OSALLISTUJAT Koski Matti puheenjohtaja Päätöksentekijät Hurtta Pia varapuheenjohtaja. Muut osallistujat Luumi Jari kaupunginhallituksen edustaja

Transkriptio

1 -1, KALA :00 OSALLISTUJAT Koski Matti puheenjohtaja Päätöksentekijät Hurtta Pia varapuheenjohtaja Bohm Tarja jäsen Elo Jari Leijamaa Päivi Mamia Nanni Mielonen Joona Niininen Kari Paananen Jani Savolainen Kai Suursoho Soile Tyster-Pöhö Terttu Muut osallistujat Luumi Jari kaupunginhallituksen edustaja Lindelöf Henry kaupunginjohtaja Hannonen Markku kaupunkisuunnittelujohtaja Heikkilä Maarit controller Kukkonen Marja asemakaava-arkkitehti Laakkonen Päivi hallintosihteeri, sihteeri Masalin Tom maankäyttöinsinööri Ruutiainen Kirsti kaupungingeodeetti Laasanen Nina nuorisovaltuutettu Poissa ALLEKIRJOITUKSET Puheenjohtaja Sihteeri Matti Koski Päivi Laakkonen LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Todetaan Pykälät 67 PÖYTÄKIRJAN Kaupungintalossa asianhallintayksikössä, 5. krs TARKASTUS Pöytäkirjan tarkastajat PÖYTÄKIRJA YLEI- SESTI NÄHTÄVÄNÄ Kaupungintalossa asianhallintayksikössä, 5. krs Sihteeri Päivi Laakkonen

2 67, KALA :00 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Oikaisuvaatimusohjeet

3 68, KALA :00 Pöytäkirjan tarkastajat Valittiin Ei oikaisuvaatimusohjetta

4 69, KALA :00 Käsittelyjärjestys Ei oikaisuvaatimusohjetta Hyväksytään listan mukaisena.

5 70, KALA :00 TETA: 131/2014 Viranhaltijoiden mennessä saapuneet päätökset Kala Kaupunkisuunnittelujohtajan päätökset Uusiutuvan energian kuntakatselmus -selvityshankkeen toteuttaminen ja energiatuen hakeminen selvitykseen Aluevaraus- ja yhteistoimintasopimuksen solmiminen Asemakaava-arkkitehdin päätökset Kotkan Raskinkylän asemakaavan meluselvitys Tien nimeäminen Itärannan Äijänniemessä Sunilan satamaan johtavan tien nimeäminen Kotkan Kantasatama maaperän pilaantuneisuustutkimus ja kunnostustarpeen arviointi Kotkan Kantasataman hyönteisselvitys Kotkan Rasinkylään kaavoitettavan korttelin 50 pilaantuneisuustutkimus ja kunnostustarpeen arviointi Kaupungingeodeetin päätökset Kaavayksiköiden ja tonttijaon hyväksyminen Merkkipäivälahja Vähä-Impola Eija Kiinteistöjen ja tonttijaon muutoksen hyväksyminen Eläkelahja Leena Häärälle Maankäyttöinsinöörin päätökset Lupa tontin käyttöön Kotolahdessa Laituripaikan vuokraus Merikuriiri Oy:lle Alueen vuokraaminen Hovinsaarelta Alueen vuokraaminen Graniittirakennus Kallio Oy:lle Maa-alueiden vaihtaminen Mikko Kunnaalan kanssa Banderollilupa Kotkan Kauppatie ry:lle Taulupaikkalupa Lasten meripäiville Banderollilupa Kotkan Opistolle Tontin vuokraaminen Etukylästä Kerrostalotontin varaaminen Hirssaaresta Katualueen käyttöluvan jatko Maalausliike Pöntinen Oy:lle Lupa alueen käyttöön Ruonalassa Lupa puiston käyttöön Syvä ry:lle Lupa Sapokan alueen käyttöön helamarkkinoille Kotka-seura ry:lle Alueen vuokraaminen Palaslahdesta Katualueen aitaamislupa/käyttölupa Rakennuspartio Oy:lle Maa-alueiden vaihtaminen Katualueen aitaamislupa Kolmera Oy:lle Tonttien ja 12 varauksen uusiminen Alueen vuokraaminen Stora-Enson Oyj:lle Alueen vuokraaminen Hovinsaarelta Banderollilupa Kotkan Kauppatie ry:lle Laiturialueen vuokraaminen Hevossaaresta Teollisuustontin vuokraaminen Lupa Santalahden pysäköintialueen käyttöön Kymen Golf Oy:lle Mastopaikan vuokraaminen Krado Oy:lle Alueen vuokraaminen Hietanen etelästä Alueen vuokraaminen Oy Hacklin Bulk Boys Ltd:lle Kerrostalotontin vuokraaminen Kotkansaarelta

6 70, KALA :00 TETA: 131/ Meripäiväjuoksut Lupa mainostauluille Sirkus Florentinolle Lupa Katariinan meripuiston käyttöön WE Wellness- Eventsille Sibeliuspuiston käyttölupa Kymenlaakson Rauhanpuolustajat ry:lle Lupa Katariinanpuiston käyttöön koiranäyttelyyn Etelä- Suomen Ruttukuonokerholle Lupa puisto/katualueen käyttöön Irmeli Aallolle valtakunnallista siivouspäivää varten Katualueen käyttölupa Maalausliike J. Halme Oy:lle Lupa mestaruusonkikilpailuun Myllykosken Jokamieskalastajille Lupa alueiden käyttöön Karhulan Elomarkkinoille Alueen vuokraaminen Hietasen satamasta Lupa katualueen käyttöön T.Keränen Oy:lle Kerrostalotonttien , 4 ja 5 vuokraaminen Alueen vuokraaminen Peter Nymanille ja Solja Lindholmille Vuokrasopimusten uusiminen Kerrostalotonttien ja 2 vuokraaminen Kotkansaarelta Alueen vuokraaminen AK-Loma Oy:lle Alueen käyttölupa Kymin Suunnistajille Lupa Katariinanpuiston käyttöön Kotkan Ruusu -koiranäyttelyyn Alueen vuokraaminen As Oy Kotkan Sunivallille Omakotitontin vuokraaminen Ruonalasta Tontin vuokrasopimuksen purkaminen Puistojen käyttölupia Sos.dem ty:lle Alueen vuokraaminen Kierikkalasta Rakennusvelvoiteajan jatkaminen Katualueen aitaamislupa Kymera Oy:lle Tontin vuokraaminen Etukylästä Muutos Kymenlaakson Virkistysalueyhdistys ry:n sopimukseen Taulupaikkalupa Kotka-seura ry:lle Omakotitontin varaaminen Tontin vuokraaminen uudelleen Ari Kinnuselle Tontin vuokraaminen uudelleen Alueen vuokraaminen Teijo Pohjolalle Alueen vuokraaminen Kuusisen kalasatamasta Kioskipaikan vuokraaminen Metsäkulmalta Taulupaikkalupa Kotka-Kymin seurakuntayhtymälle Lupa tapahtuman järjestämiseen Sapokassa Kymenlaakson Rauhanturvaajat ry:lle Muutos peltojen vuokraamiseen Sakari Lempiselle Lupa pysäköintialueen käyttöön Karhulassa Kostel ry:lle Alueen vuokraaminen As Oy Kotkan Lehtitörmälle Lupa alueen käyttöön Karhulan Lions Klubille Lupa Jokipuiston käyttöön Huoma ry:lle Lupa alueiden käyttöön Kotkan Pursiseura ry:lle Katualueen aitaamislupa Kolmera Oy:lle Asuntosihteerin päätökset Asumisoikeuden haltijan hyväksyminen asumisoikeustaloon Tornatorintie Enimmäishinnan vahvistaminen Suomen Asumisoikeus Oy, Tornatorintie Hylkäävä päätös energia-avustushakemukseen Hylkäävä päätös energia-avustushakemukseen

7 70, KALA :00 TETA: 131/ Hylkäävä päätös energia-avustushakemukseen Enimmäishinnan vahvistaminen AVAIN Asumisoikeus Oy, Kotkan Hirssaaren Majakka Enimmäishinnan vahvistaminen Suomen Asumisoikeus Oy, Huvipurrentie Asumisoikeuden haltijan hyväksyminen asumisoikeustaloon Hirssaaren Majakka Enimmäishinnan vahvistaminen Suomen Asumisoikeus Oy, Lavansaarentie Asumisoikeuden haltijoiden hyväksyminen asumisoikeustaloon Tasaajankatu Asumisoikeuden haltijoiden hyväksyminen asumisoikeustaloon Hirssaaren Majakka Enimmäishinnan vahvistaminen AVAIN Asumisoikeus Oy, Kotkan Hirssaaren Majakka Asumisoikeuden haltijan hyväksyminen asumisoikeustaloon Hirssaaren Majakka Asumisoikeuden haltijan hyväksyminen asumisoikeustaloon Lavansaarentie Enimmäishinnan vahvistaminen Suomen Asumisoikeus Oy, Huvipurrentie Enimmäishinnan vahvistaminen AVAIN Asumisoikeus Oy, Kotkan Suntionkaari Enimmäishinnan vahvistaminen AVAIN Asumisoikeus Oy, Kotkan Suntionkaari Asumisoikeuden haltijoiden hyväksyminen asumisoikeustaloon Huvipurrentie Enimmäishinnan vahvistaminen Suomen Asumisoikeus Oy, Huvipurrentie Asumisoikeuden haltijan hyväksyminen asumisoikeustaloon Kotkan Suntionkaari Enimmäishinnan vahvistaminen Suomen Asumisoikeus Oy, Karhulantie Esittelijä: Ehdotus: Kaupunkisuunnittelujohtaja Markku Hannonen Kaupunkisuunnittelulautakunta päättää, ettei esiteltyjen päätöspöytäkirjojen johdosta käytetä kuntalain 51 :ssä tarkoitettua otto-oikeutta. Ei oikaisuvaatimusohjetta

8 71, KALA :00 TETA: 903/2014 Asemakaavan muutos 1. kaupunginosa Kotkansaari, Pohjolatalo (kaava nro 0514) Kala Valmistelija: Kaupunkisuunnittelu, kaavoitusarkkitehti Jarkko Puro, puh Kaupunkisuunnittelu on laatinut asemakaavamuutosehdotuksen, Kotkan kaupungin 1. kaupunginosa, kortteli 10, tontti 4, Pohjolatalo. Muutoksella tarkastellaan nykyisen rakennuksen purkamista ja korvaamista uudella asuin- ja liikerakennuksella. Muutoksen lähtökohtana tavoitellaan elävää kaupunkiympäristöä arvokkaan torimiljöön ominaispiirteitä vaarantamatta. Pohjolatalon asemakaavan muutosprosessi on alkanut nykyisen kiinteistönomistajan aloitteesta. Heikko taloustilanne sekä liike-elämän rakenteellinen muutos ovat johtaneet Pohjolatalon vuokrausasteen rajuun pienenemiseen. Kiinteistön omistajan mahdollisuudet rakennuksen ylläpitoon ovat heikentyneet vuosien saatossa, eikä parannusta tilanteeseen ole näköpiirissä. Nykyinen omistaja on etsinyt ratkaisua nuhraantuneen ja osin tyhjillään olevan rakennuksen ylläpidon ja kannattavuuden vaikeaan yhtälöön monista eri lähtökohdista. Olemassa olevaa rakennusmassaa on yritetty modernisoida tilajärjestelyin sekä pienimuotoisin laajennuksin. Kiinteistöön on viime vuosien aikana yritetty sijoittaa uusia toimistotiloja, asuntoja, kauppoja ja palveluyrityksiä sekä kahtakin eri hotellia. Kaikki hankkeet ovat kariutuneet pääosin riittämättömiin tai soveltumattomiin tiloihin. Ennen kaikkea liian matala huonekorkeus on suora este rakennuksen modernisoimiseksi uusia liikeyrityksiä tai asukkaita varten. Nykyisen omistajan teettämien laskelmien mukaan vain olevan rakennuksen purkamisella ja korvaamisella uudella rakenteella, voidaan hankkeelle saada realistiset edellytykset. Museoviranomaisen ja kaupunkisuunnittelun sekä kiinteistönomistajan välisissä neuvotteluissa on katsottu myös uudisrakentaminen mahdolliseksi, mikäli se perustuu olemassa olevan kaupallisen, historiallisen sekä liikenteellisen ympäristön paranemiseen. Vaikka Pohjolatalo kuuluukin erittäin arvokkaaseen ympäristöön, niin se ei itsessään omaa vahvaa suojelullista perustetta. Uudisrakentamisen myötä tarjoutuu mahdollisuus elävämpään ja toimivampaan kaupunkikeskustaan, jossa kaupunkirakenne eheytyy uudella asumisella, palveluilla sekä liiketoiminnalla. Samalla katutiloja voidaan kehittää erityisesti jalankulun, pyöräilyn sekä joukkoliikenteen kannalta. Hankkeessa tulee huomioida myös kansallisen kaupunkipuiston sekä valtakunnallisesti arvokkaan rakennetun kulttuuriympäristön ominaispiirteiden säilyminen ja kehittyminen. Erityishuomiota suunnittelussa kaivataan Pohjolatalon rakennuksen ja rahatoimiston keskinäiseen suhteeseen. Kaavan teon yhteydessä laaditaan kaavoitussopimus Kotkan kaupungin ja kiinteistön omistajan välillä. Lisäksi kaavoituksen kustannukset tullaan perimään hakijalta. Kaavaluonnoksen nähtävilläolon aikana jättivät lausuntonsa neljä tahoa. Museoviranomainen sekä Ely-keskus toivoivat hankkeen selvityksiin lisäyksiä. Ympäristöseuran lausunto käsitteli paikan ja olevan rakennuksen merkittävyyttä sekä muutoksen tuomaa riskiä ympäristöarvojen heikkenemisestä. Lausunnot sekä niiden vaikutukset kaavaehdotuksessa on esitelty kaavaselostuksen kohdissa ja /. Asemakaavan selostus, asemakaavakartta ja kaavamerkinnät ovat esityslistan liitteenä. Esittelijä: Kaupunkisuunnittelujohtaja Markku Hannonen

9 71, KALA :00 TETA: 903/2014 Ehdotus: Kaupunkisuunnittelulautakunta hyväksyy asemakaavan esitetyssä muodossa ja esittää sen lausuntonaan kaupunginhallitukselle. Toimeenpano: Ote: Kaupunginhallitus Ei oikaisuvaatimusohjeita

10 71, KALA :00 / Pykälän liite: asemakaavan selostus A S E M A K A A V A N S E L O S T U S ASEMAKAAVAN MUUTOS 1. KAUPUNGINOSA KOTKANSAARI POHJOLATALO Valmistelija Jarkko Puro, kaavoitusarkkitehti, puh KAAVA NRO 0514 Kaupunkisuunnittelu

11 71, KALA :00 / Pykälän liite: asemakaavan selostus 1. PERUS- JA TUNNISTETIEDOT 1.1 Tunnistetiedot 1.2 Kaava-alueen sijainti 1.3 Kaavan tarkoitus Pohjolatalon asemakaavamuutos numero 0514 koskee Kotkan kaupungin 1. kaupunginosaa Kotkansaarta, korttelia 10, tonttia 4. Kaavan valmistelijana toimii kaavoitusarkkitehti Jarkko Puro, p Kaava on tullut vireille Kaavamuutosalue sijaitsee Kotkan pääkeskuksessa Kotkansaarella kauppatorin pohjoisreunalla. Kaavamuutosalue on ns. Pohjolatalon tontti, joka kuuluu kiinteästi kaupungin kaupalliseen ja hallinnolliseen ydinkeskustaan. Myös liikenteellisesti kaavamuutosalue on erittäin keskeisellä paikalla ajoneuvoliikenteen, kevyenliikenteen sekä joukkoliikenteen kannalta. Asemakaavan muutoksella tarkastellaan nykyisen Pohjolatalon purkamista ja korvaamista uudella asuin- ja liikerakennuksella. Kaavamuutosalueen rajaus punaisella. Alue käsittää Pohjolatalon tontin, joka on kooltaan hieman alle 2600 m². Tonttia rajaavat Kauppatoria ja Kantasatamaa yhdistävä Kauppakatu sekä keskustan toinen pääkatu Kirkkokatu. Pohjoisen puolella sijaitsee luvun alun asuin- ja liikerakennus ja idässä P. Blomstedtin entinen Säästöpankin pankkirakennus vuodelta 1934 (nykyisin suojellussa rakennuksessa toimii kaupungin virastoja). Kaavaselostus, Pohjolatalon asemakaavamuutos 0514, Kotkan kaupunki 2

12 71, KALA :00 / Pykälän liite: asemakaavan selostus 1.4 Selostuksen sisällysluettelo 1. PERUS- JA TUNNISTETIEDOT 1.1 Tunnistetiedot 1.2 Kaava-alueen sijainti 1.3 Kaavan tarkoitus 1.4 Selostuksen sisällysluettelo 1.5 Luettelo selostuksen liiteasiakirjoista 1.6 Luettelo muista kaavaa koskevista asiakirjoista, taustaselvityksistä ja lähdemateriaalista 2. TIIVISTELMÄ 2.1 Kaavaprosessin vaiheet 2.2 Asemakaava 2.3 Asemakaavan toteuttaminen 3. LÄHTÖKOHDAT 3.1 Selvitys suunnittelualueen oloista Yleiskuvaus Luonnonympäristö Rakennettu ympäristö Maanomistus 3.2 Suunnittelutilanne, kaava-aluetta koskevat suunnitelmat, päätökset ja selvitykset 4. ASEMAKAAVAN SUUNNITTELUN VAIHEET 4.1 Asemakaavan suunnittelun tarve ja tavoitteet 4.2 Osallistuminen ja yhteistyö Osalliset Osallistuminen ja vuorovaikutusmenettelyt Viranomaisyhteistyö ja luonnosvaiheen lausunnot Lausuntojen vaikutukset kaavaluonnokseen: 5. ASEMAKAAVAN KUVAUS 5.1 Kaavan rakenne ja mitoitus 5.2 Palvelut 5.3 Kaavan vaikutukset ja ekologinen tarkastelu 5.4 Nimistö 6. ASEMAKAAVAN TOTEUTUS LIITTEET 6.1 Toteutuksen kustannusarviot 6.2 Toteutuksen seuranta Kaavaselostus, Pohjolatalon asemakaavamuutos 0514, Kotkan kaupunki 3

13 71, KALA :00 / Pykälän liite: asemakaavan selostus 1.5 Luettelo selostuksen liiteasiakirjoista 1. Maanomistuskartta 2. Asemakaavakartta merkintöineen ja määräyksineen 3. Osallistumis- ja arviointisuunnitelma 4. Asemakaavan perustiedot ja yhteenveto 1.6 Luettelo muista kaavaa koskevista asiakirjoista, taustaselvityksistä ja lähdemateriaalista 2. TIIVISTELMÄ 2.1 Kaavaprosessin vaiheet 2.2 Asemakaava 2.3 Asemakaavan toteuttaminen - Kotkan kansallinen kaupunkipuistohanke (päätöksentekovaiheessa) - Valtakunnallisesti merkittävä rakennettu kulttuuriympäristö. Museovirasto - Kotkan tie- ja katuverkkosuunnitelma. Kotkan kaupunki Kauppatorin linja-autoliikenteen järjestelyt -raportti. FCG Kotkansaaren liikenne-ennuste. Strafica 2014 Pohjolatalon asemakaavan muutosprosessi on alkanut nykyisen kiinteistönomistajan aloitteesta. Asemakaavamuutos on tullut vireille Kaavoitusprosessissa pyritään arvottamaan olevan rakennuksen sekä ympäristön luomat edellytykset uudisrakentamiseen. Tavoitteena on kaavan käsittely kaupunkisuunnittelulautakunnassa syksyllä Pyrkimys on saada kaavaehdotus valtuustokäsittelyyn ja lainvoimaiseksi vuoden 2014 loppuun mennessä. Asemakaavan muutoksella tarkastellaan edellytyksiä nykyisen rakennuksen purkamiseen ja korvaamiseen uudella asuin- ja liikerakennuksella. Asemakaavan muutoshakemuksen jättämistä on edeltänyt pitkä selvitysvaihe, jossa on tutkittu tontin käytön eri ratkaisujen taloudellisia edellytyksiä. Kiinteistön nykyisen omistajan teettämien laskelmien mukaan vain uudisrakentamisella voidaan hankkeelle saada realistiset edellytykset. Kaavamuutoksen yhteydessä selvitetään hankkeen vaikutuksia taloudellisista, sosiaalisista, kulttuurisista sekä historiallisista lähtökohdista. Lähtökohtana kaavoitukselle on elävämpi kaupunkikeskusta olevan ympäristön arvoja vaarantamatta. Asemakaavamuutos toteutetaan Kotkan kaupunkisuunnittelun toimesta. Kaavan laatijana toimii kaavoitusarkkitehti Jarkko Puro. Kaavamuutos perustuu erilaisiin selvityksiin, osallisten näkökantoihin sekä avoimuuteen ja tiedottamiseen maankäyttö- ja rakennuslain velvoitteiden mukaisesti. Lisäksi kaavanteon yhteydessä solmitaan kaavoitussopimus Kotkan kaupungin ja nykyisen kiinteistön omistajan kanssa. Kaavaselostus, Pohjolatalon asemakaavamuutos 0514, Kotkan kaupunki 4

14 71, KALA :00 / Pykälän liite: asemakaavan selostus 3. LÄHTÖKOHDAT 3.1 Selvitys suunnittelualueen oloista Yleiskuvaus Luonnonympäristö Rakennettu ympäristö Kotkan kaupunkirakenteella on pitkä historia. Ruotsinsalmen varuskuntakaupungin ja 1800-luvun lopun sahateollisuuden nousun vaikutukset ovat edelleen nähtävissä. Keskusta on syntynyt meren ympäröimälle saarelle, jonka pintaa peittää torien ja puistojen jäsentämä tiukka ruutukaava-asetelma. Kotkan kaupungilla on useita keskuksia, mutta selkeän kaupallisen ja hallinnollisen pääkeskuksen muodostaa Kotkansaari ja sen keskeiset korttelit Kauppatorin ympärillä. Kauppatori on kaupungin keskusaukio. Sen luonne historiallisena paraatitorina näkyy edelleen eräänlaisena asketismina ja monumentaalisuutena. Samainen toriaukio ja erityisesti sen reunalla oleva Etelä-Kymenlaakson suurin kauppakeskus luovat selkeän kaupallisen keskuksen. Myös valtion- ja kaupungin hallinnon keskukset ovat ryhmittyneet saman toriaukion ympäristöön. Toiminnallisesta keskeisyydestään johtuen, tori on myös liikenteellinen solmukohta. Keskustan eri liikennemuotojen pääväylät sivuavat toria ja torikannen alle sijoittuu 500-paikkainen paikoituslaitos. Kaavamuutosalue rajautuu torin pohjoisreunalla olevan 60-luvun liike- ja toimistorakennuksen ns. Pohjolatalon tontille. Kaavamuutosalue on lähtökohtaisesti kokonaan rakennettua kaupunkia, eikä sieltä löydy luonnonvaraista ympäristöä. Takapihan erittäin pieni istutettu nurmialue sekä katon yksinkertainen muoto tarjoavat minimalistisia mahdollisuuksia luonnon eliöstölle tai monimuotoiselle kasvillisuudelle. Pohjolataloa edeltäneenä aikana on tontilla ollut puutaloryhmä, kolme puolitoistakerroksista asuin- ja liikerakennusta sekä kaksi suurta talousrakennusta. Puiset rakennukset ovat olleet suhteellisen koristeellisia ja niiden torinpuoleisilla julkisivuilla on ollut liikehuoneistoja omin sisäänkäynnein ja näyteikkunoin luvun lopun rakennuksista osa purettiin jo ennen Pohjolatalon hanketta, mutta viimeistään 60-luvun puoliväliin mennessä oli tontti raivattu tyhjäksi vakuutusyhtiön uutta rakennushanketta varten. Pohjolatalo on valmistunut 1966 Eino Tuompon suunnitelmien mukaan toimisto- ja liikerakennukseksi. Rakennus edustaa hyvin oman aikakautensa suunnittelun ihanteita. Yksinkertainen jykevä ja laatikkomainen massa Kirkkokadun varressa ja sen takana oleva matala liiketila sijoittuvat hyvin olevaan kaupunkirakenteeseen. Ensimmäisen kerroksen sisäänvedetty lasinen julkisivu tarjoaa mahdollisuuden hyvään jalankulkuympäristöön. Julkisivut ovat yksinkertaiset, jopa monotoniset. Ikkunoiden tiukkaa ruutujakoa reunustaa päätyjen ja räystään paksu nauhamainen kivipinta. 90-luvulla rakennettu kahvilaosa Kauppakadun varressa rikkoo hieman alkuperäisen rakennuksen veistoksellisuutta. Kirkkokadun maisemaa. Etualalla valtion virastotalo. Jatkeena rahatoimiston ja Pohjolatalon muodostama kokonaisuus. Kaavaselostus, Pohjolatalon asemakaavamuutos 0514, Kotkan kaupunki 5

15 71, KALA :00 / Pykälän liite: asemakaavan selostus Heikon talosutilanteen, liike-elämän rakenteellisen muutoksen ja pienen vuokrausasteen johdosta on rakennuksen ilme pahoin nuhraantunut. Kiinteistön omistajan mahdollisuudet rakennuksen ylläpitoon ovat heikentyneet vuosien saatossa, eikä parannusta tilanteeseen ole näköpiirissä. Rakennusta leimaavat kuluneet pinnat sekä yleisesti epäsiisti ympäristö. Jalankulkuympäristöön rakennus tarjoaa nykyisin lähinnä umpeen teipattuja tai tyhjien liikehuoneistojen ikkunoita. Vakuutusyhtiön laatua, pysyviä arvoja ja vaurautta edustanut ennen niin komea takapiha on kokenut melkoisen muutoksen vuosien saatossa. Kotkan torimiljöö rakennuksineen on yksi merkittävimpiä rakennettuja ympäristöjä Kotkassa. Entinen sotilaallinen ja poliittinen paraatitori on ajan myötä muuttunut Kauppatoriksi, mutta sen alkuperäinen askeettinen olemus on edelleen aistittavissa. Merkittävimpiä yksittäisiä rakennuksia torin varressa ovat arkkitehti Pauli Blomstedtin 1934 suunnittelema Säästöpankin pankkirakennus (nykyisin tunnetaan rahatoimistona), Arkkitehti Erkki Huttusen 1934 suunnittelema kaupungintalo sekä arkkitehtien Grahn, Hedman ja Wasastjerna 1896 suunnittelema Stellantalo. Kaupungintalo sekä Pohjolatalon seinässä kiinni oleva Rahatoimisto edustavat suomalaista puritaanista funktionalismia puhtaimmillaan. Jykevät ja veistokselliset kivirakennukset luovat torille sen ominaispiirteen. Klassisen vivahteensa torille antavat 1800-luvun lopun Stellantalo sekä Keskuskadun ja Kauppakadun kulmassa oleva Halosen asuin- ja liikerakennus (Kaarlo Könönen 1929). Uudemmat kohteet ns. Seponkulma (Arkkitehtitoimisto Ossi Andersson ja Kari Toppila Ky 1986) sekä Keskuskatu 7 (Siren Arkkitehdit Oy 1988) eivät yllä edeltäjiensä tasolle arkkitehtonisesti, mutta toisaalta ne myötäilevät hyvin torimiljöön kokonaisuutta. Pohjolatalo ei museoviranomaisen arvion mukaan omaa itsenään erityisen merkittäviä rakennussuojelullisia piirteitä, mutta osana torimiljöötä on Pohjolatalonkin tontti erittäin merkittävä historiallisen kokonaisuuden osa. Eräänlaisena suojelutarpeen ennakkopäätöksenä voidaan pitää 2008 tehtyä edellistä kaavamuutosta, jolloin rakennussuojeluun riittäviä arvoja ei Pohjolatalon osalta todettu. Vaikka tontti onkin jo voimakkaasti rakennettu, tulee tontilla tehtävien mahdollisten rakennustöiden yhteydessä huomioida paikan arkeologinen arvo. Ennen kaivutöiden aloittamista tulee kiinteistön omistajan olla yhteydessä museoviranomaiseen Maanomistus Kaavamuutoksella tutkittavan tontin omistaa kokonaisuudessaan Laitila Invest Oy (Laitila Arkkitehdit). Kaavarajauksen ulkopuolella olevan katutilat sekä rahatoimiston maa-alueen omistaa Kotkan kaupunki. Pohjoisen puolen asuin- ja liikerakennus on yksityinen asunto-osakeyhtiö. Valtion virastotalon kiinteistön omistaa valtio. Kaavaselostus, Pohjolatalon asemakaavamuutos 0514, Kotkan kaupunki 6

