TOIMINTAKERTOMUS 1999 & VUODEN 2000 TOIMINTAOHJELMA

Transkriptio

1 TOIMINTAKERTOMUS 1999 & VUODEN 2000 TOIMINTAOHJELMA FI

2 Runsaasti lisätietoja on saatavissa Internet-sivustoltamme ( Euroopan unionin toimielinten käännöskeskus

3 TOIMINTAKERTOMUS 1999 & VUODEN 2000 TOIMINTAOHJELMA

4 SISÄLLYS ESIPUHE B. McCluskey VUODEN 1999 TOIMINTAKERTOMUS LUKU 1 LUKU 2 LUKU 3 LUKU 4 LUKU 5 LIITTEET JOHDANTO HALLINTONEUVOSTO A. Tilinpäätös B. Yleiset toimintaohjeet C. Käännöskeskuksen toimipaikka D. Muut asiat: KÄÄNNÖSPALVELU JA TOIMIELINTEN VÄLINEN YHTEISTYÖ A.Käännöstoiminta B. Toimielinten välinen yhteistyö VOIMAVAROJEN JA VÄLINEIDEN HALLINTA A. Yleishallinto, talous ja henkilöstö B. Tietotekniikka C. Tiedotus- ja julkaisupolitiikka D. Ostoja ja sopimuksia käsittelevä neuvoa-antava komitea TALOUSHALLINNON ANALYYSI I Hallintoneuvoston jäsenluettelo II Käännöstilastot III Henkilöstön määrää kuvaava taulukko IV Organisaatiokaavio V Työsopimusten uusiminen, palkkaluokan muutokset/ylennykset vuonna 1999 VI Keskuksen tietotekninen rakenne VII Käännöskeskuksen tärkeimmät toimintaa kuvaavat luvut vuosina VIII Vuoden 1999 alustava tase ja tulostili 2

5 VUODEN 2000 TYÖOHJELMA LUKU 1 JOHDANTO LUKU 2 TAVOITTEET JA STRATEGIA A. Yhteistyökumppanuus ja toimielinten välinen yhteistyö B. Käännöstoiminta C. Henkilöstö ja hallinto D. Taloushallinto E. Tekniset voimavarat LUKU 3 KEHITYSNÄKYMÄT KESKIPITKÄLLÄ AIKAVÄLILLÄ LIITTEET: I II III IV V VI VII VIII Luettelo keskuksen yhteistyökumppaneista Käännösten sivumäärä vuosina Maksuosuudet euroina Tarjouspyynnöt vuotta 2000 varten Henkilöstösuunnitelma EU:n laajentumisen vaikutus kääntämiseen EU:n laajentumisen vaikutus käännettyjen sivujen määrään Käännöskeskuksen tärkeimmät toimintaa kuvaavat luvut vuosina

6 ESIPUHE Hallintoneuvoston puheenjohtaja B. McCluskey Vuonna 1999 käännöskeskuksen toiminta vakiintui. Työmäärä lisääntyi yli 12 prosenttia. Käännöskeskus uudisti sopimukset kaikkien asiakkaidensa kanssa ja turvasi näin perustan tulevaisuutta varten. Vuonna 1999 keskus käynnisti myös tehokkaan toimielinten välisen yhteistyön, johon sisältyy virastojen terminologinen hanke (IATE), ja se saavutti statuksen toimielinten tasolla. Keskuksella on tärkeä osa yleisten puitteiden luomisessa, joita EU:n toimielimet käyttävät freelance-sopimuksia varten. Tulevana vuonna käännettyjen sivujen määrä todennäköisesti kasvaa kohtuullisesti. Käännöskeskus valmistautuu parhaillaan EU:n laajentumiseen itään, ja joukko kääntäjiä opiskelee ehdokasmaiden kieliä. Toimielinten välinen web-sivusto on myös avattu antamaan tietoa laajentumisen aiheuttamista käännöstarpeista. Käännöskeskuksen ja toimielinten välinen toiminta on yleensä ottaen suuntautunut laajentumiseen, erityisesti terminologiaan ja ulkopuolella teetettävään käännöstyöhön. Käännöskeskuksen toimintatapoja tarkastetaan vuoden 2000 aikana perustamisasetuksen mukaisesti. Käännöskeskuksen henkilöstöä koskevaa toimitilaongelmaa ei valitettavasti saatu ratkaistuksi vuoden 1999 aikana. Nyt siitä on tullut ensisijainen kysymys käännöskeskuksen suhteissa Luxemburgin viranomaisiin. Käännöskeskus kuitenkin otaksuu kasvattavansa lähivuosina vakaasti toimintaansa ydinalueella (käännöstyöt EU:n erillisvirastoille ja toimistoille), mikäli sopivat tilat löydetään. Samanaikaisesti sillä on johtava asema kääntämisen alalla toimielinten välisessä yhteistyössä. 4

7 VUODEN 1999 TOIMINTAKERTOMUS Luku 1 Johdanto Vuosi 1999 merkitsi käännöskeskukselle toimintojen määrällistä vakiintumista. Käännettyjen sivujen määrä on yhteensä sivua. Se ei ole vain selvästi suurempi kuin edellisenä vuonna, mikä oli sivua ( sivun ja 12,5 % lisäys), vaan se on myös lähes yhtä suuri kuin korjaavassa lisätalousarviossa ennakoidut sivua. Ero on vain eli 0,6 % ennakoitua sivumäärää pienempi. Tehdyn työn määrä tarjoaa vankan ja riittävän perustan tulevaisuutta ajatellen, erityisesti jos analysoidaan yksityiskohtaisemmin seuraavia lukuja: Nimike Lisäys (%) Asiakirjasivuja Tavaramerkkisivuja Kaikki yhteensä (+ 41,3%) (+ 4,4%) (+ 12,5%) Edellä olevasta taulukosta ilmenee, että pääosa (lähes 3/4) sivun kokonaislisäyksestä edelliseen vuoteen verrattuna vastaa asiakirjojen käännöksiä, kun taas tavaramerkkien käännösten lisäys on vähäisempi. Tämä kehitys ei ole yllätys, sillä sisämarkkinoiden harmonisointivirasto Alicantessa ja käännöskeskus olivat ennakoineet sen, ja se tuo mukanaan tasapainoisemman kysynnän kuten seuraavassa taulukossa on esitetty. Nimike % asiakirjasivuja % tavaramerkkisivuja YHTEENSÄ 21,9 27,6 78,1 72,4 100,0 100,0 5

8 Myös muiden tietojen perusteella on nähtävissä, että käännöskeskus on tullut vakiintumisvaiheeseen. 1. Keskuksen tärkeimmältä asiakkaalta eli harmonisointivirastolta peräisin olevan toiminnan osuus on vähentynyt hieman, 81 %:sta 77 %:iin, kun taas harmonisointiviraston jälkeen viiteen tärkeimpään asiakkaaseen (Euroopan koulutussäätiö (ETF) Torinossa, Europol Haagissa, Euroopan ympäristökeskus (EEA) Kööpenhaminassa, Euroopan lääkearviointivirasto (EMEA) Lontoossa ja Euroopan työturvallisuus ja työterveysvirasto (AESS) Bilbaossa vuonna 1998 ja EEA, ETF; Euroopan elin- ja työolojen kehittämissäätiö (EFIL) Dublinissa, Europol ja EMEA vuonna 199) perustuva toiminta on kasvanut 11 %:sta 14 %:iin. 2. Kysynnän väheneminen tiettyjen asiakkaiden osalta luonnollisesti vaihtelee niiden omien toimintojen mukaisesti, mikä on ollut havaittavissa Euroopan tilintarkastustuomioistuimen, CEDEFOP:n ja Euroopan keskuspankin osalta. Tätä vähenemistä on korvannut muiden asiakkaiden kasvanut kysyntä (EFIL; EEA ja sisämarkkinoiden harmonisointiviraston valituslautakunnat). 3. Voidaan myös todeta suotuisaa kehitystä toimielinten välisen yhteistyön alalla erityisesti käännösten osalta. Lisäystä on havaittu Euroopan unionin neuvostolle ja Euroopan komissiolle (yhteiset ilmailumääräykset) käännettyjen sivujen määrissä sekä kehitystä myös muissa hankkeissa. Yksi hankkeista liittyy toimielinten välisen terminologiatietokannan perustamiseeni. Toimielinten välisessä yhteistyössä keskuksella on ollut edelleen tilaisuus auttaa tilapäisesti Euroopan parlamenttia ja Euroopan ensimmäisen asteen tuomioistuinta käännättämään tiettyjä kiireellisiä asiakirjoja, jotka liittyivät uuden Euroopan komission virkaan asettamiseen ja myös ensimmäisen asteen tuomioistuimen perustamisen kymmenvuotispäivään. Toiminnan määrässä havaittavissa oleva myönteinen kehitys on tehnyt mahdolliseksi saavuttaa yhtä suotuisia tuloksia laskutettujen käännösten kustannuksissa, jotka tällä hetkellä ja väliaikaisesti ovat 64 euroa sivua kohti siihen asti, kunnes Euroopan tilintarkastustuomioistuin on saattanut loppuun tarkastuksensa ja esittänyt raporttinsa. Nämä hyvät tulokset eivät olisi olleet mahdollisia ilman käännöskeskuksen henkilöstön innostuneisuutta ja sitoutumista. Se on osaltaan auttanut, huolimatta vaikeista työolosuhteista, jotka johtuvat niin nykyisten toimitilojen riittämättömyydestä kuin määräaikojen ja laatuvaatimusten luomasta paineesta, kompensoimaan toimintakustannusten lisääntymistä. 6

