Tietosuojaseloste 1 / 15 Yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja Rekisterin nimi. 2. Rekisterinpitäjä

Transkriptio

1 Tietosuojaseloste 1 / Rekisterin nimi Lastensuojelun rekisteri 2. Rekisterinpitäjä (ESSOTE) Y-tunnus: Porrassalmenkatu MIKKELI puh (vaihde) 3. Rekisterin vastuuhenkilö Perhe- ja sosiaalipalvelujen johtaja Satu Auvinen Johtava sosiaalityöntekijä Antti Mäkelä (rekisterivastaava) 4. Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa (ESSOTE) Lastensuojelun palvelupäällikkö Johanna Will-Orava Porrassalmenkatu MIKKELI puh johanna.will-orava@essote.fi Asiakasasiakirjapyyntöihin liittyvä neuvonta: (ESSOTE) Potilasasiakirjakeskus Porrassalmenkatu MIKKELI puh Tietosuojavastaava Tietosuojavastaava Sanna Vartia Porrassalmenkatu MIKKELI puh tietosuojavastaava@essote.fi

2 Tietosuojaseloste 2 / Rekisterihallinto Rekisterin vastuuhenkilö vastaa: - Rekisterin tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä - Periaatteista ja menettelyistä, joilla käyttöoikeudet myönnetään, rekisteröidyn informointi ja tarkastusoikeus toteutetaan, tietoja korjataan ja tietoja luovutetaan - Rekisterin tietoja käsittelevien ohjauksen ja valvonnan järjestämisestä - Tietosuojaselosteen laatimisesta ja ylläpidosta Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa vastaa: - Rekisteröityjen neuvonnasta - Rekisteröityjen oikeuksien toteuttamisesta Sosiaalihuollosta vastaava johtaja vastaa - Henkilöstölle annetavista kirjallisista ohjeista asiakastietojen käsittelyyn ja käsittelyssä noudatettavista menettelytavoista - Henkilöstön riittävästä asiantuntemuksesta ja osaamisesta asiakastietojen käsittelyssä - Tietosuojan ja tietoturvan sekä tietojärjestelmien käytön omavalvontasuunnitelman laatimisesta ja sen valvonnasta Järjestelmien pääkäyttäjät vastaavat: - Käyttöoikeuksien antamisesta vain työnantajan nimeämille - Järjestelmiä käyttävien opastuksesta ja järjestelmäohjeiden ylläpidosta

3 Tietosuojaseloste 3 / Rekisterin käyttötarkoitus ja henkilötietojen käsittelyn peruste Rekisteriä käytetään lastensuojelun ja lastensuojelun tukitoimien järjestämiseen ja toteuttamiseen. Perusteet: - Lastensuojelulaki (417/2007) - Sosiaalihuoltolaki (1301/2014) - Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000) ESSOTE toimii n perustamissopimuksella jäsenkuntiensa Hirvensalmen, Joroisten, Juvan, Kangasnimen, Mikkelin, Mäntyharjun, Pertunmaan ja Puumalan sosiaalihuollon palveluiden rekisterinpitäjänä alkaen. Rekisteriin kirjataan näiden kuntien järjestämisvastuulla oleva lastensuojelun avohuolto, sijaishuolto ja jälkihuolto. Rekisteriin kirjataan tiedot myös näiden kuntien alueelle muista kunnista sijoitetuista lapsista. Rekisteriin sisältyy tietoja ESSOTE:lle lastensuojelun palvelua toimeksiantosopimuksella tuottavista palveluntuottajista tai heidän yhteyshenkilöistään. Rekisteriin sisältyvät myös kaikki tiedot, jotka syntyvät ESSOTE:lle toimeksiantosopimuksella lastensuojelun palvelua tuottavien toiminnassa. ESSOTE toimii tietosuojalain mukaisena rekisterinpitäjänä myös näissä palveluissa syntyvien henkilötietojen osalta ja vastaa näiden käsittelyn lainmukaisuudesta. ESSOTE: tuottaa Rantasalmen kunnalle lastensuojelun palveluja sosiaalipalveluiden tuottamista koskevan sopimuksen perusteella alkaen. Rantasalmen kunta on palveluissa syntyvien henkilötietojen rekisterinpitäjä ja vastaa niiden käsittelyn lainmukaisuudesta. Lastensuojelun asiakasrekisterin rekisterissä asiakkaan tietojen käsittelyn peruste on asiakassuhde ja lastensuojelulaki (417/2007). ESSOTE:n jäsenkuntien alueelle yksityisesti sijoitettujen lasten tietojen käsittelyn peruste on saman lain 81.