16 71, KALA :00 / Pykälän liite: asemakaavan selostus 3.2 Suunnittelutilanne, kaava-aluetta koskevat suunnitelmat, päätökset ja selvitykset MAAKUNTAKAAVA Alueella on voimassa ympäristöministeriön ja vahvistama Kymenlaakson maakuntakaava. Maakuntakaavassa alue on merkitty keskustatoimintojen alueeksi (C). Alueella on vähintään maakunnallisesti säilytettäviä rakennuskulttuurikohteita /s). Alueen ohittaa pääkatu ja Kotkan keskustan tapaan kyseinen suunnittelualuekin kuuluu Kotka Mills -tehtaan aiheuttaman seveso-vyöhykkeen sisäpuolelle. Ote maakuntakaavasta, alueen rajaus on likimääräinen Keskustatoimintojen alue Alueen yksityiskohtaisemmassa suunnittelussa on kiinnitettävä huomiota alueen viihtyisyyteen, omaleimaisuuteen ja kaupunkikuvan tasapainoisuuteen sekä huolehdittava eri liikennemuotojen järjestelyjen tarkoituksenmukaisuudesta ja häiriöttömyydestä. Aluetta suunniteltaessa on varauduttava riittävään nykyistä keskustatoimintaa sijainnillaan tukevaan palvelutarjontaan. Erityistä huomiota tulee kiinnittää maisema- ja kulttuuriarvojen sekä rakennushistoriallisten ominaispiirteiden säilyttämiseen. KOTKAN YLEISKAAVA Kotkan oikeusvaikutuksettomassa yleiskaavassa, joka on hyväksytty , on alue merkitty Keskustatoimintojen alueeksi (C). Pohjoisesta alue rajautuu kerrostalovaltaiseen asuinalueeseen (AK) ja etelässä toriin. Keskusta kuuluu kulttuurihistoriallisesti ja rakennustaiteellisesti arvokkaiden ympäristöjen ja rakennusten alueeseen (SR1). Ote Kotkan yleiskaavasta, alueen rajaus on likimääräinen KOTKANSAAREN OSAYLEISKAAVA Kotkansaaren oikeusvaikutukseton osayleiskaava on kaupunginvaltuuston hyväksymä Pohjolatalon kortteli on merkitty liike- ja toimistorakennusten korttelialueeksi (K). Pohjoispuolella on asuinkerrostalojen alue (AK) ja idässä hallinto- ja virastorakennusten alue (YH), jossa rahatoimisto on merkitty rakennustaiteellisesti tai historiallisesti arvokkaaksi rakennukseksi (s). Kaavaselostus, Pohjolatalon asemakaavamuutos 0514, Kotkan kaupunki 7

17 71, KALA :00 / Pykälän liite: asemakaavan selostus Ote Kotkansaaren osayleiskaavasta, alueen rajaus on likimääräinen Liike- ja toimistorakennusten alue Alueen ohjeellinen tehokkuusluku on e=1-2,5. Kerrosalan käyttö: myymälä-, toimisto- ja mahdolliset hotellitilat vähintään 60 % kerrosalasta. Kadunvarren tilat tulee varata myymälä- ja palvelutiloiksi. Rakennustaiteellisesti tai historiallisesti arvokas rakennus Rakennus tulee suojella rak.lain 135 : perusteella siten, että sitä ei pureta eikä sen rakennustaiteellista tai historiallista arvoa turmella. ASEMAKAAVA Alueen voimassa oleva asemakaava on vuodelta Silloisella kaavamuutoksella mahdollistettiin lisätoimistotilojen rakentaminen ullakkokerrokseen. Kaavassa korttelialue on määrätty liike- ja toimistorakennusten alueeksi (K). Kirkkokadun varteen on sallittu V-kerroksinen rakennusmassa ja rakennuksen taakse I-kerroksinen podium. Rakennusoikeutta tontille on määrätty 4850 k- m², josta 200 k-m² on kellarikerroksen tasossa. Käyttämättä rakennusoikeudesta on nykyisin 760 k-m² ja kellarissa 45 k-m². Kauppakadun varteen on kaavassa merkitty yleiselle jalankululle varattu alueen osa. Ennen 2008 tapahtunutta kaavamuutosta oli tontti merkitty liiketoiminnan lisäksi myös asumiseen. Ote ajantasa-asemakaavasta. Vuonna 2008 tehdyssä kaavamuutoksessa ei todettu perusteita Pohjolatalon rakennussuojelulle. Kaavaselostus, Pohjolatalon asemakaavamuutos 0514, Kotkan kaupunki 8

18 71, KALA :00 / Pykälän liite: asemakaavan selostus Liike ja toimistorakennusten korttelialue Rakennusoikeus kerrosalaneliömetreinä Roomalainen numero osoittaa rakennusten, rakennuksen tai sen osan suurimman sallitun kerrosluvun. Vesikatolle mahdollisesti asennettavat ilmanvaihto- ym. laitteet tulee ryhmitellä ja koteloida yhtenäisiksi ryhmiksi ja sijoittaa maanpinnalta katsottuna mahdollisimman näkymättömiin, rakenteiden ylin korkeusasema merenpinnasta on Yleiselle jalankululle varattu alueen osa RAKENNUSJÄRJESTYS, hyväksytty valtuustossa MUUT SUUNNITELMAT Pohjolatalon tonttiin ei tällä hetkellä kohdistu omistajan suunnitelmien lisäksi muita kehityshankkeita. Ympäröivään katutilaan vaikuttavat kuitenkin useat lähitulevaisuuden suunnitelmat, joiden vaikutuksia tulee arvioida myös Pohjolatalon suunnitelmien lähtökohtana. Kotkan kansallinen kaupunkipuistohanke on edennyt päätöksentekovaiheeseen. Kotkan kaupunki on hakemassa ympäristöministeriöltä Kansallista kaupunkipuistostatusta MRL 68. Keskustan arvorakennukset, kauppatori sekä ympäröivät puistot ovat tärkeä osa puistohanketta. Suunniteltu puisto kiertää Pohjolatalon tonttia kolmelta sivulta. Kotkan kaupungintalo sekä Kotkan Säästöpankki kuuluvat museoviraston rajaamaan valtakunnallisesti merkittävään rakennettuun kulttuuriympäristöön (RKY). RKY, kuten ei kansallinen kaupunkipuistokaan, estä alueen kehittämistä ja uudisrakentamista, mutta statuksien antamiseen johtaneita arvoja ei kehittämisen myötä saa vaarantaa. Vihreällä värillä on merkitty osa vireillä olevan Kotkan kansallisen kaupunkipuiston rajauksesta. Se sivuaa suunnittelualuetta kolmelta sivulta. Lisäksi pohjolatalo kuuluu museoviraston valtakunnallisesti merkittävän rakennetun kulttuuriympäristörajauksen sisälle. Rajauksen varsinaisina kohteina ovat Kotkan kaupungintalo sekä Kotkan Säästöpankki (punainen rajaus.) Kotkan tie- ja katuverkkosuunnitelmassa (2008) on Pohjolatalon sivuuttavalle Kauppakadulle merkitty kehittämistarve kevyenliikenteen väylälle. Käytännössä kehitystarvetta on koko Kotkansaaren halkaisevalle kevyenliikenteenyhteydelle Sapokasta torin kautta Kantasatamaan. Kantasataman tulevaisuuden kehityskuvat tulee huomioida Pohjolatalon ympäristön katutiloja suunnitellessa. Myös veistospromenadin jatkoa on kaavailtu juuri samaan yhteyskäytävään. Kaavaselostus, Pohjolatalon asemakaavamuutos 0514, Kotkan kaupunki 9

19 71, KALA :00 / Pykälän liite: asemakaavan selostus Oheinen luonnos Kirkkokadun ja Kauppakadun kulmasta esittää yhtä mahdollisuutta kehittää yhteyksiä Kauppatorilta Kantasatamaan. Kauppakatu on muutettu yksisuuntaiseksi ja kevyenliikenteenyhteyksiä on parannettu Kauppatorin sekä Kantasataman välillä erillisellä pyöräkaistalla sekä viherkaistalla. Kauppakadun vähimmäismitoitukseksi tulee oheisen luonnoksen mukaan 23m. (Karppinen / SITO ) Kotkansaaren linja-autoliikenne on lähitulevaisuudessa mahdollisten muutosten edessä Kantasataman ja Katariinantorin kehittämisen yhteydessä. Yhtenä vaihtoehtona on esitetty kaukoliikenteen reittien yhtenäistämistä paikallisliikenteen reittien kanssa. Tämä toisi kaukoliikenteen autot lähemmäs keskustaa ja Kantasatamaa. Kaupungin linja-autoliikenteen keskus syntyisi tämän ratkaisun myötä Kauppatorin reunamille. Pohjolatalon tonttia kehitettäessä tulee huomioida, ettei edellä esitettyjen skenaarioiden toteuttaminen vaarannu. Kehitystoimien vaikutuksien tulee paremminkin tukea ja edesauttaa laajempien kehittämiskuvien toteutumista. 4. ASEMAKAAVAN SUUNNITTELUN VAIHEET 4.1 Asemakaavan suunnittelun tarve ja tavoitteet Kiinteistön nykyinen omistaja on etsinyt ratkaisua rakennuksen ylläpidon ja kannattavuuden vaikeaan yhtälöön monista eri lähtökohdista. Olemassa olevaa rakennusmassaa on yritetty modernisoida tilajärjestelyin sekä pienimuotoisin laajennuksin. Kiinteistöön on viime vuosien aikana yritetty sijoittaa uusia toimistotiloja, asuntoja, kauppoja ja palveluyrityksiä sekä kahtakin eri hotellia. Kaikki hankkeet ovat kariutuneet pääosin riittämättömiin tai soveltumattomiin tiloihin. Ennen kaikkea liian matala huonekorkeus on suora este rakennuksen modernisoimiseksi uusia liikeyrityksiä tai asukkaita varten. Nykyisen omistajan teettämien laskelmien mukaan vain olevan rakennuksen purkamisella ja korvaamisella uudella rakenteella, voidaan hankkeelle saada realistiset edellytykset. Uudella rakennusmassalla saataisiin riittävä määrä hyvin soveltuvia tiloja yrityksille, liike-elämälle sekä asunnoille. Laajan selvitystyön sekä museoviranomaisen ja muiden viranomaistahojen kanssa käymiensä neuvottelujen jälkeen on nykyinen omistaja päätynyt hakemaan omistamalleen kiinteistölle asemakaavamuutosta, jonka lähtökohtana on sallia olevan rakennuksen purkaminen ja korvaaminen uudella rakennusmassalla. Kaavaselostus, Pohjolatalon asemakaavamuutos 0514, Kotkan kaupunki 10

20 71, KALA :00 / Pykälän liite: asemakaavan selostus Uuden rakennuksen onnistunut sovittaminen olevaan ympäristöön edellyttää useiden haasteiden voittamista. Rakennuskulttuurisesti ja kaupunkikuvallisesti sekä liikenneolosuhteiltaan rakennuspaikka tarjoaa hyvin haasteellisen lähtöasetelman. Nykytilannetta ja tulevaisuuden kehityskuvia tulee arvottaa olevan ympäristön luomassa kehyksessä. Lähtökohtaisesti nykyisen kaupunkirakenteen kulttuuriset arvot eivät saa heikentyä kehityskuvien myötä. Kaavamuutosprosessissa selvitetään hankkeen mahdollisuudet ja vaikutukset. Hyvällä suunnittelulla, asioiden yhteensovittamisella sekä avoimella keskustelulla voidaan Pohjolatalon tonttia kehittää onnistuneesti. Myös uuden kaupunkikuvaa elävöittävän rakennusmassan tuominen olevaan ympäristöön on todellinen vaihtoehto, mikäli tontin suunnittelussa huomioidaan ympäristön luomat ehdot. 4.2 Osallistuminen ja yhteistyö Osalliset Pohjolatalon tontti Kauppatorin pohjoisreunalla kuuluu tärkeänä osana Kotkan rakennettuun kulttuurihistoriaan. Pohjolatalon kumppanina olevat rahatoimisto ja kaupungintalo ilmentävät arvokasta ja puhdasta funktionalismin kerrostumaa Suomessa. Osallisia ovat kiinteistön sekä rakennuksen omistajat, asukkaat, naapurit ja kiinteistössä toimivat yritykset, eli kaikki ne, joiden asumiseen, työtekoon tai muihin oloihin kaava saattaa huomattavasti vaikuttaa. Osallisia ovat myös viranomaiset ja yhteisöt, joiden toimialaa kaava koskee. Osallisille tiedotetaan kaavoituksen etenemisestä ja he voivat lausua suunnitelmista mielipiteensä. Viran puolesta osallisia ovat Kotkan kaupungin asiantuntijaviranomaiset kuten kaupunkimittaus, kuntatekniikka, rakennusvalvonta, ympäristökeskus, puistotoimisto, opetus, päivähoito, liikunta, sosiaali- ja terveystoimi sekä Kotkan aluepelastuskeskus, Kaakkois-Suomen ELY-keskus, Kymenlaakson museo ja museovirasto. Osallisiksi Kotkan kaavoitushankkeissa ovat ilmoittautuneet myös seuraavat yhdistykset; Kotkan luonto ry, Kotkan ympäristöseura ry sekä Kotka-seura ry. Kaavaselostus, Pohjolatalon asemakaavamuutos 0514, Kotkan kaupunki 11

21 71, KALA :00 / Pykälän liite: asemakaavan selostus Osallistuminen ja vuorovaikutusmenettelyt Asemakaavamuutoksen vireille tulosta ilmoitettiin kirjeitse osallisille ja muille kaupungin ilmoituslehdissä lehti-ilmoituksella. Asemakaavamuutoksen lähtökohdat ja tavoitteet on esitetty osallistumis- ja arviointisuunnitelmassa. Kaavaprosessin aikana on kaavanvalmistelija ollut yhteydessä suureen osaan alueen toimijoista. Osalliset voivat kaavoitusprosessin aikana esittää ehdotuksiaan ja mielipiteitään osallistumis- ja arviointisuunnitelman sisällöstä, asemakaavaluonnoksesta ja asemakaavaehdotuksesta. Osallistumis- ja arviointisuunnitelmaan voidaan kaavatyön edetessä tehdä muutoksia ja täydennyksiä. Asemakaavaluonnoksesta ja -ehdotuksesta saatu palaute pyritään huomioimaan suunnitelmassa ja muistutuksiin ja lausuntoihin laaditaan vastineet Viranomaisyhteistyö ja luonnosvaiheen lausunnot Lausuntojen vaikutukset kaavaluonnokseen: Kaavan laatija on ollut aktiivisesti yhteydessä eri viranomaisiin sekä osallisiin kaavaprosessin aikana. Kaavaan vaikuttavat näkökannat on pyritty huomioimaan suunnitteluprosessissa. Kaavaluonnoksen nähtävilläolon aikana kaavanlaatija sai useita lausuntoja asemakaavaluonnoksesta. Kaikki saatu palaute tutkittiin ja pyrittiin huomioimaan mahdollisuuksien mukaan kaavaluonnoksessa. Seuraavassa lausuntojen pääkohdat: Kotkan kuntatekniikan lausunto: Kotkan kuntatekniikka toivoi lausunnossaan kaavamääräyksiin lisäystä, jossa tontin ajoliittymää kiellettäisiin muualla, paitsi kaavan osoittamassa paikassa. Kaakkois-Suomen ELY-keskuksen lausunto: Kaakkois-Suomen ELY-keskus toivoi lausunnossaan laajempaa selvitystä rakentamispaikan olosuhteista. Erityisesti liikenteen ja liikenteen mahdollisten muutosten aiheuttaman melun selvittämistä pidettiin tärkeänä. ELY-keskus toivoi myös rakentamispaikan ilmanlaadun arvioimista sekä liikennemäärien ja eri liikennemuotojen laajempaa selvittämistä. Lisäksi toivottiin laajempaa arviointia rakennuksen räystäskorkeuden kaavamääräykseen osalta. Kymenlaakson museon lausunto: Lausunnossaan Kymenlaakson museo toteaa kaavoitushankeen liittyvän laajempaan kaupunkikeskustan kehittämiseen sekä kaupunkikuvan parantamiseen, vaikka lopputuloksena olisikin nykyisestä Pohjolatalosta luopuminen. Museo toivoo kuitenkin luonnoskierrokselle lisää syvyyttä, jossa tutkittaisiin eri vaihtoehtojen vaikutuksia kaupunkikuvaan. Lisätutkimista kaivattiin uusien rakennusmassojen hahmottumisen osalta. Ongelmalliseksi nähtiin kauppakadun suuntainen rakennusmassa, jossa rakennuksen pääty muodostaa korttelin kulman sekä osan torille suuntautuvasta julkisivusta. Ympäristöseuran ry:n lausunto: Lausunnossaan ympäristöseura katsoo, ettei kaava riittävällä varmuudella takaa arvokkaan kaupunkiympäristön parantumista. Lisäksi ympäristöseura katsoo Pohjolatalon arvot sellaisiksi, että hankkeen myötä on vähintään torin puoleinen ilmiasu säilytettävä. Kaavaa on muutettu hieman kuntateknisten seikkojen sekä joidenkin täydennysten ja tarkennusten vuoksi. ELY-keskuksen toivomaa meluselvitystä ei suoritettu kaavahankkeen osana. Keskustan osalta asumista sekä työskentelytiloja häiritsevää melua aiheuttavat lähinnä liikenne, mahdolliset keskustan tapahtumat sekä Kotkansaarella sijaitseva teollisuus. Keskustan liikenneolosuhteita on tutkittu kuluvan vuoden aikana runsaasti osana Kotkansaaren Kantasataman kehittämishanketta. Selvitysten mukaan ydinkeskustan liikenne Pohjolatalon tontin kohdalla on nykyisin suhteellisen vähäistä. Nykytilanne-ennusteen mukaan Kirkkokadun arkipäivien keskimääräinen vuorokausiliikenne on 200 henkilöautoa. Kaavaselostus, Pohjolatalon asemakaavamuutos 0514, Kotkan kaupunki 12

22 71, KALA :00 / Pykälän liite: asemakaavan selostus Kauppakadun liikenteen osalta jäädään alle mitattavan arvon. Kauppa - ja Laivurinkatujen mahdollinen yksisuuntaistaminen lisäisi Kirkkokadun liikennettä noin 500 henkilöautoon vuorokaudessa. Alueen liikenne-ennuste on tehty vuodelle Siinä on huomioitu Kantasatama -hankeen laajamittainen toteutuminen. Vuorokausiliikenne Pohjolatalon tontin kohdalla on ennusteen mukaan 1000 henkilöautoa. Ennustettu liikennemuutosten yhteisvaikutus Kirkkokadun kohdalla on siis noin 1500 henkilöautoa vuorokaudessa. Vertailukohdaksi mainittakoon nykytilanteessa Kirkkokadun länsipään 5300 henkilöautoa sekä Keskuskadun länsipään 7000 henkilöautoa vuorokaudessa. (Liikennelaskelmat: Strafica 2014) Kotkansaaren liikennemalli, nykytilanne-ennuste 2013, Strafica. Pohjolatalon tontti on merkitty vihreällä värillä Linja-autoseisakkeiden mahdollinen lisääminen Kauppatorin alueelle on ympäristövaikutuksiltaan suhteellisen vähäistä. Paikallisliikenteen määrät eivät käytännössä lisäänny nykyisestä. Suunnitelmien mukaan paikallis- sekä kaukoliikenteen linja-autot tulevat Kauppatorille ainoastaan matkustajia noutamaan. Vuorojen tasaus sekä bussien taukoalue tullaan sijoittamaan toisaalle esim. nykyisen kantasataman alueelle. Tällä järjestelyllä vähennetään merkittävästi Kauppatorin alueen melu- ja ilmanlaatuongelmia sekä mahdollistetaan bussien toimiminen Kauppatorin reunamilla suhteellisen ahtaassa ympäristössä. Kantasataman kehittämisen myötä ratkaistaan tulevaisuuden linja-autoliikenteen reittien sijainti Kotkansaarella. Mikäli nykyisen paikallisliikenteen reittikäytävään sijoitetaan myös kaukoliikenteen vuorot, on lisäys nykyiseen verrattuna 47 %. Nykyinen keskimääräinen vuorotiheys Keskuskadun ja Kirkkokadun alueella on yksi linja-auto 7,5 minuutin välein (192 autoa/vrk). Mikäli muutos toteutuu, tihenee linja-autojen vuoroväli 5 minuuttiin (283autoa/vrk). Kotkansaaren itäosassa sijaitsevan puunjalostusteollisuuden aiheuttama ajoittainen meluhaitta rajoittuu viranomaisille tulleiden valitusten perusteella tehtaan lähimpiin kortteleihin, eivätkä vaikutukset kantaudu toriympäristöön saakka. Torilla satunnaisesti pidettävien tapahtumien meluvaikutuksista tulee sopia tapauskohtaisesti tapahtuman järjestäjien sekä viranomaisten kesken normaalin käytännön mukaisesti. Suhteellisen vähäisistä liikennemääristä huolimatta on huoli meluttoman ja hyvän asuinympäristön puolesta hyvin aiheellinen myös keskusta-alueilla. Tämän johdosta kaavaan on lisätty määräys, joka velvoittaa huomioimaan valtioneuvoston asettamat ohjearvot rakennussuunnittelun sekä toteutuksen yhteydessä. Lisäksi kaavaan on merkitty asuntojen suuntaamiseen liittyvä määräys. Tarvittaessa tietoisuutta Pohjolatalon tontin melumaisemasta voidaan laajentaa rakennussuunnittelun yhteydessä. Kaavaselostus, Pohjolatalon asemakaavamuutos 0514, Kotkan kaupunki 13

23 71, KALA :00 / Pykälän liite: asemakaavan selostus 5. ASEMAKAAVAN KUVAUS 5.1 Kaavan rakenne ja mitoitus Kotkan kaupunki on mitannut vuoden 2014 alusta Kotkansaaren keskustaalueen ilmanlaatua katutasolla Kauppatorin vieressä. Tähän mennessä saatujen mittaustulosten perusteella hengitettävien hiukkasten (PM10) ja pienhiukkasten (PM2.5) pitoisuudet ovat alittaneet Valtioneuvosoton asettamat ohje- ja raja-arvotasot. Museoviranomaisen toivetta laajemmasta luonnoskierroksesta ei katsottu tarpeelliseksi. Kiinteistönomistaja on kuluneen vuoden aikana tehnyt Pohjolatalon tontin rakennusmassasta lukuisia eri lähtökohtiin perustuvia luonnoksia, joita myös museoviranomainen on päässyt kommentoimaan. Sen sijaan kaavaan merkitään tavoite torin suuntaan hahmottuvasta yhtenäisesti suunnitellusta ja toteutetusta julkisivukokonaisuudesta. Ympäristöseuran toivomaa kaupunkiympäristön paranemista on pyritty tuomaan esille kaavaselostuksessa erilaisin luonnoksin sekä selvityksin. Kaava on prosessissa vain yksi askel, jota seuraa rakennussuunnittelun ja rakennusvalvontaviranomaisen vuoropuhelu. Tähän vuoropuheluun osallistuvat kiinteästi myös kaupunkisuunnittelu sekä museoviranomainen. Rakentamisvaihetta edeltävät myös mm. katutilojen sekä alueen viherympäristön suunnittelu. Näiden suunnitteluvaiheiden summana muodostuu tulevaisuuden ympäristö. Kaavaehdotuksen määräyksiä on kuitenkin myös tiukennettu ja tarkennettu ympäristöseuran toivomaan suuntaan. Merkittävin muutos on uuden rakennusmassan osittainen irrottaminen rahatoimiston kyljestä, jolla saavutetaan rahatoimistolle itsenäisempi, alkuperäisen kaltainen ympäristö. Kiinteistön omistajan mukaan Pohjolatalon katutasoon pyritään rakentamaa riittävän suuri liiketila jo tarjolla olevaa toimijaa varten. Katutasoon sijoitetut huoltoalueet, tontin sisäänajoväylä sekä riittävän väljät katualueet ja jalankulkuympäristö luovat reunaehdon rakentamisen määrälle. Katutason liiketilan päälle on kaavailtu kahta neljän kerroksen korkuista rakennusmassaa, joissa voi olla tarpeen mukaan liiketilaa sekä asuntoja. Korkeammat rakennusmassat voidaan toteuttaa yhtenäisenä tai kahtena erillisenä massana. Mikäli toteutus perustuu kahteen massaan, tulee ne sitoa toisiinsa yhtenäisellä räystäslinjalla ja vesikatolla. Rakennusten piha rakennetaan 1 kerroksisen liiketilan katolle, samoin kuin rakennuskokonaisuutta palveleva konehuone. Rakennusoikeutta tontilla voidaan nostaa hankeen myötä. Alustavissa suunnitelmissa katutason liiketilan koko voi olla noin 2100 k-m². Viisikerroksisen rakennusmassan ylemmissä kerroksissa voisi rakennusoikeutta olla kaavamuutoksen jälkeen hieman noin 4000 k-m². Kokonaisuutena nykyinen 4850 k-m² nousisi hieman yli 6000 k-m². Tontin tehokkuusluvuksi muodostuisi noin e=2,3, joka mukailee keskustan yleistä tonttitehokkuuden linjaa. Lisäksi tontin kellarintaso voidaan tarvittaessa rakentaa kokonaisuudessaan paikoitustilaksi. Paikoituksen määrää arvioitaessa tulee huomioida asuminen, työpaikat sekä liiketilat. Asuntojen pysäköinti paikat sijoittuvat suunnitelmissa tontin omaan paikoituskellariin samoin kuin kiinteistössä työskentelevien paikoitus. Ydinkeskustassa autopaikkoja asunnoille varataan 1ap / 100 k-m². Liiketiloille autopaikkoja varataan 1ap / 60 k-m² ja toimistoille 1ap / 75 k-m². Osa paikosta on kadunvarsipaikkoja, joissa pysäköintiaikaa on rajoitettu. Osa asemakaavan mukaan asiakaspaikoksi tarkoitetuista velvoitepaikoista on ostettavissa Toriparkki Oy:ltä. Lisäksi kaavassa huomioidaan riittävä polkupyöräpaikoitus sekä paikat liikuntarajoitteisille. Kaavaselostus, Pohjolatalon asemakaavamuutos 0514, Kotkan kaupunki 14

24 71, KALA :00 / Pykälän liite: asemakaavan selostus 5.2 Palvelut 5.3 Kaavan vaikutukset ja ekologinen tarkastelu Vaikutukset rakennettuun ympäristöön ja yhdyskuntaan: Palvelurakenteeltaan Kotkansaaren keskusta on hyvin monipuolinen. Pohjolatalon kaavoitushanke tukeutuu olemassa olevaan palvelurakenteeseen ja toisaalta myös täydentää keskusta-alueen palveluja omalla palvelutarjonnallaan. Kaavamuutosalueen koko on kaupunkirakenteen kokonaisuuteen nähden pieni. Yhden tontin rakennushankkeella ei pelasteta keskustan elinvoimaa, eikä toisaalta tuhota sitä. Paikan merkittävyys liittyy ympäristökokonaisuuteen, rakennetun ympäristön harmoniaan ja katutason ympäristön laatuun. Näihin seikkoihin voi yksittäinenkin rakennushanke suuresti vaikuttaa. Nyt suljetun oloinen ränsistynyt ja vajaakäyttöinen rakennus kaupungin ydinkeskustassa luo ympärilleen ei-toivottua ilmapiiriä. Torilta Kantasatamaan johtavan yhteyden alkupäähän toivotaan tulevaisuudessa paljon elävämpää ja merkityksellisempää kaupunkiympäristöä. Pohjolatalon tontin kaavamuutoksen ja uudisrakentamisen lähtökohtana tulee olla olevan ympäristön vaaliminen ja kehittäminen ympäristön olevia arvoja heikentämättä. Uusien rakennusmassojen tulee sijoittua kaupunkirakenteen mittasuhteisiin saumattomasti. Laadullisesti rakentamisen tulee olla erittäin korkeatasoista. Julkisivujen muotokielen tulee olla sopusoinnussa olevan ympäristön kanssa. Myös toiminta jota rakennukseen suunnitellaan, tulee olla ydinkeskustan avoimuutta ja elävää keskustaa tukevaa. Rakennusmassan kerrosmäärää arvioitaessa voidaan räystäslinja sitoa kahteen vaihtoehtoiseen korkoon. Matalampaa 4 kerroksen korkoa edustaa mm. valtion virastotalo, Stellantalo sekä Kauppakadun apteekkitalon matalampi osa. Toisaalta Kirkkokadun maisemaa luovat 5 kerroksiset rakennusmassat. Kerrosten määrää olennaisempaa on synnyttää hyvä suunnitelma, joka ottaa huomioon rakennuspaikan luomat ehdot. Kaavaan on merkitty maksimi räystäskoroksi Apteekintalon räystäskorko (+25,5m). Se mahdollistaa esim. 5 m korkean liiketilan katutasoon sekä noin 3,4 metriä kerroskorkeutta ylempiin kerroksiin. Uusien rakennusmassojen tulee sopia torimiljöön lisäksi, Kirkkokadun ja Kauppakadun maisemaan sekä arvokkaaseen rakennettuun kulttuuriympäristöön. Torin suuntaan tulee uuden rakennuksen muodostaa yhtenäisesti suunniteltu ja toteutettu kokonaisuus. Lisäksi korttelin kulmien tulee olla suljettuja. Pohjolatalon tontti kuuluu museoviraston rajaamaan valtakunnallisesti merkittävään rakennettuun kulttuuriympäristöön nimeltään Kotkan kaupungintalo sekä Kotkan säästöpankki. Arvokkaan torimiljöön monumentaalisuuden sekä yksittäisten arvorakennusten ominaispiirteiden säilymisen tulee olla koko hankkeen lähtökohtana. Erityishuomiota tulee antaa rahatoimistolle, jonka seinään kiinni uusi rakennusmassa tulee. Arkkitehti Eino Tuompo ratkaisi aikanaan Pohjolatalon ja rahatoimiston liittymän varsin yksinkertaisella tavalla. Tasakattojen räystäslinja on naulittu samaan korkoon ja kaksi rakennusta sulautuvat yhdeksi kappaleeksi. Kaupunkikuvan kestävyyden kannalta nykyisin olemassa oleva ratkaisu ei ehkä kuitenkaan välttämättä anna rahatoimistolle sitä arvoa, joka sille kuuluisi. Yhtenäisen räystäskoron vuoksi syntyi Pohjolataloon myös kerroskorkeus, joka ei vastaa nykypäivän vaatimustasoa. Pohjolatalon tontin rakennuksen uusi massoittelu mahdollistaa myös rahatoimiston hahmolle paremman esiintuonnin. Vanhojen kuvien perusteella on rahatoimisto alun perin seissyt paikallaan itsenäisenä kuutiona, jonka kulmat hahmottuvat kaupunkitilassa. Kaavaselostus, Pohjolatalon asemakaavamuutos 0514, Kotkan kaupunki 15

