PEDAALI POHJAAN HANKESUUNNITELMA

Transkriptio

1 MÄNTÄN MUSIIKKIJUHLIEN TUKI RY. PEDAALI POHJAAN HANKESUUNNITELMA 1

2 Hanke Hankeaika Hankkeen kohdealue Pedaali pohjaan, Mäntän Musiikkijuhlien kehittämishanke , 18 kk Mänttä-Vilppulan kaupunki Hankkeen toteuttaja Mäntän Musiikkijuhlien Tuki ry. (Y ) 1 TAUSTA Mäntän Musiikkijuhlien Tuki ry. on vuonna 1998 perustettu mänttäläinen konserttiyhdistys. Seura järjestää vuosittain maamme ainoaa pianomusiikkiin keskittyvää kesäfestivaalia, minkä lisäksi konserttitoimintaa on myös ympärivuotisesti. 2 HANKKEEN TARVE JA TAVOITE 3 HANKKEEN KESKEISET TOIMENPITEET 3.1 Henkilöstö Seuran toiminnan painopiste on kansainväliseksi tapahtumaksi kasvaneen pianofestivaalin tuottamisessa. 12 toimintavuoden aikana juhlilla on ollut yli 140 maksullista klassisen musiikin konserttia sekä yli 60 ilmaistapahtumaa. Tämän ohella seuran toimintaa ovat omat nauhoitukset ja levytystuotannot, sävellys- ja sovitustilaukset sekä yhteistyöprojektit muiden valtakunnallisten toimijoiden (mm. Tampere-Talo, Sinfonia Lahti) kanssa. Mäntän Musiikkijuhlat on kuulunut vuodesta 2001 Finland Festivals ketjuun. Vuonna 2003 ketju nimesi Mäntän Musiikkijuhlat Vuoden Festivaaliksi Suomessa. Musiikkijuhlien taiteellisena johtajana on alusta alkaen toiminut pianisti Niklas Pokki. Hankkeen tavoitteena on kehittää yhdistyksen ammattimaista festivaalituotantoa palkkaamalla tuottaja-projektipäällikkö suunnitelmallisen kehittämistoiminnan vetäjäksi. Lisäksi hankkeessa edistetään yhdistyksen toimintaa kehittämällä sen markkinointiviestintää sekä kalustoa. Mäntän Musiikkijuhlat on tuotettu sen perustamisesta lähtien pääosin talkooperiaatteella. Valtakunnanmaineeseen nostettu juhla on monien ihmisten henkilökohtainen taidonnäyte. Talkootyö on pysyvästi tärkeä osa tuotanto-organisaatiota, mutta sen varassa ei vaativaa kehittämistyötä festivaalilla ole pystytty tekemään. Kehittämistarpeita on yhdistyksessä analysoitu systemaattisesti (Liite 1). Festivaalin toiminnan laajennuttua viime vuosina kansainväliseksi samalla kun yleiset vaatimukset palvelutoiminnassa ovat vain kiristyneet, on kiinteinä pysyneet talkooresurssit kanavoitu välttämättömimpiin toimintoihin. Liiketoiminnan, taloushallinnon sekä markkinointiviestinnän kehittäminen on jäänyt minimitasolle. Musiikkijuhlat on olennainen osa Mänttä-Vilppulan kesätarjontaa. Festivaalilla vierailee vuosittain konserttivierasta, mikä huipentaa taidekaupungin kesän matkailupiikin. Kehittämishankkeen toimenpiteillä haetaan tuntuvaa kävijämäärien lisäystä, mikä tukee alueen verkottunutta matkailuelinkeinoa ja avaa myös mahdollisuuksia ympärivuotiseen toimintaan. Tuottaja-projektipäällikkö Mäntän Musiikkijuhlien suunnitelmallisen kehittämistoiminnan vetäjäksi palkataan kulttuurituotannon ammattilainen tuottaja-projektipäälliköksi. Tehtävään valittava henkilö vahvistaa asiantuntemuksellaan musiikkijuhlien tuotantoa ja toimii yhteistyössä Musiikkijuhlien Tuki ry:n hallituksen kanssa sen antamien ohjei- 2

