Julkisen hallinnon suositus JHS xxx

Transkriptio

1 1 (10) LUONNOS Julkisen hallinnon suositus JHS xxx VERKKOLASKUJEN KÄYTTÖ JULKISHALLINNOSSA Tausta-aineisto

2 2 (10) LUONNOS Sisällysluettelo 1 Laskutusrytmi ja laskutuksen yhdistäminen Laskujen lähettäminen Laskujen vastaanotto Tunnusjärjestelmien tarkistaminen Asiakas- ja toimittajatunnisteet Tuotteet ja palvelut Maksutavat Maksuehdot Toimitusehdot Toimitustavat Huomautusaika Myyjän tiliöinnin sisällyttäminen verkkolaskuun Maksutapahtumien integrointi verkkolaskuun Virhetilanteiden hallinta Oikaisumenettelyt Laskun rivitietojen hallinta kirjanpidossa... 10

3 3 (10) LUONNOS 1 Laskutusrytmi ja laskutuksen yhdistäminen 1.1 Laskujen lähettäminen Laskut muodostetaan ja lähetetään välittömästi tavaran tai palvelun toimittamisen jälkeen. Laskut pyritään lähettämään yhden työvuorokauden sisällä toimituksesta. Mikäli asiakasta laskutetaan säännöllisesti ja laskutettava määrä alittaisi laskutusrajan, siirretään laskutettava määrä seuraavaan laskuun. Arvonlisäveroton laskutusraja on yksityishenkilölle 20 euroa ja yrityksille ja yhteisöille 40 euroa. Laskut lähetetään kuitenkin korkeintaan kolmen kuukauden pituisissa jaksoissa. Suoraveloitettavista kuluttajaverkkolaskuista on lähetettävä verkkopankkilinkin sisältämä suoraveloitusilmoitus viimeistään samana päivänä kuin maksuehdon mukainen maksuaika alkaa. 1.2 Laskujen vastaanotto Ostolaskut edellytetään lähetettäväksi välittömästi tavaran tai palvelun toimittamisen jälkeen. Laskut pyritään vastaanottamaan yhden työvuorokauden sisällä toimituksesta. Mikäli toimittaja laskuttaa julkishallintoa säännöllisesti ja laskutettava määrä alittaa laskutusrajan, siirretään laskutettava määrä seuraavaan ostolaskuun. Arvonlisäveroton laskutusraja on 40 euroa. Laskut lähetetään kuitenkin korkeintaan kolmen kuukauden pituisissa jaksoissa. Yksi lasku voi sisältää useita lähetteitä tai palveluosioita (esimerkiksi sähkömittarin, maksukortin numeron/haltijan, auton rekisterinumeron/haltijan tai puhelinnumeron/haltijan mukaan). Mikäli sama toimittaja lähettää julkishallinnolle useiden yksiköiden laskuja, saa yksi verkkolasku sisältää vain yhden toimintayksikön/toimipaikan veloituksia. Toimintayksiköllä tarkoitetaan esimerkiksi valtion tilivirastoa tai kunnan koulua. Toimintayksiköt ovat verkkolaskutusosoitteita.

4 4 (10) LUONNOS Pienten laskujen välttämiseksi yhdelle verkkolaskulle suositellaan kuitenkin yhdisteltäväksi kaikki toimintayksikön sisällä olevat tapahtumat laskutusjaksolla.