25 71, KALA :00 / Pykälän liite: asemakaavan selostus Kuvasarja Pohjolatalon korttelin kulmasta, 1900-luvun alku, 1950-luvun loppu sekä 1970-luvun alku. (Lähde: Museovirasto / tuntematon) Kuvassa Pohjolatalon tontin mahdollisen uuden rakennuksen massoitteluluonnoksia. Kirkkokadun korko muodostuu Apteekintalon räystään mukaan. Uusi rakennus ja rahatoimisto hahmottuvat erillisinä massoina. Kauppakadun massaa on kevennetty Apteekintalon kattomuotoa mukailevalla reilulla sisäänvedolla. (Laitila Arkkitehdit Oy ). Kotkan kansallinen kaupunkipuisto -hanke on edennyt päätösvaiheeseen. Keskusta-alueella puisto hahmottuu vihreästä kasvillisuudesta muodostuvan puiston sijaan paremminkin arvorakennusten, aukioiden sekä hyvän, vehreän ja mielenkiintoisen jalankulkuympäristön luomana kaupunkitilana. Kaupunkipuisto ympäröi Pohjolatalon tonttia kolmelta sivulta. Pohjolatalon tontin tulevaisuutta arvioitaessa tulee kaupunkipuistohanke huomioida erityisesti jalankulkuun ja pyöräilyyn suunnatun katutilan laadukkaana ja riittävän väljänä ympäristönä, joka saumattomasti ohjaa kaupunkitilassa kulkijaa. Toisaalta uudisrakennus ei saa myöskään vaarantaa kaupunkipuistostatuksen myöntämiseen vaikuttaneita rakennetun ympäristön arvoja. Kaavaselostus, Pohjolatalon asemakaavamuutos 0514, Kotkan kaupunki 16

26 71, KALA :00 / Pykälän liite: asemakaavan selostus Kaavamuutoksen energia- ja ilmastovaikutukset sekä luonnonympäristö Pohjolatalon tontti on nykyisin hyvin voimakkaasti rakennettu, joten vaikutuksista luonnonympäristöön ei juurikaan voida puhua. Toisaalta ekologisia arvoja voidaan tukea parhaalla mahdollisella tavalla, jos uusi rakennushanke tukee joukkoliikenteen kehittämishanketta sekä kevyenliikenteen ympäristön kehittämistä Kotkansaarella. Elinvoimainen ja toimiva keskusta edesauttavat ihmisiä tekemään liikkumiseen liittyviä kestäviä arvovalintoja. Taulukko. Energia ja ilmastoasioiden huomiointi kaavassa Aihe: Arvio* YHDYSKUNTARAKENTEEN EHEYTYMINEN 3 Perustelut: Yhdyskuntarakenne eheytyy kaavamuutoksen osoittamalla rakentamisella. Nykyisin hyvin vähällä käytöllä olevaan kiinteistöön syntyy uutta liiketoimintaa sekä asumista. Kehittyminen tapahtuu kaupunkirakenteen kannalta yhdessä kaikkein keskeisimmistä kortteleista. ALUEEN JOUKKOLIIKENNEYHTEYDET / -OLOSUHTEET 3 Perustelut: Pohjolatalon sivuitse Kirkkokatua pitkin kulkee yksi kaupungin vilkkaimmista paikallisjoukkoliikenteen käytävistä. Samaan käytävään ollaan tulevaisuudessa mahdollisesti sijoittamassa myös seutu- ja kaukoliikennettä. Alle 500 metrin päässä sijaitsee myös henkilöliikenteen rautatieseisake. KÄVELYN HYVIEN OLOSUHTEIDEN HUOMIOINTI 2 Perustelut: Pohjolatalohankkeen myötä pyritään varmistamaan katutilojen riittävyys sekä korkea laatu. Hankkeen lähtökohtana on Kirkko- ja Kauppakatujen merkittävyys tulevaisuuden kaupunkikehityksessä. PYÖRÄILYN HYVIEN OLOSUHTEIDEN HUOMIOINTI 2 Perustelut: Kauppakadun varteen pyritään luomaan jalankulkuyhteyden rinnalle myös pyöräkaista, jolla Kotkansaaren verkostoa harsitaan kasaan Sapokan ja Kantasataman välillä. Kaavassa on huomioitu myös polkupyöräpaikoitus. KESTÄVIEN ENERGIARATKAISUJEN MAHDOLLISTAMINEN 2 Perustelut: Keskeinen kaupunkikortteli on myös keskeisen kuntateknisenverkoston äärellä. Kaukolämmön tuotanto Kotkassa tapahtuu pääsääntöisesti uusiutuvalla energialla. Kaukolämpöverkko tulee tontille Kauppakadun puolelta. *Asteikko: 0 toteutuu heikosti 1 toteutuu kohtalaisesti 2 toteutuu hyvin 3 toteutuu erinomaisesti? ei arvioitavissa / ei arvioitu 5.4 Nimistö Kaavamuutoksen myötä ei synny uutta nimistöä. Kaavaselostus, Pohjolatalon asemakaavamuutos 0514, Kotkan kaupunki 17

27 71, KALA :00 / Pykälän liite: asemakaavan selostus 6. ASEMAKAAVAN TOTEUTUS 6.1 Toteutuksen kustannusarviot 6.2 Toteutuksen seuranta LIITTEET Kaavamuutoksen toteutumisen tukemiseksi solmitaan kaavoitussopimus Kotkan kaupungin ja kiinteistön omistajan välillä. Kiinteistön omistaja kumppaneineen vastaa kaavoitusprosessin jälkeen kokonaisuudessaan tonttirajojen sisällä tapahtuvan kehittämisen kustannuksista. Ympäröivien katutilojen, parannettujen kevyenliikenteen yhteyksien sekä tulevaisuuden linja-autoterminaalin aiheuttamista muutostöistä vastaa pääosin kaupunki. Hankkeen esiselvittelyä ja esisuunnittelua on tehty jo syksystä 2013 saakka. Kaavoitusta sekä suunnittelua pyritään edistämään yhtäaikaisesti vuoden 2014 aikana. Kiinteistön omistajan toiveiden mukaan alkaisivat kehittämistoimet tontilla vanhan rakennuksen purkamisella kevään 2015 aikana. Hankeen osapuolet, kiinteistönomistaja, kaupunki sekä museoviranomainen ovat aktiivisesti yhteydessä toisiinsa koko hankkeen ajan. Kaavaselostus, Pohjolatalon asemakaavamuutos 0514, Kotkan kaupunki 18

28 1. KOTKAANSAARI, KORTTELI 10 TONTTI 4 (POHJOLA-TALO) ASEMAKAAVAN MUUTOS Ak 0514 V I Kalliosuoja IV kt IV I IV IV II III I II I sp II IV kt V kt IV I IV Zmo IV IV I IV IV-V IV IV sp 5697 kt kt 5742 kt kt Z kt kt kt kt kt Z kt kt kt kt 4 3a 6a e=2.00 AL Y YH AL AL 9 ALK 10 ALK AL k1300 I IV V I IV 2680 sr I p /3I /1IV 1350 IV I 1100 V 2600 IV m 1600 IV I200t 2750 V I m 2250 V 1600 IVm I IV7000 I m 2550 IV 2270 IV Isr 200 IV 1620 I 125 k p p a p ajo ma ma ma ma ma ma ma ma ma ma p j jk u sr t /m500 ma-lpy n A LS TV KIRKKOKATU KUSTAANKATU KAUPPAKATU VUORIKATU LAIVURINKATU p 1 KOTKANSAARI ma I AL I10 V , KALA :00 / Pykälän liite: asemakaavakartta

29 71, KALA :00 / Pykälän liite: kaavamerkinnät Kaavamerkinnät ja -määräykset AL 1 KOTK I 1 2 II ma p Asuin-, liike- ja toimistorakennusten korttelialue. 3 metriä kaava-alueen rajan ulkopuolella oleva viiva. Korttelin, korttelinosan ja alueen raja. Osa-alueen raja. Kaupunginosan numero. Kaupunginosan nimi. Korttelin numero. Rakennusoikeus kerrosalaneliömetreinä. Roomalainen numero osoittaa rakennusten, rakennuksen tai sen osan suurimman sallitun kerrosluvun. Rakennusala. Pihan puolella parvekkeet voivat ylittää rakennusalan rajan. Nuoli osoittaa rakennusalan sivun, johon rakennus on pääsääntöisesti 1.-kerroksessa rakennettava kiinni. Nuoli osoittaa rakennusalan sivun, johon rakennus on pääsääntöisesti 2.-kerroksesta ylöspäin rakennettava kiinni. Ohjeellinen ilmastointikonehuoneen sekä yhteiskäyttötilan rakennusala. Ohjeellinen aukko. Rakennusmassaa voidaan jaksottaa aukolla. Mahdollinen aukko tulee sijoittaa merkitylle alueelle 2. kerroksesta ylöspäin. Syntyvät kaksi rakennusmassaa tulee sitoa toisiinsa yhtenäisellä räystäslinjalla sekä vesikatolla, johon voidaan tehdä aukkoja. Maanalainen tila. Pysäköimispaikka. Rakennuksen räystään enimmäiskorkeus metreinä. Yleiselle jalankululle varattu alueen osa. Tontin ajoneuvoliittymän likimääräinen sijainti. Muita liittymiä ei sallita. Uudisrakennuksen seinä- ja ikkunarakenteissa tulee huomioida valtioneuvoston asettamat melun ohjearvot asuin- sekä työskentelytilojen osalta. Pääsääntöisesti asunnot eivät saa avautua pelkästään kadun suuntaan. Porrashuoneesta, hissikuilusta ja sisääntuloaulasta lasketaan kerrosalaan 15k-m² / kerros. Autopaikat: AL-korttelialueella on varattava: - 1 ap / 100 asuntojen kerrosalaneliömetriä kohti - 1 ap / 60 liiketilojen kerrosalaneliömetriä kohti - 1 ap / 75 toimistotilojen kerrosalaneliömetriä kohti - 1 ap alkavaa 30 autopaikkaa kohti liikuntaesteisille Asukaspysäköinti sekä työntekijöiden paikoitus pyritään sijoittamaan pääsääntöisesti maanalaiseen tilaan. Polkupyöräpysäköintipaikkoja: - 1,5 ppp / asunto - 1 ppp / 120 kerrosalaneliömetriä kohti toimistoille ja työpaikoille KOTKA ASEMAKAAVAN MUUTOS 1. KAUPUNGINOSA KOTKANSAARI KORTTELI 10 TONTTI 4 (POHJOLA-TALO) 1:1000 Rakennuksen pääasiallisena seinäpinnoitteena tulee olla rappaus, kivi tai vastaava. Katujulkisivussa Kirkko- ja Kauppakadun puolella: - parvekkeet ovat lasitettuja ja sisäänvedettyjä -1.-kerroksen julkisivusta on vähintään 40 % läpinäkyvää ikkunapintaa. Kattomuotona on tasakatto tai loiva pulpetti. Kiinteistöllä oleva rakennuskokonaisuutta palveleva konehuone tulee sijoittaa asemakaavassa sallittujen rakennusmassojen sisään tai I-kerroksisen rakennusmassan katolle. Kaavassa V -kerroksisiksi merkittyjen rakennusmassojen katoille ei saa sijoittaa ullakkoa, konehuoneita tai torimiljööseen merkittävästi vaikuttavia taloteknisiä laitteita. Voimassa oleva asemakaava on vahvistettu Pohjakartta on kavoitusmittausasetuksen 1284/99 mukainen ja tarkistettu Juhani Lempinen Paikkatietoinsinööri Asuinhuoneistojen oleskelupiha tulee sijoittaa 1.-kerroksisen rakennusmassan katolle. Oleskelupihan koko tulee olla vähintään 15 % asuinhuoneistojen huoneistoneliöistä. Kirkko- ja Kauppakadun jalankulkuympäristön yhteyksistä tulee tehdä laadukkaita ja esteettömiä eikä niille saa sijoittaa haittaavia elementtejä lukuunottamatta kantavia pilareita Kirkkokadun puoleisen kaupunkiseinämän tulee olla yhtenäisesti suunniteltu ja toteutettu kokonaisuus. Tontin mahdollisen arkeologisen arvon vuoksi on kiinteistön omistajan oltava yhteydessä museo- viranomaiseen ennen kaivutöiden aloittamista. Kauppakadun varrella ylimmän kerroksen tasolla voidaan julkisivu toteuttaa rakennusalan rajasta osin sisäänvedettynä. Suunnittelun lähtökohtana tulee olla arvokas historiallinen torimiljöökokonaisuus, siellä sijaitsevat yksittäiset valtakunnallisesti merkittävät rakennukset sekä erityisesti uuden rakennusmassan hienovarainen liittyminen rahatoimiston rakennukseen. Uudisrakennuksen tulee tyylillisesti, materiaaleiltaan, väritykseltään, aukotukseltaan, rakentamistavoiltaan sekä massoittelultaan olla sopusoinnussa olevan ympäristön kanssa, sen ominaispiirteitä ja arvoja vaarantamatta. Kotkassa Jarkko Puro Kaavoitusarkkitehti Suunn. J. Puro Piirt. H. Teittinen / S.vZ. Kaava nro 0514 Kv. hyväksynyt...

30 72, KALA :00 KH: 1601/2013 Kantasataman suunnittelun tilannekatsaus Kala Valmistelija: Kaupunkisuunnittelujohtaja Markku Hannonen, puh Kantasatamahanketta esitellään kokouksessa. Esittelijä: Ehdotus: Kaupunkisuunnittelujohtaja Markku Hannonen Merkitään tiedoksi Ei oikaisuvaatimusohjetta

31 73, KALA :00 KH: 1218/2014 Kotkan lasten ja nuorten hyvinvointisuunnitelma Kala Valmistelija: Hyvinvointineuvolan johtaja Hannele Pajanen, puh palvelupäällikkö Tiina Palviainen, puh Kotkan lasten ja nuorten hyvinvointisuunnitelma on luettavissa osoitteessa Lastensuojelulain (417/2007) 12 :n mukaan kuntien on laadittava suunnitelma lasten ja nuorten hyvinvoinnin edistämiseksi sekä lastensuojelun järjestämiseksi ja kehittämiseksi. Suunnitelman hyväksyy kunnanvaltuusto ja se tulee tarkistaa vähintään kerran neljässä vuodessa. Suunnitelma on otettava huomioon talousarviota ja -suunnitelmaa laadittaessa. Ensimmäinen suunnitelma laadittiin vuosille Väliarviointi suoritettiin vuonna Loppuarviointi koottiin kaupungin valtuuston kokouksessa Terveydenhoitolaki (1326/2010) tuli voimaan Sen myötä kunnat saivat velvoitteita, joiden työstäminen siirsi suunnitelman päivittämistä. Suunnitelma on nyt laadittu vuosille ja sen on laatinut poikkihallinnollinen ja moniammatillinen Kasva Kotkassa työryhmä. Suunnitelman liitteenä on oppilas- ja opiskeluhuoltosuunnitelma. Myöhemmin tähän liitetään syksyllä päivitykseen tuleva Neuvolatoiminnan, koulu- ja opiskeluterveydenhuollon sekä ehkäisevän suun terveydenhuollon toimintasuunnitelma. Jatkossa Lasten- ja nuorten hyvinvointisuunnitelma on osa kaupungin sähköistä hyvinvointikertomusta. Seuranta ja arviointi tapahtuvat hyvinvointikertomuksen kautta. Lisäksi suunnitelmakauden päämäärien ja tekojen toteutumista seurataan Kasva Kotkassa -työryhmässä. Suunnitelma sisältää tietoja: 1) lasten ja nuorten kasvuoloista 2) hyvinvointia edistävistä, tukevista ja turvaavista toimista ja palveluista 3) suunnitelman toteuttamisesta ja seurannasta Kotkan kaupunkistrategian mukaisesti lasten ja nuorten hyvinvointisuunnitelman punaisena lankana on siirtää palveluiden painopistettä korjaavasta ennaltaehkäisevään toimintaan. Palveluissa halutaan korostaa käyttäjälähtöisyyttä ja asukkaiden vaikuttamismahdollisuutta. Tärkeänä nähdään myös turvallinen kasvu- ja toimintaympäristö sekä sen kehittäminen. Lasten ja nuorten palveluiden yhteiset tavoitteet ovat: Edistää Tukea Turvata lasten, nuorten ja perheiden terveyttä ja hyvinvointia lasten ja nuorten myönteistä kasvua, kehitystä ja oppimista lasten ja nuorten oikeus yhteisöllisyyteen, osallisuuteen ja yhdenvertaisuuteen Esittelijä: Ehdotus: Kaupunkisuunnittelujohtaja Markku Hannonen Kaupunkisuunnittelulautakunta hyväksyy omalta osaltaan Kotkan lasten ja nuorten hyvinvointisuunnitelman vuosille Toimeenpano: Ote: Kaupunginhallitus Ei oikaisuvaatimusohjetta

32 73, KALA :00 KH: 1218/2014

33 74, KALA :00 KH: 876/2014 Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet Kh / 126 Valmistelijat: riskienhallinnan johtoryhmä tarkastuspäällikkö Ritva Kiiski, puh Vuoden 2014 alusta kuntalaissa on astunut voimaan uusia sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa koskevia velvoitteita. Kuntalain valtuuston tehtäviä määrittävään 13 :ään on liitetty uusi 3a-kohta: Valtuusto päättää kunnan ja kuntakonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista. Kunnallisen liikelaitoksen johtokunnalle (87 c ) ja johtajalle (87 d) on määritelty omat valvontavelvoitteensa. Liikelaitosten on 87 k :n mukaan annettava toimintakertomuksessa tietoja sellaisista talouteen liittyvistä olennaisista asioista, joista ei muutoin annettu taseessa, tuloslaskelmassa tai rahoituslaskelmassa. Näitä tietoja ovat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisen kokonaisuus sekä keskeiset johtopäätökset. Lakiin sisältyy myös velvoite esittää toimintakertomuksessa kunnan ja kuntakonsernin talouteen liittyvänä olennaisena asiana arvio todennäköisestä tulevasta kehityksestä sekä tiedot sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä (69 ). Tiedot sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä tulee sisällyttää ensimmäisen kerran tilikaudelta 2014 laadittavaan toimintakertomukseen. Myös tilintarkastajien tehtäviin ( 73) on lisätty velvollisuus tarkastaa, onko sisäinen valvonta ja riskienhallinta järjestetty kunnassa ja kuntakonsernissa asianmukaisesti../. Riskienhallinnan johtoryhmä (kj jory ) on työstänyt esityslistan liitteenä olevat Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet esitettyyn muotoonsa. Periaateohjeilla riskien arviointi saatetaan kiinteäksi osaksi konsernin talousarvioprosessia ja arviointityötä tukevia työkaluja kehitetään riskienhallinnan johtoryhmän johdolla. Kokonaisvaltaisella toteutuksella sisäinen valvonta ja riskienhallinta saatetaan johdonmukaiseksi ja järjestelmälliseksi osaksi kaikilla organisaatiotasoilla tapahtuvaa arjen toimintaa koko kuntakonsernissa, myös konserniohjauksen näkökulmasta. Kotkan kaupungin konserniohjeista (kv / Säädöskokoelma 2013 Nro 13): 1. Soveltamisala: Emoyhteisön määräämisvalta merkitsee mahdollisuutta ohjata konserniin kuuluvien tytäryhteisöjen toimintaa ja päätöksentekoa ajatellen koko konsernin tavoitteita ja etua. 2. Kuntakonsernin johtaminen: Konserniohjauksen tavoitteena on liittää konserniin kuuluvat tytäryhteisöt osaksi kaupungin johtamista. Samalla tavoitteena on toteuttaa kaupungille määriteltyä toiminta-ajatusta. Kaupunginvaltuusto määrittelee omistajapolitiikan. Valtuusto määrittelee konsernijohtamista koskevat yleiset tavoitteet ja toimintaperiaatteet sekä hyväksyy mm. talousarviossa ja suunnitelmassa tavoitteet konsernille ja sen tytäryhteisöille. Valtuusto on myös konsernin toiminnan ylin valvoja. Konserniin kuuluvat yhteisöt toimivat valtuuston asettamien tavoitteiden toteuttajina.

34 74, KALA :00 KH: 876/ Kaupungin ohjausvallan käyttäminen Kaupunginhallitukselle raportoidaan tytäryhteisölle asetettujen toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta kaupunkistrategian mukaisesti kolme kertaa vuodessa ja tilinpäätöksen yhteydessä valtuustolle. Yhteisöt ovat velvollisia antamaan kaupunginhallitukselle ja sen konsernijaostolle konsernihallinnon kannalta tarpeellisia tietoja ja selvityksiä. * * * Kuntalain edellyttämä valtuuston sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteiden hyväksyminen 1. velvoittaa lauta- ja johtokunnat sekä konserniyhteisöjen hallitukset käsittelemään periaatteet ja järjestämään toimintaansa niiden edellyttämällä tavalla 2. valtuuttaa talouden vastuualueen ja riskienhallinnan johtoryhmän ohjeistamaan kuntaa ja kuntakonsernia talousarvioprosessissa esitettävien ja raportoitavien tietojen esittämistapaa hyväksymiänsä menettelyjä ja työkaluja apuna käyttäen 3. velvoittaa kuntakonsernia lisäksi ottamaan raportoinnissaan huomioon ulkoisen tarkastuksen näkökulman sekä konserniohjeet (kv ). Esittelijä: Ehdotus: Päätös: Kaupunginjohtaja Henry Lindelöf Kaupunginhallitus päättää ehdottaa valtuustolle, että se päättää hyväksyä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet esitetyssä muodossa. Hyväksyttiin ehdotuksen mukaisesti. Kv /. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet jaetaan kokoukseen osallistuville ja varavaltuutetuille erillisenä liitteenä. Kh: Valtuusto hyväksyy kaupunginhallituksen ehdotuksen. Asian käsittely: Keskustelun kuluessa käytti puheenvuoron valtuutettu Levonen. Päätös: Hyväksyttiin. Kala /. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet jaetaan kokoukseen osallistuville esityslistan erillisenä liitteenä.

35 74, KALA :00 KH: 876/2014 Esittelijä: Ehdotus: Kaupunkisuunnittelujohtaja Markku Hannonen Merkitään tiedoksi. Ei oikaisuvaatimusohjetta

36 74, KALA :00 / Pykälän liite: sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet Kotkan kaupungin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet 1

37 74, KALA :00 / Pykälän liite: sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet Keskeistä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteissa Vuoden 2014 alusta kuntalaissa on astunut voimaan uusia sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa koskevia velvoitteita. Valtuuston tehtäviä määrittävään kuntalain 13 :ään on liitetty uusi 3akohta: Valtuusto päättää kunnan ja kuntakonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista. Lakiin sisältyy myös velvoite esittää toimintakertomuksessa kunnan ja kuntakonsernin talouteen liittyvänä olennaisena asiana arvio todennäköisestä tulevasta kehityksestä sekä tiedot sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä (69 ). Tiedot sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä tulee sisällyttää ensimmäisen kerran tilikaudelta 2014 laadittavaan toimintakertomukseen. Uudistuksen tavoitteena on saattaa sisäinen valvonta ja riskienhallinta johdonmukaiseksi ja järjestelmälliseksi osaksi kaikilla organisaatiotasoilla tapahtuvaa arjen toimintaa. Kotkan kaupungin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet ovat kaupunginvaltuuston hyväksymät ohjeet, joilla ohjataan kaupungin eri toimielinten, johtavien viranhaltijoiden, esimiesten, henkilöstön ja kaupunkikonsernin toimintaa. Lisäksi kaupungilla on toiminnan ja johtamisen johtosäännöt, toiminnan ja talouden suunnitelmat, ohjeita ja asiakirjoja, jotka toiminnassa noudatettavien arvojen lisäksi luovat perustan sisäiselle valvonnalle ja riskienhallinnalle. Periaatteissa kuvataan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perustuminen kaupungin johtamis- ja hallintojärjestelmään. Tavoitteena on edistää kaupungin eri toimijoiden vastuullisuutta, tietoisuutta ja ymmärrystä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä osana johtamista, toiminnan ohjausta, seurantaa, arviointia ja toiminnan jatkuvuuden varmistamista. Periaatteissa kuvataan kaupungin johtamis- ja hallintojärjestelmä, määritellään tilivelvollisuus, sisäinen valvonta ja riskienhallinta sekä tavoitteet, joiden toteutumista johtamisen ja sisäisen valvonnan tulisi tehokkaasti edistää. Ohjeessa kuvataan menettelyitä, jotka turvaavat hyvän hallintotavan toteutumista Kotkan kaupungissa. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan pyrkimyksenä on tukea Kotkan kaupunkia ja kaupunkikonsernia perustehtävien toteuttamisessa, asetettujen tavoitteiden saavuttamisessa. Tavoitteena on myös kunnan, kuntalaisten, henkilöstön ja omaisuuden turvaaminen erilaisilta riskeiltä. Riskienhallinnalla varmistetaan kaupungin ja kaupunkikonsernin lakien ja tavoitteiden mukainen toiminta muuttuvissa tilanteissa, ja varmistetaan toiminnan häiriötön, laadukas ja kustannustehokas jatkuvuus. Riskienhallinnassa otetaan huomioon myös konserniyhteisöt ja merkittävät ulkoiset palveluntuottajat. Sisäinen valvonta ja riskienhallinta ovat keskeinen osa kaupungin ja kaupunkikonsernin harjoittamaa vastuullista toimintaa, ohjausta, tavoitteiden asettamista ja toiminnan johtamista. Tavoitteena on varmistua kaupungin ja kaupunkikonsernin toiminnan suunnittelun, päätöksenteon ja johtamisen perustumisesta oikeaan ja riittävään tietoon. Johdolla tulee olla käytettävissään oikea-aikaiset tiedot olennaisista toimintaan kohdistuvista riskeistä ja mahdollisuuksista. Kokonaisvaltainen riskienhallinta auttaa kaupunkia ennakoimaan ja hallitsemaan jo tunnistettuja riskejä, minimoimaan mahdolliset vahingot, varautumaan häiriö- ja poikkeustilanteisiin sekä hyödyntämään olemassa olevat vahvuudet ja mahdollisuudet. Riskien tunnistaminen, arviointi ja hallinta, valvonta ja raportointi ovat sisäistä valvontaa. Riskienhallinnan tulee toteutua läpinäkyvänä osana strategioiden laadintaa, toimintaa ja päätöksentekoa siten, että strategioiden, toiminnallisten ja taloudellisten ratkaisujen erilaisia vaikutuksia eri toimijoihin arvioidaan riittävän laaja-alaisesti. Kokonaisvaltainen riskienhallinta perustuu vastuulliseen johtamiseen, ohjaukseen, seurantaan ja poikkeamiin reagointiin. Riskienhallinnan tulee kohdistua kattavasti kaupungin tavoitteisiin ja niiden saavuttamista uhkaaviin toimintaa, varoja ja omaisuutta koskeviin riskeihin. Kokonaisvaltainen riskienhallinta perustuu kaikilla tasoilla tunnettaviin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteisiin ja on: 2

38 74, KALA :00 / Pykälän liite: sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet 1) tehokasta strategista ja operatiivista johtamista asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi, kilpailukyvyn edistämiseksi ja mahdollisuuksien hyödyntämiseksi 2) erilaisten riskien tunnistamista, arviointia ja hallintaa osana toimintaympäristön analysointia ja seurantaa 3) riskienhallinnan ja valvonnan riittävyyden ja toimivuuden jatkuvaa seurantaa ja arviointia sekä toiminnan luonteen mukaista raportointia operatiiviselle johdolle ja hallitukselle. Käytännössä riskienhallinta on päivittäistä, jokaisen vastuulle kuuluvaa arjen toimintaa. Kotkan kaupungissa riskeihin suhtaudutaan seuraavasti: Voimassa olevan lainsäädännön vastaisia tai muutoin eettisesti ja moraalisesti kyseenalaisia toimintatapoja ei hyväksytä Henkilöriskeissä henkilöstön, asiakkaiden tai muiden sidosryhmien vakavan loukkaantumisen tai menehtymisen mahdollisuuden sisältävää riskiä ei hyväksytä Tiloihin, koneisiin tai laitteisiin liittyviä vakavia turvallisuus- tai vahinkoriskejä eikä terveyteen laajasti vaikuttavia riskejä hyväksytä Päällekarkaus-, väkivalta- tai muihin vaaratilanteisiin johtavia riskejä ei hyväksytä Tietohallintoon ja -turvallisuuteen liittyviä käyttöoikeusrikkomuksia ei hyväksytä Riskit ja mahdollisuudet jaetaan neljään (4) luokkaan: Strategiset, Taloudelliset, Operatiiviset ja Vahinkoriskit. Riskit voivat kohdistua kuntaan, henkilöstöön, kuntalaisiin, asiakkaisiin ja erilaisiin sidosryhmiin. Riskit voivat olla sisäisiä tai ulkoisia. Riskit voivat uhata toiminnan lainmukaisuutta, tuloksellisuutta, varojen ja omaisuuden asianmukaista hallintaa, johtamisen edellyttämän tiedon riittävyyttä ja oikeellisuutta. Mahdollisuuksia aktiivisesti hyödyntämällä Kotkan kaupunki voi vaikuttaa paikallistalouden kilpailukykyyn, hyödyntää vahvuuksiaan, kehittää palvelutuotantoaan ja tuottaa lisäarvoa kuntalaisille. Tunnistetuista riskeistä voidaan arvioida niiden toteutumisen todennäköisyys sekä seurausten vaikutukset. Riskien arviointi suoritetaan riskien tunnistamisen yhteydessä. Toteutumisen todennäköisyys jaetaan viiteen (5) luokkaan: Epätodennäköinen (alle 10 %), Harvinainen (10-30 %), Mahdollinen (30-60 %), Todennäköinen (60-90 %) ja Lähes varma (yli 90 %). Vaikutukset priorisoidaan viiteen (5) tasoon: Merkityksettömät, Vähäiset, Kohtalaiset, Merkittävät ja Sietämättömät. Riskien todennäköisyyden ja vaikutusten arviointi suoritetaan riskien tunnistamisen yhteydessä. Kaikki havaitut riskit huomioidaan ennakoinnissa ja toiminnan suunnittelussa. Riskit arvioidaan, niitä analysoidaan ja seurataan kokonaisvaltaisesti tehtävä-, vastuu- ja palvelualueilla vuosittaisessa talousarvioprosessissa talouden vastuualueen yhteistyössä riskienhallinnan johtoryhmän ja sisäisen tarkastuksen laatiman ohjeistuksen mukaan. Riskien todennäköisyyttä ja vaikuttavuutta voidaan arvioida riskienhallinnan johtoryhmän vahvistamien työkalujen avulla. Riskienhallinnasta, arvioinnista ja sovellettavien työkalujen käytöstä järjestetään koulutusta tavoitteiden mukaisten, laadukkaiden ja kustannustehokkaiden toimintojen varmistamiseksi. Toimiva kokonaisvaltainen riskienhallintaprosessi on sisällä päivittäisissä ratkaisuissa, jotka tuovat organisaatiolle sen ansaitseman menestyksen. Menestyksellisen prosessin luomisessa jokaisella toimijalla on merkittävä roolinsa. Riskienhallinnan johtoryhmä 3

