Lisätietoja käyttäjäkoodeissa tai käyttäjänimissä käytettävistä merkeistä ja niiden enimmäismääristä, katso laitteen käyttöohje. 5. Paina [OK]. Kuvakkeeksi vaihtuu, joka ilmaisee, että tietoja on muutettu. 6. Ota asetukset käyttöön laitteessa napsauttamalla [Muokkaa]-valikossa [Ota asetukset käyttöön]. 5 Käyttäjätietojen vienti tiedostoon [Pääsyn hallintalista] -välilehdellä näkyvä käyttäjäkoodi ja käyttäjänimi tallennetaan CSV-tiedostoon. Laitteesta riippuen suojattuja käyttäjätietoja määritettäessä voidaan vaatia todennus. 1. Käynnistä Käytönhallintatyökalut. 2. Napsauta [Pääsyn hallintalista] -välilehteä. 3. Napsauta [Tiedosto]-valikossa [Vie käyttäjätiedot]. 4. Määritä tiedostolle nimi ja kansio, napsauta sitten [Tallenna]. s.108 "Käyttäjätietojen CSV-tiedostomuoto" Käyttäjätietojen tallentaminen tuomalla CSV-tiedostosta Tallenna käyttäjäkoodi ja käyttäjänimi viedystä CSV-tiedostosta seuraavasti. Lisätietoja käytettävästä CSV-tiedostomuodosta, katso s.107 "Tietoja CSV-tiedostomuodosta". Laitteesta riippuen suojattuja käyttäjätietoja määritettäessä voidaan vaatia todennus. 77

80 5. Käyttäjätietojen hallinta 1. Käynnistä Käytönhallintatyökalut. 2. Napsauta [Pääsyn hallintalista] -välilehteä. 3. Napsauta [Tiedosto]-valikossa [Tuo käyttäjätiedot]. 4. Valitse tuotavan tiedoston nimi ja napsauta [Avaa]. Tuodut tiedot lisätään näytössä näkyviin tietoihin. Jos tuodaan jo tallennetun käyttäjän tietoja, aikaisemmat tiedot korvataan uusilla. 5. Ota asetukset käyttöön laitteessa napsauttamalla [Muokkaa]-valikossa [Ota asetukset käyttöön]. 5 Eri pääkäyttäjien käytettävissä olevat toiminnot Määritettäessä käyttäjätietoja laitteeseen, jossa voidaan käyttää käyttäjän/pääkäyttäjän todennuksen hallintaa, käyttäjät todennetaan ja vain osa valikkojen valinnoista on käytettävissä käyttäjätietojen suojaamiseksi. Seuraavassa taulukossa kerrotaan, mitä toimintoja eri pääkäyttäjätyypit voivat käyttää. Jos laitteen pääkäyttäjä ja käyttäjien pääkäyttäjä ovat sama käyttäjä, kaikki valikkokohdat ovat käytettävissä. [Käyttäjälaskurin tiedot] -välilehti Valikko Komento Laitteen pääkäyttäjä Käyttäjien ylläpitäjä Tiedosto Vie käyttäjän tietojen luettelo OK OK Muokkaa käyttäjätilastojen CSV-tiedoston esitystapaa OK OK Avaa CSV-tiedosto ohjelmalla... OK OK Poistu OK OK Muokkaa Rajaa laitteen käyttöä OK *1 OK *2 Nollaa käyttäjälaskurit OK *3 OK *3 Hae käyttäjä OK OK Ota asetukset käyttöön OK OK Valitse kaikki OK OK 78

81 Laitteiden käyttäjäasetusten määrittäminen Valikko Komento Laitteen pääkäyttäjä Käyttäjien ylläpitäjä Näytä Käyttäjälaskurin tiedot OK OK Pääsyn hallintalista OK OK Päivitysluettelo OK OK Ohje Sisällys ja hakemisto OK OK Tietoja... OK OK *1 Voidaan määrittää vain, jos käyttäjätodennuksen hallinta-asetuksena on [Käyttäjäkoodin todennus] tai [Pois]. *2 Voidaan tarkastella vain, jos käyttäjätodennuksen hallinta-asetuksena on [Käyttäjäkoodin todennus] tai [Pois]. *3 Riippuu laitteen mallista. Lisätietoja, katso laitteen käyttöohje. [Pääsyn hallintalista] -välilehti Valikko Komento Laitteen pääkäyttäjä Käyttäjien ylläpitäjä 5 Tiedosto Avaa CSV-tiedosto ohjelmalla... OK OK Vie käyttäjätiedot N/A OK Tuo käyttäjätiedot N/A OK Poistu OK OK Muokkaa Rajaa laitteen käyttöä OK *1 OK *2 Hae käyttäjä OK OK Lisää uusi käyttäjä N/A OK Poista käyttäjä N/A OK Käyttäjän ominaisuudet OK *3 OK Ota asetukset käyttöön OK OK Valitse kaikki OK OK Näytä Käyttäjälaskurin tiedot OK OK Pääsyn hallintalista OK OK Päivitysluettelo OK OK 79