4 Tietosuojaseloste 4 / Rekisterin tietosisältö Lastensuojelun rekisteri muodostuu kolmesta osarekisteristä: lastensuojeluilmoitusrekisteristä, lastensuojelun asiakasrekisteristä ja ESSOTE:n jäsenkuntien alueelle sijoitettujen lasten valvontarekisteristä. Lastensuojeluilmoitusten rekisteri on lastensuojelun tarpeen selvittämiseksi tehtyjen ilmoitusten rekisteri, jota pidetään erillään lastensuojelun asiakasrekisteristä. Lastensuojeluilmoitusten rekisteriin jätetään nekin tiedot, joiden perusteella ei lopulta päädytä lastensuojelutarpeen selvitykseen tai muihin lastensuojelutoimenpiteisiin. Lastensuojeluilmoitusten rekisteristä siirretään lasta tai ilmoituksessa ilmoitettua muuta henkilöä koskevia tietoja lastensuojelun asiakasrekisteriin, jos ilmoitus johtaa tai liittyy lastensuojelun asiakkuuteen. Lastensuojelun asiakasrekisterissä käsitellään lastensuojelun asiakkaiden tietoja. Lastensuojelulain 27 mukaisesti asiakkuus alkaa kun asian vireille tulon johdosta ryhdytään kiireellisiin lastensuojelutoimiin; lapsen on arvioitu tarvitsevan lastensuojelulain mukaisia palveluja ja tukitoimia johtuen siitä, että hänen kasvuolosuhteensa vaarantavat tai eivät turvaa terveyttä tai kehitystä taikka hän omalla käyttäytymisellään vaarantaa terveyttään ja kehitystään; tai kun perheelle muutoin annetaan lastensuojelulaissa tarkoitettuja palveluja tai muuta tukea ennen palvelutarpeen arvioinnin valmistumista. Lastensuojelun asiakasrekisteriin kirjataan lapsikohtaisesti lastensuojeluilmoituksesta poimittujen tietojen lisäksi lastensuojeluasiaan oleellisesti liittyvät asiakastapahtumat ja -asiakirjat. Lapsen tietoihin kirjataan lastensuojelun avohuollon tukitoimien, lapsen kiireellisen sijoituksen ja huostaanoton sekä niihin liittyvän sijaishuollon ja jälkihuollon suunnittelua, toteutusta ja seurantaa koskevat tiedot. Kirjauksia tehdään siihen asti kun lastensuojelun asiakkuus tai jälkihuollon asiakkuus päättyy. Sijoitettujen lasten valvontarekisteriä käytetään ESSOTE:n jäsenkuntien alueelle muista kunnista tai yksityisesti sijoitettujen lasten sijoituspaikkojen valvontaan. Sijoitettujen lasten valvontarekisteriin merkitään vain sellaisia tietoja, joilla on merkitystä sijoituspaikan valvonnan toteuttamiseksi. Valvonnan toteuttamiseksi tarpeellisia tietoja ovat lapsen ja huoltajien henkilötiedot, sijoituksen alkamista ja päättymistä koskevasta tiedot ja sijoituspaikkaa koskevat tiedot. Muiden kuin ESSOTE:n jäsenkuntien ES- SOTE:n palveluihin sijoittamien lasten osalta tarvitaan tieto sijoittajakunnasta ja lapsen asioista vastaavasta sosiaalityöntekijästä sekä hänen yhteystietonsa ja laskutusta koskevat tiedot. Lapsen sijoituksesta päättänyt kunta tai yksityisen sijoituksen tilanteessa sijoituksesta päättänyt henkilö antaa nämä tiedot rekisteriin. Sijoituspaikkojen valvontaa suoritetaan yhteistyössä sijoittaneen kunnan ja aluehallintoviraston kanssa (Lastensuojelulaki 78 ; 79, 81 ).