39 74, KALA :00 / Pykälän liite: sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet KOTKAN KAUPUNGIN SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN PERIAATTEET SISÄLLYS 1 Johdanto Tavoitteet ja hyvän hallintotavan vaatimukset Visio ja strategiset päämäärät Tilivelvollisuus ja hyvä hallintotapa Johtamis- ja hallintojärjestelmään perustuva sisäinen valvonta ja riskienhallinta Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan määrittely Soveltaminen ja sisältö Toimijat, tehtävät ja vastuut Kaupunginvaltuusto Kaupunginhallitus Kaupunginjohtaja Lauta- ja johtokunnat Johtavat viranhaltijat ja esimiehet Tietohallintopäällikkö Sisäinen tarkastus Ulkoinen tarkastus Konserniyhteisöjen hallitukset ja toimitusjohtajat Riskienhallinnan johtoryhmä Talous- ja rahoitusjohtaja Henkilöstö Perustietoa riskienhallinnasta Riskienhallinnan tarkoitus ja tavoitteet Riskienhallinnan keskeiset käsitteet Riskeihin suhtautuminen ja toimenpiteet Riskien tunnistaminen, arviointi ja raportointi Riskien luokittelu Kotkan kaupungissa ja kaupunkikonsernissa Johtamisen, valvonnan ja riskienhallinnan menettelyt Strateginen johtaminen ja kyvykkyys Henkilöstöjohtaminen ja työhyvinvointi Prosessien johtaminen ja toiminnan tuloksellisuus Riskienhallinnan yhteistyö ja yhteyshenkilöt Johtamisen ja toiminnan edellyttämän tiedon riittävyys ja luotettavuus Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteiden hyväksyminen ja seuranta Sanasto

40 74, KALA :00 / Pykälän liite: sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet 1 Johdanto Kotkan kaupungin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet ovat Kotkan kaupunginvaltuuston hyväksymät ohjeet, joilla ohjataan kaupungin eri toimi- ja luottamuselinten, johtavien viranhaltijoiden, esimiesten, henkilöstön ja koko kaupunkikonsernin toimintaa. Kaupungilla on lisäksi johtosääntöjä, toiminnan ja talouden suunnitelmia, ohjeita ja asiakirjoja, jotka arvojen lisäksi luovat perustan sisäiselle valvonnalle ja riskienhallinnalle. Ohjeessa kuvataan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perustuminen kaupungin johtamis- ja hallintojärjestelmään. Tavoitteena on edistää kaupungin eri toimijoiden vastuullisuutta, tietoisuutta ja ymmärrystä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä osana johtamista, toiminnan ohjausta, seurantaa, arviointia ja toiminnan jatkuvuuden varmistamista. Ohjeessa kuvataan kaupungin johtamis- ja hallintojärjestelmä, määritellään tilivelvollisuus, sisäinen valvonta ja riskienhallinta sekä tavoitteet, joiden toteutumista johtamisen ja sisäisen valvonnan tulisi tehokkaasti edistää. Lisäksi ohjeessa kuvataan menettelyitä, jotka turvaavat hyvän hallintotavan toteutumista Kotkan kaupungissa. Toimeenpano: Ohje on kokonaisvaltainen kuvaus Kotkan kaupungin sisäisen valvonnan, riskienhallinnan ja johtamisen toimintatavoista vision ja strategisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Ohje, johtosäännöt, suunnitelmat ja sovitut toimintatavat ohjaavat tilivelvollisten toimielinten, johtavien viranhaltijoiden ja muun henkilöstön toimintaa. Ohje käsitellään kaupunginvaltuustossa, -hallituksessa, lauta- ja johtokunnissa sekä niiden alaisissa johtoryhmissä. Ylin johto ja esimiehet ovat vastuussa johtamansa toiminnan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja toimivuudesta. 2 Tavoitteet ja hyvän hallintotavan vaatimukset 2.1 Visio ja strategiset päämäärät Kaupungin toimintaa ohjaavat normit, strategiat ja kriittisistä menestystekijöistä johdetut toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet. Kaupungin perustehtävä, visio ja arvot luovat perustan toiminnan suunnittelulle ja päätöksenteolle. Kaupungin toiminta- ja taloussuunnitelmassa on esitetty visio, strategiset päämäärät, kriittiset menestystekijät, niistä johdetut toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet sekä vuosittaiset tavoitetasot. Toiminta tehtävä-, vastuu- ja palvelualueilla tulee järjestää siten, että se riskit huomioiden edistää vision, strategisten päämäärien ja kriittisten menestystekijöiden saavuttamista. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tulee edistää kaupungin vision, strategisten päämäärien ja palvelustrategian toteutumista sekä toiminnan tuloksellisuutta toiminta- ja taloussuunnitelmassa asetettujen tavoitteiden mukaisesti. Niillä tulee varmistaa, että raportointijärjestelmät tuottavat hallitukselle, lauta- ja johtokunnille sekä johtaville viranhaltijoille ajantasaista tietoa toteutetuista toimenpiteistä, kriittisistä menestystekijöistä ja tavoitteiden saavuttamisesta. Samalla niiden tulee edistää toimintaympäristön muutosten havaitsemista, kriittisten menestystekijöiden saavuttamista uhkaavien poikkeamien havaitsemista ja ennakoivaa reagointia. Tämä edellyttää, että kaupungin eri tehtävä-, vastuu- ja palvelualueilla tunnistetaan ja arvioidaan ja seurataan toiminnan luonteen mukaisia uhkatekijöitä ja riskejä. Niitä arvioimalla päätetään toimenpiteistä, joilla tehtävä-, vastuuja palvelualueiden perustehtävien häiriötön ja tuloksellinen toteutuminen voidaan parhaiten varmistaa. Kotkan kaupungin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tavoitteena on tuottaa hallitukselle, lautaja johtokunnille sekä viranhaltijoille kaupungin eri tehtävä-, vastuu- ja palvelualueille riittävä varmuus 5

41 74, KALA :00 / Pykälän liite: sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet - tehtävien ja toiminnan häiriöttömästä toteutumisesta (ml. tietojärjestelmien häiriötön toiminta) - toiminnan jatkuvuuden varmistamisesta - strategisten päämäärien sekä toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden saavuttamisesta - henkilöstön asiantuntemuksen ja työhyvinvoinnin kehittymisestä - toiminnan tuloksellisuudesta ja hyvän hallintotavan mukaisista menettelyistä - laadukkaista talousprosesseista (ennakoivat, päätöstenmukaiset) - toiminnallisen ja taloudellisen tiedon oikeellisuudesta ja riittävyydestä - ajantasaisesta ja luotettavasta raportoinnista 2.2 Tilivelvollisuus ja hyvä hallintotapa Tilivelvollisuudella tarkoitetaan oikeudellisen vastuunalaisuuden lisäksi vastuunalaisuutta tehokkaasta johtamisesta ja ohjauksesta tavoitteiden saavuttamiseksi. Kuntalain 75 :n mukaisesti tilivelvollisina pidetään toimielimen jäseniä sekä vastuualueiden johtavia viranhaltijoita. Edellä mainittujen lisäksi tilivelvollisina voidaan pitää itsenäisestä tehtäväkokonaisuudesta vastaavia viranhaltijoita. Tilivelvolliset määritellään vuosittain kaupungin talousarviossa. Kuntalain 73 :n mukaan tilintarkastajan on sisällytettävä tilintarkastuskertomukseen lausunto sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisuudesta kunnassa ja kuntakonsernissa sekä esitys vastuuvapauden myöntämisestä tai mahdollisesta muistutuksesta, joka voidaan kohdistaa vain tilivelvolliseen. Tilivelvollisuus kattaa johtamis- ja ohjausvastuun lisäksi tulosvastuun, oikeudellisen, eettisen ja poliittisen tilivelvollisuuden päätösten toiminnallisista ja taloudellisista seurauksista. Tilivelvollisten viranhaltijoiden johtamis-, ohjaus- ja seurantavastuu sisältää riittävän ja tehokkaan prosessien riskienhallinnan valvonnan. Tulosvastuulla tarkoitetaan toiminnan tuloksellista järjestämistä, jolloin toiminta on tavoitteiden mukaista, vaikuttavaa ja taloudellisesti järjestettyä. Oikeudellisella vastuunalaisuudella tarkoitetaan voimassa olevan lainsäädännön ja hyvän hallintotavan (corporate governance) noudattamista kaikessa toiminnassa ja päätöksenteossa. Päätöksenteossa ja toiminnassa noudatetaan hallintolain mukaisia hyvän hallinnon oikeusperiaatteita, jotka ovat yhdenvertaisuus, tarkoitussidonnaisuus, suhteellisuus ja objektiivisuus. Luottamushenkilöt, viranhaltijat ja työsuhteiset työntekijät ovat velvoitettuja toimimaan vastuullisesti ja hyvän hallintotavan mukaisesti. Luottamushenkilöt toimivat luottamustehtävässään virkavastuulla. Hallinnossa asioivia kohdellaan tasapuolisesti sekä toimivaltaa käytetään yksinomaan lain mukaan hyväksyttäviin tarkoituksiin. Toimien on oltava puolueettomia ja oikeassa suhteessa tavoiteltuun päämäärään nähden. Lisäksi eri yksiköiden toiminnoissa noudatetaan toimintaa ohjaavia arvoja, jotka edistävät toiminnan laatua ja vaikuttavuutta. Otto-oikeus Kuntalain 51 :ssä säädetään asian ottamisesta ylemmän toimielimen käsittelyyn (otto-oikeus). Kaupunginhallitus, lauta- tai johtokunta, niiden puheenjohtajat, kaupunginjohtaja, palvelujohtaja tai kansliapäällikkö tehtäväalueillaan voivat ottaa toimielimen käsiteltäväksi asian, joka on kuntalain nojalla siirretty kunnanhallituksen alaisen viranomaisen tai kunnanhallituksen jaoston toimivaltaan ja jossa asianomainen viranomainen on tehnyt päätöksen. Toimeenpano: Yksiköiden toteuttamat toimenpiteet johdetaan arvoista, visiosta, kaupunki- ja palvelustrategiasta ja kriittisistä menestystekijöistä tehtävä-, vastuu- ja palvelualueiden johdon ja esimiesten toimesta. Tavoitteiden saavuttamisesta ja korjaavista toimenpiteistä raportoidaan säännöllisesti hallitukselle, lautakunnille ja johtokunnille. Vision, strategioiden ja kriittisten menestystekijöiden toteutumista uhkaavia riskejä arvioidaan säännöllisesti tehtävä-, vastuu- ja palvelualueiden arjessa: suunnittelussa, toiminnassa ja seurannassa. Arviointien perusteella päätetään käytännön toimenpiteistä mm. vastuuhenkilö ja aikataulu. Sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa koskevaa koulutusta järjestetään yleisesti koko kuntakonsernissa sekä riskienhallinnan johtoryhmälle ja/tai sisäiselle tarkastukselle esitettyjen toiveiden mukaan. 6

42 74, KALA :00 / Pykälän liite: sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet Osana perehdytystä kaupunginvaltuuston, -hallituksen, lauta- ja johtokuntien jäsenille sekä viran- ja toimenhaltijoille järjestetään koulutusta hyvästä hallintotavasta. 3 Johtamis- ja hallintojärjestelmään perustuva sisäinen valvonta ja riskienhallinta Kotkan kaupungin läpinäkyvällä johtamis- ja hallintojärjestelmällä tarkoitetaan a) Arvoja, b) Toimijoita ja c) Prosessia, joiden mukaisesti kaupungin toimintaa johdetaan ja ohjataan, riskejä hallitaan ja tavoitteiden saavuttamista edistetään. Järjestelmän tulee prosessina toteutua koko kaupunkikonsernissa, kaupunkiorganisaation tehtävä-, vastuu- ja palvelualueilla. Sisäinen valvonta ja riskienhallinta ovat keskeinen osa johtamisjärjestelmää, jolla edistetään toiminnan ja henkilöstön vastuullisuutta, perustehtävien tuloksellista järjestämistä, riskien hallintaa, tuloksellisuutta, systemaattista seurantaa ja arviointia. Kuvio 1. Johtamis- ja hallintojärjestelmä I N F O R M A A T I O Johtamisen ja suoriutumisen seuranta ja arviointi Toiminnan riskien arviointi ja poikkeamiin reagointi Riskien hallinta ja mahdollisuuksien hyödyntäminen Perustehtävä ja strategiset tavoitteet (visio), toimintaympäristön analysointi Arvot, johtaminen, toimintatavat, sitoutuminen ja vastuunalaisuus T I E D O N K U L K U Johtamis- ja hallintojärjestelmällä ja siihen sisältyvillä johtamismenettelyillä edistetään sitoutumista Kotkan kaupungin ja sen eri toimintayksiköiden yhteisiin arvoihin, hyvään hallintatapaan, määriteltyihin toimintatapoihin sekä toiminnan ja ammatillisen osaamisen jatkuvaan kehittämiseen. Lisäksi lähestymistavalla luodaan toimintakulttuuri, joka kannustaa strategisten ja toiminnallisten mahdollisuuksien hyödyntämiseen. Johtamis- ja hallintojärjestelmän kuvauksella ohjataan ennakoimaan ja havaitsemaan toimintaan vaikuttavia riskejä ja mahdollisuuksia, toimintaympäristön muutoksia sekä pyritään tehokkaaseen riskienhallintaan. Ratkaisevaa järjestelmän toiminnassa, riskienhallinnassa ja tavoitteiden saavuttamisessa on tiedonkulku. 3.1 Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan määrittely Sisäinen valvonta ja riskienhallinta ovat osa kaupungin avointa johtamis- ja hallintojärjestelmää. Kaupunginhallituksen, johtavien viranhaltijoiden ja esimiesten vastuulla olevalla sisäisellä valvonnalla tarkoitetaan 1) Järjestelmää 2) Vastuullista suhtautumista 3) Kehittyneitä toimintatapoja, joilla edistetään tavoitteiden ja hyvän hallintotavan mukaista toimintaa. Kaupungin johto- tai toimintasäännöissä mainitaan tehtävät, toimivaltuudet ja vastuut, vastuunalaisuus toiminnan johtamisesta, kehittämisestä, tuloksellisuudesta, sovituista toimintatavoista ja hy- 7

43 74, KALA :00 / Pykälän liite: sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet vän hallintotavan noudattamisesta. Kaupungin toimintaan ja taloutta koskevat toimintaohjeet luovat perustan systemaattiselle toimintatavalle ja ovat osa sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa. Henkilöstön ammatillisen osaamisen kehittäminen ja riittävät resurssit mahdollistavat laadukkaan palvelutuotannon sekä arvojen mukaisen toiminnan. Strategisten, toiminnallisten, taloudellisten ja kehittämistavoitteiden raportointivelvoitteilla aikaan saadaan vastuuta tavoitteiden mukaisesta toiminnasta. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tarkoituksena on osana johtamista varmistaa, että hallituksella, lauta- ja johtokunnilla ja johtavilla viranhaltijoilla on riittävä ja ajantasainen tieto kaupungin tehtävien toteutumisesta, tavoitteiden saavuttamisesta, toiminnan lainmukaisuudesta, varojen ja resurssien turvaamisesta sekä toiminnasta ja taloudesta. Tilintarkastuksen tarkoituksena on omalta osaltaan antaa kohtuullinen varmuus siitä, että yhteisön tilinpäätös antaa oikean ja riittävän kuvan yhteisön taloudellisesta asemasta. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tulee varmistaa kaupungin tehtävä-, vastuu- ja palvelualueiden toimintaan, toimintatapoihin ja talouteen liittyvien poikkeamien ja kehittämismahdollisuuksien ajantasainen havaitseminen. Sisäinen valvonta ja riskienhallinta toteutuvat kaupungin 1) Johtamisessa ja päätöksenteossa 2) Suunnittelussa ja ohjauksessa 3) Toiminnassa 4) Seuranta- ja raportointimenettelyissä. 3.2 Soveltaminen ja sisältö Kotkan kaupunginvaltuuston hyväksymiä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteita sovelletaan Kotkan kaupungissa, liikelaitoksissa ja kaupungin tytäryhteisöissä. Tytäryhteisöllä voi olla omia tarkentavia ohjeitaan, mutta tällöin tytäryhteisön hallituksen tehtävänä on varmistaa, etteivät ne ole ristiriidassa kaupungin ohjeistuksen kanssa. Tytäryhteisöjen sisäisessä valvonnassa ja riskienhallinnassa tulee ottaa huomioon konserniohjeen sisältö. Kotkan kaupungin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet määrittelevät Kotkan kaupungin ja kaupunkikonsernin riskienhallinnan päämäärän ja tavoitteet, toiminnalliset vastuut ja toteutuskeinot. Kaupunginhallitus ja toiminnasta vastuussa olevat viranhaltijat voivat antaa periaatteita tarkentavia toiminnan luonteen edellyttämiä käytännön ohjeita, joita tehtävä-, vastuu- ja palvelualueilla sekä konserniyhteisöissä tulee noudattaa. Periaatteet tulee jalkauttaa arjen toimintaan tehtävä-, vastuu- ja palvelualueilla ja konserniyhteisöissä. Käytännön jalkautusprosessit ovat ensisijaisesti johtavien viranhaltijoiden ja esimiesten vastuulla. Sisäisen valvonnan tilaa ja strategisista tavoitteista johdettuja vuositavoitteita uhkaavia riskejä seurataan osavuosikatsauksissa osana talousarvioprosessia. Lisäksi sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisen kokonaisuutta selvitetään osana tilinpäätöstä, kaupunginhallituksen tehtäviin kuuluvassa toimintakertomuksen selonteossa. Koko kaupunkikonsernin yhtenäistä riskienarviointityötä ja siihen käytettäviä työkaluja hallinnoidaan riskienhallinnan johtoryhmässä. Talousarvioprosessissa toteutettavan raportoinnin ja seurannan jalkautustyön tueksi tehtävä-, vastuuja palvelualueilla tulee olla dokumentoidut toiminta- ja taloussuunnittelukaudella suoritettavat riskienhallinnan toimenpiteitä kuvaavat vastuut ja aikataulut. Tilivelvollisten viranhaltijoiden ja esimiesten tulee suunnittelu- ja päätöksentekoprosesseissa sekä toiminnan seurannan avulla saamansa tiedon perusteella valvoa vastuullaan olevia toimintoja ja ryhtyä tarpeellisiin toimenpiteisiin, mikäli he havaitsevat lainsäädännön, johtosääntöjen tai ohjeiden vastaista toimintaa tai muutoin epätaloudellista tai tehotonta toimintaa. Vastaavissa tilanteissa myös henkilöstön tulee raportoida esimiehelleen tai tehtäväalueen johdolle havaitsemistaan epäkohdista. Tarpeellisilla toimenpiteillä tarkoitetaan riittävistä korjaavista toimenpiteistä päättämistä. 8

44 74, KALA :00 / Pykälän liite: sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet Valvontatoimien tulee olla määriteltyjä ja kohdennettuja toiminnan luonteen ja siihen liittyvien riskien perusteella. Niiden tavoitteena on edistää tehtävästä suoriutumista ja tavoitteiden saavuttamista. Valvontatoimet voivat olla ennaltaehkäiseviä, havaitsevia ja korjaavia. Ennaltaehkäiseviä valvontatoimia ovat esimerkiksi - toimivaltuudet - ohjeistukset - tehtävien eriyttäminen - käyttöoikeudet - prosessikuvaukset, itsearviointi - omaisuuden fyysinen turvaaminen - hyväksymis- ja tarkastusmenettelyt - raportointivastuut - esimiesten valvonta Havaitsevia ja korjaavia valvontatoimia (jälkikäteisvalvonta) ovat esimerkiksi - toiminnan ja tuloksellisuuden arvioinnit - toimintaan ja talouteen liittyvät seurantamenettelyt ja täsmäytykset - toimintojen ja prosessien sisäiset / ulkoiset arvioinnit - kehityskeskustelut - otto-oikeuden käyttö Toimivaltamääräyksillä, delegoinneilla, päätöksentekoprosessilla ja siihen liittyvällä viranhaltijapäätösten ohjeistuksella edistetään sisäistä valvontaa ja asiantuntevaa valmistelua sekä hyvän hallintotavan toteutumista päätöksenteossa ja taloudenhoidossa. Oikeudellisen asiantuntemuksen hyödyntämisen, esittelijöille ja päätöksentekijöille järjestettävän koulutuksen avulla ennaltaehkäistään päätöksentekoon ja sopimusmenettelyihin liittyviä riskejä. Toimivaltaisten viranhaltijoiden tulee toimia ohjeistuksen mukaisesti ja rekisteröidä kaupungin asianhallintajärjestelmään tehdyt päätökset, mikä mahdollistaa niiden valvonnan. Otto-oikeus mahdollistaa ja velvoittaa puuttumaan päätöksiin, jotka eivät ole lain tai kaupungin edun mukaisia. Kaupungin investointihankkeiden suunnittelusta, päätöksenteosta, toteutuksesta sekä seurannasta ja raportoinnista on ohjeistettu erikseen. Investointien suunnittelun tulee perustua riskiperusteisiin kuntoluokituksiin sekä uusien hankkeiden lisäarvoon. Kaupungin eri tehtävä-, vastuu- ja palvelualueilla tulee olla ohjeistuksen mukaiset, tarkoituksenmukaiset hoito- ja huoltojärjestelyt, joiden mukaisesti kiinteistöjä ja irtainta omaisuutta hallitaan. Nykykäytännön mukaan kirjanpidossa luetteloitavien hankintojen alarajana on 5.000,00 euroa. Tietohallinto hallinnoi kaupungin henkilöstön käyttöön luovutetuista työasemakohtaisista leasing-laitteista koostuvaa laiterekisteriä, jota ICT- Kymi ylläpitää. Käyttöomaisuuden riskikartoitukset suoritetaan inventointien yhteydessä. Inventointien säännönmukaisen suorittamisen ja rekistereiden ajantasaisen tiedon sekä omaisuuden fyysisen suojaamisen ja automatisoitujen hälytysjärjestelmien avulla varmistutaan omaisuuden asianmukaisesta hallinnasta, käytöstä ja suojaamisesta. Omaisuuden (ml. tietokoneet) luovuttamisen toimivaltuudet on määritelty ja menettelyt ohjeistettu. Raha- ja maksuliikenteestä (sisältäen tulojen ja menojen käsittelyn) annettujen ohjeiden mukaisesti toimittaessa varmistetaan toimenpiteiden asianmukaiset perusteet. Tulojen ja menojen tarkastus-, hyväksymis- ja valvontavastuut sekä menettelyt turvaavat kaupungin etujen valvonnan. Tehtävien eriyttämisellä ennaltaehkäistään talous- ja tietohallinnossa vaarallisia työyhdistelmiä, minkä lisäksi taloushallinnon tietojärjestelmien tunnukset ovat henkilökohtaisia (salassa pidettäviä). Varahenkilöjärjestelyillä turvataan raha- ja maksuliikenteen häiriöttömyys eri tilanteissa. Kaupungin sijoitustoiminta perustuu valtuuston hyväksymiin sijoitustoiminnan periaatteisiin, joiden perustana ovat tuottotavoitteet ja hyväksyttävä riskitaso. 9

45 74, KALA :00 / Pykälän liite: sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet Sisäinen valvonta toiminnoissa ja prosesseissa toteutuu kuviossa kaksi esitetyllä tavalla. Sisäinen valvonta ja riskienhallinta toteutuvat selkeiden tavoitteiden, niitä uhkaavien riskien hallinnan, johtamisen, riittävän ja ammattitaitoisen henkilöstön sekä kehittyneiden toimintatapojen myötä. Johdon tehtävänä on johtaa ja ohjata toimintaa ja henkilöstöä, varmistua tavoitteiden saavuttamista uhkaavien olennaisten riskien hallinnasta, seurata ja arvioida toimintatapoja sekä tavoitteiden saavuttamista. Kuvio 2. Tilivelvollisten viranhaltijoiden ja esimiesten vastuulla oleva sisäinen valvonta ja riskienhallinta 1. Selkeät toimintaa ohjaavat tavoitteet 2. Tehtävien, toimivaltuuksien ja vastuiden täsmällinen määrittely 3. Tavoitteiden saavuttamista uhkaavien riskien tunnistaminen, arviointi ja toimintatapojen määrittely 4. Toiminnan johtaminen ja ohjaus eli keinot tavoitteiden saavuttamiseksi 5. Henkilöstöjohtaminen tavoitteiden mukaiseesti m. rekrytointi, perehdytys ja koulutus 6. Kehittyneet, systemaattiset toimintatavat ja suoriutumisen arviointi Valvonnan ja vastuullisen toiminnan toteutumiseksi esimiesten tehtävänä on edistää alaisensa henkilöstön tietoisuutta ja sitoutumista ohjeiden mukaiseen toimintaan työtehtävissään sekä ammatillisen osaamisen kehittymiseen. Esimiesten tulee systemaattisin viestintä-, perehdytys- ja koulutusmenettelyin, prosessikuvausten, kehityskeskusteluiden ja tehtävänkuvien avulla varmistaa, että työntekijät ovat tietoisia omista tehtävistään ja toimintaa ohjaavista tavoitteista sekä toimintaan vaikuttavista sopimuksista. Tehtävä-, vastuu- ja palvelualueiden johtajien vastuulla on toiminnan luonteen perusteella riittävien riskienhallinnan menettelyiden ja valvontatoimien luominen. Keskitetysti ohjeistettavia prosesseja ovat mm. ydintoiminnot ja niihin liittyvät prosessit, päätöksenteko, henkilöstöhallinto, hankintatoimi, tietojärjestelmät, tila- ja asiakirjahallinto. 10

46 74, KALA :00 / Pykälän liite: sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet Toimeenpano: Tarkoituksenmukaiset toimivaltuudet, delegointipäätökset ja niiden seurantamenettelyt luodaan systemaattisiksi. Päätöksentekoon osallistuville viranhaltijoille järjestetään säännönmukaisesti koulutusta päätösten valmistelusta, esittelystä ja hyvästä hallintotavasta. Omaisuuden hoito- ja huoltojärjestelyjä seurataan ja arvioidaan säännöllisesti sekä omaisuusrekisterien ajantasaisuutta valvotaan. Vuosittain inventointien yhteydessä arvioidaan omaisuuden hallintaan ja käyttöön liittyviä riskejä ja niiden hallinnan menettelyitä. Kaupungin johtosääntöjen määräyksiä sekä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteisiin sisältyviä menettelyitä, niiden tarkoituksenmukaisuutta ja ajantasaisuutta arvioidaan säännöllisesti. Sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta järjestetään säännöllisesti koulutusta ja periaatteet sisällytetään uuden henkilöstön perehdytysmateriaaliin. Kaupungin johtamisen, ohjauksen, toiminnan, seurannan ja arvioinnin prosesseja ja menettelyitä (johto- ja ohjesäännöt, prosessikuvaukset, talousarvion laadintaohjeet, suunnitelmat jne.) arvioidaan ja kehitetään ohjeen perusteella. Riskien tunnistamiseksi ja arvioimiseksi sekä osana sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteiden jalkautusta, riskienhallinnan johtoryhmässä laaditaan tarvittavat työkalut ja käytännön ohjeet. Käyttö ohjeistetaan yhteistyössä talouden vastuualueen ja sisäisen tarkastuksen kanssa. Vastuualueilla määritellään olennaisten riskien hallintaa ja valvontaa koskevat menettelyt osaksi henkilöstön tehtäviä ja tehtävänkuvia sekä prosessikuvauksia. Toiminnan ja tavoitteiden saavuttamista seurataan ja itsearvioidaan systemaattisesti. Arviointien tulokset raportoidaan hallitukselle, lauta- ja johtokunnille ohjeistuksen mukaisesti. 4 Toimijat, tehtävät ja vastuut Kaupunginvaltuuston ja hallituksen, lauta- ja johtokuntien, kaupungin johtoryhmän ja tehtävä- ja vastuualueiden johtoryhmien keskeisiin tehtäviin ja vastuisiin kuuluu osana strategista johtamista ja suunnittelua ulkoisen tiedon ja toimintaympäristön analysointi sekä ennakointitiedon hyödyntäminen. Hallitus seuraa ja arvioi päätöksentekoa, suunnitelmien toteutumista, riskienhallintaa ja tavoitteiden saavuttamista saamansa tiedon ja asiakirjojen perusteella. Lähtökohtana on toiminnan läpinäkyvyys ja asiakirjojen julkisuus (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta /621). Sisäisen valvonnan erillisarviointeja suoritetaan arvioituihin riskeihin ja jatkuvan seurannan tuloksiin perustuen. Erillisarviointeja voivat suorittaa mm. kaupungin tehtävään määrätty viranhaltija, organisaation itsearvioitsijat, sisäiset ja ulkoiset auditoijat sekä sisäinen tarkastus. Kaupunginhallituksen ja muiden tilivelvollisten toimielinten tulee olla tietoisia asetettuihin tavoitteisiin liittyvistä olennaisista riskeistä, niiden hallinnan menettelyistä sekä tavoitteiden saavuttamisesta. Hallituksen tulee myös seurata ja valvoa riskien kartoitusten, arviointien suorittamisen systemaattisuutta ja edellyttää raportointia arviointien tuloksista ja tarvittavista kehittämisalueista. 4.1 Kaupunginvaltuusto Valtuusto päättää toiminnan ja talouden keskeisistä tavoitteista, konserniohjauksen periaatteista, hallinnon järjestämisen perusteista sekä talouden, rahoituksen ja sijoitustoiminnan perusteista ja hyväksyy talousarvion (kuntalaki 13 ). Valtuusto ottaa riskinäkökulman huomioon hyväksyessään kaupungin ja kaupunkikonsernin kriittiset menestystekijät, strategiset päämäärät, toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet, kehittämistavoitteet, osoittaessaan resursseja sekä tehdessään päätöksiä. Valtuustolla on kokonaisvastuu kunnan toiminnasta ja taloudesta. Valtuusto vastaa strategisesta päätöksenteosta ja koko kuntakonsernin tavoitteiden asettamisesta, toiminnan ja talouden tasapainosta sekä toiminnan arvioinneista ja seurannan järjestämisestä. Valtuusto myös hyväksyy sisäi- 11