3 den mukaan. Työ edellyttää yhteistyötä kulttuuriorganisaatioiden (mm. Finland Festivals, PirFest, Mäntän taidetoimijat), taiteilijoiden, oppilaitosten, yhteisöjen sekä palveluyritysten kanssa. Tehtävän vaatima koulutus ja työkokemus voi sisältää niin muusikon kuin tuottajankin taustan tai niiden erilaiset yhdistelmät. Käytännön työssä on hyväksi taiteenalan tuntemus, sekä valmiudet projekti- ja taloushallinnon soveltamiseen. Tehtävä edellyttää ajanmukaisen tietojenkäsittelyn hallintaa. Hyvä kielitaito lasketaan eduksi. Tuottaja-projektipäällikön toimenkuvaan liittyvät tehtävät: Tilapäiset työntekijät Hankintoihin ja tuotantoon liittyvät tehtävät - hankintojen kilpailuttaminen ja valvominen - toiminnallisten yhteistyökumppanien etsiminen (mm. talkoolaiset) - toiminta eri viranomaistahojen kanssa - vastaaminen toteutuksen pysymisestä aikataulussa ja budjetissa - yhteydenpito kirjanpitoon - tuotekehitys ja paketointi Markkinointiin ja viestintään liittyvät tehtävät - mediavalinnat yhdessä asiantuntijoiden kanssa - aikatauluttaminen - printtimainonnan ja esitteiden layoutien oikoluku, projektointi - viestinnän aktivointi ja sisällön tuottaminen - markkinointiviestinnän ja tiedottamisen ideointi ja linjausten määrittäminen - yhteydet mediaan ja muihin sidosryhmiin - mahdollisten lehdistötilaisuuksien ja muiden tiedotukseen liittyvien tapahtumien ideointi, suunnittelu ja käytännön järjestelyt - internetsivujen sisällön päivittäminen ja tuottaminen - suorakampanjoiden ideointi, suunnittelu ja toteutus - myynnin ideointi, suunnittelu ja asiakassuuntaisen myynnin järjestäminen Hankehallintoon liittyvät tehtävät - hankkeen projektipäällikkönä toimiminen - hankemaksatusten laatiminen ja hankeraportointi - hankeen eri vaiheiden dokumentointi - vastaa hankkeen taloudesta ja hankkeen menojen hyväksyttävyydestä Hankkeessa käytetään lyhytkestoisia asiantuntijatyöpanoksia. Tilapäisiä työntekijöitä palkataan vaativien lyhytkestoisten suunnittelu- ja tuotantotehtävien toteuttajiksi. Henkilöiden valintaan vaikuttavat koulutuksen ja työkokemuksen ohella erityisesti näkemykset musiikkijuhlien työkentästä ja sen kehittämisestä. Työssä tulee varautua myös viikonloppu- ja iltatyöhön. Mäntän Musiikkijuhlien Tuki ry:n hallitus ohjeistaa ja valvoo työntekijöiden toimintaa. Palkattujen työntekijöiden ja talkoolaisten yhteistyötä pidetään tärkeänä lisäresurssina. Kaikilta odotetaan rajat ylittäviä yhteistyövalmiuksia, kykyä uudistua ja ennakoida tapahtumatuottamisen haasteita. 3

4 Lyhytaikaisia asiantuntijaresursseja käytetään seuraaviin tehtäviin: - tapahtumatuotannon itsenäiset työtehtävät - ohjelmistosuunnittelu - matkailualan yhteistyö - markkinoinnin visiointi ja mediasuunnittelu - yksityisten yhteistyökumppanien suunnitelmallinen hankinta - yhteistyöverkostojen rakentaminen ja aktivointi uusien yhteistyömuotojen kehittämiseksi 3.2 Kalusto-, laite- ja ohjelmistoinvestoinnit Musiikkijuhlien Tuki ry:n toimisto sijaitsee Mänttä-Vilppulan kaupungin omistamassa Merikanto-opiston kiinteistössä Mäntän keskustassa. Toimisto kalustetaan osin uudestaan ja sinne hankitaan ajanmukainen ja tarkoitukseen soveltuva koneistus. Mäntän Musiikkijuhlien toimisto sijaitsee Virkamiehenkatu neljässä Mäntässä. Hankkeessa tehtävät hankinnat/kalustoinvestoinnit Toimistokalusteet Koneet ja laitteet Ohjelmistot kassakone lipputulostin 2 kpl langattomat maksupäätteet 2 kpl tietokone 3 kpl langaton verkonjakaja ja varmuuskopiointiyksikkö matkapuhelin 1 kpl radiopuhelimet 6 kpl ja latausasema monitoimilaite (kopio, tulostus, faksi) lipunmyynti- ja tulostusjärjestelmä office-ohjelmistopaketti 3 kpl Lisäksi hankitaan konserttipaikoille siirrettävät kohdistettavat valonheittimet 3 kpl sekä nuottivalot 10 kpl. Koneita ja laitteita säilytetään musiikkijuhlien toimistossa. 3.3 Markkinointiviestinnän kehittäminen Mäntän Musiikkijuhlien markkinointiviestinnän kokonaisuuteen kuuluu painotuotteet, maksettu markkinointi, tiedottaminen sekä kohdistetut promootiokampanjat. Graafinen ilme on perusosiltaan luotu vuonna 1998 ja se perustuu logoon sekä piirrettyyn virtu- 4