9 Lopuksi on muistettava, että ensimmäiset yhteistyösopimukset on allekirjoitettu vuonna 1996 Euroopan unionin erillisvirastojen kanssa kolmen vuoden ajaksi. Tämän vuoksi keskus on neuvotellut sopimusten uusimisesta seuraavien toimielinten ja virastojen kanssa: Virasto/toimielin Sopimuksen uusi päättymisajankohta AESS Bilbao EEA Kööpenhamina EUMC Wien ETF Torino EUROPOL Haag OCVV Angers OEDT Lissabon EKP Frankfurt EU:n neuvosto Bryssel Komissio (liikenteen PO) Komissio (käännöspalvelu Bryssel) Tavanomaisiksi luonnehdittavat neuvottelut, jotka käytiin uusien sopimusten sovittamiseksi hankitun kokemuksen, muutosprioriteettien ja asiakkaiden uusien toimintaohjelmien mukaisiksi, on päätetty menestyksekkäästi ja sopimukset on uusittu yhteisymmärryksessä osapuolten välillä. Keskus haluaa antaa tunnustuksensa kaikille virastoille ja toimielimille, jotka ovat antaneet sille luottamuksensa. 7

10 LUKU 2 HALLINTONEUVOSTO Keskuksen tärkein päättävä elin, hallintoneuvosto, koostuu kustakin keskuksen kumppanin (toimielimet ja elimet) edustajasta, yhdestä kunkin jäsenvaltion edustajasta ja kahdesta Euroopan komission edustajasta. Uuden yhteistyösopimuksen allekirjoittamisen vuoksi vuonna 1999 edustajien määrä kasvoi 31:een (jäsenluettelo on liitteessä I) Vuoden 1999 muutoksia luonnehtii mm. keskuksen puheenjohtajan vaihtuminen. Euroopan komission virkaatekevä johtaja Brian McCluskey on tullut Colette Fleshin tilalle, joka erosi tehtävästä sen vuoksi, että hänet valittiin Euroopan parlamentin jäseneksi. Hallintoneuvosto on kokoontunut kahteen otteeseen: 22. maaliskuuta (10. kokous) ja 1. lokakuuta 1999 (11. kokous). Yhteenveto tärkeimmistä keskusteluista ja päätöksistä esitetään seuraavassa. A. Tilinpäätös 1. Varainhoitovuoden 1997 tulos Euroopan tilintarkastustuomioistuimen 31. joulukuuta 1997 päättyvän varainhoitovuoden tekemän tilinpäätöksen tarkastus on julkaistu Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä n:o C 406, 28. joulukuuta Tilintarkastuskertomuksessa todetaan, että vuotuiset tilit "ovat luotettavat ja tilien perustana olevat toimet kaiken kaikkiaan lailliset ja asianmukaiset". Vastaavasti hallintoneuvosto on myöntänyt keskuksen johtajalle vastuuvapauden vuoden 1997 talousarvion täytäntöönpanosta ja pyytänyt häntä myös ryhtymään tarkoituksenmukaisiin toimiin kunkin erillisviraston tilien päättämiseksi ottaen huomioon todellisuudessa suoritetut työt ja sovitut hinnat. 2. Talousarvio a. Vuoden 1999 korjaava lisätalousarvio Kysynnän lisääntymisestä useista virastoista (OHMI, EEA, Europol ja OCVV) johtuva toiminnan määrän selvä lisääntyminen varainhoitovuoden aikana on edellyttänyt ennakoitujen tulojen ja menojen olennaista muuttamista vuonna Uudessa arviossa ( sivua) tulojen ja 8

11 menojen kokonaismäärä on euroa, joten lisäystä on 19 % alkuperäiseen talousarvioon ( euroa) verrattuna. b. Vuoden 2000 talousarvio Vuoden 2000 talousarvio, joka hyväksyttiin muutoksin, on hyväksytty seuraavasti: Menojen ja tulojen määrä Käännösten määrä Kustannukset sivua kohti Henkilöstö euroa sivua 76 euroa 144 toimihenkilöä 3. Tekninen työryhmä Keskuksen ja erillisvirastojen edustajista koostuva tekninen työryhmä on keskittänyt työnsä useisiin kohtiin. Sen puheenjohtaja Scürings (ETF) on esittänyt ehdotuksia, joiden tarkoitus täsmentää käännöstilausten määräajan käsitettä ja määritellä muiden kuin käännöstöiden arviointi- ja laskutustapa. Hallintoneuvosto on suhtautunut näihin ehdotuksiin myönteisesti kuten myös virastoissa tehdyn käännöstöiden laskutusjärjestelmää koskeneen selvityksen tulokseen. Hallintoneuvosto antaa lausunnon tästä aiheesta seuraavassa kokouksessa ja on pyytänyt, että johtaja tällä välin tekisi lisäselvityksen keskuksen asiakkaina olevissa toimielimissä. B. Yleiset toimintaohjeet 1. Vuoden 1998 toimintakertomus ja vuoden 1999 työohjelma Molemmat keskuksen johtajan esittelemät asiakirjat hyväksyttiin sen jälkeen, kun niistä oli keskusteltu. 2. Varainhoitoasetuksen muutos Varainhoitoasetuksen muutoksen tavoite on ensiksi ottaa huomioon talous- ja rahaliiton kolmannen vaiheen alkaminen ja toiseksi periaate, joka koskee edellisen varainhoitovuoden saldon siirtämistä seuraavan talousarvioon Euroopan tilintarkastustuomioistuimen huomautusten mukaisesti. 9