5 Tietosuojaseloste 5 / 15 Lastensuojelun rekisteriin kerätään seuraavia tietoja: - kaikki lastensuojeluilmoitukset sisältöineen - toimenpiteet, joihin on ryhdytty ilmoituksen perusteella - tietoja selvityksistä, yhteydenotoista ja toimenpiteistä, jotka ovat tapahtuneet ennen lastensuojelun asiakkuuden alkamista - lastensuojelutarpeen selvityksen yhteenvedot - lastensuojelupäätökset - lastensuojelun asiakkaan yksilöinti ja yhteystiedot - tiedot perhekokoonpanosta ja tärkeistä yhteyshenkilöistä - asiakkaan sosioekonomiset tiedot - tiedot lastensuojelun asiakkuuden alkamisesta, jatkumisesta ja päättymisestä - hallinnollisten vastuuhenkilöiden ja asiakkaan asioita käsitelleiden tiedot - asiakaskontaktit ja ajanvaraustiedot - sosiaalityön kirjaukset asiakaskertomukselle - asiakassuunnitelmat - kuulemiskertomukset - hakemusasiakirjat käräjäoikeudelle, hallinto-oikeudelle ja korkeimmalle hallinto-oikeudelle - yksilöasioiden jaostolle annetut lausunnot ja selvitykset - lastensuojelun jälkihuoltona annettavista avohuollon palveluista - lastensuojelun asiakkaan itsenäistymisvarat - asiakasmaksuja koskevat tiedot - toimeksiantosopimuksella palveluita tuottavien yhteystiedot ja / tai yhteyshenkilöt - tiedot yksityisesti sijoitetun lapsen hoidon valvonnasta - lausunnot ja kannanotot eri viranomaisille tai muille asiakkaan asiassa toimiville toimijoille, jotka on annettu joko lain perusteella tai asiakkaan pyynnöstä - muita lastensuojelun toteuttamisen kannalta välttämättömiä tietoja Sosiaalipalveluista vastaava viranomainen saa kerätä ja muutoin käsitellä henkilötietoja vain, jos käsittelystä säädetään laissa tai jos henkilötietojen käsittely johtuu laissa säädetyn tehtävän hoitamisesta. TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS: Tiedot ovat salassa pidettäviä. PERUSTEET: Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24 (621/1999).

6 Tietosuojaseloste 6 / Rekisterin säännönmukaiset lähteet Rekisteritiedon säännönmukaisia tietolähteitä ovat: - Asiakas itse - Lapsen huoltajat - Asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa suostumuksella muut sosiaalihuollon rekisterinpitäjät - Sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 20 :ssä määritellyt viranomaiset ja muut julkisoikeudelliset yksiköt, laitokset ja yhteisöt sekä yksityiset ammattihenkilöt - Kansaneläkelaitoksen Kuntien sosiaalitoimen tietojärjestelmä (KELMU), jonka käyttö perustuu sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 21 :än - Väestörekisterikeskuksen tiedot asiakkaasta ja hänen perhekokoonpanostaan saadaan Väestötietojärjestelmästä teknisellä käyttöyhteydellä. Viranomaisen oikeus tietoihin perustuu lakiin väestötietojärjestelmästä ja väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista (661/2009). - Verotusta koskevat tiedot saadaan verohallinnolta teknisen käyttöyhteyden avulla. Oikeus tietoihin on lain sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 21 perusteella. - Vuoden 2020 alusta tuloja koskevia tietoja on mahdollista saada tulotietojärjestelmästä annetun lain (53/2018) 13 :n perusteella valtakunnallisesta tulotietojärjestelmästä. Sosiaalihuollon asiakaslain (812/2000) mukaisesti tiedot kerätään ensisijaisesti asiakkaalta itseltään tai hänen lailliselta edustajaltaan. Lastensuojelussa korostuu pyrkimys yhteistoimintaan asiakasperheen kanssa, joten ensisijaisesti asiakas tai asiakasperhe toimittaa itse selvitykset ja asiakirjat, jotka ovat tarpeen lastensuojelun tarvetta selvitettäessä ja lastensuojelua toteutettaessa sekä muussa lastensuojelun käsittely- ja ratkaisutoiminnassa. Asiakkaan tai tämän laillisen edustajan suostumuksella tietoja voidaan hankkia myös muilta tahoilta. Jos tiedot ovat välttämättömiä asiakkaan palvelutarpeen selvittämiseksi, sosiaalipalvelun järjestämiseksi tai palvelun toimeenpanemiseksi, voi sosiaaliviranomainen hankki tietoja laissa asetetun säädöksen perusteella ilman asiakkaan suostumusta. Silloin kun sosiaaliviranomainen voi hankkia ja tarkistaa asiakasta koskevia tietoja sosiaalihuollon lainsäädännön perusteella myös muualta kuin asiak-