5 oosihahmoon. Graafisesta ilmeestä on vastannut taiteilija Lauri Toivio. Mäntän Musiikkijuhlien Tuki ry. on tuottanut vuosittain erilaisia painotuotteita ja julkaisuja: - festivaalikirja n. 800 kpl - julisteet n. 300 kpl - esitteet n kpl - pääsyliput n kpl - konserttien käsiohjelmat Musiikkijuhlien graafinen ilme on perustunut logoon ja piirrettyyn virtuoosihahmoon. Hankkeessa toteutetaan festivaalin graafisen ilmeen sekä painotuotteiden ulkoasun uudistaminen. Suunnittelutyön tekee kilpailutuksen kautta valittu graafinen suunnittelija/mainostoimisto. Suunnitellaan ja toteutetaan markkinointikampanja uudella ilmeellä kevät-kesällä 2010 ja Mediasuunnittelussa otetaan huomioon tiedottamisen aktivointi ja promootiokampanjoiden toteuttaminen keväällä Suunnittelussa huomioidaan myös markkinointi radiossa sekä osallistuminen keväällä 2011 Matka-messuille Helsingissä Finland Festivalsin osastolla. Musiikkijuhlien promootiotapahtumamarkkinointina toteutetaan keväällä 2011 kolme kutsuvieraskonserttia Helsingissä, Tampereella sekä Jyväskylässä. Viestintää aktivoidaan omien Helsingissä pidettävien ohjelmanjulkistustapahtumien lisäksi tilaamalla ammattitoimittajilta kaksi musiikkijuhlista kertovaa kiertoartikkelia. Kiertoartikkeleita tarjotaan kohderyhmien kannalta keskeisiin aikakauslehtiin. Markkinointi- ja myyntitilaisuuksien markkinointiviestiä tukemaan hankitaan kolme roll-up-kangasta, demotiski, pop-up-seinäke sekä oheistuotteita (tarrat, paperikassit, pinssit yms.). 3.4 Palvelujen ostot Musiikkijuhlien ydintuotteen kesän festivaalin kehittämiseksi hankkeessa ostetaan palveluja piano-, äänitys- ja valaisinteknikolta sekä valokuvaajalta. Pianoteknikon tehtäviin kuuluu konsertti- ja harjoitussoittimien huolto- ja säätötyöt festivaalin aikana. Tehtävä on keskeinen konserttien laatukriteerien edistämisessä ja siinä onnistumista mitataan suoraan valtakunnallisessa lehdistössä julkaistavassa konserttikritiikissä. Äänitys- ja valaisinteknikon palvelut liittyvät konserttiympäristön valaisemiseen sekä konserttien digitaaliseen taltiointiin. Nauhoituksien materiaalia käytetään mediamarkkinoinnin sisältönä vuonna 2011 sekä uusien oheistuotteiden materiaalina (levyt, ladattavat tiedostot kotisivuilta yms.). Ammattivalokuvaajan ottamat kuvat käytetään markkinointiviestinnän tarkoituksiin mainoksissa ja painotuotteissa. Lisäksi hankkeessa ostetaan tilitoimistopalveluja. Ostettavien palvelujen tuottajat valitaan kilpailutuksen perusteella. 5