12 3. Tiettyjen töiden luottamuksellisuuden takaavat säännökset Työryhmän puheenjohtaja McCluskey on käännöskeskuksen perustamisasetuksen 17 artiklan 3 kohdan mukaisesti (asetus (EY) N:o 2965/94, 28. marraskuuta 1994) lähettänyt hyväksyttäväksi keskusta koskevan asetusluonnoksen Euroopan komissiolle ja ilmoittanut hallintoneuvostolle, että komissio on hyväksynyt tämän tekstin muutoksin. Vastaavasti hallintoneuvosto on lopullisesti hyväksynyt nämä säännökset, jotka on julkaistu Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä (EYVL N:o C 295, ). Hallintoneuvosto on ryhtynyt edellä esitetyn menettelyn kanssa samanaikaisesti tarvittaviin toimenpiteisiin, jotka koskevat täydentävien toimenpiteiden laatimista salaisiksi luokiteltujen tietojen siirtämisessä tietoliikenteen välityksellä. Asiantuntijaryhmän, jonka puheenjohtajana toimi käännöskeskuksen johtaja, tehtäväksi on annettu tämän asian syvempi selvittäminen. Ryhmä on jo esittänyt johtopäätöksensä. Hallintoneuvosto on hyväksynyt ehdotukset, joissa esitettiin erityisesti, että tehdään sarja testejä markkinoilla olevien eri siirtojärjestelmien tehokkuuden mittaamiseksi. Näiden testien tuloksista keskustellaan seuraavassa kokouksessa. 4. Hankintoja ja sopimuksia käsittelevää neuvoa-antavan komiteaa koskevan säännöstön muuttaminen. Hankintoja ja sopimuksia käsittelevän neuvoa-antavaa komiteaa koskevan säännöstön muuttamisen tarkoitus on muuttaa tämän komitean kokoonpanoa käännöskeskukseen perustetun uuden osaston huomioon ottamiseksi. C. Käännöskeskuksen toimipaikka Käännöskeskus on ollut vuoden 1997 huhtikuusta lähtien Nouvel Hémicycle -rakennuksessa. Sen jälkeen toiminta on lisääntynyt, mikä on kuvastunut henkilöstön määrän progressiivisena kasvuna. Ottaen huomioon lisätilojen puuttumisen, käännöskeskus joutuu toimiman tiloissa, jotka ovat liian ahtaat. Tilanteen korjaamiseksi keskuksen johto on tutkinut tiiviissä yhteistyössä Luxemburgin viranomaisten kanssa eri mahdollisuuksia lyhyellä ja keskipitkällä aikavälillä. Tässä vaiheessa ei ole voitu löytää mitään lopullista sijoittumismahdollisuutta. Luxemburgin suuriruhtinaskunnan edustaja on todennut viranomaisten edelleen tukevan asian edistämistä ja viitannut mahdollisuuteen, jonka mukaan käännöskeskus saa muutaman vuoden ajaksi käyttöönsä toisen rakennuksen. Hallintoneuvosto oli sitä mieltä, että tämä väliaikaisen mahdollisuuden hyväksyminen edellyttää lisää tietoja turvallisuudesta, teknisestä perusrakenteesta jne. Kokouksessa muistutettiin myös, että viraston asiakkaille on hyvin tärkeää, että keskus voi jatkuvasti työskennellä tehokkaasti, että sillä on riittävästi henkilöstöä ja että työolot ovat asianmukaiset. Lopuksi toivottiin, että asian käsittely etenee nopeasti ja suotuisasti. 10

13 D. Muut asiat: Hallintoneuvoston käsittelemien lukuisien asioiden joukosta voidaan mainita seuraavat: Päätökset: Työsopimusten uusiminen, henkilöstön ura-alueen muutokset/ylennykset Johtajan toimen palkkaluokan muutos Organisaatiokaavion muutos Henkilöstöä koskevat sisäiset säännöt (yleiset säännökset, arvioinnit, ylennykset, koulutus). Hyväksytty periaatteessa, mikäli henkilöstökomitea antaa niistä myönteisen lausunnon. Tiedotusasiat: Käännöskeskuksen petostentorjuntaa koskeva päätös Henkilöstöä koskevat tilastotiedot Automaattista kääntämisjärjestelmää (Systran) koskeva raportti Translator s Workbench -ohjelmaa koskeva raportti IATE-hanketta (Inter-Agency Terminology Exchange) koskeva tiedonanto 11

14 LUKU 3 KÄÄNNÖSPALVELU JA TOIMIELINTEN VÄLINEN YHTEISTYÖ A. Käännöstoiminta 1. Työn määrä a. Asiakirjakäännökset Työmäärässä ilmaistuna käännettyjen sivujen lukumäärässä on vuonna 1999 aikaisempiin vuosiin verrattuna edelleen lisäystä. Vuosi Sivuja yhteensä Sivuja % , , , ,5 Kaikkiaan sivua on käännätetty ulkopuolisilla kääntäjillä. Kyse on ulkopuolisista kääntäjistä, joiden kanssa käännöskeskus on tehnyt palvelusopimuksia. b. Yhteisön tavaramerkkien käännökset Yhteisön tavaramerkkikäännösten tilanne on yleisesti ottaen tyydyttävä, sillä vuoden 1999 alussa asetetut seuraavat tavoitteet on saavutettu: vuoden 1998 lopussa kertyneen viipeen korjaaminen (viive johtui sisämarkkinoiden harmonisointivirastolta saadusta huomattavasta tavaramerkkimäärästä - yli 500 sivun työmäärähuippuja useiden viikkojen aikana - ja puoliautomaattisen käännösjärjestelmän asentamisesta ja käyttöönotosta), tavaramerkkien yleisluonteiseen tarkastustyöhön liittyvän jakelujärjestelmän kehittäminen. Vuoden 1999 lopussa tämä viive oli saatu mahdollisimman pieneksi ja yhteisön tavaramerkkien tarkastustyö yhdennetty käännöskeskuksessa toimivien kääntäjien tavanomaiseen työmäärään. 12

15 Vuotta 1999 koskevia tärkeitä lukuja: Harmonisointivirastolta saatuja tavaramerkkejä Harmonisointivirastolta saatuja sivuja (1) Harmonisointivirastolle käännettyjä ja lähetettyjä tavaramerkkejä Harmonisointivirastolle käännettyjä ja lähetettyjä asiakirjasivuja (1) Ulkopuolisten käännöstoimistojen kanssa tehdyt sopimukset on myös uusittu kahta sopimusta lukuun ottamatta. Ensimmäistä ei uusittu toimitettujen palvelujen huonon laadun vuoksi ja toista sen vuoksi, että kyseinen käännöstoimisto ei halunnut allekirjoittaa työsopimuksen uusimista. Voidaan kuitenkin sanoa, että yleensä ulkopuolisten toimistojen käännösten laatu on tyydyttävä. c. Muut kuin käännöstyöt Keskus on jatkanut viime vuosina aloittamaansa työtä terminologisen tukijärjestelmän laatimiseksi, joka on suunnattu eri virastojen erityistehtävien mukaisesti. Tällä tavoin laaditut sanastot sallivat virastojen ja muiden elinten laajentaa ja organisoida omaa alaansa ja käyttää hyväksi terminologiaa, joka antaa mahdollisuuden laatia ja kääntää asiakirjoja johdonmukaisemmalla tavalla. 2. Strategia ja logistinen tuki a. Sisäinen organisaatio Vuoden 1999 aikana käännöskeskuksessa työskentelevien kääntäjien määrä on lisääntynyt 57:stä (1. Tammikuuta) 64:ään (31. Joulukuuta). Uusien henkilöstöhankintojen osalta on käännöskeskus julkaissut 5 työpaikkailmoitusta kielille DA, SV, NL, DE ja ES. Se on myös julkaissut nämä työpaikkailmoitukset asianomaisten jäsenvaltioiden suurimmissa päivälehdissä laajentaakseen mahdollisten hakijoiden valikoimaa. Kielten DE ja ES hakumenettely päättyy vuoden 2000 ensimmäisen vuosineljänneksen lopussa. Kielten DA, SV ja NL osalta on voitu laatia varallaololuettelot, joissa on vastaavasti 6, 8 ja 7 kääntäjää. Uudet kielet: Syyskuun lopusta alkaen englannin ja ranskan kieliryhmien kääntäjät osallistuvat kursseille, joilla on tarkoitus oppia EU:n jäsenehdokkaina olevien maiden kieliä (puola, unkari, tshekki, sloveeni ja viro). Käännöksiin näihin kieliin ja näistä kielistä on käännöskeskuksella on tällä hetkellä käytettävissään ulkopuolisia kääntäjiä. (1) Vastaavuus tavaramerkkeihin/standardisivuihin. 13