7 Tietosuojaseloste 7 / 15 kaalta itseltään, informoidaan asiakasta tästä. Asiakkaalle varataan tilaisuus tutustua muualta hankittuihin tietoihin samoin kuin tilaisuus antaa asiassa tarpeellista selvitystä. Esimerkiksi jos asiakkaan tietoja pyydetään rahalaitokselta sosiaalihuollon asiakaslain 20 :n 2 momentin nojalla, informoidaan asiakasta asiasta ennen tietojen pyyntöä ja hänelle varataan mahdollisuus toimittaa asiaan liittyvä selvitys. Tietojen lähteistä tulee tehdä merkintä rekisteriin. 10. Asiakastietojen luovuttaminen Lainsäädäntö määrittelee lastensuojelun rekisterin tiedot salassa pidettäviksi. Tietoja voidaan luovuttaa vain lapsen, tämän huoltajan tai muun laillisen edustajan nimenomaisella suostumuksella tai lain perusteella. Lapsen hoidon ja huollon turvaamiseksi tietoja voidaan luovuttaa ilman suostumusta tai kiellosta huolimatta sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (812/2000) 17 mukaisissa tilanteissa. Säännönmukaisesti tietoja ESSOTE:n lastensuojelurekisteristä luovutetaan valtakunnalliseen lastensuojelurekisteriin. Siihen luovutetaan vuosittain tiedot kodin ulkopuolelle sijoitetuista lapsista ja nuorista sekä avohuollon asiakkaista. Luovutus on lakisääteinen velvoite ja perustuu lakiin sosiaali- ja terveysalan tutkimus- ja kehittämiskeskuksen tilastotoimesta (409/2001). Jos lapsi on sijoitettu jonkin muun kuin sijoituksen tehneen ESSOTE:n jäsenkunnan alueelle, luovutetaan sijoituskunnan sosiaalihuollosta vastaavalle toimielimelle lapsen palvelujen ja tukitoimien järjestämiseksi tarvittavat tiedot sekä tarvittavat tiedot sijaishuoltopaikan valvonnan toteuttamiseksi. Tietojen luovutus on lakisääteinen velvoite ja perustuu Lastensuojelulain (417/2007) 78 :än. Tietojen luovutuksesta tulee tehdä merkintä rekisteriin.

