KOTKA - KYMIN SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 10/2014 YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 1 (13)

Transkriptio

1 YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 1 (13) Aika: Keskiviikko kello Paikka: Kotkan seurakuntakeskus, kokoushuone 1 Läsnä: Hannu Marttila puheenjohtaja Kaisa Rönkä varapuheenjohtaja Seppo Eerola jäsen Päivi Harsia Onni Hämäläinen Seppo Karjalainen Reino Korhonen Jukka Lemmetyinen Marja-Leena Saastamoinen varajäsen Pirjo Romppanen jäsen Jatta Tiihonen sihteeri Läsnäolo- ja puheoikeutetut: Aimo Ilomäki Anna-Tiina Järvinen Jorma Korpela Matti Kontkanen yhteisen kirkkovaltuuston varapuheenjohtaja vt. kirkkoherra hallintojohtaja yhteisten työalojen ja keskusrekisterin johtaja Poissa: Heikki J. Oksanen yhteisen kirkkovaltuuston puheenjohtaja (ilm. esteestä) Liisa Länsmans jäsen (ilm. esteestä) Jukka Lopperi kirkkoherra (ilm. esteestä) Käsiteltävät asiat: 170 Kokouksen avaus 171 Laillisuus ja päätösvaltaisuus ja esityslistan hyväksyminen 172 Pöytäkirjan tarkastajat 173 Palvelusopimus/Kirkon palvelukeskus ja Kotka-Kymin seurakuntayhtymä 174 Yhteisen kirkkovaltuuston puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan valinta vuosiksi 2015 ja Yhteisen kirkkovaltuuston työjärjestys 176 Suhteellisten vaalien vaalilautakunta 177 Yhteisen kirkkoneuvoston varapuheenjohtajan valinta vuosille 2015 ja Yhteisen kirkkoneuvoston jäsenten (8) valinta vuosille 2015 ja Yhteisen kirkkoneuvoston varapuheenjohtajan ja jäsenten (8) henkilökohtaisten varajäsenten valinta vuosille 2015 ja Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan vaali vuosiksi Perheneuvojan viran väliaikainen täyttäminen 182 Puhelinpalvelujen kilpailutus 183 Seurakuntalehti Osviitan kustantaminen 184 Yhteisen kirkkovaltuuston päätösten laillisuus ja täytäntöönpanokelpoisuus 185 Hallintojohtajan päätöspöytäkirjat 186 Yhteisten työalojen ja keskusrekisterin johtajan päätöspöytäkirja 187 Kiinteistöpalvelupäällikön päätöspöytäkirjat 188 Saapuneet kirjeet 189 Saatavat Muita asioita 1. Toimikauden arviointi 191 Muutoksenhaku ja kokouksen päättäminen

2 YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 2 (13) 170 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avaa kokouksen. Pitämänsä alkuhartauden jälkeen puheenjohtaja avasi kokouksen. 171 Laillisuus ja päätösvaltaisuus ja esityslistan hyväksyminen Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Hyväksytään jäsenille lähetetty esityslista kokouksen työjärjestykseksi. Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Hyväksyttiin jäsenille lähetetty esityslista kokouksen työjärjestykseksi siten, että lisättiin 189 Saatavat Pöytäkirjan tarkastajat Kokouksen tarkastettu pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä hallinto- ja kiinteistötoimistossa 14 päivän ajan toimiston aukioloaikoina. Valitaan pöytäkirjan tarkastajiksi Liisa Länsmans ja Pirjo Romppanen. Valittiin pöytäkirjan tarkastajiksi Marja-Leena Saastamoinen ja Pirjo Romppanen. 173 Palvelusopimus/Kirkon palvelukeskus ja Kotka-Kymin seurakuntayhtymä Valmistelijat: talouspäällikkö Virpi Hernesaho puh ja hallintojohtaja Jorma Korpela puh Yhteinen kirkkoneuvosto : Kirkon palvelukeskus on toimittanut seurakuntayhtymälle käsiteltäväksi palvelusopimuksen. Palvelusopimuksen tarkoitus ja sisältö Kirkon kirjanpidon ja palkanlaskennan palvelukeskus hoitaa lain nojalla seurakuntien, seurakuntayhtymien, hiippakuntien ja kirkon keskusrahaston kirjanpidon, ostolaskut, ostoreskontran, myyntilaskut, myyntireskontran, käyttöomaisuuskirjanpidon, palkanlaskennan, matka- ja kululaskut sekä niihin liittyvän maksuliikenteen. Tämä sopimus on kirkkojärjestyksen 22 luvun 3b :n mukainen palvelusopimus, jolla määritellään osapuolten vastuut, tehtävät ja velvoitteet edellä tässä kohdassa mainittujen tehtävien toteuttamisessa. Palvelusopimus on sopimuskokonaisuus, joka käsittää sopimuksen ja liitteet. Vastuut ja yhteistyö Vastuiden ja tehtävien määrittely Palvelukeskuksen ja asiakkaan vastuut, velvoitteet ja tehtävät määritellään yksityiskohtaisesti Palvelukeskuksen palveluihin liittyvässä vastuunjakotaulukossa (Liite 1). Sopimuksen toteutumisen ohjaus, seuranta ja kehittäminen Kumpikin sopimusosapuoli sitoutuu toteuttamaan omat vastuunsa, velvoitteensa ja tehtävänsä. Sopimuksen toteutumista ohjaa palvelukeskuksen johtokunta. Palvelukeskuksen ja asiakkaiden yhteinen seurantaryhmä seuraa palvelutoiminnan toteutumista ja tarkoituksenmukaisuutta sekä arvioi kehittämistarpeita.

