POHJOIS-POHJANMAAN LIITTO PÖYTÄKIRJA 1/ (15) Okkonen Tuomas Jäsen

Transkriptio

1 POHJOIS-POHJANMAAN LIITTO PÖYTÄKIRJA 1/ (15) Tarkastuslautakunta Aika klo 12:00-14:35 Paikka Kabinetti 123, Iin Micropolis, Piisilta 1, Ii Läsnä Liedes Teijo Puheenjohtaja Aulis Raija Jäsen Okkonen Tuomas Jäsen Riekki Vesa Jäsen Saari Hanna Jäsen Pramila Sauli Varajäsen Himanen Paula Varajäsen 4-10, klo 12:17-14:35 Muut läsnäolleet Saranpää Toni Vs.hallintopäällikkö, sih tee ri Takalo Heidi Johtava ener gia in sinöö ri Nurmenniemi Kristiina Projektipäällikkö, Inno hii li-han ke Helama Johannes Projektisuunnittelija, In no hii li-han ke Paasovaara Kirsi Projektipäällikkö, PoPS Ter-han ke Pöytäkirjan allekirjoitus ja varmennus Teijo Liedes Puheenjohtaja 1-3, 5-10 Toni Saranpää Sihteeri Raija Aulis Puheenjohtaja 4 Olemme tarkastaneet Pohjois-Pohjanmaan liiton tarkastuslautakunnan pöytäkirjan ja todenneet sen teh tyjen päätösten mukaiseksi sekä nimikirjaimillanne vahvistaneet päätössivut. Tarkastusaika Allekirjoitukset Sauli Pramila 1-10 Raija Aulis 1-3, 5-10 Tarkastusaika Allekirjoitus Hanna Saari 4 Pöytäkirja on asetettu yleisesti nähtäville Pohjois-Pohjanmaan liiton verkkosivuille Aika ja paikka: Virka-asema Allekirjoitus

2 Kokouksen 1/2018 asiat Otsikko Sivu 1 Kokouksen avaus ja laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen 3 2 Työjärjestyksen hyväksyminen 4 3 Pöytäkirjantarkastajat 5 4 Vuoden 2018 hanketarkastus: InnoHiili Innovatiiviset vähähiiliset 6 palvelut 5 Hallinnon ja talouden tulosalueen toimintakatsaus 7 6 Pohjois-Pohjanmaan liiton sisäinen valvonta ja riskienhallinta 8 7 Sidonnaisuusilmoitukset 9 8 Tarkastuslautakunnan kevään kokousaikataulun tarkistaminen 10 9 Muut asiat Kokouksen päättäminen 12 2

3 Tarkastuslautakunta Kokouksen avaus ja laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen TARK 1 Todetaan läsnä olevat. Tarkastuslautakunnan kokous todetaan laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 12:00 ja totesi läsnäolijat. Kokous to dettiin laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 3

4 Tarkastuslautakunta Työjärjestyksen hyväksyminen TARK 2 Hyväksytään ennalta lähetetty esityslista kokouksen työjärjestykseksi. Hyväksyttiin esityksen mukaisesti. 4

5 Tarkastuslautakunta Pöytäkirjantarkastajat TARK 3 Valitaan kaksi pöytäkirjantarkastajaa tarkastamaan tämän kokouksen pöy täkir ja. Valittiin pöytäkirjantarkastajiksi Sauli Pramila ja Raija Aulis. 5

