KEPA Kehitysyhteistyön palvelukeskus Service Centre for Development Cooperation. Säännöt By-Laws

Transkriptio

1 KEPA Kehitysyhteistyön palvelukeskus Service Centre for Development Cooperation Säännöt By-Laws 1

2 Kehitysyhteistyön palvelukeskus KEPA ry:n säännöt Hyväksytty yhdistyksen kevätkokouksessa Nimi ja kotipaikka Yhdistyksen nimi on Kehitysyhteistyön palvelukeskus KEPA ry ja ruotsiksi Servicecentralen för utvecklingssamarbete KEPA rf. Yhdistyksen kotipaikka on Helsingin kaupunki. 2 Yhdistyksen tarkoitus Yhdistys on aatteellisesti, poliittisesti ja uskonnollisesti sitoutumaton yhteistyö- ja palvelujärjestö. Sen perustarkoitus on yhteistyössä jäsenjärjestöjensä kanssa tukea, innostaa ja organisoida suomalaista kansalaisyhteiskuntaa maailmanlaajuiseen yhteisvastuuseen, ja siten edistää kansainvälistä yhteisymmärrystä, tasa-arvoista kehitysyhteistyötä ja kansojen rauhanomaista yhteistoimintaa. 3 Toiminnan laatu Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys - harjoittaa kansainvälistä yhteistyötä, - edistää ja tekee kehitysyhteistyötä yhdessä jäsenjärjestöjensä kanssa, - harjoittaa toimialaansa liittyvää tiedotus-, tietopalvelu-, julkaisu-, koulutus-, neuvonta-, ja kampanjatoimintaa ja - toimii muilla vastaavilla tavoilla. 4 Taloudellinen toiminta Yhdistys voi ottaa vastaan lahjoituksia ja testamentteja, omistaa kiinteää ja irtainta omaisuutta sekä perustaa ja kartuttaa rahastoja sekä harjoittaa yhdistyslain 5 :ssä tarkoitettua elinkeino- tai ansiotoimintaa sekä järjestää muuta varainhankintaa. 5 Jäsenet Yhdistyksen hallitus voi hyväksyä yhdistyksen varsinaiseksi jäseneksi - yhdistyksen tarkoitusta toteuttavan, kotimaan yhdistysrekisteriin merkityn valtakunnallisen järjestön - itsenäisen kehitysyhteistyötä toteuttavan rekisteröidyn yhdistyksen, joka hyväksyy yhdistyksen tarkoituksen. Saavutetut jäsenoikeudet säilyvät. Yhdistyksen hallitus voi hyväksyä kannatusjäseneksi oikeustoimikelpoisen yhteisön tai yksityisen 2

3 henkilön, joka haluaa tukea taloudellisesti yhdistyksen toimintaa. Hallitus voi todeta jäsenen eronneeksi, jos jäsenmaksuvelvoitteet on laiminlyöty kahtena peräkkäisenä vuotena. Yhdistyksen hallitus voi erottaa jäsenen, jonka se katsoo toimivan vastoin yhdistyksen tarkoitusta. Ennen erottamispäätöstä jäsenelle on annettava tilaisuus selvityksen antamiseen. 6 Jäsenmaksu Varsinaiset ja kannatusjäsenet maksavat jäsenmaksun, jonka yhdistyksen syyskokous vahvistaa vuodeksi kerrallaan erikseen kummallekin jäsenryhmälle. Varsinaisten jäsenten jäsenmaksu voidaan porrastaa jäsenmäärän mukaan. 7 Yhdistyksen hallitus Yhdistyksen toimintaa johtaa hallitus, johon kuuluu puheenjohtaja ja kaksi varapuheenjohtajaa sekä enintään viisitoista muuta varsinaista jäsentä ja vähintään yksi ja enintään kahdeksan varajäsentä. Hallituksen puheenjohtajisto, varsinaiset jäsenet ja varajäsenet valitaan yhdistyksen syyskokouksessa kahdeksi vuodeksi kerrallaan. Hallituksen toimikausi on kaksi kalenterivuotta. Hallitus on päätösvaltainen, jos puheenjohtaja tai jompikumpi varapuheenjohtajista ja vähintään kahdeksan muuta äänivaltaista jäsentä on paikalla. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, paitsi vaaleissa arpa. Varajäsen toimii varsinaisen jäsenen sijasta siinä järjestyksessä kun hän on yhdistyksen kokouksen hyväksymässä varajäsenlistassa. Jos varsinainen jäsen haluaa erota kesken kauden, hänen tilalleen tulee ensimmäinen varajäsenlistassa oleva henkilö. Yhdistyksen kokous voi tarvittaessa valita uusia varajäseniä 1. momentin puitteissa. Hallitus ottaa toimeen yhdistyksen johtavat toimihenkilöt sekä hyväksyy yhdistyksen päätöksentekosäännön ja taloussäännön. Hallitus ottaa toimeen yhdistyksen johtavat toimihenkilöt sekä hyväksyy yhdistyksen päätöksentekosäännön ja taloussäännön. 8 Yhdistyksen kokouksen koolle kutsuminen Yhdistyksen varsinainen kokous pidetään kaksi kertaa vuodessa, kevätkokous huhtikuun loppuun mennessä ja syyskokous marraskuun loppuun mennessä. Hallitus voi kutsua koolle yhdistyksen ylimääräisen kokouksen. Ylimääräinen kokous on kutsuttava koolle, kun vähintään kymmenesosa (1/10) varsinaisista jäsenistä ilmoittamansa asian 3