3 YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 3 (13) Tämän sopimuksen toteutumista seurataan ja kehitetään myös säännöllisin ja erikseen sovittavin toimintatavoin palvelukeskuksen ja asiakkaan välisenä yhteistyönä. Säännöllisen asiakasyhteistyön avulla varmistetaan asiakkaiden tarpeita vastaavien palveluiden tuottaminen sekä niiden kehittäminen. Näitä toteutetaan mm. asiakasraportoinneilla ja tekemällä säännöllisesti asiakkaille asiakastyytyväisyyskysely. Palveluiden hinnoittelu ja laskutus Kirkolliskokous vahvistaa Kirkon palvelukeskuksen kirjanpidon ja palkanlaskennan palvelujen palvelumaksujen perusteet (kirkkolaki 22 luku 8 ). Palvelumaksujen perusteet on määritelty liitteessä 2. Palvelujen hinnat päättää palvelukeskuksen johtokunta. Asiakas suorittaa Kirkon palvelukeskukselle kirkkolain 22 luvun 8 :n mukaisen kirkolliskokouksen vahvistamien perusteiden mukaan määräytyvän maksun (palvelumaksu) palvelukeskuksen hoitamista kirjanpidon ja palkanlaskennan tehtävistä. Maksut veloitetaan ja maksetaan jälkikäteen kerran kuukaudessa. Alihankkijoiden käyttäminen Palvelukeskuksella on oikeus käyttää alihankkijoita siten kuin palvelukeskuksen johtokunta siitä päättää. Palvelukeskus vastaa mahdollisen alihankkijan työstä kuin omastaan. Sopimuksen voimassaolo ja muuttaminen Sopimus on voimassa toistaiseksi. Kaikki muutokset tähän sopimukseen on tehtävä kirjallisesti. Palvelukeskuksen palveluihin liittyvä vastuunjako asiakirjaan (Liite 1) voidaan tehdä muutoksia yhteyshenkilöiden allekirjoituksella. Muutokset tulevat voimaan, kun molemmat sopijapuolet ovat allekirjoituksillaan hyväksyneet muutokset. Asiakirjat, joilla muutoksista on sovittu, otetaan tämän sopimuksen uudeksi liitteeksi. Palvelujen hintaliitteen (Liite 2) muutokset tulevat kuitenkin voimaan ilman eri sopimusmuutosta palvelukeskuksen johtokunnan päätöksen mukaisesti. Sopimus seurakuntarakenteen muutostilanteessa Asiakkaana olevan seurakuntatalouden lakatessa tämä sopimus raukeaa. Palvelukeskus hoitaa sopimuksen päättyessä seurakunnan lakkaamista edeltävän vuoden tilinpäätöksen. Seurakuntarakenteen muuttuessa muulla tavoin on sopimus tarpeen mukaan tarkistettava tai laadittava uusi sopimus. Tietoturva Palvelukeskus sitoutuu pitämään salassa asiakkaan toimintaan ja henkilöstöön liittyvät tiedot, jotka ovat lain mukaan salassa pidettäviä tai luottamuksellisia. Palvelukeskus vastaa siitä, että sen palveluksessa olevat henkilöt ovat tietoisia salassapitoa koskevista määräyksistä ja noudattavat niitä. Palveluihin liittyvä tietojen luovuttaminen on kuvattu Palvelukeskuksen palveluihin liittyvä vastuunjako taulukossa (Liite 1) ja Sopimus tilastojen ja raporttien luovuttamisesta (Liite 3). Palvelukeskuksella ei ole oikeutta käyttää asiakkaan tietoja muuhun kuin lakisääteisten tehtäviensä hoitamiseen eikä luovuttaa tietoja sivulliselle, ellei tästä ole erikseen kirjallisesti sovittu. Palvelukeskus noudattaa Kirkon tietoturvapolitiikkaa, palvelukeskuksen tietoturvallisuusohjeita ja Kirkkohallituksen antamia ohjeita. Käyttöönottovaiheessa tarkastetaan tietoturvallisuuden taso. Palvelukeskus ja asiakas vastaavat siitä, että tietoturva toteutuu sovitun mukaisesti molempien osalta. Erimielisyyksien ratkaiseminen Tätä sopimusta koskeviin palveluihin liittyvät käytännön toimintaa koskevat ongelmat ja erimielisyydet ratkaistaan lähtökohtaisesti asiakkaan ja palvelukeskuksen edustajan välisillä keskusteluilla. Mikäli ongelma tai erimielisyys ei ratkea edellä mainituilla keskusteluilla, asiakas toimittaa kirjallisen reklamaation palvelukeskukseen. Mikäli erimielisyys ei ratkea reklamaatioprosessissa, asia saatetaan käsiteltäväksi palvelukeskuksen johtokunnassa.

