KOTISEUTUYHDISTYKSEN MALLISÄÄNNÖT Kaksi kokousta (Kommentit ja sovellutusohjeet lopussa)... :n säännöt 1. Yhdistyksen nimi ja kotipaikka Yhdistyksen nimi on... ry. sen kotipaikka on...n kunta ja toimialue on... 2. Yhdistyksen tarkoituksena on - kotiseudun kaikinpuolinen kehittäminen paikallisten erityispiirteiden pohjalta, - elinympäristön laadun parantaminen ja ihmisten viihtyvyyden lisääminen, - kotiseututietouden lisääminen, kotiseutuhengen ylläpitäminen ja omatoimisuuden voimistaminen sekä - kotiseudun kulttuurien vaaliminen ja edistäminen. Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys - toimii alueensa etujärjestönä, on yhteistyössä kunnallishallinnon kanssa ja vaikuttaa päätöksentekoon, - tekee aloitteita ja esityksiä sekä antaa lausuntoja viranomaisille, - toimii alueensa asukkaiden ja yhteisöjen yhdyssiteenä, - seuraa kotiseudun aineellista ja henkistä kehitystä sekä tekee siihen liittyviä selvityksiä ja tutkimuksia, - harjoittaa kotiseututietoutta lisäävää julkaisu- ja kustannustoimintaa, - edistää perinteiden, historian ja nykypäivän tallentamista sekä luonnon- ja kulttuuriympäristön vaalimista, - harjoittaa museotoimintaa ja tukee paikallista kotiseutuarkistoa, - ylläpitää paikalliselle kotiseututoiminnalle tarpeellisia tiloja, - järjestää kokouksia, kotiseutupäiviä ja muita kulttuuritilaisuuksia, näyttelyjä, talkoita sekä kulttuurimatkoja ja opintoretkiä, - järjestää koulutusta sekä tiedottaa aluettaan ja omaa toimintaansa koskevista asioista, - toimii yhteistyössä Suomen Kotiseutuliiton, maakunnan liiton ja kotiseututyön aluejärjestön kanssa. Yhdistyksellä on oikeus toimintansa tukemiseksi ottaa vastaan avustuksia ja lahjoituksia, omistaa ja hallita toimintaansa varten tarpeellista kiinteää omaisuutta, harjoittaa tarkoituksensa toteuttamiseksi pienimuotoista muistoesineitten myyntitoimintaa sekä kustannustoimintaa sekä asianmukaisella luvalla järjestää arpajaisia ja rahankeräyksiä. 1
3. Jäsenet Yhdistyksen jäseneksi voi liittyä jokainen, joka hyväksyy yhdistyksen tarkoituksen ja säännöt. Jäsenet hyväksyy hakemuksesta yhdistyksen hallitus. Yhdistyksen jäseniä ovat 1. varsinaiset jäsenet, 2. kannattajajäsenet, ja 3. kunniajäsenet. Varsinaisia jäseniä voivat olla 15 vuotta täyttäneet henkilöt, kannattajajäseniä oikeuskelpoiset yhteisöt. Kannattajajäsenillä ei ole äänioikeutta yhdistyksen kokouksissa. Varsinaiset jäsenet ja kannattajajäsenet hyväksyy johtokunta, kunniajäsenet kutsuu johtokunnan esityksestä yhdistyksen kokous. Kunniajäseneksi voidaan kutsua yhdistyksen toimintaan erityisen ansiokkaasti osallistuneita tai sen tavoitteita merkittävällä tavalla tukeneita henkilöitä. Varsinaiset jäsenet ja kannattajajäsenet maksavat liittymismaksun sekä vuosittain vuosikokouksen erikseen kummallekin jäsenryhmälle määräämän jäsenmaksun. Kunniajäsenellä ei ole jäsenmaksuvelvoitetta. Jäsenyys lasketaan alkavaksi siitä ajankohdasta, jolloin jäsenyys on hyväksytty. Saavutetut jäsenoikeudet säilyvät. 4. Jäsenen eroaminen ja erottaminen Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla erosta yhdistyksen kokouksessa merkittäväksi pöytäkirjaan. Hallitus voi erottaa jäsenen, jos jäsen on jättänyt erääntyneen jäsenmaksunsa maksamatta tai muuten jättänyt täyttämättä ne velvoitukset, joihin hän on yhdistykseen liittymällä sitoutunut tai on menettelyllään yhdistyksessä tai sen ulkopuolella huomattavasti vahingoittanut yhdistystä tai ei enää täytä laissa taikka yhdistyksen säännöissä mainittuja jäsenyyden ehtoja. 5. Liittymis- ja jäsenmaksu Jäseniltä perittävän liittymismaksun ja vuotuisten jäsenmaksujen suuruudesta päättää syyskokous. 6. Hallitus Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu syyskokouksessa valitut puheenjohtaja ja xx muuta varsinaista jäsentä sekä yy varajäsentä. Hallituksen toimikausi on kalenterivuosi. Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan sekä ottaa keskuudestaan tai ulkopuoleltaan sihteerin, rahastonhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt. Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii. Hallitus on päätösvaltainen kun vähintään puolet jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan luettuna on läsnä. Hallituksen kokoukseen voidaan osallistua hallituksen niin päättäessä myös postitse taikka tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla kokouksen aikana tai ennen kokousta. Äänestykset ratkaistaan ehdottomalla ääntenenemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa. 2