16 Se osallistuu samalla Euroopan komission kiinnostuksenilmaisupyynnön julkaisemiseen tällä alalla. Tämä auttaa syventämään jäsenvaltioehdokkaiden markkinoiden tuntemusta. Lisäksi todettakoon, että venäjän kielelle on käännetty sivua. Venäjän kielien osuus käännössopimuksista on 12:nneksi suurin (ks. liite II/8). Työn suunnittelun uusi organisaatio: Kesän aikana perustettiin uusi työn keskussuunnittelujaosto. Tämän uudelleenorganisoinnin vuoksi jaostoon kuuluvat kaikki henkilöt, joiden tehtävä on käsitellä käännettäviä asiakirjoja ja tavaramerkkejä (vastaanotto, jakelu, lähetys, käsittely TWB:n avulla). Jaostoon kuuluu 2 LA, 2 B ja 12 C ura-alueen henkilöä, joista kolmen tehtävä on käännösten ja välillä myös alkuperäisten asiakirjojen formatointi sekä vain paperimuodossa olevien asiakirjojen luku skannerilla ja julkaistavaksi tarkoitettujen tekstien asettelun tarkastus. b. Tekniset välineet Translator s Workbench -ohjelman (TWB) käyttö: Vuoden 1999 aikana TWB:tä on käytetty lisääntyvästi asiakirjojen käännöksissä, mikä sallii saavuttaa suuremman johdonmukaisuuden asiakirjakäännöksissä. On korostettava, että jopa Europolille tehdyissä käännöksissä voidaan tällä hetkellä hyödyntää tämän ohjelman etuja, sillä se on yhdennetty 11 tietokoneen suljettuun verkkoon. Tietokoneavusteinen kääntäminen: Koska tavaramerkkien käännösten automatisointiprosessi oli saatu nopeudeltaan vakiinnutettua vuoden 1998 lopussa automatisoinnista vastaavan jaoston aiempien vuosien ponnistelujen ansiosta, oli mahdollista siirtää vastuu tavaramerkkien käännösten päivittäisestä hallinnosta käännösosastolle. Siirtyminen käyttämään Word 97 ohjelmaa edellytti kuitenkin siirtymistä tietokoneavusteisen käännösohjelman uuteen versioon. Tämän välineen käyttöä laajennettiin sen jälkeen tavaramerkkien lisäksi myös muihin asiakirjoihin. Kyseinen jaosto on tehnyt kaikki tarvittavat logistiset valmistelut ja kääntäjille järjestettiin erityisiä koulutustilaisuuksia. Kesäkuusta 1999 lähtien noin kolmasosa asiakirjoista, jotka eivät ole tavaramerkkejä, on käännetty tietokoneavusteisilla välineillä, ja tämä prosessi oli riittävän hyvin viimeistelty, jotta päivittäiset toiminnat voitiin siirtää käännösosastolle. Eräs kääntämisen automatisoinnista vastaavan jaoston tavoitteista oli kehittää vaihtoehtoinen ratkaisu, joka on luotettavampi kuin tavaramerkkien käännöksiin käytetty tietokoneavusteinen käännösohjelma. Tavoitteen saavuttamiseksi määrityksistä sovittiin yhteistyössä tietotekniikkaosaston kanssa. Sen jälkeen esitettiin tarjouspyyntö, jotta löydettäisiin yhdennetty kääntämisen ja työnkulun järjestelmä tavaramerkkien käsittelemiseksi. Uutta järjestelmää koskevan työn tulisi alkaa tammikuussa

17 Terminologisen alan toimintoja kehitettiin koko vuoden 1999 aikana ja yli monikielistä termiä otettiin käännöskeskuksen tietokantaan. c. Laatu Laadun parantaminen: Käännöskeskus ei ainoastaan pyri noudattamaan erillisvirastojen, elinten ja toimielinten esittämiä määräaikoja vaan myös jatkuvasti parantamaan toimitettujen käännösten laatua. Kääntäjät ovat samoin kuin edellisten vuosien aikana osallistuneet toimielinten välillä järjestettyihin kielikursseihin samoin kuin muuhun jatkuvaan koulutukseen liittyvään toimintaan. Ottaen huomioon juridisten tekstien käännösten kysynnän lisääntyminen harmonisointivirastolta ja muilta virastoilta ja elimiltä on käännöskeskus pyrkinyt parantamaan pätevyyttään tällä alalla. Harmonisointiviraston kollegojen kanssa on myös järjestetty seminaari joulukuussa, joka osoittautui todella menestykseksi. Seminaari voidaan järjestää uudestaan vuoden 2000 aikana. Käännöspalvelujen lisäksi keskus on ehdottanut tarkastuspalveluja sellaisten alkuperäisten asiakirjojen osalta, joiden laatijan äidinkieli on muu kuin ko. asiakirjan kieli. Kuitenkin vain harvat elimet ovat käyttäneet tätä palvelua vuonna Uudelleenluokittelukomitea: Käännöskeskuksen äskettäin tekemissä ulkopuolisia käännöspalveluja koskevissa puitesopimuksissa säädetään, että alihankkijoiden alkuperäistä luokitusta arvioidaan uudelleen kunkin alihankkijan toimittamien töiden laadun perusteella. Tulee korostaa, että tämä sopimusosapuolten dynaaminen luokittelu on täysin uusi käsite. Uudelleenarvioinnista vastaa keskuksen erityisesti tätä varten perustama komitea, jonka nimi on uudelleenluokittelukomitea. Sitä ei tule sekoittaa toimielinten välisen ulkopuolisen käännösten laadun arviointikomitean (CIEQ) kanssa. Itse asiassa ensimmäisen tehtävä on arvioida, ovatko keskuksen uusien sopimusten mukaiset käännökset hyväksyttäviä vai ei. Toinen toimii toimielinten välillä ja sen tehtävä on arvioida komission, parlamentin ja keskuksen alihankintakäännöksiä, joiden laatu ei ole riittävä. Käännöskeskuksen uusissa sopimuksissa säädetään nimenomaan, että kaikki käännökset, jotka saavat arvosana +1 (erinomainen) tai -1 (heikko), käsitellään sisäisessä uudelleenluokituskomiteassa. Komitea koostuu alihankintakäännös- ja käännösten hallintajaoston sekä hallinto-osaston edustajista ja myös keskuksen CIEQ:n virallisesta edustajasta. Viimemainitulla on muun muassa yhteyshenkilön rooli alihankintakäännösjaoston ja työnsuunnittelun välillä kaikissa laatua koskevissa asioissa. 15

18 Komitea vahvistaa tai jättää vahvistamatta sisäisten tarkastajien tekemät tarkastukset ja muuttaa tarvittaessa alihankkijan luokitusta. Päätöksestä ilmoitetaan alihankkijalle. Komitea päättää myös, maksetaanko kiistetystä käännöksestä ja edellyttääkö sen sopimuksen muuttamista. Tarvittaessa komitea päättää, sovelletaanko sopimuksessa säädettyä taloudellista rankaisutoimenpidettä, jos määräaikaa ei ole noudatettu. Rankaisutoimenpiteen soveltaminen tai soveltamatta jättäminen vaatii perustelut (lääkärintodistus jne.). d. Selvitykset ja dokumentaatio Dokumentaatiopalvelun tehtäväksi on annettu asiakirjojen hallinnan perusrakenteen laatiminen kaikkien käännöskeskuksen kielten kääntämisen avuksi. Tämän tavoitteen saavuttamiseksi on perustettu kirjasto ja asiakirjavaranto, joka käsittää mikrofilmejä ( EYVLn sarjaa L ja C, komission asiakirjoja), asiakirjoja paperimuodossa (tietosanakirjoja, yleisiä, teknisiä ja tieteellisiä sanakirjoja yhteensä 2000 teosta), CD-ROM-levyjä (yksi työasema ja verkko), yhteisön eri tietokantojen (CdtVista, Celex, EUR-Lex, Eudor, TIS, jne.) käyttö ja pääsy Internetiin. Nämä hakutyökalut kehittyvät jatkuvasti ja kaikki kääntäjät käyttävät niitä yhä suuremmassa määrin. 3. Ulkopuolella teetettävä kääntäminen a. Strategia Käännöskeskus on teettänyt alihankintana noin 50 % käännösten koko määrästä. Ranska on pysynyt kysytyimpänä (17,2 %) kohdekielenä ja englanti vakiinnuttanut asemansa ensisijaisena (52,8 %) lähdekielenä. Jo alusta asti harjoittamansa politiikan mukaisesti käännöskeskus on halunnut kehittää rakentavaa ja valvottua vaihtoa sopimuspohjaisissa suhteissaan ulkopuolisiin kääntäjiin. Tehdäkseen strategiansa paremmin tunnetuksi alihankintakäännösten alalla käännöskeskus on osallistunut eri seminaareihin ja konferensseihin kuten kansainväliseen seminaariin Lontoossa maaliskuussa 1999, joka oli tarkoitettu kääntäjille, jotka ovat kiinnostuneita tekemään työtä Euroopan yhteisöille. Lisäksi se on osallistunut elokuussa Monsissa järjestettyyn kääntäjien maailmankongressiin. Käännöskeskus on myös järjestänyt 3. joulukuuta tiedotuspäivän, johon osallistui sen 250 yhteistyökumppania. Tiedotuspäivä on osoittautunut vaikutuksiltaan hyvin myönteiseksi. 16