4 YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 4 (13) Mikäli asiakas on tyytymätön johtokunnan ratkaisuun, asia voidaan viedä kirkkohallituksen täysistunnon ratkaistavaksi. Vahingon korvaaminen Sopijapuolet vastaavat siitä vahingosta, jonka he aiheuttavat toisilleen huolimattomuudellaan tai laiminlyönnillään. Sopijapuolet eivät kuitenkaan vastaa toiselle aiheutuneista välillisistä vahingoista. Sopijapuolet eivät vastaa sellaisesta vahingosta, joka aiheutuu lakon, työsulun, yleisen liikenteen, tietoliikenteen pysähtymisen tai muun sen kaltaisen sopijapuolesta riippumattoman syyn takia (force majeure). Se sopijapuoli, jota ylivoimainen este koskee, on velvollinen ilmoittamaan tästä sekä sen arvioidusta kestosta heti toiselle sopijapuolelle. Vahingonkorvausta koskevat riita-asiat käsitellään Helsingin käräjäoikeudessa. Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys Mikäli sopimusasiakirjan ja liitteiden välillä on ristiriitaa, ratkaisee sopimusasiakirjan sanamuoto. Kokouskutsun mukana toimitetaan palvelusopimuksen liitteet (3 kpl). Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy palvelusopimuksen ja oikeuttaa hallinjohtajan allekirjoittamaan sen. Asian käsittelyn aikana hallintojohtaja kertoi, että palvelusopimuksen yksityiskohdista käydään vielä neuvotteluja Kirkon palvelukeskuksen kanssa ja ehdotti, että asian valmistelua jatketaan ja käsittelyyn palataan yhteisen kirkkoneuvoston seuraavassa kokouksessa. Yhteinen kirkkoneuvosto päätti, että asian valmistelua jatketaan ja asiaa käsitellään uudestaan seuraavassa yhteisen kirkkoneuvoston kokouksessa. Yhteinen kirkkoneuvosto : Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy palvelusopimuksen ja oikeuttaa hallintojohtajan allekirjoittamaan sen. Asian käsittelyn aluksi hallintojohtaja täsmensi ehdotustaan seuraavaksi: Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy periaatteen, jonka mukaan myyntilaskutus on pääosin Kotka - Kymin seurakuntayhtymän vastuulla. Yhteinen kirkkoneuvosto oikeuttaa hallintojohtajan allekirjoittamaan palvelusopimuksen Kirkon palvelukeskuksen kanssa käydyn neuvottelun perusteella. Sopimuksen hyväksymisestä hallintajohtaja tekee viranhaltijapäätöksen. Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyi periaatteen, jonka mukaan myyntilaskutus on pääosin Kotka - Kymin seurakuntayhtymän vastuulla. Yhteinen kirkkoneuvosto oikeutti hallintojohtajan allekirjoittamaan palvelusopimuksen Kirkon palvelukeskuksen kanssa käydyn neuvottelun perusteella. Sopimuksen hyväksymisestä hallintojohtaja tekee viranhaltijapäätöksen.