6 Tarkastuslautakunta Vuoden 2018 hanketarkastus: InnoHiili Innovatiiviset vähähiiliset palvelut TARK 4 Tarkastuslautakunnan vuosisuunnitelmaan on vakiintuneen käytännön mukaan si säl ty nyt hanketarkastus helmikuun kokouksen yhteydessä. Tar kas tetta va hanke on va lit tu Pohjois-Pohjanmaan liiton hallinnoimista han ke oh jel mista. Tarkastuksen ta voit tee na on ollut saada tietoa kuntayhtymän ra hoi tus toimin nan kohdentumisesta se kä maakunnan alueella tehtävästä ke hit tä mistyös tä. Vuoden 2018 tarkastettavaksi hankkeeksi tarkastuslautakunta valitsi InnoHiili In no va tii vi set vähähiiliset palvelut -hankkeen, jonka päätoteuttajana toimii Iin Mic ro po lis. Hanketta on pidetty hyvänä esimerkkinä kansalaisia osal lis tavas ta toi min nas ta ja palvelumuotoilun hyödyntämisestä hankesuunnittelussa. Hank keen ta voit tee na on puhtaamman elinympäristön luominen. Hanke on saanut myös kansainvälistä tunnustusta toiminnastaan, sillä se voit ti vuon na 2017 Euroopan komission järjestämän RegioStars Award kil pai lun. Hanketta ja sen toimintaa esitellään tarkemmin kokouksessa. Tarkastuslautakunta käy keskustelun hanketarkastuksen yhteydessä esiin nous seis ta asioista ja merkitsee asian tiedoksi. Tarkastuslautakunta kävi keskustelun saatujen esittelyjen pohjalta ja merkitsi asian tiedoksi. Teijo Liedes totesi olevansa esteellinen (hallintolaki 28 1 mom. 5 kohta) ja pois tui pykälän käsittelyn ajaksi. Sekä puheenjohtajan että varapuheenjohtajan ollessa poissa tai estynyt va littiin Raija Aulis kokouksen väliaikaiseksi puheenjohtajaksi (hallintosääntö 110 ) pykälän käsittelyn ajaksi. Raija Auliksen toimiessa puheenjohtajana valittiin Han na Saari pöytäkirjantarkastajaksi tämän pykälän osalta. Paula Himanen saapui kokoukseen pykälän käsittelyn aikana. 6

7 Tarkastuslautakunta Hallinnon ja talouden tulosalueen toimintakatsaus TARK 5 Pohjois-Pohjanmaan liiton tarkastuslautakunnan hy väk symän ar vioin ti suun ni tel man mukaisesti tarkastuksen painopisteenä vuonna 2018 on kun ta yh ty män hallinnon ja talouden tulosalue. Erityisenä tar kas tuksen osa-alueena tulee ole maan maakuntauudistukseen toimeenpano ja siihen liittyvien lisääntyneiden pal ve lu tar pei den hallinta. Lisääntynyt palveluntarve aiheutuu maakuntauudistuksen henkilöstöä varten pe rus te tun Oulun Kauppurienkadulla sijaitsevan toisen toimiston yl lä pi to toimin nois ta. Käy tän nön palveluiden ohella lisävaatimuksia kohdistuu kun ta yh tymän ta lous hal lin non prosesseihin kasvaneen kassavirran kautta. Maa kun tauu dis tus edellyttää myös valmisteluyhteistyön koordinointia muiden uu dis tukseen osallistuvien or ga ni saa tioi den kanssa. Koordinaatiovastuu on hallinnon ja talouden tulosalueella. Arviointisuunnitelman mukaisesti hallinnon ja talouden tulosalueen tar kas tukses sa kiin ni te tään huomiota seuraaviin toimintakokonaisuuksiin: sisäinen palvelutuotanto taloushallinto yhteistyö ja sen muodot muiden organisaatioiden kanssa maakuntauudistukseen liittyvät hankkeet ja hankekokonaisuudet Hallintopäällikkö Toni Saranpää esittelee hallinnon ja talouden tulosalueen toi min ta ko ko nai suuk sia. Helmikuun lopussa päättyvän PoPSTer-hankkeen projektipäällikkö Kirsi Paaso vaa ra esittelee hankkeen toimintaa ja tuloksia. Tarkastuslautakunta merkitsee asian tiedoksi. Merkittiin tiedoksi. 7