47 74, KALA :00 / Pykälän liite: sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet sen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet. Tietoturvallisuuden riskienhallinnan perustana oleva Kotkan kaupungin yleinen tietoturvapolitiikka on hyväksytty kaupunginvaltuustossa Valtuuston strateginen päätöksentekorooli korostaa vastuullista ja ennakoivaa toimintatapaa. Kaupunginvaltuuston ja koko kuntakonsernin ratkaisujen tulee perustua riskien sekä päätösten ennakkovaikutusten (EVA) ja niiden seurausten läpinäkyvään arviointiin. Myös Kuntaliitto on antanut yleiskirjeensä Suositus vaikutusten ennakkoarvioinnista kunnallisessa päätöksenteossa Suosituksen mukaan päätöksiä valmisteltaessa ja tehtäessä tulee ottaa huomioon, miten ne vaikuttavat kuntalaisiin, ympäristöön, organisaatioon ja henkilöstöön sekä talouteen. Päätösesitysten vaikutusta tulee arvioida sekä lyhyellä että pitkällä aikajänteellä päätöksestä riippuen. Kuntaliitto suosittelee, että päätösesityksissä ja tavoitteita asetettaessa esitetään vaihtoehtoja ja valmistelijan esityksen rinnalle nostetaan ainakin nollavaihtoehto, jossa on kuvattu, mitä tapahtuu, jos asialle ei tehdä mitään. Vähin vaatimus on se, että tehdyn päätösesityksen vaikutukset arvioidaan, jos vaihtoehtoisia päätösesityksiä ei ole mahdollista tehdä. Kunnan on tarpeen linjata itselleen, mitkä päätökset vaativat ennakkoarviointia ja keskittyä arvioimaan vain niitä päätöksiä ja tavoitteita, joilla on merkittäviä vaikutuksia. Kunta voi tehdä listan siitä, millaiset asiat on tarpeen ottaa ennakkoarvioinnin kohteeksi. Valtuusto linjaa hallituksen talousarvion ja suunnitelman sekä strategioiden valmistelua. Valmistelu perustuu vähintään kerran toiminta- ja taloussuunnitelmakaudessa suoritettavaan toimintaympäristöanalyysiin, strategisiin painopistealueisiin ja päämääriin, kehittämistavoitteisiin sekä toiminnan ja talouden arviointeihin. Valtuusto ottaa päätöksenteossaan huomioon kuntalaisiin, ympäristöön, organisaatioon, henkilöstöön, talouteen, omaisuuteen ja tietojärjestelmiin liittyvät riskit. Valtuustotyöskentelyn periaatteiden ja menettelyiden tulee varmistaa vastuunalaisuus, strategisten mahdollisuuksien hyödyntäminen, riskien tunnistaminen ja arviointi sekä hallinta. Kuntalain 27 :n mukaan valtuuston on pidettävä huolta siitä, että kunnan asukkailla ja palvelujen käyttäjillä on edellytykset osallistua ja vaikuttaa kunnan toimintaan. 4.2 Kaupunginhallitus Kaupunginhallitus vastaa kaupungin hallinnosta ja talouden hoidosta (kuntalaki 23 ). Kaupunginhallitus antaa määräykset ja ohjeet hallinnosta ja taloudesta sekä niiden suunnittelusta, henkilöstöpolitiikasta, hankinnoista, omaisuuden hoidosta ja hallinnasta (ml. vakuuttaminen) sekä arkistotoimesta. Hallituksen vastuulla on myös kaupungin sisäisen valvonnan ja riskienhallintaprosessin asianmukaisuus, josta annetaan vuosittain selonteko tilinpäätökseen sisältyvässä toimintakertomuksessa. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan menettelytavat ovat osa tavanomaisia prosesseja, joiden osalta hallituksen tehtävänä on varmistaa, että toimintaprosesseissa on huomioitu riskinäkökulma. Kunnan konsernijohtoon kuuluvat kunnanhallitus, kunnanjohtaja tai pormestari ja muut johtosäännössä määrätyt viranomaiset (kuntalaki 25a ). Konsernijohto vastaa kuntakonsernin ohjauksesta ja konsernivalvonnan järjestämisestä. Kaupunginhallitus antaa selonteon sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan kokonaisvaltaisesta järjestämisestä kuntakonsernissa. Kokonaisvaltaisuus tarkoittaa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ulottumista myös ulkoistettuihin palveluihin. Kaupunginhallitus ottaa riskinäkökulman huomioon päätöksenteossaan, toiminnan suunnittelussa ja seurannassa. Kaupunginhallituksen ja koko kuntakonsernin ratkaisujen tulee perustua riskien sekä päätösten ennakkovaikutusten (EVA) ja niiden seurausten läpinäkyvään arviointiin. Kaupunginhallituksen tehtävänä on seurata ja valvoa kaupungin ja kaupunkikonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimivuutta ja tehokkuutta ja laatia toimintakertomukseen selonteko sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä kuntakonsernissa. Toimintakertomuksessa tulee antaa tietoja olennaisista kunnan ja kuntakonsernin talouteen liittyvistä asioista, joista ei ole annettu muutoin tietoa taseessa, tuloslaskelmassa tai rahoituslaskelmassa. Tällaisia asioita ovat ainakin arvio todennäköisestä tulevasta kehityksestä sekä tiedot sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä kuntakonsernissa (kuntalaki 69 ). Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisellä tarkoitetaan täsmällistä tehtävien, toimivaltuuksien ja vastuiden määrittelyä, riittävää ohjeistusta sekä kehittyneitä johtamisen, ohjauksen, seurannan ja arvioinnin prosesseja. Hallitus ohjeistaa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjes- 12

48 74, KALA :00 / Pykälän liite: sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet tämistä periaatteisiin pohjautuen. Toiminnan suunnittelu- ja päätöksentekoprosesseissa otetaan huomioon hyväksyttävä riskitaso yhteistyössä hallituksen, lauta- ja johtokuntien sekä tilivelvollisten viranhaltijoiden kanssa. Hallituksen tulee toiminnallaan edistää läpinäkyvän ja kokonaisvaltaisen johtamiskulttuurin kehittymistä. Keskeisen perustan johtamiskulttuurille luovat hallituksen jäsenten ja viranhaltijoiden rehellisyys, asiantuntemus, sitoutuminen ja vastuullisuus sekä kyky rakentavaan yhteistyöhön. Lisäksi erityinen merkitys on hallitustyöskentelyn johtamisella, asiantuntevalla valmistelulla, periaatteilla ja käytännön menettelyillä. Kaupunginhallituksen jäsenten tuntemusta kunnan toiminnasta ja tehokasta työskentelyä edistetään systemaattisin perehdytys- ja koulutusmenettelyin. Jotta hallituksen työskentely tuottaa lisäarvoa, työskentelyn tulee kohdistua olennaisiin, strategisiin asiakokonaisuuksiin. Perustana ovat valtuuston hyväksymät strategiset, toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet, kuntalaisten tarpeet sekä hyvä hallintotapa. Olennainen osa hallituksen toimintaa on läpinäkyvä päätöksenteko, jossa otetaan systemaattisesti huomioon toimintaan ja eri ratkaisuvaihtoehtoihin liittyvät riskit, niiden merkitys ja hallinta. Hallituksen tulee myös seurata ja arvioida erityisesti strategisten tavoitteiden saavuttamista ja toiminnan tuloksellisuutta sekä raportoida niistä valtuustolle. Se edistää tilivelvollisuutta toiminnasta ja kehittämisestä. Hallitus arvioi säännöllisesti omaa johtamistaan, työskentelyään ja suoriutumistaan. Kaupungin konsernijaosto huolehtii konserniohjauksen kehittämisestä, kaupungin liikelaitosten ja konserniyhteisöjen sekä kuntayhtymien omistajaohjauksesta, toiminnan ohjaamisesta ja valvonnasta. Sen tehtävänä on johtaa kaupungin elinkeinopoliittista valmistelua, valmistella kaupunginhallituksen käsittelyä varten kaupungin tulevaisuuden ja kehittämisen kannalta merkittävät ja laajakantoiset strategiset asiat, kuten esimerkiksi merkittävimmät maankäyttöön ja talouteen liittyvät periaateratkaisut, kuntien välisen yhteistyön kannalta merkittävät kehityshankkeet, kaupungin yleiseen edunvalvontaan liittyvät hankkeet ja muut asiat, jotka kaupunginhallitus on antanut sen valmisteltaviksi (Kotkan kaupunginhallituksen johtosääntö kv / 8 ). Lisäksi Kotkan kaupungin konserniohjeissa / kv määritellään kuntakonsernin johtamista, kaupungin ohjausvallan käyttämistä ja konsernijaoston tehtäviä. Henkilöstöpolitiikkaa koskevat periaateratkaisut määritellään kaupunginhallituksen / 101 asettamassa henkilöstöjaostossa. Kaupunginhallituksen alaisten konserni- ja hyvinvointipalvelujen tehtäväalueiden, Kotkan kaupunkiorganisaation 12 vastuualueen ja niiden alaisten palvelualueiden sekä hallinnossa toimivien johtoryhmien tehtävänä on edistää kaupungin strategian ja siitä johdettujen strategisten päämäärien ja tavoitteiden saavuttamista. Johtoryhmien avulla koordinoidaan ja valvotaan myös sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanoa. Kaupunginhallitus ohjaa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteiden toimeenpanoa ja valvoo niiden systemaattisuutta sekä riittävyyttä. Ohjeita päivitetään tarpeen mukaan tai valtuustokausittain. Periaatteissa otetaan huomioon kaupunkikonsernin strategiset ja muut tavoitteet sekä toimintaympäristön muutokset ja analysointien tulokset. Kaupunginhallitus voi valvontatehtävässään käyttää apunaan sisäisen tarkastuksen toimintoa. Kaupunginhallituksen tehtävänä on määritellä esimerkiksi tilinpäätöksen laadintaohjeistuksen liitteeksi toimintatavat (ml. riskien arvioinnin työkalut), vastuut, käsittely tilivelvollisissa toimielimissä ja aikataulu selonteon perustaksi vaadittavan tiedon keruusta ja arvioinnista. Kaupunginhallitus voi tarpeen mukaan antaa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteita tarkentavia ja täydentäviä käytännön ohjeita. 4.3 Kaupunginjohtaja Kunnan hallintoa, taloudenhoitoa sekä muuta toimintaa johtaa kunnanhallituksen alaisena kunnanjohtaja tai pormestari (kuntalaki 24 ). Kotkan kaupunginjohtajalla on asemansa perusteella kokonaisvastuu sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteita koskevan prosessin toimeenpanosta, toteuttamisesta ja raportoinnista kaupunginhallitukselle. Kaupunginjohtaja raportoi kaupunginhallitukselle myös toimintaan liittyvistä tunnistetuista ja toteutuneista riskeistä sekä riskienhallintatoimenpiteiden toteutuksesta ja riittävyydestä. 13

49 74, KALA :00 / Pykälän liite: sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet Kaupunginjohtaja ottaa riskinäkökulman huomioon päätöksenteossaan, toiminnan suunnittelussa ja seurannassa. Kaupunginjohtajan ratkaisujen tulee perustua riskien, päätösten erilaisten vaikutusten ja niiden seurausten läpinäkyvään arviointiin. Kaupunginjohtaja seuraa aktiivisesti kaupungin ja kaupunkikonsernin toimintaympäristöä ja siinä tapahtuvia muutoksia ja informoi kaupunginhallitusta mahdollisista uusista riskeistä, strategisista ja toiminnallisista mahdollisuuksista. Kaupunginjohtaja käyttää riskienhallinnassa apunaan sisäistä tarkastusta ja riskienhallinnan johtoryhmää. 4.4 Lauta- ja johtokunnat Lauta- ja johtokuntien sekä niiden jaostojen ja toimikuntien asemaa ja tehtäviä käsitellään kuntalain 17 :ssä. Tehtävät keskittyvät kaupunginhallituksen valmistelulinjausten mukaisesti palvelujen järjestämiseen ja kehittämiseen siten, että palveluilla pyritään edistämään kuntalaisten hyvinvointia ja kestävää kehitystä. Niissä päätetään tehtävä-, vastuu- ja palvelualueiden palvelujen järjestämistavasta vision, strategisten päämäärien ja kriittisten menestystekijöiden mukaisesti. Toimintaa suunnitellaan ja palveluiden järjestämistä koordinoidaan muiden tehtävä-, vastuu- ja palvelualueiden kanssa. Lautakunnat vastaavat toiminnan tulosten ja talousarvion toteutumisen seurannasta sekä toiminnan vaikuttavuudesta ja tuottavuudesta. Lauta- ja johtokunnat toimivat palveluiden asiakaspinnassa ja vastaavat systemaattisten asiakaspalautejärjestelmien ja -osallisuuden hyödyntämisestä palveluiden kehittämisessä. Lauta- ja johtokunnat vastaavat riskienhallinnan asianmukaisesta järjestämisestä omalla tehtäväalueellaan ottaen huomioon kaupungin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet ja niitä mahdollisesti täydentävät käytännön ohjeet. Lauta- ja johtokunnat ottavat ennakoivan ja riskinäkökulman huomioon päätöksenteossaan, toiminnan suunnittelussa ja seurannassa. Lauta- ja johtokuntien ratkaisujen tulee perustua riskien, päätösten erilaisten vaikutusten ja niiden seurausten läpinäkyvään arviointiin. Kuntalain 87 c :n mukaan kunnallisen liikelaitoksen johtokunta vastaa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisesta järjestämisestä. Lauta- ja johtokunnat valvovat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteiden ja käytännön toimenpideohjelmien toteutumista omalla tehtäväalueellaan ja tarpeen mukaan antavat toiminnan luonteen edellyttämiä täydentäviä ohjeita. Lauta- ja johtokunnat päättävät johtavien viranhaltijoiden raportoinnin perusteella tarpeellisista riskienhallinnan toimenpiteistä siltä osin, kun edellytetään koko tehtäväaluetta koskevia toimenpiteitä. Lauta- ja johtokuntien tehtävänä on aktiivisesti seurata tehtäväalueen toimintaympäristöä ja siinä tapahtuvia muutoksia ja informoida kaupunginjohtajaa ja kaupunginhallitusta mahdollisista riskeistä, strategisista ja toiminnallisista mahdollisuuksista. Lauta- ja johtokunnat raportoivat kaupunginjohtajalle ja kaupunginhallitukselle osana kaupungin normaalia raportointia. Kaupunginhallituksen hallituksen selonteon perustaksi lauta- ja johtokunnat raportoivat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja toimivuudesta. 4.5 Johtavat viranhaltijat ja esimiehet Johtavien viranhaltijoiden ja esimiesten tehtävänä on luoda kehittämismyönteistä ja vastuullisuutta korostavaa toimintakulttuuria, joka luo perustan palveluiden laadukkaalle tuottamiselle ja toiminnan tuloksellisuudelle. Vastuullinen toiminta varmistaa toiminnan jatkuvan kehittämisen sekä ratkaisukeskeisen suhtautumisen ja toimintatavan. Johtavien viranhaltijoiden ja muun henkilöstön tehtävänä on toimia tavoitteiden, ohjeistuksen, prosessikuvausten sekä työ- ja tehtäväkuvaustensa edellyttämällä tavalla ja aktiivisesti ylläpitää ja kehittää ammatillista osaamistaan. Lisäksi esimiesten tulee kannustaa henkilöstöä nostamaan esille toimintatapoja, joilla voidaan kehittää toimintaa, palveluprosesseja ja palvelun laatua sekä varmistaa kaupungin omaisuuden hoitoa ja varojen tehokasta ja asianmukaista käyttöä. Viranhaltijoiden on suoritettava virkasuhteeseen kuuluvat tehtävät asianmukaisesti ja viivytyksettä noudattaen asianomaisia säännöksiä ja määräyksiä sekä työnantajan työnjohto- ja valvontamääräyksiä. Viranhaltijan on toimittava tehtävässään tasapuolisesti ja käyttäydyttävä asemansa ja tehtävänsä edellyttämällä tavalla. Viranhaltija ei saa vaatia, ottaa vastaan tai hyväksyä sellaista talou- 14

50 74, KALA :00 / Pykälän liite: sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet dellista tai muuta etua, joka on omiaan heikentämään luottamusta viranomaistoimintaan. Kotkan kaupungilla on kaupunginhallituksen hyväksymät ohjeet, joissa on käsitelty vieraanvaraisuutta, edustamista ja lahjoja koskevia käytäntöjä. Myös työsopimussuhteisten työntekijöiden on tehtävä työnsä huolellisesti noudattaen niitä määräyksiä, joita työnantaja antaa toimivaltansa mukaisesti työn suorittamisesta. Johtavat viranhaltijat ja toimintayksiköiden esimiehet vastaavat oman tehtävä-, vastuu- tai palvelualueensa riskien tunnistamisesta ja arvioinnista sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteiden ja ohjeiden mukaisesti. Kuntalain 87 d :n mukaan kunnallisen liikelaitoksen johtajan tulee huolehtia sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä. Johtavat viranhaltijat ja esimiehet ottavat riskinäkökulman huomioon päätöksenteossaan, toiminnan suunnittelussa ja seurannassa. Heidän ratkaisujensa tulee perustua riskien, päätösten ennakoivien vaikutusten ja niiden seurausten läpinäkyvään arviointiin. Johtavat viranhaltijat ja esimiehet päättävät tarpeellisista riskienhallintatoimenpiteistä silloin, kun toimenpide koskee tiettyä vastuu- tai palvelualuetta tai toimintoa. Johtavat viranhaltijat raportoivat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteiden toimeenpanosta ja toteutuksesta sekä mm. niiden yhteydessä tunnistetuista ja toteutuneista riskeistä. Päätetyistä riskienhallinnan toimenpiteistä raportoidaan lauta- ja johtokunnalle osana normaaleja raportointikäytäntöjä. 4.6 Tietohallintopäällikkö Tietoturvan organisointi ja vastuut kaupunkikonsernissa on määritelty Tietoturvapolitiikan (kv ) luvussa 2, s. 4 alkaen. Tietohallintopäällikkö vastaa tietoturvallisuuteen liittyvien riskien seurannasta, raportoinnista, viestinnästä sekä riskien hallintaan liittyvien kehittämishankkeiden valmistelusta ja toteutuksesta. Tietohallintopäällikkö ottaa riskinäkökulman huomioon päätöksenteossaan, toiminnan suunnittelussa ja seurannassa. Hänen ratkaisujensa tulee perustua riskien, päätösten ennakkovaikutusten ja niiden seurausten läpinäkyvään arviointiin. Tietohallintopäällikkö vastaa saamiensa toimintavaltuuksien puitteissa tietoturvallisuuden tavoitteiden ja periaateratkaisujen valmistelusta, toteutuksesta ja valvonnasta sekä tietoturvatietouden edistämisestä. Tietohallintopäällikkö vastaa myös tietoturvakoulutuksesta. Tietoteknisen osaamisen hyödyntämistä varten tietohallinto rakentaa ja ylläpitää vastuualueiden yhteistoimintaverkostoa. Tätä työtä tehdään tietotekniikan yhteistyöryhmässä, jossa on mukana tietohallinnon lisäksi kattava edustus vastuualueilta. Nykyiseen kokoonpanoon kuuluu noin 15 jäsentä. Kaupungin ja sen eri tehtävä-, vastuu- ja palvelualueiden tulee hyvän tiedonhallintatavan luomiseksi ja toteuttamiseksi huolehtia asiakirjojen ja tietojärjestelmien sekä niihin sisältyvien tietojen asianmukaisesta saatavuudesta, käytettävyydestä ja suojaamisesta sekä eheydestä ja muusta tietojen laatuun vaikuttavista tekijöistä. Kaupungin palveluksessa olevien kouluttamisella varmistetaan heidän tietoisuutensa käsiteltävien asiakirjojen julkisuudesta sekä tietojen antamisessa ja käsittelyssä sekä niiden ja asiakirjojen ja tietojärjestelmien suojaamisessa noudatettavista menettelyistä. Säännönmukaisella koulutuksella varmistetaan ymmärrys tietoturvallisuusjärjestelyistä ja tietoisuus tehtävänjaoista, samoin kuin siitä, että hyvän tiedonhallintatavan toteuttamiseksi annettujen säännösten, määräysten ja ohjeiden noudattamista valvotaan esimiesten toimesta. Kaupungissa varmistetaan käytössä olevien tietojärjestelmien toimivuus ja asianmukaisuus tietojärjestelmien kriittisyysluokittelun perusteella. Tietojärjestelmien kuvauksista pidetään luetteloa (kokonaisarkkitehtuuri). Kaupungin johto ja henkilöstö osallistuvat säännöllisesti tietoturvakoulutukseen ja kaupungissa on tietoturvapolitiikka ja sitä täydentävät käytännön ohjeet, joiden noudattamista valvotaan. 4.7 Sisäinen tarkastus Sisäinen tarkastus on suunnitelmallista, riippumatonta ja objektiivista arviointi-, varmistus- ja konsultointitoimintaa, joka on luotu tuottamaan lisäarvoa organisaatiolle ja parantamaan sen toimintaa. 15

51 74, KALA :00 / Pykälän liite: sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet Sisäinen tarkastus on osa kaupungin johtamis- ja hallintojärjestelmää, jonka asiantuntemusta kaupunginhallitus ja johtaja tarvittaessa käyttävät vastatakseen valvontavelvollisuudestaan. Sisäinen tarkastus tukee kaupunginjohtajaa ja konsernijohtoa kaupungin arvojen toteuttamisessa ja tavoitteiden saavuttamisessa tarjoamalla järjestelmällisen lähestymistavan organisaation riskienhallinta-, valvonta-, johtamis- ja hallintoprosessien arviointiin ja kehittämiseen. Sisäinen tarkastus toimii kaupunginhallituksen ja -johtajan alaisuudessa. Sen tehtävänä on arvioida ja tehdä kehittämisehdotuksia johtamisen, sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan prosessien kehittämiseksi. Sisäinen tarkastus voi kouluttaa, konsultoida ja osallistua asiantuntijan ominaisuudessa erilaisiin kehittämistyöryhmiin. Kotkan kaupungin sisäisen tarkastuksen tehtävänä on arvioida kaupungin johtamis-, hallinto- ja riskienhallintaprosesseja sekä antaa tarpeen mukaan niitä koskevia suosituksia ja kehittämisehdotuksia. Sisäinen tarkastus raportoi kaupunginjohtajalle ja kaupunginhallitukselle sekä toimii yhteistyössä ja vuorovaikutuksessa ulkoisen tarkastuksen kanssa. Tarkastussäännön (kv ) 4 :n mukaisesti sisäinen tarkastus raportoi toimenpiteistään tarkastuslautakunnalle 4 kertaa vuodessa. Lisäksi sisäinen tarkastus ottaa toimintansa perusperiaatteina huomioon kulloinkin voimassa olevat yleiset kansainväliset ammattistandardit ja eettiset säännöt. 4.8 Ulkoinen tarkastus Valtuusto valitsee toimikauttaan vastaavien vuosien hallinnon ja talouden tarkastamista varten yhden tai useamman tilintarkastajan, joka toimii tehtävässään virkavastuulla (kuntalaki 72 ). Tilintarkastajan on tarkastettava onko kunnan ja kuntakonsernin sisäinen valvonta ja riskienhallinta sekä konsernivalvonta järjestetty asianmukaisesti (kuntalaki 73 ). Tilintarkastajan on voitava todentaa, että kaupunginhallitus (sekä lauta- ja johtokunnat) seuraa ja arvioi dokumentoidusti sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan sekä konsernivalvonnan toimeenpanoa ja tuloksellisuutta. Tarkastuslautakunta valmistelee valtuuston päätettäväksi hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat sekä arvioi, ovatko valtuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet toteutuneet. Tilintarkastus ja tarkastuslautakunta yhdessä muodostavat kaupungin ulkoisen tarkastuksen toiminnon. Kuntalaissa mainittujen tehtävien lisäksi tarkastuslautakunnan tehtäviin kuuluvat tarkastussäännön (kv ) 4 :ssä mainitut kokonaisuudet. Tarkastuslautakunnan arviointitoiminta perustuu kirjalliseen toimintasuunnitelmaan ja systemaattisiin arviointimenettelyihin ja -kriteereihin. Arviointitoiminnan tulee tuottaa lisäarvoa ja lautakunta pyytää säännöllisesti palautetta arviointiensa tuottamasta lisäarvosta valtuustolta, hallitukselta, lauta- ja johtokunnilta ja johtavilta viranhaltijoilta. Ulkoinen tarkastus toimii yhteistyössä ja vuorovaikutuksessa sisäisen tarkastuksen kanssa. Arviointitoiminnassa noudatetaan luottamuksellisuuden ja objektiivisuuden periaatteita. Tarkastuslautakunnan raportoinnin tulee olla todennettavaa, täsmällistä ja rakentavaa. 4.9 Konserniyhteisöjen hallitukset ja toimitusjohtajat Konserniyhteisöjen hallitusten tehtävänä on huolehtia yhtiön hallinnosta ja sen asianmukaisesta järjestämisestä. Hallitus vastaa siitä, että yhtiön kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty. Hallitus ohjaa ja valvoo yhtiön toimivaa johtoa, nimittää ja erottaa toimitusjohtajan, hyväksyy yhtiön strategian ja valvoo sen toteuttamista, hyväksyy sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet ja varmistaa johtamisjärjestelmän toimivuuden. Hallituksen vastuukokonaisuus käsittää yhtiön hyvän johtamis- ja hallintojärjestelmän, riskienhallinnan sekä toiminnallisen ja taloudellisen raportointijärjestelmän toimivuuden valvonnan. Konserniyhteisöjen tulee toiminnassaan ottaa huomioon kaupungin omistajapoliittiset linjaukset ja niistä johdetut toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet, konserniohjeet sekä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet. Konserniyhteisöjen tulee raportoida konsernijohdolle sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja toimivuudesta vähintään osavuosikatsauksissa sekä tilinpäätöksen toimintakertomuksen laadintaprosessissa. 16