82 5. Käyttäjätietojen hallinta Valikko Komento Laitteen pääkäyttäjä Käyttäjien ylläpitäjä Ohje Sisällys ja hakemisto OK OK Tietoja... OK OK *1 Määritykset voidaan tehdä vain, jos käyttäjätodennuksen hallinta-asetuksena on [Käyttäjäkoodin todennus] tai [Pois]. *2 Voidaan tarkastella vain, jos käyttäjätodennuksen hallinta-asetuksena on [Käyttäjäkoodin todennus] tai [Pois]. *3 Katseltavissa, mutta ei muutettavissa. 5 80

83 Laitteen toiminta Laitteen toiminta Tässä osassa kerrotaan, miten Käytönhallintatyökaluilla määritetyt asetukset otetaan käyttöön laitteella, miten Käytönhallintatyökalujen asetukset päivitetään suoraan laitteelta saaduilla tiedoilla ja miten käyttäjiä tallennetaan automaattisesti tulostustöiden yhteydessä. Käytönhallintatyökalujen asetusten käyttöönotto laitteella Voit muuttaa laitteen asetuksia välilehdillä [Käyttäjälaskurin tiedot] ja [Pääsyn hallintalista] seuraavasti. Molempien välilehtien asetukset otetaan käyttöön riippumatta siitä, kumpi välilehti on valittuna. 1. Käynnistä Käytönhallintatyökalut. 2. Muuta asetuksia. 3. Napsauta [Muokkaa]-valikossa [Ota asetukset käyttöön]. [Tila]-sarakkeen kohteet häviävät ja kuvake vaihtuu kuvakkeeksi. 5 Laitteen tietojen päivittäminen Voit päivittää suoraan laitteelta saadut ajantasaiset tiedot välilehdille [Käyttäjälaskurin tiedot] ja [Pääsyn hallintalista] seuraavasti. 1. Käynnistä Käytönhallintatyökalut. 2. Napsauta [Näytä]-valikossa [Päivitysluettelo]. Jos laitteelta saatuihin tietoihin tehdään muutoksia Käytönhallintatyökaluilla, ohjelma pyytää vahvistusta. Noudata viestin ohjeita. Käyttäjäkoodien automaattinen tallennus Voit asettaa käyttäjäkoodien automaattisen tallennuksen seuraavasti. (Jos tulostustyö vastaanotetaan tallentamattomalla käyttäjäkoodilla, työhön liittyvä käyttäjäkoodi tallennetaan automaattisesti.) Jos tulostukselle on käyttörajoituksia, käyttäjäkoodia ei voida tallentaa automaattisesti. 1. Käynnistä Käytönhallintatyökalut. 81

84 5. Käyttäjätietojen hallinta 2. Napsauta [Muokkaa]-valikossa [Rajaa laitteen käyttöä]. 3. Valitse valintaruutu [Lisää automaattisesti käyttäjäkoodit]. Jos et halua käyttää toimintoa, poista valinta. 4. Paina [OK]. 5. Napsauta vahvistusta pyydettäessä [Kyllä]. Asetus otetaan käyttöön. s.76 "Laitteen käyttörajoitukset" 5 82

85 6. Using Accounting Report Tool With Accounting Report Tool, you can collect information such as the number of pages printed per-device and create a report. Also, if you create reports using the conversion rate configurations for each device, device usage levels can be utilized for intracompany transfers. You cannot use this function with SmartDeviceMonitor for Admin. About Accounting Report Tool This section explains how to start the Accounting Report Tool application, and introduces the elements of its main screen. Starting Accounting Report Tool 1. On the [Tools] menu, click [Accounting Report Tool]. 2. Enter the Accounting Report Tool password, and then click [OK]. Enter the password set during the installation. The Accounting Report Tool starts. 6 Changing the authentication password Use the following procedure to change the authentication password set during the installation of Accounting Report Tool. 83