8 Tarkastuslautakunta Pohjois-Pohjanmaan liiton sisäinen valvonta ja riskienhallinta TARK 6 Kuntalain 39 :n mukaan kunnanhallituksen tulee huolehtia kunnan sisäisen val von nan ja riskienhallinnan järjestämisestä. Näitä prosesseja koskevat tarpeel li set määräykset tulee antaa kuntalain 90 :n mukaan hallintosäännössä. Mai nit tu ja pykäliä noudatetaan kunnan ohella myös kuntayhtymissä (64 1 mo ment ti). Hallintosäännön VIII luku määrää Pohjois-Pohjanmaan liiton sisäisestä valvon nas ta ja riskienhallinnasta. Hallintosäännön mukaan maakuntahallitus hyväk syy sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa koskevat ohjeet ja menettelytavat, val voo ohjeistuksen toimeenpanoa ja esittää toimintakertomuksessa kes keiset tiedot sisäisen valvonnasta ja riskienhallinnasta (hallintosääntö 57 ). Ohjei den toimeenpanosta vastaavat maakuntajohtaja sekä tulosaluejohtajat omal la tulosalueellaan (58 ). Sisäisen tarkastuksen ja riskienhallinnan ohjees ta määrätään hallintosäännön 59 :ssä, jonka mukaan ohjeessa tulee mää ri tel lä sisäisen tarkastuksen toiminnon tarkoitus, tehtävät ja vastuut. Maakuntahallitus on hyväksynyt sisäisen valvonnan ja tarkastuksen ohjeen Ohje on kokousmateriaalin liitteenä. Hallintopäällikkö esittelee kuntayhtymän sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa ko kouk ses sa. Liitteet Tarkastuslautakunta merkitsee asian tiedoksi. Merkittiin tiedoksi. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohje 8

9 Tarkastuslautakunta Sidonnaisuusilmoitukset TARK 7 Kuntalain 84 :n mukaan kunnan luottamushenkilön ja viranhaltijan on teh tävä sidonnaisuusilmoitus johtotehtävistään ja luottamustoimistaan elin kei no toimin taa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä, merkittävästä va ral lisuu des taan ja muista sidonnaisuuksista, joilla voi olla merkitystä virka- tai luot ta mus teh tä viä hoidettaessa. Sidonnaisuuksissa tapahtuneet muutokset on ilmoitettava viivytyksettä. Velvollisuus sidonnaisuusilmoituksen tekemiseen on säädelty 84 :n 2 momen tis sa. Pohjois-Pohjanmaan liitossa velvollisuus koskee maa kun ta hal li tuksen jäseniä ja varajäseniä, valtuuston ja tarkastuslautakunnan pu heen joh tajaa ja varapuheenjohtajia sekä maakuntajohtajaa. Sidonnaisuusilmoitus tehdään tarkastuslautakunnalle, joka valvoo il moi tus velvol li suu den noudattamista. Tarkastuslautakunta saattaa ilmoitukset val tuuston tiedoksi. Tarkastuslautakunta voi myös kehottaa ilmoitusvelvollista te kemään uuden ilmoituksen tai täydentämään jo tehtyä ilmoitusta. Sidonnaisuusilmoituksista pidetään rekisteriä kuntayhtymän internetsivuilla, joll ei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Il moi tus vel vol li suuden piiriin kuuluvan luottamustoimen tai tehtävän päättyessä henkilöä kos kevat tiedot poistetaan rekisteristä. Tarkastuslautakunta 1) merkitsee tiedoksi sille toimitetut sidonnaisuusilmoitukset; 2) merkitsee tiedoksi, että sidonnaisuusilmoitukset julkaistaan kuntayhtymän verk ko si vuil la; 3) toteaa, onko joiltakin ilmoitusvelvollisilta syytä pyytää sidonnaisuusilmoitus tai täydennystä tehtyyn ilmoitukseen. Tarkastuslautakunta 1) merkitsi tiedoksi seuraavien henkilöiden sidonnaisuusilmoitukset: Mika Flöjt, Rami Rauhala, Jaakko Alavuotunki, Jari Nahkanen, Kyösti Juujärvi, Jo han na Vakkuri, Eija-Riitta Niinikoski, Helena Kujala, Kalervo Ukkola, Har ri Karjalainen, Katja Hänninen, Sirkka Tihinen, Elina Kemppainen ja Tyt ti Tuppurainen; 2) merkitsi tiedoksi, että sidonnaisuusilmoitukset julkaistaan kuntayhtymän verk ko si vuil la; 3) totesi, että seuraavilta ilmoitusvelvollisilta pyydetään sidonnaisuusilmoitus: Ma tias Ojalehto, Matti Pahkala, Jenna Simula, Anne Ruha, Kari Honkala, Lau ri Sainio, Satu Haapanen, Annemari Enojärvi ja Lyly Rajala. 9