4 käsittelyä varten sitä pyytää kirjallisena hallitukselta. Hallituksen on lähetettävä kutsut yhdistyksen kokouksiin vähintään kaksi viikkoa ennen kokousta postittamalla kutsukirje yhdistyksen jäsenille. Kutsussa on mainittava kokouksessa käsiteltävät asiat. 9 Päätöksenteko yhdistyksen kokouksessa Yhdistyksen ylintä päätäntävaltaa käyttää yhdistyksen kokous, johon varsinaiset jäsenet lähettävät edustajansa siten, että jäsenellä, jolla on alle jäsentä, on yksi äänivaltainen edustaja ja jäsenellä, jolla on jäsentä tai enemmän, on kaksi äänivaltaista edustajaa. Kullakin edustajalla on yksi ääni. Lisäksi varsinaiset jäsenet voivat kukin lähettää kaksi puheoikeutettua tarkkailijaa. Kannatusjäsenellä ei ole äänioikeutta yhdistyksen kokouksessa. Hallituksella on oikeus tarvittaessa saada jäsenjärjestöltä sen tilintarkastajan vahvistama jäsenmäärätieto. 10 Aloiteoikeus yhdistyksen kokouksessa Yhdistyksen varsinaisten kokousten käsiteltäväksi tarkoitetut jäsenten esitykset on jätettävä kirjallisina yhdistyksen hallitukselle, kevätkokoukselle tarkoitetut helmikuun ja syyskokoukselle tarkoitetut elokuun loppuun mennessä. 11 Yhdistyksen varsinaisen kokouksen esityslista Yhdistyksen kevätkokouksessa - valitaan kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri - valitaan kaksi pöytäkirjantarkastajaa - valitaan kaksi ääntenlaskijaa - todetaan kokouksen päätösvaltaisuus ja laillisuus - esitellään hallituksen hyväksymä toimintakertomus edelliseltä vuodelta ja päätetään sen hyväksymisestä - esitellään tilinpäätös ja tilintarkastajien lausunto sekä päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä tilivelvollisille - käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat Yhdistyksen syyskokouksessa - valitaan kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri - valitaan kaksi pöytäkirjantarkastajaa - valitaan kaksi ääntenlaskijaa - todetaan kokouksen päätösvaltaisuus ja laillisuus - hyväksytään yhdistyksen toimintasuunnitelma ja talousarvio seuraavaksi kalenterivuodeksi - päätetään seuraavan vuoden jäsenmaksuista erikseen varsinaisille jäsenille ja kannatusjäsenille - valitaan hallituksen puheenjohtaja, jota kutsutaan myös yhdistyksen puheenjohtajaksi, 1. ja 2. varapuheenjohtaja ja enintään 15 muuta varsinaista jäsentä sekä vähintään 1 ja enintään 8 varajäsentä kahdeksi kalenterivuodeksi. - valitaan seuraavaksi kalenterivuodeksi kaksi tilintarkastajaa ja heille henkilökohtaiset varamiehet. Yhden tilintarkastajan tulee olla Keskuskauppakamarin hyväksymä tilintarkastaja 4