19 b. Tarjouspyynnöt ja politiikka sopimusten myöntämisessä Vuoden 1999 aikana on järjestetty useita tarjouspyyntöjä puitesopimusten tekemiseksi ulkopuolisten kääntäjien kanssa, jotka kykenevät vastaamaan käännöskeskuksen erityisvaatimuksiin (erityisasiantuntemusta vaativat erikoisalat, nykyaikaisen käännösteknologian käyttö jne.) Yhteenveto tarjouspyynnöistä on seuraavassa: FL99001-MED lääketieteen alan tekstien kääntäminen englannista muille EU:n virallisille kielille (10 erää). Tästä tarjouspyynnöstä käännöskeskus on saanut yhteensä 115 hyväksyttävää tarjousta, joista suuri osa soveltuu useampaan kuin yhteen osaerään. Puitesopimuksia tehtiin ja allekirjoitettiin 38. FL99002-ENV ympäristön alan tekstien kääntäminen englannista muille EU:n virallisille kielille sekä myös islannin ja norjan kielelle (12 erää). Tästä tarjouspyynnöstä käännöskeskus on saanut yhteensä 131 hyväksyttävää tarjousta, joista suuri osa soveltuu useampaan kuin yhteen osaerään. Puitesopimuksia tehtiin ja allekirjoitettiin 37. FL99003-AIR ilmailualan tekstien kääntäminen englannista muille EU:n virallisille kielille. Tarjouspyyntö kattoi viisi ilmailun turvallisuuteen liittyvää eri alaa (10 erää, joista kukin kattoi 5 osaerää). Tästä tarjouspyynnöstä käännöskeskus on saanut yhteensä 263 hyväksyttävää tarjousta, joista suuri osa soveltuu useampaan kuin yhteen osaerään erän sisällä. Puitesopimuksia tehtiin ja allekirjoitettiin 65. FL99004-DA, FL99005-DE, FL99006-EL, FL99007-EN, FL99008-ES, FL99009-FI, FL FR, FL99011-IT, FL99012-NL, FL99013-PT, FL99014-SV sosiologian alan tekstien kääntämiseksi. Nämä viime vuoden 1999 syyskuun puolivälissä julkaistut tarjouspyynnöt ovat parhaillaan arvioitavina. Tehdyt sopimukset tulevat voimaan 1. maaliskuuta 2000 niiden kielten osalta, joiden määrä alihankintana käännettyjen sivujen avulla ilmaistuna vuosittain on suurin, nimittäin englanti, ranska ja saksa, 1. huhtikuuta 2000 muiden kielten osalta. Kaikkien näiden tarjouspyyntöjen osalta käännöskeskus on pyytänyt hyväksyttyjen tarjousten esittäjiä allekirjoittamaan uuden puitesopimuksen. Tämä sopimus liittyy suoraan yhteiseen puitesopimukseen, joka on laadittu alihankintakäännöksiä käsittelevässä alakomiteassa ja esitetty käännöksiä käsittelevälle toimielinten väliselle komitealle marraskuussa Se merkitsee ensisijaisen tärkeää kehitystä ulkopuolisten kääntäjien ja EU:n toimielinten ja elinten välisissä suhteissa. Sopimuksessa säädetään käännöskeskuksen tiukoista laatukriteereistä ja määrätään taloudellisista sanktioista, jos laatukriteerejä ei täytetä tai jos sovittua toimituksen määräaikaa ei noudateta. Vielä tärkeämpää ja myös aivan uutta on, että tarjouspyynnöissä määritellyt arviointikriteerit muodostavat sopimusosapuolten jatkuvan arvioinnin järjestelmän koko sopimuksen voimassaoloajan. Tämä periaate myötävaikuttaa sopimusosapuolten 17

20 luokitteluun, joka kuvaa tosiasiassa toimitettujen palvelujen laatua. Tämä on myös ensimmäinen kerta, kun käännöskeskus esittää neljä kertaa uusittavissa olevia 12 kuukauden sopimuksia suosimalla näin sopijaosapuolten laatuun perustuvaa hallintaa ja parempia takuita sopimusehtojen ja hinnan kilpailullisesta luonteesta. B. Toimielinten välinen yhteistyö 1. Toimielinten väliset suhteet Eräs toimielinten välisen yhteistyöjaoston tehtävistä on koordinoida käännöskeskuksen edustusta niin kääntämisen toimielinten välisessä komiteassa kuin eri alakomiteoissa kuten esim. ulkopuolisten käännösten alakomiteassa ja uusien työvälineiden alakomiteassa. Jaosto on myös toimivaltainen suhteissa EU:n toimielimiin ja elimiin, erityisesti budjettiviranomaiseen. Se pyrkii laajentamaan työsuhteiden alaa niihin EU:n elimiin ja toimielimiin, joiden kanssa työsuhdetta ei vielä ole solmittu. Vuoden 1999 toiminta suuntautui seuraaviin asioihin: osallistuminen ulkopuolisten käännösten alakomiteaan, yhteyksiä otettiin EU:n toimielimiin, jotta ne tutustutettaisiin käännöskeskuksen tavoitteisiin toimielinten välisessä yhteistyössä, Euroopan parlamentin kanssa tehtiin erityistä yhteistyötä: kuullessaan uusia komission jäseniä parlamentti tarvitsi käännöspalveluja vain muutaman päivän määräajassa, budjettiviranomainen on ilmaissut myönteisen kannan käännöskeskuksen rahoituksen lisäämiseen, jossa otetaan huomioon erottelu käännöstoimintaan ja toimielinten väliseen yhteistyöhön, komission toimivaltaisiin osastoihin on otettu yhteyttä samoin kuin myös Kosovon jälleenrakentamisviraston johtajaan tarkoituksena tarjota käännöskeskuksen palveluita, heti kun kyseinen virasto on toiminnassa, jaosto on osallistunut 3. joulukuuta 1999 pidetyn ulkopuoliselle kääntäjille tarkoitetun käännösseminaarin valmisteluun - tapahtuma oli myös televisiolähetyksen ja lehtiartikkelin aiheena. 18

21 2. Käännöksiä käsittelevä toimielinten välinen komitea Useat käännösosaston työntekijät osallistuvat käännöksiä käsittelevän toimielinten välisen komitean alakomiteoiden kuten EU:n laajentumista käsittelevän alakomitean ja tilastoja ja tuottavuutta käsittelevän alakomitean työhön. Ulkopuolisen käännösten jaosto on puolestaan edelleen osallistunut aktiivisesti ei ainoastaan ulkopuolisia käännöksiä käsittelevän alakomitean työhön, jonka tehtävä on laatia luonnos puitesopimukseksi, vaan myös toimielinten välisen alihankintakäännösten arviointia käsittelevän komitean työhön, jossa keskuksella on kaksi täysivaltaista jäsentä. Toimielinten välinen alihankintakäännösten arviointia käsittelevä komitean on vuonna 1999 käsitellyt yhteensä 296 asiakirjaa, josta käännöskeskus on antanut arvioitavaksi 53, komissio 218 ja parlamentti 25. Käännöskeskuksen asiakirjoista kiistetyimpiä olivat kielet DA, EN, IT ja NL. Tätä esimerkkiä voidaan käyttää täsmällisenä suuntautumiskriteerinä uusien ulkopuolisten kääntäjien valintaprosessissa. Ulkopuolisten kääntäjien dynaamisen luokittelumahdollisuuden vuoksi käännöskeskuksen uusissa sopimuksissa säädetyllä tavalla, mutta myös Euroopan parlamentin ja keskuksen yhteisen tarjouspyynnön pohjalta tehtävissä sopimuksissa olisi toivottavaa, että toimielinten välinen alihankintakäännösten arviointia käsittelevä komitea osallistuisi enemmän tähän menettelyyn. Terminologia: Yhtä ainoaa EU:n tietokantaa koskeva toteutettavuustutkimus, joka on käännöksiä käsittelevän toimielinten välisen komitean pyynnöstä annettu käännöskeskuksen tehtäväksi, saatettiin loppuun huhtikuussa Tämä tutkimus, joka luovutettiin käännöksiä käsittelevälle toimielinten väliselle komitealle sen toukokuun kokouksessa, osoitti, että yksi ja ainoa terminologian tietokanta on laadittavissa, ja sitä myös toivotaan. Heinäkuussa 1999 Euroopan komission yritystoiminnan pääosasto on esittänyt tarjouspyynnön käännöskeskuksen puolesta. Tarjoukset arvioitiin lokakuussa 1999 ja yksi sopimus myönnettiin. Tänä aikana EU:n käännöspalvelujen vastuuhenkilöt ovat olleet hyvin kiinnostuneita tästä aloitteesta. Tuolloin CIT päätti antaa käännöskeskuksen hankkeelle statuksen toimielinten tasolla. Sille annettiin vastuu IDA-ohjelman puitteissa ja tiiviissä yhteistyössä toimielinten käännöspalvelujen kanssa näiden Euroopan unionille ainutlaatuisten terminologisten tietokantojen kehittelyvaiheesta. 19

