Registerbeskrivning / Rekisteriseloste MULTIPRIMUS

Transkriptio

1 1. Registrets namn/ Rekisterin nimi 2. Registeförare / Rekisterinpitäjä 3. Registeransvarig / Rekisterin vastuuhenkilö 4. Personal som handhar registerärenden samt kontaktperson i registerärenden / Rekisteröintiasioita hoitava henkilökunta sekä yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa 5. Ändamål och grunder för behandling av personuppgifter / Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja perusteet 6. Innehåll i registret / Rekisterin sisältö 7. Källor som i allmänhet används för registret / Yleiset tietolähteet 8. Ändamål för vilka personuppgifter i regel lämnas ut / Tietojen säännönmukaiset luovutukset 9. Överföring av information utanför EU eller EES / Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 10. Principer för skydd av registret / Rekisterin suojauksen periaatteet 11. Rätt till att använda registret / Rekisterin käyttöoikeudet 12. Rätt till insyn / Tarkastusoikeus 13. Rätt att begära rättelse av en uppgift / Oikeus vaatia tiedon korjaamista 14. Förbudsrätt / Kielto-oikeus 15. Information till den registerade / Rekisteröidyn informointi 16. Registerförvaltning / Rekisterihallinto 1. Registrets namn/ Rekisterin nimi MultiPrimus Innehåller KURRE-applikation / sisältää KURRE-sovelluksen Innehåller WILMA-internetapplikation / sisältää WILMA-internetsovelluksen 2. Registerförare / Rekisterinpitäjä Optima samkommun / Optima kuntayhtymä 3. Registeransvarig / Rekisterin vastuuhenkilö Rektor Max Gripenberg, rehtori Max Gripenberg, GSM Personal som handhar registerärenden samt kontaktperson i registerärenden / Rekisteröintiasioita hoitava henkilökunta sekä yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa E-post: förnamn.efternamn@optimaedu.fi (ä och å=a, ö=o), Sähköpostiosoitteet etunimi.sukunimi@optimaedu.fi (ä ja å=a, ö=o) - Grundläggande yrkesutbildning / ammatillinen perusopetus; Studiesekreterare/ opintosihteeri Stina Hokkanen, GSM

2 Studiesekreterare Linda Lindgren, tfn Yrkesinriktad specialundervisning / ammatillinen erityisopetus: Studiesekreterare Pia Nyström, GSM Statistik och samkommunens förvaltning, /Tilastot ja kuntayhtymän hallinto; Studiesekreterare Britt-Mari Stranden, tfn Antagning / Opiskelijaksi otto; Rektor / rehtori Max Gripenberg, Ansvarig kanslisekreterare Marica Hagman, tfn Koordinator studerandeservice / Opiskelijapalvelukoordinaattori Sanna Björkell-Käldström, tfn Studiesekreterare Linda Lindgren Yrkesinriktad specialyrkesutbildning,rektor / Ammatillinen erityisopetus rehtori Sixten Snellman, GSM Yrkesinriktad specialyrkesutbildning, studiesekreterare Pia Nyström FPA- och skolreseärenden/ KELA- ja koulumatka-asiat Receptionssekreterare Kerstin Grahn, tfn Studiesekreterare / Opintosihteeri Stina Hokkanen Studiesekreterare Linda Lindgren 5. Ändamål och grunder för behandling av personuppgifter / Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja perusteet Upprätthållande av registret: Lag om yrkesutbildning 630/1998, Lag om yrkesinriktad vuxenutbildning 631/1998, Personuppgiftslagen 523/1994 Hantering av registret: Lag om yrkesutbildning 630/1998, Personuppgiftslagen 523/1994, Lag on offentlighet i myndigheternas verksamhet 621/1999 Administration och studieregistrering av Optimas studerande, studiearrangemang och prestationer. Datasystemets kärnprogram är StarSoft Primus. Från offentlighetslagens synvinkel kan de övriga programmen som hör till systemet räknas som hjälp- eller arbetsredskapsprogram. Övriga program som hör till datasystemet är schemaläggningsprogrammet Kurre samt Primus och Kurres gemensamma www-del Wilma. 2