7. Yhdistyksen nimen kirjoittaminen Yhdistyksen nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja sihteeri tai rahastonhoitaja, kaksi yhdessä. Hallitus voi määrätä muun henkilön yksin kirjoittamaan yhdistyksen nimen. 8. Tilikausi ja tilintarkastus Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi. Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomus on annettava toiminnantarkastajille viimeistään kuukautta ennen kevätkokousta. Toiminnantarkastajien tulee antaa kirjallinen lausunto viimeistään kaksi viikkoa ennen kevätkokousta hallitukselle. 9. Yhdistyksen kokoukset Yhdistyksen kokoukseen voidaan osallistua hallituksen tai yhdistyksen kokouksen niin päättäessä myös postitse taikka tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla kokouksen aikana tai ennen kokousta. Yhdistyksen kevätkokous pidetään tammi-toukokuussa ja syyskokous syys-joulukuussa hallituksen määräämänä päivänä. Ylimääräinen kokous pidetään, kun yhdistyksen kokous niin päättää tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään kymmenesosa (1/10) yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii. Kokous on pidettävä kolmenkymmenen vuorokauden kuluessa siitä, kun vaatimus sen pitämisestä on esitetty hallitukselle. Yhdistyksen kokouksissa on jokaisella varsinaisella jäsenellä ja kunniajäsenellä yksi ääni. Kannattajajäsenillä on kokouksessa läsnäolo- ja puheoikeus. Yhdistyksen kokouksen päätökseksi tulee, ellei säännöissä ole toisin määrätty, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa. 10. Yhdistyksen kokousten koollekutsuminen Hallituksen on kutsuttava yhdistyksen kokoukset koolle vähintään seitsemän vuorokautta ennen kokousta jäsenille postitetuilla kirjeillä, sähköpostilla tai yhdistyksen kotipaikkakunnalla ilmestyvässä sanomalehdessä. 11. Varsinaiset kokoukset Yhdistyksen kevätkokouksessa käsitellään seuraavat asiat: 1. kokouksen avaus 2. valitaan kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri sekä kaksi pöytäkirjantarkistajaa, sekä tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa 3. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 4. hyväksytään kokouksen työjärjestys 5. Esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja toiminnantarkastajien lausunto 6. päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta sekä vastuuvapauden myöntämisestä hallituksell ja muille vastuuvelvollisille 7 käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat. 3
Yhdistyksen syyskokouksessa käsitellään seuraavat asiat: 1. kokouksen avaus 2. valitaan kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri sekä kaksi pöytäkirjantarkistajaa ja tarvittaessa ksksi ääntenlaskijaa 3. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 4. hyväksytään kokoukselle työjärjestys 5. vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksujen suuruus seuraavalle kalenterivuodelle 6. valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet 7. valitaan yksi tai kaksi toiminnantarkastajaa ja varatoiminnantarkastajaa taikka yksi tai kaksi tilintarkastajaa ja varatilintarkastajaa 8 käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat. Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen kevät- tai syyskokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin, että,asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun. 12 Sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen Päätös sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtävä yhdistyksen kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta. Yhdistyksen purkautuessa käytetään yhdistyksen varat yhdistyksen tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla. Yhdistyksen tullessa lakkautetuksi käytetään sen varata samaan tarkoitukseen. Kommentit ja sovellusohjeet Yhden kokouksen ja kahden kokouksen mallisäännöt ovat hieman toisistaan poikkeavat. Yhden kokouksen sääntöihin on sisällytetty mahdollisuus hallituksen rotatioon siis määräaikaisuuteen ja erovuorojärjestelmään. Asiasta päätettäessä on harkittava, kumpi järjestelmä on parempi ja muokata sääntöjä sen mukaan. 