5 YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 5 (13) 174 Yhteisen kirkkovaltuuston puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan valinta vuosiksi 2015 ja 2016 Kirkkojärjestyksen 8 luvun 2 : Kirkkovaltuusto valitsee keskuudestaan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan toimikautensa ensimmäisen ja kolmannen vuoden ensimmäisessä kokouksessa. Yhteinen kirkkoneuvosto esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että se toimittaisi yhteisen kirkkovaltuuston puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan vaalin vuosiksi 2015 ja Yhteisen kirkkovaltuuston työjärjestys Yhteinen kirkkovaltuusto on vahvistanut kirkkojärjestyksen 8 luvun 8 :n nojalla itselleen työjärjestyksen Työjärjestyksessä on tarkemmat määräykset kirkkovaltuuston työskentelystä, sen lisäksi on huomioitu, mitä kirkkolaissa säädetään ja sen nojalla kirkkojärjestyksessä ja kirkon vaalijärjestyksessä määrätään. Kirkkolaissa sekä erityisesti kirkkojärjestyksessä ja kirkon vaalijärjestyksessä on säännelty aiempaa tarkemmin hallintoelinten koollekutsuminen, asioiden käsittelymenettely ja vaalien toimittaminen. Työjärjestyksessä ei siten ole syytä toistaa näitä perussäännöksinä noudatettavia säännöksiä. Kun työjärjestykseen otettavista täydentävistä määräyksistä pelkästään muodostuisi liian hajanainen, on mallityöjärjestys laadittu siten, että varsinaisten työjärjestyksen omien määräysten kohdalle on otettu siinä käsiteltävää asiaa koskevat kirkkolain, kirkkojärjestyksen ja kirkon vaalijärjestyksen säännökset. Näin työjärjestys muodostaa yhden kokonaisuuden kirkkovaltuuston puheenjohtajan ja jäsenten tueksi ilman että normaalitapauksessa on tutkittava erikseen em. säädöksiä. Tällaista tarvetta saattaa ilmetä lähinnä silloin kun kirkkovaltuusto toimittaa suhteelliset vaalit. Käytännössä tällaiset vaalit valtuustotasolla ovat kuitenkin harvinaisia. Muutoksena on myös otettava huomioon, että suhteellisessa vaalissa voidaan äänestää ainoastaan ehdokaslistalla olevaa ehdokasta. Esitetään yhteiselle kirkkovaltuustolle tiedoksi yhteisen kirkkovaltuuston työjärjestys. 176 Suhteellisten vaalien vaalilautakunta Kirkkovaltuuston työjärjestyksen 18 :n perusteella valtuusto asettaa ensimmäisessä kokouksessaan suhteellisten vaalien toimittamista varten vaalilautakunnan, johon valitaan kolme varsinaista jäsentä ja kolme varajäsentä. Vaalilautakunta valitsee keskuudestaan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan.

6 YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 6 (13) Yhteinen kirkkoneuvosto esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että se toimittaisi suhteellisten vaalien vaalilautakunnan vaalin. 177 Yhteisen kirkkoneuvoston varapuheenjohtajan valinta vuosille 2015 ja 2016 Kirkkojärjestyksen 10 luvun 10 : Yhteisen kirkkoneuvoston jäseninä ovat tuomiokapitulin seurakuntayhtymän seurakuntien kirkkoherroista määräämä puheenjohtaja ja yhteisen kirkkovaltuuston valitsemat varapuheenjohtaja sekä vähintään 5 ja enintään 15 muuta jäsentä sen mukaan kuin ohjesäännössä määrätään. Kirkkoherraa lukuun ottamatta kullakin jäsenellä on henkilökohtainen varajäsen. Jäseneksi ja varajäseneksi ei saa valita saman seurakuntayhtymän tai siihen kuuluvan seurakunnan viranhaltijaa eikä työsopimussuhteessa olevaa työntekijää. Yhteisen kirkkoneuvoston päätöksen noudattamista ja laillisuutta valvoo sen puheenjohtaja, jollei ohje- tai johtosäännössä ole toisin määrätty. Kotka-Kymin seurakuntayhtymän yhteisen kirkkoneuvoston ohjesäännön 1 :n mukaan yhteiseen kirkkoneuvostoon kuuluu puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan lisäksi 8 jäsentä. Ohjesääntö määrittää lisäksi, että yhteisen kirkkoneuvoston jäsenten vaali toimitetaan yhteisessä kirkkovaltuustossa siten, että ensiksi valitaan yhteisen kirkkoneuvoston varapuheenjohtaja ja sitten muut jäsenet. Mikkelin hiippakunnan tuomiokapituli on määrännyt vuosiksi 2015 ja 2016 yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtajaksi Kotkan seurakunnan kirkkoherran Hannu Marttilan. Varapuheenjohtajan ja muiden jäsenten vaali toimitetaan kirkkovaltuuston toimikauden ensimmäisen ja kolmannen vuoden tammikuussa. Yhteinen kirkkoneuvosto päättää esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että se toimittaisi yhteisen kirkkoneuvoston varapuheenjohtajan vaalin. 