52 74, KALA :00 / Pykälän liite: sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet Konserniyhteisöjen toimitusjohtajien tehtävänä on hoitaa yhtiön juoksevaa hallintoa lain ja hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Toimitusjohtaja vastaa yhtiön kirjanpidon lainmukaisuudesta ja varainhoidon luotettavasta järjestämisestä. Toimitusjohtaja on velvollinen toimeenpanemaan hallituksen hyväksymän strategian ja järjestämään sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan valtuuston hyväksymien periaatteiden mukaisesti. Konserniyhteisöjen hallitukset vastaavat yhdessä toimitusjohtajan kanssa sisäisen valvonnan, riskien hallinnan sekä riskienhallintaprosessien kokonaisvaltaisuudesta ja systemaattisuudesta. Konserniyhteisöjen hallitukset ja toimitusjohtajat ottavat riskinäkökulman huomioon päätöksenteossaan, toiminnan suunnittelussa ja seurannassa. Heidän ratkaisujensa tulee perustua riskien, päätösten ennakoivien vaikutusten ja niiden seurausten läpinäkyvään arviointiin. Konserniyhteisöjen tulee kaupungin raportointiohjeiden mukaisesti raportoida Kotkan kaupungille merkittävistä riskeistä sekä sisäisen valvonnan ja riskienhallintansa toimivuudesta ja riittävyydestä. Konserniohjauksen periaatteet ovat konserniohjeissa, joissa käsitellään emoyhteisön ja tytäryhteisöjen välisiä strategisia, taloudellisia ja operatiivisia linjauksia yhteisen tahto- ja tietotilan saavuttamiseksi. Yhteiseen ohjauskokonaisuuteen kuuluvat myös vakuuttamispoliittiset ratkaisut Riskienhallinnan johtoryhmä Kotkan kaupungissa toimii kaupunginjohtajan johtoryhmän asettama riskienhallinnan johtoryhmä, jonka keskeiset tehtävät ovat: 1) Kilpailuttaa Kotkan kaupungin vakuutuspalvelut 2) Vakuuttaa kaupungin omaisuus, henkilöstö ja toiminnot ja suorittaa näiden seurantaa, 3) Kehittää kaupungin ja kaupunkikonsernin sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa ja tehdä/teettää tarvittavat riskianalyysit, 4) Laatia kaupungin riskienhallintasuunnitelma 5) Päivittää kaupungin vahinkorahaston säännöt 6) Ohjeistaa ja tiedottaa kaupunginsisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta. Riskienhallinnan johtoryhmän tulee muodostaa kokonaisvaltainen näkemys kaupungin riskienhallinnasta. Johtoryhmän keskeisenä tehtävänä on varmistaa, että kaupungin ja kaupunkikonsernin strategiset, taloudelliset, operatiiviset ja vahinkoriskit on olennaisilta osin tunnistettu ja arvioitu ja riskeille on määritelty tarvittavat hallintakeinot. Johtoryhmä koordinoi riskien arviointityökalujen valmistelua. Työkaluja hyödyntämällä kaupungin ja kaupunkikonsernin riskejä voidaan arvioida kokonaisvaltaisesti ja sopia hyväksyttävistä menettelyistä Talous- ja rahoitusjohtaja Kotkan kaupungin talous- ja rahoitusjohtajan vastuualueeseen kuuluvat takaustoiminnan, riskienhallinnan ja vakuuttamisen hoitaminen. Talous- ja rahoitusjohtajan työssä painottuvat vahinkoriskien hallinta vakuutusten avulla sekä kaupungin ja kaupunkikonsernin rahoitusriskien hallinta. Talous- ja rahoitusjohtaja raportoi kaupunginjohtajalle tunnistetuista ja toteutuneista rahoitus- ja vahinkoriskeistä sekä suoritetuista riskienhallintatoimenpiteistä Henkilöstö Kotkan kaupungin ja konserniyhteisöjen henkilöstöllä on keskeinen asema sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteiden toteutumisessa ja toteuttamisessa. Henkilöstön tehtävänä on suorittaa toimen- ja tehtävänkuvausten mukaiset tehtävät ja noudattaa toimintaa koskevaa ohjeistusta ja prosessikuvauksia. Heidän tulee toiminnallaan edistää myös tavoitteiden saavuttamista sekä omaisuuden asianmukaista hallintaa. Henkilöstölle järjestetään säännöllisesti ja tarpeen mukaan koulutusta sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta riittävän riskitietoisuuden varmistamiseksi. Henkilöstön tulee sitoutua oman ammatillisen osaamisen jatkuvaan ylläpitoon ja kehittämiseen. Johdon ja esimiesten tulee huolehtia, että henkilöstö voi vaivatta ja kannustavassa ilmapiirissä saattaa esimiehensä tietoisuuteen toimintaan liittyviä riskejä ja kehittämismahdollisuuksia. 17

53 74, KALA :00 / Pykälän liite: sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet Toimeenpano: Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteita toteutetaan kaupungin tehtävä-, vastuu- ja palvelualueiden prosesseissa. Niiden toimeenpanovastuu on vastuualueiden johtavilla viranhaltijoilla ja esimiehillä. Valtuuston, hallituksen, lauta- ja johtokuntien päätöksenteko perustuu toimintaympäristön, uhkatekijöiden ja mahdollisuuksien analysointiin sekä vastuulliseen ja ennakoivaan suunnitteluun. Hallitus- ja lautakuntatyöskentelyn strategiset painopisteet määritellään, periaatteet ja menettelyt kuvataan. Työskentelyä ja suoriutumista arvioidaan säännöllisesti. Sisäinen tarkastus ja riskienhallinnan johtoryhmä arvioivat systemaattisesti johtamis-, valvontaja riskienhallintaprosessien toimivuutta ja esittävät suosituksia niiden kehittämiseksi. Tarkastuslautakunta laatii vuosittaisen toiminta- ja arviointisuunnitelman, joka sisältää kuvauksen arviointien kohdentumisesta, tavoitteista, arviointikriteereistä, arviointien suorittamisesta (suorittajat ja aikataulu), tietolähteistä ja raportoinnista. Tarkastuslautakunta raportoi valtuustolle tuottamastaan lisäarvosta arviointikertomuksessa. Konserniyhteisöjä ohjeistetaan raportoimaan konsernijohdolle sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja toimivuudesta osana talousarvioprosessia. 5 Perustietoa riskienhallinnasta 5.1 Riskienhallinnan tarkoitus ja tavoitteet Riskienhallinnan tarkoituksena on tukea Kotkan kaupunkia ja kaupunkikonsernia perustehtävien toteuttamisessa, asetettujen tavoitteiden saavuttamisessa sekä kunnan, kuntalaisten, henkilöstön ja omaisuuden turvaamisessa erilaisilta riskeiltä. Riskienhallinnalla varmistetaan, että kaupungin ja kaupunkikonsernin toiminta voi muuttuvissa tilanteissa jatkua keskeytyksittä ja häiriöittä laadukkaasti ja kustannustehokkaasti. Riskienhallinnassa otetaan huomioon myös konserniyhteisöt ja merkittävät ulkoiset palveluntuottajat. Riskienhallinta on keskeinen osa kaikkea kaupungin ja kaupunkikonsernin harjoittamaa vastuullista toimintaa, tavoitteiden asettamista, toiminnan johtamista ja ohjausta. Riskienhallinnan tavoitteena on varmistaa, että kaupungin ja kaupunkikonsernin toiminnan suunnittelu, päätöksenteko ja johtaminen perustuvat oikeaan ja riittävään tietoon ja johdolla on käytettävissään oikea-aikaiset tiedot olennaisista toimintaan kohdistuvista riskeistä ja mahdollisuuksista. Kokonaisvaltainen riskienhallinta auttaa kaupunkia ennakoimaan, hallitsemaan jo tunnistettuja riskejä, minimoimaan mahdolliset vahingot, varautumaan häiriö- ja poikkeustilanteisiin ja hyödyntämään olemassa olevat vahvuudet ja mahdollisuudet. Valtakunnallisesti eri hallinnonalojen varautumista sovitetaan yhteen Yhteiskunnan turvallisuusstrategiassa. Luonteeltaan Yhteiskunnan turvallisuusstrategia on valtioneuvoston periaatepäätös, joka ohjaa ja yhtenäistää hallinnonalojen varautumista ja antaa tietoa varautumisen perusteista myös muille toimijoille. Riskien tunnistamisen, arvioinnin ja hallinnan, valvonnan ja raportoinnin menettelyt ovat sisäistä valvontaa. Riskienhallinnan tulee toteutua läpinäkyvänä osana strategioiden laadintaa, toimintaa ja päätöksentekoa siten, että strategioiden, toiminnallisten ja taloudellisten ratkaisujen erilaisia vaikutuksia arvioidaan riittävän laaja-alaisesti. Riskienhallinnan tulee olla kokonaisvaltaista, jolloin se perustuu vastuulliseen johtamiseen, ohjaukseen, seurantaan ja reagointiin. Riskienhallinnan tulee kohdistua kattavasti kaupungin tavoitteita, toimintaa, varoja ja omaisuutta uhkaaviin riskeihin. Kokonaisvaltainen riskienhallinta perustuu sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteisiin ja sitä toteutetaan kaikilla tasoilla. Toiminta on 1) tehokasta strategista ja operatiivista johtamista asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi, kilpailukyvyn edistämiseksi ja mahdollisuuksien hyödyntämiseksi 2) erilaisten riskien tunnistamista, arviointia ja hallintaa osana toimintaympäristön analysointia ja seurantaa 18

54 74, KALA :00 / Pykälän liite: sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet 3) riskienhallinnan ja valvonnan riittävyyden ja toimivuuden jatkuvaa seurantaa ja arviointia sekä toiminnan luonteen mukaista raportointia operatiiviselle johdolle ja hallitukselle. Riskienhallinta on päivittäistä, jokaisen vastuulle kuuluvaa arjen toimintaa. 5.2 Riskienhallinnan keskeiset käsitteet Riski Kotkan kaupungissa riskillä tarkoitetaan uhkaa, ei-toivottua tapahtumaa, joka toteutuessaan voi aiheuttaa vahinkoa, menetyksiä tai resurssien tuhlausta. Riskillä voidaan tarkoittaa myös vahvuutta tai mahdollisuutta, joka jää hyödyntämättä. Riskillä voi toteutuessaan olla negatiivinen vaikutus kunnan tai kuntakonsernin toimintaan, sen häiriöttömyyteen, tavoitteiden saavuttamiseen, imagoon, kuntalaisiin tai sidosryhmiin. Riskit voidaan luokitella Strategisiin, Operatiivisiin, Taloudellisiin tai Vahinkoriskeihin (4 luokkaa). Kokonaisvaltainen riskienhallinta Riskienhallinta on keskeinen osa kaupungin ja kaupunkikonsernin toimintaa ja johtamista. Riskienhallinnalla tarkoitetaan menettelytapoja, joilla tunnistetaan toimintaan kohdistuvia sisäisiä ja ulkoisia riskejä (ja mahdollisuuksia), arvioidaan tunnistettuja riskejä ja määritellään toiminnan / riskien luonteenmukaisia toimenpiteitä tunnistettujen riskien toteutumisen todennäköisyyden ja/tai seurauksen vakavuuden poistamiseksi tai pienentämiseksi. Riskienhallintaan kuuluu säännöllinen raportointi kaupungin johdolle. Kotkan kaupungin kokonaisvaltainen riskienhallinta tarkoittaa, että riskienhallinta kattaa perinteisten vakuutus- ja vahinkoriskien lisäksi toiminnan ja toimintaympäristön systemaattisen ja säännöllisen tarkastelun. Riskienhallinnan kokonaisvaltaisuus edellyttää riskinäkökulman sisällyttämistä johtamiseen, suunnitteluun, päätöksentekoon, ammatillisen osaamisen kehittämiseen, sopimusmenettelyihin ja kaikkeen toimintaan. Kaupunginhallitus on huomioinut sopimuksiin liittyvät merkittävät riskit hyväksymällä Kotkan kaupungissa noudatettavat sopimustenhallintaohjeet. Ohjeistuksen tarkoituksena on tarjota kattavaa ja yksityiskohtaista ohjeistusta kaikille sopimuksia laativille vastuutahoille. Kokonaisvaltaista riskienhallintaa tulee seurata ja valvoa jatkuvasti ja sen toimivuudesta raportoida hallitukselle ja muille tilivelvollisille toimielimille. Riskienhallintaprosessi Riskienhallinta on osa kaupungin ja kaupunkikonsernin jokapäiväistä johtamista ja tavanomaista toimintaa. Riskienhallintaprosessiin kuuluu riskien ja mahdollisuuksien / vahvuuksien tunnistaminen osana kaupungin ja kaupunkikonsernin tavanomaista toimintaa, suunnittelua ja päätöksentekoa. Riskejä voidaan lisäksi tunnistaa yhteisissä workshopeissa. Tunnistetut riskit arvioidaan eli arvioidaan todennäköisyys riskin toteutumiselle ja seurauksen vaikutusten vakavuus. Riskien tunnistamiseksi ja arvioimiseksi voidaan laatia koko konsernille yhteisiä arviointityökaluja. Työkalut hyväksytään riskienhallinnan johtoryhmässä. Mahdollisten omien työkalujen käytön tulee tukea yhtenäistä raportointia ja niistä on hyvä keskustella riskienhallinnan johtoryhmän jäsenten kanssa. Riskienhallintaprosessiin sisältyy tunnistettujen riskien toteutumisen todennäköisyyttä ja / tai seurauksen vakavuutta pienentävien toimenpiteiden suunnittelu ja toteutus. Tunnistettujen vahvuuksien ja mahdollisuuksien osalta määritellään toimenpiteet, joilla varmistetaan strategisten ja toiminnallisten vahvuuksien / mahdollisuuksien hyödyntäminen ja arvioidaan jo olemassa olevien riskienhallintatoimenpiteiden toimivuutta ja tehokkuutta. Toimenpiteille määritellään vastuuhenkilöt ja aikataulu. Määriteltyjen toimenpiteiden toteutumista seurataan aktiivisesti ja säännöllisesti johdon ja esimiesten toimesta. Tunnistetuista riskeistä, niiden toteutumisesta sekä riskienhallintatoimenpiteiden toteutuksesta ja riittävyydestä raportoidaan kaupungin johdolle säännöllisesti. 5.3 Riskeihin suhtautuminen ja toimenpiteet Riskienhallinnan toimenpiteenä voi olla riskin poistaminen, pienentäminen, pitäminen omalla vastuulla tai siirtäminen. Käytännössä riskien kokonaan poistaminen ei useinkaan ole mahdollista. 19

55 74, KALA :00 / Pykälän liite: sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet Riskin pienentämisellä tarkoitetaan yhtä tai useampia toimenpiteitä, joilla pyritään pienentämään riskin toteutumisen todennäköisyyttä ja / tai seurauksen vakavuutta. Riskin pitäminen omalla vastuulla edellyttää hyväksyttävän riskitason määrittelyä tehtävä- tai vastuualuetasolla, kaupunginhallituksessa tai kaupunginvaltuustossa. Tunnistettuja vahinkoriskejä voidaan siirtää vakuuttamalla ja toimintaan kohdistuvia riskejä huolellisesti laadituilla sopimuksilla. Myös toiminnan ulkoistamisella voi olla mahdollista siirtää riskiä kaupungilta ulkoiselle toimijalle. Ulkoistaminen ei kuitenkaan poista kaupungin omaa riskienhallintavastuuta sopimuksin järjestämistään tehtävistä. Kotkan kaupungissa riskeihin suhtaudutaan seuraavasti: Voimassa olevan lainsäädännön vastaisia tai muutoin eettisesti ja moraalisesti kyseenalaisia toimintatapoja ei hyväksytä Henkilöriskeissä henkilöstön, asiakkaiden tai muiden sidosryhmien vakavan loukkaantumisen tai menehtymisen mahdollisuuden sisältävää riskiä ei hyväksytä Tiloihin, koneisiin tai laitteisiin liittyviä vakavia turvallisuus- tai vahinkoriskejä eikä terveyteen laajasti vaikuttavia riskejä hyväksytä Päällekarkaus-, väkivalta- tai muihin vaaratilanteisiin johtavia riskejä ei hyväksytä Tietohallintoon ja -turvallisuuteen liittyviä käyttöoikeusrikkomuksia ei hyväksytä Edellä mainittujen riskitilanteiden minimoimiseksi on aktiivisesti a) Vältettävä sellaista toimintaa / toimintatapoja sekä b) Ohjattava ja valvottava toimintaa, joihin edellä mainitut riskit voivat liittyä. Kaupungissa raportoidaan, seurataan ja analysoidaan systemaattisesti merkittävät toteutuneet riskit, vähältä piti -tilanteet sekä yleisimmät tunnistetut riskit. Tavoitteena on kehittää jatkuvasti omia toimintatapoja. Vastuullisena toimijana on kunkin toimintayksikön esimies, jonka tulee raportoida tiedot tehtävä- ja vastuualueen esimiehelle ja sieltä edelleen riskienhallinnan johtoryhmälle. Sisäinen tarkastus käy yhdessä riskienhallinnan johtoryhmän kanssa läpi analysoidut tapaukset, raportoidun tiedon sekä päätetyt riskienhallinnan menettelyt läpi. Sisäinen tarkastus ja riskienhallinnan johtoryhmä voivat esittää suosituksia riskienhallinnan kehittämiseksi. Toiminnan suunnittelun ja päätöksenteon yhteydessä linjataan strategisten tavoitteiden perusteella suhtautuminen erilaisiin toiminnallisiin riskeihin tai vaihtoehtoisesti ne ratkaistaan toimivaltaisen viranhaltijan toimesta tapauskohtaisesti. Valtuusto määrittelee sijoitustoiminnan periaatteet hyväksyttävästä sijoitustoiminnasta, tavoiteltavasta tuotosta ja riskitasosta Toiminnan ja talouden suunnittelussa ja päätöksenteossa ratkaistaan resurssit, joilla turvataan mm. henkilöstön riittävyyttä, kriittisten peruskorjausten suorittamista ja tietojärjestelmien toiminnan häiriöttömyyttä Erilaisiin hankkeisiin osallistuminen ratkaistaan tapauskohtaisesti arvioiden niihin liittyvät rahoitusosuudet ja vastuut Toimintaa ja taloutta koskevien tasapainottamistoimenpiteiden tulee näkyä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan kaikissa toimenpiteissä Riskienhallinnan toimenpiteitä ovat lisäksi: Johtaminen tarkoituksenmukaiset toimivaltuudet, tehtävät ja vastuut kouluttaminen, perehdyttäminen, määräykset ja ohjeistaminen vaarallisten tehtäväyhdistelmien välttäminen henkilöstön ammatillisen osaamisen jatkuva kehittäminen ja työhyvinvoinnin edistäminen Suunnittelu ja päätöksenteko toiminnan suunnittelu, palvelutarpeiden ennakointi ja erilaisten ratkaisuvaihtoehtojen vaikutusten analysointi päätösten huolellinen valmistelu ja perustelu (ml. substanssi- ja oikeudellisen asiantuntemuksen hyödyntäminen) 20

56 74, KALA :00 / Pykälän liite: sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet kehittyneet kilpailutus- ja sopimusmenettelyt sekä niiden valvonta riittävät taloudelliset, henkilöstö- ja muut resurssit (ml. sijaisuudet) Toiminta toimintojen ja prosessien kuvaukset (ml. toimintaohjeet ja hyväksytyt toimintatavat) taloudenhoidon, tilojen ja omaisuuden hallinnan menettelyt asiakaspalautteiden kerääminen, analysointi ja asiakasosallisuusmenetelmien kehittäminen kannustaminen epäkohtien rakentavaan ratkaisuun toimivat tiedonvälityksen ja hallinnan menettelyt Suunnitelmat ja järjestelmät valmius-, varautumis- ja pelastussuunnitelmat, turvallisuussuunnitelmat, kriisiviestintä toiminnan jatkuvuussuunnitelmat (ml. teknisten varajärjestelmien toimivuuden säännölliset testaukset, veden ja sähkön toimitukset) tietojärjestelmäkohtaiset toipumissuunnitelmat järjestelmien, koneiden ja laitteiden toimintakunnon varmistukset omaisuuden ja henkilöstön fyysinen turvaaminen erilaiset tekniset hälytys- ja riskienhallintajärjestelmät käyttö- ja kulkuoikeuksien rajaaminen Edellä mainittu listaus ei ole tyhjentävä luettelo riskienhallinnan menettelyistä. Tilivelvolliset toimielimet, viranhaltijat ja esimiehet määrittelevät vastuualueellaan riskien luonteeseen perustuvat tarkoituksenmukaisimmat ja tehokkaimmat riskienhallinnan menettelyt, jotka toimeenpannaan systemaattisesti. Riskienhallintatoimenpiteistä päätetään valtuusto-, hallitus- sekä lauta- ja johtokuntatasojen lisäksi tehtävä-, vastuu- ja palvelualuetasoilla tunnistettujen ja olennaisiksi arvioitujen riskien perusteella. Määriteltyjen toimenpiteiden toteutumista seurataan systemaattisesti raportoinnin avulla. Tilivelvollisten toimielinten vastuulla on seurata ja valvoa toimenpiteiden riittävyyttä. 5.4 Riskien tunnistaminen, arviointi ja raportointi Riskien tunnistaminen Toimintaan kohdistuvia riskejä tunnistetaan osana kaupungin ja kaupunkikonsernin yhteisöjen tavanomaista johtamista, päätöksentekoa, toimintaa ja sen suunnittelua. Lisäksi suoritetaan tarpeen ja toiminnan luonteen edellyttämiä erillisiä riskikartoituksia. Strategisia riskejä tunnistetaan ja arvioidaan mm. toimintaympäristön analysoinnin, strategioiden sekä toiminta- ja taloussuunnitelman, henkilöstöstrategian, omistajapoliittisten linjausten laadinnan ja toimeenpanon sekä seurannan yhteydessä. Strategisten riskien ja mahdollisuuksien tunnistamisesta vastaavat ensisijaisesti kaupunginhallitus, lauta- ja johtokunnat, kaupunginjohtaja, tehtäväalueiden johto sekä muut strategian laadintaan ja toimeenpanoon osallistuvat. Operatiivisia riskejä tunnistetaan toiminnan vuosisuunnittelun ja tavoitteiden asettamisen yhteydessä, henkilöstöjohtamisen sekä toiminnan ohjauksen, toteutuksen ja seurannan yhteydessä. Operatiivisten riskien tunnistaminen ja arviointi ovat osa toimintaprosesseja ja niiden jatkuvaa toiminnallista ja taloudellista seurantaa ja raportointia. Operatiivisten riskien tunnistaminen on ensisijaisesti tehtävä-, vastuu- ja palvelualueiden operatiivisen johdon vastuulla. Johdon tulee kannustaa henkilöstöä aktiiviseen riskien havainnointiin. Taloudellisia riskejä tunnistetaan toiminnan ja talouden vuosisuunnittelun, tavoitteiden asettamisen ja määrärahojen budjetoinnin yhteydessä sekä toiminnan toteutuksen ja seurannan yhteydessä. Taloudellisten riskien tunnistaminen ovat mm. kaupunginhallituksen, lauta- ja johtokuntien, kaupunginjohtajan, talous- ja rahoitusjohtajan sekä muiden tilivelvollisten viranhaltijoiden vastuulla. Taloudelliset riskit kattavat menoihin ja tuloihin liittyvien riskien lisäksi taloudellisuuden ja tuottavuuden kehittymisen näkökulmat. Vahinkoriskejä kuten henkilöstön ja kuntalaisten turvallisuutta uhkaavia tekijöitä arvioidaan mm. osana kaupungin toimintaprosesseja, pelastussuunnitelmia, toimintaohjelmien laadintaa ja tarvittaessa erillisarvioinnein. Työturvallisuuden varmistamiseksi noudatetaan työsuojeluun liittyvää kau- 21

57 74, KALA :00 / Pykälän liite: sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet pungin ohjeistusta, joka on saatavilla kaupungin intrasta. Tilaturvallisuutta uhkaavat tekijät arvioidaan määräajoin ja päivitetään tilaturvallisuutta koskevat riskikartoitukset. Vahinkoriskien tunnistamisesta ja arvioinnista vastaavat ensisijaisesti tehtävä-, vastuu- ja palvelualueiden esimiehet. Vahinkoriskien vakuuttamisesta vastaa kaupungin talous- ja rahoitusjohtaja. Tunnistetuista riskeistä voidaan arvioida niiden toteutumisen todennäköisyys sekä seurausten vaikutukset. Riskien arviointi suoritetaan riskien tunnistamisen yhteydessä. Toteutumisen todennäköisyys jaetaan viiteen (5) luokkaan: Epätodennäköinen (alle 10 %), Harvinainen (10-30 %), Mahdollinen (30-60 %), Todennäköinen (60-90 %) ja Lähes varma (yli 90 %). Vaikutukset priorisoidaan viiteen (5) tasoon: Merkityksettömät, Vähäiset, Kohtalaiset, Merkittävät ja Sietämättömät. Riskien todennäköisyyden ja vaikutusten arviointi suoritetaan riskien tunnistamisen yhteydessä. Kaikki havaitut riskit huomioidaan ennakoinnissa ja toiminnan suunnittelussa. Riskit arvioidaan, niitä analysoidaan ja seurataan kokonaisvaltaisesti tehtävä-, vastuu- ja palvelualueilla vuosittaisessa talousarvioprosessissa talouden vastuualueen yhteistyössä riskienhallinnan johtoryhmän ja sisäisen tarkastuksen laatiman ohjeistuksen mukaan. Riskienhallinnan raportointi on osa kaupungin normaalia raportointia sisältäen tunnistetut olennaiset toimintaan kohdistuvat riskit, niiden toteutumisen, päätetyt riskienhallinnan toimenpiteet, niiden vastuuhenkilöt ja aikataulun. Osa riskienhallinnan raportoinnista voi olla salassa pidettävää. Riskienhallinnan raportointia suoritetaan kaikilla organisaatiotasoilla. Palvelualueiden esimiehet raportoivat vastuualueiden esimiehille ja he vuorostaan tehtäväalueiden johtaville viranhaltijoille. Riskienhallinnan raportointia seurataan riskienhallinnan johtoryhmässä. Tehtäväalueiden seurantaja raportointitieto käsitellään lauta- ja johtokunnissa sekä kaupunginjohtajan esittelystä kaupunginhallituksessa. Kaupunginvaltuustolle raportoidaan osana normaalia toiminnan ja talouden raportointia sekä toimintakertomukseen sisällytettävässä hallituksen selonteossa. 5.5 Riskien luokittelu Kotkan kaupungissa ja kaupunkikonsernissa Kotkan kaupungissa ja kaupunkikonsernissa riskit ja mahdollisuudet luokitellaan seuraavasti: Strategiset, Taloudelliset, Operatiiviset ja Vahinkoriskit (4 luokkaa). Riskit voivat kohdistua kuntaan, henkilöstöön, kuntalaisiin, asiakkaisiin ja erilaisiin sidosryhmiin. Riskit voivat olla sisäisiä tai ulkoisia. Riskit voivat uhata toiminnan lainmukaisuutta, tuloksellisuutta, varojen ja omaisuuden asianmukaista hallintaa, johtamisen edellyttämän tiedon riittävyyttä ja oikeellisuutta. Mahdollisuuksia aktiivisesti hyödyntämällä Kotkan kaupunki voi vaikuttaa paikallistalouden kilpailukykyyn, hyödyntää vahvuuksiaan, kehittää palvelutuotantoaan ja tuottaa lisäarvoa kuntalaisille. Strategisia riskejä ovat esimerkiksi strategisten päämäärien toteutumista uhkaavat riskit, toimintaympäristön merkittävät muutokset ja niistä aiheutuvat riskit (esim. väestö- tai elinkeinorakenteen muutos ja niiden vaikutus kaupungin palvelutuotantoon ja taloudelliseen liikkumavaraan), palvelujen vaihtoehtoisiin järjestämistapoihin liittyvät riskit, lainsäädäntömuutokset ja niihin varautuminen, rakennettuun ympäristöön liittyvät riskit, suuronnettomuudet, kuntalaisten terveyteen laajasti vaikuttavat uhat, ympäristöuhat sekä erilaiset strategiset ja toiminnalliset mahdollisuudet jne. Strategisia mahdollisuuksia tunnistetaan toimintaympäristön ja ennakointitiedon analysoinnin yhteydessä sekä päätettäessä strategisista linjauksista ja tavoitteista. Strategisina riskeinä on otettava huomioon myös ulkoapäin tulevat toimintaympäristön muutokset, kuten muuttoliike, väestön ikärakenteen muutokset, elinkeinoelämän kehitys ja kunnan toiminnan taloudellisten reunaehtojen muutokset kuten valtiontalouden liikkumavaran muutosten vaikutukset kuntatalouteen. Kuntien toimintatapoihin voi liittyä myös niin kutsuttuja imago- / maineriskejä, jotka haittaavat uusien henkilöiden rekrytointia tai kuntien neuvotteluasemaa sopijapuolena. Operatiivisia riskejä ovat esimerkiksi johtamisriskit, henkilöstöön ja asiakkaisiin liittyvät riskit, tieto- ja tiedonkulun riskit (ml. tietojärjestelmät), teknisten varajärjestelmien toimimattomuus, omaisuuteen ja infrastruktuuriin liittyvät riskit, tulojen ja menojen käsittelyyn liittyvät riskit, sopimus- ja vastuuriskit ja toimintaprosesseihin ja -tapoihin sekä toiminnan lainmukaisuuteen liittyvät riskit. 22

