Liite 2: Liikekumppanitunnisteiden käyttö

Transkriptio

1 1 (8) LUONNOS Liite 2: Liikekumppanitunnisteiden käyttö Sisällysluettelo 1 Y-tunnus lyhyesti Tunnisteet Tunnisteen löytäminen Yritystunniste Yhdistystunniste VAT ID-numero Yritystunnisteen sisältö lyhyesti ja tarkistus FI eli Y-tunnus (yritys/yhteisö) Toimipaikkakohtainen FI eli Y-tunnus OVT-tunnus HETU eli Henkilötunnus YHD eli Yhdistysrekisteritunnus tunnusta ei tiedetä tai nimilyhenne EU-maiden VAT ID-tunnus Henkilötunniste Tarkistusmerkin laskenta Yhteisötunnus eli Y-tunnus Henkilötunnus... 7

2 2 (8) LUONNOS 1 Y-tunnus lyhyesti Y-tunnus eli Yritystunnus on yksilöintitieto, jolla eri juridiset henkilöt ja yhteisöt voidaan luotettavasti yksilöidä ja erottaa toisistaan. Y-tunnuksen (eli yritys- ja yhteisötunnuksen) yhteisölle antaa viranomainen. Kaikki viranomaiset (patentti- ja rekisterihallitus, verohallinto ja tilastokeskus) käyttävät yhteisöstä samaa tunnusta. Tunnukset löydetään sivuilta EU:n alueella toimivien yritysten tunnuksena käytetään ko. sijaintimaan antamaa VAT ID-numeroa. Mikäli Y-tunnusta ei ole, sen sijasta käytetään yhdistysrekisterinumeroa tai muuta tunnistetta. Yksityisen henkilön tunnistamiseen käytetään henkilötunnusta, jos henkilö on yrityksessä palkansaajana. Henkilötunnuksen tunnusosaa ei kuitenkaan saa merkitä näkyviin laskunäytöille eikä laskuista tulostettaville paperikopioille. Jos yhteisöllä/henkilöllä ei ole julkista tunnusta, voidaan liikekumppanitieto jättää tyhjäksi tai tiedon arvoksi voidaan antaa nimi tai nimilyhenne. Tällöin yritys erotetaan toisista nimitietojen avulla. Laskutus voidaan aloittaa, vaikka Y-tunnusta ei vielä tiedetä. Y-tunnukseen voidaan merkitä vaikka tilapäisesti yrityksen nimilyhenne.

3 3 (8) LUONNOS 2 Tunnisteet Taloushallinnossa tunnistettavat yritykset, yhdistykset, muut yhteisöt ja yksityishenkilöt ovat: ƒasiakkaat (myynnin järjestelmissä) ƒtoimittajat (ostojen järjestelmissä) ƒhenkilöt (matka- ja kululaskuissa sekä palkanmaksuissa). Maksuliikenteen hoitavat pankit ovat taloushallinnon kannalta toimittajia. Vero- ja muut viranomaiset sekä eläkeyhtiöt ovat myös toimittajia, koska niille joudutaan suorittamaan veroja ja maksuja. Toimittajan perustietoihin niille merkitään oma ryhmä Viranomaiset. Tilitoimiston hoitamat taloushallintopalveluasiakkaat ovat Asiakkaita. Näitä kaikkia kutsutaan yhteisellä nimellä Liikekumppani, jonka juridinen luonne voi olla: ƒsuomalainen kaupparekisteriin ja/tai verovelvollisten rekisteriin merkitty osakeyhtiö, asunto-osakeyhtiö, osuuskunta, henkilöyhtiö, elinkeinotoimintaa harjoittava yhdistys, ammatinharjoittaja tai maanviljelijä, ulkomaisen yhteisön suomalainen toimipaikka, jotka kaikki tunnistetaan Y-tunnuksella ƒem. yhteisön toimipaikka, joka tunnistetaan Y-tunnisteeseen liitetyllä toimipaikkatunnisteella ƒkirjanpitovelvollisen palveluksessa oleva henkilö, joka tunnistetaan henkilötunnuksella (HETU) ƒyksityishenkilö, kuluttaja, jonka tunnistamiseen ei saa käyttää henkilötunnusta (henkilötunnuksen sallimiseksi on vireillä lupahakemus tietosuojavaltuuteltulta) ƒviranomainen ƒyhdistys, jota ei ole merkitty kaupparekisteriin (YHD-tunnus). Yhdellä juridisella liikekumppanilla on vain yksi tunniste (pl. toimipaikat). Jos siis esimerkiksi yrityksen työntekijä ostaa yritykseltä jotain, myy sille jotain ja saa palkkaa, hänet tunnistetaan myyntilaskulla, ostolaskulla ja matkalaskulla samalla tunnisteella. EU:n alueella olevista yritykset tunnistetaan VAT ID-tunnusta, joka Y-tunnuksesta muodostetaan liittämällä eteen maatunnus. Y-tunnuksessa voidaan käyttää FI-alkua, joskin on suositeltavaa, ettei sitä Suomen sisällä käytetä, ja ilman FI:tä oleva tunnus oletetaan olevan suomalainen Y-tunnus. 2.1 Tunnisteen löytäminen Yritystunniste