8 Tietosuojaseloste 8 / Asiakastietojen käyttö ja suojaaminen Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen kerääminen ja muu käsittely määräytyvät lainsäädännön ja siihen perustuvan organisaatiokohtaisen ohjeistuksen perusteella. Asiakastietoja saavat käsitellä vain ne työntekijät tai viranhaltijat, joiden nimenomaisiin työtehtäviin tietojen käsittely kuuluu. Tietoja saa käyttää ilman asiakkaan suostumusta niissä ESSOTE:n omissa tai lukuun tehtävissä sosiaalihuollon palveluissa ja toiminnoissa, joissa on lakisääteinen oikeus käsitellä tietoja. Muille tietoja voidaan luovuttaa vain asiakkaan suostumuksella tai lain määräämissä tilanteissa. Kaikki ESSOTE:n lukuun toimivat ja sopimussuhteella palveluita tuottavat ovat asiakkaiden tiedoista salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös asiakassuhteen ja palvelusuhteen tai sopimussuhteen päätyttyä. Tietoja ei saa luvattomasti tai oikeudettomasti luovuttaa eikä ilmaista sivullisille. Tietoja koskee myös hyväksikäyttökielto. Tietoja käsittelevä henkilöstö on koulutettu tietoja sisältävien järjestelmien käyttöön, heidät on perehdytetty tietosuojaan ja he toteuttavat kaikessa toiminnassaan tietoturvallisuuden ja tietosuojan vaatimuksia. Jokainen tietoja käsittelevä vastaa siitä, että käsittelee tietoja lain perusteella tai asiakkaan antaman suostumuksen mukaisesti ja asianmukaisesti. Sähköiseen asiakastietojärjestelmään pääsy on rajoitettu työroolin mukaisilla henkilökohtaisilla käyttöoikeuksilla, joiden myöntäminen perustuu lainsäädännön ja THL:n määräyksiin käyttöoikeuksista sekä henkilön ammatilliseen pätevyyteen ja työtehtäviin. Käyttöoikeudet henkilölle anoo hänen esimiehensä. Päätökset käyttöoikeuksista tekee rekisterivastaava. Teknisillä suojatoimilla estetään tietojen häviäminen tai vahingoittuminen. Teknisiä suojatoimia ovat esimerkiksi pääsynhallinta, lokitiedot, varmuuskopiointi ja suojattu tietoverkko. Asiakastietoja käsitellään vain ESSOTE:n omilla palvelimilla sijaitsevissa järjestelmissä, joihin on pääsy suojatussa sisäverkossa taikka suojatulla etäyhteydellä. Verkon käyttöä ja verkossa tapahtuvaa liikennöintiä valvotaan. Laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Manuaalista (paperimuotoista) aineistoa säilytetään käsittelyn aikana valvottuna työyksiköissä. Käsittelyn keskeytyessä manuaalinen aineisto säilytetään työyksikössä lukitussa tiloissa lukituissa kaapeissa tai lukitussa tilassa lukitussa säiliössä. Manuaalinen aineisto arkistoidaan arkistolain- ja ase-

9 Tietosuojaseloste 9 / 15 tuksen mukaisesti asiakaskohtaisiin kansioihin arkistotiloihin. Arkistotiloihin on pääsy vain niillä henkilöillä, joiden työtehtäviin arkistojen käsittely kuuluu. Arkistoitujen asiakirjojen käsittelyä valvotaan. Paperimuodossa ei säilytetä kopioita sähköisessä muodossa olevista asiakirjoista eikä asiakirjoista, jotka voidaan liittää asiakkaan sähköiseen asiakaskertomukseen tai muutoin digitoida. Asiakkaan tietojen suojaamiseksi asiakastietoja ei käsitellä sähköpostilla eikä pikaviestintäsovelluksilla. 12. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Tietoja ei siirretä ESSOTE:n toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. 13. Rekisterin yhdistäminen muihin rekistereihin Rekisteritietoja ei yhdistetä muihin henkilörekistereihin. 14. Tietojen säilytysajat Sosiaalihuollon asiakastietojen säilytysajat on määritelty laissa sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015). Muut kuin sen liitteessä mainitut asiakasasiakirjat säilytetään pysyvästi siten kuin Arkistolaitos arkistolain 8 :n nojalla määrää. 15. Rekisteröidyn informointi Ennen kuin asiakas tai hänen edustajansa antaa sosiaalihuollon viranomaiselle tietoja, on jokaisen sosiaalihuollon palvelun antajan kerrottava hänelle, miksi hänen tietojaan tarvitaan, mihin niitä käytetään ja säännönmukaisesti luovutetaan sekä mihin rekisteriin ne tallennetaan. Vastaavasti häntä on informoitava, jos tietoja tarvitaan muualta kuin asiakkaalta itseltään. Asiakkaalle tulee kertoa myös hänen tietojensa luovutuksista, ellei laissa erityisesti kielletä informointia. Riittävän kehittyneelle alaikäiselle tulee kertoa hänen sosiaalihuollon asiakaslain 11 :ssä säädetystä oikeudestaan painavasta syystä kieltää tietojensa antaminen huoltajalleen tai muulle lailliselle edustajalleen. Jos alaikäinen asiakas kieltää tietojen luovutuksen, on kielto ja sen perusteeksi esitetty painava syy kirjattava hänen asiakastietoihinsa. Jos kielto-oikeus evätään, on asiakasasiakirjaan kirjattava myös ratkaisun perustelut.