178 Yhteisen kirkkoneuvoston jäsenten (8) valinta vuosille 2015 ja 2016 Yhteisen kirkkoneuvoston jäsenten vaalin perusteet on esitelty varapuheenjohtajan valintaa käsittelevässä pykälässä. Vaalissa on lisäksi otettava huomioon Kirkkolain 25 luku 10a : Kirkollisissa toimielimissä lukuun ottamatta kirkolliskokousta, hiippakuntavaltuustoa, piispainkokousta, tuomiokapitulia, kirkkovaltuustoa, yhteistä kirkkovaltuustoa ja seurakuntaneuvostoa tulee olla sekä naisia että miehiä kumpiakin vähintään 40 prosenttia, jollei erityisestä syystä muuta johdu. Yhteinen kirkkoneuvosto päättää esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että se toimittaisi yhteisen kirkkoneuvoston varsinaisten jäsenten (8) vaalin vuosiksi

7 YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 7 (13) 179 Yhteisen kirkkoneuvoston varapuheenjohtajan ja jäsenten (8) henkilökohtaisten varajäsenten valinta vuosille 2015 ja 2016 Yhteisen kirkkoneuvoston ohjesäännön 3 : Kun edellä 2 :ssä mainitut vaalit on toimitettu, on eri vaalilla valittava henkilökohtaiset varajäsenet. Yhteinen kirkkoneuvosto päättää esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että se toimittaisi varapuheenjohtajan ja varsinaisten jäsenten henkilökohtaisten varajäsenten vaalin vuosiksi Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan vaali vuosiksi Yhteisen kirkkoneuvoston ohjesäännön 21 :ssä on todettu, että sen alaisuudessa toimii kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta, jonka toimintaa määrittää yhteisen kirkkovaltuuston hyväksymä johtosääntö. Johtosäännön 2 : Johtokunnan, joka on yhteisen kirkkoneuvoston alainen, yhteinen kirkkovaltuusto asettaa toimikautensa ajaksi. Kullekin jäsenelle yhteinen kirkkovaltuusto valitsee henkilökohtaisen varajäsenen. Johtokuntaan kuuluvat yhteisen kirkkovaltuuston valitsemat kaksi edustajaa kustakin jäsenseurakunnasta ja yhteisen kirkkoneuvoston keskuudestaan valitsema edustaja. Johtokunnan kokouksissa on puhe- ja läsnäolo-oikeus seurakuntien kirkkoherroilla ja seurakuntayhtymän hallintojohtajalla ja talousjohtajalla. Johtokunnan puheenjohtajan valitsee yhteinen kirkkovaltuusto. Johtokunta valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan. Kokouksen sihteerinä toimii hallinto- ja taloustoimiston toimistosihteeri. Puheenjohtaja voi kutsua myös muita alan asiantuntijoita johtokunnan kokoukseen tietyn asian käsittelyä varten. Oman toimi- ja vastuualueensa asiat esittelee hallintojohtaja, toimistopäällikkö, kiinteistöpäällikkö ja hautaustoimenpäällikkö. Vaalissa on lisäksi otettava huomioon Kirkkolain 25 luku 10a : Kirkollisissa toimielimissä lukuun ottamatta kirkolliskokousta, hiippakuntavaltuustoa, piispainkokousta, tuomiokapitulia, kirkkovaltuustoa, yhteistä kirkkovaltuustoa ja seurakuntaneuvostoa tulee olla sekä naisia että miehiä kumpiakin vähintään 40 prosenttia, jollei erityisestä syystä muuta johdu. Yhteisen kirkkoneuvosto päättää esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että toimittaisi kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan jäsenten vaalin ja toimittaisi johtokunnan puheenjohtajan vaalin.

8 YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 8 (13) Samalla esitetään, että yhteinen kirkkovaltuuston toimittaisi varsinaisten jäsen henkilökohtaisten varajäsenten vaalin. 181 Perheneuvojan viran väliaikainen täyttäminen Valmistelija yhteisten työalojen ja keskusrekisterin johtaja, Matti Kontkanen Perheneuvojan viran (virka 50) vakinainen haltija on ollut estynyt hoitamasta virkaansa saakka ja hän on saanut jatkoa lakisääteiseen virkavapauteensa saakka. Kymin kappalainen pastori Johanna Tanska on hoitanut virkaa viranhaltijapäätöksellä osaaikaisesti Johanna Tanskalle on myönnetty virkavapautta Kymin kappalaisen virasta saakka ja hän on anonut virkavapaudelle jatkoa saakka. Virkasäännön mukaan virka voidaan täyttää sitä haettavaksi julistamatta väliaikaisesti. Viran kelpoisuusehtona on ylempi korkeakoulututkinto ja perheneuvojan erikoistumiskoulutus tai sitoutuminen erityiskoulutukseen. Vakinaisen viranhaltijan palkkaus on määräytynyt sen mukaan, että hänellä on vielä erikoistumiskoulutus suorittamatta. Johanna Tanska on hakenut viransijaisuutta ja on valmis ottamaan sen vastaan 80 % työajalla. Johanna Tanskalla on ylempi korkeakoulututkinto ja hän on sitoutunut aloittamaan koulutuksen