4 4 (8) LUONNOS osoitteesta (Yritys- ja yhteistötietojärjestelmä) voi hakea Y- tunnuksen yhteisön nimellä tai sen osalla. Haku tuo esille kaikki ko. hakusanaa vastaavat viranomaisten tiedossa olevat verovelvolliset, esimerkiksi myös perheyhtymät. Asiakas-/toimittajarekisteriin merkityn yrityksen Y-tunnus tieto merkitään liikekumppanin perustietoihin. Y-tunnus linkillä voidaan etsiä myös yrityksen kuuluminen eri rekistereihin: ƒkaupparekisteri ƒverohallinto ƒennakkoperintärekisteri ƒarvonlisäverovelvollisuus ƒtyönantajarekisteri Yhdistystunniste Tunnisteen löytää Yhdistysrekisterin Internet-hakupalvelusta PRH.FI yhdistysnetti Liikekumppanin perustietoihin merkitään rekisterinumero ilman rekisterissä olevaa pistettä VAT ID-numero EU-maissa toimivan liikekumppanin VAT ID-numero on tiedusteltava liikekumppanilta suoraan. Verohallinnolla on internet palvelu, josta voidaan tarkistaa onko tietyn yrityksen numero oikea. 2.2 Yritystunnisteen sisältö lyhyesti ja tarkistus FI eli Y-tunnus (yritys/yhteisö) Järjestelmän oletus eli liikekumppani oletetaan kuuluvan kaupparekisterin ja verohallinnon yhteiseen YTJ-rekisteriin. Tunnuksen pituus on 8 merkkiä, joka sisältää viimeisenä tarkistenumeron. Vanhimmissa tunnisteissa on 7 merkkiä, ja niiden eteen merkitään nolla. Tietokannassa tarkistenumeron eteen ei laiteta väliviivaa, vaikka näin ohjeistetaan Y- tunnuksen virallisissa ohjeissa. Palvelut merkitsevät väliviivan automaattisesti viranomaisilmoituksiin, jossa se on pakollinen. Tarkistenumeron avulla varmistetaan numeron oikea merkitseminen Toimipaikkakohtainen FI eli Y-tunnus Y-tunnuksen perään merkitään väliviiva ja vähintään kaksinumeroinen tai kaksikirjaiminen toimipaikkatunniste numeerisena. Myös OVT-tunnuksen toimipaikkaosaa voidaan käyttää.

5 5 (8) LUONNOS Esimerkkejä: - Nokia Oyj o Salon tehtaat Salo o Pitäjänmäen tehtaat Helsinki Pitäjänmäki - Perttelin kunta, o Hiiden peruskoulu Hiisi pk OVT-tunnus OVT-tunnus koostuu kolmesta osasta. ICD-koodi (International Code Designator) 0037 (Suomen verohallinnon koodi), seuraavat kahdeksan numeroa ovat sitten LYtunnus ilman väliviivaa ja sen jälkeiset enintään 5 numeroa/merkkiä on yrityksen itse määrittelemä (ei pakollinen) osasto tms. tunnus. OVT-tunnus on siis merkkiä pitkä, esim (NNNNN). OVT-tunnusta ei käytetä erillisenä tietona, ellei vastaanottajan tietojärjestelmä tms syy sitä edellytä. OVT-tunnusta käytetään lähinnä EDIFACT-sanomien yhteydessä HETU eli Henkilötunnus Henkilötunnus sisältää henkilön syntymäajan muodossa PPKKVV, välimerkin joka kertoo syntymävuosisadan, järjestysnumeron 999 sekä tarkistenumeron 9. Välimerkki on pakollinen tieto. + syntynyt 1800-luvulla - syntynyt 1900-luvulla A syntynyt 2000-luvulla YHD eli Yhdistysrekisteritunnus Yhdistysrekisteritunnus annetaan yhdistykselle, jolla ei ole Y-tunnusta. Virallinen tunnus on muotoa Suosittelemme numeron merkitsemistä ilman keskellä olevaa pistettä. Järjestelmä hyväksyy molemmat merkitsemistavat. Kun tiedon perusteella haetaan esimerkiksi laskuja, järjestelmä pitää pisteen sisältävää tunnusta eri yhdistyksenä kuin ilman pistettä olevaa tunnus tunnusta ei tiedetä tai nimilyhenne Liikekumppanit, joiden tunnusta ei tiedetä. Esimerkkejä: ƒeu-alueen ulkopuolinen asiakas ƒeu-alueella oleva yksityinen asiakas, jolle myydään arvonlisäverolla ƒsuomessa oleva yksityinen asiakas, joka ei kuulu yrityksen henkilökuntaan ƒtilapäisesti käytetään yritysasiakkaasta, jonka Y-tunnusta ei ole saatu selville.