58 74, KALA :00 / Pykälän liite: sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet Henkilöriskit liittyvät esimerkiksi henkilökunnan ammatillisen osaamisen riittävyyteen, terveyteen, työturvallisuuteen, hyvinvointiin, varahenkilöjärjestelmiin, jne. Tietoriskeihin sisältyvät mm. tiedonhallintatapa, tietosuoja ja tietoturva sekä tietojärjestelmiin liittyvät kysymykset. Kuntalaisen näkökulmasta operatiiviset riskit voivat vaikuttaa mm. palveluiden tuottamisen häiriöttömyyteen, kunnallisen infrastruktuurin toimivuuteen, turvallisuuteen ja terveyteen, palveluiden saatavuuteen tai laatuun. Toiminnallisia mahdollisuuksia tunnistetaan toimintaympäristön, palvelutarpeiden ja oman toiminnan analysoinnin ja erilaisten kehittämishankkeiden yhteydessä. Mahdollisuuksien tunnistaminen on osa vastuullista toimintatapaa ja Kotkan kaupungin toimintakulttuuria, jossa koko henkilöstöllä on merkittävä rooli. Taloudellisia riskejä ovat kaupungin ja kaupunkikonsernin talouteen liittyvät riskit, kuten korkoriskit, investointiriskit ja verotuloissa ja valtionavustuksissa tapahtuvista muutoksista aiheutuvat riskit. Taloudellisiin riskeihin voidaan liittää myös takauksiin ja vakuuksiin sekä taloudellisten suunnitelmien laadintaan liittyvät riskit ja epävarmuudet esimerkiksi puutteellisesta informaatiosta johtuen. Myös sopimuksiin liittyy merkittäviä sekä taloudellisia että toiminnallisia riskejä, joita tulee aktiivisesti ennakoida huolellisella sopimusosaamisella ja koko sopimuselinkaaren kestävällä aktiivisella sopimusten hallinnalla. Taloudellisten mahdollisuuksien tunnistaminen on osa toiminnan ja talouden suunnittelua sekä omien toimintatapojen jatkuvaa analysointia. Taloudellisia ja kustannusten hallinnan mahdollisuuksia analysoidaan erilaisten toiminnallisten ja taloudellisten (ml. rahoituksellisten) ratkaisuvaihtoehtojen sekä esim. investointien suunnittelun yhteydessä. Vahinkoriskejä ovat esim. omaisuuteen, ympäristöön, tilaturvallisuuteen, asiakas- ja henkilöstöturvallisuuteen sekä kuntalaisiin kohdistuvat riskit. Vahinkoriskien ennaltaehkäisemiseksi analysoidaan suunnitelmallisesti erilaisia menettelyitä ja teknisiä järjestelmiä, joilla voidaan ennaltaehkäistä ja pienentää erilaisia vahinkoriskejä sekä niistä aiheutuvia seurauksia. Kaupunginhallituksen, kaupungin johtoryhmän sekä tehtävä- ja vastuualueiden johtoryhmien tehtävänä on kartoittaa ja arvioida erityisesti: 1) Toimintaympäristön muutoksia 2) Kaupungin johtamisen ja päätöksenteon 3) Perustehtävien ja ydintoimintojen (ml. prosessien) toteutumisen 4) Toiminnan ja talouden ohjauksen ja lainmukaisuuden 5) Henkilöstön riittävyyden, asiantuntemuksen ja työhyvinvoinnin 6) Omaisuuden ja varojen 7) Rahoituksen ja taloudellisen aseman kehityksen 8) Tietojärjestelmien ja -hallinnon riskejä sekä niiden hallinnan menettelyiden riittävyyttä. Johtavat viranhaltijat ja muut esimiehet vastaavat siitä, että toimintayksiköissä 1) Tunnistetaan johtamiseen (ml. henkilöstöjohtaminen), toiminnan ohjaukseen, seurantaan ja arviointiin liittyvät riskit 2) Tunnistetaan toimintaan ja talouteen liittyvät erilaiset riskit 3) Tunnistetut riskit arvioidaan ja priorisoidaan ja niiden hallinnan menettelyt päätetään ja toimeenpannaan systemaattisesti. Tehtävä-, vastuu- ja palvelualueiden tehtävänä on arvioida mm. toiminnallisia, kuntalaisiin ja asiakkaisiin kohdistuvia riskejä toiminnan häiriöttömyyden, saatavuuden, taloudellisuuden, laadun ja asiakastyytyväisyyden sekä henkilöstön asiantuntemuksen ja riittävyyden näkökulmasta. Lisäksi niiden tulee arvioida toiminnan lainmukaisuuteen ja erilaisia vahinkoihin liittyviä riskejä. Kartoitusten ja arviointien tulokset sekä päätetyt riskienhallinnan toimenpiteet käsitellään riskienhallinnan johtoryhmän lisäksi hallituksessa, lauta- ja johtokunnissa. Tulokset ja niistä johdetut toimenpiteet tulee käsitellä perusteellisesti myös asianomaisissa työtehtävissä toimivien työntekijöiden kanssa. 23

59 74, KALA :00 / Pykälän liite: sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet Johtoryhmätason ja tehtävä-, vastuu- ja palvelualueiden riskien kartoitukset ja arvioinnit tulisi suorittaa kokonaisvaltaisesti vähintään toiminta- ja taloussuunnitelmakaudella. Sen lisäksi niiden tulee toiminnan luonteen (ml. poikkeusolot / valmiussuunnittelu) perusteella arvioida ja seurata jatkuvasti olennaisimpia riskejä ja niiden hallinnan menettelyiden riittävyyttä. Johtajien ja esimiesten tulee olennaisiksi arvioitujen riskien perusteella luoda menettelyt, jotka edistävät riskien havaitsemista, hallintaa ja asetettujen tavoitteiden saavuttamista. Tavoitteena voi olla riskien välttäminen, seurauksen ja todennäköisyyden saattaminen hyväksyttävälle tasolle, siirtäminen tai hyväksyminen. Tunnistettujen riskien hallinnan menettelyt voivat olla monenlaisia. Tavoitteena on järjestelmällinen toiminta riskien hallitsemiseksi ja tavoitteiden saavuttamiseksi huomioon ottaen siitä aiheutuvat kustannukset. Keskeiset kehittämisalueet ja tarvittavat toimenpiteet tulee päättää arvioidun riskitason ja luokituksen perusteella. Kaupunginhallitus, lautakunnat, johtokunnat ja tilivelvolliset viranhaltijat ja muut esimiehet valvovat asetettujen tavoitteiden saavuttamista, riskien kartoitusten ja arviointien suorittamista sekä päätettyjen riskienhallinnan menettelyiden systemaattista toteutusta ja vaikuttavuutta. 6 Johtamisen, valvonnan ja riskienhallinnan menettelyt 6.1 Strateginen johtaminen ja kyvykkyys Kotkan kaupungin vision ja strategisten tavoitteiden saavuttamiseksi on määritelty kriittiset menestystekijät. Johtamisen näkökulma perustuu toiminta- ja taloussuunnitelmassa sekä talousarviossa esitettyihin linjauksiin ja kriittisiin menestystekijöihin, jotka kohdistuvat vaikuttavuuteen ja palvelukykyyn, osaamiseen ja uudistumiseen, prosesseihin ja rakenteisiin ja resurssien hallintaan. Johtamisella edistetään toiminnan tuloksellisuutta vision ja tavoitteiden mukaisesti sekä toiminnan taloudellisuutta. Strategisen johtamisen valmistelusta ja toimivuudesta vastaa kaupunginhallitus. Strategiset suunnitelmat hyväksyy kaupunginvaltuusto. Kaupunginhallitus ohjeistaa vision, strategisten tavoitteiden, kriittisten menestystekijöiden sekä taloudellisen raamin perusteella toiminta- ja taloussuunnitelman sekä talousarvion laadintaa. Lautaja johtokunnat valmistelevat ehdotuksen taloussuunnitelmaksi ja -arvioksi hallituksen ohjeistuksen mukaisesti. Asetettavat tavoitteet luovat perustan valvonnalle ja toiminnan arvioinnille. Tavoitteiden tulee kohdistua olennaisiin asiakokonaisuuksiin, olla yksiselitteisiä, mitattavia tai muutoin todennettavia. Tavoitteille tulee määritellä selkeät arviointikriteerit ja niille tavoitetasot, johon toteutunutta verrataan. Arviointikriteerien määrittelyn tavoitteena on etsiä mittari, väline tai keino, joka kuvaa parhaiten kaupungin tai sen yksikön onnistumista kriittisessä menestystekijässä. Arviointikriteerille asetettu tavoite voi olla määrällinen tai laadullinen kuvaus tarkasteltavan asian ominaisuuksista, joiden perusteella voidaan erottaa onnistuminen epäonnistumisesta. Arviointikriteerin tehtävänä on osoittaa, eteneekö kaupunki strategian mukaisesti. Kaupunginhallituksen, lauta- ja johtokuntien tulee analysoida toiminnallisen ja taloudellisen raportoinnin perusteella merkittäviä poikkeamia sekä päättää tavoitteiden saavuttamiseksi tarvittavista toimenpiteistä. Niiden syyt ja päätetyt toimenpiteet tavoitteiden saavuttamiseksi raportoidaan valtuustolle. Toiminnan suunnittelun ja päätösten valmistelun tulee tapahtua huolellisesti, läpinäkyvästi ja tosiseikkoihin perustuen. Suunnittelussa ja valmistelussa tulee ennakoida päätösten erilaisia (positiivisia ja negatiivisia) vaikutuksia ja toimia vastuullisesti. Toiminnallisissa ja taloudellisissa ratkaisuvaihtoehdoissa arvioidaan käsiteltävän asian luonteen mukaisesti riskejä, niiden seurauksia ja vaikutusta esim. kustannusten hallintaan ja kehittymiseen eri aikajänteillä, korjaus- ja palvelutarpeisiin, tuottavuuteen ja taloudellisuuteen, toiminnan häiriöttömyyteen ja jatkuvuuteen, laatuun, saatavuuteen, imagoon jne. 24

60 74, KALA :00 / Pykälän liite: sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet Merkittävien strategisten, toiminnallisten ja taloudellisten ratkaisujen valmistelussa selostetaan päätöksenteon perustaksi päätöksen luonteen mukaisesti seuraavat tiedot, jotka tulisi näkyä talousarviopäätöksen tekstiosassa: - Nykytilan ja käytäntöjen kuvaus sekä niissä havaitut kehittämistarpeet ja mahdollisuudet - Toimintaympäristön, lainsäädännön, palvelutarpeiden ja paikallistalouden muutokset - Päätösehdotuksen (tai ehdotusten) tavoitteet ja vaikutukset eri aikajänteillä o Toiminnalliset vaikutukset (ydintoimintojen sujuvuus, laatu, häiriöttömyys) o Taloudelliset vaikutukset (tuottavuus, taloudellisuus) o Henkilöstövaikutukset o Yritysvaikutukset (Kh ) - Päätösehdotuksen (tai ehdotusten) edellyttämät taloudelliset ja muut resurssit - Muutostarpeet ja mahdollisuudet toimintoihin, prosesseihin ja tietojärjestelmiin Toimeenpano: Strategisten, toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden seurannasta ja arvioinnista vastaavat kaupunginhallitus, lauta- ja johtokunnat. Toimielinten tehtävänä on seurata tavoitteiden saavuttamista sekä tarvittaessa edellyttää riittäviä korjaavia toimenpiteitä tavoitteiden saavuttamiseksi. Tavoitteiden saavuttamisesta, toiminnan tuloksellisuudesta ja sen edellyttämistä toiminnan ja prosessien kehittämistoimista vastaavat tehtävä-, vastuu ja palvelualueiden esimiehet. Heidän tulee seurata ja arvioida strategisten, toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden saavuttamista ja poikkeamia havaitessaan päättää tarvittavista toimenpiteistä tavoitteiden saavuttamiseksi. Toimielinten alaiset viranhaltijat vastaavat toimenpiteiden vaikuttavuuden sekä tavoitteiden saavuttamisen raportoinnista hallitukselle osavuosikatsauksissa ja tilinpäätöksessä sekä erillisissä toimeksiantotapauksissa. 6.2 Henkilöstöjohtaminen ja työhyvinvointi Ammattitaitoisen ja kannustavan henkilöstöjohtamisen menettelyin edistetään asiantuntevan henkilöstön osaamista ja motivoituneisuutta sekä Kotkan kaupungin vetovoimaisuutta työnantajana. Henkilöstöjohtamisella turvataan myös henkilöstöresurssien riittävyyttä ja työhyvinvointia sekä kannustetaan oman ammatillisen osaamisen ja toiminnan jatkuvaan kehittämiseen. Henkilöstöjohtaminen perustuu henkilöstöstrategiassa esitettyyn visioon, strategisiin päämääriin, kriittisiin menestystekijöihin, henkilöstösuunnitelmaan sekä tavoitteisiin ja toimenpiteisiin. Henkilöstöstrategian toteutumisesta raportoidaan hallitukselle. Kotkan kaupunginvaltuusto on hyväksynyt Henkilöstöstrategian vuosille maaliskuussa 2013 ( ). Johtoryhmät osallistuvat johtamisvalmennuksiin ja esimiehet suorittavat esimiesvalmennuksen. Vastuualuetasolla esimiehet vastaavat henkilöstöstrategian käytännön jalkauttamisesta. Henkilöstön osaamistason kohottamista tuetaan perustuen henkilöstöstrategiaan sekä osaamiseen ja uudistumiseen kohdistuviin tulostavoitteisiin. Osaamis- ja koulutustarpeita kartoitetaan vastuualueittain ja tietoja hyödynnetään koulutuksen suunnittelussa. Esimiesten tehtävänä on luoda yksiköidensä työntekijöiden kanssa kuva yksikön toiminnasta ja tulevaisuudesta osana kaupunkia. Yksiköille määritellään selkeät toimintaa ohjaavat tavoitteet ja toimintaa seurataan ja arvioidaan kehittämiseen kannustaen. Toiminnan ja arviointien perustana ovat asiakkuusnäkökulma: asiakasosallisuus ja kuntalaista osallistavat menettelyt. Henkilöstösuunnitelma, rekrytointi- ja perehdytysmenettelyt, vuosittaiset kehityskeskustelut sekä työhyvinvointia edistävät toimenpiteet ovat välineitä henkilöstövoimavarojen hallinnassa ja kehittämisessä. Kehityskeskustelussa käydään läpi mm. henkilöstön toimintaa ohjaavat tavoitteet, arvot, osaamistarpeet ja kouluttautumissuunnitelmat. Sen lisäksi keskusteluissa arvioidaan henkilöstön suoriutumista ja työhyvinvoinnin kehittymistä. Toimeenpano: 25

61 74, KALA :00 / Pykälän liite: sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet Henkilöstösuunnitelma ja -kertomus, henkilöstölle suunnattavat kyselyt ja niiden tulokset ohjaavat henkilöstövoimavarojen suunnittelua ja hallintaa. Henkilöstökertomuksessa raportoidaan osaamisesta, kouluttautumisesta, työhyvinvoinnista, henkilöstöjohtamisesta ja niiden kehittymisestä tulosyksiköittäin ja henkilöstöryhmittäin. Henkilöstökoulutuksen seurantaa toteutetaan vastuualueittain koko kaupungin tasolla koulutusrekisterillä ja kehityskeskusteluissa. Kyselyjen sekä kehityskeskustelujen tulosten pohjalta laaditaan ja toteutetaan kehittämistoimenpiteitä. Henkilöstökertomus julkaistaan intrassa ja sen keskeiset tulokset esitellään henkilöstölle pidettävissä esimiesinfoissa sekä käsitellään vastuualueiden johtoryhmissä ja henkilöstötilaisuuksissa. 6.3 Prosessien johtaminen ja toiminnan tuloksellisuus Toiminnan ja prosessien johtamisella sekä laatutyöllä edistetään hyväksyttyjen toimintatapojen systemaattista toimeenpanoa, toiminnan häiriöttömyyttä, jatkuvuutta, laatua ja jatkuvaa kehittämistä. Strategioista johdettujen tavoitteiden, prosessikuvausten ja toimintaohjeiden avulla kriittiset menestystekijät saatetaan käytäntöön, jolloin hallitaan myös niiden toteutumista uhkaavia riskejä. Prosessien johtaminen perustuu ydinprosessien hallintaan. Prosessikokonaisuuksien toimeenpanosta ja seurannasta vastaavat tehtävä-, vastuu- ja palvelualueiden esimiehet. Prosessien arviointien yhteydessä tunnistetaan keskeiset riskitekijät, suunnitellaan niitä koskevat hallintamenettelyt sekä tunnistetaan prosessien väliset yhteydet, tietojärjestelmät, tekniset varajärjestelmät että niiden toimivuuden valvontamenettelyt ja -vastuut. Kotkan kaupungilla on käytössään prosessien kuvaamiseen tarkoitettu QPR Software Oyj:n ProcessQuide - ohjelmisto, jossa on tällä hetkellä (kevät 2014) 14 käyttäjän lisenssi. Lisenssi on työasemakohtainen ja niiden hallinnoinnista vastaa tietohallinto. Kaupunginvaltuuston hyväksymässä Palveluverkkoselvityksessä ja palvelustrategiassa 2020 Kotkan kaupungin keskeisimpien palvelustrategisten periaatteiden kohdassa Sähköisiä palveluita kehitetään todetaan: Prosessikuvausten laatiminen aloitetaan toiminnan ja johtamisen kehittämiseksi. Yhtenäisen ja laadukkaan lopputuloksen saavuttamiseksi Kotkan kaupungilla tulee olla organisaation prosessien kuvaamista ohjaavat vahvistetut ohjeet ja periaatteet. Riskienhallinnan johtoryhmä toimii tietohallinnon kanssa yhteistyössä prosessien kuvaamista ohjaavissa ja määrittävissä toimenpiteissä. Kriittisten menestystekijöiden ja kehityskeskusteluiden avulla strategiat ja prosessikuvauksiin sisältyvät toimintatavat jalkautetaan kunkin työntekijän työhön. Osaamisen johtamisella ohjataan prosessien onnistumista ja työssä jaksamisella turvataan operatiivinen toiminta ja toimintatapojen systemaattinen noudattaminen. Olennainen osa toiminnan ja prosessien johtamista on asetettujen tavoitteiden saavuttamisen ajantasainen seuranta, mahdollisten poikkeamien havaitseminen, sekä prosessien ja suoriutumisen arvioinnit. Systemaattisesta seurannasta, poikkeamiin reagoinnista ja arviointien suorittamisesta vastaavat tehtävä-, vastuu- ja palvelualueiden esimiehet. 6.4 Riskienhallinnan yhteistyö ja yhteyshenkilöt Kotkan kaupungin ja kaupunkikonsernin riskienhallinta tapahtuu yhteistyössä eri tahojen: kaupunginvaltuusto, kaupunginhallitus, kaupunginjohtaja, tehtävä- ja vastuualuejohto, lautakunnat, talousja rahoitusjohtaja, riskienhallinnan johtoryhmä kanssa, minkä vuoksi eri tahojen välinen tiedonkulku ja käytännön riskienhallintatyön selkeä vastuuttaminen ja organisointi ovat avainasemassa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteiden toteutuksessa. Riskienhallinnan yhteyshenkilöitä ovat riskienhallinnan johtoryhmän jäsenet, sisäinen tarkastus, vastuualuejohto, liikelaitosjohto, tietohallintopäällikkö, valmiussuunnittelusta ja toteutuksesta vastaavat henkilöt sekä konserniyhteisöjen toimitusjohtajat. Toimeenpano: Tehtävä-, vastuu- ja palvelualueiden ydinprosessien kuvauksilla sekä henkilöstön tehtäväkuvauksilla varmistetaan palveluprosessien laatua, jatkuvaa seurantaa ja kehittämistä. 26

62 74, KALA :00 / Pykälän liite: sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet Prosessikuvausten laadinnan yhteydessä arvioidaan merkittävimpiä riskejä ja määritellään menettelyt niiden hallitsemiseksi. Prosessit kytketään toiminnan kehittämiseen, kriittisiin menestystekijöihin, toiminnallisiin ja taloudellisiin tavoitteisiin ja niiden saavuttamisen seurantaan. Prosessien toimivuutta seurataan ja arvioidaan säännöllisesti ja niiden perusteella kehitetään toimintatapoja ja riskienhallintaa. 6.5 Johtamisen ja toiminnan edellyttämän tiedon riittävyys ja luotettavuus Hallitus, lauta- ja johtokunnat, johtavat viranhaltijat ja muut esimiehet vastaavat siitä, että heillä on käytettävissään riittävä, luotettava ja ajantasainen sisäinen tieto tavoitteiden saavuttamisesta, toiminnan lainmukaisuudesta ja niihin liittyvistä olennaisista poikkeamista. He vastaavat myös sisäisen tiedonkulun toimivuudesta. Tiedonvälityksen menettelyitä ovat mm. perehdytys- ja koulutustilaisuudet ja -materiaalit, suunnittelu- ja itsearviointitilaisuudet, kehityskeskustelut, yksikkökokoukset, ryhmätyöskentely, tietojärjestelmät (sähköposti, intra) ja tiedotteet. Uudelle henkilöstölle järjestetään perehdytystä toimintaa ohjaavista tavoitteita, säännöistä ja ohjeista, toimintaa ohjaavista arvoista ja hyvästä hallintotavasta sekä sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta. Olennainen osa johtamista ja tiedonvälitystä ovat myös raportoinnin ja arvioinnin menettelyt. Toimintakertomus, henkilöstökertomus, osavuosikatsaukset, kyselyt, asiakas- ja sidosryhmäpalautteet, prosessien ja riskien arvioinnit tuottavat systemaattista tietoa toiminnan tuloksellisuudesta ja toiminnasta. Tilivelvollisten viranhaltijoiden ja esimiesten tulee saamansa tiedon perusteella seurata vastuullaan olevia toimintoja ja ryhtyä tarpeellisiin toimenpiteisiin, mikäli havaitaan lainsäädännön, johtosääntöjen tai ohjeiden vastaista toimintaa tai muutoin epätaloudellista tai tehotonta toimintaa. Toimeenpano: Strategisten päämäärien ja kriittisten menestystekijöiden saavuttamisen sekä merkittävien riskien raportointi hallitukselle, lauta- ja johtokunnille on säännöllistä ja johdonmukaista. Olennainen toiminnallinen, taloudellinen ja muu informaatio on määritelty ja niiden säännönmukainen tiedonvälitys valtuustolle, hallitukselle, lauta- ja johtokunnille, johtaville viranhaltijoille ja muulle henkilöstölle on järjestetty systemaattisesti. Toiminnan seurannan ja (itse)arvioinnin menettelyt sisältävät tavoitteiden saavuttamisen, prosessien sujuvuuden, asiakasosallisuuden ja henkilöstöjohtamisen ja työhyvinvoinnin näkökulmat. Havaittuihin poikkeamiin reagoidaan nopeasti ja systemaattisesti. 7 Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteiden hyväksyminen ja seuranta Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet ja niihin tehtävät muutokset hyväksytään kaupunginvaltuustossa. Ohjetta koskevat käytännön ohjausta koskevat päivitykset käsitellään riskienhallinnan johtoryhmässä ja viedään tiedoksi kaupunginhallitukselle. Kaupunginjohtaja, tehtävä-, vastuu- ja palvelualueiden johtavat viranhaltijat ja esimiehet vastaavat ohjeiden toimeenpanosta osana strategista ja operatiivista johtamista, ohjausta, päätöksentekoa ja kaikkea toimintaa. Myös johtoryhmät käsittelevät yleisohjeen sekä vastaavat sen käytännön jalkauttamisesta. Johtavien viranhaltijoiden, esimiesten ja henkilöstön tulee tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa olla tietoinen johtamis- ja hallintojärjestelmästä ja sen eri osa-alueista. Johtamisen, toiminnan ohjauksen, riskienhallinnan sekä seurannan ja valvonnan käytännön menettelyitä valmistellaan keskitetysti periaatteisiin pohjautuen. Ohjeen toimeenpanoa, tehokkuutta ja ajantasaisuutta seurataan systemaattisesti. Kaupunginhallitukselle, lauta- ja johtokunnille raportoidaan ohjeen sekä sitä täydentävien menettelyjen toimeenpanosta vuosittain. Raportointi on osaltaan perustana hallituksen selonteolle sisäisestä valvonnasta ja konsernivalvonnasta. 27

63 74, KALA :00 / Pykälän liite: sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet LIITEET Elinkeinostrategia (kv ) wwstructure/19562_kotka_ek-strat_hyv_ pdf Henkilöstöstrategia (kv ) wwstructure/17268_kotka_henkilostostrategia_ pdf Kaupunkistrategia (kv ) wwstructure/19663_kaupunkistrategia_ _hyvaksytty.pdf Ohjeet vieraanvaraisuudesta, edustamisesta ja lahjoista (kh ) Kotkan kaupungin säädöskokoelma 2013 Nro 18 Palveluverkkoselvitys ja palvelustrategia 2020 (kv ) wwstructure/19657_kotka_palv-verkkoselv_palvstrat_valt pdf Sopimustenhallintaohjeisto (kh ) Talouden tasapainotusohjelma (kv ) Tietoturvapolitiikka (kv ) Suositus vaikutusten arvioinnista kunnallisessa päätöksenteossa 28

64 74, KALA :00 / Pykälän liite: sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet Sanasto Johtamis- ja hallintojärjestelmä Tapa johtaa ja hallita toimintaa eettisesti vastuullisella tavalla, jotta organisaation perustehtävä ja visio toteutuvat ja toiminta on vaikuttavaa ja taloudellista. Sisäinen valvonta Johtamisen, toiminnan suunnittelun ja ohjauksen, seurannan ja arvioinnin menettelyitä, jotka varmentavat toiminnan tuloksellisuutta, lainmukaisuutta sekä varojen ja resurssien asianmukaista hallintaa ja käyttöä. Valvonnalla varmennetaan riskienhallinnan systemaattista toimeenpanoa, riittävyyttä sekä tavoitteiden saavuttamista ja toiminnan lainmukaisuutta. Riski Ulkoinen tai sisäinen uhkatekijä eli ei toivottu tapahtuma, joka voi toteutuessaan aiheuttaa vahinkoa, menetyksiä tai resurssien tuhlausta. Lisäksi riskillä tarkoitetaan vahvuutta tai mahdollisuutta, joka on jäänyt hyödyntämättä. Riskillä voi olla negatiivinen tai positiivinen vaikutus kaupungin toimintaan, asiakkaisiin tai sidosryhmiin. Riskiä arvioidaan todennäköisyyden ja seurauksen perusteella. Riskienhallinta Riskienhallinta on olennainen osa kaupungin toimintaa ja johtamista. Riskienhallinnalla tarkoitetaan menettelytapoja, joilla tunnistetaan toimintaan kohdistuvia riskejä, arvioidaan tunnistettuja riskejä ja määritellään toimenpiteitä tunnistettujen riskien toteutumisen todennäköisyyden ja/tai seurauksen vakavuuden pienentämiseksi. Lisäksi riskienhallintaan kuuluu säännöllinen raportointi kaupungin hallitukselle, lauta- ja johtokunnille. Tilivelvollinen ja tilivelvollisuus Toimielin ja henkilö, jolla on vastuu johtamastaan toiminnasta ja sen valvonnasta. Kuntalain mukaiseen tilivelvolliseen voidaan kohdistaa muistutus sekä evätä vastuuvapaus. Tilivelvollisuus sisältää vastuunalaisuuden toiminnan tuloksellisuudesta, lainmukaisuudesta, varojen ja resurssien turvaamisesta, sekä johtamisesta ja ohjauksesta. Hyvä hallintotapa Hyvä hallintotapa tarkoittaa objektiivista ja tasapuolista henkilöstön, asiakkaiden sekä eri sidosryhmien kohtelua sekä toimivallan käyttöä yksinomaan lain mukaan hyväksyttäviin tarkoituksiin. Toimien on oltava puolueettomia ja oikeassa suhteessa tavoiteltuun päämäärään nähden. 29

65 75, KALA :00 TETA: 1127/2014 Kotkan kaupungin rakennusten yhtiöittäminen Kh / 184 Valmistelija: Talous- ja rahoitusjohtaja Sirpa Kosonen, puh Kaupunki omistaa noin 200 rakennusta. Näiden kirjanpitoarvo on 190 milj. euroa. Osaa rakennuksista vuokrataan kilpailluilla markkinoilla kaupunkikonsernin ulkopuolisille toimijoille. Kuntalakiin on lisätty 2 a rajaamaan kunnan toimimista kilpailluilla markkinoilla. Lisäyksen johdosta osa kaupungin rakennuksista tulee yhtiöittää erilliseen yhtiöön. Vaihtoehtoina on pidetty kaikkien kaupungin omistuksessa olevien rakennusten yhtiöittämistä tai vain kuntalain 2 a :n velvoittamien rakennusten yhtiöittämistä. Taloudellisten laskelmien perusteella kaupungille olisi edullisinta yhtiöittää vain kuntalain 2 a :n velvoittamat rakennukset. Nämä rakennukset voitaisiin siirtää vuonna 2014 perustettuun Kotkan Julkiset Kiinteistöt Oy:hyn, mikä puolestaan edellyttäisi yhtiön yhtiöjärjestyksen muuttamista kyseisen liiketoiminnan sallivaksi. Yhtiöitettäessä kuntalain 2 a :n vaatimat rakennukset kaupungin tulokseen tulisi marginaalisia muutoksia myyntivoittoa lukuun ottamatta. Yhtiöitettäviä rakennuksia hallinnoiva yhtiö olisi elinkelpoinen oikeanlaisessa ohjauksessa. Yhtiöitettäessä kaikki rakennukset vaikutukset kaupungin tulokseen myyntivoittoa ja kauppahintaa lukuun ottamatta olisivat negatiiviset. Uusi yhtiö ei olisi elinkelpoinen, vaan vaatisi toistuvia vuosittaisia avustuksia kaupungilta suoriutuakseen kokoonsa nähden huomattavista lainanhoitokuluistaan muiden velvoitteiden lisäksi. (Laskelmat esitetään KH kokouksessa) Aiempien selvitysten mukaan kaupungin tilapalvelun organisaatiota ollaan muuttamassa vastaaman rakennusten ja kiinteistöjen hallintaa sekä ylläpitoa. Mikäli rakennuksia yhtiöitetään vain kuntalain 2 a :n johdosta, nykyinen tilapalvelun henkilökunta pysyy kaupungin henkilökuntana toimien jatkossa kaupunkisuunnittelussa sekä kuntatekniikassa. Yhtiöitettäessä kaikki rakennukset myös tilapalveluiden henkilöstö siirtyisi kokonaisuudessaan uuden yhtiön palvelukseen. Esittelijä: Ehdotus: Kaupunginjohtaja Henry Lindelöf Kaupunginhallitus päättää yhtiöittää vain kuntalain 2 a :n velvoittamat rakennukset vuoden 2014 loppuun mennessä siten, että Kotkan Julkiset Kiinteistöt Oy:n yhtiöjärjestystä muutetaan mahdollistamaan kyseessä olevien rakennusten apporttisiirto kaupungin taseesta Kotkan Julkiset Kiinteistöt Oy:n taseeseen. Asian käsittely: Samalla kaupunginhallitus päättää, että tilapalvelun vastuualueen uudelleen organisointi kaupunkisuunnittelun sekä kuntatekniikan vastuualueisiin valmistellaan ja tuodaan erikseen päätettäväksi syksyn 2014 aikana, kuitenkin hyvissä ajoin ennen vuoden 2015 talousarviokäsittelyä. Talous- ja rahoitusjohtaja Sirpa Kosonen esitti dioja kaupungin käyttöomaisuuden arvosta, poistoista, varainsiirtoveroista ym. ja tarkasteli vaihtoehto-