jos tulee valituksi sijaiseksi. Ehdotus, yhteisten työalojen ja keskusrekisterin johtaja: Yhteinen kirkkoneuvosto päättää valita Johanna Tanskan Etelä-Kymenlaakson perheasiain neuvottelukeskuksen perheneuvojan sijaiseksi (virka 50) 80 %:n työajalla , edellyttäen että hän saa anomansa virkavapauden Kymin kappalaisen virasta. Palkkaus vakinaisen perheneuvojan palkan mukainen. Yhteinen kirkkoneuvosto valitsi Johanna Tanskan Etelä-Kymenlaakson perheasiain neuvottelukeskuksen perheneuvojan sijaiseksi (virka 50) 80 %:n työajalla , edellyttäen että hän saa anomansa virkavapauden Kymin kappalaisen virasta. Palkkaus vakinaisen perheneuvojan palkan mukainen. 182 Puhelinpalvelujen kilpailutus Valmistelija yhteisten työalojen ja keskusrekisterin johtaja Matti Kontkanen, p Yhtymän puhelinpalvelut kilpailutettiin sopimuskaudelle Mobiilipohjaisten palvelujen tuottajana on ollut Telia-Sonera. Aikaisemmin käytössä olleisiin lankapuhelimiin verrattuna mobiilipuhelimet ovat olleet edullisempia käyttää ja pääosin toiminnallisesti tarkoituksenmukaisia. Ongelmia ovat tuottaneet puhelinvaihteen asetukset, kuuluvuus joissakin toimistoissa ja ns. puhelun poimintaominaisuuden puuttuminen. Puhelinvaihteen asetusongelmat on saatu ratkaistuksi, mutta satunnaisiin kuuluvuusongelmiin ei ole monista korjauskokeiluista huolimatta saatu ratkaisua. Nykyinen sopimus on irtisanottu lukien. Uusi kilpailutus pantiin vireille kesällä 2014 Seutuhankinnan konsultoimana. Seutuhankinta ehdotti, että sen sijaan että yhtymä lähtisi kilpailuttamaan erikseen palveluntuottajia, se osal-

9 YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 9 (13) listuisi KL-kuntahankinnat Oy:n järjestämään yhteishankintaan. Kuntahankinnat Oy on kilpailuttanut teleoperaattorit ja kilpailutuksen voitti Telia-Sonera. Telia-Soneran kanssa käydyssä esineuvottelussa yhtiön edustaja esitteli saatavissa olevia palveluja ja niiden hintoja. Keskusteltiin nykyisistä ongelmista ja niiden ratkaisemisesta. Tilattava palvelupaketti tulisi olemaan pääasiassa nykyisiä palveluja vastaava kokonaisuus. Yhtymän puhelinvaihde jäisi pois. Tilastojen mukaan puhelinvaihteeseen tulee meillä alle kymmenen puhelua päivässä. Asiakkaat ovat tottuneet soittamaan suoriin numeroihin. Kouvolan seurakuntayhtymästä on saatu rohkaisevia kokemuksia puhelinvaihteen pois jättämisestä. Ainakin aluksi toimistoihin tulisi kuitenkin kevyempi puhelunohjausmahdollisuus. Hinnat olisivat alustavan laskelman mukaan noin 30 % halvemmat kuin nykyiset hinnat. Kuuluvuusongelmiin toimittaja ei voi antaa muuta sitoumusta kuin lupauksen tutkia ja korjata, jos niitä edelleen uudessa järjestelmässä ilmenee. Ehdotus, yhteisten työalojen ja keskusrekisterin johtaja: Yhteinen kirkkoneuvosto päättää hyväksyä yhteishankintaan osallistumissitoumuksen KL- Kuntahankinnat Oy:n kanssa teleoperaattoripalveluiden osalta ja valtuuttaa yhteisten työalojen ja keskusrekisterin johtajan allekirjoittamaan sopimus. Yhteinen kirkkoneuvosto päättää antaa yhteisten työalojen ja keskusrekisterin johtajalle valtuutuksen jatkaa palvelupaketin tilaamisneuvotteluja Telia-Soneran kanssa ja allekirjoittaa palvelusopimus sen kanssa. Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyi yhteishankintaan osallistumissitoumuksen KL- Kuntahankinnat Oy:n kanssa teleoperaattoripalveluiden osalta ja valtuutti yhteisten työalojen ja keskusrekisterin johtajan allekirjoittamaan sopimuksen. Yhteinen kirkkoneuvosto valtuutti yhteisten työalojen ja keskusrekisterin johtajan jatkamaan palvelupaketin tilaamisneuvotteluja Telia-Soneran kanssa ja allekirjoittamaan palvelusopimuksen. 183 Seurakuntalehti Osviitan kustantaminen Valmistelija yhteisten työalojen ja keskusrekisterin johtaja Matti Kontkanen, Seutuhankinta on pyytänyt Kotka-Kymin seurakuntayhtymän toimeksiannosta avoimella menettelyllä tarjouspyynnöllä tarjoukset seurakuntalehden kustantamisesta. Hankinnasta on julkaistu kansallinen hankintailmoitus julkisten hankintojen sähköisellä ilmoituskanavalla (HILMA) Tarjouspyyntö on julkaistu samanaikaisesti sähköisessä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa ( Lehden rakenteeseen tuli muutos kesken tarjouskilpailun ja siksi HILMAssa julkaistiin korjausilmoitus Samanaikaisesti julkaistiin korjattu tarjouspyyntö Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa. Määräaikaan kello mennessä tarjouksensa jätti Painoyhtymä Oy. Tarjous avattiin Seutuhankinnassa Läsnä olivat hankinta-asiantuntija Arto Sulasalmi ja hankintajohtaja Timo Leppälahti. Tarjousten käsittely avoimessa menettelyssä on kolmivaiheinen. Ensimmäisessä vaiheessa arvioidaan tarjoajien kelpoisuus ja edellytykset suoriutua sopimuksesta, toisessa vaiheessa tarkastetaan tarjousten vastaavuus tarjouspyyntöön ja kolmannessa vaiheessa tehdään tar-