5 5 (10) LUONNOS 2 Tunnusjärjestelmien tarkistaminen 2.1 Asiakas- ja toimittajatunnisteet Julkishallinnon taloushallintojärjestelmässä liikekumppanien ensisijainen yksilöiminen tapahtuu Y-tunnuksen avulla. Y-tunnukset korvaavat asiakasja toimittajanumerot. Mikäli Y-tunnusta ei ole käytettävissä, yksilöinti tehdään seuraavilla tiedoilla ƒyhdistysrekisterinumero (yhdistykset, joilla ei ole Y-tunnusta) ƒvat ID numero (EU:n alueella toimiva ulkomainen liikekumppani) ƒhenkilötunnus. Henkilötunnusta käytettäessä henkilön tunnusosaa ei näytetä verkkolaskuilla ja eikä niistä tehtävissä layouteissa. Tunnusosan avulla voidaan kuitenkin hakea ko. henkilön perustiedot ja tapahtumat tietokannoista ƒasiakkaan nimilyhenne tai sille annettu palvelun sisäinen asiakastunnus (esim. EU:n ulkopuoliset liikekumppanit). Selvitetään mahdollisuudet saada viranomaisten ylläpitämään YTJ-palveluun ja Y-tunnukseen yksilöivä toimipaikkaosa. Lisäksi pyritään siihen, että julkishallinnon kaikki yksiköt ottavat yksilöidyn Y-tunnuksen käyttöön. (!! Mahdollisuudet ja vaihtoehdot tähän tulee erikseen selvittää!!) Liite 2: Liikekumppanitunnisteiden käyttö 2.2 Tuotteet ja palvelut Verkkolaskussa olevan hyödykkeen tuotteen tai palvelun tunnisteena käytetään tuotetunnusta, joka on toimialalla yleisesti käytettävä tunnus, kuten ƒean-koodi (European Article Number) ƒisbn-koodi (kirjat ja julkaisut) ƒissn-koodi (lehdet). Tuotetunnuksen lisäksi on laskussa oltava tuotteen nimike tai kuvaus. Toimittajan yksilöivän tuotetunnuksen sijasta voidaan käyttää yleistä tuotenimikkeiden luokittelun mukaista tietoa. Mikäli hyödykkeellä ei ole yleistä tuotetunnusta, on verkkolaskussa yksilöitävä laskutettu hyödyke niin yksityiskohtaisesti, että hyödyke on tunnistettavissa taloushallinnossa tehtävissä kirjanpito-, tarkastus- ja hyväksymistoiminnoissa.

6 6 (10) LUONNOS Mikäli tuotteen arvo ylittää 1000 euroa ja tuote on yksilöity valmistus- tms yksilöivällä numerolla, suositellaan tämän numeron merkitsemistä verkkolaskun nimikkeeseen, sen lisätietoihin tai laskun liitetietoihin. Julkishallinto pyrkii siihen, että mahdollisimman moni julkishallinnon ostama hyödyke kuuluu valtakunnallisesti käytettävän tuotetunnusjärjestelmän piiriin. Lisäksi julkishallinto pyrkii standardoimaan itse laskuttamiensa hyödykkeiden tuotetunnukset ja nimikkeet (kuten erilaiset luvat, maksut, palvelut kuten päivähoitomaksut jne.). 2.3 Maksutavat Myyntilaskut Julkishallinnon lähettämien verkkolaskujen maksutapana käytetään tilisiirtoa. Tilisiirtomaksu tulee voida toteuttaa tavanomaisen tilisiirron lisäksi suoraveloituksena ja/tai suoramaksuna sekä verkkopankkimaksuna. Verkkolaskussa on aina oltava maksuviite. Viitenumero tulee pääsääntöisesti toteuttaa siten, että se sisältää tarkistenumeron lisäksi vain myyntilaskun numeron tai vakioviitenumeroa käytettäessä asiakkaan yksilöivän tunnisteen, esimerkiksi Y-tunnuksen. Verkkolasku tulee voida kuitata maksetuksi myös osittain sekä maksetuksi muulla kuin viitteellisellä tilisiirtomaksutavalla, esimerkiksi käteisenä. Lisäksi lasku tulee voida kuitata maksetuksi hyvityslaskua tai ostolaskua (?? Selvitettävä??) vastaan sekä muulla oikaisutavalla, kuten luottotappiolla Ostolaskut Julkishallinto maksaa kotimaiset ostolaskut vain tilisiirtomaksuina. Lisäksi lasku tulee voida kuitata maksetuksi hyvityslaskua tai myyntilaskua (?? Selvitettävä) vastaan sekä muulla oikaisutavalla, kuten luottotappiolla. 2.4 Maksuehdot Julkishallinnon lähettämien verkkolaskujen maksuehtoina suositellaan käytettäväksi vain yhtä maksuehtoa ja mielellään lyhyttä maksuaikaa. Käteisalennuksia ei suositella käytettäväksi lainkaan. Useita maksuehtoja voidaan käyttää, mikäli se aiheutuu lainsäädännöstä tai muusta perustellusta syystä.