10 Tietosuojaseloste 10 / 15 Asiakkaalle tai hänen edustajalleen on kerrottava myös, miten voi käyttää rekistereihin liittyviä oikeuksiaan, esimerkiksi tarkastavat omat tietonsa, pyytään asiakirjoista kopioita, pyytää virheellisten tietojen oikaisua ja muuttaa suostumukseen perustuvaa tietojensa luovutusta. Tarvittaessa tulee kertoa myös reksiterinpitäjän nimi ja yhteystiedot. Lisäksi asiakkaalle on annettava tiedot, mistä muualta ja mitä häntä koskevia tietoja voidaan suostumuksesta riippumatta hankkia, ennen kuin tietoja pyydetään rahalaitokselta sosiaalihuollon asiakaslain 20 2 nojalla sekä jos asiakasta koskevia tietoja voidaan saada maksun määräämistä ja tietojen tarkistamista varten teknisen käyttöyhteyden avulla veroviranomaisilta ja Kelalta. Rekisterin tietosuojaseloste on nähtävillä ESSOTE:n www -sivuilla ja lastensuojelua toteuttavissa yksiköissä. 16. Oikeus tarkastaa omat tiedot Sosiaalihuollon asiakkaalla on oikeus pyynnöstä saada tarkastaa kaikki häntä itseään koskevat asiakasrekisteritiedot. Sosiaalihuollon asiakas on henkilötietosääntelyn tarkoittama rekisteröity, jota asiakastiedot koskevat. Tarkastusoikeus on henkilökohtainen oikeus eikä sitä voi käyttää asianajajan tai muun asiamiehen välityksellä. Huoltajalla on lapsensa laillisena edustajana oikeus tarkastaa alaikäisen lapsensa tiedot lapsen puolesta, jos tietojen antaminen ei aiheuta vakavaa vaaraa lapsen terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille. Alaikäisellä on sosiaalihuollon asiakaslain 11 :n mukaisesti oikeus kieltää itseään koskevien tietojen antamisen lailliselle edustajalleen. Kieltoa on noudatettava. Sosiaalihuollon asiakasrekisterin tietoihin ei sivullisilla ole tarkastusoikeutta. Tarkastusoikeuden toteuttaminen Asiakkaalla on pyynnöstä oikeus saada nähdä häntä itseään ja huoltajalla huollettavaansa koskevat tiedot ja saada niistä jäljennökset. Tarkastusoikeuden toteuttaminen on maksutonta kerran vuodessa. ESSOTE:lle pyynnön omien tietojen asiakirjakopioista voi tehdä sähköisesti Hyvis.fi -palvelussa jos on asiakkuus ESSOTE:lle.

11 Tietosuojaseloste 11 / 15 Tarkastuspyyntöä tai asiakirjakopiopyyntöä varten saatavilla lomake ESSOTE:n Internet -sivuilta (). Pyynnöstä lomake tulostetaan asiakkaalle kaikista ESSOTE:n yksiköistä. Pyynnön voi tehdä myös vapaamuotoisesti. Oikeus pyydettyihin tietoihin ja tietoja pyytäneen henkilön henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen luovutusta. Tietojen antamisesta asiakkaalle voidaan kieltäytyä, jos tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa asiakkaan terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille. Jos tietojen antamisesta kieltäydytään, annetaan tietoja pyytäneelle kirjallinen kieltäytymistodistus. Todistuksessa kerrotaan kieltäytymisen syy. Päätökseen tyytymättömällä asiakkaalla tai tämän huoltajalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. 17. Oikeus tietojen oikaisemiseen Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai asiakkaan vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto. Asiakkaalla ei ole oikeutta sellaisen tiedon muuttamiseen, poistoon tai siirtoon, joka on syntynyt rekisterinpitäjälle lain mukaan kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi ja toteuttamiseksi. Viranomaisen toiminnassa on lakisääteisiä velvoitteita säilyttää ja arkistoida tietoja. Tietojen oikeellisuus arvioidaan tietojen tallentamishetken mukaan. Asiakkaan pyynnöstä hänen näkemyksensä asiasta voidaan kirjata tietoihin. Tiedon korjaamisen toteuttaminen Korjauspyyntö tehdään kirjallisena. Pyyntöä varten on saatavilla lomake ESSOTE:n Internet -sivulta (). Pyyntö lähetetään ESSOTE:n kirjaamoon: Etelä-Savon sosiaali- ja terveyspalvelut Kirjaamo Porrassalmenkatu MIKKELI