10 YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 10 (13) jouspyynnön mukaisten tarjousten välillä tarjousvertailu tarjouspyynnössä ilmoitetuin valintaperustein. Tarjouksen käsittelyssä todettiin, Painoyhtymä Oy täyttää tarjouspyynnön kelpoisuusvaatimukset ja sillä on taloudelliset ja toiminnalliset edellytykset tarjouspyynnön mukaisen palvelun tuottamiseen. Painoyhtymä Oy:n tarjous oli tarjouspyynnön mukainen. Koska tarjouskilpailuun tuli vain yksi tarjous, ei varsinaista tarjousvertailua tehty. Ehdotus, yhteisten työalojen ja keskusrekisterin johtaja: Yhteinen kirkkoneuvosto päättää valita seurakuntalehti Osviitan kustantamisen sopimuskumppaniksi ajalle Painoyhtymä Oy. Yhteinen kirkkoneuvosto valtuuttaa yhteisten työalojen ja keskusrekisterin johtajan allekirjoittamaan hankintasopimuksen valitun sopimuskumppanin kanssa. Yhteinen kirkkoneuvosto valitsi seurakuntalehti Osviitan kustantamisen sopimuskumppaniksi ajalle Painoyhtymä Oy. Yhteinen kirkkoneuvosto valtuutti yhteisten työalojen ja keskusrekisterin johtajan allekirjoittamaan hankintasopimuksen valitun sopimuskumppanin kanssa. 184 Yhteisen kirkkovaltuuston päätösten laillisuus ja täytäntöönpanokelpoisuus Yhteisen kirkkovaltuuston käsittelemät asiat: Asia 10 Kokouksen avaus 11 Vapautusten myöntäminen ja läsnäolijoiden toteaminen 12 Kokouksen laillisuuden, päätösvaltaisuuden toteaminen ja esityslistan hyväksyminen 13 Pöytäkirjan tarkastus 14 Kotka - Kymin seurakuntayhtymän vuoden 2013 tilinpäätös 15 Hautainhoitorahaston vuoden 2013 tilinpäätös 16 Kotkan diakoniarahaston tilinpäätös Viestinnän tilanne- ja tulevaisuuden katsaus 2014 ja lisätalousarvio 18 Vuoden 2015 tuloveroprosentti 19 Kotkan seurakuntakeskuksen kehitys- ja peruskorjaushanke 20 Henkilöstökertomus Langinkosken 2. kappalaisen viran lakkauttaminen ja 3. seurakuntapastorin viran perustaminen 22 Yhteisen kirkkovaltuuston paikkajako vaalikaudeksi Muut mahdolliset asiat 24 Muutoksenhaku ja kokouksen päättäminen Yhteisen kirkkovaltuuston käsittelemät asiat: Asia 25 Kokouksen avaus 26 Vapautusten myöntäminen ja läsnäolijoiden toteaminen 27 Kokouksen laillisuuden, päätösvaltaisuuden toteaminen ja esityslistan hyväksyminen 28 Pöytäkirjan tarkastus 29 Palkkiosääntö/Kokouspalkkiot ja ansionmenetyksien korvaukset vuosina

11 YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 11 (13) 30 Suositus toimituspalkkioista 31 Hautausmaakatselmuspöytäkirja 32 Kiinteistöjen katselmukset 33 Muutokset vuoden 2014 talousarvion investointiosaan 34 Virkojen lakkautukset/erityisammattimiehen virka ja kaksi siivoojan virkaa 35 Muut mahdolliset asiat 36 Muutoksenhaku ja kokouksen päättäminen Todetaan yhteisen kirkkovaltuuston kokousten ja päätökset laillisiksi ja täytäntöönpanokelpoisiksi. Todettiin yhteisen kirkkovaltuuston ja kokousten päätökset laillisiksi ja täytäntöönpanokelpoisiksi. 185 Hallintojohtajan päätöspöytäkirjat Merkitään tiedoksi hallintojohtajan päätöspöytäkirjat. Päätöspöytäkirjat ovat nähtävänä kokouksessa Mattotyöt/Korkeavuorenkatu 20 A 8-32 Lisätyötarjoukset/Aittakorven seurakuntatalo/ HS-Automaatio Ky - 33 Rakennuttaminen ja valvonta/tarjous/itä-suomen Controlteam Oy Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi. 186 Yhteisten työalojen ja keskusrekisterin johtajan päätöspöytäkirja Merkitään tiedoksi yhteisten työalojen keskusrekisterin johtajan päätöspöytäkirja. Päätöspöytäkirja on nähtävänä kokouksessa Perheasiain neuvottelukeskuksen johtajan viran täyttäminen ja perheneuvojan viran (60) määräaikainen täyttäminen Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi. 187 Kiinteistöpalvelupäällikön päätöspöytäkirjat Merkitään tiedoksi kiinteistöpalvelupäällikön päätöspöytäkirjat. Päätöspöytäkirjat ovat nähtävänä kokouksessa Tilavuokran oikaisu - 23 Hoitovapaa - 24 Määräaikainen työsopimus - 25 Määräaikainen työsopimus Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi.