66 75, KALA :00 TETA: 1127/2014 jen 2 ja 3 välisiä eroja. Kosonen totesi, että esillä olleiden tietojen nojalla vaihtoehto 3 ei ole toteutuskelpoinen eikä siinä tarkoitettu yritys toimintakykyinen. Diaesitys liitettiin kokousasiakirjoihin. Käytiin yleiskeskustelua. Pidettiin neuvottelutauko klo Päätös: Hyväksyttiin ehdotuksen mukaisesti. Kala Esittelijä: Ehdotus: Kaupunkisuunnittelujohtaja Markku Hannonen Kaupunkisuunnittelulautakunta merkitsee kaupunginhallituksen päätöksen tiedoksi. Ei oikaisuvaatimusohjetta

67 76, KALA :00 KH: 1264/2014 Kantasataman ympäristösertifikaatin tuki ja -arviointityön hankinta Kala Valmistelijat: Kaupunkisuunnittelujohtaja Markku Hannonen, puh Energia- ja ilmastoasiantuntija Esa Partanen, puh Kantasataman ympäristöohjelman valmistelussa on todettu, että kansainvälisesti tunnettu kestävän aluesuunnittelun sertifikaatti korkealla tavoitetasolla soveltuu parhaiten työkaluksi kattavien ja kansainvälisen huomion tavoittavien ekotehokkuustoimien ja -tavoitteiden tueksi. Aluetason ympäristösertifikaateista kansainvälisesti selvästi tunnetuimmat ovat Breeam Communities 2012 sekä Leed for Neighbourhood Development. Näistä kahdesta Breeam on Suomen olosuhteisiin paremmin mukautuva, siinä mm. on paremmat mahdollisuudet mukauttaa kriteeristöä kansallisiin olosuhteisiin. Breeam Communities kattaa laajasti ekotehokkuuden osa-alueita sekä muita kestävän aluesuunnittelun elementtejä (ml. taloudellinen ja sosiaalinen kestävyys), joten se tukee Kotkan tavoitteita monipuolisesti. Ko. sertifikaattia on myös sovellettu Suomessa (Mikkeli) ja sen on todettu soveltuvan Kantasataman aluekehityshankkeelle (asiasta tehty esiselvitys, WSP Finland Oy). Breeam-sertifikaatilla on merkitystä alueen investorien kannalta, joten Kantasataman hankekehittäjä pitää sertifikaattia tavoiteltavana. Ympäristösertifikaatti on myös keskeinen osa valmisteille olevaa Kantasataman ympäristöohjelmaa. Tehdyssä esiselvityksessä on todettu, että hankkeessa voidaan realistisesti tavoitella vähintään kolmanneksi korkeinta sertifikaatti-tasoa (very good, 6 eri tasoa), joka on kansainvälisesti jo varsin merkittävä. Kaupunkisuunnittelu esittää, että Kantasatamalle haetaan Breeam Communities sertifikaattia korkealla tavoitetasolla, ja että Kotkan kaupunki ohjaa osaltaan siihen tarvittavan arviointikonsultin työtä. Breeam Communities -sertifikaatin myöntää BRE Global (UK), joka lisenssoi arviointikonsultit. Konsulttityöhön on järkevä lisätä myös sertifiointiprosessin tukityö siten, että konsultti tukee prosessia kohden alkuvaiheessa asetettavaa tavoitetasoa mm. tuomalla eri osa-alueiden mahdollisuuksia sekä ratkaisuja esille. Arviointikonsulttina on syytä käyttää suomalaisia olosuhteita tuntevaa konsulttia. Suomessa on muutama BRE:n lisenssoima konsulttitoimisto. Hankekehittäjän kanssa on sovittu, että arviointi- ja tukityön kustannukset voidaan puolittaa hankekehittäjän sekä kaupungin välillä. Sertifikaatin lisenssikustannuksista vastaa hankekehittäjä. Työn kustannukset ylittävät kansallisen kynnysarvon, joten hanke vaatii hankintalain mukaisen kilpailutuksen, jonka hoitaa Kotkan kaupunki. Esittelijä: Ehdotus: Kaupunkisuunnittelujohtaja Markku Hannonen Kaupunkisuunnittelulautakunta päättää kilpailuttaa Kantasataman ympäristösertifikaatin (Breeam Communities 2012) arviointi- sekä tukikonsultin työn, lähtötavoitteena mahdollisimman korkea, saavutettavissa oleva ja kansainvälisesti noteerattava sertifiointitaso alueelle. Arviointityön kustannukset puolitetaan Kotkan kaupungin ja Kantasataman hankekehittäjän välillä. Ei oikaisuvaatimusohjetta

68 77, KALA :00 TETA: 1265/2014 Lausunto NCC Roads Oy:n hakemuksesta ympäristöluvan olennaisesta muutoksesta Kala Valmistelija: Kaavoitusinsinööri Marja Nevalainen, puh Kotkan ympäristökeskus on pyytänyt kaupunkisuunnittelun lausuntoa NCC Roads Oy:n hakemuksesta ympäristöluvan olennaisesta muutoksesta. Nykyisen ympäristöluvan mukaisesti NCC Roads saa vastaanottaa alueella puhtaita maa-aineksia enintään tonnia vuodessa. Tähän määrään haetaan muutosta siten, että vuotuinen puhtaiden maiden vastaanottomäärä on enintään tonnia ja pilaantuneita maita vastaanotettaisiin enintään tonnia vuodessa. NCC Roads Oy:llä on kohdealueella tarkoitus ottaa vastaan pinnoitetulle kentälle pilaantuneita maa-aineksia, joiden haittaainepitoisuus selvitetään ennen kentälle sijoittamista. Pilaantuneet maaainekset on tarkoitus käsitellä kaarihallissa katettuna aumakompostointimenetelmällä ja sijoittaa lopulta PIMA-arvot alittavina kiinteistön maisemointiin. Alueelle vastaanotettavien maiden haitta-ainepitoisuus on aina alle vaarallisen jätteen raja-arvon. Em. kiinteistö on NCC Roadsin omistuksessa ja sillä on myös nykyisen ympäristöluvan mukainen maa-ainesten ottolupa alueella vuoteen 2015 asti. Alueella on kivenlouhimo, jonka yhteyteen siirretään säännöllisesti murskauslaitos ja satunnaisesti asfalttiasema. Lausunto: Kohdekiinteistö sijaitsee alueella, jossa ei ole oikeusvaikutteista yleis- tai asemakaavaa. Kotkan yleiskaavassa alue on merkitty M = maa- ja metsätalousvaltainen alue, jossa rakentaminen maatalouden tarpeita varten on sallittu. Etäisyys Kymijoen osayleiskaavaehdotuksen mukaisesta retkeilyja ulkoilualueen rajasta (VR) on noin 300 m (etäisyys Kymijoesta on noin 1 km). Liikenne alueelle kulkee Hurukselantieltä Kultaanranta-nimistä tieyhteyttä pitkin. Sama tieyhteys johtaa Keisarinkosket Oy:n omistamalle matkailupalvelualueelle sekä sen vierellä sijaitsevalle Kymenlaakson virkistysalueyhdistyksen retkeilyn tukikohdalle. Maankäytön kannalta hanke ei saa haitata Kotkan merkittäviä matkailu- ja virkistyspalvelukohteita melun, hajun tai maisemahaitan muodossa. Tarvittaville rakennuksille ja rakenteille tulee hankkia asianmukaiset määräaikaiset rakentamisluvat ja maisemoida alue lupaehtojen mukaisesti. Hakemus tulee saattaa ajantasalle naapurikiinteistöjen kiinteistötunnusten ja omistuksen suhteen../. Sijaintikartta liitteenä. Esittelijä: Ehdotus: Kaupunkisuunnittelujohtaja Markku Hannonen Kaupunkisuunnittelulautakunta hyväksyy edellä olevan lausunnoksi NCC Roads Oy:n hakemuksesta ympäristöluvan olennaisesta muutoksesta. Toimeenpano: Ote: Kotkan ympäristökeskus

69 77, KALA :00 TETA: 1265/2014 Ei oikaisuvaatimusohjetta

70 77, KALA :00 / Pykälän liite: sijaintikartta

71 78, KALA :00 TETA: 1093/2014 Raili Toivosen poikkeamislupahakemus Kala Valmistelija: Kaupunkisuunnittelu, kaavasuunnittelija Elina Masalin, puh Hakemus koskee olemassa olevan talousrakennuksen määräaikaisen luvan muuttamista pysyväksi Kierikkalan kaupunginosassa kiinteistötunnus , osoite Kymintie. Poikkeamista haetaan vähäistä suuremmasta rakennusoikeuden ylityksestä asemakaava-alueella. Tilan pinta-ala on kiinteistörekisterin mukaan 878 m 2. Tilalla on ko. talousrakennuksen lisäksi asuinrakennus, jolla on pysyvä lupa. Tila on vahvistetussa asemakaavassa merkitty lähivirkistysalueeksi VL maaston korkeussuhteiden ja liikenneturvallisuuden takia. Ympäristöministeriö on myöntänyt poikkeusluvan ko. talousrakennuksen rakentamiseen rakennuskaavasta poiketen enintään 15 vuoden ajaksi ja jatkanut tekemällään päätöksellä talousrakennuksen pitämistä paikallaan enintään saakka. Tämän jälkeen lupaa on jatkettu Kouvolan hallinto-oikeuden päätöksellä saakka. Lupaa on edelleen jatkettu Kaakkois-Suomen ympäristökeskuksen päätöksellä saakka. Kaakkois-Suomen ELY-keskuksen liikenne ja infrastruktuuri vastuualue on lausunnossaan todennut, että se ei suoranaisesti vastusta talousrakennuksen määräaikaisen luvan muuttamista pysyväksi, mutta koska rakennus kuitenkin sijaitsee voimassa olevan asemakaavan lähivirkistysalueella, jolle ei ole osoitettu rakennusoikeutta, ei perustetta pysyvän luvan myöntämiselle ole. Mikäli alueen asemakaavan mukainen käyttö (ts. rakennuksen lunastaminen) ei ole ajankohtaista, ratkaisuvaihtoehdoiksi jäänee talousrakennuksen määräaikaisen luvan pidentäminen tai alueen laajempi kaavallinen tarkastelu (asemakaavan muutos) nykyisiä maankäyttösuunnitelmia vastaavaksi. Koska tila on asuttu ja sen päärakennuksella on pysyvä rakennuslupa, ei talousrakennuksen luvan jatkamisella tässä vaiheessa ole merkitystä voimassaolevan asemakaavan toteuttamiselle. Kaupungilla ei ole tällä hetkellä tarvetta lunastaa viheraluetta yleiseen käyttöön. Voimassa oleva, lähes koko Kierikkalan asutusaluetta koskeva asemakaava on suurimmalta osin toteutunut kaavan mukaisesti eikä kaupunkisuunnittelu katso, että asemakaava olisi vanhentunut ja että kaavaa pitäisi lähiaikoina lähteä muuttamaan. Toimenpide ei saa kuitenkaan vaikeuttaa jos aluetta tarvitaan asemakaavassa osoitettuun käyttöön. Tästä syystä luvan tulisi olla määräaikainen. Poikkeaminen ei aiheuta haittaa kaavoitukselle, kaavan toteuttamiselle ja alueiden käytön muulle järjestämiselle edellyttäen, että lupa myönnetään 10 vuodeksi../. Ote ajantasa-asemakaavasta ja ELY-keskuksen liikenne ja infrastruktuuri vastuualueen lausunto ovat esityslistan liitteinä. Esittelijä: Ehdotus: Kaupunkisuunnittelujohtaja Markku Hannonen Kaupunkisuunnittelulautakunta päättää ilmoittaa lausuntonaan Kaakkois- Suomen elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskukselle Raili Toivosen poik-

72 78, KALA :00 TETA: 1093/2014 keamislupahakemuksesta, että poikkeamista vahvistetusta asemakaavasta puolletaan 10 vuodeksi. Toimeenpano: Ote: Kaakkois-Suomen ELY-keskus Ei oikaisuvaatimusohjetta

73 78, KALA :00 / Pykälän liite: ote ajantasa-asemakaavasta ja ELY-keskuksen liikenne

74 78, KALA :00 / Pykälän liite: ote ajantasa-asemakaavasta ja ELY-keskuksen liikenne

75 79, KALA :00 KH: 340/2014 Kaupunkisuunnittelulautakunnan talouden toteutuminen Kala Valmistelijat: Kaupunkisuunnittelujohtaja Markku Hannonen, puh Maankäyttöinsinööri Tom Masalin, puh Kaupungingeodeetti Kirsti Ruutiainen, puh Asemakaava-arkkitehti Marja Kukkonen, puh Controller Maarit Heikkilä, puh Lautakunnan sitovan toimintakatteen toteuma tammi-kesäkuulta on 25,8 %, mikä on viime vuoden vastaavan ajankohtaan verrattuna yhden %-yksikön parempi. Talousarvion toteuma tuottojen osalta on 31,1 % ja kulujen osalta 51,1 %. Vuokratuotoista n. 50 % kertyy lokakuussa. Kaupunkisuunnittelulautakunnan toimintakatteen ennustetaan toteutuvan talousarvion mukaisena. Vuokratuottoennuste perustuu voimassaoleviin vuokrasopimuksiin. Uusia huomattavia vuokrasopimuksia ei ennakoida syntyvän. Vuokratuotot kasvavat viime vuodesta, mutta jäävät talousarviosta 0,09 milj. euroa. Vuokratuottojen tavoiteltua pienempää kasvua kattavat Räskin alueen puun myyntitulot sekä kaavoituksen ja mittaus- ja kiinteistötoimen talousarviota suuremmat tuotot. Toimintatuottojen ennustetaan ylittävän talousarvion 0,3 milj. euroa. Puun myynnin ja kantasatamahankkeen kustannukset lisäävät toimintakuluja. Toimintakulujen ylityksen ennustetaan olevan toimintatuottojen kasvun suuruiset../. Toiminnallisten tavoitteiden toteuma, tuloslaskelma ja investointiraportti sekä erittely kiinteän omaisuuden myynneistä ja ostoista ovat liitteinä. Esittelijä: Ehdotus: Kaupunkisuunnittelujohtaja Markku Hannonen Kaupunkisuunnittelulautakunta merkitsee tiedoksi talouden toteuman. Ei oikaisuvaatimusohjetta

76 79, KALA :00 / Pykälän liite: toiminnallisten tavoitteiden toteuma KAUPUNKISUUNNITTELULAUTAKUNTA Hyvinvointi ja laadukkaat palvelut Kriittiset menestystekijät mittarit Arviointikriteerit/ Palvelut laadukkaita ja Kaupunkisuunnittelun käyttäjälähtöisiä vuorovaikutusta kehi- Ennaltaehkäisevä toiminta on aktiivista ja omavastuuta vahvistavaa tetään Asuinalueiden kevyenliikenteen yhteyksiä kehitetään 2. Vireä elinkeinoelämä ja kaupunkikulttuuri Kriittiset menestystekijät mittarit Arviointikriteerit/ Kotka on vetovoimainen ja omaleimainen nostavien paikkojen Toiminnallisesti kiin- kaupunki, jossa tapahtuu kehittäminen Toimiva elinkeinopolitiikka tukee yrityksiä ja lisää työllisyyttä Kaupunkisuunnittelun yhteistyö muiden elinkeinopolitiikan toimijoiden kanssa saumatonta, monipuolista tonttitarjontaa erilaisille yrityksille 3. Kestävä kaupunkirakenne ja seutuyhteistyö Kriittiset menestystekijät Arviointikriteerit/ mittarit Kaupunkirakenne on Keskusta-alueilla tiivis ja toimiva, keskustat käynnissä kaupan ja eläviä, asumi- asumisen kehittämis- nen viihtyisää hankkeita. Strateginen seutuyhteistyö vahvistuu Arkkitehtuuristrategian laatiminen Seudun strateginen yleiskaavoitus etenee Tavoitetaso 2014 Toteuma 30.6 Internet-sivuston uudistus Karhulan kevyenliikenteen verkoston kehittämissuunnitelma laadittu Sivuston uudistamista valmistellaan Suunnitelmaa valmistellaan osana Karhulanniemen kaavarunkoa Tavoitetaso 2014 Toteuma 30.6 Placemakingkokeiluhanke käynnissä; menetelmällä kehitetään kaupunkitilojen monipuolista käytettävyyttä yhdessä käyttäjien kanssa Elinkeinohankkeiden yhteistyötiimi nimetty ja tonttimarkkinoinnin internet-sivusto käytössä Henkilöresurssi ei tällä hetkellä riitä käynnistämiseen, valmistellaan soveltuvaa hankekohdetta etsien Valmistelu käynnissä yhteistyössä Cursorin kanssa, yhteistä tonttimarkkinointia ja yrityshankkeita tehty Tavoitetaso 2014 Toteuma 30.6 Karhulanniemen kaavarunko luonnosvaiheessa, Kantasataman osayleiskaava luonnosvaiheessa Laatiminen käynnissä Yleiskaavan hankkeistus ja perusselvitykset käynnissä Karhulanniemen selvitykset pääosin laadittu, Kantasataman suunnittelu etenee aikataulussa Ei vielä käynnissä Seudun yleiskaavan hankkeistus on valmis, selvitykset odottavat rahoitusta

77 79, KALA :00 / Pykälän liite: toiminnallisten tavoitteiden toteuma 4. Vastuullinen johtaminen ja hyvinvoiva henkilöstö Kriittiset menestystekijät Arviointikriteerit/ Tavoitetaso 2014 Toteuma 30.6 mittarit Henkilöstö osaava ja oikein mitoitettu, esimiestyö on laadukasta Kaupungin toiminta on avointa ja oikeudenmukaista Kaupunkisuunnittelun prosessit toimivat sujuvasti ja vastaavat toimintaympäristön haasteisiin Vastuualueen sisäistä tiedotusta kehitetään ja työhyvinvoinnista huolehditaan Työprosessit eivät hidastu ja yleiskaavoitus voidaan käynnistää Vastuualueen yhteistapaamiset säännöllisesti, koko henkilöstö osallistuu työhyvinvoinnin kehittämiseen Prosessit säilyneet sujuvina, yleiskaavoitusta ei voitu käynnistää tämän hetken henkilöresurssilla Vastuualueen yhteistapaamisia on järjestetty säännöllisesti, työhyvinvoinnin kehittämistä tehdään koko henkilöstön kanssa 5. Talous on tasapainossa Kriittiset menestystekijät mittarit Arviointikriteerit/ Talous on tasapainosssin ja toteutuksen pit- Tonttituotantoproseskäntähtäimen suunnittelu Tavoitetaso 2014 Toteuma 30.6 Pitkäntähtäimen suunnittelun ensimmäinen versio otetaan käyttöön yhdessä kuntatekniikan kanssa Pitkäntähtäimen suunnittelun metodia ja työkalua valmistellaan 6. Ympäristö, kestävä kehitys ja turvallisuus huomioidaan kaikessa toiminnassa Kriittiset menestystekijät Arviointikriteerit/ Tavoitetaso 2014 Toteuma 30.6 mittarit Ympäristö, kestävä kehitys ja turvallisuus huomioidaan kaikessa toiminnassa Kotkan ilmasto- ja energiaohjelman tavoitteet huomioidaan kaavoituksessa Tarkastelu kaikkien asumista tai palveluita sisältävien kaavojen selostuksissa Tarkastelulle on luotu malli, joka on käytössä ja jota parannetaan kokemusten perusteel- Vähähiilisen rakentamisen edistäminen Edistämistä on tutkittu vähintään puolessa laajoista kaavahankkeista la. Edistämistä tutkitaan laajoissa kaavahankkeissa. Talous Kaupunkisuunnittelun tammi-kesäkuun toimintakate on 3,2 milj.e euroa, mikä on 0,2 milj. euroa edellisvuoden vastaavaa ajankohtaa parempi. Kaupunkisuunnittelulautakunnan toimintakatteen ennustetaan toteutuvan talousarvion mukaisena. Vuokratuottoennuste perustuu voimassaoleviin vuokrasopimuksiin. Uusia huomattavia vuokrasopimuksia ei ennakoida syntyvän. Vuokratuotot kasvavat viime vuodesta, mutta jäävät talousarviosta 0,09 milj. euroa. Vuokratuottojen tavoiteltua pienempää kasvua kattavat puun myyntitulot sekä kaavoituksen ja mittaus- ja kiinteistötoimen talousarviota suuremmat tuotot. Toimintatuottojen ennustetaan ylittävän talousarvion 0,3 milj. euroa. Puun myynnin ja kantasatamahankkeen kustannukset lisäävät toimintakuluja. Toimintakulujen ylityksen ei ennusteta aiheuttavan tarvetta lisätalousarviolle.

78 79, KALA :00 / Pykälän liite: toiminnallisten tavoitteiden toteuma Maanhankinta ja luovutus Wärtsilän alueen hankinta Skanska Talonrakennus Oy:ltä on valmistunut. Kaupungin luovutuksen arvo on 1,375 milj. ja hankinnan 1,1 milj. Wärtsilän alueen ohella maanhankinta on painottunut asemakaavan toteuttamiseksi tehtyihin kauppoihin, joita on tehty eurolla. Wärtsilän alueelta luovutettujen tonttien lisäksi tonttien ja tontinosien myyntejä on tehty eurolla. Neuvottelusopimukseen on päästy maanhankinnoista Ristinkallion teollisuusalueen laajentamiseksi yhteensä 12 hehtaarilla. Neuvottelut Kantasataman kaupallisen hankkeen toteuttamiseksi tarvittavista satamahallien hankinnoista ovat käynnissä. Hankinnat toteutetaan pääosin vaihdoin, mikä kuitenkin edellyttää lisämäärärahaa maanhankintaan. Uusien tonttien ja maanvuokrasopimusten hinnoittelu on ajantasaistettu. Kaavoitus Asemakaavoitus painottuu elinkeinotontteihin. Karhulan keskustan painopistettä ja kehittämistä sekä liittymistä ympäröiviin alueisiin tutkitaan. Jumalniemen kaavojen päivitystä valmistellaan kaupallisten toimijoiden aikataulussa. Kantasataman suunnittelu hankeosapuolen kanssa etenee yhteisesti sovitun aikataulun mukaisesti. Ristinkallion teollisuusalueen kaavoitus käynnistyy syksyllä. Rasinkylän liikerakentamiskaavoitus on niin ikään käynnissä. Keskussairaalan laajennuksen vaatima kaavamuutos on valmisteilla ja etenee sairaalan suunnittelun aikataulussa. Kierikkalan alueella on meneillään kaavahanke, jossa edistetään kalastusmatkailuelinkeinon kehittämistä alueella. Asumiseen liittyvässä kaavoituksessa Karhulanniemen kaavarunkotyö etenee suunnitellusti. Pohjola-talon kaavamuutos on luonnosvaiheessa. Kaavassa tarkastellaan nykyisen rakennuksen korvaamista kahdella uudella asuin-, liike- ja toimistorakennuksella. Räskin ensimmäiset omakotitontit tulevat hakuun elokuussa 2014 ja aikataulun mukaan rakentamaan pääsee vuonna Energiatehokasta rakentamista alueella edistetään määräaikaisella alennuksella tontinvuokrassa sekä osoittamalla tontteja talotehtaiden varattaviksi korkean energiatehokkuuden taloille. Veikkolan pientaloalueen kaavoitus on meneillään. Räskin jälkeen uusien, merkittävien omakotialueiden tuominen kaavoitusohjelmaan edellyttää maanhankintaa, jonka pohjaksi tarvitaan yleiskaavoitusta. Karhulan Pitkäsaaren kaavoitus käynnistyy syksyllä. Pitkäsaaren kaavoituksen tarkoituksena on kaupungin omistamien maiden myyminen kesäasuntotonteiksi. Ekotehokkuuteen ja kosteudenhallintaan liittyviä koulutustilaisuuksia järjestetään omakotirakentajille yhdessä kaupungin muiden organisaatioiden ja ulkopuolisten asiantuntijoiden kanssa. Koulutusta järjestetään Motivalta Räskin alueen kaavoituksesta saadun palkintorahan avulla. Ekotehokkuustarkastelut ovat osana kaavatarkasteluja. Kymijoen pohjoisosan osayleiskaavaehdotuksen nähtävillä ollessa saatiin runsaasti palautetta, minkä johdosta kaavaa tarkennetaan ja se asetetaan uudelleen nähtäville syksyn aikana. Sen jälkeen se on tarkoitus viedä hyväksymiskäsittelyyn. Seudullista strategista yleiskaavatyötä tukevan hankkeen valmistelu on edennyt, ja hanke odottaa rahoitusta. Hankkeessa kytketään uudella tavalla toisiinsa elinkeinokehittäminen, alueen markkinointi ja maankäytön suunnittelu.

79 79, KALA :00 / Pykälän liite: toiminnallisten tavoitteiden toteuma Mittaus- ja kiinteistötoimi Koordinaatistomuunnoksen takia valtakunnallisen kiinteistörekisterin perusparannus on edennyt kaavoittamattomiin mitattuihin alueisiin. Korkeusjärjestelmän vaihtamisen valmistelut on aloitettu. Kotka tulee siirtymään nykyisestä N43 korkeusjärjestelmästä suositusten mukaiseen N2000 korkeusjärjestelmään. Paikkatietojärjestelmien versiovaihdosten ja koordinaatistomuunnoksen yhteydessä pohjakartta- ja ajantasakaava-aineistoja on perusparannettu. Kaupungin intranetin Paikkatietosovelluksen uudistaminen on viimeistelyvaiheessa. Karhulan Pitkäsaaren pohjakartta on ajantasaistettu kaavoitusta varten. Kiinteistötoimitukset ja rakennusvalvontamittaukset on tehty tilausten mukaisesti.

80 79, KALA :00 / Pykälän liite: tuloslaskelma ja investointiraportti sekä erittely ki KAUPUNKISUUNNITTELU Lautakuntaan nähden sitovat tavoitteet Lautakuntaan ja valtuustoon nähden sitovat tavoitteet ovat yhteneväiset. Tuloslaskelma Toteuma EUR TA Tot% KAUPUNKISUUNNITTELULAUTAKUNTA Toimintatuotot 30 Myyntituotot ,64% 50,79% 32 Maksutuotot ,57% 47,99% 33 Tuet ja avustukset /0 /0 34 Muut toimintatuotot ,17% 29,40% 37 Valmistus omaan käyttöön ,22% 8,42% 3 Toimintatuotot ,11% 30,10% 4 Toimintakulut 40 Henkilöstökulut ,90% 52,04% 43 Palvelujen ostot ,62% 39,19% 45 Aineet, tarvikkeet ja tavarat ,03% 32,04% 47 Avustukset /0 /0 48 Muut toimintakulut ,21% 99,27% 4 Toimintakulut ,11% 49,96% ULK. TOIM INTAKATE ,67% 25,64% 4S Sisäiset erät S8 Sisäiset tuotot /0 3,33% S9 Sisäiset kulut ,89% 51,22% 4S Sisäiset erät ,97% 55,40% TOIM INTAKATE ,76% 24,74%

81 79, KALA :00 / Pykälän liite: tuloslaskelma ja investointiraportti sekä erittely ki KAUPUNKISUUNNITTELULAUTAKUNTA Toteuma EUR TA 2014 Tot% 1700 Luottamuselimet (ltk ym.) 1701 Maanhankinta ja luovutus 1702 Kymijoen virkistyskäyttö 1703 Metsänhoito / kaupunkisuunnittelu 1704 Siirtolapuutarhat 1705 Satama-alueet 1710 Kaavoituksen palvelualue 1720 Kaupunkimittaus S173 Venesatamat 4 Toimintakulut ,53% ULK. TOIM INTAKATE ,53% 4S Sisäiset erät ,00% TOIM INTAKATE ,46% 3 Toimintatuotot ,79% 4 Toimintakulut ,81% ULK. TOIM INTAKATE ,02% 4S Sisäiset erät ,66% TOIM INTAKATE ,98% 3 Toimintatuotot ,56% 4 Toimintakulut ,09% ULK. TOIM INTAKATE ,94% 4S Sisäiset erät /0 TOIM INTAKATE ,37% 3 Toimintatuotot ,49% 4 Toimintakulut ,37% ULK. TOIM INTAKATE ,40% TOIM INTAKATE ,40% 3 Toimintatuotot ,43% 4 Toimintakulut ,20% ULK. TOIM INTAKATE ,98% TOIM INTAKATE ,98% 3 Toimintatuotot ,31% ULK. TOIM INTAKATE ,31% TOIM INTAKATE ,31% 3 Toimintatuotot ,50% 4 Toimintakulut ,05% ULK. TOIM INTAKATE ,63% 4S Sisäiset erät ,08% TOIM INTAKATE ,94% 3 Toimintatuotot ,24% 4 Toimintakulut ,44% ULK. TOIM INTAKATE ,07% 4S Sisäiset erät ,03% TOIM INTAKATE ,40% 3 Toimintatuotot ,21% 4 Toimintakulut ,02% ULK. TOIM INTAKATE ,91% 4S Sisäiset erät ,77% TOIM INTAKATE ,15%

82 79, KALA :00 / Pykälän liite: tuloslaskelma ja investointiraportti sekä erittely ki INVESTOINTIEN TOTEUTUMINEN 1000 eur TALOUSARVIO TOTEUMA EROTUS Tulot Menot Netto Tulot Menot Netto Netto INVESTOINNIT Mattolaiturit Maa- ja vesialueet YHTEENSÄ MYYNNIT Maa- ja vesialueet Rakennukset YHTEENSÄ NETTO

83 79, KALA :00 / Pykälän liite: tuloslaskelma ja investointiraportti sekä erittely ki