1. Yhdistyksen nimi (ei mielellään henkilönnimi paitsi sukuseuroilla). Sen sijaan paikkakunnan nimi olisi hyvä olla esillä. Yhdistyksen kotipaikka on se kunta, jossa yhdistyksen osoite on. Yhdistyksen kotipaikka on kuntakohtainen ja kuntaliitoksessa se muuttuu automaattisesti uudeksi kunnaksi. Siis esim. Töysä-seuran kotipaikka on 1.1.2013 Alavuden kaupunki, kun kuntaliitos tapahtuu. Yhdistysrekisteri muuttaa nämä automaattisesti, joten sääntömuutosta ei tarvitse tehdä; kyse on teknisestä muutoksesta ja uuden kotipaikan voi sääntöihin kirjata ilman muodollista päätöstä. Yhdistyksen toimialueeksi merkitään joko sama kuin kotipaikka tai mikäli toiminta ulottuu kunnan ulkopuolelle sen nimi (Kalajokiseutu, Pirkanmaa) tai mikäli halutaan rajata toiminta-alue kuntaa pienemmälle alueelle voidaan se merkitä (Töysä, Mouhijärvi jne.) 2. Tarkoituspykälä kannattaa pitää mahdollisimman laajana ja suositellaan mallisääntöjen muotoilua. Toteutuspykälä vaikuttaa laajalta, mutta kannattaa pitää mallin mukaisena. Talouspykälä kannattaa pitää mallin mukaisena. pienimuotoinen muistoesineitten myyntitoiminta on yhdistysrekisterin suositus, joka selkeästi viittaa siihen, että ko. myyntitoiminta on osa yleishyödyllisen yhdistyksen toimintaa. 4
6. Hallituksen jäsenmäärä on käytännön kysymys, mitä suurempi se on, sitä useimmin saattaa tulla esiin päätösvallattomuus. 4-6 henkilöä lienee sopiva. Varajäsenyys voidaan ottaa käyttöön haluttaessa; näin saadaan ehkä rekrytoitua uusia aktivisteja. Jos varajäseniä ei katsota tarvittavan, jätetään se pois säännöistä. Mikäli hallituksen jäsenten toimikausia ei haluta rajoittaa ja erovuoroisuutta toteuttaa, jätetään nämä pois säännöistä ja noudatetaan kahden kokouksen mallia tältä osin. 8. Säädösmuutokset ovat tuoneet sekä asunto-osakeyhtiöön että yhdistystoimintaan uudet termit toiminnantarkastus ja toiminnantarkastaja. Syksyllä 2010 tuli voimaan laki yhdistyslain muuttamisesta. Laista on poistettu säännös velvollisuudesta valita yhdistykselle vähintään yksi tilintarkastaja ja varatilintarkastaja, koska näistä vaatimuksista säädetään tilintarkastuslaissa. Sana "tilintarkastaja" on lakitekstissä rajattu tarkoittamaan tilintarkastuslain mukaista auktorisoitua tilintarkastajaa, eikä sitä säädöksissä käytetä maallikosta. Pienillä yhdistyksillä oltava toiminnantarkastaja, jos sillä ei ole tilintarkastajaa. Toiminnantarkastus korvaa vanhan, maallikkojen tekemän tilintarkastuksen. Toiminnantarkastajalla on oltava sellainen taloudellisten ja oikeudellisten asioiden tuntemus kuin yhdistyksen toimintaan nähden on tarpeen tehtävän hoitamiseksi. Toiminnantarkastus eroaa tilintarkastuksesta myös muun muassa sen vuoksi, että toiminnantarkastajalta ei edellytetä laskentatoimen ja tilintarkastuksen opintoja eikä tilintarkastustutkintoa. Toiminnantarkastaja arvioi ensi sijassa yhdistyksen hallinnon järjestämistä, kirjanpidon ja tilinpäätöksen sekä muun toiminnan yleistä asianmukaisuutta ja jäsenten yhdenvertaisen kohtelun toteutumista. Pieni yhdistys on sellainen, jonka liikevaihto ei ylitä 100 000 euroa vuodessa. Yhdistysrekisteri jätti jostain syystä kahden kokouksen malliin myös maininnan tilintarkastajista. Se voidaan toki jättää, pois. Näissä säännöissä todetaan edelleen, että hallitus antaa vuosikertomuksen. Oikeastaan kirjanpitolain mukaan hallituksen tulee antaa osana tilinpäätösasiakirjoja suppea toimintakertomus, mutta jo järjestöhistorian kannalta on todella suotavaa, että laaditaan myös perinteinen vuosikertomus. 11. Vuosikokouksessa kohdassa 8 ei mainita erovuoroisuutta, mikäli sitä ei hallituksen kohdalla 6:ssa ole otettu käyttöön. Vuosikokouksen kohdassa 10 ja vastaavasti kevätkokouksen kohdassa 7. asialistaan on muistettava ottaa edustajan nimeäminen Suomen Kotiseutuliiton vuosikokoukseen. 5