6 4 HANKEAIKATAULU, MENOARVIO JA RAHOITUSSUUNNITELMA MENOARVIO yht (18kk) INVESTOINTIOSA Kalusto, koneet, ohjelmistot kassa lipunmyynti- ja tulostusohjelmisto lipputulostin 2 kpl langattomat maksupäätteet 2 kpl macmini macbook 2 kpl timecapsule office-ohjelmistopaketti 3 kpl matkapuhelin 1 kpl hyllykkö myyntitiski työpöytä (laitepöytä) radiopuhelimet (6kpl) ja latausasema monitoimilaite (kopio, tulostus, faksi) nuottivalot (á 40 e *10 kpl) valonheittimet (á 400 e * 3 kpl) INVESTOINTIOSA YHTEENSÄ KEHITTÄMISOSA Henkilöstö projektipäällikkö (2150 e/kk x 18 kk x 1,35) muut tilapäiset (10 työsuhdetta á 1000 e * 1,35) Markkinointi ja viestintä visuaalisen ilmeen suunnittelu 2v radiomainonnan tuotanto mainonta lehdet radio messut printtimainosten taitto ja toimitus viestintä tiedotustilaisuudet tiedotteet, kiertoartikkelit painotuotteet, julkaisut www/sähköposti kirja, esitteet, julisteet käyntikorttiesite/kirjanmerkki infokansio/lippukansio painotuotteiden taitto ja toimitus painoon promootiotapahtumat oheistuotteet roll-up (á 100 e * 3 kpl) demotiski pop-up-seinäke tarrat, paperikassit, pinssit Palvelujen ostot äänitysteknikko pianoteknikko valokuvaus tilitoimisto n. 100 e/kk+alv KEHITTÄMISOSA YHTEENSÄ INVESTOINTI- JA KEHITTÄMISOSA YHTEENSÄ

7 RAHOITUSSUUNNITELMA yht (18kk) Poko ry:ltä haettava Leader-hankerahoitus investointiosuus 50 % kehittämisosuus 80% Mäntän Musiikkijuhlien Tuki ry:n rahoitus Yhteensä HANKKEEN ORGANISAATIO Hankkeelle ei perusteta ohjausryhmää. Hankkeen etenemistä seuraa ja valvoo Mäntän Musiikkijuhlien Tuki ry:n hallitus tai sen nimeämät henkilöt. 6 HANKKEEN TULOKSET JA NIIDEN MITTAAMINEN Kehittämishankkeen toimenpiteet kohdistuvat Mäntän Musiikkijuhlien Tuki ry:n toiminnan kehittämisen kriittisiin pullonkauloihin. Tavoitteena ovat seuraavat konkreettiset tulokset ja hyödyt: - yksi pysyvä kokoaikainen työpaikka - Festivaalin kävijämäärä kasvaa pysyvästi uudelle tasolle (2011 kävijätavoite 4500). - Omat tuotot, erityisesti lipunmyyntitulot kasvavat. - Yritysyhteistyö aktivoituu, ja on hankkeen jälkeen määrällisesti kaksinkertaista hanketta edeltäneeseen aikaan verrattuna. - Sponsoritulot kasvavat vuodessa suunnitelmallisen hankinnan seurauksena. - Liikevaihto kasvaa ja on pysyvästi vähintään kaksinkertainen vuoteen 2009 verrattuna. - Yhdistyksen toimintakyky liiketaloudelliselta pohjalta paranee. - Toimintabudjetin kasvaessa myös valtionavustustasoon saadaan pysyvä lisäys. - Yhdistyksessä toimitaan aiempaa ammattimaisemmin käyttäen palkattua ammattityövoimaa. - Graafisen ilmeen ja markkinoinnin uudistaminen luo pitkäjänteisesti uutta imagoa. - Koneet ja laitteet käyttökelpoisia vähintään viisi vuotta. Yhdistyksen toiminnan menestystä arvioidaan jatkuvasti konserttikritiikeissä lehdissä, radiokanavilla sekä televisiossa. Yleisöpalautetta kerätään säännöllisesti ja se otetaan huomioon toiminnan suunnittelussa. Hanke hyödyttää Mänttä-Vilppulan kaupungin ja ympäristökuntien asukkaita sekä alueen matkailuelinkeinoa. Hankkeella on välillinen vaikutus muiden matkailutoimijoiden suunnitelmiin ja hankkeisiin kesän matkailusesongin kehittämisessä. 7

8 Liite 1 Yritysanalyysi Mäntän Musiikkijuhlien kehittämisosa-alueista. MENESTYSPOLKU-TYÖKALU Päivitetty hlö/pvm Tero Turunen, Otto Huttunen, Olli Huttunen, Markus Huotari, Elina Tynkky Yrityksen nimi: Mäntän musiikkijuhlat Yhtiömuoto: Aatteellinen rekisteröity yhdistys Liiketoiminnan kuvaus: Festivaali ja konserttitoiminta Henkilökunta n. htv: 2 Perustettu: 1998 Visio, missio/tehtävä: Suomen ainoa jokavuotinen pianofestivaali. 8

9 Mäntän Musiikkijuhlien Tuki ry. Virkamiehenkatu 4, MÄNTTÄ p , f