10 Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunnan kevään kokousaikataulun tarkistaminen TARK 8 Pohjois-Pohjanmaan liiton hallintosäännön 100 :n mukaan toimielin päättää ko kous ten sa ajan ja paikan. Kokous voidaan järjestää myös, jos pu heen johta ja kat soo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee pu heen joh ta jal le esityksen sen pitämisestä ilmoittamansa asian käsittelyä var ten. Tarkastuslautakunta päätti kokouksessaan , että se pitää kokouk set ja Samoilla päivämäärillä järjestetään kuitenkin myös mui den toimielimien kokouksia, ja näiden päällekkäisyyksien vuoksi kokous ai ka tau lua saattaa olla syytä muuttaa. Tarkastuslautakunnan päivämäärälle sovittu kokous olisi mah dollis taa siir tää pidettäväksi tai Päivämäärällä pidettäväksi sovittu kokous olisi mahdollista siirtää päi vä mää ril le 24.4., 26.4., 27.4., 2.5. tai 4.5. Tarkastuslautakunta käy keskustelun keväälle 2018 sovittujen kokouspäivien muut ta mi ses ta ja päättää mahdollisista muutoksista. Tarkastuslautakunta kävi keskustelun ja päätti muuttaa kevään kokouspäiviä si ten, että maaliskuulle sovittu kokous siirretään pidettäväksi ja huh tikuun kokous

11 Tarkastuslautakunta Muut asiat TARK 9 Muita asioita ei ollut. 11

12 Tarkastuslautakunta Kokouksen päättäminen TARK 10 Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 14:35. 12

13 Muutoksenhakukiellot Tarkastuslautakunnan päätöksiin 1-10 ei voi hakea oikaisua eikä niistä voi valittaa, kos ka päätös koskee vain valmistelua tai täytäntöönpanoa (Kuntalaki 136), taikka työ- ja vir ka ehto so pi muk sen tulkintaa tai soveltamista. Muutoksenhakuohjeet Oikaisuvaatimus (Liite A.) Tarkastuslautakunnan päätöksiin voi hakea oikaisua liitteessä A esitetyllä tavalla. Kunnallisvalitus (Liite B.) Tarkastuslautakunnan päätöksestä voi tehdä kunnallisvalituksen hal lin to-oi keu teen liitteessä B esitetyllä tavalla. 13

14 Liite A. Kuntalain mukainen oikaisuvaatimusohje Oikaisuvaatimusviranomainen Oikaisuvaatimusoikeus Oikaisuvaatimusaika Pohjois-Pohjanmaan liitto, Maakuntahallitus Sepänkatu 20, Oulu Oikaisuvaatimuksen saa tehdä se johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, vel vol lisuu teen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen), sekä kuntayhtymän jä senkun ta ja kunnan jäsen. Oikaisuvaatimus on tehtävä ja toimitettava oikaisuvaatimusviranomaiselle 14 päivän ku luessa päätöksen tiedoksisaannista. Tiedoksisaantipäivää ei lasketa oikaisuvaatimusaikaan. Jäsenkuntien ja niiden jäsenten katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän ku lues sa siitä, kun pöytäkirja on asetettu yleisesti nähtäväksi. Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmen päivän kuluttua sähköisen tie dok si annon lähettämisestä, seit semän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä, tai erilliseen tiedoksisaantitodistuk seen merkittynä aikana. Oikaisuvaatimuksen sisältö ja toimittaminen Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisesti ja siitä on käytävä ilmi oikaisuvaatimuksen tekijän nimi yhteystietoineen ja se on allekirjoitettava. Myös sähköinen asiakirja hyväksytään kir jal lisek si oikaisuvaatimukseksi, eikä sitä tarvitse allekirjoittaa jos se sisältää vaaditut tiedot lähet tä jäs tä eikä sen alkuperäisyyttä tai eheyttä ole syytä epäillä. Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava päätös, johon vaaditaan oikaisua, sekä se, millaista oi kai sua vaaditaan ja millä perusteilla sitä vaaditaan. Oikaisun hakija vastaa siitä että oikaisuvaatimus on perillä viranomaisessa ennen oi kai suvaa ti mus ajan päättymistä, siten että postitse lähetetty kirje on perillä viraston aukioloaikana ja sähköisesti lähetetty asiakirja saapuu viimeistään määräajan viimeisen päivän aikana. 14