3 Informationen i registret överlåts inte till utomstående part förutom till myndigheter som på lagstadgade grunder samlar in data om verksamheten. Dataöverföring till statlig förvaltning samt övriga myndigheter (Statistikcentralen, FPA, UBS, Karvi). Rekisterin pitämisen perusteet: Laki ammatillisesta koulutuksesta 630/1998, Laki ammatillisesta aikuiskoulutuksesta 631/1998, Henkilötietolaki 523/1994. Rekisterin käsittely: Laki ammatillisesta koulutuksesta 630/1998, Henkilötietolaki 523/1994, Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999. Optiman opiskelijoiden opintojen, opintojärjestelyiden ja opintosuoritusten hallinnointi ja rekisteröinti. Tietojärjestelmän ydinohjelma on StarSoft Primus. Julkisuuslain näkökulmasta voidaan järjestelmään liittyviä muita ohjelmia pitää aputai työkaluohjelmina. Muut tietojärjestelmään liittyvät ohjelmat ovat lukujärjestysohjelma Kurre sekä Primus ja Kurren yhteinen www-osa Wilma. Rekisterin tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille lukuun ottamatta viranomaisia, joilla on lakiin perustuva oikeus kerätä tietoja toiminnasta. Tietojen välitys valtionhallintoon sekä muille viranomaisille (Tilastokeskus, KELA, Opetushallitus, Karvi). 6. Innehåll i registret / Rekisterin sisältö Information om studeranden: Studerandens grund- och personuppgifter (personbeteckning, namn, adress, telefonnummer, Wilma-lösenord mm.) Foto Studerandes boende i studiebostäderna (adress, rum, garantiavgift, inflyttnings- och utflyttningsdatum mm) Vårdnadshavares namn- och kontaktuppgifter, Wilma-lösenord Studerandes adressuppgifter och vårdnadshavaruppgifter registreras inte om studerande har skyddad identitet. Beslut gällande studerande (studieresor, specialundervisning mm.) Läroanstaltsuppgifter, tidigare och nuvarande studier samt ansökningsuppgifter Uppgifter gällande studierna (bl.a. läroanstalt, bransch, grupp, årskurs) Studerandetyper (avlägger examen, kombiexamen, läroavtal, arbetskraftspolitisk utbildning, specialstuderande, utbytesstuderande, avbrutit/avgått, utexaminerad m.fl.) Studerandes studieplan innehållande examensdelar samt delar (kurser) av examensdelarna, kursval, inlärning i arbete-perioder (LiA), yrkesprov, lärdomsprov och vitsord Dokument och uppgifter till grund för betyg, intyg och bedömning Studerandes lektionsanteckningar, bl.a. frånvaro Information om personalen: Lärarnas och personalens (namngivna grupper som kuratorer, skolhälsovårdare osv.) grund- och personuppgifter (personbeteckning, namn, adress, telefonnummer, användarrättigheter, Wilma-lösenord osv.) 3

4 Information om arbetslivsrepresentanter kring studierna Uppgifter om yrkesteamens medlemmar (namn, adress, telefonnummer, arbetsplats), Handledare under LiA-perioder (namn, adress, telefonnummer, arbetsplats) Samkommunen Grunduppgifter om samkommunen och utbildningsområden för statistikinlämning ( bl.a. utbildningstillstånd, adresser, läroplaner, uppgifter om läsårets arbetsdagar, periodiseringar, schemaläggning, användarrättigheter/grupper Internetanslutningen Wilma Via internetanslutningens inloggning: kursval, läsordningar, studerandes prestationer och frånvaro. Wilma används också som informations- och kommunikationskanal mellan hem och skola. Schemaläggningsprogrammet Kurre Kurre används för schemaläggning av enskilda studerande, studerandegrupper och lärare. Bedömningslistor, lektionsdagböcker och lektionsanteckningar skapas från Kurre enligt en årligen godkänd läsplan. Dessa är synliga i Wilma för studerande, vårdnadshavare, lärare och övriga namngivna grupper i enlighet med användarrättighet. Opiskelijoita koskevat tiedot: Opiskelijan perus- ja henkilötiedot (henkilötunnus, nimi, osoite, puhelinnumero, Wilma-salasana jne.) Kuva Opiskelijan asuminen opiskelija-asunnossa (osoite, huone, takuumaksu, muuttopäivä jne.) Huoltajan nimi ja osoitetiedot, Wilma-salasana Mikäli opiskelijan henkilöllisyys on suojattu, hänen osoite- ja huoltajatietojaan ei merkitä rekisteriin. Opiskelijaa koskevat päätökset (opintomatkat, erityisopetus jne.) Oppilaitostiedot, aiemmat ja nykyiset opinnot sekä hakutiedot Opintoja koskevat tiedot (mm. oppilaitos, ala, ryhmä, vuosikurssi) Opiskelijatyyppi (suorittaa tutkintoa, yhdistelmäopinnot, työvoimapoliittinen koulutus, erityisopiskelija, vaihto-opiskelija, keskeyttänyt/eronnut, valmistunut ym.) Opiskelijan opintosuunnitelma, joka sisältä tutkinnonosat sekä niiden osat (kurssit), kurssivalinnat, työssäoppimisjaksot (TOP), näytöt, opinnäytteet ja arvosanat Todistuksen ja arvioinnin perusteena olevat dokumentit ja tiedot Opiskelijan tuntitiedot, mm. poissaolot Henkilökunnan tietoja: Opettajien ja henkilökunnan (nimetyt ryhmät kuten kuraattorit, kouluterveydenhoitajat jne.) perus- ja henkilötiedot (henkilötunnus, nimi, osoite puhelinnumero, käyttäjäoikeudet, Wilma-salasanat jne.) Opiskeluun liittyvien työelämäedustajien tiedot: Ammattitiimien jäsenten tiedot (nimi, osoite, puhelinnumero, työpaikka), 4