6 6 (8) LUONNOS Tietoon voidaan kirjoittaa myös vapaamuotoinen teksti, esimerkiksi nimilyhenne. Tällöin esim. laskujen haku tapahtuu tämän lyhenteen avulla. Esimerkkejä: ƒeu-alueen ulkopuolinen asiakas Microsoft Corporation, lyhenne Microsoft ƒsuomessa oleva yksityinen asiakas Veikko Virtanen, lyhenne Virtanen V ƒtilapäinen tavarantoimittaja, Tilapäinen Toimittaja Oy, lyhenne Tilapäinen EU-maiden VAT ID-tunnus EU-maiden VAT ID-järjestelmien rakenteet poikkeavat toisistaan, minkä vuoksi on käytettävä tunnusta muodossa, jona ko. maasta se on ilmoitettu. Eräissä maissa etunollat ovat merkitseviä numeroita, jolloin etunollien poisjättäminen aiheuttaa muotovirheen viranomaisten järjestelmissä. 2.3 Henkilötunniste Selvitetään, voidaanko henkilötunnusta käyttää rajatusti myös silloin kun henkilö on asiakkaana tai tavarantoimittajana yritykselle. Selvitys tehdään tietosuojavaltuutetun toimiston kanssa. Eräs ratkaisu voisi olla se, että hakuavaimena käytetään koko tunnusta, mutta laskuilla ja näytöillä esitetään vain päivämääräosa.

7 7 (8) LUONNOS 3 Tarkistusmerkin laskenta 3.1 Yhteisötunnus eli Y-tunnus Ly-tunnuksen muodostavat yksilöivä osa ja tarkistusmerkki mainitussa järjestyksessä. Yksilöivän osan muodostaa seitsennumeroinen järjestysnumero. Tunnuksen muoto on NNNNNNN-T, jossa NNNNNNN on järjestysnumero ja T on tarkistusmerkki. Tarkistusmerkki lasketaan seuraavasti: 1. Kerrotaan oikealta lukien yksilöintiosan ensimmäinen numero luvulla 2 toinen numero luvulla 4 kolmas numero luvulla 8 neljäs numero luvulla 5 viides numero luvulla10 kuudes numero luvulla 9 seitsemäs numero luvulla 7 2. Lasketaan näin saadut tulot yhteen. 3. Jaetaan summa luvulla Asetetaan tarkistusmerkiksi 0, jos jakolaskun jakojäännös = jakojäännös, jos jakolaskun jakojäännös > 1 Jos jakolaskun jakojäännös on 1, niin kyseinen tunnus ei ole käytössä. 3.2 Henkilötunnus Henkilötunnuksen antaa Väestörekisterikeskus. Henkilötunnuksen muodostavat syntymäaikamerkintä, yksilönumero sekä tarkistusmerkki. Syntymäaika syntymäaika yksilönumero tarkistusmerkki T Syntymäaika merkitään kuudella numerolla, joista ensimmäinen ja toinen ilmaisevat päivän, kolmas ja neljät kuukauden, viides vuosikymmenen ja kuudes vuoden. Yksilönumero Yksilönumerolla erotetaan toisistaan henkilöt, joilla on sama syntymäaika. Yksilönumero on kolminumeroinen luku; miehillä se on pariton ja naisilla parillinen. Tarkistusmerkki

8 8 (8) LUONNOS Tarkistusmerkki on numero tai kirjain. Se saadaan jakamalla syntymäaikamerkinnän ja yksilönumeron muodostama yhdeksännumeroinen luku 31:llä, jolloin se määräytyy jakojäännöksen mukaan seuraavasti: Jakojäännös Tarkistusmerkki Jakojäännös H J K L M N P R S T 10 A 26 U 11 B 27 V 12 C 28 W 13 D 29 X 14 E 30 Y 15 F Tarkistusmerkki Laskettua tarkistusmerkkiä verrataan tunnuksen tarkistusmerkkiin.