22 LUKU 4 VOIMAVAROJEN JA VÄLINEIDEN HALLINTA A. Yleishallinto, talous ja henkilöstö 1. Henkilöstö a. Henkilöstön määrää kuvaava taulukko Vuoden 1999 aikana henkilöstön määrä on kasvanut 104:stä 124 toimenhaltijaan. Se koostui 116 tilapäisestä ja 3 ylimääräisestä toimenhaltijasta, 3 asiantuntijasta ja 2 väliaikaisesta toimenhaltijasta. Jakauma ura-alueittain on esitetty yksityiskohtaisesti henkilöstön määrää kuvaavassa taulukossa (ks. liite III). b. Henkilöstöhallinto Vuoden 1988 lopussa perustettu henkilöstöjaosto oli nopeasti toimintavalmis ja on saavuttanut sille vuoden 1999 osalta asetetut kaksi tavoitetta: Koulutusta, arviointia ja ylennyksiä koskevien yleisten toimintaohjeiden laatiminen ja niiden esittäminen hallintoneuvostolle. Nämä ohjeet sisälsivät merkittäviä uudistuksia ja ehdotuksia. Ne on laadittu henkilöstösääntöjen säännösten yhteensovittamiseksi käännöskeskuksen tarpeiden, tehtävien ja erityispiirteiden kanssa ja yhteistyössä henkilöstökomitean kanssa. Useiden tehtävien hallinnosta vastasi vuoden alkuun saakka komission hallinnon pääosasto, mutta tällä hetkellä tämä pääosasto toimittaa keskukselle samoja palveluja kuin muille hajautetuille virastoille. Jaosto on hallinnoinut yhtätoista valintamenettelyä, mikä edustaa yhteensä 455 hakemuksen käsittelyä. Kyseessä oli kaksi ura-alueen A, neljä ura-alueen LA, neljä ura-alueen B ja yksi uraalueen C valintaa. Nämä valinnat ovat tehneet mahdolliseksi ottaa palvelukseen eri osastojen haluamien työprofiilien suhteen pätevimmät henkilöt. 20

23 Valinta Ura-alue Kieli Hakijoiden yhteismäärä Hakijoiden määrä Varallaololuettelossa Tietotekniikasta vastaava A7/A Hankkeen koordinaattori LA 7/LA Käännökset LA 7/LA 6 DA 23 6 Käännökset LA 7/LA 6 DE 112 Luetteloa laaditaan Käännökset LA 7/LA 6 NL Käännökset LA 7/LA 6 SV 66 7 Avustava tilinpitäjä B5/B Tietotekniikka LSA B5/B4 4 Luetteloa laaditaan Mikrotukihenkilö B5/B4 10 Luetteloa laaditaan Turvallisuusvastaava B3/B Tekninen tuki C5/C Hallintoneuvoston 1. lokakuuta 1999 periaatteessa hyväksymien ylennyksiä koskevien sääntöjen mukaisesti on ensimmäinen ylennysmenettely tapahtunut vuoden kahden viimeisen kuukauden aikana. Sen tuloksena oli 13 ylennystä kaikki ura-alueet mukaan lukien ja ylennyksillä oli todellinen vaikutus koko henkilökunnan motivaatioon. Ammatillisen koulutuksen suhteen on suoritettu huomattavia ponnisteluja käännöskeskuksen kaikilla toiminnan aloilla. Muiden toimielinten kanssa on järjestetty 37 kielikurssia, 16 tietotekniikan kurssia, 2 kirjaston toimintaan liittyvää koulutustapahtumaa, 2 terminologiakurssia, 2 talousarvion kirjanpitoon liittyvää kurssia ja 1 kurssi julkisten sopimusten tekemismenettelyistä. Henkilöstöhallinnossa on havaittavissa merkittävää kasvua, kun seuraavia lukuja tarkastellaan samanaikaisesti: Palvelusuhteen aloitukset 46 Tilapäisten toimenhaltijoiden sopimusten hallinto 66 Ylimääräisten toimenhaltijoiden sopimusten hallinto 40 Ulkopuolisen henkilöstön sopimusten hallinto 8 Työmatkat 150 Lomat, sairaslomat, ylityövapaat Palkat Koulutustilaisuudet 95 Vuosittaiset lääkärintarkastukset 80 Todistukset (sosiaaliturva, ALV, pätevyydet)

24 2. Yleishallinto a. Omaisuuden ja tilojen hallinta Yleishallinnon jaosto on vastannut Nouvel Hémicycle -rakennuksessa olevien toimistotilojen hoidosta, jotta näitä tiloja voitaisiin käyttää optimaalisesti ottaen huomioon, että käännöskeskus on käyttänyt loppuun tiloihin liittyvät mahdollisuutensa laajentua. Sekä toimielinten välillä että yksityisillä markkinoilla on tehty selvityksiä ja käyty neuvotteluja, jotta johdolle ja hallintoneuvostolle voitaisiin esittää väliaikaisia ratkaisuja nykyisen kriittisen toimitilaongelman parantamiseksi. Voidaan myös todeta, että käyttöön on otettu inventaarion hallinnan ELS-ohjelma, jonka tietokantaan on tallennettu käännöskeskuksen irtaimisto ja omaisuus. Lopuksi on korostettava talousarvion II osastoon myönnettyjen määrärahojen käyttöasteen lisääntymistä. b. Oikeudelliset asiat Pääasiallinen toiminta: Osallistuminen ja juridinen apu ulkopuolisten käännösten tarjouksia käsittelevien valintalautakuntien työskentelyyn, jossa tarjoukset liittyvät toisaalta ulkopuolisiin käännöksiin lääketieteen, ympäristön, ilmailun ja yleisillä aloilla sekä toisaalta yhteisön tavaramerkkien kääntämiseen ja työn kulun hallintaa koskevan yhdennetyn järjestelmän hankkimiseen sekä tietotekniikkaosaston hanketta koskevan neuvottelumenettelyn aloittamiseen. Euroopan oikeusasiamiehen vaatimuksesta on analysoitu ja ehdotettu johdolle päätöstä, jossa hyväksyttäisiin sellainen hyvän hallintomenettelyn säännöstö, joka ohjaa käännöskeskuksen henkilöstön suhteita yleisöön. Hallintoneuvostolle on ehdotettu hyväksyttäväksi päätös, joka koskee petosten torjuntaan liittyvien tutkimusten ehtoja ja tapoja. Lisäksi on laadittu käännöskeskuksen varainhoitoasetuksen uudistamista koskeva ehdotus, jonka hallintoneuvosto on hyväksynyt 1. lokakuuta 1999 ja jonka tarkoitus on sovittaa varainhoitoasetus euro-valuutan mukaiseksi ja liittää siihen varainhoitovuoden saldon seuraavalle varainhoitovuodelle siirtämistä koskeva periaate. Taloushallinnosta vastaavien, tulojen ja menojen hyväksyjän ja tilinpitäjän valtuuskunnat ja niiden varahenkilöt on organisoitu. Oikeudellista apua on annettu henkilöstöön, henkilöstösäännön soveltamiseen ja sopimuksiin liittyvissä riita-asioissa. 3. Raha-asiat ja talousarvio Vuonna 1999 talousjaoston päätavoite oli asentaa ja ottaa käyttöön talousarvion kirjanpidon järjestelmä S12, jonka käyttö aloitettiin vuoden ensimmäisen neljänneksen aikana ja jota on kehitetty koko varainhoitovuoden aikana yhteistyössä tietotekniikkaosaston ja varainhoidon 22