12 Tietosuojaseloste 12 / 15 Mikäli korjausvaatimus on aiheellinen, korjauksen tekee henkilö, jolla on rekisteritietojen korjaamiseen oikeus. Korjauksesta tehdään merkinnät rekisteritietoihin. Korjattu tieto toimitetaan tahoille, joille rekisterinpitäjä on tiedon aiemmin luovuttanut tai jolta rekisterinpitäjä on saanut virheellisen tiedon. Ilmoitusvelvollisuutta ei kuitenkaan ole, jos ilmoittaminen on mahdotonta tai vaatii kohtuutonta vaivaa. Jos muutoksesta kokonaan tai osittain kieltäydytään, annetaan oikaisua pyytäneelle kirjallinen kieltäytymistodistus. Todistuksessa kerrotaan kieltäytymisen syy. Päätökseen tyytymättömällä asiakkaalla tai tämän huoltajalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Tietosuojavaltuutettu ei voi määrätä aiheettomaksi osoittautunutta lastensuojeluilmoitusta poistettavaksi, koska Lastensuojelulain (417/2007) mukaan myös aiheettomiksi osoittautuneet lastensuojeluilmoitukset säilytetään. 18. Oikeus saada lokitiedot Asiakkaalla on oikeuksiensa selvittämiseksi ja toteuttamiseksi oikeus saada tieto siitä, kuka on käsitellyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja viimeisen kahden vuoden aikana. Kahta vuotta vanhempia lokitietoja ei ole oikeutta saada, jollei siihen ole erityistä syytä. Asiakas saa tiedon pyytämällä kirjallisesti lokitietoja. Asiakas ei saa käyttää tai luovuttaa saamiaan lokitietoja muuhun kuin alkuperäiseen tarkoitukseen. Lokitietopyyntö käsitellään tietopyyntönä. Sen johdosta ei laadita erillisiä selvityksiä. Lokitietojen tarkastusoikeus on henkilökohtainen, eikä toinen henkilö voi käyttää sitä valtakirjalla. Jos täysi-ikäinen potilas ei pysty päättämään hoidostaan, lähiomaisten tai laillisen edustajan oikeus tarkastaa potilasrekisterin lokitiedot harkitaan tapauskohtaisesti. Alaikäisen asiakkaan lokitietopyyntö tulee pääsääntöisesti olla asiakkaan itsensä tekemä tai hyväksymä. Jos alaikäinen potilas ikäänsä ja kehitystasoonsa nähden kykenee päättämään hoidostaan, hänellä on oikeus kieltää terveydentilaansa ja hoitoansa koskevien tietojen antaminen huoltajalleen tai muulle lailliselle edustajalleen. Lokitiedot toimitetaan iästä riippumatta asiakkaalle itselleen osoitettuna hänen väestötietojärjestelmän mukaiseen kotiosoitteeseensa. Lokitietojen pyynnön voi tehdä sähköisesti Hyvis.fi -palvelussa jos on asiakkuus ESSOTE:lle.