5 Kuntayhtymä: Työpaikkaoppimisen ohjaajat (nimi, osoite, puhelinnumero, työpaikka) Kuntayhtymän ja opintoalojen perustiedot tilastotietojen välittämistä varten (mm. Koulutuslupa, osoitteet, opetussuunnitelmat, tiedot kouluvuoden koulupäivistä, jaksotukset, lukujärjestysten laatiminen, käyttäjäoikeudet / ryhmät Internetliittymä Wilma Sisäänkirjautumalla internetliittymän kautta: kurssivalinnat, lukujärjestykset, opiskelijoiden suoritukset ja poissaolot. Wilmaa käytetään myös kodin ja koulun välisenä tieto- ja kommunikointikanavana. Lukujärjestysohjelma Kurre Kurrea käytetään yksittäisten opiskelijoiden, opiskelijaryhmien ja opettajien lukujärjestysten tekoon. Arviointilistat, tuntipäiväkirjat ja tuntimuistinpanot luodaan Kurresta vuosittain hyväksytyn lukusuunnitelman mukaisesti. Nämä näkyvät Wilmassa käyttäjäoikeuksien mukaisesti opiskelijalle, huoltajalle, opettajille ja muille nimetyille ryhmille. 7. Källor som i allmänhet används för registret / Yleiset tietolähteet Befolkningsregistret, Studieinfo.fi, övriga administrativa verksamhetsområden, lärare, studerande och deras vårdnadshavare, skolfotografen. Väestörekisteri, Opintopolku.fi, muut hallinnolliset toimialat, opettajat, opiskelijat sekä heidän huoltajansa, koulukuvaaja. 8. Ändamål för vilka personuppgifter i regel lämnas ut / Tietojen säännönmukaiset luovutukset Till utbildningsstyrelsen och Karvi insamling och uppföljning av inlärningsresultat - Yrkesprov - Avlagda examen under kalenderåret - Utvärderingar (UBS, Karvi) Folkpensionsanstalten - Avlagda examen under kalenderåret - Kontinuerlig anmälan om avbrott i studierna och frånvaro Statistikcentralen - Individbaserade basuppgifter för beräkning av statsandelar - Studerande som avlägger examen - Närvarouppgifter 20.9 och 20.1 Kommunerna - Uppgifter som de behöver för uppsökande verksamhet Opetushallitukselle ja Karville oppimistulosten keruu ja seuranta - Näytöt - Kalenterivuoden aikana suoritetut tutkinnot - Arvioinnit (OPH, Karvi) Kansaneläkelaitokselle - Kalenterivuoden aikana suoritetut tutkinnot - Opintojen keskeyttämiset ja poissaolot ilmoitetaan keskeytyksettä Tilastokeskukselle 5

6 - Valtionosuuksien laskemiseksi tarvittavia yksilökohtaisia perustietoja - Tutkintoa suorittavat opiskelijat - Laskentapäivien 20.9 ja 20.1 läsnäolotiedot Kunnille - Koulutustakuun etsivässä toiminnassa tarvittavat tiedot 9. Överföring av information utanför EU eller EES / Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Från registret överförs inte uppgifter utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. Rekisteristä ei siirretä tietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. 10. Principer för skydd av registret / Rekisterin suojauksen periaatteet Enligt Arkivlagen 831/1994, Personuppgiftslagen 523/1999 och Lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet 621/1999. Delar av registeruppgifterna är skyddade enligt Lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet och därmed sekretessbelagda (studerandevård, hälsotillstånd, skyddad identitet, uppgifter i privatliv och ekonomisk ställning. Tystnadsplikten omfattas av all personal med insyn i registret, även efter att anställningsförhållandet har upphört. A. Manuella arkiv Pappersdokument förvaras i läroanstalten i låsbara arkiv enligt samkommunens arkiveringsplan. B. Datasystemets arkiv Databasens register finns på en hostingserver hos programleverantören StarSoft. Tillgång till databasen har personal med användarrätt. Arkistolain 831/1994, Henkilötietolain 523/1999 ja Lain viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999 mukaisesti. Osa rekisteritiedoista on salassa pidettäviä Lain viranomaisten toiminnan julkisuudesta mukaisesti (opiskelijahuolto, terveydentila, suojattu henkilöllisyys, yksityiselämän ja taloudellisen aseman tiedot). Vaitiolovelvollisuus koskee koko henkilökuntaa, jolla on pääsy rekisteriin. Vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä. A. Manuaalinen arkisto Manuaalisia asiakirjoja säilytetään oppilaitoksessa lukituissa arkistoissa kuntayhtymän arkistointisuunnitelman mukaisesti. B. Tietojärjestelmän arkisto Tietojärjestelmän arkisto on hostingpalvelimella ohjelmiston toimittajalla StarSoftilla. Pääsy tietojärjestelmään on käyttäjäoikeudet omaavalla henkilökunnalla. 6