15 Liite B. Kuntalain mukainen valitusosoitus Valitusviranomainen Valitusoikeus ja -peruste Valitusaika Pohjois-Suomen hallinto-oikeus Käyntiosoite: Isokatu 4, 3krs, Oulu Postiosoite: PL 189, Oulu Sähköposti: Faksi: Puhelin: Kunnallisvalituksen saa tehdä se johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, vel vol lisuu teen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen), sekä kuntayhtymän jä senkun ta ja kunnan jäsen. Oikaisuvaatimuksen johdosta annettuun päätökseen saa hakea muu tos ta kunnallisvalituksin vain se, joka on tehnyt oikaisuvaatimuksen. Jos päätös on oikai su vaa ti muk sen johdosta muuttunut, saa päätökseen hakea muutosta kunnallisvalituksin myös asianosainen, kuntayhtymän jäsenkunta tai sen jäsen. Maankäyttö- ja rakennuslain mukaisesti maakuntakaavan hyväksymistä koskevassa pää tökses sä valitusoikeus on yllä mainittujen tahojen lisäksi rekisteröidyllä paikallisella tai alu eel lisel la yhteisöllä toimialaansa kuuluvissa asioissa toimialueellaan, valtakunnallisella yhteisöllä kun kysymys on valtakunnallisten alueidenkäyttötavoitteiden vastaisuudesta, ja vi ran omaisel la toimialaansa kuuluvissa asioissa. Valituksen saa tehdä sillä perusteella, että päätös on syntynyt virheellisessä järjestyk ses sä, pää tök sen tehnyt viranomainen on ylittänyt toimivaltansa tai päätös on muuten lainvastainen. Kunnallisvalitus on tehtävä ja toimitettava valitusviranomaiselle 30 päivän kuluessa pää töksen tiedoksisaannista. Tiedoksisaantipäivää ei lasketa oikaisuvaatimusaikaan. Jäsenkuntien ja niiden jäsenten katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän ku lues sa siitä, kun pöytäkirja on asetettu yleisesti nähtäväksi. Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmen päivän kuluttua sähköisen tie dok si annon lähettämisestä, seit semän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä, tai erilliseen tiedoksisaantitodistuk seen merkittynä aikana. Valitusasiakirjan sisältö ja toimittaminen Kunnallisvalitus on tehtävä kirjallisesti ja se on valittajan tai laatijan allekirjoitettava. Myös säh köi nen asiakirja hyväksytään kirjalliseksi valitusasiakirjaksi, eikä sitä tarvitse allekirjoittaa jos se sisältää vaaditut tiedot lähettäjästä eikä sen alkuperäisyyttä tai eheyttä ole syytä epäillä. Kunnallisvalituksessa on ilmoitettava valittajan nimi ja kotikunta, sekä mahdollisen lail lisen edustajan, asiamiehen tai valituksen laatijan nimi ja kotikunta. Lisäksi on ilmoitettava yhteys tie toi na vähintään postiosoite ja puhelinnumero joihin asiaa koskevat ilmoitukset voidaan toi mit taa. Valituskirjassa on mainittava päätös johon haetaan muutosta, miltä osin päätöksestä va li tetaan ja muutos joka päätökseen vaaditaan tehtäväksi. Valitukseen on liitettävä va li tuk senalai nen päätös alkuperäisenä tai jäljennöksenä, todistus päätöksen tiedoksiannon ajan kohdas ta tai muu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta, sekä asiakirjat joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole aikaisemmin toimitettu viranomaiselle. Valituksen tekijä vastaa siitä että valitus on perillä viranomaisessa ennen valitusajan päättymistä, siten että postitse lähetetty kirje on perillä viraston aukioloaikana ja sähköisesti lähetetty asiakirja saapuu viimeistään määräajan viimeisen päivän aikana. 15