12 YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 12 (13) 188 Saapuneet kirjeet 1. Kirkkohallituksen yleiskirje 26/ Lastensuojelulain mukainen ilmoitusvelvollisuus 2. Kirkkohallituksen yleiskirje 27/ Kirkolle oikeus rahankeräykseen 3. Hautainhoitorahaston ryhmäkasvit hoitokaudella Sopimuksen option käyttöönotto/ Tapio Koivulan Puutarha Ky 4. Kotkan kaupunki - Seutuhankinnan palvelusopimuksen irtisanominen Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi. 189 Saatavat 2013 Valmistelijat: pääkirjanpitäjä Erja Toivonen ja kiinteistöpalvelupäällikkö Pirkko Itälä Taloussääntö: 10 Saatavien perintä Saatavien valvonta ja perintä on järjestettävä siten, että kaikki saatavat tulevat asianmukaisesti perityiksi. Mikäli saatava ei ole eräpäivään mennessä maksettu, velallista on kehotettava maksaman velkansa. Jos saatava viivästyskorkoineen ei kehotuksesta huolimatta ole maksettu, on asiassa ryhdyttävä viipymättä perimistoimenpiteisiin. Kirkkoneuvosto voi perustellusta syystä luopua saatavan perimisestä. Mikäli avoimien saatavien poistaminen on delegoitu talouspäällikölle, hän tekee asiasta kirjallisen päätöksen perusteluineen ja antaa tiedon päätöksistä kirkkoneuvostolle. Avoimet saatavat kirjataan luottotappioiksi sekä myynti- ja muiden saamisten oikaisuiksi välittömästi tuloksettomien perintätoimenpiteiden jälkeen. Ehdotus talouspäällikkö: Yhteinen kirkkoneuvosto päättää hyväksyä tehdyn yhdistelmän vuoden 2013 avoimien päiväkerho- (2 037,31 euroa), virkatodistus- (464,00 euroa), kurssikeskus- (2 330,50 euroa), vuokra- ja pöytäliinavuokra- (16 460,27 euroa) sekä hautauslaskusaatavien (10 212,00 euroa) kirjaamisen luottotappioiksi sekä myyntisaamisten oikaisuksi. Laskuista lähetetty kolme maksukehotusta ja sen jälkeen vastaavan viranhaltijan lausunnon perusteella mahdollisesti laitettu perintään. Perintä on lopetettu joko velallisen varattomuuden tai saatavien pienuuden takia (perintäkulut suuremmat kuin saatava). Ehdotus hallintojohtaja: Yhteinen kirkkoneuvosto päättää hyväksyä talouspäällikön ehdotuksen siten tarkistettuna että, hautaustoimen saatavien ja vuokrasaatavien perinnästä taloustoimisto valmistelee yhteiselle kirkkoneuvostolle ehdotuksen uutta käsittelyä varten. Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyi talouspäällikön ehdotuksen siten tarkistettuna että, hautaustoimen saatavien ja vuokrasaatavien perinnästä taloustoimisto valmistelee yhteiselle kirkkoneuvostolle ehdotuksen uutta käsittelyä varten.

13 YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 13 (13) 190 Muita asioita 1. Toimikauden arviointi Kokouskutsun mukana toimitetaan yhdistelmä arviointilomakkeilla annetuista vastauksista. Käydään arviointikeskustelu. Päätetään antaa asian jatkovalmistelu toimenpiteineen johtoryhmän tehtäväksi. Käydyssä arviointikeskustelussa nousseet asiat päätettiin antaa jatkovalmisteluun toimenpiteineen johtoryhmälle. 191 Muutoksenhaku ja kokouksen päättäminen Puheenjohtaja antaa oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoituksen, joka liitetään pöytäkirjaan ja päättää kokouksen. Puheenjohtaja antoi oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoituksen, joka liitetään pöytäkirjaan ja päätti kokouksen kello H a n n u M a r t t i l a Hannu Marttila puheenjohtaja J a t t a T i i h o n e n Jatta Tiihonen sihteeri Pöytäkirja todettu kokouksen kulun ja siinä tehtyjen päätösten mukaiseksi. Kotkassa 23. päivänä joulukuuta 2014 M a r j a-l e e n a S a a s t a m o n e n P i r j o R o m p p a n e n Marja-Leena Saastamoinen Pirjo Romppanen