25 valvojan kanssa. Kaikki talousarvioon liittyvät operaatiot, tulot ja maksatukset on hoidettu tämän järjestelmän avulla pitämällä samanaikaisesti turvallisuussyistä yllä Exel-ohjelman avulla aikaisempaa talousarvion kirjanpidon järjestelmää. Kaksi koulutustilaisuutta on järjestetty järjestelmän käyttäjien profiilin mukaisesti. Kolmannen vuosineljänneksen aikana on otettu käyttöön järjestelmä käännöskeskuksen muilla osastoilla, jotta niillä olisi hallussaan niiden toimivaltaan liittyvä kaikki taloudellinen tieto. Talousarvioon liittyvien eri hankkeiden osalta voidaan korostaa, että budjettikohdittain esitetyissä yksityiskohtaisissa lomakkeissa esitetyt tiedot ovat laadultaan parempia, ja että hallintoneuvostolle on esitetty käteisvaroja koskevia ennakkoarvioita. Suhteet varainhoidon valvojaan ovat kehittyneet yhteistyöhengessä, ja voidaan todeta, että palautettujen hakemusten määrä on selvästi vähentynyt. Käännöskeskus on parantanut erillisvirastojen, toimielimien ja asiakkaina olevien elinten laskutusta tositteiden että veloitusilmoitusten sisältämien tietojen osalta. Vuoden aikana on otettu käyttöön laskujen määräpäivien tehokkaampi tarkastusjärjestelmä, ja sen tuloksena perimisten viipeet ovat yleensä vähentyneet. Jaosto on esittänyt analyyttistä kirjanpitoa koskevia eri hankkeita. Tältä perustalta on hyväksytty metodologiaa koskeva hanke, joka otetaan käyttöön vuoden 2000 alusta lähtien. B. Tietotekniikka 1. Ympäristö Käännöskeskuksen tietotekniikkaympäristö perustuu Windows NT -palvelimeen ja Windows NT -työasemiin, jotka ovat yhteydessä keskenään paikallisverkon välityksellä. Kaikilla käännöskeskuksen työntekijöillä on käytössään henkilökohtainen tietokone. Kunkin työaseman peruskokoonpano on Windows NT, Microsoft Office, Lotus Notes, Internet-selaimet ja virusten torjuntaohjelmat. Muita tuotteita on asennettu erityiskäyttöä varten. Näitä ovat esim. käännösprosessissa avustavat ohjelmat, Oracle-ohjelma, jonka avulla on pääsy tietokantoihin, jne. Kaikilla käyttäjillä on sähköposti ja pääsy Internetiin. Käännöskeskuksella on käytössään kaksi Windows NT -alaa (ks. liite VI), jotka ovat kehittyneet vuoden 1999 aikana. Ensimmäisellä annetaan käyttöön yleinen ympäristö kaikkia tavanomaisia töitä ja käännöksiä varten. Se sisältää tietyn määrän palvelimia, jotka sallivat käyttää Lotus Notes 23

26 -ohjelmaa, Oracle-tietokantaa ja palvelimia, jotka käsittelevät yhdessä tiedostoja ja tulostusta. Lotus Notes MTA -ohjelmalla toimitetaan sähköpostipalvelut tähän ympäristöön. Toinen ala liittyy Europolin vaatimuksesta suoritettuihin töihin ja pääsyyn käyttämään Microsoft Exchange -ohjelmaa sähköpostia varten. Tämä ala on varustettu erityisin Europolin edellyttämin turvallisuustoimin. 2. Tietotekniikan käyttö ja kehittäminen Keskuksen tietotekninen ympäristö on jatkuvasti laajentunut vuoden 1999 aikana. Uusia henkilöitä on otettu palvelukseen ja verkkoa on laajennuttu uusilla tietokoneilla ja tulostimilla. Windows NT -palvelimia on asennettu 2 lisää, jotta voitaisiin vastata tietojen varastoinnin kasvaviin vaatimuksiin, jotka liittyvät käännösprosessiin ja tietokantojen uuteen hallintajärjestelmään. IDA-ohjelmasta (Interchange of Data between Administrations) rahoitetussa FLOSYS-hankkeessa Lotus Notes -ohjelman käyttöä laajennettiin ja asennettiin "palomuuri" tietojen luvattoman käytön estämiseksi. Fulcrum Search Server -ohjelmaa käyttävä asiakirjojen hallintajärjestelmä on asennettu ja uusi Lotus Notes -ohjelmaa Internet-käyttöliittymässä hyödyntävä työnkulun järjestelmä käännöksiä varten, sähköposti ja asiakirjojen hallintajärjestelmä otetaan pian tuotantokäyttöön. Euroopan komission kaksi tietokantojen hallintajärjestelmää on asennettu: S12 talousarvion kirjanpitoa ja ELS inventaaria varten. On myös laadittu julkinen Internet-sivusto (perustuu Lotus Notes -ohjelmaan), jotta voitaisiin jakaa käännöskeskusta ja sen toimintaa koskevaa yleistä tietoa. Sähköposti X400:sta asteittain tapahtuneen luopumisen jälkeen on käännöskeskus on lakannut kokonaan käyttämästä tätä protokollaa, ja tukee yksinomaan SMTP-protokollaa Lotus Notes MTA:n pohjalta. (Toinen ala, joka käyttää Microsoft Excange -ohjelmaa, perustuu edelleen X400:aan.) Käännöskeskus on tutkinut hallintoneuvoston pyynnöstä luottamuksellisten asiakirjojen vaihtoa sähköpostilla keskuksen ja sen kumppanien välillä. Tiettyjä erillisvirastoja ja jäsenvaltioita edustavassa luottamuksellisuus- ja turvallisuusasioiden asiantuntijoiden ryhmässä käytyjen keskustelujen jälkeen on perustettu SECLEG-niminen hanke (koehankkeet oikeus- ja turvallisuusasioissa), jotta voitaisiin tutkia erilaisia tarpeita ja esittää teknisiä ratkaisuja. Tämän hankkeen tutkimusosa on saatettu loppuun. 24

27 Tietoteknisen osaston henkilöstön määrän kasvaminen 8:sta 10 henkilöön tekee mahdolliseksi vahvistaa mikrotukena työskentelevää henkilöstöä, jonka tehtävänä on erityisesti välineiden ja ohjelmien asennus käyttäjien auttaminen suoraan välineisiin, ohjelmiin, tietoliikenteeseen ja perusrakenteeseen liittyvissä ongelmissa käyttäjien käännöskeskuksen käyttämiä ohjelmia koskeva sisäinen koulutus kaikkien tietoteknisten välineiden ja ohjelmien hallinta, esim. palvelinten tiedostojen varakopiot, ilmoittaminen vioista toimittajille. Lisäksi mikrotuen kokemus on käytettävissä asiakirjojen kehittyneeseen formatointiin ja tiedostojen muuntamiseen käännöskeskuksen saamien asiakirjojen erilaisia formaatteja varten. C. Tiedotus- ja julkaisupolitiikka Vuonna 1999 käännöskeskus on noudattanut tiedotuspolitiikkaansa, joka ilmenee kaikkina julkaisuina, joista on luettelo jäljempänä. Vuotta 1999 on myös luonnehtinut kehitys kahdessa hankkeessa, joiden tavoite on ollut vahvistaa käännöskeskuksen viestintää. Ensimmäinen liittyy visuaalisen identiteetin luomiseen eli käännöskeskuksen logoon ja toinen julkisen Internet-sivuston laatimiseen, joka täydentää keskuksen painettuja julkaisuja koskevaa ohjelmaa. 1. Julkaisuluettelo Otsikko Julkaisutiheys Kielet Vuoden 1998 toimintakertomus ja v:n 1999 työohjelma Vuosittain EU:n yksitoista kieltä Tiedotuslehti (nrot 14, 15, 16 ja 17) Neljännesvuosittain DE, EN ja FR Ulkoisiin käännöksiin liittyvä tiedotuslehti Puolivuosittain EN Vuoden 1999 lopullinen talousarvio EYVL, EU:n yksitoista kieltä Tiettyjen töiden luottamuksell. turvaavat säännökset EYVL, EU:n yksitoista kieltä 2. Käännöskeskuksen logo Logon laatiminen liittyy kehitysprosessiin, johon käännöskeskus on sitoutunut perustamisestaan lähtien vuonna 1994, ja jonka tarkoitus on tehdä entistä paremmin tunnetuksi sen erityislaatu Euroopan unionin erikoistuneena virastona. Tämän uuden visuaalisen identiteettinsä avulla keskus haluaa korostaa kääntämisen avainroolia ja toimintaansa unionin perustana olevan monikielisyyden palveluksessa. Logo merkitsee myös käännöskeskuksen ankkuroitumista Euroopassa ja Euroopan palvelukseen. Logon suunnittelusta vastasi sisäinen työryhmä ja sen laatiminen saatettiin loppuun yhteistyössä graafisen alan studion kanssa. Logon käyttöönoton helpottamiseksi ja sen antaman viestin johdonmukaisuuden varmistamiseksi on laadittu opas ja graafinen kortti, jotka on jaettu koko henkilöstölle. 25