86 6. Using Accounting Report Tool 1. Start Accounting Report Tool. 2. Click [Change Login Password...] on the [Accounting Report Tool] screen. 3. Enter the current and new password, and then click [OK]. 6 84

87 Data Collection Data Collection This section explains how to collect counter information with Accounting Report Tool. By setting the collection timer, you can periodically perform data collection. Also, if you prepare an address book in CSV format, you can import the address book information into the device when data is collected. Accounting Report Tool Screen When the Accounting Report Tool starts, the following screen appears. You can change settings and perform data collection following the screen. 6 BTB011S Aihe Explanation 1 Switch menus for counter collection Changes the menu based on the item selected in the drop-down list. 2 Collection Settings... Displays the Collection Settings screen and allows you to specify which devices to collect data from and configure their processing settings of those devices. 3 [Action1] Start Collection Performs data collection. 4 Pricing Tier Settings... Displays the Pricing Tier Settings screen and allows you to specify the conversion rates. 85

88 6. Using Accounting Report Tool Aihe Explanation 5 User Information Settings... Displays the User Information Settings screen and allows you to specify department settings, departments for users, and the conversion table. 6 Report Settings... Displays the Report Settings screen and allows you to specify the settings such as count patterns and the save destination. 7 [Action2] Create Report Generates the [Action2] report. 8 Collect Information: Displays information about the devices from which data will be collected and the timing of the collection. 9 Report Information: Displays information about report creation, such as the specified count patterns and the report period Exit Closes Accounting Report Tool. 11 Display Operation Log Displays the operation log in plain text format. 12 Change Login Password... Displays the Password Setting screen and allows you to change the login password used entered at startup. Changing the Menu Display You can specify which settings are displayed when you select an item on the menu. Specifying which settings are displayed simplifies procedures, since only settings that are relevant to the procedure you want to perform will be displayed. 1. Start Accounting Report Tool. 2. Select an item in the [Switch menus for counter collection:] drop-down list. The settings displayed for each menu item are summarized in the following table. Display menu Purpose Setting item Display menu for first collection For collecting data and creating a report the first time that you collect data, or when you collect data after making large changes to the settings. Collection Settings, Start Collection, Pricing Tier Settings, User Information Settings, Report Settings, Create Report 86

89 Data Collection Display menu Purpose Setting item Display menu for manual collection For collecting data and creating a report when you have not changes the settings since the previous collection. Start Collection, Create Report Associate user For collecting data and creating a report when you have changed only the department or user information, such as increasing number of users for accounting. Start Collection, User Information Settings, Create Report Add device For collecting data and creating a report when you have changed only the devices for accounting or the processing settings. Collection Settings, Start Collection, Create Report Change report setting For collecting data and creating a report when you have changed only the accounting patterns or the save destination. Report Settings, Create Report 6 Change pricing tiers For creating a report using a different conversion rate configuration with previously collected data. Pricing Tier Settings, Create Report Change counter collection schedule For changing the collection schedule for periodic collection. Data will be collected according to the new schedule. Collection Settings Add/delete address book data For changing the settings for address book deletion and registration. Data collection will not be performed. Collection Settings The first time you use Accounting Report Tool, [Display menu for first collection] is selected by default. From then on, the item selected last will be displayed. 87

90 6. Using Accounting Report Tool Configuring the Data Collection Method The following table explains the data collection method settings. 1. Start Accounting Report Tool. 2. In the [Accounting Report Tool] screen, click [Collection Settings...]. 6 BTB012S 88

91 Data Collection Asetus Explanation 1 Target groups for collection Displays the device groups that are set for data collection. Collection Target Device Settings Set the devices or groups that data will be collected for. For details, see "Specifying the devices and groups whose data is to be collected". Default Device Authentication Settings Set the default account to use for accessing devices. The user name and password can contain up to 128 characters. If multiple devices or groups are set, "..." is displayed after the first group in the list. 6 2 Collection timing Specify whether data collection is performed routinely (on a periodic basis) or manually (immediately). Lisätietoja, katso s.93 "Performing Data Collection" 3 After Collection Delete address book data and specify whether or not address book data is imported after it is collected. Lisätietoja, katso s.93 "Importing an address book from a CSV file to the devices". You can also specify whether or not collected counter data is output as a CSV format file. Lisätietoja, katso s.115 "CSV-tiedostomuoto Accounting Report Toolilla kerätyille tiedoille". 4 Cancel Return to the main screen without applying the settings. 5 OK Applies changes made to settings and then displays the main screen. 89