5 (KHT). - käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat 12 Yhdistyksen kokouksen avaaminen Hallituksen puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan 1. varapuheenjohtaja tai tämän estyneenä ollessa 2. varapuheenjohtaja avaa yhdistyksen kokouksen ja johtaa siinä puhetta kunnes kokoukselle on sen keskuudesta valittu puheenjohtaja. 13 Yhdistyksen hallituksen koolle kutsuminen Yhdistyksen hallituksen kutsuu koolle puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan 1. varapuheenjohtaja tai tämän estyneenä ollessa 2. varapuheenjohtaja. Koollekutsumistavasta päättää hallitus toimikautensa alussa. 14 Yhdistyksen nimen kirjoittaminen Yhdistyksen nimen kirjoittavat yhdistyksen puheenjohtaja, varapuheenjohtajat sekä hallituksen määräämät toimihenkilöt, kulloinkin kaksi yhdessä. 15 Yhdistyksen tilintarkastus Yhdistyksen tilit päätetään kalenterivuosittain. Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen toimintakertomus on annettava tilintarkastajille viimeistään neljä (4) viikkoa ennen kevätkokousta. Tilintarkastajien on annettava kirjallinen lausuntonsa hallitukselle viimeistään kaksi (2) viikkoa ennen kevätkokousta 16 Sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkautuminen Yhdistyksen sääntöjä voidaan muuttaa, jos tätä koskevaa ehdotusta yhdistyksen varsinaisessa kokouksessa kannattaa vähintään 3/4 annetuista äänistä. Päätös yhdistyksen purkamisesta on tehtävä kahdessa vähintään kuukauden väliajoin pidetyssä yhdistyksen kokouksessa vähintään 3/4 äänten enemmistöllä. Jos yhdistys purkautuu, on sen varat käytettävä yhdistyksen tarkoitusta palvelevan toiminnan hyväksi purkautumisesta päättäneen jälkimmäisen yhdistyksen kokouksen päätöksen mukaisesti. 5

6 By-Laws of the Service Centre for Development Cooperation (KEPA) Adopted by the Spring Meeting on 29 April 2003 Article 1 Name and Domicile The name of the organisation shall be Kehitysyhteistyön palvelukeskus KEPA ry in Finnish and Servicecentralen för utvecklingssamarbete KEPA rf in Swedish, hereafter KEPA. KEPA s domicile is the City of Helsinki. Article 2 Purpose KEPA is an ideologically, politically and religiously independent cooperation and service organisation. Its fundamental purpose is to support, encourage and organise, in collaboration with its member organisations, actions by the Finnish civil society towards global responsibility and thus promote international understanding, equitable development cooperation and peaceful collaboration among nations. Article 3 Operations To fulfil its purpose, KEPA shall - pursue international cooperation; - promote and pursue development cooperation in conjunction with its member organisations; - disseminate information, provide information services, publications, training and education and pursue campaigning within its field of operation; and - pursue other corresponding activities. Article 4 Financial Activities KEPA may receive donations and bequests, own real and personal property as well as establish and augment funds and carry on trade or gainful employment referred to in Section 5 of the Associations Act as well as organise other fundraising. Article 5 Membership The KEPA Board can accept as a regular member - a national organisation implementing KEPA s purpose and incorporated in the Finnish Register of Associations; - an independed registered association carrying out development cooperation that adopts KEPA s purpose. Previously acquired membership rights shall remain in force. The KEPA Board can accept as a contributing member a legally competent association or private person who wishes to support KEPA s operations financially. The Board may deem a member as resigned if the payment of the membership dues has been neglected for two consecutive years. 6