28 3. Käännöskeskuksen Internet-sivusto Levittääkseen tietoa mahdollisimman laajasti käännöskeskus on vuoden 1999 lopussa avannut julkisen Internet-sivuston: Tämä lisää käännöskeskuksen tiedotuspolitiikkaan uuden ulottuvuuden ja sallii siirtää suoraan käyttäjille ajan tasalle saatettuja, käytettävissä olevia ja täydellisiä tietoja. Käännöskeskuksen perustamista ja tehtävää koskevien tietojen lisäksi sivustolla annetaan tarkkoja tietoja keskuksen toimintatavasta, rakenteesta ja henkilöstöstä. Näitä tietoja täydennetään asiakirjoilla, jotka käsittävät asetuksiin liittyviä tekstejä ja julkaisuja. Sellaisia ovat perustamisasetus, käännöskeskuksen asiakirjoihin pääsyä koskevat säännöt, toimintakertomus, työohjelma, tiedotuslehti, jne. On huomattava, että suurin osa näistä asiakirjoista on esitetty omalle tietokoneelle siirrettävissä olevien tiedostojen muodossa. Lopuksi käyttäjä löytää sivustolta kaikki tarjouspyyntöjä ja työpaikkoja koskevat ajankohtaiset tiedot. D. Hankintoja ja sopimuksia käsittelevä neuvoa-antava komitea (HSNK) Käännöskeskuksen hankintoja ja sopimuksia käsittelevä neuvoa-antava komitea kutsuttiin vuoden 1999 aikana koolle 6 kertaa. Komitea antoi 4 kirjalliseen menettelyyn perustuvaa lausuntoa ja 8 myönteistä lausuntoa. 1. Kokoonpano HSNK:n perustamista koskevan säännösten muuttamisen (hallintoneuvoston päätös 1. lokakuuta 1999) jälkeen, jonka tarkoitus oli ottaa huomioon käännöskeskuksen uusi rakenne, HSNK:n jäsenenä on tästä lähtien toimielinten välisen yhteistyön osaston edustaja. HSNK:n jäseniä ovat: Henkilö Osasto Varajäsen Isidoro Rodriguez pj. Hallinto-, talous- ja henkilöstöosasto M.-A. Fernandez Käännösosasto M. P. Elorza Andreas Pott Toimielinten välinen yhteistyöosasto R. West F. Nicolas Talousjaosto L. Hoffmann N. Lamboray Hallintojaosto/oikeuskysymykset E. Hentgen tarkkailija Komission varainhoidon valvoja M. Algeri HSNK:n sihteerinä toimii Y. Cheikh. 26

29 2. Komitean tehtävät Kuten aikaisempina vuosina on HSNK pitänyt parempana sen sijaan, että antaisi lausuntoja menettelyn lopussa, seurata hakemusten kaikkia vaiheita niiden laatimisesta sopimusten tekemiseen saakka. Vuoropuhelun etusijalle asettaen HSNK on antanut eri osastoille menettelyjä ja sopimuksia koskevia neuvoja. Tästä voidaan esim. mainita seuraavat: muuttuvan luokittelujärjestelmän käyttöön ottaminen, joka sallii käännösten alihankinnan sopijaosapuolten alkuperäisen luokituksen muuttamisen toimitettujen palveluiden määräajoin tehtävän arvioinnin perusteella - myös muut toimielimet ovat olleet kiinnostuneita tästä järjestelmästä, sellainen suosituksia sisältävä tarjousten arviointijärjestelmä, jonka tarkoitus on avoimuuden lisääminen ja hinta/laatusuhteen selventäminen ilmoittamalla kunkin sopimuksen myöntämiskriteerin suhteellinen pistemäärä, erityisesti pankkitietoihin liittyviä sopimusehtoja koskevat selvitykset ja ehdotukset, suositus direktiivin 93/36/ETY 6 artiklan mukaisesti ilmoittaa automaattisesti tehtäviä käännöstöitä ja työn kulkua yhteisön tavaramerkkien kääntämisessä koskevien sopimukseen johtamattomien tarjousten tulokset ja suositus käyttää neuvottelumenettelyä. 3. Luettelo tutkituista hakemuksista EMEA:n ja EEA:n alihankintana tehtäviä käännöksiä koskevat tarjouspyynnöt (myönteinen lausunto n:o 1 sopimusluonnoksesta ja maksulaskelmasta) Yhteisön tavaramerkkien kääntämistä koskevien sopimusten jatkaminen (myönteinen lausunto n:o 2 kirjallista menettelyä käyttäen) HSNK:n vuoden 1998 toimintakertomuksen luonnos (myönteinen lausunto n:o 3 kirjallista menettelyä käyttäen) Tarjouspyyntö alihankintana tehtävistä käännöksistä ympäristön alalla (myönteinen lausunto n:o 4) Tarjouspyyntö alihankintana tehtävistä käännöksistä lääketieteen alalla (myönteinen lausunto n:o 5) Tarjouspyyntö alihankintana tehtävistä käännöksistä ilmailun alalla (myönteinen lausunto n:o 6) Tietoteknisiä palveluja koskeva tarjouspyyntö (myönteinen lausunto n:o 7 kirjallista menettelyä käyttäen) Yhteisön tavaramerkkien kääntämistä ja työn kulun hallintaa koskevan yhdennetyn järjestelmän toimittamista koskeva tarjouspyyntö (myönteinen lausunto n:o 8 kirjallista menettelyä käyttäen). 27

30 LUKU 5 TALOUSHALLINNON ANALYYSI Varsinaisen käännöstyön määrä on noussut sivuun, joka on hyvin lähellä alunperin ennakoitua sivun määrää. Virastoilta on laskutettu sivua. Käännöstöistä laskutettu kokonaismäärä on ,73 euroa ja toimielinten väliseen yhteistyöhön liittyvästä toiminnasta laskutettu kokonaismäärä on euroa (98,2 % toteutunut talousarvioennusteisiin nähden). Keskimääräiset kustannukset sivulta ovat 64 euroa eli niissä on 13,5 % prosentin vähennys verrattuna vuoden 1999 lopullisen talousarvion hyväksymisajankohdan ennusteeseen, joka oli 74 euroa sivulta. Ero johtuu osittain siitä, että käännöskeskus ei ole voinut täyttää kaikkia henkilöstön määrää kuvaavan taulukon toimia toimistotilan puutteen vuoksi, ja osittain siitä, että käännöskeskus on parantanut kustannustehokkuuttaan hyvin merkittävästi varainhoitosääntöjensä 2 artiklassa esitetyn moitteettoman varainhoidon periaatteen mukaisesti. Tulot KUVAUS EUROA PROSENTTIA Varainhoitovuoden ennakkoarvio Todetut saatavat Perityt määrät Summat, joita ei ole vielä peritty Vuoden 1999 lopullisessa talousarviossa niiden virastojen, joille käännöskeskus toimittaa palvelujaan, maksujen määräksi arvioitiin euroa. Todettujen saatavien määrä on euroa, joka on 98,2 % ennakoidusta. Vuoden lopussa perittävä määrä on euroa ja virastoilta saadut ennakot euroa. Vuonna 1999 käännöskeskus on saanut kaikki edelliseltä varainhoitovuodelta siirretyt saatavat, joiden määrä oli euroa. 28