7 11. Rätt till att använda registret / Rekisterin käyttöoikeudet Enligt befattningsbeskrivningar på olika nivåer enligt tjänstemannabeslut. Optimas rektor eller biträdande rektorer tilldelar personalen behövliga användarrättigheter. De användarberättigade indelas i användargrupperingar baserade på arbetsuppgift. Studieadministrativ personal (ledning, studiekanslipersonal, studiehandledare, studerandevårdspersonal) ges rättighet till att via MultiPrimus och Wilmaanslutningen få tillgång till alla studerandeuppgifter. Toimenkuvien mukaisesti eri tasoilla virkamiespäätösten mukaisesti. Optiman rehtori tai apulaisrehtorit myöntävät henkilökunnalle heidän tarvitsemansa käyttäjäoikeudet. Käyttäjäoikeutetut jaetaan käyttäjäryhmiin työtehtävien mukaan. Hallinnolliselle opiskelupalveluiden henkilökunnalle (johto, opintotoimistohenkilökunta, opintoohjaajat, opiskelijahuoltohenkilöstö) saavat oikeuden päästä MultiPrimuksen ja Wilma-liittymän kautta kaikkiin opiskelijatietoihin. 12. Rätt till insyn / Tarkastusoikeus Den registrerade har rätt att se och granska sina egna uppgifter. Vårdnadshavaren för en minderårig kan också använda sin rättighet att granska uppgiftena. Person som vill granska sina registeruppgifter måste styrka sin identitet. En skriftlig, undertecknad ansökan om rätt att få granska uppgifterna skickas till adress: Optima samkommun, Trädgårdsgatan 30, Jakobstad. Per epost: samkommun@optimaedu.fi Optimas rektor besluter om förfarande vid granskning och utgivande av registrerade uppgifter. Rekisteröidyllä on oikeus nähdä ja tarkistaa tietonsa. Alaikäisen opiskelijan tarkastusoikeutta voi käyttää myös hänen huoltajansa. Tarkastusoikeutta käyttävä henkilö on todistaa henkilöllisyytensä. Kirjallinen, allekirjoitettu anomus oikeudesta tarkistaa tiedot lähetetään osoitteeseen: Optima kuntayhtymä, Puutarhakatu 30, Pietarsaari Sähköpostitse: samkommunen@optimaedu.fi 13. Rätt att begära rättelse av en uppgift / Oikeus vaatia tiedon korjaamista Den registrerade kan skriftligen lämna in ett krav om rättelse av en uppgift till rektor. Den registeransvarige skall utan obefogat dröjsmål på eget initiativ eller på yrkande av den registrerade rätta, utplåna eller komplettera en personuppgift som ingår i personregistret och som är oriktig, onödig, bristfällig eller föråldrad. Rekisteröity voi kirjallisesti vaatia tiedon korjaamista rehtorilta. Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. 7

8 14. Förbudsrätt / Kielto-oikeus Inskränkningar i rätten till insyn enligt personuppgiftslagens 27. Tarkistusoikeuden epäämiset henkilötietolain 27 :n mukaisesti. 15. Information till den registerade / Rekisteröidyn informointi Registerbeskrivningen finns på adressen Rekisteriseloste on osoitteessa Registerförvaltning / Rekisterihallinto Tekniska underhåll IKT-chef Ulf Forsström Skydd av registret StarSoft och användarna Arkivering och förstöring ansvariga enligt punkt 4 Tekninen ylläpito Rekisterin suojaus Arkistointi ja hävittäminen IKT-päällikkö Ulf Forsström StarSoft ja käyttäjät vastuuhenkilöt kohdan 4 mukaisesti 8