7 7 (10) LUONNOS Mikäli verkkolasku lähetetään sähköisestä kauppapaikasta/palvelupisteestä, voidaan laskun maksu toteuttaa kokonaan tai osittain verkkopankin maksulla heti palvelun yhteydessä. Tällöin verkkolasku merkitään kokonaan tai osittain maksetuksi. Kansainvälisen kaupan maksuehdoissa käytetään UN:n ohjetta Payments abbreviations for terms of payment, ks Viivästyskorot Sekä myynneissä että ostoissa julkishallinnon käyttämä ja hyväksymä viivästyskorko on korkolaissa määrätty viivästyskorko. 2.5 Toimitusehdot Toimitusehtoina käytetään UN:n Incoterms ohjeen mukaisia toimitusehtoja, ks Toimitustavat Toimitustapana käytetään UN:n ohjetta Code list for modes of transport, ks. Näistä soveltaen Suomessa käytettävät toimitustavat ovat: 0 Ei määritelty 1 Merikuljetus 2 Junakuljetus 3 Maantiekuljetus 4 Lentorahti 5 Posti 8 Sisävesikuljetus 9 Ei toimitustapaa Palvelutoimitus 2.7 Huomautusaika Mikäli laskuun liitetään huomautusaika, jonka aikana vastaanottajan suositellaan reklamoivan laskun sisältöä tai aiheellisuutta, huomautusaikana käytetään kahdeksaa (8) vuorokautta.

8 8 (10) LUONNOS 2.8 Myyjän tiliöinnin sisällyttäminen verkkolaskuun Sekä konsortion että Finvoice-verkkolaskusanomassa myyjän tiliöintinä käytetään perustililuettelon sekä sen lyhyen version mukaisia pääkirjatiliöintimerkintöjä. Malleissa on mahdollisuus kolmanteen tiliöintiin. Julkishallinnon sisäisissä verkkolaskuissa suositellaan tähän merkittäväksi joko kuntien tililuettelosuosituksen tai valtion tililuettelosuosituksen mukainen tili sen mukaan mikä on verkkolaskun vastaanottaja.

9 9 (10) LUONNOS 3 Maksutapahtumien integrointi verkkolaskuun Kaikissa julkishallinnon verkkolaskuissa käytetään viitenumeroa. Viitenumero suositellaan laadittavaksi pelkästään laskunumeron perusteella. Laskunumeroon liitetään tarkistenumero. Paperille tulostetuissa laskuissa suositellaan käytettäväksi pankkiviivakoodia ja verkkolaskuissa virtuaaliviivakoodia. Viivakooditiedon avulla lasku voidaan siirtää automaattisesti maksettavaksi ja kirjata kirjanpitoon. Viivakoodin pankkitilinumeron avulla voidaan automaattisesti selvittää laskun lähettäjä toimittajien perustiedoista. Taloushallinnon järjestelmiin suositellaan liitettäväksi tieto tai linkki, jonka avulla verkkolaskun (myynti, osto) maksaminen voidaan suoraan nähdä. Laskuun liittyvästä maksutapahtumasta suositellaan näytettäväksi maksutapa, maksupäivämäärä ja maksun summa sekä mahdollinen hyväksytty maksuero. Ostolaskujen maksu suositellaan sisällytettävän tiliotteeseen tai mikäli tapahtumamäärä on suuri, tiliotetietoja vastaavaan erilliseen tapahtumaluetteloon. Ostolasku suositellaan kirjattavaksi maksetuksi vasta tiliotetiedon perusteella.

10 10 (10) LUONNOS 4 Virhetilanteiden hallinta 4.1 Oikaisumenettelyt Mikäli laskun rivitietojen avulla tehdään kirjanpitomerkinnät ja tiedot todetaan virheellisiksi, varmistetaan laskun summatietojen oikeellisuus. Jos lasku todetaan oikeaksi, voidaan verkkolaskuun lisätä täsmäysrivi ostajan kirjanpidossa, jonka avulla laskun tiedot saadaan kirjanpidollisesti oikeaksi. Tällaiseen poikkeavaan menettelyyn joudutaan siirtymävaiheessa, jolloin verkkolaskutietojen merkitseminen myyjällä tapahtuu sanomakuvausten ohjeiden vastaisesti. Lisärivillä vältetään laskun mitätöinti, hyvityslaskun laatiminen ja uuden laskun lähettäminen, jotka kaikki aiheuttavat ylimääräistä työtä sekä myyjän että ostajan taloushallinnossa. 4.2 Laskun rivitietojen hallinta kirjanpidossa Verkkolaskun rivitiedot on täytettävä siten, että verkkolaskun rivin arvonlisäveroton arvo voidaan riviltä laskea myös vastaanottajan kirjanpidossa. Tämä edellyttää esimerkiksi kaikkien desimaalien merkitsemistä a-hintaan ja desimaaliluokittelun mukaisen määrätiedon käyttöä. Muunlaiset rivin perustiedot (esim. sekuntien veloittaminen) tulisi esittää lisätiedoissa.