92 6. Using Accounting Report Tool Specifying the devices and groups whose data is to be collected Use the following procedure to specify the devices and groups whose data is collected. Also, you can set the device's authentication information. 1. Start the Accounting Report Tool. 2. Click [Collection Settings]. 3. Click [Target Device Settings...] Select a group that has target devices registered to it, and then select the target devices from the device list. 5. Click [Device Authentication Settings...]. 6. Configure the authentication information for the devices, and then click [OK]. The user name and password can contain up to 128 characters. 7. On the [Target Device Settings] screen, click [OK]. 90

93 Data Collection BTB013S Aihe Explanation 1 Target Groups: Displays the groups whose devices are specified for collection. Selecting a group's check box sets the devices in the group as a target for data collection. 6 2 group1 Member Device(s): Displays the devices registered to the group that is selected (highlighted) in [Target Groups:]. 91

94 6. Using Accounting Report Tool Aihe Explanation 3 Device Authentication Settings... Displays the Device Authentication Settings Screen where you can configure the authentication details for the devices selected in the device list. The icon appears after setting. If you select [Individual Device Authentication] in authentication information, you can set the following items: [User Name] [Password] or [NIC Password] If you select [Use default authentication] in authentication information, the information set on the Default Device Authentication Settings screen will be used. 6 The maximum length for [User Name], [Password], and [NIC Password] is 128 characters. For details about default device authentication, see s.88 "Configuring the Data Collection Method" 4 Connection Test Confirm authentication for the devices selected in the device list. The following icons are displayed at the end of the device list: : Authentication succeeded : Authentication failed When performing the connection test, select devices in the device list, and then click [Connection Test]. If you click this without selecting any devices, a connection test will be performed on all the devices in the list. 5 Cancel Closes the dialog box without applying changes made to settings. 6 OK Applies the changes made to settings and then closes the dialog box. 92

95 Data Collection Importing an address book from a CSV file to the devices Using an address book CSV file, you can import address data into the specified devices all at once. This function is useful for importing one set of address data into all devices in a group. Also, if you specify a collection time, the address book will be automatically imported at that time. Import to new devices Import a prepared device's address book to new devices. Replacement import Delete the original address book and import a prepared address book. Create the CSV file that you will import in the same format as an address CSV file exported using Address Management Tool. 1. Start Accounting Report Tool. 2. Click [Collection Settings]. 3. Select the [Import the address book] check box in the [After Collection] area. 4. Click [Browse...] to specify the device whose address book you want to import. 6 Select the [On] check box in the [Delete the Address Book:] area to import the address book after deleting the current one. To delete the original address book, select the [On] check box in the [Delete the Address Book] area. Click [Browse...], and then specify the empty CSV file (ClearAddressBook.csv) located in "Program Files\RMAdmin\ARTool\AddressBook". 5. Paina [OK]. 6. The address book of the specified device will be imported to the target device when the next data collection is performed. You might not be able to use the device while the address book CSV file is being transmitted. s.93 "Performing Data Collection" s.63 "Osoitekirjan tietojen tallentaminen CSV-tiedostona" Performing Data Collection Use the following procedure to generate a report based on specified conditions. Specified time collection 93

96 6. Using Accounting Report Tool Automatically collect data at a specified time. Immediate collection Collect data manually. Before performing manual collection, check the date of the last data collection. For the data collection to be performed at a specified time, either SmartDeviceMonitor for Admin Accounting Report Package or the Accounting Report Tool must be running. If neither is running, data collection will not be performed. Use the following procedure to collect data manually Start Accounting Report Tool. 2. Click [[Action1] Start Collection]. 3. In the confirmation message that appears, click [Yes]. Data collection will be performed according to the data collection settings specified for the device. 4. Click [Retry Only Failed Device(s)] or [Finish]. 94