7 The KEPA Board may dismiss a member it deems to be acting contrary to KEPA s purpose. A member must be granted the opportunity to provide an account prior to a decision on dismissal. Article 6 Membership Dues Regular and contributing members shall pay dues confirmed by the KEPA Autumn Meeting for one year at a time for each group of members. The membership dues payable by regular members can be scaled according to their number of members. Article 7 The Board KEPA s operations shall be governed by a Board comprising a Chairperson and two Vice Chairpersons as well as a maximum of fifteen other regular members and a minimum of one and a maximum of eight deputy members. The Chairpersons, regular members and deputy members of the Board shall be elected at the Autumn Meeting for two years at a time. The Board s term shall be two calendar years. The Board shall constitute a quorum with the Chairperson or one of the Vice Chairpersons and a minimum of eight other voting members present. In the case of an equality of votes, the Chairperson shall have a casting vote, excluding elections in which case the decision shall be by lot. Deputy members shall act as deputies for regular members in accordance with the order specified in the List of Deputies accepted by the General Meeting. Where a regular member wishes to resign during a term, they shall be replaced by the person first in the List of Deputies. Where necessary, the General Meeting can elect new deputy members within the stipulations of paragraph 1 herein. The Board shall appoint KEPA s senior officials and adopt the KEPA Decision-Making Regulations and Budget Regulations. Article 8 Convening of the General Meetings The General Meetings shall be held twice a year: the Spring Meeting by the end of April and the Autumn Meeting by the end of November. The Board can convene an extraordinary General Meeting. An extraordinary General Meeting must be convened if a minimum of one tenth (1/10) of the regular members request this in writing from the Board for the purpose of discussing an item specified in the request. The Board must send the notices of the General Meetings no later than two weeks prior to the meeting by posting a letter of notice to the members of KEPA. The notice must specify the items on 7

8 the agenda. Article 9 Decision-Making at General Meetings The highest decision-making power within KEPA shall reside with the General Meetings to which the regular members shall send their delegates in a manner whereby a member with fewer than 25,000 members shall have one voting delegate and a member with 25,000 or more members shall have two voting delegates. Each delegate shall have one vote. Furthermore, each regular member shall have the right to send in two observers with the right to speak. Contributing members shall not have the vote at the General Meetings. Where necessary, the Board shall have the right to obtain from a member organisation the membership data confirmed by the organisation s auditor. Article 10 Right to Propose Motions at the General Meetings Proposals by members for items to be included on the agenda of a General Meeting must be submitted in writing to the Board by the end of February for the Spring Meetings and by the end of August for the Autumn Meetings. Article 11 General Meeting Agendas The Spring Meetings shall - elect the chair and secretary for the Meeting; - elect two scrutineers of the minutes; - elect two tellers; - verify the quorum and validity of the Meeting; - present the Annual Report accepted by the Board for the previous year and decide upon its acceptance; - present the financial statements and the auditor s report and decide upon accepting the financial statements and upon the formal approval of actions; - discuss any other items on the agenda. The Autumn Meetings shall - elect the chair and secretary for the Meeting; - elect two scrutineers of the minutes; - elect two tellers; - verify the quorum and validity of the Meeting; - accept the KEPA Action Plan and Budget for the following calendar year; - decide upon the following year s membership dues separately for regular members and contributing members; - elect the Chairperson of the Board, who shall also be titled the Chairperson of KEPA, the First and Second Vice Chairperson and a maximum of 15 other members and a minimum of 1 and a maximum of 8 deputy members for two calendar years; - elect two auditors and their two personal deputies for the following calendar year. One of the auditors must be an authorised public accountant (KHT auditor); - discuss any other items on the agenda. 8

9 Article 12 Calling a General Meeting to Order The Chairperson of the Board or, where they are prevented from attending to their duties, the First Vice Chairperson or, where they are prevented, the Second Vice Chairperson shall call a General Meeting to order and chair the meeting until a chairperson for the Meeting has been elected amongst the participants. Article 13 Convening of the Board The Board shall be convened by the Chairperson or, where they are prevented form attending to their duties, the First Vice Chairperson or, where they are prevented, the Second Vice Chairperson. The manner of convening shall be decided upon by the Board at the beginning of its term. Article 14 Right to Sign for KEPA The Chairperson, the Vice Chairpersons and the officials appointed by the Board shall have the right to sign for KEPA, with two persons signing jointly on each occasion. Article 15 Auditing of the Accounts The KEPA accounts shall be closed at the end of each calendar year. The financial statements together with the necessary documents and the Board s report shall be given to the auditors no later than four (4) weeks prior to the Spring Meeting. The auditors shall provide the Board with a written report no later than two (2) weeks prior to the Spring Meeting. Article 16 Amendments to the By-Laws and Winding Up These By-Laws can be amended if such motion presented to a General Meeting is supported by a minimum of three quarters of the votes cast. A decision to wind up KEPA must be made by two General Meetings held at the interval of at least one month and requires at least a three-quarters majority of the voters. In the event that KEPA is wound up, its assets must be used to benefit activities serving the purpose of KEPA in accordance with the decision made by the latter General Meeting deciding upon the winding up. 9