13 Tietosuojaseloste 13 / 15 Pyynnön voi tehdä myös ESSOTE:n www -sivuilta löytyvällä lomakkeella tai vapaamuotoisesti. Pyyntö on tehtävä kirjallisesti ja se on allekirjoitettava. Se lähetetään osoitteeseen: Etelä-Savon sosiaali- ja terveyspalvelut Kirjaamo Porrassalmenkatu MIKKELI Jos tietojen antamisesta kieltäydytään, annetaan tietoja pyytäneelle kirjallinen kieltäytymistodistus. Todistuksessa kerrotaan kieltäytymisen syy. Päätökseen tyytymättömällä asiakkaalla tai tämän huoltajalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Jos tietojen luovutusta on haettu julkisuuslain perustella, haetaan siihen muutosta hallinto-oikeudelta. 19. Oikeus saada selvitys tietojensa käsittelystä Jos epäilee tietojaan urkitun tai käsitellyn muutoin virheellisesti, voi asiasta tehdä selvityspyynnön. Selvityspyynnön voi asiakkaan lisäksi tehdä myös huoltaja tai muu laillinen edustaja. Selvityspyyntö on tehtävä kirjallisesti. Siihen on kirjattava ne perusteet ja seikat, joiden perusteella selvitystä pyydetään. Mahdollisimman tarkat tiedot epäilyn syistä, tapahtuman ajankohdasta ja tapahtumassa mukana olleista palveluista tai henkilöistä mahdollistaa selvityksen kohdentamisen ja suorittamisen. Ilman kohdennusta selvityksen tekeminen ei ole mahdollista, koska selvityksen tekemiseksi on yleensä tarpeen tarkastaa asiakirjoihin tehtyjä kirjauksia sekä haastatella kyseisten tietojen käsittelyä tuntevia. Pyynnön voi tehdä sähköisesti Hyvis.fi -palvelussa jos on asiakkuus ES- SOTE:lle. Pyynnön voi tehdä myös ESSOTE:n www -sivuilta löytyvällä lomakkeella tai vapaamuotoisesti. Pyyntö on tehtävä kirjallisesti ja se on allekirjoitettava. Se lähetetään osoitteeseen: Etelä-Savon sosiaali- ja terveyspalvelut Kirjaamo Porrassalmenkatu MIKKELI

14 Tietosuojaseloste 14 / 15 Jos tietojen antamisesta kieltäydytään, annetaan tietoja pyytäneelle kirjallinen kieltäytymistodistus. Todistuksessa kerrotaan kieltäytymisen syy. Päätökseen tyytymättömällä asiakkaalla tai tämän huoltajalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Jos tietojen luovutusta on haettu julkisuuslain perustella, haetaan siihen muutosta hallinto-oikeudelta. 20. Suostumukseen perustuva tietojen käsittely Asiakkaan, hänen huoltajansa tai muun laillisen edustajansa suostumuksella asiakkaan tietoja voidaan kerätä muista kun lain määrittämistä lähteistä tai luovuttaa myös muille kuin lain mukaan tietoon oikeutetuille. Suostumukseen perustuva tietojen käsittely voidaan aloittaa vasta suostumuksen antamisen jälkeen. Suostumuksellakaan ei saa kerätä tai arkistoida henkilötietoja, joita ei tarvita palvelun tuottamiseksi tai jotka muutoin ovat tarpeettomia. Suostumus ei saa olla palvelun käytön edellytys. Suostumuksensa antavaa on informoitava tietojen käytöstä ja hänen oikeudestaan peruuttaa suostumus. Annettu suostumus on oikeus peruuttaa milloin tahansa. Suostumuksen peruuttamisen on oltava yhtä helppoa kuin sen antaminen. Peruuttamisesta voi olla yhteydessä siihen palveluyksikköön, jossa suostumuksensa on antanut. Myös sivulla 1 luetellut henkilöt neuvovat suostumuksen peruuttamisesta. Sähköisissä palveluissa suostumuksiaan voi hallinnoida itse. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

15 Tietosuojaseloste 15 / Oikeus valittaa Tietojensa käsittelystä voi kysyvän asioinnin yhteydessä siltä henkilöltä ja siitä yksiköstä, jonka asiakkaana on. Myös rekisterin yhteyshenkilöiltä ja tietosuojavastaavalta saa tietoa omista oikeuksistaan ja niiden käyttämisestä. Tietojensa käsittelyyn tyytymättömän toivotaan ottavan yhteyttä ESSOTE:lle asian selvittämiseksi ja tilanteen korjaamiseksi. Yhteystiedot löytyvät tämän tietosuojaselosteen sivulta 1. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän epäilee, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta tai kansallisia tietosuojaa ohjaavia lakeja ja asetuksia. Valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat: Tietosuojavaltuutetun toimisto PL HELSINKI Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6 krs HELSINKI Puh tietosuoja@om.fi