97 Report Creation Report Creation This section explains how to output data collected from devices as a accounting report. You create a report by configuring conversion rates and user information, and then selecting report conditions (collection patterns). Specifying the Conversion Rate A conversion rate is the relative cost for one sheet of paper for copying/printing and scanning/faxing operations. By setting different values for different page sizes and color settings for printing, scanning, etc., reports can be utilized for intracompany transfers. 1. Start the Accounting Report Tool. 2. Click [Pricing Tier Settings...] Click [New...] in the [Pricing Tier Settings] screen. To change a pre-specified conversion rate, select the target from [Pricing Tier Table Name], and then click [Edit...]. You can register up to 20 conversion rates. 4. Enter a display name for the conversion rate in the [New Pricing Tier Table] screen. The display name for a conversion rate can contain up to 50 characters. The display name cannot consist of only spaces or tabs, or contain the following characters: ] [, " Spaces or tabs only Any spaces or tabs at the beginning or end of the display name will be deleted. 95

98 6. Using Accounting Report Tool 5. Enter the conversion rate. A conversion can consist of only numbers and a single period (. ). You can enter up to five digits before the decimal point and up to four digits after. If you enter a value in [Input batch pricing tiers:] and then click [Apply], the entered value will be displayed for all the conversion rate items. If you click [Restore Defaults], the value for all the conversion rates will be set to "1.0000". 6. Click [OK] in the [Pricing Tier Settings] screen, and then click [OK]. Deleting a conversion rate Use the following procedure to delete a conversion rate Start the Accounting Report Tool. 2. Click [Pricing Tier Settings...]. 3. On the [Pricing Tier Settings] screen in [Pricing Tier Table Name:], select the conversion rates that you want to delete. 4. Click [Delete]. 5. In the confirmation message that appears, click [Yes]. Setting User Information You can select users or departments to be the target of a report. On this screen you can create departments, change department names and configure conversion rates. 96

99 Report Creation Item Explanation 1 Department List: Displays the departments that are set for a device as a tree diagram. 6 The "Root" and "Independent" departments are set by default. 2 User List Displays the users that are assigned to the department selected in [Department List:]. Users that are not assigned to a department can be displayed by selecting "Independent". Only "Independent" and "Other" users can be added directly beneath "Root". 97

100 6. Using Accounting Report Tool Item Explanation 3 New Department... Create a new department within the department selected in [Department List:]. 6 Departments cannot be created within the "Independent" department. You can nest departments up to 3 levels. You can create up to 200 departments (including the "Root" and "Independent" departments). A department name can contain up to 128 characters. Department names cannot consist of only spaces or tabs, or contain the following characters: $ * %? # ' & / > \ Spaces or tabs only Any spaces or tabs at the beginning or end of a department name will be deleted. 4 Rename Department... Change the department's name. You cannot change the name of the "Root" or "Independent" department. A department name can contain up to 128 characters. Department names cannot consist of only spaces or tabs, or contain the following characters: $ * %? # ' & / > \ Spaces or tabs only Any spaces or tabs at the beginning or end of a department name will be deleted. 98

101 Report Creation Item Explanation 5 Delete Department Delete a department. Departments that are contained in the deleted department are also deleted. You cannot delete the "Root" or "Independent" department. Users that are assigned to the deleted department are moved to "Independent". 6 Assign Pricing Tier Table... By selecting a department or user and clicking this button, you can display the Assign Pricing Tier Table screen. If you want to select several devices at a time, click on the devices while pressing the SHIFT key or CTRL key. Select a conversion rate configuration, and then click [OK] to assign that conversion rate to a user or group. 6 The default conversion rate configuration will be assigned to users who have not been assigned a conversion rate configuration. 7 Assign User's Department... By selecting a user and clicking this button, you can display the [Assign User's Department] screen. On the [Assign User's Department] screen, select a department other than the default "Root" department, and then click [OK] to change the department that the user belongs to. Users who have not been assigned to a department are located in "Independent". 1. Start Accounting Report Tool. 2. Click [User Information Settings...]. 3. Select the department in [Department List:]. Users registered in the selected department are displayed in the User List area. To assign conversion rate configurations on a per-user basis, select the desired users. 4. Click [Assign Pricing Tier Table...]. 99

102 6. Using Accounting Report Tool 5. Select the conversion rate, and then click [OK]. 6. Click [Apply], and then click [OK]. Specifying Report Conditions Use the following procedure to specify count patterns and the save destination for accounting reports. You can specify the format for the reports you create by selecting a count pattern. In addition to the three pre-set patterns, you can create new count patterns. 6 FI BXA016S Item Explanation 1 Specify Count Pattern: Reports will be created based on the count patterns you select. The following three count patterns are pre-set: Basic Pattern 1 Basic Pattern 2 Basic Pattern 3 For details, see s.101 "Contents of reports created with the basic patterns". 100